SlideShare ist ein Scribd-Unternehmen logo
1 von 228
Downloaden Sie, um offline zu lesen
Collectiebeheer
Dirk Van Duyse
Adjunct-bibliothecaris Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience (Antwerpen) – collectievorming
www.consciencebibliotheek.be
Bibliotheekverantwoordelijke (en redacteur) H.H.K. Het Land van Beveren vzw
www.landvanbeveren.be
- Geen kant-en-klaar oplossingen
Ieders context is anders (bvb. professioneel – vrijwilligers)
- Niet alle vragen beantwoord
- stof om over na te denken
- in vraag stellen huidige werkwijze
- Verwijzing naar:
- werkbare voorbeelden
- documentatie
= Inleiding cursusreeks: bepaalde items later diepgaander behandeld
1° Introductie
17 mei 2008:
Stadsbibliotheek
Antwerpen
↓
Erfgoedbibliotheek
Hendrik Conscience
Vlaamse Erfgoedbibliotheek = netwerk van 6 erfgoedbibliotheken
19
Provinciale
Bibliotheek
Limburg
Hasselt
Universiteits-
bibliotheek
Leuven
Universiteits-
bibliotheek
Gent
Openbare
Bibliotheek
Brugge
Erfgoed-
bibliotheek
Hendrik
Conscience
Universiteits-
bibliotheek
Antwerpen
Abraham-databank
 Belgische kranten:
 van 1830 tot 1950
 in erfgoedinstellingen in Vlaanderen en Brussel
 Gratis online databank:
 Circa 6.100 krantentitels
 Collecties: ruim 100 instellingen
 www.krantencatalogus.be
13/04/15 30
Bibliografie
Online-publicatie, o.a. hoofdstuk : Wat is cultureel erfgoed en hoe ga je ermee om?
 Een sjabloon voor inventariseren van:
- bibliotheekcollectie
- museale collectie
 Ook aandacht voor digitaal erfgoed
Hoofdstuk 3: knelpunten bij lokale erfgoedhouders
1. Heterogeniteit, acquisitie, ontsluiting
- samenstelling
- acquisitie of verwerving
- ontsluiten en ter beschikking stellen van de collectie
- continuïteitsproblematiek
2. Behuizing en de bewaarproblematiek
- locatie
- behoud en beheer van de collecties
3. Wat te doen als u te maken krijgt met boekenwormen, archiefratten,…
Depotwijzer
Op 8 november 2013 lanceerden de vijf Vlaamse provincies en de Vlaamse
Gemeenschapscommissie www.depotwijzer.be.
Deze site wil alles bundelen rond erfgoeddepotbeleid, -werking en
-praktijk: van informatie, relevante expertise tot praktische tips voor
een verantwoorde bewaring van erfgoed in depot.
P. 4 Erfgoeddepots in de kijker
8 Wat is een erfgoeddepot?
16 Aanpassen of nieuw bouwen?
26 Een geschikte locatie
34 Het depotgebouw
46 Inrichting van de opslagruimte
60 Exploitatie van het depot
Wat is een erfgoeddepot? Wat komt er allemaal kijken bij de bouw of verbouwing
van een depot? Wat is een geschikte locatie? Welke ruimtes en functies moet het
depotgebouw huisvesten? Welke algemene principes voor inrichting en meubilair
gelden voor de inrichting van de depotruimten? Hoe pak je de exploitatie van het
depot aan? Wat zijn de noodzakelijke ingrediënten voor een efficiënte werking?
 Band- en boekblokschade
 Chemische schade (inktvraat, plakband en stickers, verzuring,…)
 Mechanische schade (schade door gebruik)
 Plaagschade (insecten en knaagdieren)
 Vochtschade
3.1. Erfgoedbeherende instellingen en collecties
 Bewaren
 Aangroeien
 Actief afstoten !
 Collectiemobiliteit
3.3. Verzamelaars en collecties
 Samenstellen van de collectie
 Inventariseren
 Bewaren en behouden
 Ontsluiten
 Overleven van de collectie
 Reeks “Handleiding architectuurarchieven”:
Dl. 1. Inventarisatie
Dl. 2. Materiële zorg
Dl. 3. Verwerven, selectie, beschrijven
= Een duidelijk acquisitieplan !
= Selectiecriteria !
 P. 81-87: “De inventaris is nog geen collectie”
 P. 107-114: “Je kunt niet alles verzamelen”
 Hoe papieren, beelden en geluid bewaren
 Inpakken en opbergen
 Bits en bytes leesbaar houden
 Spreid het risico : back up
 Digitaal klassement
Problematiek “born digital”
= Van oorsprong digitale publicaties
Soms wel soms geen versie op papier
Bewaring is speciale uitdaging
(backups, update software, opslagcapaciteit, ontsluiting,…)
= Acht opstellen (2009, 240 p.) over over aard en wezen van
het verzamelen (van boeken).
Verzamelaars zullen met dit boek in de hand wellicht een
onvermoed zicht op hun bezigheid krijgen, en hun
huisgenoten krijgen wellicht meer begrip voor deze passie
die ook een grote praktische invloed kan hebben op het
huiselijk leven en gebruik en inrichting van de woning.
O.a.:
1. Wat drijft de verzamelaar?
3. Het profiel van de bibliofiel
6. Wat de gek ervoor geeft
8. Een verhaal zonder einde
“Een heerlijk boekje (2009, 143 p.) over boekenverzamelingen,
de liefde voor het boek, en de drang om te verzamelen (de bibliofielen
en bibliomanen) en te ordenen (het indelen van de boekenkasten).”
O.a.:
= Hoe klasseer je je boeken?
= Waar haal je de ruimte vandaan om die boeken op te tasten?
= Wat is de motor die de boekenwurm gaande houdt?
 De perfecte bibliotheek bestaat niet!
1. Inleiding
1. Inleiding
Lokale erfgoedinstellingen
= actief op diverse terreinen
= waardevol erfgoed
= waardevol documentair erfgoed
- bewaring
- gebruikt in de werking
- ter beschikking stellen van belangstellenden
 documentatiecentrum
Basisfuncties erfgoedinstelling / documentatiecentrum
CollectieCollectie
Verzamel-
functie
Behoud
en beheer-
functie
Onderzoeks-
functie
Publieks-
gerichte
functie
1. Inleiding
Documentatiecentrum : diverse documentaire collecties
= vooral papieren erfgoed
= affiches
= archivalia
= AVM-materialen
= boeken (diverse soorten, vormelijk en inhoudelijk)
= brochures en folders
= curiosa
= documentatiemappen
= foto’s en postkaarten
= grijze literatuur
= handschriften
= kaarten en plannen
= periodieke publicaties
= rouwprentjes en doodsbrieven
1. Inleiding
Onderscheid t.o.v. andere bibliotheken
= specifiek onderwerpsgebied (lokale en regionale geschiedenis)
= collectie is minder omvangrijk
= veel grijze literatuur
= vaak diepgaande(re) ontsluiting
= specifiek, lokaal publiek
= beperkt toegankelijk (afspraak, openingsuren, ontleningen)
1. Inleiding
Situatie verschilt van plaats tot plaats
= lokale erfgoedhouder:
= beheersproblemen (ontsluiting, bewaring, huisvesting, ter
beschikkingstelling, geldelijke middelen, personele middelen, expertise)
= andere spelers in het veld
= plaatselijke bibliotheek kan zich ook profileren als bewaarbibliotheek
= gemeentelijk archief kan zich ook profileren als bewaarbibliotheek
= mengvormen
1. Inleiding
Uiteenzetting : weg van het documentaire erfgoed
= verzamelen (collectievorming)
[= verzorgen (conservering, restauratie)
= materiële bewaring]
= ontsluiten (catalografie)
= ter beschikking stellen van gebruikers
= publiekswerking
2. Collectievorming
(collectiebeleid)
2. Collectievorming
Praktijk bij lokale verenigingen, meestal:
- breed interesseveld
- niet kritisch omgaan met schenkingen
- brede collecties (werkingsgebied overstijgend)
Hamsteren van erfgoed ten koste van:
- efficiënt beheer:
nodeloos investeren van tijd, geld en middelen (bewaring,
hypotheek opbergcapaciteit)
- rendement collectie
2. Collectievorming
Besef collectiebeheerders:
- optimaliseren collectiebeheer
- welomlijnde collecties, inhoudelijke samenhang
- behoedzamer, economischer omspringen met depotruimte
- uitbouw collectie is resultaat van een selectieproces
 weloverwogen keuzes maken
 prioriteiten stellen
Erfgoedbibliotheekcollectie?
Onderscheid tussen:
 Manuscripten en historische fondsen (tot 1830)
= Per definitie erfgoedcollectie
 Collecties uit de 19de en 21ste eeuw
= Alleen erfgoedcollectie indien
 Duidelijke inhoudelijk gerichtheid
» collectiedomein is omschreven en begrensd
» nastreven van volledigheid
 Erkend als belangrijke bron
» Lokaal/regionaal, provinciaal, nationaal of internationaal niveau
» belang voor een kennisdiscipline of de cultuurhistorische waarde
verantwoordt langetermijnbewaring
2. Collectievorming
2.1. Collectiebeleid(splan)
 Missie collectiebeherende instelling
 Doel van de collectie
 Verzamelbeleid formuleren
 Gebruik van de collectie
 www.icn.nl (Instituut Collectie Nederland)
2. Collectievorming
2.1. Collectiebeleidsplan
1° Missie collectiebeherende instelling
= wat is het verzamelgebied
het thema
het geografisch gebied
de periode
= wat zijn de kernactiviteiten
in termen als verzamelen, bewaren, tentoonstellen, beheren,
onderzoeken, informeren
Voor een lokale erfgoedhouder, in principe: het bewaren en valoriseren van
documentair en museaal materiaal over een geografisch beperkte regio
2. Collectievorming
2.1. Collectiebeleidsplan
2° Wat is de geschiedenis van de collectie / vereniging
= hoe en waarom is de collectie gevormd
= door wie en wanneer is de collectie gevormd
= hoe is de collectie in het verleden beheerd
 inzicht in de (deel)collecties draagt bij tot een beter
collectiebeheer
2. Collectievorming
2.1. Collectiebeleidsplan
3° Positionering van de collectie
= hoe verhoudt de vereniging/collectie zich t.o.v. andere
lokale erfgoedhouders/collecties
= “swot”-analyse
wat zijn de sterke en de zwakke punten van de collectie en het
