Tässä esitteessä käydään läpi mm. Arkiston digitoinnin suunnittelua sekä Lupapisteen sähköisen aineiston jakelukanavia, Lupapiste Kauppaa sekä Arkistopäätettä.

2. Arkiston digitoinnista sähköiseen
myyntiin ja jakeluun
Webinaari 28.3.2018
Ilona Suominen | Evolta Oy
Jari Hintsala | Kuntien Tiera Oy

3. Webinaarin fokus
• Digitointi osana sähköistä toimintaa – Evolta Oy
• Digitoinnin suunnittelu – Jari Hintsala | Tiera
• Lupapiste Kauppa ja Arkistopääte; uudet kanavat sähköisen
aineiston myyntiin ja jakeluun – Evolta Oy
• Tukea digitoinnin starttaamiseen – Evolta Oy

4. Miksi digitoida?

5. Tieto on nopeasti löydettävissä ja saatavilla• à viranomaisilla
aikaa kohdata asiakkaita ja tarjota parempaa palvelua
Tieto on yhdenmukaisesti arkistoitu•
Tieto kaikkien saatavilla• eikä tiedon löydettävyys ole henkilösidonnaista
Täyttää SÄHKE2• -määräyksen: asiakirjojen eheys ja todistusvoimaisuus
säilyttäen
Arkistointi ei ole paikkaan ja tilaan sidottua•
Arvokas tieto ei homehdu•
Ei haasteita / kustannuksia tilankäytössä•
Sähköisen aineiston hyödyt

6. Sähköisen aineiston hyödyt osa 2
Parantaa arkiston ja rekistereiden laatua•
Ei turhaa työtä dokumenttien parissa•
Esim. piirustusten leimaaminen useampiin sarjoihin•
• Käytettävyys ihan eri luokkaa kuin paperiarkistossa
Mahdollistaa aineiston jakamisen helposti ja nopeasti•
Mm. Lupapiste Kaupan sekä Arkistopäätteen välityksellä
Mahdollistaa• myös uuden oppimista ja kokonaisuuden hallintaa

7. Digitointi osana
sähköistä
toimintakokonaisuutta
Paperista sähköiseksi ja jakelu tehokkaaksi

8. Digitointi ja Digiapu
Jari Hintsala | Kuntien Tiera Oy

9. Paperiarkiston digitointiprosessi
Seulonta
Digitointi
Metatiedotus
Tarkastus
Arkistointi
Lupapiste

10. Digitointiprojekti
Suuntaa-antavaa pohdintaa:
1 hakemuksessa on n. 20 pintaa
1 hyllymetrillä on n. 1800 pintaa
1 hyllymetrillä on n. 90 hakemusta
1 päivässä 1 henkilö digitoi 7-8 hakemusta
1 hyllymetrissä menee n. 11 päivää
1 vuodessa voi digitoida 20 hyllymetriä
Iso projekti – kannattaa suunnitella hyvin

11. Mitä digitointiin tarvitaan
Lupapiste tiedonhallinta
Suunnitelma
Laitteet
Tilat
Henkilöt
Osaaminen
Rahoitus

12. Digiapu
Kuntien Tiera Oy tarjoaa Lupapiste tiedonhallinnan
käyttäjäkunnille palvelua digitoinnin ja sähköisen
arkistoinnin suunnitteluun ja käynnistämiseen

13. Digiavun sisältö
Digitointiprojektin suunnittelu kunnan tilanteen ja
tavoitteiden mukaan
Digitoinnin käynnistämisen tuki
Toimintatavat ja ohjeet digitoinnin toteuttamiseen

14. Projektisuunnitelman sisältö
1 Projektin tavoitteet
Projektin kuvaus
Digitoinnin tavoitteet
Digitoinnin vaikutukset
Digitoitava aineisto
2 Projektin ositus ja aikataulu
Digitointiprosessi
Digitoinnin toteutusvaihtoehdot
Aikataulu
Työsuunnitelma
3 Projektin organisointi
Projektin organisaatio
Projektin ohjaus
4 Projektin panokset
Resurssit
Hankinnat
Kustannukset
Kustannus-hyötyanalyysi
Rahoitus
5 Laadunvarmistus
6 Projektin viestintä

