100% digitaal - Annelies O

1. Antwerpen - 100 % digitaal
Annelies O, Informatiebeheer Stad Antwerpen

2. Van paperless office tot paperless archive
2003: klasseertool e-mails
2006:
archiefbeheersysteem- website
2007:
Digitale klassementen
E-depot
Netwerk informatiebeheerders
2008-2010:
RM Toolbox
werkplekdelen
2012:
G2.0 technische
randvoorwaarden
2014:
project 100% digitaal ->
efficiëntie & plaatsgebrek
Flexibel werken

3. Plaats-, tijds- en toestelonafhankelijk
Kies zelf waar, wanneer en met wat je werkt. Eens je verbonden
bent met het internet, kan je aan de slag met je digitale dossiers en
documenten.

4. Informatie delen & samenwerken
Informatie delen was nog nooit zo eenvoudig. Via een link bezorg je
jouw collega’s direct de juiste versie van een document.
Zieke collega? Geen probleem! Je kan het dossier gemakkelijk
terugvinden in de mappenstructuur of de procesapplicatie.

5. Snel & efficiënt werken
Digitale dossiers opzoeken is doodeenvoudig, voor jezelf én voor je
collega’s. Omdat je samen in één bestand kan werken, vermijd je
dubbel werk en een wildgroei aan documenten.

6. Geen dure oplossingen nodig
De stad gebruikt maximaal de bestaande functionaliteiten van ICT-
toepassingen. Door een goed uitgebouwde mappenstructuur te
gebruiken, afspraken te maken en de kleine problemen creatief op
te lossen, kom je al een heel eind. Het digitale depot bouwden we
zelf.

7. Digitaal archiveren
Documenten en hun metadata worden zo snel mogelijk
opgenomen in het digitale depot van het FelixArchief. Op die
manier zijn ze ook online raadpleegbaar voor burgers en over 100
jaar nog te bekijken.

8. CONCREET

9. 1. Handtekeningen zijn veelal de laatste drempel om volledig digitaal te gaan.
2. De stad ondertekent documenten enkel nog wanneer het juridisch is vereist. In heel
wat gevallen is een digitaal alternatief al voldoende.
3. Is een handtekening toch vereist, dan plaatsen we ze digitaal (met een gescande
handtekening of met onze eID’s).
PROJECT
AFSCHAFFEN
HANDTEKENING

10. •
Mededelingen aan de gemeenteraad - Kennisgeving aan kunst- en
cultuurorganisaties- Verklaring op eer aanplakking openbaar onderzoek en
bekendmaking Milieuvergunning - Aanplakking bekendmaking openbaar
onderzoek monumentenzorg -Bekendmaking reglementen en verordeningen -
Uittreksels bevolking en uittreksels strafregister - Ontvangstbevestiging
schadeaangifte -Digitaal ritformulier dienstwagens Den Bell - Basisattesten groene
leningen - Aanwezigheidsregister college en gemeenteraad-
Weigeringsbrieven facturen - Fiscale attesten en financiële planningen bij de
stedelijke jeugddienst - Lijsten voor permanenties voertuigencentrum -
Formulieren en verklaring verkiesbaarheid nieuwe raadsleden - Brieven
toekenning concessies op begraafplaatsen - Uitlenen van dienstfietsen, beamers
en badges opleidingslokalen in Den Bell - Documenten passieve openbaarheid van
bestuur - Brieven met vraag om informatie - Brief BTW-onderrichtingen -
Ontvangstbevestigingen archiefuitlening Den Bell - Toelage brandweercontrole en
opstartpremie kinderopvang
•
Afschaffen handtekening:
realisaties

11. Toch nog een papieren dossier?
1. Het stadsarchief scant een gearchiveerd papieren dossier en bezorgt aan de
medewerker een link naar het gescande dossier in het digitale archief.
2. Met de checklist substitutie helpt het stadsarchief met slim en goed digitaliseren zodat
het papieren dossier kan worden vernietigd. Het gescande dossier vervangt het
papieren dossier.
3. De scanstraat van het stadsarchief digitaliseert grote en veel bevraagde reeksen van
stadsdiensten.
Digitalisering en
vervanging

12. • Kwaliteitslabel voor diensten die voldoen aan 4 criteria
1. informatiebeheerder
2. centraal klasseren
3. iedereen weet hoe
4. digitaal archiveren
• Diensten willen vaak via spontane initiatieven efficiëntiewinst boeken
• Stadsarchief wil een volledig digitale instroom vanaf 2015 realiseren
PROJECT 100%
DIGITAAL

13. 1. Digitaliseren inkomende post
2. Digitaliseren personeelsdossiers
3. Digitale milieuvergunningen
4. Digitale aanbestedingen
5. Digitale vreemdelingendossiers
6. Digitale bouwvergunningen
7. Digitale taxicheques
8. Werkprocessen financiën (tussen 2007-2014)
9. En vele andere spontane initiatieven
100% DIGITAAL:
REALISATIES

14. DIGITALE
PERSONEELSDOSSIERS
1. Pensioendienst vraagt gemeenten om personeelsgegevens op te
nemen in CAPELO databank
2. Stadssecretaris beslist om de dossiers meteen ook te scannen
3. Stadsarchivaris geeft toestemming voor substitutie
4. Juridische losse eindjes: contracten op papier bewaren?-WIP
5. Scanflow wordt uitgetekend in samenwerking met het stadsarchief
6. Medewerkers van personeelsmanagement scannen
7. Dossiers worden opgeladen in de personeelstoepassing
8. Bij uitdiensttreding van een personeelslid worden het dossier en de
gegevens uit de databank opgenomen in het archief.

