Materi pelatihan Time Management untuk Mahasiswa

1. Pelatihan Time Management
Untuk HMRA
24-25 JANUARI 2019

2. Tujuan
• Memberikan pemahaman tentang arti penting
waktu
• Memberikan pemahaman tentang keluhan yang
sering terjadi dalam keseharian mahasiswa
berkaitan dengan waktu dan menggali penyebab
penyebabnya
• Memberikan keterampilan pengelolaan waktu
bagi mahasiswa.
• Memberikan keterampilan berkaitan dengan
kendala dan hambatan dalam pengelolaan waktu

3. Isyarat musik

4. Isyarat Musik

5. Waktu, Metoda, Peserta
• 4 sesi @ 2 jam
• Ceramah, diskusi, tanya jawab, presentasi, self
assessment
• Peserta awal idealnya 30 orang (BEM,
ORMAWA),
• Untuk mahasiswa semua tingkat

6. 6
Remember that time is money
Ben Franklin, 1748
Advice to a young tradesman

7. Mengapa Time Manajemen itu penting?

8. Apa Kesan Anda?

9. Self assesment
7 Pertanyaan

10. Self Assessment
No Deskripsi Sering Kadang Tidak
pernah
1 Memiliki Jadwal teratur untuk belajar
2 Memiliki tempat khusus yang dipakai untuk belajar
3 Mengetahui jadwal kuliah dan rencana perkuliahan
sebelum perkuliahan dimulai
4 Mengatur kegiatan sosial/ekstra kurikuler secara
khusus dengan memperhatikan jadwal
ujian/praktikum
5 Membuat makalah/tugas/laporan segera setelah
ditugaskan
6 Meluangkan waktu untuk melakukan kegiatan lain
yang menarik minat saya di luar kegiatan kuliah
7 Menikmati kuliah dan memanggap semua tugas tugas
adalah bagian dari proses penting dan saya butuhkan
dalam proses belajar saya

11. Feedback Self Assessment
Bagaimana pendapat ANDA?

12. Perhatikan
• Jika tidur 8 jam sehari
• Maka 8/24 = 1/3 hari  1/3 hidup
• Jika umur 60 tahun
• Maka tidur = 20 tahun
• Ayo bangun dan terus melek

13. Pertanyaan
• Adakah orang yang memiliki waktu lebih dari
24 jam sehari yang kurang dari 24 jam?
• Mengapa ada yang tergesa gesa, ada yang
santai?
• Mengapa ada mahasiswa yang memiliki
banyak kegiatan? Ada yang sedikit
• Mengapa IPK mereka kadang sama?

14. Nasihat Tentang Waktu

15. Nasihat Tentang Waktu

16. Fenomena keluhan
• Aduh… dosennya banyak sekali kasih tugas
• Aduh gak punya waktu
• Kok gak selesai selesai nie tugas
• Tuhan cepat selesaikan aku dari tugas ini
• Sudah 3 malam ini aku begadang
• Duh tidak sempat cuci baju
• Duh malam minggu ini men-jomblo lagi

17. Kunci : Pengelola Waktu
Time Management

18. Tabel Kegiatan Harian Pribadi

19. Tabel Kegiatan Harian Pribadi
Total cell = 20 X 7 = 140
Hitung cell yang tidak diisi, tidur, main,
waktu tidak produktif.
Hitung effisiensi waktu : (total cell
produktif/total cell)X 100%

20. Diskusi kelompok
• Tentukan gejala ketidak tepatan pengelolaan
waktu
• Diskusikan penyebabnya
• Kelompokkan penyebab tersebut sebagai
faktor internal dan faktor eksternal
• Tentukan langkah mengeliminir faktor
tersebut

21. Tabulasi
Gejala Penyebab
Internal
Langkah
Eliminir
Penyebab
Eksternal
Langkah
Eliminir

22. Presentasi Per Kelompok

23. Wrap Up Diskusi kelompok
• Faktor Internal :
– Malas, terlena, mudah menyerah, menganggap
remeh, lupa, menunda
• Faktor Eksternal
– Asyik dengan dunianya (Sosmed), diajak main
teman,

24. Creative action
Problem Short action Plan
Sosmed addict
Ajakan teman
Menunda
Macet
Malas

25. To DO LIST
Tugas Prioritas
H/M/L
Status :
Selesai, Tunda
Keterangan
hari/Tanggal :

26. Management Waktu

27. Jar of Live

29. Misi vs Visi
• Misi
– Alasan keberadaan
– Discovering Process
• Visi
– Cita-cita
– Pandangan ke depan
Misi saya, kita, kami ? Berhubungan dengan stake holder

