Análisis de la nueva ISO 9001:2015, desde la perspectiva metodológica de la gestión documental, para implantar sistemas de gestión de Calidad y de sistemas de gestión integrados, y la potencial contribución de la norma ISO 30301. Se tratarán los nuevos retos que los gestores de documentos y responsables de calidad deberán afrontar a partir de esta publicación así como también las oportunidades de futuro para el sector profesional, abriendo el diálogo al público con el objetivo de debatir cuál es el papel de los gestores de documentos en el control de los sistemas de gestión dentro de las organizaciones: posicionamiento, estrategia, supervisión, metodología,... ¿Es necesario un cambio de mentalidad? ¿Cómo afrontarlo?

1. Oportunidades para el desarrollo profesional de los especialistas de gestión documental, Jordi Serra Serra, 29 de mayo de 2015
Oportunidades para el desarrollo profesional
de los especialistas de gestión documental
en el contexto de la nueva ISO 9001:2015
Jordi Serra Serra
Universidad de Barcelona
Mesa redonda: La nueva ISO 9001:2015: una oportunidad para la
puesta en valor de la gestión documental. Coordina: CTN50/SC1
de AENOR y XV Congrés d’Arxivística de Catalunya (AAC-GD).
29 de mayo de 2015

2. Oportunidades para el desarrollo profesional de los especialistas de gestión documental, Jordi Serra Serra, 29 de mayo de 2015
Un nuevo
contexto
Crisis del
RM
tradicional
La familia
ISO 30300
La nueva
ISO 15489
La nueva
ISO
9001:2015

3. Oportunidades para el desarrollo profesional de los especialistas de gestión documental, Jordi Serra Serra, 29 de mayo de 2015
Un nuevo
contexto
Crisis del
RM
tradicional
La familia
ISO 30300
La nueva
ISO 15489
La nueva
ISO
9001:2015

4. Oportunidades para el desarrollo profesional de los especialistas de gestión documental, Jordi Serra Serra, 29 de mayo de 2015
Alcance real
de un SGD
0% 20% 40% 60% 80% 100%
Records storage
EDRMS
Business S.
eMail
?

5. Oportunidades para el desarrollo profesional de los especialistas de gestión documental, Jordi Serra Serra, 29 de mayo de 2015
Predicción
de usos
futuros

6. Oportunidades para el desarrollo profesional de los especialistas de gestión documental, Jordi Serra Serra, 29 de mayo de 2015
Limitaciones
del modelo
tradicional
• Bajo porcentaje de cobertura real
• Poca fiabilidad/seguridad efectivas
• Perspectiva custodialista, basada en fronteras
• Concepción centralista del Sistema
• Demasiado formal y de implantación pesada
• Con poca aportación de valor
• Perspectiva discreta (small-data)

7. Oportunidades para el desarrollo profesional de los especialistas de gestión documental, Jordi Serra Serra, 29 de mayo de 2015
La gobernanza de
la información
Fuente: eDiscovery Journal

8. Oportunidades para el desarrollo profesional de los especialistas de gestión documental, Jordi Serra Serra, 29 de mayo de 2015
¿Revolución o
evolución?
Records
management
Information
governance
Information
governance
Records
management

9. Oportunidades para el desarrollo profesional de los especialistas de gestión documental, Jordi Serra Serra, 29 de mayo de 2015
Un nuevo
contexto
Crisis del
RM
tradicional
La familia
ISO 30300
La nueva
ISO 15489
La nueva
ISO
9001:2015

10. Oportunidades para el desarrollo profesional de los especialistas de gestión documental, Jordi Serra Serra, 29 de mayo de 2015
Dos niveles de
actuación
Information
(records)
Information
and records
governance
About policies
Information
and records
management
About
procedures

11. Oportunidades para el desarrollo profesional de los especialistas de gestión documental, Jordi Serra Serra, 29 de mayo de 2015
Un nuevo
contexto
Crisis del
RM
tradicional
La familia
ISO 30300
La nueva
ISO 15489
La nueva
ISO
9001:2015

12. Oportunidades para el desarrollo profesional de los especialistas de gestión documental, Jordi Serra Serra, 29 de mayo de 2015
La nueva
ISO 15489
(borrador)
• Inclusión del análisis de procesos como fuente básica de
identificación de requisitos documentales.
• Consideración de los documentos dinámicos, de los
sistemas basados en datos, y de la relatividad de las
fronteras del sistema.
• Consideración explícita de los vínculos con otras normas.
• Previsión de la conexión con sistemas orientados a la
conservación a largo plazo.

