In deze cursus ligt de nadruk op het toepassen van een beter beheer van digitale gegevens. Je krijgt een oplossing die aansluit bij de werking van een lokale erfgoedorganisatie. Op deze manier wil de cursus de opgedane kennis ook in de eigen praktijk vertaald zien. Om de interactie te bewaken, is deze cursus beperkt in aantal organisaties en aantal deelnemers. Een basiskennis in het gebruik van een computer is vereist.

2. Duurzaam digitaliseren:
Van strategieën naar
praktijk
Nastasia Vanderperren & Bert Lemmens
PACKED vzw
18 april 2018 | Oevel

3. Bedreigingen Strategieën
• verouderde technologie
• onbetrouwbare dragers
• rechten
• omvang & beheer
• niets doen…
• conserveren
• documenteren
• kopiëren & verspreiden
• regelmatig controleren
• migreren & transcoderen
• emuleren

4. SLOTSOM VORIGE LES:
● kant-en-klaar oplossing voor digitale preservering
bestaat NIET
● digitale preservering = keten van
kortetermijnoplossingen gebaseerd op een
langetermijnvisie
● technologie evolueert >>> pas je strategieën aan!

5. KNELPUNTEN
1. Hoe ga ik om met oude dragers (optische schijven en floppy’s)? >
nas
2. Hoe maak ik een backup? > nas
3. Hoe controleer ik de volledigheid en integriteit van mijn collectie? >
nas
4. Hoe beheer ik grote hoeveelheden digitale documenten? > nas
5. Hoe maak ik best gebruik van de ‘cloud’? > bert
6. Hoe registreer ik collecties digitaal? bert
7. Hoe digitaliseer ik collecties? > bert
8. Hoe bouw ik kennis en draagvlak voor digitale preservering in
organisatie? > bert

6. 1. HOE GA IK OM MET OUDE
DRAGERS?
Bedreiging
● onbetrouwbare dragers
● verouderde technologie
Strategie
● migreren/transcoderen
● kopiëren en verspreiden
● regelmatig controleren
● evt. emulatie

7. 1. HOE GA IK OM MET OUDE
DRAGERS?
algemene werkwijze:
● leesapparatuur zoeken
● exacte kopie van schijf creëren (disk image)
● bestanden op schijf identificeren (welke bestandsformaten?)
● gecontroleerd centraal bewaren (server, cloud, externe harde
schijf)

11. 1. HOE GA IK OM MET OUDE
DRAGERS?
cd-r
● creëer ISO9660 disk image bestand (.iso)
● Disk Utility/Schijfhulpprogramma (MacOS), Imgburn of FTK
Imager (Windows), Guymager (Linux) of dd (command line tool)
● http://www.projecttracks.be/nl/tools/detail/disk-images-als-oplossi
ng-voor-informatieverlies-bij-beschrijfbare-cds-of-dvds
floppy / diskette
● complex; weinig standaardisering in formaten
● disk image afhankelijk van diskettesysteem (.img)
● floppy disk controller nodig, bv. via Kryoflux
● recentere diskettes via USB floppy drive
● Kryoflux, dd (command line), Guymager (Linux) of FTK Imager
(Windows/MacOs)

14. 1. HOE GA IK OM MET OUDE
DRAGERS?
Bestanden op oude dragers openen:
● identificeer de bestanden met DROID > bestandsformaat +
versienummer
● zoek software om bestanden om te zetten naar een duurzaam
bestandsformaat
● let op voor informatieverlies! test verschillende tools en
controleer
● bewaar het originele formaat, in de toekomst kunnen betere tools
ontwikkeld worden
● onderzoek emulatie

15. 2. HOE MAAK IK EEN BACK-UP?
Bedreiging
● onbetrouwbare dragers
● (menselijke en technische fouten)
Strategie
● kopiëren en verspreiden
Zie ook:
http://www.projecttracks.be/nl/tools/detail/hoe-maak-je-een-b
ack-up