collectiebeheer, wat zijn de mogelijkheden, wat zijn de gevaren?
 inzicht in samenstelling, betekenis, waarde van de collectie laat
een gericht beleid toe bij de actualisering van de collectie
(zoektocht naar nieuw, aanvullend materiaal)
2. Collectievorming
2.1. Collectiebeleidsplan
4° Beleid bepalen
= op het vlak van selecteren en afstoten
= hoe geeft men dit vorm?
 duidelijke selectiecriteria vereist, bvb.:
- in hoeverre past een object binnen het collectieprofiel
- cultuurhistorische waarde object
- fysieke staat object
- ruimte in het depot
- beschikbaarheid identieke/vergelijkbare objecten
binnen de eigen of andere collecties
2. Collectievorming
2.2. Verwerving (acquisitie)
1° Verzamelen
2° Selecteren
3° Afstoten
2. Collectievorming
2.2. Verwerving
2.2.1. Aankoop
= Actieve collectievorming : aankoop publicaties die passen binnen het
collectieprofiel  lokaal goed geplaatst
= Budget : is de aankoop zijn geld waard ?
- abonnementen
- publicaties
- nieuwe uitgaven
- retroactief : hiaten wegwerken (zie bijlage)
- boekantiquariaten
www.antiqbook.com
- boekenveilingen
bvb. www.romanticagony.com
= Geen publiekrechtelijke archieven : onvervreemdbaar !
= Meerwaarde realiseren door te focussen op grijze literatuur !
2. Collectievorming
2.2. Verwerving
2.2.2. Schenkingen
Principe: object/collectie wordt gratis overgedragen.
Interessant voor collectie-uitbreiding, maar…
- passend in het collectieprofiel ?
- verdubbeling ?
- de staat van de schenking ?
- handig ter vervanging van beschadigde/beduimelde
exemplaren
Schriftelijke bevestiging  schenkingsovereenkomst
1
1
6
2. Collectievorming
2.2. Verwerving
2.2.2. Schenkingen
Schenkingsovereenkomst
- Tussen schenker en ontvanger
- Schenker erkent de eigenaar te zijn
- Schenker draagt de eigendom over
- Ontvanger kan vrij over de schenking beschikken
- Ontvanger bewaart en beheert schenking op deskundige wijze
- Ondertekend en gedateerd
2. Collectievorming
2.2. Verwerving
2.2.2. Schenkingen
Specifieke voorwaarden schenker
- Vermelding schenker bij exposities
- Integrale opname (“fonds”) : vergiftigd geschenk ?! Selectiecriteria:
- passend in brede interpretatie collectieprofiel
- in principe geen dubbele exemplaren
- staat van het exemplaar
- opname gewijzigde edities
- Onmiddellijke verwerking/inventarisatie
- Organisatie speciaal evenement
2. Collectievorming
2.2. Verwerving
2.2.2. Schenkingen
Aanbeveling : afspraken met schenker
- Wat met:
- dubbels of niet relevante titels  herbestemming:
- beter geplaatste erfgoedhouder (Vlabidoc)
- ruil
- boekenverkoop
- papierslag
- gevarieerde schenkingen (dragers)
 respecteren structuur- en herkomstbeginsel ?
- Schenkingen = arbeidsintensief !
 afspraken, selectie, vervoer, stockage, controle bezit,
vervanging beschadigde exemplaren, herbestemming,…
2. Collectievorming
2.2. Verwerving
2.2.2. Schenkingen
Schenkingen activeren !
- Oproep schenkingen (via tijdschrift, via website)
- Bedanking na schenking
- Vermelding van schenkingen (via tijdschrift, via website)
- Activiteiten rond schenkingen
 Exemplaar bij medewerking aan publicatie (aanleveren fotomateriaal) of
tentoonstelling (met catalogus), of bij boekaankondiging via eigen kanalen
2. Collectievorming
2.2. Verwerving
2.2.3. Ruil
- Beschikkend over eigen publicaties of over dubbels
- Veelal toegepast m.b.t. tijdschriften
- op de hoogte van elkaars werking
- uitwisseling grensoverschrijdend onderzoek
 pdf ruilen?
- Ruilkoop (vereist interessant aanbod)
2. Collectievorming
2.2. Verwerving
2.2.4. Bewaargeving
- Bewaarnemer (ontvanger) wordt geen eigenaar
- Bewaarnemer bewaart en beheert op deskundige wijze
- Bewaarnemer bezorgt na afloop bewaargeving in gelijkaardige staat terug
(behoudens normale verouderingsprocessen)
- Duidelijke afspraken : bewaargevingsovereenkomst
- tijdsduur (beperkt, langer, onbepaald)
- raadpleegbaarheid (consultatie, publicatie, expositie) / inventarisatie
- bewaargever op de hoogte houden
- kosten bewaargeving / verzekering
- herbestemming bij
- overlijden bewaargever
- stopzetting bewaargevende instelling
- Ondertekend en gedateerd
2. Collectievorming
2.3. Wieden / selectie
 Collectiebeleidsplan
- wat wil de instelling verzamelen en behouden?
- wat hoort niet thuis in de collectie?
 selectie af te stoten objecten
Herbestemming af te stoten objecten
- schenking aan meer relevante erfgoedinstelling
- ruil met andere erfgoedinstellingen / antiquariaten
Verkoop
Vernietiging (als herbestemming of verkoop niet mogelijk is en voldoende
alternatieven voorhanden zijn)
Mogelijke selectiecriteria zijn:
 de mate waarin een object past binnen het collectieprofiel;
 de culturele waarde van een object of deelcollectie;
 de toestand van een object;
 de beschikbaarheid van vergelijkbare objecten binnen de collectie of
elders;
 de grootte van het object in relatie tot de ruimte in het depot.
 Werd het af te stoten object of de (deel)collectie aan de erfgoedinstelling
geschonken? De oorspronkelijke schenker (of erfgenaam) contacteren!
1.Inleiding
2. Collectievorming
3. Ontsluiting
PAUZE
3. Ontsluiting
3.1. Belang
- Ontsluiting = vormelijke, gestructureerde beschrijving van het bezit in de
catalogus
- Resultaat ontsluiting = zoekvraag levert relevante informatie op
- Bibliotheek (ordening, klassering, inventarisatie) = essentieel fundament
(publieks)werking
- wat bezit de vereniging?
- waar bevindt het zich?
- wat is het belang van het bezit?
- Zonder ontsluiting is de collectie “waardeloos”,
want niet bruikbaar/terugvindbaar
3. Ontsluiting
3.1. Belang
- Maar: ontsluiting is problematisch
Praktijk: veelal gebrekkige ontsluiting
- al dan niet papieren catalogus
- onvoldoende, niet doeltreffend gestructureerd
- modellen van regelgeving worden niet/onvoldoende gevolgd
- ontsluitingspercentage varieert naargelang het bronnentype
- niet altijd eenvormige systemen voorhanden
- inventarisatie is tijdrovend / ondankbaar (achter de schermen)
- vrijwilligers beschikken niet altijd over de vereiste vaardigheden
- Moeilijke keuze tussen:
- snelle maar oppervlakkige registratie
- diepgaande maar trage ontsluiting
Belang registratie
Een goede registratie vervult 3 basisfuncties:
 een informatiefunctie
 een beheersfunctie
 een verantwoordingsfunctie
Informatiefunctie registratie
De inventaris biedt informatie over je collectie aan: aantal
objecten, metadata, digitale reproducties, restauratieverslagen,
verzekeringswaarde,… Met één muisklik vind je in een
geautomatiseerd registratiesysteem alle noodzakelijke gegevens.
De inventaris is onontbeerlijk bij het definiëren, waarderen en
onderzoeken van de eigen collectie, het uitwisselen van objecten,
het voorbereiden van exposities, het samenstellen van
brochures,...
Ook voor de buitenwereld is een inventaris belangrijk: door het
online plaatsen van je collectie of een deel ervan creëer je een
draagvlak, ook voor de objecten in het depot.
Beheersfunctie registratie
Een up-to-date inventaris is het beste werkinstrument om je
collectie te beheren: je weet direct wat je in huis hebt. De
wisselwerking tussen permanente opstelling en depot vereist een
correcte standplaats- en conditieregistratie.
Aan de hand van de standplaatsregistratie weet je perfect waar elk
object zich bevindt en dankzij de conditieregistratie kan je
passende maatregelen nemen. Heel je depotwerking is gekoppeld
aan een zo volledig mogelijk collectieregistratiesysteem.
Bij calamiteiten of diefstal is een goede inventaris goud waard.
Verantwoordingsfunctie registratie
Een inventaris is tenslotte een verantwoordingsinstrument. Veel
erfgoedinstellingen en collectiebeheerders krijgen subsidies.
Regelmatig moet een erfgoedbeheerder zich dan ook
verantwoorden tegenover een bestuur, overheid of andere
instantie.
Met een degelijke, actuele registratie en documentatie kan je
vragen snel, efficiënt en objectief beantwoorden.
3. Ontsluiting
3.2. Gestandaardiseerd proces
- Catalografie : gestandaardiseerd proces van titelbeschrijvingen
van het bezit, met een catalogus gevolg
- Catalogus : biedt de gebruiker een zoekinstrument aan om de
collectie via diverse invalshoeken te bevragen
- Specifieke invoerproblematiek vergt enige competentie
- Belang uniformiteit
3. Ontsluiting
3.2. Gestandaardiseerd proces
1° Feitelijke titelbeschrijving : karaktiserende formele kenmerken
- Titelgegevens (uniforme titel? – oorspronkelijke titel? – …)
- Auteurgegevens :
- primaire – secundaire auteurs
- Editievermelding
- Impressumgegevens : plaats, uitgever, jaar van uitgave
- Collatieveld
- Annotatiegegevens (bvb. tentoonstellingsgegevens)
- Reeksaanduiding
- ISBN- of ISSN-gegevens
- Materiaaltype
- Taalaanduiding
3. Ontsluiting
3.2. Gestandaardiseerd proces
3.2.1. Feitelijke titelbeschrijving
Daarnaast onderscheid tussen:
- Monografieën : eendelige werken “pur sang”