13. Oportunidades para el desarrollo profesional de los especialistas de gestión documental, Jordi Serra Serra, 29 de mayo de 2015
Un nuevo
contexto
Crisis del
RM
tradicional
La familia
ISO 30300
La nueva
ISO 15489
La nueva
ISO
9001:2015

14. Oportunidades para el desarrollo profesional de los especialistas de gestión documental, Jordi Serra Serra, 29 de mayo de 2015
La ISO 9001
y la gestión
documental
• ¿La implantación de normas de calidad ha sido un
dinamizador de la implantación de sistemas de
gestión documental?
• ¿Ha funcionado la conexión de los sistemas de
gestión de la calidad y de la gestión documental?
• ¿Debe existir un sistema de gestión (documental)
de la calidad?

15. Oportunidades para el desarrollo profesional de los especialistas de gestión documental, Jordi Serra Serra, 29 de mayo de 2015
La nueva
ISO 9001:2015
• Refuerzo de la necesidad de planificar con concreción.
• Refuerzo del enfoque a procesos, y especialmente de la
integración del sistema de gestión de la calidad con la
gestión general de los procesos de negocio.
• Introducción (o refuerzo) de un enfoque basado en riesgos
y oportunidades.
• De los procedimientos documentados se pasa a la
información documentada.

16. Oportunidades para el desarrollo profesional de los especialistas de gestión documental, Jordi Serra Serra, 29 de mayo de 2015
Nuevas
oportunidades
El
profesional
Los servicios
Los clientes

17. Oportunidades para el desarrollo profesional de los especialistas de gestión documental, Jordi Serra Serra, 29 de mayo de 2015
Nuevas
oportunidades
El
profesional
Los servicios
Los clientes

18. Oportunidades para el desarrollo profesional de los especialistas de gestión documental, Jordi Serra Serra, 29 de mayo de 2015
Factores
de cambio
• Multiplicidad y dispersión
• Externalización
• Movilidad y autonomía
• Consumerización
• Seguridad real
• Incremento del volumen de datos
• Traslación del desarrollo al análisis
y a la gestión del cambio

19. Oportunidades para el desarrollo profesional de los especialistas de gestión documental, Jordi Serra Serra, 29 de mayo de 2015
Nuevas
oportunidades
El
profesional
Los servicios
Los clientes

20. Oportunidades para el desarrollo profesional de los especialistas de gestión documental, Jordi Serra Serra, 29 de mayo de 2015
Tendencias
• De la gestión nominal a la gestión efectiva
• Usuarios más libres, empresas más seguras
• No es el fondo, es el servicio
• Sistemas integrados (globales) con implantación descentralizada
• Automatización de los procesos de gestión documental
• Valoración centrada en la conservación
• Colaboración e invisibilidad (clientes prestadores)

21. Oportunidades para el desarrollo profesional de los especialistas de gestión documental, Jordi Serra Serra, 29 de mayo de 2015
La gobernanza de
la información
Gestión
documental
(RIM)
Auditoría
(compliance)
Tecnologías de
la Información
Legal
Privacidad

22. Oportunidades para el desarrollo profesional de los especialistas de gestión documental, Jordi Serra Serra, 29 de mayo de 2015
Nuevas
oportunidades
El
profesional
Los servicios
Los clientes

23. Oportunidades para el desarrollo profesional de los especialistas de gestión documental, Jordi Serra Serra, 29 de mayo de 2015
Volvemos al
debate eterno…
¿Que es un “Especialista
de gestión documental”?

24. Oportunidades para el desarrollo profesional de los especialistas de gestión documental, Jordi Serra Serra, 29 de mayo de 2015
Perfil
híbrido
Auditoría
Consultoría
Desarrollo
Gestión de procesos
Gestión
documental
Análisis y
explotación

25. Oportunidades para el desarrollo profesional de los especialistas de gestión documental, Jordi Serra Serra, 29 de mayo de 2015
La mutación
del profesional
Tercera línea
Segunda línea
Primera línea
Records
manager
Records auditor
Records controller
Records quality manager
Records architect
Records capture officer
Records preservation officer
Records accessibility officer
Frans Smit, 2013
“Cloud”
“Onpremise”

26. Oportunidades para el desarrollo profesional de los especialistas de gestión documental, Jordi Serra Serra, 29 de mayo de 2015
Muchas gracias!
Jordi Serra Serra
http://bd.ub.edu/pub/serra/
serra@ub.edu
29 de mayo de 2015