Jak prawidłowo prowadzić KPiR? Jak prowadzić ewidencje przychodów, rejestry VAT? Zapraszamy do kolejnego odcinka kursu z KPiR!

1. Dokumentacja księgowa -
KPiR i inne ewidencje
Prowadzenie KPiR i innych ewidencji
Kurs z KPiR dla średniozaawansowanych

2. Stan przepisów na dzień 26.04.2018 r.

3. KPIR i inne ewidencje
Dokumenty, jakie chciałabym przybliżyć to będzie:
• KPIR,
• ewidencja przychodów,
• ewidencja ŚT i WNIP,
• ewidencja wyposażenia,
• karta przychodów pracowników,
• ewidencja przebiegu pojazdu do PIT,
• książka kontroli,
• rejestry VAT,
• ewidencja przebiegu pojazdu do VAT,
• kasa fiskalna
• raport fiskalny,
• ewidencja do zwolnienia z kasy.

4. KPIR
Książka przychodów i rozchodów jest dokumentem prowadzonym przez przedsiębiorców
prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą opodatkowana na zasadach
ogólnych lub według podatku liniowego. Ewidencji tej nie prowadzą osoby rozliczające
się według ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych i karty podatkowej.
Wzór KPIR został zamieszczony w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26.08.2003 r.
w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

5. KPIR
KPIR powinna składać się z 17 kolumn, z których:
• w 1. zawarta jest liczbę porządkową,
• w 2. zawarta jest data zdarzenia gospodarczego (najczęściej jest to data
wystawienia faktury),
• w 3. zawarty jest numer dowodu księgowego (czyli numer faktury, polisy, DW)
• w 4. zawarta jest nazwa firmy,
• w 5. zawarty jest adres firmy,
• w 6. zawarty jest opis zdarzenia gospodarczego,
• w 7. wpisujemy wartość sprzedanych towarów i usług,
• w 8. wpisujemy pozostałe przychody (np. odsetki, dodatnie różnice kursowe,
przychód ze sprzedaży środków trwałych),
• w 9. sumuje się kwoty z kolumn 7 i 8,

6. KPIR
KPIR powinna składać się z 17 kolumn, z których:
• w 10. wpisujemy zakup towarów i materiałów handlowych,
• w 11. wpisujemy koszty uboczne zakupu towaru (np. ubezpieczenie w drodze,
transport),
• w 12. wpisujemy koszty wynagrodzeń brutto wypłacanych pracownikom (w gotówce i
w naturze),
• w 13. wpisujemy pozostałe koszty związane w działalnością,
• w 14. wpisujemy sumy kwot z kolumn 12 i 13,
• co do zasady 15. pozostawiamy pustą (można w niej wpisać zaszłości gospodarcze
poza wymienionymi w 1-13, a także wydatki odnoszące się do przychodów okresów
następnych),
• w 16. wpisujemy wydatki na działalność badawczo-rozwojową,
• 17. jest miejscem na wpisanie uwag.

7. Ewidencja przychodów
Osoby prowadzące działalność gospodarczą opodatkowaną według ryczałtu od
przychodów ewidencjonowanych zobowiązane są do prowadzenia ewidencji
przychodów. Przypomnę, że ten dokument zawiera jedynie dokumenty przychodowe,
koszty przy ryczałcie nie mają znaczenia dla celów wyliczenia zaliczek i podatku
dochodowego.
Dokładnie informacje zawarte zostały w tym temacie zawarte w:
• rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17.12.2002 r. w sprawie prowadzenia
ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i
prawnych,
• załączniku do powyższego rozporządzenia.

8. Ewidencja przychodów
Kluczowe znaczenie ma załącznik do rozporządzenia, gdyż zawiera wzór ewidencji
przychodów.

9. Ewidencja przychodów
Zamieszczony wcześniej wzór ewidencji przychodów nie zawiera stawki 2%, ale nic nie
stoi na przeszkodzie aby podatnik wpisał ją samodzielnie.
Ponadto zamieszczona przez mnie ewidencja zawiera stawkę podatku 10%. Przypomnę,
że zgodnie z ustawą ma ona zastosowanie do odpłatnego zbycia praw majątkowych lub
nieruchomości będących:
• ŚT albo WNIP podlegającymi ujęciu w wykazie ŚT oraz WNIP,
• składnikami majątku poniżej 10.000 zł niewprowadzonych do ewidencji,
z wyłączeniem składników, których wartość początkowa nie przekracza 1.500 zł,
• składnikami majątku, które ze względu na przewidywany okres używania równy lub
krótszy niż rok nie zostały zaliczone do ŚT albo WNIP,

10. Ewidencja przychodów
Co więcej stawkę podatku 10% stosujemy także do odpłatnego zbycia praw
majątkowych lub nieruchomości będących:
• składnikami majątku stanowiącymi spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego lub
udział w takim prawie, które nie podlegają ujęciu w wykazie środków trwałych oraz
wartości niematerialnych i prawnych
bez względu na okres ich nabycia. Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych wynosi
10% uzyskanego przychodu, nawet jeżeli przed zbyciem zostały wycofane
z pozarolniczej działalności gospodarczej, a pomiędzy pierwszym dniem miesiąca
następującego po miesiącu, w którym składnik majątku został wycofany z działalności,
i dniem jego zbycia nie upłynęło sześć lat.

