Valtiokonttori, Valtion IT-palvelukeskuksen asiakaspäivä 9.10.2012, Hankepäällikkö Merja Kuparinen: Näin otimme käyttöön Valtion yhteisen viestintäratkaisun. Käytännön kokemuksia muutosjohtamisesta.

1. Näin otimme Valtion yhteisen
viestintäratkaisun käyttöön
Käytännön kokemuksia muutosjohtamisesta
Hankepäällikkö Merja Kuparinen, Valtiokonttori
VIP-asiakaspäivä, Merja Kuparinen 9.10.2012

2. Esityksen sisältö
• Taustaa
• Muutosjohtaminen ja sen tavoitteet
• Suunnitteluvaihe ja muutosvalmiuskysely
• Uusien toimintatapojen ideointi
• Viestintä
• Ohjeet, politiikat ja koulutukset
• Seuranta
• Muutosjohtamisen haasteita
• Vinkkejä
VIP-asiakaspäivä, Merja Kuparinen 9.10.2012

3. Taustaa
• Valtiokonttorissa otettiin käyttöön kaikki VYVI-palvelut, joista
viimeisinä Kokous- ja Pika-palvelut toukokuussa 2012.
- Olimme kokonaisuuden pilottikäyttöönottohanke
• Käyttönottohankkeessamme oli kaksi osaprojektia:
Tekninen- ja Muutos-projekti.
• Suurimmat muutokset entiseen olivat tavoite
verkkokokouksen ja pikaviestinnän merkittävästi
laajemmasta käytöstä ja odotetun Ryhmä-palvelun
käyttöönotto.
VIP-asiakaspäivä, Merja Kuparinen 9.10.2012

4. Miksi pitäisi muutosjohtaa?
• Hankkeen hyödyt realisoituvat vasta, kun
- käyttäjät käyttävät palveluita usein, monipuolisesti ja
oikein
- he itse innovoivat uusia tehokkaampia työtapoja
• Muutosjohtamisella varaudutaan muutosvastarintaan ja
”myydään” uudet palvelut käyttäjille.
• Käyttämätön palvelu aiheuttaa vain kustannuksia.
VIP-asiakaspäivä, Merja Kuparinen 9.10.2012

5. Muutosvastarintaa?
• Muutosvastarintaa uusia viestinnän toimintatapoja kohtaan voi esiintyä
lukuisista syistä ja hyvin yllättäviltäkin tahoilta, esim.
- yleinen muutosvastarinta, ”vanha tapahan on joka tapauksessa
parempi”
- henkilö ei koe tarvitsevansa palveluja / ei näe hyötyjä, kun ei ole
ennen käyttänyt vastaavia palveluja
- ”rationaalinen” vastarinta, esim. avokonttoritilat eivät käyttäjän
mielestä sovi Kokous- palvelun käyttöön. Entä miten valvon
etätyön tekijöitä? Enkö enää ”pääsekään” työmatkoille?
- palvelu vaan tuntuu vaikealta käyttää (vaikkei henkilö ehkä olisi
kokeillutkaan sitä)
- käyttäjä kokee, ettei hän tiedä riittävästi palveluista
- on paljon tärkeämpääkin tekemistä, pitääkö vielä tällaistakin…
VIP-asiakaspäivä, Merja Kuparinen 9.10.2012

6. Muutosjohtamisen tavoitteet
• Päätavoitteena oli varmistaa hankkeen tavoitteiden saavuttaminen:
- johdon ja käyttäjän näkökulma: tehokkuuden lisääntyminen
- henkilöstönäkökulma: työtyytyväisyyden paraneminen työvälineiden
osalta
- talousnäkökulma: säästöt
- prosessinäkökulma: palvelujen hallinnan keveneminen
• Käyttöönoton laatutavoitteena oli esim. se, että virkamiehet
- suhtautuvat muutokseen positiivisesti
- ymmärtävät uusien palveluiden käyttämisen hyödyt
- osaavat käyttää uusia palveluja oikein ja tehokkaasti
- työteho säilyy myös käyttöönoton aikana
Kaikille tavoitteille asetettiin kriteerit ja mittarit.
VIP-asiakaspäivä, Merja Kuparinen 9.10.2012

7. Suunnittelu
• Hankesuunnitelman lisäksi tehtiin muutos- ja
viestintäsuunnitelmat toimenpiteineen
• Samalla päätettiin muistuttaa jo olemassa olevista
työvälineistä mm. videoneuvottelusta ja MOSS-työtiloista
VIP-asiakaspäivä, Merja Kuparinen 9.10.2012

8. Aloitus: muutosvalmiuskysely
• Muutosvalmiuskysely tehtiin kesäkuussa 2011.
- Selvitettiin asenteita ja nykyisten palvelujen käyttöä
• Vastaajien määrässä korostui johdon ja asiantuntijoiden suhteellisesti
suuri määrä ja esimiesten ja muun henkilöstön pieni määrä.
• Havaintoja hyödynnettiin heti muutosjohtamisen suunnittelussa.
- Tarkistettiin mm. perehdyttämisohjeet tältä osin.
• Jo olemassa olevien palveluiden käytössä oli suuria eroja.
• Kyselyn mukaan
- 57% oli erittäin innostunut tai innostunut muutoksesta
- 30% ei osannut sanoa
- 13% oli melko tai erittäin välinpitämättömiä
VIP-asiakaspäivä, Merja Kuparinen 9.10.2012

