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OneStream - What's Possible?

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OneStream - What's Possible?

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As more customers consider OneStream for their Corporate Performance Management (CPM) needs we are frequently being asked questions like:

How are other customers using OneStream?
We know how we do "X", but what have you seen other companies do to make "X" better/easier/faster in OneStream?
We want to do "Y", but we aren't sure what it would mean to do "Y" in OneStream?

These questions apply to a wide range of topics. In this and future webinars we will review what Finit has helped companies "do" in regards to the following topics using OneStream:

Automating / Streamlining Cash Flow Reporting
Integrating Multiple Charts of Accounts
Functional versus Natural Account Reporting
Rolling / Seeding Forecasts
Bridge and Variance Analysis
Acquisition Reporting
Multiple Currency Reporting

Hear how Finit has helped companies approach these topics and helped them design and implement solutions that allow them to maximize their OneStream investment.



Presenter: Jay Hampton

www.finitsolutions.com

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How are other customers using OneStream?
We know how we do "X", but what have you seen other companies do to make "X" better/easier/faster in OneStream?
We want to do "Y", but we aren't sure what it would mean to do "Y" in OneStream?

These questions apply to a wide range of topics. In this and future webinars we will review what Finit has helped companies "do" in regards to the following topics using OneStream:

Automating / Streamlining Cash Flow Reporting
Integrating Multiple Charts of Accounts
Functional versus Natural Account Reporting
Rolling / Seeding Forecasts
Bridge and Variance Analysis
Acquisition Reporting
Multiple Currency Reporting

Hear how Finit has helped companies approach these topics and helped them design and implement solutions that allow them to maximize their OneStream investment.



Presenter: Jay Hampton

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OneStream - What's Possible?