15. Miten digiapua saa
Ota yhteyttä:
jari.hintsala(at)tiera.fi
040 551 2993

16. Mahdollisuus digitoida paperiarkistoa Lupapisteessä aktivoidaan
veloituksetta käyttöön tiedonhallintaa käyttäville kunnille tämän
webinaarin jälkeen.
Miten pääset alkuun?
Kunta hoitaa koko
digitointiprosessin itse
Vaihtoehdot digitoinnissa ovat:
Digitointi eli skannaus
hankitaan
palveluna
Digitointi (skannaus) ja
indeksointi
hankitaan palveluna
Vaihtoehtojen 2-3 osalta voitte kääntyä myös Lupapisteen puoleen – ohjaamme eteenpäin

17. Evoltan palveluvalikoima aineiston
digitoinnissa
• Aineiston massasiirto Evoltan toimesta
• Jo digitoidun aineiston siirto Lupapisteen pysyväisarkistoon Evoltan
toimesta – projektihenkilönä Jesse Malkamäki, Evolta
• Esite lähetetään tämän webinaarin osallistujille
• ”Digitointityökalu” Lupapisteessä
• Paperiluvan digitointi Lupapisteeseen kunnan tai kumppanin toimesta
• Aktivoidaan päälle maksutta tämän webinaarin jälkeen kunnille, joilla
tiedonhallinta käytössä – ohjevideo & kuittaus avauksesta Evoltalta
• Ohje toiminnon käyttöön täällä

18. Digitoinnin kustannus
Lupapisteen
digitointityökalulla
Ei käyttöönottomaksua – ainoastaan toimenpidemaksu luvan
viennistä (dokumenttien määrä vapaa) Lupapisteen arkistoon

19. ”Paperiluvan digitointi”• -toiminto aktivoidaan Lupapisteessä käyttöön
veloituksetta kunnan ilmoituksesta – ei käyttöönottomaksua
Digitointitoiminto sisältyy arkistopalvelun peruskuukausimaksuun•
Jokaisesta toiminnallisuudella digitoidusta ja Lupapisteen•
sähköiseen pysyväisarkistoon viedystä hakemuksesta perimme
5,30 € toimenpidemaksun (dokumenttien määrä on vapaa)
Tämän lisäksi luonnollisesti työn kustannus (joko sisäisesti tai ulkoa•
hankittuna) oleellinen digitoinnissa
Katso kuitenkin vuoden 2018 Lupapisteen kampanjahinnat•
jäljempää
Mitä paperiluvan digitointi maksaa
Lupapisteessä?

20. DIGITOINTIPAKETIT
Vuoden 2018 kampanjapaketit paperiarkiston digitointiin

21. Digitoi enemmän -
hyödy enemmän
Vuoden 2018 kampanjapaketit paperiarkiston digitointiin
Lupapisteen digitointityökalulla

22. Digitointipakettien voimassaolo ja ehdot
• Digitointipaketin hankkimalla kunta lunastaa itselleen oikeuden digitoida
paketin mukaisen määrän lupia Lupapisteen pysyväisarkistoon 12
kuukauden ajan tilausajankohdasta
• Hanki realistinen paketti todennäköisen digitointikyvyn mukaan
• Poikkeukset pakettien ”vajaakäytöstä” määritellään sopimuksessa
• Listahinta per digitoitava lupa on 5,3 € - kampanjan aikana hyöty sitä
suurempi mitä enemmän digitoidaan: 10 - 50 % listahinnoista
• Hintataulukko seuraavalla sivulla
• Digitointikampanjan hinnat ovat voimassa vuoden 2018 ajan
• Vuoden 2019 alussa kuntaa laskutetaan paketin yli menevältä osalta
listahinnan mukaisesti
• Laadimme tilauksesta erikokoisia digitointipaketteja

23. Digitointipakettien hinnoittelu
Digitoitava
lupapaketti (kpl)
Listahinta
per Lupa
Maksu
(Listahinta)
Kampanja-
hyöty %
Kampanjahinta Kampanjahinta
per lupa
1000 5,3 € 5 300 € 10 % 4 770 € 4,77 €
2000 5,3 € 10 600 € 20 % 8 480 € 4,24 €
4000 5,3 € 21 200 € 30 % 14 840 € 3,71 €
8 000 5,3 € 42 400 € 40 % 25 440 € 3,18 €
16 000 5,3 € 84 800 € 50 % 42 400 € 2,65 €
Huom! Hinnat ovat alv 0%

