1. Het nieuwe vergaderen:
instrument voor kennisdelen
en informeel leren
door Pascal Van Loo, Arbeidspsycholoog
Managing Director Pasas, Learning Change & Mediation
Voorzitter VOV Lerend Netwerk vzw
Pascal.vanloo@pasas.be

2. 2

3. Hoeveel vergadert u?

5. Programma
• 1. Enkele vragen voor u
• 2. Kadering PPP & rollen: kies je vormen ifv wat je doel
• 3.Toepassing AV
• 4. Cases uit praktijk sportfunctionaris
• Case 1: onder elkaar als collega’s
• Case 2: samenwerking met andere diensten
• Case 3: adviesraden sport
• 5.Tips
• 6. Nieuwe vormen van leren en kennisdelen

6. Wat wil u horen?
Het
nieuwe
vergaderen:
instrument
voor
kennisdelen
en
informeel
leren

7. Specifieke vragen?

8. Ons Eco-systeem
Learning
Circles
Outward
Bound
Ecco
la
Luna
Assess
Pabe
Patrick
Belpaire

9. Pasas binnen het eco-systeem
• Kennisdeling
• Training architectuur
• Lerende netwerken
• Train-the-trainer
LEARNING
CHANGE
MEDIATION
• Visie vertalen in realisatie
• Veranderingsarchitectuur
• Teamontwikkeling
• Procesbegeleiding
• Bemiddeling op het werk
• Conflictcoaching
• Conflictpreventie
• Rouw & emoties

10. Conclusie

11. PPP – leidraad:
Het nieuwe vergaderen = kennis-delend vergaderen
1. Product
1. Gemeenschappelijk doel
2. Is ze nodig?
3. People & Interactie
1. Communicatie: dialoog
2. Groepsdynamica: vertrouwen
3. Context: zaal, energie
2. Procedure:
1. Spelregels Bv. Gelezen? Op tijd?
2. Rollen Bv. VZ
3. Vormen Bv. Brainstorm
©
Pascal
Van
Loo,
Pascal.vanloo@pasas.be
Arbeidspsycholoog,
Tekenen
en
begeleiden
van
verandering

12. 1. Product
• Wat is het gemeenschappelijk doel?
• Moeten we hiervoor vergaderen?

13. Definitie (vanuit het doel)
Definitie
Een
vergadering
is
een
georganiseerde
bijeenkomst
• om
te
informeren
• om
meningen
te
vormen
of
uit
te
wisselen
• om
te
evalueren
• om
innovaNeve
ideeën
te
genereren
• om
problemen
op
te
lossen
• om
besluiten
te
nemen

14. En wat nog meer?
En wat nog meer?
Een vergadering is een systeem om werknemers
onbeschikbaar te maken voor nuttig werk.
Een vergadering is een systeem om status te
verwerven in de organisatie.

15. BESLIS ZELF
Voor mij
Eenvoudig
Mijn werk
Klein
Weinig
Onbelangrijk
Weinig
HET GAAT OM:
Informatie
Probleem of mening
Aard item
Belang item
Beschikbare tijd
Acceptatie beslissing
Leeropportuniteiten
ROEP VERGADERING
BIJEEN
Voor groep
Complex
Hun werk
Groot
Veel
Belangrijk
Veel
Is een vergadering nodig?

16. 2. Procedure (de échte vergadertechnieken)
• Spelregels Bv. Gelezen? Op Tijd?
• Rollen Bv. VZ
• Vormen Bv. Brainstorm

18. • Rol en taken
• van de deelnemer
• van de voorzitter
• van de ondervoorzitter
• van de verslaggever
Rolverdeling

19. Vergadervormen: vertrek van je doel!
TYPE vergadering (1)
• Informatie verstrekken
• Creatieve ideëen vergaderen
• Meningvorming
• Besluitvorming
• Probleemoplossing
• Evaluatie

20. Info geven
beslissing meedelen
opdracht, criteria en randvoorwaarden bepalen
invloed HIERARCHIE
invloed GROEP
info vergaren
beslissen in groep
meningen vragen
evalueren
Type vergaderingen (1)

21. Doel Vorm
Voorbereiding
Vergadering
Nazorg &
opvolging
Informatie
Presentatie
Meningen
Beslissingen
Brainstorm
Uitwisseling
Debat
Discussie
Meerderheid
Loten
Uniformiteit
Autoriteit
Delegatie
Consensus
Brainstorm
Fase

