Dokumen tersebut membahas tentang perencanaan sumber daya manusia untuk kebutuhan tenaga kerja, yang meliputi proses rekrutmen, seleksi, dan peraturan ketenagakerjaan."

1. HUMAN RESOURCE
PLANNING FOR MAN
POWER
By : Kanaidi, SE., M.Si
kanaidi@yahoo.com

2. Basic Functions of
HRM
 The process of HRM consists of 4
basic functions:
 Acquisition of human resources
 Development of human resources
 Motivation of human resources
 Maintenance of human resources

3. Acquisition Function
 Process of identifying and employing
people possessing required level of
skills
 Job Analysis
 HRP
 Recruitment
 Selection

4. Development Function
 Process of improving, moulding and
changing the skills, knowledge and
ability of an employee
 Employee Training
 Management Development
 Career Development

5. Motivation Function
 Process of integrating people into a
work situation in a way that it
encourages them to perform /
deliver to the best of their ability
 Understanding needs
 Designing motivators
 Monitoring

6. Maintenance Function
 Process of providing employees the
working conditions that help
maintain their motivation and
commitment to the organisation
 Satisfaction Levels
 Retention

7. HRP for Man Power
Planning
 Merupakan suatu proses yang
bertujuan untuk menyediakan
sumber daya manusia yang
“adekuat“, sesuai dengan
kebutuhan.
 Adekuat : sesuai dengan
kebutuhan, baik dalam hal jumlah,
kualifikasi, maupun saatnya
(“timing“).

8. HRP for Man Power
Planning
Menjamin kontinuitas ketersediaan
tenaga kerja yang terampil,
berkemampuan dan
berpengalaman, sehingga :
* Memungkinkan dept. Personalia
menarik t.k yang tepat pada
waktu yang tepat (fungsi staffing).
* Meningkatkan efisiensi.

9. Manfaat dari HRP
 Meningkatkan pemanfaatan sdm lebih efisien dan efektif
 Menselaraskan aktivitas-aktivitas management personalia
dengan tujuan–tujuan organisasi di masa yang akan datang
secara efisien
 Menarik dan mempekerjakan tenaga kerja baru secara ekonomis
 Mengembangkan informasi management personalia untuk
membantu aktivitas personalia lainnya dan unit-unit organisasi
lainnya
 Mengkoordinir program-program management personalia yang
berbeda-beda
 Tenaga kerja dapat mengembangkan dirinya dengan lebih baik
dan terarah (“career-planning”)
 Meningkatkan kepuasan kerja

10. Penyebab timbulnya permintaan
Tenaga Kerja :
 External challenges :
- Economic, sosial, technology, competitors
 Organizational decisions
- Strategic plans, budgets, sales and
production, forecast
 Work-force factors
- Retirement, resignations, terminations,
deaths, level of absence

11. Proses Perencanaan SDM digambarkan sbb :
Strategic management
decisions
Human resource supply: Human resource demand:
- Existing - Future
- Future - Annual
Analisa kesenjangan
Kesenjangan kualitas Kesenjangan jumlah
- realokasi / replacement - lembur
- pendidikan / latihan - rekruitmen
- berhenti sementara
- PHK
- pensiun dini

12. Analisis “supply” tenaga kerja :
 Komposisi tenaga kerja yg dimiliki oleh perusahaan
 Analisis supply harus memperhatikan periode
perencanaan
Analisis “demand” tenaga kerja :
 Dilakukan berdasarkan peramalan kebutuhan tenaga
kerja pada perioda perencanaan tertentu (jk. pendek,
menengah, panjang)
 Berkaitan erat dengan keputusan-keputusan strategis
(internal & eksternal), meliputi :
- perluasan / penciutan perusahaan
- diversifikasi produk
- perluasan pasar
- kebijakan padat modal / padat karya
- rencana investasi, dan lain-lain

13. Kendala-kendala yang perlu dipertimbangkan :
 Internal :
- tujuan perusahaan
- kondisi keuangan perusahaan
- kondisi tenaga kerja yg dimiliki, dan lain-lain
 Eksternal :
- situasi dan kondisi tenaga kerja
- peramalan pasar
- perkembangan iptek
- peraturan pemerintah
- situasi perekonomian, politik dan lain-lain

14. Analisis kesenjangan antara “supply” dan “demand”
Kesenjangan bisa karena jumlah atau kualitas
 Kesenjangan dalam hal jumlah/kuantitas tenaga kerja
dapat diatasi dengan menambah lembur ataupun
rekruitmen ataupun PHK, pensiun dini
 Kesenjangan kualitas dapat diatasi dengan
realokasi/replacemnet atau diklat.
Ada tidaknya kesenjangan kuantitas sangat ditentukan
oleh peramalan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan.
Peramalan dapat dilakukan antara lain melalui :
1. Analisis Beban Kerja
a. Pengalaman di masa lalu
b. Perhitungan kuantitatif
2. Analisis Tenaga Kerja
a. Absenteeism Rate
b. Turnover Rate