11. Ewidencja ŚT i WNIP
Jak określa art. 22n ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, podatnicy
prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów są obowiązani do prowadzenia
ewidencji ŚT i WNIP, zawierającej co najmniej:
• liczbę porządkową,
• datę nabycia,
• datę przyjęcia do używania,
• określenie dokumentu stwierdzającego nabycie,
• określenie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej,
• symbol Klasyfikacji Środków Trwałych,
• wartość początkową,
• stawkę amortyzacyjną;

12. Ewidencja ŚT i WNIP
Jak określa art. 22n ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, podatnicy
prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów są obowiązani do prowadzenia
ewidencji ŚT i WNIP, zawierającej co najmniej:
• kwotę odpisu amortyzacyjnego za dany rok podatkowy i narastająco za okres
dokonywania tych odpisów, w tym także, gdy składnik majątku był kiedykolwiek
wprowadzony do ewidencji (wykazu), a następnie z niej wykreślony i ponownie
wprowadzony,
• zaktualizowaną wartość początkową,
• zaktualizowaną kwotę odpisów amortyzacyjnych,
• wartość ulepszenia zwiększającą wartość początkową,
• datę likwidacji oraz jej przyczynę albo datę zbycia.

13. Wykaz ŚT i WNIP
Odniosłam się wcześniej do ewidencji ŚT i WNIP, natomiast teraz przedstawię informację
o wykazie ŚT i WNIP. Różnice jest w elementach, jakie dokumenty powinny zawierać oraz
kto dany dokument powinien prowadzić.
Jak już wcześniej wspomniałam ewidencję ŚT i WNIP prowadzą osoby prowadzące
działalność opodatkowaną na zasadach ogólnych i wg podatku liniowego, natomiast
wykaz ŚT i WNIP ma zastosowanie do osób rozliczających się na ryczałcie.

14. Wykaz ŚT i WNIP
Jak określa § 14. rozporządzenia wykaz powinien zawierać następujące dane:
• liczbę porządkową,
• datę nabycia,
• datę przyjęcia do używania,
• określenie dokumentu stwierdzającego nabycie,
• określenie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej,
• symbol KŚT,
• wartość początkową,
• stawkę amortyzacyjną,
• zaktualizowaną wartość początkową,
• datę likwidacji oraz przyczynę likwidacji albo datę zbycia środka trwałego lub
wartości niematerialnej i prawnej.

15. Ewidencja wyposażenia
W temacie ewidencji wyposażenia, istotne kwestie zostały zawarte w rozporządzeniu
Ministra Finansów z dnia 26.08.2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi
przychodów i rozchodów.
Przypomnę, że wyposażenie to rzeczowe składniki majątku, związane z wykonywaną
działalnością, niezaliczone do środków trwałych.
Natomiast ewidencją wyposażenia obejmuje wyposażenie, którego wartość początkowa,
przekracza 1.500 zł.

16. Ewidencja wyposażenia
Ewidencja wyposażenia powinna zawierać co najmniej następujące dane:
• numer kolejny wpisu,
• datę nabycia,
• numer faktury lub rachunku,
• nazwę wyposażenia,
• cenę zakupu wyposażenia lub koszt wytworzenia,
• numer pozycji, pod którą wpisano w księdze koszt związany z nabyciem wyposażenia,
• datę likwidacji (w tym również datę sprzedaży lub darowizny)
• oraz przyczynę likwidacji wyposażenia.

17. Ewidencja wyposażenia
Warto też wiedzieć, że podatnicy, którzy w ciągu roku podatkowego utracili lub zrzekli
się prawa do zryczałtowanego opodatkowania podatkiem dochodowym w formie karty
podatkowej albo zakładają po raz pierwszy ewidencję wyposażenia, dokonują wyceny
wyposażenia według cen zakupu lub według wartości rynkowej z dnia założenia
ewidencji.

18. Karta przychodów pracowników
Jak wskazują przepisy podatnicy wypłacający pracownikom należności ze stosunku
pracy są obowiązani prowadzić indywidualne (imienne) karty przychodów pracowników.
Karty przychodów powinny zawierać co najmniej następujące dane:
• imię i nazwisko pracownika,
• identyfikator podatkowy (NIP albo numer PESEL),
• miesiąc, w którym nastąpiła wypłata,
• sumę osiągniętych w danym miesiącu przychodów brutto (w gotówce i w naturze),
• koszty uzyskania przychodu,
• składkę na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe),

19. Karta przychodów pracowników
Karty przychodów powinny zawierać co najmniej następujące dane:
• podstawę obliczenia zaliczki w danym miesiącu,
• razem dochód narastająco od początku roku,
• kwotę należnej zaliczki na podatek dochodowy,
• składkę na powszechne ubezpieczenie zdrowotne,
• należną zaliczkę na podatek dochodowy,
• datę przekazania zaliczki na rachunek urzędu skarbowego, przy pomocy którego
właściwy naczelnik urzędu skarbowego wykonuje swoje zadania.

