1. Organización de
Eventos
Alumno : Franklin Rivero
C.I.: 21.129.358
Materia: Asuntos y Relaciones Públicas I
Prof.: Alejandra Peralta
Universidad Fermín Toro
Vicerrectorado Académico
Facultad de Ciencias Económicas y Sociales
Escuela de Comunicación Social
Barquisimeto – Estado Lara
2. Organización de
Eventos
Etapas del Evento
Se puede decir que la organización de eventos es el
método mediante el cual la damos forma a un festival,
ceremonia, reuniones, fiestas, convenciones, entre otras.
Primordialmente se debe tomar en cuenta el objetivo del
evento y de esta forma dar iniciar con la parte de
planificación, no obstante se debe estar muy seguro con
el patrocinador del evento si esa es la idea que quiere
llevar a cabo.
CASO: FESTIVAL ALIANZA SALSERA.
3. Comité de planificación y el papel del coordinado
En esta parte del evento, nos encontramos con lo que seria el
organización del evento y la repartición jerárquica de cargos al
personal que se encarga de dar forma y organizar. Es importante
a la hora de seleccionar al personal, que estén acostumbrados a
trabajar en equipo de esta forma sea mas eficaz el trabajo y se
evitan problemas. De igual forma existirá un coordinador general
que esta autorizado para tomar decisiones.
CASO: El Festival Alianza Salsera, tiene 7 personas que son las
encargadas de la planificación, organización y estructuración de
este evento. Están acostumbrados a trabajar en equipo y entre
ellos hay un coordinador general.
4. Público Beneficiario
El publico forma parte fundamental de todos los eventos
que se lleven a cabo, ante todo se debe realizar una
investigación o estudio del publico y ver cuales son sus
necesidades, de esta manera se llegaría al publico de una
manera directa y de esta forma captar la atención.
CASO: El público que asiste a este evento, son familiares,
amigos y demás bailarines que asisten debido a que se
presentará alguien que conocen y su atención será
enfocada en la tarima durante todo el evento.
5. Presupuesto
Cuando de dinero se trata, debe existir un manejo prudente,
siempre tomando en cuenta quien será el encardo de
coordinar del dinero, como se debe gastar, en que y para
que, contando siempre las entradas de dinero.
CASO: el presupuesto se basa en latrocinantes y con la
venta de rifas que ayudan a la realización de este gran
festival de salsa.
6. Formato ó Duración
La duración es importante determinarla ya que de esta forma
el publico tiene un tiempo determinado de cuanto durará la
participación de cada exponente o presentación.
CASO: el tiempo estimado del evento es de 10 horas, que se
dividen en 1 hora de la llegada del publico, 3 horas de
presentación en tarima y 6 horas de orquesta en vivo y fiesta.
7. Asistencia prevista
Es necesario realizar un calculo de las personas que asistirán al
evento, si anteriormente se han realizados eventos se pondrán
conocer la cantidad de gente que asistirá al evento, pero si no es
así, se debe realizar un estudio, de esta manera te ahorras
personal, tiempo, estrés y dinero.
CASO: este festival se ha llevado a cabo durante 4 años
consecutivos, lo cual cada año se reciben mas personas. El año
pasado fueron 1200 personas.
8. Programación o Si el evento es de envergadura
Dependiendo del tipo de evento que se vaya a realizar, hay que
tomar en cuenta el tiempo, de esta manera todo lo que éste necesite
puede realizar de manera calmada sin ningún estrés. También hay
que tomar en cuenta fechas que pueden ser negativas para la
realización del evento como días feriadas, vacaciones escolares,
otros eventos que tenga la misma fecha y hasta las condiciones
meteorológicas.
CASO: Este festival toma alrededor de 9 meses planificarlo, aunque
a los pocos días de dar por finalizado un festival, se monta en
planificación el del año siguiente.
9. Locación del Evento
La locación tiene que adaptarse a la magnitud del evento, que
sea céntrico o accesible. Una manera fácil de seleccionar un
buen lugar es realizar una lista con los mejores lugares,
tomando en cuenta el espacio, accesibilidad, tiempo de
estadía, que ofrecen, entre otros.
CASO: este festival es realizado en el salón principal del Club
Italo de Barquisimeto, se encuentra en una zona accesible,
espacioso, entre otras cosas.