  1. 1. OneStream ‐ What's  Possible? Consolidation and Reporting Requirements  Clients are Satisfying Using OneStream Part I December 18, 2015 Jay Hampton
  2. 2. Agenda • Finit Introduction • Importance of Design • Requirements Clients Are Satisfying Using  OneStream • Wrap Up 2
  3. 3. Jay Hampton  jhampton@finitsolutions.com • Partner and Director of  OneStream Team • 11 years CPM Experience  (Hyperion and OneStream) • Assisted over 80 CPM  Clients About the Presenter
  4. 4. Finit Introduction
  5. 5. Finit Delivers Unmatched Experiences At Finit, we believe that value and success is not just the  end achievement of a project – we believe that value and  success is achieved through the entire journey and  experience of delivering a solution to a need. Our values, process and craft guide us in this effort: • Advocacy & Integrity • Craftsmanship & Delivery • Stewardship We combine our values, process and craft with your goals  and team to deliver more than just a solution: We deliver  an unmatched experience. Page 5
  6. 6. Our Culture We employ approaches inside Finit to align our employees  to our values and principles: • We use employees, not contractors • We actively and continually seek feedback • We base employee compensation on customer  satisfaction, not billable hours • We invest in training and growth in our consultants • We foster innovation and collaboration • We are debt free and are committed to the success of  our clients’ programs before the profit of ours Page 6
  7. 7. Our Services and Solutions We craft, deliver, and sustain solutions that  improve an organization’s capabilities, controls  and insights in the following areas: • Financial Close & Consolidation • Financial Planning • Profitability & Management Reporting • Integration and Infrastructure Page 7
  8. 8. Our Company • Founded in 2002 • 80 employees in 21 states • We provide solutions and support during and  after implementations. • 100 % Project Success Rate Across: • 235+ Clients (19 OneStream) • 450+ Projects (25 OneStream) • All Finit owners are actively involved in Finit’s  operations Page 8
  9. 9. Some Finit / OneStream Customers
  10. 10. Questions
  11. 11. Importance of Design
  12. 12. Designers Dilemma Page 12 Viability Feasibility Desirability What you WANT the solution to  do? CAN we do that?  Is it technically  possible? Do we  have the right  data? What are  the constraints? Is the solution  sustainable? Are  we designing  something that  can be  maintained  easily?
  13. 13. Our Design Approach Page 13
  14. 14. Requirement: Support Multiple Charts of  Accounts
  15. 15. Multiple CoA Overview • CoA – Chart of Accounts • ERP/GL CoA • Management Reporting CoA • External Reporting CoA • Multiple CoA Key Points: • Multiple CoA • Local CoA v. Corporate CoA • Unique base accounts • Alternative CoA • External CoA v. Management CoA • Utilizes the same base accounts but rolls them up differently • Metadata maintenance is an important consideration – having  Local CoA’s means adding all of those elements and having good  governance and communication.   Page 15
  16. 16. Multiple CoA Possibilities • Stage stores local GL detail and provides some analysis  options. • A single cube could be used to store all Chart of  Accounts. • Adding Local CoA’s as separate cubes inside OneStream. • If full robust reporting is required at the Local CoA level of detail,  having a separate analytical cube best facilitates that. • Extend the Corporate CoA to add the majority of the  detail the local users need. • Having a single Chart of Accounts at a level that can be global  while still providing the majority of local reporting needs can  reduce the need for separate cubes and help with the  governance challenges of multiple cubes. Page 16
  17. 17. Multiple CoA Approach Page 17 • Understand and finalize the scope of OneStream related  to local detail. • Discover and finalize whether a single detailed CoA can  be utilized. • What requirements / needs are driving the need for the local  CoA detail?  Can it be solved through a single global CoA that  contains more granular information? • Determine the other local detail required beyond  Accounts. • Are local Cost Centers, Products, Customers, etc. required?   • Design the Cube Approach • Single cube versus multiple cube.
  18. 18. Requirement: Multiple Currencies
  19. 19. Multi‐Currency Overview • Ability to see an entity in multiple currencies or to have  OneStream handle transactional to functional  translations. • Seeing Actual data at Budget FX Rates is what we refer to  as “Constant Dollar Analysis” which is a separate topic. • Multi‐Currency Key Points: • OneStream has pre‐built functionality to support the translation  of an entity into different currencies (i.e. Entity A is functional  currency Euro and it needs to translate into USD). • Each entity is assigned a currency to facilitate the native  translation.  No rules or logic is needed to perform foreign  currency translation in OneStream for local functional currency  to reporting currency. • For the translation from transactional to functional, OneStream  would need to be setup to perform re‐measurement. Page 19