30. Effective vs Efficient
• Effective : Do the right things
• Efficient : Do the things right

31. Effective vs Efficient
• Doing the right things right
• Doing the wrong things right
• Doing the right things wrong
• Doing the wrong things wrong
Urutkan prioritasnya

32. Urgent Vs Important
• Urgent : Time constrained
• Important : Mission oriented
Important
Urgent
Yes
No
Yes No

33. Urgent & Important Matrix
Urgent Not Urgent
Important
1 - DO NOW
emergencies, complaints and crisis issues
demands from superiors or customers
planned tasks or project work now due
meetings and appointments
reports and other submissions
staff issues or needs
problem resolution, fire-fighting, fixes
2 - PLAN TO DO
planning, preparation, scheduling
research, investigation, designing, testing
networking relationship building
thinking, creating, modelling, designing
systems and process development
anticipation and prevention
developing change, direction, strategy
NotImportant
3 - REJECT AND EXPLAIN
trivial requests from others
apparent emergencies
ad-hoc interruptions and distractions
misunderstandings appearing as complaints
pointless routines or activities
accumulated unresolved trivia
boss's whims or tantrums
4 - RESIST AND CEASE
'comfort' activities, computer games, net surfing,
excessive cigarette breaks
chat, gossip, social communications
daydreaming, doodling, over-long breaks
reading nonsense or irrelevant material
unnecessary adjusting equipment etc.
embellishment and over-production

34. Tujuh Prinsip Management Waktu
1. Selalu Aktif, bukan reaktif
2. Tentukan Sasaran
3. Tentukan Prioritas
4. FOKUS, FOKUS, FOKUS
5. Tentukan batas waktu yang realistis
6. Lakukan sekarang, jangan tunda
7. Seimbangkan Hidup

35. 35
Goals, Priorities, and Planning
• Why am I doing this?
• What is the goal?
• Why will I succeed?
• What happens if I chose not to do it?

36. 36
Inspiration
“If you can dream it, you can do it”
Walt Disney
• Disneyland was built in 366 days, from
ground-breaking to first day open to the
public.

37. 37
Planning
• Failing to plan is planning to fail
• Plan Each Day, Each Week, Each Semester
• You can always change your plan, but only
once you have one!

38. Self assessment dan diskusi
• Tentukan Sasaran utama anda di Race
• Contoh : Lulus jurusan RACE dengan IPK: 3,5
dengan kemampuan bahas Inggris TOEFL 500,
PLC Ladder Programming 50 I/O, ref-prop
programing, autocad 3 D, dengan pengalaman
organisasi memimpin 1 kegiatan besar dengan
membawahi 30 orang

39. The next 3-4 years
• Core competence in Electrical/Electronics Engineering
• GPA (GRADE POINT AVERAGE) > 3,5
• TOEFL SCORE > 450
• Software :
– Basic Microsoft Office Skill
– Drawing Skill
– Other spesific software skill : PLC, Primavera, Microsoft
Project, Refprop
• Presentation skill
• Leadership Skill
• Other specific skill : photography, survival,

40. Disini tangal 10 Oktober 2018

41. Contoh Diagram Sasaran
Lulus RACE
IPK
Soft skill
Ketua Organisasi
30 orang
Presentasi
Software Skill
PLC
Autocad
Keterampilan
Bahasa
TOEFL 500

42. Buat Diagram Sasaran Diri Anda

43. Diagram Sasaran Pribadi
Lulus Polban
IPK :
Soft skill
Ketua Organisasi
30 orang
Presentasi
Software Skill
Keterampilan
Bahasa
TOEFL:

44. Self assessment and group
assessment

45. Hambatan Management Waktu
Hambatan Rangking
Pribadi
Rangking
Kelompok
• Mengerjakan terlalu banyak hal sekaligus
• Ketidakmampuan berkata “Tidak”
• Menunda-nunda pekerjaan
• Tidak mengelola waktu “tulis menulis”
• Gagal menentukan prioritas
• Gangguan Televisi, Game, gadget
• Gagal Multi tasking atau gagal sequencial tasking
• Mengisi waktu kosong/Sela di perjalanan.
• Mengeluh tanpa mengambil langkah
• Mencari alasan alasan
• Gagal Mendelagasikan

46. Hambatan Management Waktu
Hambatan 1 2 3 4
• Mengerjakan terlalu banyak hal sekaligus 5
• Ketidakmampuan berkata “Tidak” 3
• Menunda-nunda pekerjaan 4
• Tidak mengelola waktu “tulis menulis” 7
• Gagal menentukan prioritas 8
• Gangguan Televisi, Game, gadget 1
• Gagal Multi tasking atau gagal sequencial tasking 6
• Mengisi waktu kosong/Sela di perjalanan. 9
• Mengeluh tanpa mengambil langkah 10
• Mencari alasan alasan 2
• Gagal Mendelagasikan 11