20. Ewidencja przebiegu pojazdu do PIT
Ewidencja przebiegu pojazdu ma zastosowanie wyłącznie do samochodów osobowych, które
nie są wprowadzone do majątku firmowego. Są one zazwyczaj użytkowane na podstawie
umowy użyczenia, najmu, czy też sam przedsiębiorca nie chce wprowadzać pojazdu do
majątku firmy.
Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane:
• nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,
• numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,
• kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy, liczbę faktycznie przejechanych km,
• stawkę za 1 km przebiegu,
• kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych km i stawki za 1 km
przebiegu.

21. Książka kontroli
Jak wskazują przepisy każdy przedsiębiorca jest obowiązany prowadzić i przechowywać w
swojej siedzibie książkę kontroli oraz upoważnienia i protokoły kontroli. Książka kontroli
może mieć formę zbioru dokumentów i służy przedsiębiorcy do dokumentowania liczby i
czasu trwania kontroli jego działalności.
Książka kontroli może być prowadzona także w formie elektronicznej. Przedsiębiorca,
który prowadzi książkę kontroli w formie elektronicznej, dokonuje wpisów oraz
aktualizacji danych zawartych w książce kontroli. Domniemywa się, że dane zawarte w
książce kontroli prowadzonej w formie elektronicznej znajdują potwierdzenie w
dokumentach przechowywanych przez przedsiębiorcę.

22. Książka kontroli
Książka kontroli zawiera wpisy dokonywane przez organ kontroli. Wpisy obejmują:
• oznaczenie organu kontroli,
• oznaczenie upoważnienia do kontroli,
• zakres przedmiotowy przeprowadzonej kontroli,
• daty podjęcia i zakończenia kontroli,
• zalecenia pokontrolne oraz określenie zastosowanych środków pokontrolnych,
• uzasadnienie braku zawiadomienia przedsiębiorcy o zamiarze wszczęcia kontroli,
• uzasadnienie wszczęcia kontroli,
• uzasadnienie zastosowanych wyjątków, o których mowa w art. 79, 80, 82 i 83,
• uzasadnienie przedłużenia czasu trwania kontroli z przyczyn niezależnych od
organu kontroli,
• uzasadnienie czasu trwania przerwy.

23. Rejestry VAT
Czynni podatnicy VAT są zobowiązani prowadzić ewidencję zawierającą dane niezbędne
do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej VAT-7 lub VAT-7K oraz informacji
podsumowującej VAT-UE.
Ewidencja powinna zawierać w szczególności dane niezbędne do określenia przedmiotu i
podstawy opodatkowania, wysokości kwoty podatku należnego, korekt podatku należnego,
kwoty podatku naliczonego obniżającej kwotę podatku należnego, korekt podatku
naliczonego, kwoty podatku podlegającej wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi
z tego urzędu, a także inne dane służące identyfikacji poszczególnych transakcji, w tym
numer, za pomocą którego kontrahent jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub
podatku od wartości dodanej.

24. Rejestry VAT
Ponadto podatnicy świadczący usługi, których miejscem świadczenia nie jest terytorium
kraju, są obowiązani w prowadzonej ewidencji podać nazwę usługi, wartość usługi bez
podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze, uwzględniając
moment powstania obowiązku podatkowego określany dla tego rodzaju usług
świadczonych na terytorium kraju.
Bardzo istotnym jest, że ewidencja ma być prowadzona w formie elektronicznej przy użyciu
programów komputerowych.

25. Ewidencja przebiegu pojazdu do VAT
W przypadku samochodu osobowego możliwe jest odliczenie 100%, gdy pojazd
wykorzystywany jest wyłącznie do działalności gospodarczej. Oznacza to, że sposób
wykorzystywania tych pojazdu przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez
niego zasadach ich używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną przez podatnika dla
tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu, wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych
z działalnością gospodarczą.
https://www.infakt.pl/blog-ksiegowy/odliczenie-100-vat-pojazdu-samochodowego/

26. Ewidencja przebiegu pojazdu do VAT
Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać:
• numer rejestracyjny pojazdu samochodowego,
• dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji,
• stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia
ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia
prowadzenia ewidencji,
• wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego
pojazdu, obejmujący: kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd),
liczbę przejechanych kilometrów, imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem -
potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie
autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem,
• liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na
dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

27. Kasa fiskalna
Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności
gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu
i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.
Jeśli prowadzona jest sprzedaż, to księgowania dokonujemy na podstawie raportu
fiskalnego i jest to kolejny rejestr, który powinien być prowadzony.
Dość często też przez przedsiębiorców stosowane są zwolnienia z kas fiskalnych. Przy
zwolnieniu podmiotowym zaleca się prowadzenie ewidencji, w celu udokumentowanie
przychodu, natomiast przy zwolnieniach przedmiotowych niekiedy wymogiem jest
prowadzenie tej ewidencji - załącznik do rozporządzenie I.26, II.38, II.39, II.42

28. Dziękuję za uwagę
Aneta Socha

29. www.infakt.pl
www.infakt.pl/blog-ksiegowy
youtube.com/user/infaktPL