15. 1. Analisis Beban Kerja (Work load)
 mengestimasikan beban pekerjaan yang akan dihadapi
perusahaan dalam periode perencanaan tertentu (how
much work is schedule to be done)
 Dapat dihitung melalui estimasi produksi, misalnya :
a.1. Pengalaman di masa lalu
Untuk setiap peningkatan penjualan Rp. 1.000.000 diperlukan
tambahan 1 orang tenaga penjualan
 Rp. 5.000.000 5 orang
a.2. Biaya lembur per minggu Rp. 1.000.000
Jika 4 minggu berturut-turut dibutuhkan 1 orang. Jika biaya
lembur > Rp. 5.000.000 / minggu,  artinya tambahan tenaga
kerja 5 orang

16. b. Perhitungan Kuantitatif
Misalnya : Januari 1998 ada 22.000 pucuk surat yang harus
diselesaikan dan masing-masing surat membutuhkan 0.09
jam – orang.
 Beban kerja = 22.000 x 0,09 jam – orang
= 1.980 jam – orang
Jika 1 orang bekerja 180 jam per bulan
 Kebutuhan tenaga kerja per bulan :
1.980 / 180 = 11 orang
2. Analisis Tenaga Kerja (Work-Force)
Perhitungan dari Analisis Beban Kerja masih harus
dilengkapi Analisis Tenaga Kerja untuk memberikan
kelonggaran / allowance.

17.  Dari Point b (Analisis beban kerja) msh perlu
dilengkapi dengan analisis tenaga kerja untuk
memberikan kelonggaran/allowance
Apakah cukup dengan 11 orang tenaga kerja?
“Ya” sangat riskan  perlu allowance
a. Absenteeism Rate
AR = jumlah orang – hari absensi x 100%
jml. pekerja x jml. hari kerja
Jika tingkat absensi 9%, maka sebagai
kelonggaran ditambahkan :
9% x 11 tk = 1 tk.
Dari penelitian didapatkan umumnya
tingkat absensi 2,8 – 5%.

18. b. Turn Over Rate
- Accesions (penambahan tenaga kerja :
Accesions rate = jml. penambahan naker x 100%
jml. naker rata-rata
- Separations (Pengurangan tenaga kerja) :
Separations rate = jml. pengurangan naker x 100%
jml. naker rata-rata
- Jumlah tenaga kerja rata-rata :
Jml. naker awal + jml. naker di akhir periode
2

19. Turn-over juga berpengaruh terhadap :
 Ongkos penerimaan tenaga kerja (“hiring
cost”)
 Ongkos rekrutment dan seleksi
 “Over-paying”
 Tingginya tingkat kecelakaan kerja
 Menurunnya jumlah produksi pada masa
transisi
 Tidak efisiennya pemanfaatan mesin /
peralatan pada masa transisi
 Banyaknya “scrap” dan “waste” pada
tenaga kerja baru

20. REKRUTMEN
Adalah proses mendapatkan dan menarik
pelamar (applicant) yang capable untuk
dipekerjakan.
Upaya untuk mendapatkan calon tenaga kerja
yang paling sesuai “(cocok)” dengan
persyaratan yang dituntut oleh jabatannya.
“pencocokan” dua arah
Perusahaan mencari tenaga kerja
yang
paling cocok dengan tuntutan
jabatan,
dan sebaliknya tenaga kerja mencari
pekerjaan yang paling cocok dengan
kebutuhan, bakat, minat dan

21. The hiring process :
Recruitment Sales forecast Job analysis
program
Work load
Job
Work force analysis description
Employee requisition Job
Applicants specification
Screening devices
Application blanks
Reference checks
The Interview The
individual organization
Test
Physical examination
Induction / orientation

22. Recruitment Process :
Human resource Specific request
planning of managers
Job opening
identifed
Job analysis Manager’s
information comments
Job requirements
Methods of requirements
Satisfaction pool of recruits

23. Yang melakukan rekrutmen :
 Bagian Personalia (Bagian Kepegawaian)
 Biro Jasa (Konsultan)
 Operating Managers
 Recruitment Committee
Sumber Tenaga Kerja :
 Sumber internal : promosi atau mutasi
 Sumber eksternal :
- newcomers
- para penganggur
- tenaga kerja di perusahaan lain, tetapi tidak
puas di tempat kerja tersebut
- tenaga kerja senang pindah-pindah kerja
- pembajakan (tenaga kerja “qualified”)

24. Jika berasal dari “dalam perusahaan” :
melihat catatan kepegawaian (Personnel record).
Jika berasal dari “luar perusahaan” :
- cara informal
- melihat arsip pencari kerja di Depnaker
- bekerja sama dengan Biro Jasa / Perusahaan
sejenis
- memasang iklan / advertensi
- lain-lain :
* computer matching service
* internship (mahasiswa Kerja Praktek)
* talent scouting (college/university recruiting)
* special event recruiting (open-house ; job-fair)