  20. 20. Multi‐Currency Possibilities • Only loading functional currency to OneStream • Storing data in transactional currency and having  OneStream perform the translation to functional  currency. • Setting up OneStream to handle multiple currency  “overrides” • If you have a Functional GBP entity that you need to see  translated to EUR and USD but you want the equity accounts in  both instances to translate at “historical” rates (i.e. not EOM  rates that the rest of the Balance Sheet uses to translate) • Creating data management jobs to move data to  different scenarios to facilitate comparison between  versions.   Page 20
  21. 21. Multi‐Currency Approach Page 21 • Review and understand the types of accounts the  transactional currencies will be stored and translated for  (all trial balance, select accounts, etc..). • Review and understand the functional currency  information for those entities and how that data will be  sourced and loaded relative to the transactional  currency. • Understand how many reporting currencies are required  and how equity accounts need to be translated • Understand the logic and re‐measurement translation  logic.
  22. 22. Requirement: “Automated” Cash Flow
  23. 23. Cash Flow Overview • Cash Flow Key Points: • Cash Flow in OneStream starts with tracking Balance Sheet  Movements through the Flow dimension.  The Flow dimension  was designed particularly for this purpose. • The Flow dimension can be configured, but typically stores  Beginning Balance, Activity, FX and Ending Balance for each balance  sheet account. • Cash Flow accounts are setup to link to the Balance Sheet  accounts / Flow dimension.  • Operating, Investing and Financing line items are pulled from the  Activity members. • FX Impact on Cash is linked to the FX Flow members. • Roll‐Forward and Memo items play an important role in  completing the submission of data needed for Cash Flow. Page 23
  24. 24. Cash Flow Possibilities • Balance Sheet Movements / Unadjusted Cash Flow  calculated in local currency at the lowest point the  balance sheet exists. • Roll‐Forwards and Cash Flow Memo Items submitted at a  later time than when the Trial Balance is submitted. • 2 common Design approaches exist: • 2D method (Main Reporting View) • Tracking of Cash Flow line items by data sources (calculated,  adjusted) • 3D method (Audit View) • Tracking of Cash Flow line items by Balance Sheet Sub‐totals by data  sources (calculated, adjusted) Page 24
  25. 25. Cash Flow Approach Page 25 • Define the level at where the Cash Flow will be initially  calculated • We recommend this to be base entities in local currency for  proper FX treatment. • Define the level where Cash Flow will be reported at • This drives the minimum requirements of where roll‐forward,  cash memo‐items and non‐cash adjustments need to be made. • Define roll‐forward and adjustment submissions • Detail the roll‐forward components, submission process and  approach. • Define the presentation approach (2D / 3D) • Define the frequency and time periods
  26. 26. Requirement: Variance / Bridge Analysis
  27. 27. Variance/Bridge Overview • Explanation of change from one period to another • Variance/Bridge Key Points:  • OneStream has a pre‐built dimension used to store activity (Flow  Dimension) • Bridge ‘categories’ can be defined and stored in a custom  dimension and can be added and applied across the accounts  required. • If bridge detail is calculated / input on parent reporting sub‐ totals, separate accounts will be needed. • Parent accounts are calculated from children and cannot be input  on. • Statistical bridge accounts for entry can be created if necessary. • If input is required, forms or Excel templates can be setup and a  workflow can be entered in. Page 27
  28. 28. Variance/Bridge Possibilities • Some organizations use the Bridge categories across  different activities: • Bridge of information (to Last Year, to Budget, etc..) • Walk‐Across from Forecast to Next Year Budget target • Some organizations expand their categories to collect  more information to help understand the assumptions: • Inflation, Productivity, Market Growth, Price Erosion,  Restructure, etc.. • Some organizations add textual information with bridge  components.   • Validations can be created and set to compare the sum  of the Bridge categories to the true activity.  This helps  ensure the bridge actually foots. Page 28
  29. 29. Variance/Bridge Approach Page 29 • Review and understand the level of detail bridge  information is submitted (Entity / Account). • Review and finalize the Bridge submission process: • Frequency of the submission • User workflow process and timing • Review and finalize the Bridge categories and what can  be calculated and what requires input. • Review and finalize the textual information and  validations that may apply.
  30. 30. Requirement: Pre‐Seeding Budget