16. 2. HOE MAAK IK EEN BACK-UP?
Breng je bestanden in kaart
● bestanden samen brengen;
● bepaal wat het belang ervan is en of het moeilijk te vervangen is.
● Maak onderscheid tussen archiveringskopieën en
raadplegingsbestanden
Bewaar meerdere versies
● dagelijks een back-up, maar bewaar ook die van begin van elke
● week en van elke maand;
● bepaal hoe lang je back-up bestanden bijhoudt;
● incrementeel (enkel gewijzigde data) of volledig

17. 2. HOE MAAK IK EEN BACK-UP?
Drie scenario’s
● lokaal + handmatige centrale back-up + harde schijf mee naar
huis nemen
○ voordeel: goedkoop en eenvoudig
○ nadeel: kans op menselijke fouten + veel inspanning
● lokaal + automatisch centrale back-up + automatische externe
back-up
○ voordeel: automatisch + weinig inspanning
○ nadeel: expertise nodig
● clouddiensten (bv. Amazon Glacier)
○ voordeel: hoge duurzaamheidsniveaus
○ nadeel: downloaden van gegevens is duur > eigen back-up
nog steeds nodig

18. 2. HOE MAAK IK EEN BACK-UP?
Over testen en documenteren
● belangrijk: herstelprocedure documenteren. Zorg dat je steeds
document ter beschikking hebt dat uitlegt waar bestanden staan
en hoe je ze terug kan plaatsen.
● documenteer zo nodig ook hoe je alle software opnieuw kan
installeren en hoe je e-mails weer in je e-mailprogramma kan
inladen.

19. 2. HOE MAAK IK EEN BACK-UP?
Over automatische back-up
● kan automatisch via TimeMachine (Mac) of Windows Back-up
(Windows)
● kan automatisch m.b.v. van software die geleverd wordt bij harde
schijven (bv. Intego Backup Assistant bij harde schijven van
Lacie)
● op een netwerkschijf: dan gebeurt dit volledig automatisch en
hoef je er niet aan te denken om een schijf aan te sluiten;
● zorg voor een externe back-up, bv. via Amazon Glacier

20. 2. HOE MAAK IK EEN BACK-UP?

21. 3. HOE CONTROLEER IK DE
VOLLEDIGHEID EN INTEGRITEIT?
Bedreiging
● onbetrouwbare dragers
● (menselijke en technische fouten)
Strategie
● regelmatig controleren

22. 3. HOE CONTROLEER IK DE
VOLLEDIGHEID EN INTEGRITEIT?
Integriteit: checksums!
● een eigenschap van een document, waarmee aangetoond kan
worden dat het document volledig, ongewijzigd en vrij is van
verlies, vervalsing of corruptie
● MD5 checksums: manier om fouten en informatieverlies bij
digitale bestanden op te sporen
● = controlegetal: wanneer een document gewijzigd is, krijg je een
nieuwe checksum

25. 3. HOE CONTROLEER IK DE
VOLLEDIGHEID EN INTEGRITEIT?
● Fixity: tool om checksums te genereren en bestanden te
controleren;
● geautomatiseerd;
● kan zowel individuele bestanden als volledige mappen (met
submappen) controleren;
● controleert ook op volledigheid.
zie ook:
https://www.projectcest.be/wiki/Publicatie:Hoe_maak_ik_checksu
ms_om_de_integriteit_van_bestanden_te_bewaken%3F (artikel in
Bladwijzer)

26. 4. HOE BEHEER IK GROTE
HOEVEELHEDEN DOCUMENTEN?
Bedreiging:
● omvang en beheer
Strategie:
● documenteren

27. 4. HOE BEHEER IK GROTE
HOEVEELHEDEN DOCUMENTEN?
Algemene werkwijze:
● documenteer (via naamgeving, metadata)
● maak gebruik van ingebouwde software
Documenten:
● File Explorer / Finder / Files
● duidelijke mappenstructuur en bestandsnamen
Beeldbestanden:
● Microsoft Photos / Apple Photos / GNOME Image Viewer
● ingebedde metadata

