Intranetit nyt ja tulevaisuudessa
Iltapäivä Tampereen viestijöille 8.12.2014
Intranetien nykytila sekä tulevaisuuden suuntia ensimmäisen Intranet-palvelut Suomessa -selvityksen perusteella. Tyypillisimmistä intranet-konseptit, sosiaalinen intranet, alustaratkaisut ja mobiili-intranet, intranetien strateginen merkitys sekä intranetin johtaminen.
Lisätietoja selvityksestä: http://intranet-ostajanopas.fi/intranet-selvitys/tulokset-2014/
Esitys ProCom ry:n, Tampereen viestijöiden ja Viesti ry:n järjestämässä tilaisuudessa Tampereen seudun viestijöille 8.12.2014.
Intranetit nyt ja tulevaisuudessa - Iltapäivä Tampereen viestijöille 8.12.2014
1. INTRANETIT NYT JA TULEVAISUUDSSA
Intranet-palvelut Suomessa 2014 -selvityksen tuloksiin peilaten
Tampereen viestijät 8.12.2014 | Hanna P. Korhonen | North Patrol Oy
2. SISÄLTÖ
Intranetit nyt
• Tyypillisimmät intranet-konseptit
• Sisällöt ja toiminnallisuudet
• Teknologiat
• Intranetin johtaminen
Intranet-palvelut Suomessa 2014 | North Patrol Oy 2014
2
Intranetit tulevaisuudessa
• 6 intranetien megatrendiä
• Mihin kiinnittää huomiota?
4. Twitter: @hannapkorhonen
SlideShare: hannapkorhonen
hanna.korhonen@northpatrol.com
intranet-ostajanopas.fi
Hanna P. Korhonen
Intranet & Web Communications Specialist
Verkkopalvelujen ja viestinnän asiantuntija.
Intohimoina sisäinen viestintä, intranetit ja jokaisen
työntekijän työpäivän sujuvoittaminen ja ”kivoittaminen”.
Kokemusta verkkoprojekteista 1990-luvun puolivälistä.
Yli 10 vuotta ammatillista kokemusta verkkopalveluista ja
verkkopalveluprojekteista mm. intranetin ja verkkosivuston
päätoimittajan, projektipäällikkön, käyttöönottajan ja
kouluttajan, pääkäyttäjän, omistajan ja ostajan rooleissa.
Työskennellyt viestinnän eri tehtävissä mm.
Aalto-yliopistossa, Teknillisessä korkeakoulussa sekä
Jyväskylän ja Kuopion kaupungeilla.
5. PALVELUMME TILAAJAN TUEKSI
North Patrol Oy tarjoaa tukea verkkopalvelun tilaajalle internet-, intranet- ja extranet-projekteissa.
Intranet-palvelut Suomessa 2014 | North Patrol Oy 2014
5
1. HANKKEEN
VALMISTELU
2. KONSEPTI-SUUNNITTELU
3. VAATIMUS-MÄÄRITTELY
4. TEKNOLOGIA-VALINTA
5. HYVÄ
TARJOUSPYYNTÖ
6.
KILPAILUTUKSEN
LÄPIVIENTI
7.
OHJAUSRYHMÄ-
TYÖSKENTELY
8. KOULUTUS JA
SEMINAARIT
North Patrol on verkkopalveluhankintojen
riippumaton neuvonantaja
7. SELVITYKSEN TOTEUTUS
• Verkkokysely avoinna 6.5.-8.6.2014
• Vastaajiksi rekrytoitiin erityisesti organisaatioiden intranet-vastaavia.
• Yht. 113 vastausta, ainakin 94 eri organisaatiolta (osa anonyymejä vastaajia).
Intranet-palvelut Suomessa 2014 | North Patrol Oy 2014
7
5 teemaa:
1. Ajankohtaistiedottaminen
2. Vuorovaikutus ja yhteisöllisyys
3. Ryhmätyö
4. Toiminnan johtaminen ja ohjaaminen
5. Perinteiset sisällöt ja toiminnallisuudet
40 sisältöä tai toiminnallisuutta 5 teemassa.
36 tyypiltään ja
laajuudeltaan
erilaista
kysymystä.