24. Sähköisen aineiston
hyödyntäminen
Kun aineisto sähköisenä à Lupapiste Kauppa ja Arkistopääte
jakelukanavina

25. Uudet kanavat aineiston jakeluun
Lupapisteen
pysyväisarkisto
”Onkalo”
Kauppa
Arkistopääte
• Aineiston myynti ja
aineistopyyntö verkossa
• Aineistopyyntö ketterä
tapa aloittaa digitointia
asiakastarpeen mukaan
• Digitoidaan esim.
pyydettyyn
asiakirjaan liittyvä
koko lupa kerralla
Sähköisen arkiston•
selailu ja hyödyntäminen
kunnassa tai
asiakaspalvelupisteillä
Merkittävä ajansäästö•
viranomaisten toimintaan

27. Auki 24/7

28. Avaa uusi ulottuvuus
tiedon jakeluun ja
myyntiin!

29. Sähköinen jakelutie rakennusvalvonnan dokumenteille
Asiakkaat ostavat itsepalveluna tarvitsemansa dokumentit
Aineistopyyntö• -toiminnon avulla asiakkaat voivat pyytää kunnalta aineistoa, jota ei vielä palvelusta löydy
Korvaa aiemman manuaalisen ja työlään jakelun
Kunta voi tuoda myyntiin Lupapisteen arkistoon joko lupaprosessin yhteydessä tallentamansa tai
erikseen digitoimansa dokumentit
Dokumentteja voivat ostaa yritykset, ammattilaiset ja kuntalaiset
Jakelun uusi ulottuvuus

30. Kauppa osana tiedonhallintapalvelua
Kunta voi hyödyntää Lupapiste Kauppaa, kun sillä on käytössään Lupapisteen
Tiedonhallinta-palvelu
Kauppaan sisältyy myös aineistopyyntö – ilmoitukset asiakastilauksista viranomaiselle
Paperiarkiston digitoinnin valmistumista ei tarvitse odottaa – aineistopyynnön avulla
aineistoa voidaan digitoida kysynnän mukaisesti

31. Kaupan toteutus ja käyttöönotto
Lupapiste Kauppa hyödyntää Lupapisteen pysyväisarkiston avointa tiedonhaku- ja
rajapintapalvelua, jonka toimittaa Evolta Oy
Palvelua voi hyödyntää kaikki toimijat, jotka täyttävät kunnan määrittämät käyttöehdot•
Käyttöönotto etenee seuraavasti:
Päätös1) rajapintapalvelussa myytävien dokumenttien taksasta (€ / dokumentti)
Kunnan hallintosäännön mukaisesti•
Sopimus2) rajapintapalvelun toimittamisesta Evoltan kanssa
Rajapintapalvelun3) käyttösopimus Evoltan kanssa

32. Dokumenttien laskutus
• Kunta laskuttaa Evoltalta taksansa mukaisen maksun
• Jokaisesta tiedonhakurajapinnasta haetusta dokumentista
• Evolta ylläpitää rajapintapalvelua ja veloittaa sen ylläpidosta kuntaa
• Veloitus kunnalta: 1,5€ / rajapintapalvelusta toimitettu dokumentti
Aineisto
(Lupapisteen pysyväisarkisto)
Rajapintapalvelu
Avoin
tiedonhakurajapinta
Muut mahdolliset
toimittajat

33. Palvelun käyttöönotto
Kun sopimukset on hoidettu kuntoon, kunnalle avataan Lupapiste kauppa• Evoltan toimesta
Kunnan vastuulla:•
Kaupan käytön opettelu itsenäisesti ohjeistusvideolla sekä aineiston varmistaminen1)
”myyntikuntoon”
Evoltan• kouluttaja käy videolla läpi kaupan käyttöperiaatteita
Suositeltava osallistujajoukko: Arkistonhoitaja, rakennusvalvonnan pääkäyttäjä,•
asiakaspalvelu, muut asiasta kiinnostuneet tahot
Kunta vastaa kaupassa myytävien dokumenttien laadusta sekä sisällöstä
Aineistopyyntö voidaan aktivoida käyttöön pääkäyttäjän toimesta2)
Kauppa on heti hyödynnettävissä ja aina auki!

