Dokumen tersebut memberikan penjelasan tentang pengertian laporan efektif yang menyajikan data dan informasi secara akurat, lengkap, relevan, mudah dipahami, dan dapat dipercaya. Dokumen tersebut juga membahas beberapa jenis laporan serta syarat-syarat pembuatan laporan yang baik.
1. SB - 042014
Designed and Presented
By
Semba Biawan
www.valueconsulttraining.com (021 7919 8730)
2. PENGERTIAN
“EFFECTIVE REPORT”
Laporan yang menyajikan Fakta
berupa Data & Informasi,
yang tampilannya simple, menarik
dan mudah dibaca,
SB - 042014
dan mudah dibaca,
yang format dan gaya bahasanya
mudah dimengerti dan dipahami,
serta isinya terdiri dari data yang
akurat, lengkap, relevan,
dan bisa dipercaya. disertai
kesimpulan yang bisa
dipertanggungjawabkan, dan
disampaikan pada waktu yang tepat
www.valueconsulttraining.com (021 7919 8730)
3. HAKEKAT
“EFFECTIVE REPORT”
WHAT HOW
SUBSTANSI TAMPILAN
Adalah proposal dalam bentuk solusi dan rekomendasi (kepada
atasan, atau kepada siapa saja yang berkepentingan), berupa laporan
situasi dan/atau laporan tentang adanya gap antara target dan
pencapaian atau antara rencana dan realisasi :
SB - 042014
DATA & FAKTA
Lengkap
Akurat
Relevan
Dapat Ditercaya
Simpel
Menarik
Mudah dibaca & dipahami
Tidak bertele-tele
FORMAT
ADONAN CETAKAN
Say with Data
www.valueconsulttraining.com (021 7919 8730)
4. ACHIEVEMENT REPORT
(LAPORAN PRODUKSI,
PENJUALAN)
PROGRESS REPORT
(PELAKSANAAN
PROGRAM, PROJECT)
BEBERAPA CONTOH
JENIS LAPORAN
• Data & Fakta
• Kesimpulan
• Jalan Keluar
• Rekomendasi R1 R2
R3 R4
• Data & Fakta
• Kesimpulan
• Jalan Keluar
• Rekomendasi
SB - 042014
LAPORAN KEJADIAN
/ PERISTIWA
(REPORTASE)
LAPORAN SITUASI /
KONDISI (EKONOMI /
MONETER)
LAPORAN INFORMASI
KEGIATAN (NEWS
LETTER)
LAPORAN
TENTANG COMPANY
PROFILE
• Data & Fakta
• Iinformasi
• Tanpa Kesimpulan & Opini
• Data & Fakta
• Kesimpulan ?
R3 R4
R5 R6
• Data & Fakta
• Kesimpulan ?
• Data & Fakta
• Iinformasi ?
• Tanpa Kesimpulan & Opini
www.valueconsulttraining.com (021 7919 8730)
5. LATAR BELAKANG DAN SASARAN
DIBUATNYA LAPORAN
R1 R2
• TARGET PENJUALAN TIDAK
TERCAPAI
• MASALAH
• DATA
• KESIMPULAN
• REKOMENDASI JALAN
• JADWAL PENYELESAIAN PROYEK
TERLAMBAT DARI JADWAL
• MASALAH
• DATA
• KESIMPULAN
• REKOMENDASI JALAN KELUAR
SB - 042014
R3 R4
R5 R6
• REKOMENDASI JALAN
KELUAR
• REKOMENDASI JALAN KELUAR
• MEMENUHI HAK MASYARAKAT
PEMBACA & PEMIRSA
UNTUK MEMPEROLEH
INFORMASI
• MEMENUHI PERMINTAAN
(TENTANG PERKEMBANGAN
SITUASI EKONOMI) SEBAGAI
BAHANN MEMBUAT KEBIJAKAN)
• MEMENUHI HAK CUSTOMER DAN
ATAU KARYAWAN UNTUK
MEMPEROLEH INFORMASI TENTANG
PERKEMBANGAN PERUSAHAAN
• PIMPINAN MEMBUTUHKAN
INFORMASI TENTANG PERUSAHAAN
TERTENTU SEBELUM MENGAMBIL
KEPUTUSAN
www.valueconsulttraining.com (021 7919 8730)
6. SYARAT LAPORAN
Harus berdasarkan
DATA & FAKTA
Syarat Data & Fakta :
• Akurat
• Relevan
SB - 042014
• Relevan
• Lengkap
• Bisa dipercaya
Tidak boleh ada INFORMASI atau
KESIMPULAN yang tidak berdasarkan
DATA, apalagi berdasarkan OPINI
Perbedaan dan hubungan antara DATA, INFORMASI, dan OPINI ?