15. DIGITALE
VREEMDELINGENDOSSIERS
1. Loketten vreemdelingenzaken van alle districten worden in 2012
gecentraliseerd.
2. Vreemdelingendossiers van 1830-2003 worden op papier overgedragen
aan het stadsarchief.
3. Dossiers vanaf 2007 worden retroactief gescand. Dat project wordt na
een jaar stopgezet omdat de noden van de dienst wijzigen.
4. De dienst organiseert proactief scanproces voor eigen dossiers.
5. Digipolis ontwikkelt een systeem voor de gescande documenten dat
gekoppeld wordt aan de reeds bestaande databank.
6. FOD vreemdelingenzaken heeft digitale dossiers vanaf 2007, maar ze
kunnen deze niet toegankelijk maken voor gemeenten.

16. DIGITALE
BOUWVERGUNNINGEN
• Indienen bouwaanvraag: digitaal via omgevingsloket of op papier aan balie
stedenbouw
• Papieren aanvragen worden gescand. Het scanproces is opgezet in overleg met
stadsarchief.
• De gescande documenten worden correct benoemd en in de toepassing
opgeladen. Dossiers worden verder digitaal afgehandeld
• Voor het digitaal ondertekenen van de vergunning ontwikkelde Digipolis een
koppeling tussen de vergunningendatabank (Rol.net) en de digitale handtekenmap
(versturen en ontvangen van bestanden).
• Digipolis doet technische ontwikkelingen om docx- en pdf bestanden vanuit de
vergunningendatabank (Rol.net) op te laden op het omgevingsplatform.
• Een lopend project met hindernissen

17. 1. Senioren die (tijdelijk) slecht te been zijn en voldoen aan een aantal voorwaarden
(medisch attest, beperkt inkomen) hebben recht op taxicheques.
2. Voor verschillende bedrijfseenheden van de stad was dit een erg arbeidsintensief
product. Voor het stadsarchief was dit ook nog een werkproces dat op
verschillende plaatsen papier genereerde.
OPTIMALISATIE-
PROJECT
TAXICHEQUES

18. 1. Stadsloket verkoopt en registreert taxicheques in toepassing
2. De taximaatschappij factureert de stad en levert de gebruikte (papieren)
taxicheques mee als bewijsstukken.
3. ‘Samen Leven’ controleert facturen en bijbehorende bewijsstukken manueel
4. ‘Financiën’ betaalt de factuur, de gebruikte taxicheques gelden als
bewijsstukken bij de rekening.
5. ‘Stadsarchief’ neemt de 60 dozen (papieren) bewijsstukken op in semi-
dynamisch archief
Verkoop
taxicheques
Verbruik
taxicheques
Facturatie
taxicheques
Controle
taxicheques
Betaling
taxicheques
Archivering
taxicheques

19. 1. Taxicheques worden voorzien van een barcode
2. De taximaatschappij factureert en levert de gebruikte papieren taxicheques
mee als bewijsstukken.
3. De bewijsstukken worden gescand (dienst Samenleven)
• Automatische digitale (waterdichte) controle
• De toepassing levert een rapport met de lijst van alle gescande
taxicheques per factuur.
• De papieren taxicheques worden vernietigd.
4. De factuur wordt door de stad betaald (dienst Financiën).
• Het rapport wordt gebruikt als bewijsstuk bij de betaalde factuur.
• Het rapport wordt mee digitaal opgenomen als bijlage van het
factuurdossier in de financiële toepassing.
5. Geen papieren archief meer
OPLOSSING

20. • Eenvoudiger verkoopproces
• Snellere en waterdichte controle gebruikte taxicheques met barcode
scanner
• Vereenvoudigde afhandeling van de betaling. Het rapport vormt een
digitale bijlage bij het factuurdossier
• Vereenvoudigde archivering
– Geen aparte handelingen nodig voor het archiveren van de
bewijsstukken.
– Geen opname meer van papier in het Stadsarchief (ca. 60
archiefdozen/jaar).
• Geschatte winst 2VTE
RESULTAAT

21. CONCLUSIES
1. 100% digitaal is een lang traject, gebouwd op fundamenten die garanties
bieden voor de lange termijn
2. Stad Antwerpen gebruikte geen "totaaloplossingen” voor documentbeheer,
maar zoekt naar zo eenvoudig mogelijke oplossingen binnen de werkprocessen
3. Zorg voor win-win situaties, waarbij archivering een deel van de oplossing is
ipv een afzonderlijke last
4. Digitaal werken is vooral ook een omschakeling in de hoofden
5. ‘L’enfer c’est les autres’: buiten de grenzen van je eigen organisatie wordt het
soms moeilijk…

22. ENKELE LEESTIPS…
• “Afschaffen Handtekening”, IV G en andere interessante artikels. In: Wie
klasseert die vindt. Hedendaags documentbeheer in besturen en
organisaties. Politeia.
• Digitaliseren: Lezing Willem Vanneste op 17/09 IAZ. “Dat oud papier
mag weg”.
• ‘De digitale archivaris Van A-Team tot MacGyver ‘, Filip Boudrez
http://www.edavid.be/docs/FBoudrez_DigitaleArchivaris_20141107.pdf
• Vernieuwde website www.felixarchief.be

23. VRAGEN?