  31. 31. Pre‐Seed Overview • Creating a starting point for users in a Budget/Forecast  scenario • Pre‐Seed Key Points: • The seeding of data can be handled through multiple different  design approaches.   • The main driver on design decisions is the timing of the pre‐seed  and who will be initiating it.   • Data can be seeded either through a workflow process or  through initiating a process to load data. Page 31
  32. 32. Pre‐Seed Possibilities • The most common seeding of data performed by  companies is the seeding of Actual data for Forecast (i.e.  3 months of Actual, 9 months of Forecast). • Some organizations pre‐seed the current forecast with  the prior forecast, while others do more of a ‘zero‐ based’ forecast approach. • A few companies have combined modeling with seeding  and have seeded data via starting with a base set and  then adding drivers to it. • Example is seeding Revenue taking current Forecast with sales  growth rates. Page 32
  33. 33. Pre‐Seed Approach Page 33 • Review and understand all of the pre‐seed relationships  between the different data scenarios (Actual, Budget,  Forecast, etc..). • Review and understand the timing of the pre‐seeding  and whether submissions may overlap (i.e. Actual and  Forecast occurring at the same time). • Review and finalize the design approach and  responsibility for seeding data.
  34. 34. Requirement: Modeling / Acquisition
  35. 35. Modeling / Acquisition Overview • Ability to view data with/without Acquisition or some  other activity • Modeling / Acquisition Key Points: • The basis of the item to be ‘excluded’ drives the design  approach.   • For example, if acquisitions can be determined by looking at the  Entity only, alternative entity hierarchies could be created to  exclude acquisitions. • If it can not be defined by some element inside OneStream (i.e.  Entity, Cost Center, etc..) we have to look to understand what  determines the excluded item and how the data can be sourced  and mapped into OneStream. • The reporting treatment also determines the design • Should acquisitions be excluded for just a certain time period or for  all of time?  Page 35
  36. 36. Adjustment Overview Page 36 • Seeing data with / without Journal entries and is similar  to acquisitions • OneStream has a pre‐built ‘Origin’ dimension that separates  data by the source or origin of where it came from – Import  (from a source system), Forms (from web forms or templates) or  Journals (from Journal entries).   • This dimension can be used to pick any entity and to see data across  all sources or origin or just for one.   • Some clients want to further classify adjustment types and  report with / without certain types of adjustments.  Examples  would be US GAAP adjustments, Management Adjustments and  Audit adjustments.   • For this type a classification, a UD dimension is setup as a data type  dimension to track adjustments further.
  37. 37. Modeling / Acquisition Possibilities • Comparative reporting with / without an Acquisition • Comparative reporting where an Acquisition is excluded  for its first 12 months and then included. • Comparative reporting excluding certain types of  adjustments (Non‐GAAP Management) • Some organizations make ‘add‐back’ adjustments to GAAP  financials to produce Management results and OneStream can  be designed to show with and without those Management, Non‐ GAAP adjustments.   • Comparative reporting excluding certain projects or  initiatives. Page 37
  38. 38. Modeling / Acquisition Approach • Our process for this item starts with a deep  understanding of how reporting with / without  acquisitions would be done. • Is there a time period of when acquisitions are included /  excluded? • How are acquisitions stored?  Entities, profit centers, etc..? • Understanding the source data and how that affects the  future reporting state ensures the solution can be  utilized.   • Finalize the design and approach. Page 38
  39. 39. Requirement: Forecast Process
  40. 40. Forecast Overview • Forecast Key Points: • Forecast data can be entered either through a web form inside  OneStream or via Excel templates that pull data from OneStream. • The items related to seeding apply to this and we have seen 3  approaches: • Start with Latest Actual + budget for forecast months • Start with Latest Actual + prior forecast for forecast months • Start with Latest Actual + no data for forecast months (Zero based) • The definition of the Rolling Forecast is important • Is the forecast period always 18 months out (i.e. 3 months of Actual data +  18 months of forecasted periods, 6 months of Actual data + 18 months of  forecasted periods). • Or is the period always 18 months in total (i.e. 3 months of Actual data + 15  months of forecast periods, 6 months of Actual + 12 months of forecast  periods).  • The level of detail of where Forecast is planned is important to  understand. Page 40