28. 4. HOE BEHEER IK GROTE
HOEVEELHEDEN DOCUMENTEN?
Plaats bestanden in een overzichtelijke mappenstructuur
● logische en overkoepelende structuur
● weerspiegeling van alle functies, activiteiten, taken en
werkprocessen van de organisatie;
● alle documenten m.b.t. activiteit of project worden samen
bewaard.
Tool op TRACKS:
http://www.projecttracks.be/nl/tools/detail/maak-een-ordeningsplan
mappenstructuur

29. 4. HOE BEHEER IK GROTE
HOEVEELHEDEN DOCUMENTEN?

30. 4. HOE BEHEER IK GROTE
HOEVEELHEDEN DOCUMENTEN?
Geef bestanden duidelijke en unieke namen
● duidelijke en betekenisvolle namen;
● enkel letters (A-Z a-z), cijfers (0-9), underscore (_) en
liggend streepje (-);
● geen spaties, leestekens, speciale tekens of diakritische
tekens!
● voorbeeld: datum_onderwerp_versie_auteur.extensie:
20160411_presentatie_heemkunde_vlaanderen_v1_0.ppt

31. Hoe beheer ik op een efficiënte manier beelden?
● beelden vindbaar maken door metadata in beeldbestand op te
slaan
● metadatamodel voor beelden: IPTC/XMP
● ingebouwd in tools: Windows Photos, Apple Photos, Gnome
Image Viewer
http://www.projecttracks.be/nl/tools/detail/ingebedde-metadata-bij-fot
os
4. HOE BEHEER IK GROTE
HOEVEELHEDEN DOCUMENTEN?

32. Bron: https://nl.wikipedia.org/wiki/IPTC

33. 5. HOE MAAK IK GEBRUIK VAN DE
CLOUD?
Wat?
● opslag van bestanden via een netwerk (het internet - in “de
cloud”)
● zelf geen eigenaar van de infrastructuur
● aangeboden als dienst door een derde partij
● gratis en betalende diensten
● OneDrive, Google Drive, Dropbox, etc.

34. 5. HOE MAAK IK GEBRUIK VAN DE
CLOUD?
Voordelen
● bestanden eenvoudig delen
● eenvoudig toegankelijk > enkel netwerkverbinding nodig
● schaalbaarheid: onbeperkte opslagcapaciteit mogelijk
● betrouwbaarheid en veiligheidsniveaus
○ opslag op meerdere locaties
○ leverancier houdt infrastructuur up-to-date

35. 5. HOE MAAK IK GEBRUIK VAN DE
CLOUD?
Risico’s
● kostprijs > goedkope diensten hebben beperkte functionaliteit
en diensten
● geen langetermijnarchivering
● platform voor collaboratief werken (zoals bv. File Explorer)
● geen backup > cloud-to-cloudback-updiensten nodig
(Backupify, Spanning, Spinbackup)

36. 6. REGISTREREN?
Rekenbladen
˖ eenvoudige tool (excel, calc, google spreadsheet)
˖ makkelijk uitwisselbaar (csv)
˖ handig voor webontwikkelaars
‐ alleen platte data (geen archiefhiërarchieën)
‐ geen gesofisticeerde zoekfuncties (filters, fuzzy)
‐ moeilijk vindbaar via het web (enkel download)

37. 6. REGISTREREN?
Databanken
˖ redelijk eenvoudige tool (acces, filemaker pro, caspio)
˖ goed voor complexe data
˖ handig voor webontwikkelaars (xml)
˖ nieuw: online databank services
‐ IT-expertise nodig voor datamodel
‐ IT-expertise nodig voor configuratie en hosting
‐ moeilijk vindbaar via het web (enkel lokaal raadpleegbaar)

38. 6. REGISTREREN?
Collectiebeheersystemen
˖ erfgoedstandaarden
˖ vaak koppeling met webontsluiting
˖ beheer van grote collecties
˖ IT-ondersteuning nodig (installatie, hosting, updates)
˖ vraag professionele attitude
˖ meer functionaliteit dan nodig

39. 6. REGISTREREN?
Wikidata
˖ linked data
˖ collaboratief werken
˖ vindbaarheid via google
˖ linked data = complex
˖ batch upload = tijdrovend
˖ bronvermeldingen!