9. Uusien toimintatapojen ideointi
• Ideoita kerättiin mm. projektin työtilassa, infoissa,
intranetissa ja työpajoissa.
• Co-innovation-työpajat:
- Tiedon maksullinen palvelu.
- Pidettiin kaksi työpajaa : toinen hankkeen alussa ja toinen
syyskuussa 2012, kun palvelut olivat jo olleet käytössä.
- Etenkin jälkimmäinen työpaja sai aikaan paljon hyviä ja
heti toteutuskelpoisia ideoita.
- Työpajat kannattaneekin pitää sitten, kun palvelut ovat jo
käytössä.
VIP-asiakaspäivä, Merja Kuparinen 9.10.2012

10. Intranet oli viestinnän pääkanava
• Uutisia mm.:
- hankkeen aloitustilaisuudesta, tavoitteista ja tulevista
uusista palveluista
- sähköpostien ja kalenterien siivoustalkoot (useaan
kertaan). Kerättiin myös käyttäjien vinkkejä, joista parhaat
palkittiin leffalipuilla.
- monia uutisia hankkeen tilanteesta ja infotilaisuuksista
- uutisia koulutustilaisuuksista ja verkkokoulutuksista
- käyttöönoton ohjeistus- ja kokoomauutiset: kaikki
ohjeet ja linkit yhteen uutiseen helposti löydettävästi
- käyttäjien haastattelu-uutinen syyskuussa muutama
kuukausi käyttöönoton jälkeen
VIP-asiakaspäivä, Merja Kuparinen 9.10.2012

11. Koulutukset
• Valtion IT-palvelukeskuksen verkkokoulutukset julkaistiin
hankkeen alkuvaiheessa.
• Parhaat käytännöt-verkkokoulutus tehtiin omin voimin
Valtiokonttorin verkkokouluun. Koulutus sisälsi vinkkejä
kaikkien VYVI-palveluiden käyttöön.
- tietoturva-asiat huomioitiin palveluittain.
• Kokous-palvelusta pidettiin ennen ja jälkeen kesälomien
koulutustilaisuuksia.
• Teknisille asiantuntijoille pidettiin oma luokkakoulutus.
VIP-asiakaspäivä, Merja Kuparinen 9.10.2012

12. Ohjeet ja politiikat
• Kaikki olemassa oleva ohjeistus käytiin läpi ja päivitettiin.
• Valtion IT-palvelukeskukselta saadut ohjeet jalkautettiin.
• Käyttöpolitiikat muokattiin Valtion IT-palvelukeskuksen
mallien pohjalta.
• Verkkokoulussa vinkkejä hyviin käytäntöihin.
• Kaikki materiaali (linkit) kerättiin yhteen intranet-uutiseen.
VIP-asiakaspäivä, Merja Kuparinen 9.10.2012

13. Muita viestintätoimenpiteitä
• Esittely Valtiokonttorin esimiespäivässä
• Muutosagentit: eivät ole teknisen tai lähituen antajia,
vaan enemmänkin sanansaattajia ja motivaattoreita.
Meillä näitä olivat käytännössä Muutos-projektin jäsenet.
VIP-asiakaspäivä, Merja Kuparinen 9.10.2012

14. Seuranta
• Ensimmäinen käyttöönoton ja käytön seurantakysely
tehtiin syyskuun lopussa 2012.
• Työpajojen ideoiden toteutuksen jatkoseuranta.
• Tavoitteiden saavuttamisen seuranta jatkuu
linjaorganisaation toimesta hankkeen päätyttyä.
- Tavoitteet on asetettu useammalle vuodelle.
- Tehtävä vastuutetaan hankkeen loppuraportissa linjalle.
VIP-asiakaspäivä, Merja Kuparinen 9.10.2012

15. Muutosjohtamisen haasteita
• Pilotin rooli ja muutokset, kaikki ei ollut valmista, aikataulu
venyi.
• Kokouksen koulutustarve yllätti jossain määrin:
- Hankalimmaksi osoittautui Kokous-palvelun käytön aloittamisen
kynnys niiden käyttäjien osalta, joilla ei vielä ollut kokemusta
vastaavasta palvelusta.
• Asennemuutos: myös pääkaupunkiseudun kokoukset
kannattaa pitää verkkokokouksina.
• Palveluiden käyttöönotossa olisi voinut olla enemmän
pakottavuutta henkilötasolla.
• Samoin uusien palveluiden koulutukset voisivat olla pakollisia,
näin mm. tukitarve jäisi pienemmäksi.
VIP-asiakaspäivä, Merja Kuparinen 9.10.2012

16. Vinkkejä muutosjohtamiseen
• Varmista johdon tuki: johdon esimerkki
• Sitouta esimiehet: esimiesten esimerkki
• Yksiköiden edustajien rooli hankkeessa on merkittävä
tiedon jakelussa ja asenteiden muokkauksessa
• Yhteiset pelisäännöt / toimintatavat
• Innosta kokeilemaan palveluja, vaikka serminaapurin tai
oman tiimin kanssa
• Motivoi työporukat innovoimaan uusia toimintatapoja
oman työnsä kehittämiseen VYVI-välineillä
• Järjestä itse omat kokouksesi verkossa, käytä Pikaa,
Ryhmää jne.
VIP-asiakaspäivä, Merja Kuparinen 9.10.2012

17. Kiitos!
VIP-asiakaspäivä, Merja Kuparinen 9.10.2012