47. Hambatan Management Waktu (Peer
Discussion)
Hambatan Solusi Sendiri Saran
Teman
• Mengerjakan terlalu banyak hal sekaligus
• Ketidakmampuan berkata “Tidak”
• Menunda-nunda pekerjaan
• Tidak mengelola waktu “tulis menulis”
• Gagal menentukan prioritas
• Gangguan Televisi, Game, gadget
• Gagal Multi tasking atau gagal sequencial
tasking
• Mengisi waktu kosong/Sela di perjalanan.
• Mengeluh tanpa mengambil langkah
• Mencari alasan alasan
• Gagal Mendelagasikan

48. Wrap Up day 1, Apa yang anda
pelajari?
• Memilih skala prioritas
• To Do List Penting
• Mahasiswa gak sibuk sibuk amat
• Tahu Urgent dan importantnya suatu hal
• Membuat solusi dari suatu permasalahan
• Mengetahui banyak waktu yang terbuang sia sia
• Mengoptimalkan waktu untuk kegiatan yang lebih produktif
• Kalau memanage waktu harus punya target
• Nikah itu penting untuk masa depan
• Pentingnya implementasi apa yang dipelajari hari ini dalam
kehidupan sehari hari
• Jelaskan secara detail apa yang menjadi tujuanmu

49. Day 2
• Check PR
• Hambatan Psikologis
• Teknik berkata “Tidak”

50. Hambatan Psikologis
• Keinginan untuk sempurna
• Takut gagal atau takut sukses
• Menurunkan atau meningkatkan nilai aktivitas
kegiatan anda
• Ketidak sabaran
• Toleransi yang rendah terhadap perbedaan,
frustasi
• Kecemburuan

51. Hambatan Psikologis
• Tidak mampu menerima kritik
• Bosan
• Rasa bersalah
• Mementingkan diri sendiri
• Sedang jatuh cinta
• Mem”benarkan” kebiasan kebiasan buruk

52. Teknik Pengelolaan Waktu

53. Tip dan Trik
Pengelolaan Wakt versi Mahasiswa

54. TIMELINE

55. Paper and pencil
• Simple
• To do List
• Read
• Check
• and Be Discipline

56. To DO LIST
Tugas Prioritas
H/M/L
Status :
Selesai, Tunda
Keterangan
hari/Tanggal :

57. Latihan Paper and Pencil
To DO List

58. Menggunakan Gadget 
Software

59. 1. Gunakan aplikasi yang menunjang aktivitasmu
• Dalam layanan playstore pada smartphone,
terdapat banyak sekali aplikasi menarik yang
ditawarkan. Mulai dari aplikasi media sosial,
fotografi, hingga aplikasi penunjang performa
smartphone. Dari banyaknya aplikasi yang
ditawarkan, kita harus pandai memilih mana
saja yang sebenarnya kita butuhkan. Ini
bertujuan untuk memaksimalkan
pemanfaatan dari smartphone tersebut.

60. 2. Hapus aplikasi yang tidak terlalu penting
• Banyaknya aplikasi menarik yang
ditawarkan, terkadang membuat
pengguna smartphone asal mengunduh
aplikasi. Padahal, terlalu banyak aplikasi
dapat mengakibatkan performa
smartphone menjadi lelet. So, hapuslah
aplikasi yang tidak terlalu penting.

61. 3. Gunakan ketika
kamu membutuhkan
• Banyak sekali orang yang menggunakan
smartphone-nya ketika berkendara. Ini sangat
tidak aman bagi keselamatan pengguna
kendaraan di jalan. Selain itu, ketika berkumpul
bersama kawan ada-ada saja yang masih
terfokus pada smartphone-nya. Sebagai
pengguna smartphone yang smart, seharusnya
kamu tahu kapan harus menggunakan alat itu
dan kapan harus meninggalkannya sejenak
untuk sesuatu yang lebih penting.

62. 4. Manfaaatkan pada waktu senggang
• Ketika menunggu kereta datang dan kamu
tidak membawa buku bacaan apa pun,
kamu bisa memanfaatkan smartphone-mu
untuk browsing informasi-informasi
menarik lewat aplikasi browser. Daripada
hanya untuk update sesuatu yang tidak
penting di media sosial, lebih baik gunakan
smartphone-mu untuk update berita
terbaru sehingga wawasanmu bertambah.