8. VASTAAJAORGANISAATIOIDEN TAUSTATIEDOT
TOIMIALA
6%
8%
8%
HENKILÖSTÖMÄÄRÄ
Intranet-palvelut Suomessa 2014 | North Patrol Oy 2014
8
23%
19%
2%
15%
13%
5%
Julkishallinto
Koulutus
Teollisuus ja rakentaminen
Palvelut ja kauppa
Tieto- ja viestintätekniikka (ICT)
Järjestöt
Pankki, rahoitus ja vakuutus
Muu
Media
12%
9%
19%
30%
22%
8%
alle 50
50-150
150-500
500-2000
2000-10 000
yli 10 000
TOIMINTA-ALUE
45%
16%
4%
4%
31%
Vain Suomessa
Pääasiassa Suomessa
Pohjoismaissa
Euroopassa
Globaalisti
9. VASTAAJIEN TAUSTATIEDOT
VASTAAJAN ROOLI SUHTEESSA
INTRANETIIN
18%
10%
Intranet-palvelut Suomessa 2014 | North Patrol Oy 2014
9
27%
19% 27%
Organisaation sisäisestä viestinnästä vastaava
Intranet-kehittämisprojektin projektipäällikkö
Intranetin sisällöllinen päätoimittaja
Jokin muu
Tekninen asiantuntija
MIHIN YKSIKKÖÖN KUULUT
ORGANISAATIOSSANNE?
71%
7%
14%
2%
6%
Viestintään / markkinointiin
Tietohallintoon
Muuhun
Yleisjohtoon
Henkilöstöhallintoon
12. TYYPILLISIMMÄT SISÄLLÖT JA TOIMINNALLISUUDET
Intranet-palvelut Suomessa 2014 | North Patrol Oy 2014
12
1. Linkit työkaluihin (82 %)
2. Tapahtumat ja koulutukset (81 %)
3. Puhelinluettelo (80 %)
4. Organisaatioesittely ja ohjeet (80 %)
5. Ruokalistat (69 %)
6. Intrassa tiedottaminen korvaa sähköpostilla
tiedottamisen (68 %)
7. Mediaseuranta (65 %)
8. Sisäiset asiointipalvelut (65 %)
9. Kommentointi (63 %)
10. Kirpputori (63 %)
13. Yhteisöllisyys
INTRANETIEN ROOLIT
Yhteisen
tiedon
tietopankki
Sisäinen
viestintä
Intranet-palvelut Suomessa 2014 | North Patrol Oy 2014
13
Toiminnan
ohjaaminen
Ryhmä-työn
tukeminen
16. SISÄLLÖNTUOTANNON MALLI
11%
4%
2%
8%
50%
53%
4%
21%
37%
56%
0% 20% 40% 60%
Sisällöntuotantomalli nyt
Sisällöntuotantomalli tulevaisuudessa
Intranet-palvelut Suomessa 2014 | North Patrol Oy 2014
16
Itsenäisesti toimivat avainhenkilöt yksiköissä
huolehtivat oman vastuualueensa
sisällöntuotannosta
Sisällöntuotanto on hajautettu
mahdollisimman suurelle määrälle
työntekijöitä
Sisältöjen ylläpito on
keskitetty muutamalle avainhenkilölle
Ei organisoitu
Nimetty intranet-tiimi
vastaa koordinoidusti
sisällöntuotannosta
17. INTRANET-ALUSTAT
Suurten (2 000–10 000 hlön)
organisaatioiden suosikki.
2013-versioon siirtyneet 500–2 000 hlön
organisaatiot, joissa suosikkialusta.
Kakkosvaihtoehto SharePoint
2010:lle 150-500 henkilön
organisaatioiden kokoluokassa.
40%
7%
6%
5%
21%
20%
Microsoft SharePoint 2010
Microsoft SharePoint 2013
Atlassian Confluence
Liferay
Microsoft SharePoint MOSS 2007
Muu
6/7 käyttäjästä
koulutusalalta
Muita mainittuja alustoja: Alfresco, Crasman, Drupal, Elevation,
EPiServer, Humap inspiration platform HIP, IBM Notes/Domino, InfoWeb,
Itse kehitetty, Magnolia, Microsoft Office 365 / SharePoint pilvipalveluna,
Microsoft Sharepoint services 3.0, Midgard, Oracle Portal / UMC, Plone,
Prime, SharePoint2003, Stato, WebSphere, WordPress, Yammer
28 % Sama alusta julkisten
www-palvelujen
julkaisujärjestelmänä
Intranet-palvelut Suomessa 2014 | North Patrol Oy 2014
18. INTRANETIIN PÄÄSY JA MOBIILIKÄYTTÖ
Aiotteko parantaa työntekijöiden mahdollisuuksia päästä intranetiin?