- Eendelige werken met meerdere onderdelen (verzamelwerk in één band)
omnibus? – convoluut (bvb. met liedbladen, of pamfletten)?
- Beperkt meerdelige werken, die in een aantal delen een afgesloten geheel
vormen (encyclopedie in 24 banden)
- onderdelen hebben geen zinvolle titel
- onderdelen hebben een zinvolle titel
- Reeksen
- Periodieke publicaties (kranten, tijdschriften, jaarboeken)
3. Ontsluiting
3.2. Gestandaardiseerd proces
2° Inhoudelijk ontsluiting : karaktisering inhoud
- Classificatie
= indeling van onderwerpen in diverse (sub)categorieën
= kan ook dienen als plaatsingssysteem (informatieve boeken)
- Trefwoorden(lijst)
1
4
5
3. Ontsluiting
3.2. Gestandaardiseerd proces
3° Exemplaargegevens
- Wat bevindt zich in de collectie?
- welke delen?
- hoeveel exemplaren?
- bepaalde meerwaarde?
- Waar is het geplaatst ?
3. Ontsluiting
3.2. Gestandaardiseerd proces
Objectwaarde van boeken!
 Herkomstgegevens,
aanwezigheid opdrachten, annotaties, ex-libris,...
 Boekbanden en boekvarianten
 Schade-inventaris
Catalografisch hetzelfde, maar…
Catalografisch hetzelfde, maar…
Hetzelfde (catalografisch) en
toch anders…
1
5
0
3. Ontsluiting
3.3. Bibliotheekautomatisering
- Computer al enkele decennia in gebruik in de bibliotheekwereld
- Voor catalografie diverse voordelen:
- enkel invullen van relevante velden, systeem presenteert eindresultaat
- uniforme werking (opzoeken, kopiëren van en linken aan reeds
ingevoerde informatie)
- kopiëren van of linken aan bestaande beschrijvingen
- Publiekscatalogus
- laat diverse zoekmogelijkheden toe
- laat toe te springen van de ene beschrijving naar de andere
- laat toe zoekresultaten in te perken of uit te breiden
- van op afstand, via internet, te raadplegen (“web-based”)
3. Ontsluiting
3.3. Bibliotheekautomatisering
- Ogenschijnlijk eenvoudig, maar tussen en droom en daad…
- Na verloop van tijd toch diverse beperkingen:
- relevante informatie wordt niet altijd opgenomen
- beperkte zoekmogelijkheden
- geen gestandaardiseerde invoer
- tijdrovend proces
- Geautomatiseerde hulpmiddelen vereist : zoeken naar specifieke software
 kiezen voor toekomstgerichte oplossing (onderhoud door leverancier)
 Zie bvb. hoofdstuk 2.3. “Bibliotheekautomatisering” in:
“Wegwijzer voor bibliotheken en documentatiecentra”
Kiezen uit verschillende registratiesystemen
- Inventariseren op stuk- of collectieniveau (zie Cometa-model)?
- Data- of beeldbank? Of beide?
- Welk registratiesysteem?
- Welke software? Licentie of open source?
- Eigen databank of niet?
- De provincies Oost- en West-Vlaanderen beheren een centrale databank, die wordt
ontsloten via Erfgoedinzicht.be.
- Kerkbesturen in de provincie Antwerpen gebruiken voor de registratie van de
openbare erfgoedcollecties van parochiekerken de CRKC-databank, zie:
www.religieuserfgoed.be/databank.
Cometa
= Beschrijven van deelcollecties, zie:
www.faronet.be/dossier/cometa
Cometa is een praktisch model dat voor cultureel-erfgoed-
instellingen werd ontwikkeld om iedereen in Vlaanderen die een
collectiebeschrijving wil maken, snel op weg te helpen. Zo hoeft
niemand het wiel opnieuw uit te vinden én werken we allemaal
op (ongeveer) dezelfde manier.
Cometa kan worden gebruikt door alle soorten erfgoed-
organisaties, en door zowel professionals als amateurs.
Voorbeelden
Enkele organisaties publiceren al een uitgebreid collectieregister op internet:
- Collectiewijzer erfgoedbibliotheken: www.collectiewijzer.be
- Archiefbank Vlaanderen: www.archiefbank.be
- Muziekbank Vlaanderen: www.muziekbankvlaanderen.be
- Oost- en West-Vlaanderen: www.erfgoedinzicht.be
Heel wat erfgoedcellen presenteren fotocollecties van particulieren,
heemkringen en andere erfgoedbeheerders op zeer toegankelijke
beeldbanken.
CEST
Een interessant overzicht met een beoordeling van alle beschikbare software voor de
registratie en het beheer van museale, bibliotheek-, archief- en audiovisuele collecties
vind je op de CEST-website:
www.projectcest.be
Opensourcesoftware 3. Ontsluiting
3.3. Bibliotheekautomatisering
= Software waarvan de broncode beschikbaar is en aangepast mag worden.
Het verspreiden, kopiëren en wijzigen ervan is toegestaan en je hoeft geen
licentiebedrag
te betalen.
Kan door erfgoedinstellingen ingezet worden om collecties te beschrijven en online
te publiceren
Bvb. CollectiveAccess
Samenwerking met plaatselijke openbare bibliotheek ?
zie: http://beveren.bibliotheek.be/
Voordelen voor:
- erfgoedvereniging
- openbare bibliotheek is stabiele partner (continuïteit)
- catalograaf
- gebruiker: vindt doelgericht informatie
- online raadpleegbaar:
- bibliotheekbezit is vanop afstand consulteerbaar
- consultatie niet gebonden aan openingsuren
- stijgend collectierendement : lage drempel voor (rijke) collectie
Nadeel:
- grondige opleiding
- strikte regels
- belangrijk engagement erfgoedvereniging
- langetermijnwerking
- investering in project (manuren + uitbouw collectie)
In principe enkel catalografie (titelbeschrijving) met weerspiegeling in
publiekscatalogus
 alle bibliotheekmaterialen
(niet bedoeld voor archivalische of museale items)
 geen lenersbestand
 geen bestelmodule
 geen uitleenmodule
 geen tijdschriftenmodule
 geen administratie voor interbibliothecair leenverkeer
Grondige voorbereiding (wijzigingen achteraf niet eenvoudig)
- Eén bestand ?
 gegevens erfgoedvereniging zijn onderdeel van de algemene
bibliotheekgegevens (voor- en nadelen)
- Apart bestand ?
 gegevens erfgoedvereniging maken geen onderdeel uit van de
algemene bibliotheekgegevens (voor- en nadelen)
- Erfgoedvereniging = aparte gebruiker
 definiëring nieuwe gebruiker (paswoord) met specifieke rechten
 vastleggen plichten (catalografische regelgeving)
- Catalogeren vanop afstand (internetverbinding – paswoord)
 of wordt er gecatalogeerd in de openbare bibliotheek ?
Definiëring context nieuwe collectie:
- “Aard van het werk” (onderhuidse gevolgen)
- Materiaalsoorten (in functie van titelbeschrijving) :
- boek
- tijdschrift
- cd
- cd-rom
- documentatiemap
- kaarten
- handschriften
- …
- Afdelingen
- leeszaal - magazijn
- of specifieker ?
Praktijkvoorbeelden
3. Ontsluiting
3.3. Bibliotheekautomatisering
In elk geval betrachting om de catalogus online raadpleegbaar te maken !
- Bibliotheekbezit is vanop afstand consulteerbaar
- Consultatie niet gebonden aan openingsuren
- Stijgend bibliotheekrendement : gebruiker vindt doelgericht informatie
3. Ontsluiting
3.4. Revisie
Bibliotheekgebruik : titels gaan soms een eigen leven leiden
- “tijdelijk” ontleend
- verkeerd teruggeplaatst
Periodieke revisie is wenselijk, rek per rek, legplank per legplank:
- stemt het theoretische bezit overeen met de feitelijke aanwezigheid?
Hoe langer revisie wordt uitgesteld, hoe moeilijker om verdwenen exemplaren
opnieuw te traceren…
1.Inleiding
2. Collectievorming
3. Ontsluiting
4. Huisvesting en plaatsing
4. Huisvesting en plaatsing
4.1. Locatie
- Eigen huisvesting (of niet) ?
- geschikte accommodatie
(ligging, oppervlakte, meerdere ruimten, isolatie, licht, zon(newering),
(lucht)vochtigheid, toegankelijkheid, beveiliging, bouwkundige staat,…)
- verzekering
- Wat is (geen) eigendom van de vereniging ?
4. Huisvesting en plaatsing
Verzuring van papier is een tikkende tijdbom in papieren erfgoedcollecties en
zou dus een voortdurende bezorgdheid van erfgoedbibliotheken moeten zijn.
Permanente aandacht voor:
- bestendigen van de toestand van de collectie
- aanstaand verval voorkomen of vertragen
= goede bewaaromstandigheden:
- klimatalogisch
- verpakkingsmateriaal
Calamiteitenplan?!
4.2. Verwerking
Calamiteiten komen zelden voor maar hebben een enorme impact op je erfgoed. Daarom ben je
maar beter voorbereid om zo goed mogelijk te reageren en zo de schade te beperken.
4. Huisvesting en plaatsing
Zo weinig mogelijk onherstelbare manipulatie
- niet plastifiëren
- geen barcodes
- geen etiketten
- zuurvrije kaft met plaatsingsgegevens / barcode
- zuurvrij strookje met plaatsingsgegevens
- vooraan inschrijven plaatsingscode
- droogstempel
Plaatsing : formaatplaatsing (boeken)
2
1
5
1.Inleiding
2. Collectievorming
3. Ontsluiting
4. Huisvesting
5. Publiekswerking
5. Publiekswerking
- Rijkdom documentaire collecties bekend maken !
- Rijkdom documentaire collecties open stellen !
- Leeszaalgebruik : aandacht voor het object !
5. Publiekswerking
 raadpleegmodaliteiten bepalen, aandacht hebben voor:
- (wat) wel of niet uitleenbaar
- kwetsbare / beschadigde / zeldzame materialen
- materialen die veel geraadpleegd worden
- geen verzuurde bladwijzers
- wat wel of niet kopiëren (boekenscanner)
- registratie gebruik
 wat is prioritair voor digitale equivalent
(om verdere beschadiging te voorkomen)
Einde
Niet alle vragen beantwoord
- stof om over na te denken
- in vraag stellen huidige werkwijze
- bepaalde items worden later diepgaander behandeld
Vragen?