25. Constraints on and challenge of recruitment
 Berasal dari organisasi / internal
1. Organizational pilicies
- promote from within pilicies
- compensation policies
- employment status policies (part time, temporary
employees; full time)
2. Human resource plans
3. Job requirements
4. Costs
5. Affirmative action plans
 Berasal dari recruiter
- recruiter habits
 Berasal dari lingkungan eksternal
- leading economic indications
- want ads-index
- laws / hukum

26. Channel of recruitment :
1. Walk-ins and write-ins
2. Employee refferals
3. Advertising
4. State employment security agencies
5. Private placement agencies
6. Professional search firms
7. Educational institutions
8. Labor organizations
9. Military operations
10. Government-finded training program
11. Temporary-help agencies
12. Open house
13. Leasing,; nepotism
14. Departing employees, etc.

27. Pelaksanaan Rekrutmen :
Hal-hal yang harus diperhatikan :
 Job requirements
 Kebijakan perusahaan (dana, waktu, dll)
 Situasi dan kondisi pasar tenaga kerja
 Kebijakan / peraturan pemerintah
 Kebutuhan / harapan calon tenaga kerja
 Citra perusahaan
 Dan lain-lain

28. JOB APPLICATION BLANK
Tujuan : untuk mengumpulkan informasi tentang recruits
Informasi antara lain :
1. Personel data : nama, alamat, tanggal lahir dan lain-lain
2. Employment status :
- posisi yang diinginkan
- gaji yang diinginkan
- status kerja (full / part time)
- kesanggupan untuk mulai bekerja, dan lain-lain
3. Education & skills : applicant’s abilities, antara lain :
pendidikan, kursus
4. Work history : past jobs
5. Military background
6. Membership, awards and hobbies
7. References
8. Signature

29. Human Resource
Management
Recruitment and
selection

30. Human Resources Management

31. Recruitment

32. Recruitment
 The process by which a job vacancy
is identified and potential employees are
notified.
 The nature of the recruitment process
is regulated and subject
to employment law.
 Main forms of recruitment through
advertising in newspapers, magazines,
trade papers and internal vacancy lists.

33. Recruitment
 Job description – outline of the role
of the job holder
 Person specification – outline
of the skills and qualities required
of the post holder
 Applicants may demonstrate their
suitability through application form, letter
or curriculum vitae (CV)

34. Selection

35. Selection
 The process of assessing candidates
and appointing a post holder
 Applicants short listed –
most suitable candidates selected
 Selection process –
varies according to organisation:

36. Selection
 Interview – most common method
 Psychometric testing – assessing the personality
of the applicants – will they fit in?
 Aptitude testing – assessing the skills
of applicants
 In-tray exercise – activity based around what
the applicant will be doing, e.g. writing a letter
to a disgruntled customer
 Presentation – looking for different skills
as well as the ideas of the candidate

37. Employment Legislation

38. Employment Legislation
 Increasingly
important aspect
of the HRM role
 Wide range
of areas for
attention
 Adds to the cost
Even in a small business, the legislation
relating to employees is important – of the business
chemicals used in a hairdressing salon for
example have to be carefully stored and
handled to protect employees.

39. Discrimination
 Crucial aspects
of employment
legislation:
 Race
 Gender
 Disability
Disability is no longer an issue for employers
to ignore, they must take reasonable steps
to accommodate and recruit disabled workers.
Copyright: Mela, http://www.sxc.hu

40. Discipline

41. Discipline
 Firms cannot just ‘sack’ workers
 Wide range of procedures and steps
in dealing with workplace conflict
 Informal meetings
 Formal meetings
 Verbal warnings
 Written warnings
 Grievance procedures
 Working with external agencies

42. Development

43. Development
 Developing the employee
can be regarded as investing
in a valuable asset
 A source of motivation
 A source of helping the employee fulfil
potential

44. Training

45. Training
 Similar to development:
 Provides new skills for the employee
 Keeps the employee up to date
with changes in the field
 Aims to improve efficiency
 Can be external or ‘in-house’

46. Rewards Systems

47. Rewards Systems
 The system of pay and benefits used
by the firm to reward workers
 Money not the only method
 Fringe benefits
 Flexibility at work
 Holidays, etc.

48. Trade Unions

49. Trade Unions
 Importance of building relationships with
employee representatives
 Role of Trade Unions has changed
 Importance of consultation
and negotiation and working
with trade unions
 Contributes to smooth change
management and leadership

50. Productivity

51. Productivity
 Measuring performance:
 How to value the workers contribution
 Difficulty in measuring some types of output –
especially in the service industry
 Appraisal
 Meant to be non-judgmental
 Involves the worker and a nominated appraiser
 Agreeing strengths, weaknesses and ways forward
to help both employee and organisation