44 % Kyllä, kehitämme mobiiliyhteyksiä
13 % Kyllä, hankimme lisää/parempia laitteita
11 % Kyllä, sallimme omien laitteiden käytön
5 % Kyllä, luomme lisää käyttäjätunnuksia
26 % Ei, tyydymme nykytilaan
18 Intranet-palvelut Suomessa 2014 | North Patrol Oy 2014
19. YHTEENVETO: SUOMEN INTRANETIT NYT
Intranet-palvelut Suomessa 2014 | North Patrol Oy 2014
19
Tyypillisimmät sisällöt ja
toiminnallisuudet:
1. Linkit työkaluihin (82 %)
2. Tapahtumat ja koulutukset
(81 %)
3. Puhelinluettelo (80 %)
4. Organisaatioesittely ja ohjeet
(80 %)
5. Ruokalistat (69 %)
6. Intrassa tiedottaminen
korvaa sähköpostilla
tiedottamisen (68 %)
7. Mediaseuranta (65 %)
8. Sisäiset asiointipalvelut (65 %)
9. Kommentointi (63 %)
10. Kirpputori (63 %)
70 % viestinnän
omistamia
23 % Strategian
toteuttamisen
välineitä
50 % tehty
SharePointilla
Yhteisen
tiedon
tietopankki
Sisäinen
viestintä
Ryhmä-työ
Toiminnan
ohjaaminen
Yhteisöllisyys
20. Finland 2014 Sweden 2014
82 % Links to common tools
80 % Phone book
92 % Links to common tools
89 % Phone book
?? % News
81 % Events calendar
96 % News
60 % Calendar
63 % Commenting on content
53 % Free-form discussion
46 % Submitting initiatives/ideas
22 % Building networks with other users
57 % Commenting on content
33 % Discussion forum
33 % Submitting initiatives/ideas
16 % Building networks with other users
56 % Sites/spaces for teamwork 38 % Sites/spaces for teamwork
59 % Key business indicators 33 % Key business indicators
Sources:
Finland: Intranets in Finland 2014 survey by North Patrol Oy
Sweden: Hur mår Sveriges intranät? Trendundersökning 2014 by Web Service Award AB, Stockholm 2014
21. INTRANET PLATFORMS: FINLAND VS. SWEDEN
12%
0
24%
1%
7%
6%
Microsoft SharePoint
Other
Atlassian Confluence
Liferay
Self-developed
EPiServer
Sources:
Finland: Intranets in Finland 2014 survey by North Patrol Oy
Sweden: Hur mår Sveriges intranät? Trendundersökning 2014 by Web Service Award AB, Stockholm 2014
* Intranets in Sweden 2013 survey by IntraTeam
38%
3%
0
22%
0%
5%
46%
43%
0% 10% 20% 30% 40% 50%
SiteVision
Finland 2014 Sweden 2014
Same system
also used for
public website:
28 % Finland
52 % Sweden (*)
22. ENTÄ TULEVAISUUDESSA?
Intranet-palvelut Suomessa 2014 | North Patrol Oy 2014
22
Laskussa?
• Kirpputori
• Useita uutisvirtoja
eri aiheista
• Ruokalistat
(Vähintään 6 vastaajaa arvioi
näiden ominaisuuksien olevan
laskussa.)
Nousussa
1. Kannustaminen ja kiittäminen
2. Kysymykset ja vastaukset
3. Videot
4. Kommentointi
5. Sähköpostin korvaaminen
6. Aloitteet ja ideointi
7. Dokumenttien työstö työtiloissa
8. Omat blogit
9. Henkilöprofiilit
10. Tykkääminen
Vastaajia pyydettiin
arvioimaan 40 eri
ominaisuutta.
25. 1. Mobiili-intranetin vallankumous
43 % 44 %
intraneteistä on käytettävissä
mobiililaitteella
(älypuhelin/tabletti)
Tämä mullistaa sellaisten henkilöstöryhmien tavoittamisen (intranetillä), jotka eivät
tee töitä tietokoneen ääressä.
Kuinka hyödynnämme tämä mahdollisuuden?!?
Intranet-palvelut 25 Suomessa 2014 | North Patrol Oy 2014
vastaajista aikoo kehittää
mobiiliyhteyksiä intranetiin
lähivuosina.
26. 2. Videosisältöjen räjähdys
71 %
42 % aikoo panostaa
käyttää videoita
sisältömuotona
intranetissään.
Intranet-palvelut 26 Suomessa 2014 | North Patrol Oy 2014
videosisältöjen
käyttöön intrassaan
lähivuosina.
27. 3. Vuorovaikutuksellisuus
63%
50% 47% 46%
Nykytila.