Weitere ähnliche Inhalte

Ähnlich wie Collectiebeheer (Dirk Van Duyse)

Samenwerken rond collectiebeleid en ontsluiting: De Vlaamse Kunstcollectie
Samenwerken rond collectiebeleid en ontsluiting: De Vlaamse KunstcollectieSamenwerken rond collectiebeleid en ontsluiting: De Vlaamse Kunstcollectie
Samenwerken rond collectiebeleid en ontsluiting: De Vlaamse Kunstcollectie
annemie
 
Erfgoedbibliothecaris gezocht!
Erfgoedbibliothecaris gezocht!Erfgoedbibliothecaris gezocht!
Erfgoedbibliothecaris gezocht!
FARO
 
Nooit Genoeg 1
Nooit Genoeg 1Nooit Genoeg 1
Nooit Genoeg 1
FARO
 
Nooit Genoeg 4
Nooit Genoeg 4Nooit Genoeg 4
Nooit Genoeg 4
FARO
 
Het Groot Onderhoud 2012 | Keynote Peter en Léontine van Mensch – Meijer
Het Groot Onderhoud 2012 | Keynote Peter en Léontine van Mensch – MeijerHet Groot Onderhoud 2012 | Keynote Peter en Léontine van Mensch – Meijer
Het Groot Onderhoud 2012 | Keynote Peter en Léontine van Mensch – Meijer
FARO
 
Hoe ontwerp je een droom?
Hoe ontwerp je een droom?Hoe ontwerp je een droom?
Hoe ontwerp je een droom?
de Petruskerk
 
Tournée Générale 29 mei 2013 | Vlaamse Erfgoedbibliotheek
Tournée Générale 29 mei 2013 | Vlaamse ErfgoedbibliotheekTournée Générale 29 mei 2013 | Vlaamse Erfgoedbibliotheek
Tournée Générale 29 mei 2013 | Vlaamse Erfgoedbibliotheek
FARO
 
Contactdag “Het kaf en het koren”. Over de toekomst van agrarische collecties...
Contactdag “Het kaf en het koren”. Over de toekomst van agrarische collecties...Contactdag “Het kaf en het koren”. Over de toekomst van agrarische collecties...
Contactdag “Het kaf en het koren”. Over de toekomst van agrarische collecties...
Centrum Agrarische Geschiedenis (CAG)
 

Ähnlich wie Collectiebeheer (Dirk Van Duyse) (20)

Stierman Van Bellingen
Stierman Van BellingenStierman Van Bellingen
Stierman Van Bellingen
 
Algemeen kader voor het inventariseren van landschappelijk erfgoed
Algemeen kader voor het inventariseren van landschappelijk erfgoed Algemeen kader voor het inventariseren van landschappelijk erfgoed
Algemeen kader voor het inventariseren van landschappelijk erfgoed
 
Samenwerken rond collectiebeleid en ontsluiting: De Vlaamse Kunstcollectie
Samenwerken rond collectiebeleid en ontsluiting: De Vlaamse KunstcollectieSamenwerken rond collectiebeleid en ontsluiting: De Vlaamse Kunstcollectie
Samenwerken rond collectiebeleid en ontsluiting: De Vlaamse Kunstcollectie
 
Erfgoedbibliothecaris gezocht!
Erfgoedbibliothecaris gezocht!Erfgoedbibliothecaris gezocht!
Erfgoedbibliothecaris gezocht!
 
De archiefklant is koning
De archiefklant is koningDe archiefklant is koning
De archiefklant is koning
 
Naar een collectieplan in 6 stappen
Naar een collectieplan in 6 stappenNaar een collectieplan in 6 stappen
Naar een collectieplan in 6 stappen
 
Nooit Genoeg 1
Nooit Genoeg 1Nooit Genoeg 1
Nooit Genoeg 1
 
20130201 we like to move it veronique rega
20130201 we like to move it veronique rega20130201 we like to move it veronique rega
20130201 we like to move it veronique rega
 
Nooit Genoeg 4
Nooit Genoeg 4Nooit Genoeg 4
Nooit Genoeg 4
 
Van samenwerking gesproken: een nieuw collectieplan voor het MIAT (Ann Van Ni...
Van samenwerking gesproken: een nieuw collectieplan voor het MIAT (Ann Van Ni...Van samenwerking gesproken: een nieuw collectieplan voor het MIAT (Ann Van Ni...
Van samenwerking gesproken: een nieuw collectieplan voor het MIAT (Ann Van Ni...
 
Erfgoedbibliotheek: bewaar- en selectiebeleid
Erfgoedbibliotheek: bewaar- en selectiebeleidErfgoedbibliotheek: bewaar- en selectiebeleid
Erfgoedbibliotheek: bewaar- en selectiebeleid
 
Het Groot Onderhoud 2012 | Keynote Peter en Léontine van Mensch – Meijer
Het Groot Onderhoud 2012 | Keynote Peter en Léontine van Mensch – MeijerHet Groot Onderhoud 2012 | Keynote Peter en Léontine van Mensch – Meijer
Het Groot Onderhoud 2012 | Keynote Peter en Léontine van Mensch – Meijer
 
Hoe ontwerp je een droom?
Hoe ontwerp je een droom?Hoe ontwerp je een droom?
Hoe ontwerp je een droom?
 
Case-study Conclusies vraaggericht aanbod (Davy Vanden Heede)
Case-study Conclusies vraaggericht aanbod (Davy Vanden Heede)Case-study Conclusies vraaggericht aanbod (Davy Vanden Heede)
Case-study Conclusies vraaggericht aanbod (Davy Vanden Heede)
 
Tournée Générale 29 mei 2013 | Vlaamse Erfgoedbibliotheek
Tournée Générale 29 mei 2013 | Vlaamse ErfgoedbibliotheekTournée Générale 29 mei 2013 | Vlaamse Erfgoedbibliotheek
Tournée Générale 29 mei 2013 | Vlaamse Erfgoedbibliotheek
 
Contactdag “Het kaf en het koren”. Over de toekomst van agrarische collecties...
Contactdag “Het kaf en het koren”. Over de toekomst van agrarische collecties...Contactdag “Het kaf en het koren”. Over de toekomst van agrarische collecties...
Contactdag “Het kaf en het koren”. Over de toekomst van agrarische collecties...
 
