Vrijdag 17 juni 2016 Parallelsessieronde 5 Titel: Digitale Verblijfaanvragen Studie: Hoe werkt het? Spreker: Elna Broesder (Studielink), Bart Oomen (Firma IND), Ineke ten Klooster (Avans Hogeschool) Zaal: Cambridge 27

1. Digitale Verblijfsaanvragen
Studie
Hoe werkt het?

2. Programma
‒Project DVS
Elna Broesder, Studielink
‒Werking DVS system-to-system
Ineke ten Klooster, Avans Hogeschool
‒IND proces
Bart Oomen, IND

3. Project DVS

4. • Actieplan “Make it in the Netherlands”, vereenvoudigen
van administratieve processen rondom inschrijving
buitenlandse studenten
• Wet ‘Modern Migratiebeleid’ (MoMi), instellingen zijn
verantwoordelijkheid voor aanvraag verblijfsvergunning.
Vanuit de onderwijsinstellingen aangegeven dat
vereenvoudiging van de aanvraag middels digitale
ondersteuning gewenst is.
• Programma e-Dienstverlening bij IND, er worden portalen
ontwikkeld om dit proces te ondersteunen. Dit project
sluit bij deze ontwikkelingen aan.
Aanleiding

5. Stand van Zaken Project, tot nu toe
•Koppeling Studielink – IND is gerealiseerd. Gebruik via:
– Studielink Dashboard
– System-to-system
•Werkgroepbijeenkomsten: OWI’s, Nuffic, IND, CACI en Studielink
•Samenwerkingsovereenkomst Studielink – IND ondertekend
•Pilot Dashboard afgerond
•Eerste onderwijsinstellingen die met Dashboard werken
•Voorjaarsrelease Studielink in maart
– Eerste verbeteringen doorgevoerd
– Bouw system-to-system OSIRIS
•Aansluitplan

6. Stand van Zaken Project, komende tijd:
•Pilot system-to-system OSIRIS: start deze maand
•Verdere gefaseerde aansluiting via Dashboard
•Na pilot, gefaseerde aansluiting via system-to-system
•Werkgroepbijeenkomst
•Najaarsrelease Studielink, aanpassingen Dashboard:
– Conversatiescherm aanvragen en meldingen
– Niet-bekostigde opleidingen
– Verbeteringen formulier

7. Handig om te weten
Op het Studielink Platform is veel info te vinden:
•Handleiding Dashboard
•Nieuwsbrieven project
•Aansluitplan
•Technische documentatie
Nog geen Studielink Platform
account? Vraag één aan via de
Studielink coördinator binnen de
onderwijsinstelling.

8. Digitale koppeling IND
Pilot system to system

9. • Student/Cursist is aangemeld bij Avans Hogeschool en heeft een
verblijfsvergunning nodig
Deze wordt aangevraagd door International Office
• Scan paspoort wordt opgeslagen in digitaal archief
• Scan wordt uitgeprint voor de IND
• Aanvraagformulier wordt ingevuld en gekopieerd
• Formulier en kopie paspoort worden naar de IND verzonden
• Kopieën worden in map opgeslagen
• Gegevens aanvraag worden ingevoerd in Excel
• IND behandelt de aanvraag
• Aanvraag wordt ingewilligd of afgewezen
• Beslissing wordt naar Avans Hogeschool gezonden
• Wordt verwerkt in Excel
Hoe het ging

10. Voorwaarden en acties:
•Studenten systeem is gecertificeerd om aan te sluiten
•CvB besluit om de aanvragen via deze koppeling te doen
•Indienen officiële aanvraag vanuit CvB door Studielink coördinator bij
Studielink
•SL Kenniscentrum brengt de Servicedesk op de hoogte van de aanvraag
•Aansluiten systeem op de productieomgeving
•Versturen aanvraag via Osiris via SL berichtenverkeer
•Terugkoppeling van de IND via SL berichtenverkeer

11. Hoe gaat het in zijn werk?

12. Student is bekend

13. Aanvraag indienen

14. Soort aanvraag

15. Start- en einddatum indien ook voorbereidende periode

16. Contact gegevens, upload documenten

17. Upload antecedenten verklaring

18. Overige gegevens

19. Opslaan aanvraag

20. Verzenden aanvraag

21. In behandeling genomen

22. Bericht DVS Status Behandeling

23. Vreemdelingennummer in OSIRIS

24. Verzoek ingewilligd door de IND

25. • Student/Cursist is aangemeld bij Avans Hogeschool en heeft een
verblijfsvergunning nodig
• Scan Paspoort wordt opgeslagen in digitaal archief
• Aanvraag wordt via Osiris gedaan door International Office, het digitale
formulier is vrijwel gelijk aan het “oude” formulier
• IND neemt aanvraag in behandeling en meldt dit via het SL
berichtenverkeer terug naar Osiris
• Aanvraag wordt ingewilligd of afgewezen door de IND. De beslissing komt
via het berichtenverkeer in Osiris terecht
De nieuwe werkwijze

26. • Geen Excel sheets meer
• Geen kopieën van paspoorten en aanvraagformulieren
• Geen mappen met gegevens
• Er raakt niets meer zoek in de post of op de afdeling
• Alles inzichtelijk voor geautoriseerde medewerkers
• Digitaal dossier
Wat levert het op?

27. Proces IND

28. Ontvangst van de aanvraag aan IND-zijde

29. De betrokken partijen + dossierstukken

30. De persoonlijke gegevens van de klant (controle adhv paspoort)

31. Relatie tussen instelling en student

32. Gegevens over de zaak
Soort aanvraag
en verblijfsdoel Data en termijnen
Wijze van
correspondentie

33. Het “behandelplan”
Soort aanvraag
en verblijfsdoel Data en termijnen
Wijze van
correspondentie

34. Betaling leges
Soort aanvraag
en verblijfsdoel Data en termijnen
Wijze van
correspondentie

35. Inhoudelijke controle van de stukken
Soort aanvraag
en verblijfsdoel Data en termijnen
Wijze van
correspondentie

36. Inhoudelijke controle van de aanvraag
Soort aanvraag
en verblijfsdoel Data en termijnen
Wijze van
correspondentie
Controle of alle benodigde
bewijsmiddelen zijn overgelegd
Controle of aan alle criteria van de
aanvraag worden voldaan

37. Vastleggen behandelresultaat
Soort aanvraag
en verblijfsdoel Data en termijnen
Wijze van
correspondentie

38. Afsluiting