www.valueconsulttraining.com (021 7919 8730)
7. PENGERTIAN DATA,
INFORMASI, OPINI, DAN KESIMPULAN
DATA adalah suatu fakta
yang biasanya
ditampilkan dalam
bentuk grafik dan angka,
yang biasanya
diterjemahkan dan
dianalisa atau
disimpulkan guna
INFORMASI adalah
terjemahan dari Data
OPINI adalah
kesimpulan yang dibuat
SB - 042014
disimpulkan guna
menjadi bahan masukan
dalam mengambil
keputusan
atau kesimpulan
yang dibuat sebagai
hasil dari Terjemahan
Data (bukan Analisa
Data)
kesimpulan yang dibuat
tidak berdasarkan
Data & Fakta tapi
berdasarkan perkiraan,
terkaan dan asumsi-
asumsi pribadi
KESIMPULAN adalah pernyataan yang dbuat berdasarkan
analisa Data atau Kelompok Data (yang menjadi penyebab
timbulnya masalah), atau yang akan dijadikan dasar dalam
menetapkan Jalan Keluar dan Rekomendasi
www.valueconsulttraining.com (021 7919 8730)
8. ADA 21 ORANG
YANG DATANG,
DARI 25 ORANG YANG
DIUNDANG DALAM
PERTEMUAN ITU
ADA BANYAK ORANG
YANG HADIR DALAM
PERTEMUAN ITU
DATA INFORMASI
CONTOH
DATA, INFORMASI, OPINI, DAN KESIMPULAN
ADA 21 ORANG
YANG DATANG, ADA SEDIKIT ORANG
TERJEMAHAN
DARI DATA
SB - 042014
OPINI
YANG DATANG,
DARI 100 ORANG YANG
DIUNDANG DALAM
PERTEMUAN ITU
SEBAGIAN BESAR
ORANG KELIHATANNYA
TIDAK TERTARIK
PADA ACARA ITU
ADA SEDIKIT ORANG
YANG HADIR DALAM
PERTEMUAN ITU
KESIMPULAN
HASIL SURVEY
MENGATAKAN 75 ORANG
YG TIDAK HADIR TIDAK
TERTARIK PADA ACARA ITU
+
(MINIM DATA)
KESIMPULAN
(HASIL ANALISA
ATAS 2 DATA)
1
2
BENAR
TIDAK
BENAR
www.valueconsulttraining.com (021 7919 8730)
9. APA ITU
KESIMPULAN ?
K1 K2 K3
Nilai tukar rupiah terhadap dollar
AS pada satu bulan terakhir turun
dari 10.565 menjadi 11.475
per dolar.
DATA
Dan Inflasi bulan Agustus 2013
tercatat 8,79%,berbareng dg
turunnya Indeks Harga Saham
dari 4,195 ke 3,967.
+
SB - 042014
KESIMPULAN SEBAGAI
TERJEMAHAN DATA YANG DISEBUT
INFORMASI
KESIMPULAN SEBAGAI
HASIL TERKAAN & ASUMSI
YANG DISEBUT OPINI
KESIMPULAN SEBAGAI
HASIL ANALISA DARI BEBERAPA
DATA
Dalam satu bulan
terakhir ini nilai tukar
rupiah terhadap dolar
Amerika Serikat
merosot tajam
Pada satu bulan
terakhir ini nilai tukar
rupiah terhadap dolar
Amerika Serikat
merosot tajam karena
banyak orang yang
menyimpan dolar
Diprediksi tahun depan
(2014) iklim Investasi akan
merosot turun karena
kondisi ekonomi tidak
menjannjikan.
www.valueconsulttraining.com (021 7919 8730)
10. KETENTUAN TENTANG DATA &
KESIMPULAN
Sajikan Data & Fakta, bukan Opini, atau
kesimpulan berdasarkan Opini
Ambil kesimpulan berdasarkan Data &
Fakta tersebut.
Data & Fakta yang disajikan hanya yang
mendukung Kesimpulan
SB - 042014
mendukung Kesimpulan
Sumber Data haruslah orang yang tepat, yang
berkompeten dan bisa dipercaya
Tidak membuat Kesimpulan terlebih dahulu, baru
mencari-cari Data untuk mendukung Kesimpulan
Hindari kecendrungan memoles Data, apalagi
memanipulasinya demi untuk mendukung
Kesimpulan
www.valueconsulttraining.com (021 7919 8730)
11. Profil Trainer
Semba Biawan
Semba Biawan yang terakhir bekerja dan mengakhiri masa tugasnya di Coca-Cola Indonesia dan Coca-Cola Amatil
Indonesia Kantor Pusat Jakarta, – di mana ia bekerja selama hampir 10 tahun sebagai National Learning &Development
Manager, memiliki pengalaman kerja lebih dari 35 tahun pada posisi manajerial di bidang Human Resources & Training di
perusahaan Nasional dan Multinasional.