Erfgoed en erfgoedwerking Openbare Bibliotheek Brugge (Overlegplatform voor e...
Erfgoed en erfgoedwerking Openbare Bibliotheek Brugge (Overlegplatform voor e...Erfgoed en erfgoedwerking Openbare Bibliotheek Brugge (Overlegplatform voor e...
Erfgoed en erfgoedwerking Openbare Bibliotheek Brugge (Overlegplatform voor e...
 
De werking van een lokaal stedelijk museum
De werking van een lokaal stedelijk museumDe werking van een lokaal stedelijk museum
De werking van een lokaal stedelijk museum
 
Archieven & eCultuur
Archieven & eCultuurArchieven & eCultuur
Archieven & eCultuur
 
Virtueel collectiebeheer over de taalgrens heen - An Smets
Virtueel collectiebeheer over de taalgrens heen - An SmetsVirtueel collectiebeheer over de taalgrens heen - An Smets
Virtueel collectiebeheer over de taalgrens heen - An Smets
 

Mehr von Heemkunde Vlaanderen

Mehr von Heemkunde Vlaanderen (20)

De voordelen van 'going open'
De voordelen van 'going open'De voordelen van 'going open'
De voordelen van 'going open'
 
Het vrij beschikbaar maken van erfgoeddata met behulp van Wikimediaplatformen
Het vrij beschikbaar maken van erfgoeddata met behulp van WikimediaplatformenHet vrij beschikbaar maken van erfgoeddata met behulp van Wikimediaplatformen
Het vrij beschikbaar maken van erfgoeddata met behulp van Wikimediaplatformen
 
Auteursrecht
AuteursrechtAuteursrecht
Auteursrecht
 
studiedag Van bezetting tot bevrijding: hoe maak ik een lokaal project over d...
studiedag Van bezetting tot bevrijding: hoe maak ik een lokaal project over d...studiedag Van bezetting tot bevrijding: hoe maak ik een lokaal project over d...
studiedag Van bezetting tot bevrijding: hoe maak ik een lokaal project over d...
 
Bewaren van erfgoed
Bewaren van erfgoedBewaren van erfgoed
Bewaren van erfgoed
 
studiedag Van bezetting tot bevrijding: hoe maak ik een lokaal project over d...
studiedag Van bezetting tot bevrijding: hoe maak ik een lokaal project over d...studiedag Van bezetting tot bevrijding: hoe maak ik een lokaal project over d...
studiedag Van bezetting tot bevrijding: hoe maak ik een lokaal project over d...
 
studiedag Van bezetting tot bevrijding: hoe maak ik een lokaal project over d...
studiedag Van bezetting tot bevrijding: hoe maak ik een lokaal project over d...studiedag Van bezetting tot bevrijding: hoe maak ik een lokaal project over d...
studiedag Van bezetting tot bevrijding: hoe maak ik een lokaal project over d...
 
Subsidieregeling voor archief- en documentatiecentra
Subsidieregeling voor archief- en documentatiecentraSubsidieregeling voor archief- en documentatiecentra
Subsidieregeling voor archief- en documentatiecentra
 
Auteursrecht voor archief- en documentatiecentra
Auteursrecht voor archief- en documentatiecentraAuteursrecht voor archief- en documentatiecentra
Auteursrecht voor archief- en documentatiecentra
 
Wetgeving archief voor verenigingen
Wetgeving archief voor verenigingenWetgeving archief voor verenigingen
Wetgeving archief voor verenigingen
 
Bewaring van archief en documentatie
Bewaring van archief en documentatieBewaring van archief en documentatie
Bewaring van archief en documentatie
 
Duurzaam digitaliseren. Praktijk
Duurzaam digitaliseren. PraktijkDuurzaam digitaliseren. Praktijk
Duurzaam digitaliseren. Praktijk
 
digitale_preservering 20180328
digitale_preservering 20180328digitale_preservering 20180328
digitale_preservering 20180328
 
Inleiding tot beheer en ontsluiting van archief en documentatie_20180321
Inleiding tot beheer en ontsluiting van archief en documentatie_20180321Inleiding tot beheer en ontsluiting van archief en documentatie_20180321
Inleiding tot beheer en ontsluiting van archief en documentatie_20180321
 
Over het waarom van de collectie - 20180314
Over het waarom van de collectie - 20180314Over het waarom van de collectie - 20180314
Over het waarom van de collectie - 20180314
 
Kinderen en senioren
Kinderen en seniorenKinderen en senioren
Kinderen en senioren
 
Participatietrajecten in de lokale erfgoedcontext
Participatietrajecten in de lokale erfgoedcontextParticipatietrajecten in de lokale erfgoedcontext
Participatietrajecten in de lokale erfgoedcontext
 
Jongeren, psychiatrie en het archief
Jongeren, psychiatrie en het archiefJongeren, psychiatrie en het archief
Jongeren, psychiatrie en het archief
 
Het archief: rijk aan mogelijkheden
Het archief: rijk aan mogelijkhedenHet archief: rijk aan mogelijkheden
Het archief: rijk aan mogelijkheden
 
't GROM: boer beter met ICE
't GROM: boer beter met ICE't GROM: boer beter met ICE
't GROM: boer beter met ICE
 

Collectiebeheer (Dirk Van Duyse)