36. Itsepalvelua asiakkaille
ja viranomaisille!

37. Säästää merkittävästi aikaa, kun•
aineisto halukkaiden nähtävillä
Tehostaa toimintaa•
Kunnan muut viranomaiset•
pääsevät arkistoon ilman
Lupapisteen tunnuksia
• Itsepalvelu - ei jonotusta asiakaspalvelijalle
• Aineistojen haku ja selaus helppoa
• Mahdollisuus siirtyä Lupapisteen Kauppaan
ostamaan halutut dokumentit
• Luo hyvää mieltä
Palvelun hyödyt
Asiakkaille
Viranomaisille

38. Hankinta ja hinnoittelu
• Arkistopäätteen käytöstä tehdään sopimus Evoltan kanssa
• Arkistopäätteen hinta koostuu käyttöönotosta sekä kunnan kokoon
pohjautuvasta kuukausimaksusta
• Käyttöönotto 1100€ / kunta
• Tekninen konsultointi Evoltan toimesta
• Ohjeistus palvelun käyttöön Evoltan toimesta
• Kuukausimaksu 15% puitesopimushinnaston mukaisesta asiointipalvelun
kuukausimaksusta

39. Kuukausimaksu
Asukasmäärä Arkistopääte, kuukausimaksu
0 – 2 500 30 €
2 501 – 10 000 50€
10 001 – 30 000 70€
30 001 – 50 000 83€
50 001 – 100 000 124€
100 001 – 200 000 165€
200 001 – 248€

40. Tukea digitoinnin
starttaamiseen

41. Tukea
• Olemassa olevaa digitointiohjeistusta
• Lupien digitointi Lupapisteeseen arkistosta – Kaarlo Heikkinen/Lohjan kaupunki
• Digitointi Lupapisteessä – yleisiä huomioita tekemisen pohjaksi
• Lupapisteen digitointityökalun käyttöohje täältä
• Tiivis digitoijan opas tekeillä – julkaistaan 19.4. uutiskirjeen yhteydessä
• Myös digitointia käsittelevät päivitetyt ohjevideot (3kpl) tulossa jakoon
• Tieran tuottama digitointisuunnitelman runko valmistuttuaan kuntien
hyödynnettävissä
• Tarkempaa kuntakohtaista suunnitteluapua saatavilla Tieralta / Palovoimalta
• Kokemuksia muilta digitointia tehneiltä käyttäjäkunnilta
• Yammer on korvautumassa uudella yhteisöportaalilla – Digitointikanava tulossa
sinne – väliaikana yhteinen projektitaulu käyttöön (pääsy aina omalla spostilla &
salasanalla) ja se siirretään myös uuteen yhteisöön
• Muut tavat: yhteydenottoja kunnille/meille, kenttäretkiä tms.

42. Kertausta arkistoinnista?
11.4.2018 klo 9-11 pidettävässä maksullisessa kertauskoulutuksessa käydään
läpi seuraavia aihepiirejä:
• Arkistoon liittyvät käyttöoikeudet, TOS (tiedonohjaussuunnitelma) ja TOJ (tiedonohjausjärjestelmä),
Menettelyt ja asiakirjojen metatiedot, Sähköinen arkistomateriaalin vastaanotto ja
arkistokelpoisuuden tarkistaminen, Asiakirjojen tarkastus ja muokkaus, Arkistoon vienti,
Dokumentinhallinta eli haku arkistosta, Arkistoitujen asiakirjojen metatietojen muokkaus Onkalossa
• Etäkoulutuksen hinta on 110€ / hlö ja se on suunnattu kaikille rakennusvalvonnan sähköisestä
arkistoinnista sekä tiedonhallintaprosessista kiinnostuneille tahoille
• Ilmoittaudu mukaan koulutukseen täältä tai Lupapisteen ”Koulutukset”-kalenterin kautta
Ps! Mahdolliset etukäteiskyselyt ja -kommentit Anna Palttilalle:
anna.palttila@evolta.fi

43. Kysyttävää?
Olehan epäröimättä yhteydessä!
Ilona Suominen
Yhteisömanageri | Evolta Oy, Lupapiste
040 5358 965 | ilona.suominen@evolta.fi