63. 5. Gunakan untuk berbagi
• Berbagi bisa sangat mudah ketika kamu
notice terhadap hal-hal kecil di
sekitarmu. Ketika menemukan informasi
menarik, kamu bisa membagikannya
dengan kawan-kawanmu melalui aplikasi
media sosial di smartphone-mu. Jadi,
selain menjadi pengguna smartphone
yang bijak, kamu juga bisa menjadi
pengguna media sosial yang bijak.

64. 6. Tinggalkan smartphone sebelum
tidur
• Salah satu sebab mengapa manusia sulit tidur
adalah smartphone. Dengan adanya smartphone,
manusia cenderung ingin selalu mengecek apa yang
ada di sana. Padahal, waktu sebelum tidur itu
seharusnya dimanfaatkan untuk membuat tubuh
dan pikiran rileks, tanpa gangguan apapun. Selain
itu, agar kualitas tidur tetap terjaga, terapkan mode
silent pada smartphone-mu sebelum tidur sehingga
tidak terganggu oleh suara notifikasi dari
smartphone tersebut.

65. 7. Ingatlah bahwa smartphone itu
hanya alat
Kehadiran teknologi dalam kehidupan manusia
sesungguhnya adalah untuk memudahkan aktivitas
manusia. Bukan malah mengubah pola hidup manusia
menjadi kurang produktif dan hanya terfokus pada hal-hal
yang kurang bermanfaat. Tidak jarang orang menggunakan
smartphone-nya secara berlebihan dan seolah tidak mau
terlepas darinya. Gunakanlah smartphone-mu sebagaimana
fungsinya sebagai alat untuk memudahkan aktivitasmu.

66. 66

67. Work/Task Break Down
• Salah satu hambatan dalam mengerjakan
tugas adalah gagal memilah, memecah tugas
menjadi komponen pekerjaan yang lebih kecil.
• Hambatan penyelesaian tugas karena
komponen pekerjaan yang lebih kecil tidak
terselesaikan terlebih dahulu

68. Work/Task Break Down
Tugas
Autocad
Contoh
Benda kerja
Komputer
Mouse OK?
Keyboard
OK?
Listrik?
Printer
Tinta OK?
Kertas OK?
Listrik?

69. Teknik Berkata “Tidak”
• Hambatan tidak terselesaikan pekerjaan/tugas
karena kita tidak mampu berkata “tidak”
untuk :
– Ajakan yang menarik diluar sasaran utama
– Ajakan/permintaan yang secara emosional
membebani
– Ajakan superior body, kakak senior, kegiatan
kampus lain
– Ajakan yang urgent

70. Teknik Berkata “Tidak”
• Pastikan terlebih dahulu pada ajakan apa anda
harus berkata “tidak”
• Latih Untuk berkata “tidak” dengan ramah,
lembut dan positif
• Jangan pernah plin plan dengan berkata :
“mungkin”
• Katakan : tidak untuk saat ini, saya akan
mengerjakannya 2 hari yang akan datang dan
tepati
• Latih diri anda memilih kata-kata yang tepat
untuk berkata “tidak”  latihan

71. Waktu Senggang
Apa yang dilakukan?
Kapan, dimana?

72. Bahkan untuk tidak berencana-
pun kita tetap harus berencana

73. Fail to Plan means plan to fail

74. Diskusi Kelompok
• Apa yang membuat kita tidak/kurang
komitmen terhadap waktu?
• Bagaimana menjaga komitmen terhadap
waktu?
• Tentukan langkah konkritnya!!!

75. Pendelegasian, Kerja sama (kerja
Kelompok), untuk para aktivist
• Buat Sistem, bukan tokoh
• Buat resume pertemuan, share
• Komit pada hasil keputusan

76. 76
Delegation
• No one is an island
• You can accomplish a lot more with help
• Most delegation in your life is from faculty to
graduate student

77. 77
Delegation is not dumping
• Grant authority with responsibility.
• Concrete goal, deadline, and consequences.
• Treat your people well
• Grad students and secretaries are a faculty
member’s lifeline; they should be treated well!

78. 78
Challenge People
• People rise to the challenge: You should delegate
“until they complain”
• Communication Must Be Clear: “Get it in writing” –
Judge Wapner
• Give objectives, not procedures
• Tell the relative importance of this task

79. Effective Meeting
• Preparation :
– Purpose :

80. Effective Meeting
• Target : (tergantung, tujuan dari meeting)
• Agenda,
• Siapa yang diundang
• Paper work
• Eksekusi Meeting

81. Sample
Latihan

82. Action Plan After Training
• Individual Goal
• Team Goal
• Goal Keeper
• Time keeper
• Reward and Punishment

83. Time Management 83
The Big Rocks of Life