  • 1. Collectiebeheer Dirk Van Duyse Adjunct-bibliothecaris Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience (Antwerpen) – collectievorming www.consciencebibliotheek.be Bibliotheekverantwoordelijke (en redacteur) H.H.K. Het Land van Beveren vzw www.landvanbeveren.be
  • 2. - Geen kant-en-klaar oplossingen Ieders context is anders (bvb. professioneel – vrijwilligers) - Niet alle vragen beantwoord - stof om over na te denken - in vraag stellen huidige werkwijze - Verwijzing naar: - werkbare voorbeelden - documentatie = Inleiding cursusreeks: bepaalde items later diepgaander behandeld 1° Introductie
  • 3.
  • 4.
  • 5.
  • 6.
  • 7.
  • 8.
  • 9.
  • 11.
  • 12.
  • 13.
  • 14.
  • 15.
  • 16.
  • 17.
  • 18.
  • 19. Vlaamse Erfgoedbibliotheek = netwerk van 6 erfgoedbibliotheken 19 Provinciale Bibliotheek Limburg Hasselt Universiteits- bibliotheek Leuven Universiteits- bibliotheek Gent Openbare Bibliotheek Brugge Erfgoed- bibliotheek Hendrik Conscience Universiteits- bibliotheek Antwerpen
  • 20.
  • 21.
  • 22. Abraham-databank  Belgische kranten:  van 1830 tot 1950  in erfgoedinstellingen in Vlaanderen en Brussel  Gratis online databank:  Circa 6.100 krantentitels  Collecties: ruim 100 instellingen  www.krantencatalogus.be
  • 23.
  • 24.
  • 25.
  • 26.
  • 27.
  • 28.
  • 29.
  • 31.
  • 32.
  • 33.
  • 34.
  • 36.
  • 37. Online-publicatie, o.a. hoofdstuk : Wat is cultureel erfgoed en hoe ga je ermee om?  Een sjabloon voor inventariseren van: - bibliotheekcollectie - museale collectie  Ook aandacht voor digitaal erfgoed
  • 38.
  • 39.
  • 40. Hoofdstuk 3: knelpunten bij lokale erfgoedhouders 1. Heterogeniteit, acquisitie, ontsluiting - samenstelling - acquisitie of verwerving - ontsluiten en ter beschikking stellen van de collectie - continuïteitsproblematiek 2. Behuizing en de bewaarproblematiek - locatie - behoud en beheer van de collecties 3. Wat te doen als u te maken krijgt met boekenwormen, archiefratten,…
  • 41. Depotwijzer Op 8 november 2013 lanceerden de vijf Vlaamse provincies en de Vlaamse Gemeenschapscommissie www.depotwijzer.be. Deze site wil alles bundelen rond erfgoeddepotbeleid, -werking en -praktijk: van informatie, relevante expertise tot praktische tips voor een verantwoorde bewaring van erfgoed in depot.
  • 42.
  • 43.
  • 44.
  • 45.
  • 46.
  • 47. P. 4 Erfgoeddepots in de kijker 8 Wat is een erfgoeddepot? 16 Aanpassen of nieuw bouwen? 26 Een geschikte locatie 34 Het depotgebouw 46 Inrichting van de opslagruimte 60 Exploitatie van het depot Wat is een erfgoeddepot? Wat komt er allemaal kijken bij de bouw of verbouwing van een depot? Wat is een geschikte locatie? Welke ruimtes en functies moet het depotgebouw huisvesten? Welke algemene principes voor inrichting en meubilair gelden voor de inrichting van de depotruimten? Hoe pak je de exploitatie van het depot aan? Wat zijn de noodzakelijke ingrediënten voor een efficiënte werking?
  • 48.
  • 49.
  • 50.
  • 51.
  • 52.
  • 53.
  • 54.  Band- en boekblokschade  Chemische schade (inktvraat, plakband en stickers, verzuring,…)  Mechanische schade (schade door gebruik)  Plaagschade (insecten en knaagdieren)  Vochtschade
  • 55.
  • 56. 3.1. Erfgoedbeherende instellingen en collecties  Bewaren  Aangroeien  Actief afstoten !  Collectiemobiliteit 3.3. Verzamelaars en collecties  Samenstellen van de collectie  Inventariseren  Bewaren en behouden  Ontsluiten  Overleven van de collectie
  • 57.
  • 58.  Reeks “Handleiding architectuurarchieven”: Dl. 1. Inventarisatie Dl. 2. Materiële zorg Dl. 3. Verwerven, selectie, beschrijven = Een duidelijk acquisitieplan ! = Selectiecriteria !
  • 59.
  • 60.
  • 61.
  • 62.
  • 63.
  • 64.
  • 65.  P. 81-87: “De inventaris is nog geen collectie”  P. 107-114: “Je kunt niet alles verzamelen”
  • 66.
  • 67.
  • 68.  Hoe papieren, beelden en geluid bewaren  Inpakken en opbergen  Bits en bytes leesbaar houden  Spreid het risico : back up  Digitaal klassement
  • 69. Problematiek “born digital” = Van oorsprong digitale publicaties Soms wel soms geen versie op papier Bewaring is speciale uitdaging (backups, update software, opslagcapaciteit, ontsluiting,…)
  • 70.
  • 71.
  • 72.
  • 73.
  • 74.
  • 75.
  • 76.
  • 77.
  • 78.
  • 79. = Acht opstellen (2009, 240 p.) over over aard en wezen van het verzamelen (van boeken). Verzamelaars zullen met dit boek in de hand wellicht een onvermoed zicht op hun bezigheid krijgen, en hun huisgenoten krijgen wellicht meer begrip voor deze passie die ook een grote praktische invloed kan hebben op het huiselijk leven en gebruik en inrichting van de woning. O.a.: 1. Wat drijft de verzamelaar? 3. Het profiel van de bibliofiel 6. Wat de gek ervoor geeft 8. Een verhaal zonder einde
  • 80.
  • 81. “Een heerlijk boekje (2009, 143 p.) over boekenverzamelingen, de liefde voor het boek, en de drang om te verzamelen (de bibliofielen en bibliomanen) en te ordenen (het indelen van de boekenkasten).” O.a.: = Hoe klasseer je je boeken? = Waar haal je de ruimte vandaan om die boeken op te tasten? = Wat is de motor die de boekenwurm gaande houdt?  De perfecte bibliotheek bestaat niet!
  • 83. 1. Inleiding Lokale erfgoedinstellingen = actief op diverse terreinen = waardevol erfgoed = waardevol documentair erfgoed - bewaring - gebruikt in de werking - ter beschikking stellen van belangstellenden  documentatiecentrum
  • 84. Basisfuncties erfgoedinstelling / documentatiecentrum CollectieCollectie Verzamel- functie Behoud en beheer- functie Onderzoeks- functie Publieks- gerichte functie
  • 85. 1. Inleiding Documentatiecentrum : diverse documentaire collecties = vooral papieren erfgoed = affiches = archivalia = AVM-materialen = boeken (diverse soorten, vormelijk en inhoudelijk) = brochures en folders = curiosa = documentatiemappen = foto’s en postkaarten = grijze literatuur = handschriften = kaarten en plannen = periodieke publicaties = rouwprentjes en doodsbrieven
  • 86. 1. Inleiding Onderscheid t.o.v. andere bibliotheken = specifiek onderwerpsgebied (lokale en regionale geschiedenis) = collectie is minder omvangrijk = veel grijze literatuur = vaak diepgaande(re) ontsluiting = specifiek, lokaal publiek = beperkt toegankelijk (afspraak, openingsuren, ontleningen)
  • 87. 1. Inleiding Situatie verschilt van plaats tot plaats = lokale erfgoedhouder: = beheersproblemen (ontsluiting, bewaring, huisvesting, ter beschikkingstelling, geldelijke middelen, personele middelen, expertise) = andere spelers in het veld = plaatselijke bibliotheek kan zich ook profileren als bewaarbibliotheek = gemeentelijk archief kan zich ook profileren als bewaarbibliotheek = mengvormen
  • 88. 1. Inleiding Uiteenzetting : weg van het documentaire erfgoed = verzamelen (collectievorming) [= verzorgen (conservering, restauratie) = materiële bewaring] = ontsluiten (catalografie) = ter beschikking stellen van gebruikers = publiekswerking
  • 90. 2. Collectievorming Praktijk bij lokale verenigingen, meestal: - breed interesseveld - niet kritisch omgaan met schenkingen - brede collecties (werkingsgebied overstijgend) Hamsteren van erfgoed ten koste van: - efficiënt beheer: nodeloos investeren van tijd, geld en middelen (bewaring, hypotheek opbergcapaciteit) - rendement collectie
  • 91. 2. Collectievorming Besef collectiebeheerders: - optimaliseren collectiebeheer - welomlijnde collecties, inhoudelijke samenhang - behoedzamer, economischer omspringen met depotruimte - uitbouw collectie is resultaat van een selectieproces  weloverwogen keuzes maken  prioriteiten stellen
  • 92. Erfgoedbibliotheekcollectie? Onderscheid tussen:  Manuscripten en historische fondsen (tot 1830) = Per definitie erfgoedcollectie  Collecties uit de 19de en 21ste eeuw = Alleen erfgoedcollectie indien  Duidelijke inhoudelijk gerichtheid » collectiedomein is omschreven en begrensd » nastreven van volledigheid  Erkend als belangrijke bron » Lokaal/regionaal, provinciaal, nationaal of internationaal niveau » belang voor een kennisdiscipline of de cultuurhistorische waarde verantwoordt langetermijnbewaring
  • 93. 2. Collectievorming 2.1. Collectiebeleid(splan)  Missie collectiebeherende instelling  Doel van de collectie  Verzamelbeleid formuleren  Gebruik van de collectie  www.icn.nl (Instituut Collectie Nederland)
  • 94.
  • 95.
  • 96.
  • 97.
  • 98. 2. Collectievorming 2.1. Collectiebeleidsplan 1° Missie collectiebeherende instelling = wat is het verzamelgebied het thema het geografisch gebied de periode = wat zijn de kernactiviteiten in termen als verzamelen, bewaren, tentoonstellen, beheren, onderzoeken, informeren Voor een lokale erfgoedhouder, in principe: het bewaren en valoriseren van documentair en museaal materiaal over een geografisch beperkte regio
  • 99. 2. Collectievorming 2.1. Collectiebeleidsplan 2° Wat is de geschiedenis van de collectie / vereniging = hoe en waarom is de collectie gevormd = door wie en wanneer is de collectie gevormd = hoe is de collectie in het verleden beheerd  inzicht in de (deel)collecties draagt bij tot een beter collectiebeheer
