Het depotbeheersysteem ABS Archeion

1. Algemeen Rijksarchief
en
Rijksarchief in de Provinciën
Depotbeheersyteem
ABS-Archeion
Lucie Verachten
14 september 2007

2. Algemeen Rijksarchief
en
Rijksarchief in de Provinciën
Automatisering in archieven
Depotbeheersyteem, leeszaalwerking, …
Lucie Verachten
14 september 2007

3. Softwaretoepassingen voor archieven …
Software voor archieven …
- Ontsluiting: ‘toegangen on-line’
- Documentbeheerssytemen – beheer van digitaal archief
Normen en richtlijnen …
-ISAD(G)
-ISAAR(CPF)
-…

4. Depotbeheersysteem
- Klassiek magazijn
- Niet-gedigitaliseerde archiefdocumenten
- Leeszaal documenten

5. Automatisering
REGISTRATIE EN IDENTIFICATIE
-elk archiefblok krijgt een uniek identificatienummer
-elk archiefbestanddeel krijgt een uniek identificatienummer
archiefblok <>archiefbestand
fysieke eenheid <> intellectuele eenheid
UNIFORM – UNIEK – ONVERANDERBAAR

6. Automatisering
MINIMALE GEGEVENS
-Naam van het archiefblok
-Uiterste data
-Omvang (in meters en in aantal verpakkingseenheden)
PLAATSING IN HET MAGAZIJN

7. Automatisering
BEHEERSINFORMATIE
Wettelijke basis verwerving: neerlegging, aankoop, …
Raadpleegbaarheid – openbaarheid
Duplicaatcollecties (koppelen aan originelen)
- kopies
- microfilm
- digitale kopies

8. Automatisering
TOEGANGEN
unieke identificatie van
- overdrachtslijsten
- inventarissen
- nadere toegangen
DOSSIER
- verwijzing naar centraal dossier

9. Automatisering
HISTORIEK VAN HET ARCHIEFBLOK
- aanwinsten
ook registratie van aankopen van archiefdocumenten
die in een archiefblok ‘verzameling’ geplaatst worden
- verliezen
- projecten materiële zorg (ook voorbereiding)
- projecten toegankelijk maken (ook voorbereiding)

10. Automatisering
ONDERSTEUNING VAN LEESZAAL
- Registratie lezers
- Aanvraag – reservering documenten
- Doorverwijzing naar duplicaatcollectie
- Bestelling reproducties
- Ophaling documenten uit magazijn (incl. formulieren)
- Ontheffing beperkingen op raadpleging

11. Automatisering
ONDERSTEUNING VAN DAGELIJKSE OPERATIES
- Verhuisoperaties
- Bestandsopnames
- Voorbereiding van toekomstige neerleggingen
(omvang elders bewaard)

12. Automatisering
HISTORIEK
Alle wijzigingen zijn traceerbaar
Gegevens kunnen niet verwijderd worden
- Aanwinsten
- Verliezen
- Uitleningen
- Projecten ontsluiting
- Projecten materieel beheer

13. Automatisering
STATISTIEK
-Omvang archief
-Beschikbare ruimte
-Neerleggingen
-Lezers
-Werkbezoeken
-Ontleende documenten

14. Automatisering
RICHTLIJNEN VOOR UNIFORME INVOER
Voornamelijk bij decentraal invoer en centraal beheer
duidelijke afspraken voor uniforme invoer.
-Beperkingen in velden
-Keuzelijsten
-Controlevelden
-Afspraken

15. Automatisering
BEVEILIGING VAN DE GEGEVENS
- definitie van diverse types van medewerkers
met verschillende niveaus van toegangsrechten
- beheerder
- leeszaalvoorzitter
- archivaris (raadplegen van gegevens)
evt. verschillend per depot, magazijn

16. Automatisering
GEBRUIKSVRIENDELIJK
- Aangepaste invoer- en raadpleegschermen
met helpfuncties
- Schermen, velden, … in overeenstemming met
gebruikte terminologie
- Mogelijkheid tot bewerking van grote reeksen
- verhuis van een volledig magazijn
- openbaarheid controleren

17. Automatisering
STABIELE DATABANK
-goede relationele databank
-mogelijkheid koppelen aan andere toepassingen
exportmogelijkheid
- on-line toegangen
- gedigitaliseerde documenten
-…
-beperkt aantal functionaliteiten voor klassieke
gebruikers maar veel eigen randapplicaties

18. Ervaring Rijksarchief
ABS-Archeion
Sinds 1992 in Algemeen Rijksarchief
Sedert enkele jaren in Rijksarchieven in de Provinciën
2006-2007: prioriteit invoer ABS-Archeion
-langdurig proces
-systematisering, controle, identificatie, …
-uniformisering

19. Ervaring Rijksarchief
Waarom ABS-Archeion?
Waarom bij ABS-Archeion gebleven?
-Stabiele database
-Databasestructuur sluit zeer goed aan bij noden
Unieke identificatie van archiefblokken, bestanddelen, …
-Centraal beheer – decentrale invoer
één systeem voor alle rijksarchieven
-Meertaligheid: NL, FR, NL/FR,DE

20. Ervaring Rijksarchief
-gebruiksvriendelijkheid van schermen: beperkt
nieuwe webversie: installatie najaar
- extra mogelijkheid
- registratie van archiefvormers (koppeling aan
bestanddelen)
Archiefblok <> archiefbestand
Archievenoverzicht
- naast minimale gegevens ook registratie van
rubrieken: type archiefblokken, archiefvormers:
overheid voor 1795, bedrijven, families, …

21. Ervaring Rijksarchief
-zeer veel gekoppelde eigen applicaties
- rapportering (bestandsopname, verhuis, …)
- statistieken
- export – koppeling aan toegangen (EAD – XML)
- controle van retroconversie
- koppeling,identificatie van gedigitaliseerde
archiefdocumenten
ARCHIEFBEHEERSSYSTEEM = KERN
DOORVERWIJZING NAAR ANDERE APPLICATIES