40. 7. DIGITALISEREN?
‐ tekstdocumenten (.doc .docx .pub .pdf .jpeg .jp2 .tiff)
‐ databanken (.xls .xlsx)
‐ dia’s (.jpeg)
‐ foto’s (.jpeg)
‐ videoopnames (.vob. wav)
‐ muziek (.wac .mp3)
‐ dialectopnames (.wav)

41. 7. DIGITALISEREN?
Wanneer niet?
‐ digitaliseren om te digitaliseren
‐ stabiele analoge dragers
> ook na digitalisering origineel bewaren, bv. fotonegatieven,
fotoprints…
Wanneer wel?
‐ in functie van preservering (subsititutie)
‐ verval van de drager
‐ verdwijnen van apparatuur: diaprojector, VHS-speler
‐ analoge bestanden digitaal gebruiken: bv. foto’s online plaatsen

42. DIGITALISEREN

43. 7. DIGITALISEREN
archivering raadpleging
tekst .txt (utf-8)
.xml (utf-8) > .odt .docx
.html
.pdf
beeld .tiff (uncompressed, 24bit, aRGB)
.jp2 (lossless, 24bit, aRGB)
.jpg (lossy)
.png (lossless)
.gif
.pdf (container voor .jpg .png)
audio .wav / lpcm (24bit, 48kHz)
.flac / flac (24bit, 48kHz)
.mp3 (lossy)
.flac (lossy)
.aac (lossy)
video .mov / uncompressed
.mkv / /ffv1
.mp4 / h264
.webm / av1

44. 8. KENNIS & DRAAGVLAK
MIDDELEN
- huis/tuin/keuken laptops
- huis/tuin/keuken scanner
- vrijwilliger-IT’er
VERWACHTINGEN
- hele collectie digitaal
- zichtbaar op de website
- vindbaar via google
- professionele collectieregistratie

45. 8. KENNIS & DRAAGVLAK
Randvoorwaarden:
- waarom?
- preservering?
- vindbaarheid?
- zichtbaarheid?
- voor wie?
- leden heemkundige kring?
- professionele erfgoedsector?
- lokale gemeenschap?
- uw lokale schepen of burgemeester?
- middelen?
- tools: computers, scanners, opslagsystemen, websites
- mensen: vrijwilligers, contacten met erfogedcollecties
- geld: lokale en bovenlokale subsidies, sponsors

46. 8. KENNIS & DRAAGVLAK
Digitale strategie:
‐ wat digitaliseer je wel? Wat niet? (ifv preservering, etc.)
‐ wie digitaliseert? (heeft x voldoende kennis? Professional inhuren?)
‐ welke tools? (is er een archief in buurt met een betere scanner?)
‐ hoe toegankelijk maken? (denk aan de gebruiker?)
‐ hoe bewaren? (cloud? archief? lokaal bestuur?)
Actieplan
○ Digitaliseringsplan per (deel)collectie.
○ Opleiding voor vrijwilligers / samenwerking met erfgoedcel of
collectie.
○ De juiste tools aanschaffen of lenen van een erfgoedcel of
collectie.
○ Financiering zoeken voor kennis en tools die je moet huren.

47. 8. KENNIS & DRAAGVLAK
•
•

48. 8. KENNIS & DRAAGVLAK
•
•

49. 8. KENNIS & DRAAGVLAK
•
•

50. bert@packed.be
nastasia@packed.be