71 % 63 % 76 % 65 % 65 % 63 % 76 %
% vastaajista arvioi ominaisuuden merkityksen kasvavan intranetissään
70%
60%
50%
40%
30%
20%
10%
Intranet-palvelut 27 Suomessa 2014 | North Patrol Oy 2014
39% 38% 35%
0%
Kommen-tointi
Henkilö-profiilit
Kysymys-vastaus-palsta
Aloitteet ja
ideointi
Tykkää-minen
Oman
sisällön,
kuten
blogien,
julkaisu
Kannusta-minen
ja
kiittäminen
28. 4. Työskentelyn tuen monipuolistuminen
56%
45%
Nykytila.
50 % 66 % 40 % 55 % 62 %
60%
50%
40%
30%
20%
10%
Intranet-palvelut 28 Suomessa 2014 | North Patrol Oy 2014
34%
24% 22%
0%
Työtiloja Dokumenttien
työstö työtiloissa
Lukuoikeus pääosin
kaikilla
Ulkopuoliset
kutsuttavissa
työtilaan
Sisäinen
verkostoituminen
% vastaajista arvioi ominaisuuden merkityksen kasvavan intranetissään
29. 5. Intranet johtamisen välineenä
59%
46%
Nykytila
49 % 65 % 76 % 44 % 56 % 40 %
% vastaajista arvioi ominaisuuden merkityksen kasvavan intranetissään
70%
60%
50%
40%
30%
20%
10%
Intranet-palvelut 29 Suomessa 2014 | North Patrol Oy 2014
35% 31%
19%
11%
0%
Liiketoiminnan
tunnusluvut
Aloitteet ja
ideointi
Kannusta-minen
ja
kiittäminen
Liiketoiminta-raportit
Asiakaspalaute Kilpailija-katsaukset
30. 6. Avoimuus ja läpinäkyvyys
Avoimuuden ja läpinäkyvyyden periaate on kasvussa myös intraneteissä:
Monet organisaatiot ovat avanneet yhteistyötyötilat kaikkien työntekijöiden
luettaviksi ja seurattaviksi. Tämä on myös yksi sosiaalisen intranetin ehdoista.
Avoimuus on myös sitä, että kaikilla käyttäjillä on samat oikeudet sisältöön,
keskusteluihin, kommentointiin, bloggaukseen jne.
Nyt: tyypillisesti työntekijät ja johto ovat molemmat läpinäkyvästi läsnä intranetissä
• Työntekijät – henkilöprofiilit ja kuvat, työtiloissa työskentely, blogit, kysymys-vastauspalsta,
kommentointi, haastattelut
• Johto – blogit, kommentointi ja vastaaminen kysymyksiin, haastattelut
Tulevaisuudessa myös muu tieto tulee näkyvämmäksi intranetin kautta:
• Organisaation tila – avainluvut, raportit
• Organisaation tietopääoma – asiantuntijablogit, ideointi, kysymys-vastaus
• Organisaation asiakkaat, markkina, sidosryhmät ja muu toimintaympäristö –
asiakaspalaute, raportit, markkina-analyysit
Intranet-palvelut 30 Suomessa 2014 | North Patrol Oy 2014
31. YHTEENVETO: TULOSSA!
1. Mobiili-intranetin vallankumous
2. Videosisältöjen räjähdys
3. Vuorovaikutuksellisuus
4. Työskentelyn tuen monipuolistuminen
5. Intranet johtamisen välineenä
6. Avoimuus ja läpinäkyvyys
Intranet-palvelut 31 Suomessa 2014 | North Patrol Oy 2014
32. MIHIN KIINNITTÄÄ HUOMIOTA?
1. Intraneteihin on monia konsepteja; erilaisia intranetejä erilaisiin tarpeisiin ja
organisaatiokulttuureihin.
Termillä ”intranet” ei ole yhtä yksiselitteistä merkitystä.
Intranetiä tai toisen hauskoja ominaisuuksia ei voi kopioida.
Mitä se on teidän organisaatiollenne?
2. Päätä ensin konsepti. Sitten vasta teknologia.
3. Mobiilius mullistaa sisäisen viestinnän. Mutta onko organisaatiosi valmis mobiiliin?
Onko organisaatiosi valmis pilvipalveluihin?
Ennen kuin haaveilet, keskustele IT:n ja tietoturvaihmisten kanssa.
4. Superpersonoitu etusivu on kuollut. Intranetissä voi olla useita koostavia
työpöytänäkymiä eri rooleille. Aloita muutamasta roolista, kuten myyjä tai esimies.
5. Jos intranetin konsepti laajenee. Viestintäammattilaisen työnkuva laajenee.
6. Mutta kukaan ei halua omistaa organisaation yhteistyötä ja tietoa.
Jospa viestintä vain ottaisi nakin?