  • 100. 2. Collectievorming 2.1. Collectiebeleidsplan 3° Positionering van de collectie = hoe verhoudt de vereniging/collectie zich t.o.v. andere lokale erfgoedhouders/collecties = “swot”-analyse wat zijn de sterke en de zwakke punten van de collectie en het collectiebeheer, wat zijn de mogelijkheden, wat zijn de gevaren?  inzicht in samenstelling, betekenis, waarde van de collectie laat een gericht beleid toe bij de actualisering van de collectie (zoektocht naar nieuw, aanvullend materiaal)
  • 101. 2. Collectievorming 2.1. Collectiebeleidsplan 4° Beleid bepalen = op het vlak van selecteren en afstoten = hoe geeft men dit vorm?  duidelijke selectiecriteria vereist, bvb.: - in hoeverre past een object binnen het collectieprofiel - cultuurhistorische waarde object - fysieke staat object - ruimte in het depot - beschikbaarheid identieke/vergelijkbare objecten binnen de eigen of andere collecties
  • 102. 2. Collectievorming 2.2. Verwerving (acquisitie) 1° Verzamelen 2° Selecteren 3° Afstoten
  • 103. 2. Collectievorming 2.2. Verwerving 2.2.1. Aankoop = Actieve collectievorming : aankoop publicaties die passen binnen het collectieprofiel  lokaal goed geplaatst = Budget : is de aankoop zijn geld waard ? - abonnementen - publicaties - nieuwe uitgaven - retroactief : hiaten wegwerken (zie bijlage) - boekantiquariaten www.antiqbook.com - boekenveilingen bvb. www.romanticagony.com = Geen publiekrechtelijke archieven : onvervreemdbaar ! = Meerwaarde realiseren door te focussen op grijze literatuur !
  • 104.
  • 105.
  • 106.
  • 107.
  • 108.
  • 109.
  • 110.
  • 111.
  • 112.
  • 113.
  • 114.
  • 115. 2. Collectievorming 2.2. Verwerving 2.2.2. Schenkingen Principe: object/collectie wordt gratis overgedragen. Interessant voor collectie-uitbreiding, maar… - passend in het collectieprofiel ? - verdubbeling ? - de staat van de schenking ? - handig ter vervanging van beschadigde/beduimelde exemplaren Schriftelijke bevestiging  schenkingsovereenkomst
  • 116. 1 1 6
  • 117.
  • 118. 2. Collectievorming 2.2. Verwerving 2.2.2. Schenkingen Schenkingsovereenkomst - Tussen schenker en ontvanger - Schenker erkent de eigenaar te zijn - Schenker draagt de eigendom over - Ontvanger kan vrij over de schenking beschikken - Ontvanger bewaart en beheert schenking op deskundige wijze - Ondertekend en gedateerd
  • 119. 2. Collectievorming 2.2. Verwerving 2.2.2. Schenkingen Specifieke voorwaarden schenker - Vermelding schenker bij exposities - Integrale opname (“fonds”) : vergiftigd geschenk ?! Selectiecriteria: - passend in brede interpretatie collectieprofiel - in principe geen dubbele exemplaren - staat van het exemplaar - opname gewijzigde edities - Onmiddellijke verwerking/inventarisatie - Organisatie speciaal evenement
  • 120. 2. Collectievorming 2.2. Verwerving 2.2.2. Schenkingen Aanbeveling : afspraken met schenker - Wat met: - dubbels of niet relevante titels  herbestemming: - beter geplaatste erfgoedhouder (Vlabidoc) - ruil - boekenverkoop - papierslag - gevarieerde schenkingen (dragers)  respecteren structuur- en herkomstbeginsel ? - Schenkingen = arbeidsintensief !  afspraken, selectie, vervoer, stockage, controle bezit, vervanging beschadigde exemplaren, herbestemming,…
  • 121. 2. Collectievorming 2.2. Verwerving 2.2.2. Schenkingen Schenkingen activeren ! - Oproep schenkingen (via tijdschrift, via website) - Bedanking na schenking - Vermelding van schenkingen (via tijdschrift, via website) - Activiteiten rond schenkingen  Exemplaar bij medewerking aan publicatie (aanleveren fotomateriaal) of tentoonstelling (met catalogus), of bij boekaankondiging via eigen kanalen
  • 122. 2. Collectievorming 2.2. Verwerving 2.2.3. Ruil - Beschikkend over eigen publicaties of over dubbels - Veelal toegepast m.b.t. tijdschriften - op de hoogte van elkaars werking - uitwisseling grensoverschrijdend onderzoek  pdf ruilen? - Ruilkoop (vereist interessant aanbod)
  • 123. 2. Collectievorming 2.2. Verwerving 2.2.4. Bewaargeving - Bewaarnemer (ontvanger) wordt geen eigenaar - Bewaarnemer bewaart en beheert op deskundige wijze - Bewaarnemer bezorgt na afloop bewaargeving in gelijkaardige staat terug (behoudens normale verouderingsprocessen) - Duidelijke afspraken : bewaargevingsovereenkomst - tijdsduur (beperkt, langer, onbepaald) - raadpleegbaarheid (consultatie, publicatie, expositie) / inventarisatie - bewaargever op de hoogte houden - kosten bewaargeving / verzekering - herbestemming bij - overlijden bewaargever - stopzetting bewaargevende instelling - Ondertekend en gedateerd
  • 124. 2. Collectievorming 2.3. Wieden / selectie  Collectiebeleidsplan - wat wil de instelling verzamelen en behouden? - wat hoort niet thuis in de collectie?  selectie af te stoten objecten Herbestemming af te stoten objecten - schenking aan meer relevante erfgoedinstelling - ruil met andere erfgoedinstellingen / antiquariaten Verkoop Vernietiging (als herbestemming of verkoop niet mogelijk is en voldoende alternatieven voorhanden zijn)
  • 125. Mogelijke selectiecriteria zijn:  de mate waarin een object past binnen het collectieprofiel;  de culturele waarde van een object of deelcollectie;  de toestand van een object;  de beschikbaarheid van vergelijkbare objecten binnen de collectie of elders;  de grootte van het object in relatie tot de ruimte in het depot.  Werd het af te stoten object of de (deel)collectie aan de erfgoedinstelling geschonken? De oorspronkelijke schenker (of erfgenaam) contacteren!
  • 127. 3. Ontsluiting 3.1. Belang - Ontsluiting = vormelijke, gestructureerde beschrijving van het bezit in de catalogus - Resultaat ontsluiting = zoekvraag levert relevante informatie op - Bibliotheek (ordening, klassering, inventarisatie) = essentieel fundament (publieks)werking - wat bezit de vereniging? - waar bevindt het zich? - wat is het belang van het bezit? - Zonder ontsluiting is de collectie “waardeloos”, want niet bruikbaar/terugvindbaar
  • 128. 3. Ontsluiting 3.1. Belang - Maar: ontsluiting is problematisch Praktijk: veelal gebrekkige ontsluiting - al dan niet papieren catalogus - onvoldoende, niet doeltreffend gestructureerd - modellen van regelgeving worden niet/onvoldoende gevolgd - ontsluitingspercentage varieert naargelang het bronnentype - niet altijd eenvormige systemen voorhanden - inventarisatie is tijdrovend / ondankbaar (achter de schermen) - vrijwilligers beschikken niet altijd over de vereiste vaardigheden - Moeilijke keuze tussen: - snelle maar oppervlakkige registratie - diepgaande maar trage ontsluiting
  • 129. Belang registratie Een goede registratie vervult 3 basisfuncties:  een informatiefunctie  een beheersfunctie  een verantwoordingsfunctie
  • 130. Informatiefunctie registratie De inventaris biedt informatie over je collectie aan: aantal objecten, metadata, digitale reproducties, restauratieverslagen, verzekeringswaarde,… Met één muisklik vind je in een geautomatiseerd registratiesysteem alle noodzakelijke gegevens. De inventaris is onontbeerlijk bij het definiëren, waarderen en onderzoeken van de eigen collectie, het uitwisselen van objecten, het voorbereiden van exposities, het samenstellen van brochures,... Ook voor de buitenwereld is een inventaris belangrijk: door het online plaatsen van je collectie of een deel ervan creëer je een draagvlak, ook voor de objecten in het depot.
  • 131. Beheersfunctie registratie Een up-to-date inventaris is het beste werkinstrument om je collectie te beheren: je weet direct wat je in huis hebt. De wisselwerking tussen permanente opstelling en depot vereist een correcte standplaats- en conditieregistratie. Aan de hand van de standplaatsregistratie weet je perfect waar elk object zich bevindt en dankzij de conditieregistratie kan je passende maatregelen nemen. Heel je depotwerking is gekoppeld aan een zo volledig mogelijk collectieregistratiesysteem. Bij calamiteiten of diefstal is een goede inventaris goud waard.
  • 132. Verantwoordingsfunctie registratie Een inventaris is tenslotte een verantwoordingsinstrument. Veel erfgoedinstellingen en collectiebeheerders krijgen subsidies. Regelmatig moet een erfgoedbeheerder zich dan ook verantwoorden tegenover een bestuur, overheid of andere instantie. Met een degelijke, actuele registratie en documentatie kan je vragen snel, efficiënt en objectief beantwoorden.
  • 133. 3. Ontsluiting 3.2. Gestandaardiseerd proces - Catalografie : gestandaardiseerd proces van titelbeschrijvingen van het bezit, met een catalogus gevolg - Catalogus : biedt de gebruiker een zoekinstrument aan om de collectie via diverse invalshoeken te bevragen - Specifieke invoerproblematiek vergt enige competentie - Belang uniformiteit
  • 134. 3. Ontsluiting 3.2. Gestandaardiseerd proces 1° Feitelijke titelbeschrijving : karaktiserende formele kenmerken - Titelgegevens (uniforme titel? – oorspronkelijke titel? – …) - Auteurgegevens : - primaire – secundaire auteurs - Editievermelding - Impressumgegevens : plaats, uitgever, jaar van uitgave - Collatieveld - Annotatiegegevens (bvb. tentoonstellingsgegevens) - Reeksaanduiding - ISBN- of ISSN-gegevens - Materiaaltype - Taalaanduiding
  • 135.
  • 136.
  • 137.
  • 138. 3. Ontsluiting 3.2. Gestandaardiseerd proces 3.2.1. Feitelijke titelbeschrijving Daarnaast onderscheid tussen: - Monografieën : eendelige werken “pur sang” - Eendelige werken met meerdere onderdelen (verzamelwerk in één band) omnibus? – convoluut (bvb. met liedbladen, of pamfletten)? - Beperkt meerdelige werken, die in een aantal delen een afgesloten geheel vormen (encyclopedie in 24 banden) - onderdelen hebben geen zinvolle titel - onderdelen hebben een zinvolle titel - Reeksen - Periodieke publicaties (kranten, tijdschriften, jaarboeken)