22. Rol en taken van de deelnemer
• Alleen spreken als men het woord gekregen heeft
• Kort, bondig en helder formuleren
• Alleen n.a.v. het onderwerp praten
• Kennis en ervaring tijdens de discussie inbrengen
• Anderen laten uitpraten
• Erop letten dat er geen bijdragen verloren gaan
• Naar gemeenschappelijke oplossingen streven
• Ingaan op hetgeen de ander zegt
• Negatieve aspecten niet aan de persoon verbinden
• Alleen concrete en gefundeerde kritiek uiten
• WEES JE EIGEN VOORZITTER!

23. Tips voor deelnemers
• Luister goed naar elkaar (non-verbale communicatie)
• Geef elkaar ruimte in de discussie
• Beargumenteer je standpunt zoveel mogelijk
• Hou het discussiedoel steeds goed voor ogen
• Geef elkaar op tijd feedback
• Probeer je zoveel mogelijk te verplaatsen in de rol van je
mede-groepsleden

24. Rol en taken van de voorzitter
• De vergadering (laten) voorbereiden
• De vergadering leiden op een neutrale manier
• De vergadering op tijd openen en agenda en doel overlopen
• Een verslaggever aanstellen
• De deelnemers activeren door hen het woord te verlenen
• De discussie coördineren
• Regelmatig kort samenvatten
• Bemiddelen bij meningsverschillen
• Thema, agenda, tijd en sfeer bewaken
• Besluitvorming structureren
• Vergadering op tijd afsluiten en afspraken herhalen
• Afspraken voor een volgende vergadering

25. 3. People & Interactie
• Communicatie: dialoog
• Groepsdynamica: vertrouwen
• Context: zaal, energie

26. Richtlijnen voor het bereiken
van consensus
• Probeer niet ten koste van alles anderen te overtuigen
• Verander niet zomaar van mening om conflicten te vermijden
• Vermijd conflict-verminderende technieken
• Probeer erachter te komen welke verschillen van mening er zijn
• Probeer iedereen in de discussie te betrekken
• Beschouw verschillende meningen eerder als een voordeel
• Voorkom dat de discussie beschouwd wordt als een wedstrijd
• Consensus is het resultaat van de combinatie: informatie, logisch
denken en gevoel. Let daarom goed op de sfeer in de groep

27. Tips vervolg
• Jouw oplossing of mening is niet per se de beste
• Reageer spontaan, niet vanuit een vooropgesteld plan
• Stel je niet te ‘formeel’ op, maar improviseer
• Streef naar gelijke inbreng in de discussie, ondanks het
verschil in deskundigheid, intelligentie, spreekvaardigheid, ...
• Probeer vanuit jezelf te praten, vermijd onpersoonlijke
constructies

28. Cases uit de praktijk
Met wat je nu weet, kijk naar jullie 3 vergaderingen
• Case 1: onder elkaar als ambtenaar
• Case 2: samenwerking met andere diensten
• Case 3: adviesraden sport
28

29. PPP – leidraad:
Het nieuwe vergaderen = kennis-delend vergaderen
1. Product
1. Gemeenschappelijk doel
2. Is ze nodig?
3. People & Interactie
1. Communicatie: dialoog
2. Groepsdynamica: vertrouwen
3. Context: zaal, energie
2. Procedure:
1. Spelregels Bv. Gelezen? Op tijd?
2. Rollen Bv. VZ
3. Vormen Bv. Brainstorm
©
Pascal
Van
Loo,
Pascal.vanloo@pasas.be
Arbeidspsycholoog,
Tekenen
en
begeleiden
van
verandering

30. Doel Vorm
Voorbereiding
Vergadering
Nazorg &
opvolging
Informatie
Presentatie
Meningen
Beslissingen
Brainstorm
Uitwisseling
Debat
Discussie
Meerderheid
Loten
Uniformiteit
Autoriteit
Delegatie
Consensus
Brainstorm
Fase

