Robert Gillesse (IISG) vertelt in de workshop 'Certificering in de praktijk' van de NCDD en het Netwerk Digitaal Erfgoed over de ervaringen met het opgaan voor DSA-certificering. 16 maart 2017, Utrechts Archief

1. Opgang naar DSA
certificering van
het IISG digitaal
depot
NDE Houdbaar workshop certificering in de praktijk
Utrechts Archief 16-3-2017

2. DSA certificering:
Waarom?
Wanneer?
Waar nu (& aanpak)?
Waarheen?
Praktijkvoorbeelden

3. Waarom?
• Professionalisering
• IJkpunt
• Reputatie

4. Professionalisering
• DSA onderdeel groter project - digitale
archivering op hoger plan tillen:
• Inrichten robuuste workflows
(Archivematica)
• Systemen op orde
• Organisatie op orde
• Documentatie op orde: m.n. preservation
policy
• Metadata op orde
• Data objecten op orde
• Achterstanden wegwerken
• etc

5. IJkpunt
• Zicht op sterke en zwakke
punten
• Ambities toetsen aan realiteit
• Plan voor toekomst schetsen

6. Reputatie
• KNAW
• Archiefvormers
• Erfgoedsector

7. Wanneer
• 2017?

8. Waar nu (aanpak)?
• Alle criteria doorgelopen
• Criteria vertaald naar eigen
organisatie
• Eerste antwoorden geformuleerd
• Documentatie bijeengezocht
• Waar zitten de “gaten”
• Lijst missende documentatie
• Gekeken naar anderen
• Begin gemaakt preservation policy

9. Waar nu (aanpak)?
• Alle criteria doorgelopen
• Criteria vertaald naar eigen organisatie
• Eerste antwoorden geformuleerd
• Documentatie bijeengezocht
• Lijst missende documentatie
• Gekeken naar anderen
• Begin gemaakt preservation policy

10. Besef /lessen
• Onderscheid maken tussen collectie
& research data
• Samenhang 3 zaken:
1.Implementatie Archivematica en
inrichting nieuwe workflows
voor born digital en
gedigitaliseerd materiaal
2.Inrichting nieuwe systemen: m.n.
nieuw opslagsysteem
3.Opstellen preservation policy

11. Besef/lessen
• Veel missende of incomplete
documentatie
• Veel zaken impliciet
• Criteria vertalen naar eigen situatie
• Bijvoorbeeld R2 licenties: vertalen
naar copyrights en toegangsrechten
• Common sense/creativiteit

12. Waarheen? Korte termijn
• Documentatie aanleggen
• Collega’s betrekken
• In samenhang grotere traject
professionalisering digitale
archivering
• Wanneer zo ver: beginnen met
invullen self-assessment tool

13. Waarheen? Lange termijn
• IJkpunt, geen eindpunt
• Nestor?

14. R1 Missie
"Work and labour relations deeply influence how we live. The International
Institute of Social History (IISH) examines how these relations develop
globally over time. To conduct this historical research and support other
researchers, we collect archives and data from all over the world.
Established in 1935, the IISH is one of the world's leading research
institutes on social history.
Since 1979 the IISH has been an institute of the Royal Netherlands
Academy of Arts and Sciences (KNAW). The collections, some of which
concern politically sensitive materials, are the property of or have been
issued on standing loan to the independent IISH Foundation."

15. R3 Continuity of Access
“Het digitaal archief heeft een
continuïteitsplan om permanente
toegankelijkheid te verzekeren tot de
informatieobjecten en de preservering
ervan.”
Geen continuïteitsplan: wel elementen te
vinden in verschillende documentatie en
veelal ook impliciet.

16. R5 Organisational Infrastructure
“Het digitaal archief beschikt over voldoende
financiële middelen en voldoende
gekwalificeerd personeel
dat wordt aangestuurd op basis van een
helder governance-model om doelmatig de
missie te kunnen.”
Veelal impliciet, geen geoormerkt budget,
expertise deels aanwezig, maar niet altijd
formeel verbonden aan digitale archivering

17. R7 Digital Object Management
“Het digitaal archief garandeert de integriteit
en authenticiteit van de informatieobjecten”
• Gebeurd deels voor gedigitaliseerd
materiaal
• Zal met implementatie nieuw
opslagsysteem en Archivematica voor een
groot deel worden opgelost
• Zelfde geldt voor R9 Documented storage
procedures en R12 Workflows

18. R13 Data Discovery and
Identification
“Het digitaal archief stelt gebruikers in staat
om de informatie te zoeken en te vinden en
hieraan op een persistente manier te
refereren door correcte citering.”
• Bijna “fully implemented”
• Behalve dan voor BD collecties
• En ook hier veel te veranderen: o.a. linked
data en IIIF viewer.

19. R15 Technical Infrastructure
“Het digitaal archief werkt op basis van goed
ondersteunde besturingssystemen en andere
centrale infrastructurele software en gebruikt
hardware en softwaretechnologieën die geschikt
zijn voor de diensten die zij verleent aan de
specifieke doelgroep.”
• Lastige requirement, verwant aan R9 opslag.
• Beetje een bont geheel
• Hier ook weer inrichting nieuwe systemen
spelen

20. R16 Security
“De technische infrastructuur van het digitaal
archief zorgt voor de bescherming van het
digitaal archief zelf en zijn informatie,
diensten, dienstverlening en gebruikers.
• Nieuwe eis
• Belangrijk voor IISG