  • 139.
  • 140.
  • 141.
  • 142.
  • 143. 3. Ontsluiting 3.2. Gestandaardiseerd proces 2° Inhoudelijk ontsluiting : karaktisering inhoud - Classificatie = indeling van onderwerpen in diverse (sub)categorieën = kan ook dienen als plaatsingssysteem (informatieve boeken) - Trefwoorden(lijst)
  • 144.
  • 145. 1 4 5
  • 146. 3. Ontsluiting 3.2. Gestandaardiseerd proces 3° Exemplaargegevens - Wat bevindt zich in de collectie? - welke delen? - hoeveel exemplaren? - bepaalde meerwaarde? - Waar is het geplaatst ?
  • 147. 3. Ontsluiting 3.2. Gestandaardiseerd proces Objectwaarde van boeken!  Herkomstgegevens, aanwezigheid opdrachten, annotaties, ex-libris,...  Boekbanden en boekvarianten  Schade-inventaris
  • 151. 3. Ontsluiting 3.3. Bibliotheekautomatisering - Computer al enkele decennia in gebruik in de bibliotheekwereld - Voor catalografie diverse voordelen: - enkel invullen van relevante velden, systeem presenteert eindresultaat - uniforme werking (opzoeken, kopiëren van en linken aan reeds ingevoerde informatie) - kopiëren van of linken aan bestaande beschrijvingen - Publiekscatalogus - laat diverse zoekmogelijkheden toe - laat toe te springen van de ene beschrijving naar de andere - laat toe zoekresultaten in te perken of uit te breiden - van op afstand, via internet, te raadplegen (“web-based”)
  • 152. 3. Ontsluiting 3.3. Bibliotheekautomatisering - Ogenschijnlijk eenvoudig, maar tussen en droom en daad… - Na verloop van tijd toch diverse beperkingen: - relevante informatie wordt niet altijd opgenomen - beperkte zoekmogelijkheden - geen gestandaardiseerde invoer - tijdrovend proces - Geautomatiseerde hulpmiddelen vereist : zoeken naar specifieke software  kiezen voor toekomstgerichte oplossing (onderhoud door leverancier)  Zie bvb. hoofdstuk 2.3. “Bibliotheekautomatisering” in: “Wegwijzer voor bibliotheken en documentatiecentra”
  • 153. Kiezen uit verschillende registratiesystemen - Inventariseren op stuk- of collectieniveau (zie Cometa-model)? - Data- of beeldbank? Of beide? - Welk registratiesysteem? - Welke software? Licentie of open source? - Eigen databank of niet? - De provincies Oost- en West-Vlaanderen beheren een centrale databank, die wordt ontsloten via Erfgoedinzicht.be. - Kerkbesturen in de provincie Antwerpen gebruiken voor de registratie van de openbare erfgoedcollecties van parochiekerken de CRKC-databank, zie: www.religieuserfgoed.be/databank.
  • 154.
  • 155.
  • 156. Cometa = Beschrijven van deelcollecties, zie: www.faronet.be/dossier/cometa Cometa is een praktisch model dat voor cultureel-erfgoed- instellingen werd ontwikkeld om iedereen in Vlaanderen die een collectiebeschrijving wil maken, snel op weg te helpen. Zo hoeft niemand het wiel opnieuw uit te vinden én werken we allemaal op (ongeveer) dezelfde manier. Cometa kan worden gebruikt door alle soorten erfgoed- organisaties, en door zowel professionals als amateurs.
  • 157. Voorbeelden Enkele organisaties publiceren al een uitgebreid collectieregister op internet: - Collectiewijzer erfgoedbibliotheken: www.collectiewijzer.be - Archiefbank Vlaanderen: www.archiefbank.be - Muziekbank Vlaanderen: www.muziekbankvlaanderen.be - Oost- en West-Vlaanderen: www.erfgoedinzicht.be Heel wat erfgoedcellen presenteren fotocollecties van particulieren, heemkringen en andere erfgoedbeheerders op zeer toegankelijke beeldbanken.
  • 158.
  • 159.
  • 160.
  • 161.
  • 162.
  • 163.
  • 164.
  • 165.
  • 166.
  • 167.
  • 168.
  • 169.
  • 170.
  • 171.
  • 172.
  • 173. CEST Een interessant overzicht met een beoordeling van alle beschikbare software voor de registratie en het beheer van museale, bibliotheek-, archief- en audiovisuele collecties vind je op de CEST-website: www.projectcest.be
  • 174.
  • 175.
  • 176.
  • 177.
  • 178. Opensourcesoftware 3. Ontsluiting 3.3. Bibliotheekautomatisering = Software waarvan de broncode beschikbaar is en aangepast mag worden. Het verspreiden, kopiëren en wijzigen ervan is toegestaan en je hoeft geen licentiebedrag te betalen. Kan door erfgoedinstellingen ingezet worden om collecties te beschrijven en online te publiceren Bvb. CollectiveAccess
  • 179.
  • 180.
  • 181.
  • 182.
  • 183.
  • 184.
  • 185.
  • 186.
  • 187.
  • 188.
  • 189.
  • 190.
  • 191.
  • 192.
  • 193.
  • 194.
  • 195.
  • 196.
  • 197.
  • 198.
  • 199. Samenwerking met plaatselijke openbare bibliotheek ? zie: http://beveren.bibliotheek.be/ Voordelen voor: - erfgoedvereniging - openbare bibliotheek is stabiele partner (continuïteit) - catalograaf - gebruiker: vindt doelgericht informatie - online raadpleegbaar: - bibliotheekbezit is vanop afstand consulteerbaar - consultatie niet gebonden aan openingsuren - stijgend collectierendement : lage drempel voor (rijke) collectie Nadeel: - grondige opleiding - strikte regels - belangrijk engagement erfgoedvereniging - langetermijnwerking - investering in project (manuren + uitbouw collectie)
  • 200. In principe enkel catalografie (titelbeschrijving) met weerspiegeling in publiekscatalogus  alle bibliotheekmaterialen (niet bedoeld voor archivalische of museale items)  geen lenersbestand  geen bestelmodule  geen uitleenmodule  geen tijdschriftenmodule  geen administratie voor interbibliothecair leenverkeer
  • 201. Grondige voorbereiding (wijzigingen achteraf niet eenvoudig) - Eén bestand ?  gegevens erfgoedvereniging zijn onderdeel van de algemene bibliotheekgegevens (voor- en nadelen) - Apart bestand ?  gegevens erfgoedvereniging maken geen onderdeel uit van de algemene bibliotheekgegevens (voor- en nadelen) - Erfgoedvereniging = aparte gebruiker  definiëring nieuwe gebruiker (paswoord) met specifieke rechten  vastleggen plichten (catalografische regelgeving) - Catalogeren vanop afstand (internetverbinding – paswoord)  of wordt er gecatalogeerd in de openbare bibliotheek ?
  • 202. Definiëring context nieuwe collectie: - “Aard van het werk” (onderhuidse gevolgen) - Materiaalsoorten (in functie van titelbeschrijving) : - boek - tijdschrift - cd - cd-rom - documentatiemap - kaarten - handschriften - … - Afdelingen - leeszaal - magazijn - of specifieker ?
  • 204.
  • 205.
  • 206.
  • 207.
  • 208. 3. Ontsluiting 3.3. Bibliotheekautomatisering In elk geval betrachting om de catalogus online raadpleegbaar te maken ! - Bibliotheekbezit is vanop afstand consulteerbaar - Consultatie niet gebonden aan openingsuren - Stijgend bibliotheekrendement : gebruiker vindt doelgericht informatie
  • 209. 3. Ontsluiting 3.4. Revisie Bibliotheekgebruik : titels gaan soms een eigen leven leiden - “tijdelijk” ontleend - verkeerd teruggeplaatst Periodieke revisie is wenselijk, rek per rek, legplank per legplank: - stemt het theoretische bezit overeen met de feitelijke aanwezigheid? Hoe langer revisie wordt uitgesteld, hoe moeilijker om verdwenen exemplaren opnieuw te traceren…
  • 211. 4. Huisvesting en plaatsing 4.1. Locatie - Eigen huisvesting (of niet) ? - geschikte accommodatie (ligging, oppervlakte, meerdere ruimten, isolatie, licht, zon(newering), (lucht)vochtigheid, toegankelijkheid, beveiliging, bouwkundige staat,…) - verzekering - Wat is (geen) eigendom van de vereniging ?
  • 212. 4. Huisvesting en plaatsing Verzuring van papier is een tikkende tijdbom in papieren erfgoedcollecties en zou dus een voortdurende bezorgdheid van erfgoedbibliotheken moeten zijn. Permanente aandacht voor: - bestendigen van de toestand van de collectie - aanstaand verval voorkomen of vertragen = goede bewaaromstandigheden: - klimatalogisch - verpakkingsmateriaal Calamiteitenplan?! 4.2. Verwerking Calamiteiten komen zelden voor maar hebben een enorme impact op je erfgoed. Daarom ben je maar beter voorbereid om zo goed mogelijk te reageren en zo de schade te beperken.
  • 213. 4. Huisvesting en plaatsing Zo weinig mogelijk onherstelbare manipulatie - niet plastifiëren - geen barcodes - geen etiketten - zuurvrije kaft met plaatsingsgegevens / barcode - zuurvrij strookje met plaatsingsgegevens - vooraan inschrijven plaatsingscode - droogstempel Plaatsing : formaatplaatsing (boeken)
  • 214.
  • 215. 2 1 5
  • 216.
  • 217.
  • 218.
  • 219.
  • 220.
  • 221.
  • 222. 1.Inleiding 2. Collectievorming 3. Ontsluiting 4. Huisvesting 5. Publiekswerking
  • 223. 5. Publiekswerking - Rijkdom documentaire collecties bekend maken ! - Rijkdom documentaire collecties open stellen ! - Leeszaalgebruik : aandacht voor het object !
  • 224. 5. Publiekswerking  raadpleegmodaliteiten bepalen, aandacht hebben voor: - (wat) wel of niet uitleenbaar - kwetsbare / beschadigde / zeldzame materialen - materialen die veel geraadpleegd worden - geen verzuurde bladwijzers - wat wel of niet kopiëren (boekenscanner) - registratie gebruik  wat is prioritair voor digitale equivalent (om verdere beschadiging te voorkomen)
  • 225.
  • 226.
  • 227.
  • 228. Einde Niet alle vragen beantwoord - stof om over na te denken - in vraag stellen huidige werkwijze - bepaalde items worden later diepgaander behandeld Vragen?