31. Learning
Mediation
Change

32. Lerend netwerk
COP
Informeel leren en kennisdelen

33. Definitie Lerend Netwerk
(Carine Drijkoningen)
Definitie: groep van mensen met een soortgelijke functie over
verschillende settings heen of verschillende functies die geïnteresseerd zijn in
een gemeenschappelijk domein
• Doel:
• leren van elkaar via het principe van geven en ontvangen (‘give and
take’), kruisbestuiving
• deelnemers engageren zich om aanwezig te zijn gedurende een aantal
bijeenkomsten
• ervaringsuitwisseling en onderlinge advisering
• Uitkomst: pragmatische verbeteradviezen en verruiming van mogelijke
actiepistes en werkvormen
• 8 – 80 personen (grootte moet voldoende interactie toelaten)
• Meestal voor een beperkte tijd opgezet, rond een
specifiek thema

34. Definitie
Community of practice (Lave & Wenger)
• Gevorderde vorm van lerend netwerk
• Groep van mensen die een gemeenschappelijk belang, een vraagstuk
of interesse voor een bepaald onderwerp deelt en samenkomt om
zowel individuele als groepsdoelen te vervullen
• Doel: ontwikkelen en uitwisselen van kennis en ontwikkelen van
individuele vaardigheden
• Interactie op regelmatige basis
• Vaak focus op delen van best practices en creëren van nieuwe kennis om vooruitgang te maken binnen een
professioneel domein
• Al doende nieuwe manieren om met problemen en uitdagingen ontwikkelen en leren. Open en experimentele
omgeving
• Overgang van idee naar actie, ontstaan van nieuwe projecten

35. CoP: 4 basiselementen
• Community
• Elkaar leren kennen, gemeenschapsgevoel versterken
• Practice
• Gezamenlijke activiteiten ondernemen, al doende leren
• Identity
• Deelnemers ontwikkelen een gemeenschappelijke taal en stralen uit
waar ze trots op zijn
• Meaning
• Door uitwisseling van kennis en ervaring ontstaan nieuwe
gezamenlijke formuleringen, interpretaties, definities

36. Learning
Mediation
Change

39. IAVA
• Interne audit van deVlaamse administratie
• Vraag: Hoe kunnen we als experten onze kennis doen
toepassen zonder onze macht te gebruiken?
• Antwoord:We willen de overgang maken van
gestructureerde workshops naar kleinere interactieve,
dynamische en organische kennisdelingsgroepen.

40. IAVA:Aanpak
Netwerk
Organisa2e-­‐
beheersing
(NOB)
Workshops
&
Lerende
netwerken
(LN)
2
algemene
inhoudelijke
Workshops
2
jaar
Resultaat
…
Switch?
1
-­‐
1
Lerend
Netwerk
(LN):
1.
Vrije
keuze
2.
ThemaNsch
Keuze-­‐moment

42. BCM
• Business continuity management
• Vraag: Hoe ervoor zorgen dat de aanpak bij het optreden
van een crisis procedureel correct, effectief en efficiënt
gebeurt?

43. BCM
Jaaraanpak: organisatie van 1 groot kennisdelingsnetwerk (4x)
• 1. kennisdeling rond sensibilisering en rapportering
• 2. kennisdeling en ervaringsuitwisseling rond
communicatie na de crisis
• 3. zandbakoefening: rampensimulatie
• 4. hoe een zandbakoefening opzetten?

44. KBC
• Vraag: Hoe als expert vertellen wat communities zijn bij KBC?
• Antwoord: script van community-dag co-creëren.
Inhoudelijke ondersteuning opzet Community werking voor
hoger kader.
• Aanpak: organisatie van een event waar de deelnemers
kunnen kennismaken met de bestaande communities en hun
leden.
+ offers and requests:Tim Pearson

45. Learning
Mediation
Change

46. Sharing Lab
• vragen:
• Hoe organiseer je voor je eigen HR
professionals of L&D afdeling je eigen
ontwikkeling?
• Goede praktijken, tools en lopende
leertrajecten
• Vergelijking en benchmarking van de eigen
werking rond interne learning en development.

47. Vragen?

48. Samengevat:
• PPP
• Rollen, tips en structuur helpen
• Samenwerking en open deling nog meer:
fundament = vertrouwen
• Kies je vergadervormen, afhankelijk van doel
• Experimenteer met nieuwe vormen
48

49. Rotselaarsebaan 20
3220 Holsbeek
T +32 16 64 09 91
www.pasas.be
Pasas bvba
PascalVan Loo
Pascal.vanloo@pasas.be