Intranet-palvelut 32 Suomessa 2014 | North Patrol Oy 2014
33. LISÄTIETOJA
Intranet-palvelut Suomessa 2014 -selvityksen tulosraportti:
http://intranet-ostajanopas.fi/intranet-selvitys/
Intranet-palvelut Suomessa 2014 | North Patrol Oy 2014
33
Hanna P. Korhonen
Intranet & Web Communications Specialist
050 563 2508
hanna.korhonen@northpatrol.com
Sisäiset asiointipalvelut -> mm. matkalaskut tai lomahakemukset
Yhteisen tiedon tietopankki -> ohjeet, yhteystiedot, henkilöhakemistot, ruokalistat
Ajankohtaistiedottaminen -> sisäinen uutisointi, tapahtumakalenteri, mediaseuranta jne.
Toiminnan ohjaaminen -> sisäiset asiointipalvelut, raportointi, raportit ja yhteenvedot
Sisäiset asiointipalvelut -> mm. matkalaskut tai lomahakemukset
No significant differences in the roles of the intranets.
Intranets are being used for social purposes and communication, and approximately half of them also for teamwork.
In both countries, the intranet owner is usually the communications department.
In Finland, intranets are slightly more actively used.
Mobile access and usage is also more common in Finland than in Sweden.
Mobiiliyhteyksiä intraansa aikoo kehittää lähivuosina lähes puolet vastaajaorganisaatioista, erityisesti yksityiseltä sektorilta.
Tienraivaajina ovat toimineet suuret organisaatiot, joille videosisältöjen käyttö on tietenkin kustannustehokkaampaa.
3. merkittävimmäksi arvioitu kasvu 40 ominaisuuden osalta.
Videoita voi olla monenlaisia:
johdon tervehdyksistä kollegojen tukemiseen.
Suurituotantoisista kännykkävideoihin
- eivät ole enää vain irrallisia tai päälleliimattuja, vaan ne ovat läsnä kaikissa toimissa.
- Osallistumiskynnystä madalletaan ja helpon mikrojulkaisemisen keinoin kannustetaan henkilöstöä jakamaan tietämystään toisille.
- Erityisen vahva kehittämiskohde on se, kuinka työhön liittyviä kysymyksiä voisi esittää ja saada niihin vastauksen. Samoin kehitetään keinoja kiittää hyvin tehdystä työstä.
- Sosiaalisuus on myös avoimuutta
- Kaikki nämä 8 ominaisuutta pääsevät top-10:iin merkittävimmin kasvavista ominaisuuksista (kun niitä oli yht. 40 kpl).
työtilat tarjotaan joko intranet-alustan työkaluilla tai intran rinnalle sijoitetuilla alustoilla
Tyypillisesti pienissä organisaatioissa työtilat avoinna kaikille
vuoropuheluun törmäytetään johdon, esimiesten, työntekijöiden – ja välillisesti myös asiakkaiden – mielipiteet ja ideat
entistä sosiaalisempia myös toiminnanohjauksen saralla, erityisesti palvelujen ja kaupan sekä pankin ja vakuutuksen toimialoilla
Avoimuuden periaate on jalkautunut intranetiin: keskusteluihin, kommentointiin ja osallistumiseen annetaan kaikille yhtäläiset mahdollisuudet kaikkien nähtäviksi. Valtaosa työnantajista tarjoaa intranetin käyttöön etäyhteydet ja on avannut ryhmätyötilat kaikkien avoimesti seurattaviksi. Avoimuuden trendi on juurtumassa jopa perinteisesti tiukkaan säädellylle pankki-, rahoitus- ja vakuutusalalle. Intranetien ominaisuuksia kehitetään edelleen, jotta henkilöstön aloitteita ja kehittämisideoita saataisiin kerättyä kattavammin.
Toiminnanohjauksen toteuttaminen ja liiketoimintatiedon merkitys intraneteissä on hyvin vahvassa kasvussa. Intrassa vuoropuheluun törmäytetään johdon, esimiesten, työntekijöiden – ja välillisesti myös asiakkaiden – mielipiteet ja ideat. Introista on tulossa entistä sosiaalisempia myös toiminnanohjauksen saralla, erityisesti palvelujen ja kaupan sekä pankin ja vakuutuksen toimialoilla. Intraa hyödynnetään kasvavassa määrin työntekijöiden kannustamiseen ja kiittämiseen, päätösten perusteluun, aloite- ja ideointikanavana, asiakkailta saadun palautteen käsittelyyn ja kilpailijoiden toiminnan seuraamiseen.
Jos sinua pyydetään ”uudistamaan intranet”, kysy, mitä itse asiassa pitää uudistaa. Intranet on vain väline. Mutta minkä toteuttamiseen?