Ia memulai karir manajerialnya di thn 1976 sebagai Human Resources Manager di sebuah Industri Tekstil yang dikelola oleh
Bancom dari Pilipina, kemudian bekerja di Hotel berbintang yang bermata rantai internasional yaitu di Regent International,
Beufort International, Mandarin Oriental, dan Melia Sol.
SB - 042014
Ia belajar di National Hotel Institute (NHI) Bandung, lebih dari 36 tahun yang lalu (lulus dengan peringkat terbaik – best
student), selanjutnya mengikuti berbagai Management Development Program dan Seminar baik di dalam maupun di luar
negeri, antara lain :
Management Development Program, oleh Prof. Alejandro Reyes of Asian Institute of Management (AIM), Manila,
Philippines
Train the Trainer Program, oleh Mr. Gianfranco Astory of Lausanne Hotel School, Switzerland – Best Student
Supervisory Development on Communication, oleh Mr. Sandy Strayer of Inter-Continental Hotels Corporation, Jakarta
Leadership and Influence, oleh DR. Roger Gill of Dimension Development International (DDI), Hongkong.
Negotiation & Sales Presentation, oleh Director of Customer Service of The Coca-Cola Company, Pacific Group, Kuala
Lumpur
Dealing With Changes, a psychological training program, oleh Pacific Institute, Perth, Australia
Effective Way In Learning Process, oleh Mr. Rolando Alpe of Leading Consulting Network, Makati, Manila
OptimaLearning, oleh DR. Ivan Barzakov, specialist in research on the roles of music in learning process, Jakarta.
Subliminal Dynamic, learn about function of sub-conscious part of the brain in learning process, oleh Mr. Richards L. Welch,
K Lumpur
www.valueconsulttraining.com (021 7919 8730)
12. Hampir di semua perusahaan di mana ia bekerja, selalu mulai dari periode pre-opening dan sebagai opening team terlibat
dalam proses merancang dan setting up system & prosedur di bidang Human Resources & Training. Pada saat ia masih
aktif di bidang perhotelan, ia berkesempatan memberi training selama 3 bulan kepada para Manager dari hotel di bawah
PT. HII, dan ia terpilih sebagai Best Trainer (berdasarkan penilaian peserta) di antara 10 trainer yang ada.
Setelah hampir 10 tahun bekerja di Coca-Cola, Semba Biawan kini memiliki aktivitas sebagai Independent Senior
Consultant di bidang Learning & People Development, yang hingga kini telah memberi training kepada ribuanorang dari
ratusan perusahaan.
Selama bekerja di Coca-Cola, Semba biawan terlibat dalam peroses merencanakan, merancang, meluncurkan,dan
memberikan Program Training untuk para karyawan Coca-Cola seluruh Indnesia terutama para staf di bidang Sales &
Distribusi, yaitu Sales Center Manager, Sales Supervisor, dan Salesman, di samping ia juga terlibat dalam peroses
SB - 042014
Distribusi, yaitu Sales Center Manager, Sales Supervisor, dan Salesman, di samping ia juga terlibat dalam peroses
merancang Coca-Cola National Learning Center.
Sampai dengan saat ini ada lebih dari 30 Program Training yang telah dirancang dan diberikan (baik secara In-House
maupun Public) yang berkaitan dengan Leadership & Komunikasi, Sales & Distribusi, Customer Service, Human Resources
Management & Training Management, Problem Solving & Decision Making, dan soft skills lainnya (lihat Daftar Klien untuk
In-House Training, terlampir).
Di luar tugas pokoknya, Semba Biawan sejak masih di Coca-Cola hingga saat ini sering diminta untuk menjadi pembicara
(speaker) di berbagai seminar manajemen yang diselenggarakan oleh Seminar Organizer, Educational Institutions
dan Professional Associations, di samping ia juga banyak menulis di majalah dan surat kabar antara lain di Suara Karya,
Bali Post, Bulletin Ekonomi BAPINDO, Majalah Psikologi ANDA, dan Majalah
SWA, dan pada tahun 2007 ia menulis buku tentang Leadership & Komunikasi yang berjudul “Your Words Your Power” yang
diterbitkan oleh Gramedia Group, diikuti oleh bukunya yang kedua yang diterbitkan oleh penerbityang sama (Gramedia
Group) pada Maret 2013 yang berjudul : “Teknik Menjual Diri - Dalam Merebut Lowongan Kerja” .
www.valueconsulttraining.com (021 7919 8730)