  41. 41. Forecast Possibilities Page 41 • Some organizations perform their Forecast collection at  a higher level of detail in the Chart of Accounts as  opposed to the full granularity of the Actual and Budget  data.   • Some organizations combine a Forecast with a Risk and  Opportunity submission.  The most typical approach is a  Forecast on quarter months, a risk and opportunities on  non‐quarter months with a risk‐adjusted forecast  created. • Risk and Opportunities submission can utilize the bridge  categories and typically is collected on just a few accounts (Sales,  Gross Margin, Operating Income, etc..) • Utilize a rolling 12 or 18 month forecast to provide more  future forecast information.
  42. 42. Forecast Approach Page 42 • Review and understand the level of detail the Forecast  submission should be collected at (same as actuals or  less). • Discuss the process options and timing of a Forecast  collection. • Will the same collection be done always or will a Forecast / R&O  approach be used together on different months? • Finalize the strategy for seeding Forecast. • Review and discuss the process and methodology of the  Rolling Forecast.  
  43. 43. Requirement: Driver Based Planning
  44. 44. Driver Based Planning Overview • Driver Based Planning Key Points: • Companies that adopt driver based planning either put the  drivers inside their CPM system or keep drivers outside in excel  templates and load the end results. • Excel based drivers tend to be utilized when non‐licensed planners  are involved or if a large number of unique local drivers exist. • System based drivers tend to be utilized to drive standardization as  well as when the planners all are CPM users. • OneStream drivers are calculations of logic and they have the  flexibility to be done globally or locally. • We combined allocations with this topic and allocations differ by  those that cross entity (allocate corporate costs to entities) or  ones that spread data on an entity (allocate operating expenses  on an entity down to product / customer based on sales). • The biggest challenge to driver based planning is standardization  and flexibility. Page 44
  45. 45. Driver Based Planning Possibilities Page 45 • Some of the most common drivers : • Revenue (based on Price * Volume * Mix) • Freight (% of sales or fixed amount) • % of sales adjustments (pricing givebacks, material  economics) • Direct costs (standard cost & part) • Merit increase (based upon growth factor) • Benefits (based on headcount • Travel (cost per trip * trips) • New Depreciation Expense (based on new capital  assets) • AR / AP (Sales / COGS by customer)
  46. 46. Driver Based Planning Approach Page 46 • Form an internal team of key stakeholders • Work to understand different drivers used currently and  where commonalities exist / don’t exist. • Finalize standardized and local drivers • Understand requirements for abilities to adjust driver‐ calculated results.   • Understand user base and determine whether drivers  will exist inside OneStream or Excel templates.
  47. 47. Requirement: Intercompany Matching
  48. 48. Intercompany Overview • Automatic Intercompany Elimination Key Points: • First Common Parent • No ‘Elim’ Entities • IC dimension stores Trading partners. • Intercompany Matching Key Points: • IC Matching Reports allows users to see all IC booked to them • Can be built into Workflow Page 48
  49. 49. Intercompany Possibilities • Early Intercompany Submission • Some organizations have utilized a preliminary Trial Balance  submission to facilitate Intercompany Matching to be run prior  to the due date of the full Trial Balance.  A sample closing  calendar may be: • Day 3 – Preliminary Trial Balance submission due (including all  Intercompany data with the correct trading partner) • Day 4 – all users run Intercompany Matching and build action plans  with their counter party • Day 5 – load final Trial Balance and move through certification steps • Push Intercompany Matching responsibilities to data  loaders • Intercompany Matching reports can be attached to the workflow  and run by users as a part of their process Page 49
  50. 50. Intercompany Approach • Define Intercompany Accounts and Relationships • Netted / Gross approach • Matching accounts and location of plug account • Define Intercompany Trading Partner basis (Legal Entity,  Profit Center, etc..) • Finalize elimination requirements • Process Items: • Review ability for source systems to map / load to Intercompany  accounts and trading partners and need for a manual template • Review when Intercompany Submission will exist • Review responsibilities of data loaders related to Intercompany  during the close process. Page 50
  51. 51. See you in 2016…..
  52. 52. See you in 2016….. • Future Webinars: • OneStream: What’s Possible – Part II • Deeper dive / demo of topics covered in this webinar • Splash 2016 in Austin, TX • http://www.onestreamsoftware.com/splash/ Page 52 Presenter: Jay Hampton jhampton@finitsolutions.com General Questions: Greg Barrett gbarrett@finitsolutions.com Copy of the slides Email us for a copy of the slides  or link to the recording insights@finitsolutions.com Follow us on Twitter for  updates: @Finit_Solutions

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