Genom att arbeta agilt har it-utvecklingsprojekt nått snabbare, bättre och mer kostnadseffektiva resultat. Varför används inte det agila arbetssättet i samtliga förändringsprojekt i verksamheten? Vad kan man lära av det agila och använda som grund i sin verksamhetsutveckling?

1. NYTTOSTYRD VERKSAMHETSUTVECKLING
MED AGILA METODER
Seminarium - Våren 2015
www.frontit.se

2. VI PÅ FRONTIT HAR FUNDERAT LITE KRING…
 Våra kunders krav på resultat
 Kan vi förbättra effektiviteten i projekt
 Att driva utveckling utan alla svar
 Vilka verktyg borde vi utnyttja mer?

3. VI SAMLADE VÅRA FUNDERINGAR I…
Nyttostyrd verksamhetsutveckling
med agila metoder

4. RECEPTET
Ingredienser är alla kända
– mixen, genomförandet, resultatet är annorlunda

5. DAGENS ERKÄNNANDE…
Vi är lite avundsjuka på ”de på IT” – för de gör
saker som ”vi på VU” inte gör.

6. VAD ÄR DET NU DE GÖR?
• Effektfokus istället för planfokus
• Gör det viktigaste först (prioritera)
• Snabbare leveranser (nyttorealisering)
• Samarbete
Produkt
Backlog
Sprint
Backlog
Sprint
14 dagar
Sprint-
demoKanbantavla
Stå-upp-möten
Levererbar
produkt
Sprint-
återblick
Vision
Agila metoden Scrum

7. NYTTOSTYRD VERKSAMHETSUTVECKLING MED AGILA METODER
Vad menar vi då med verksamhetsutvecklings-projekt här?
Gör så mycket som
möjligt, per 1 jan
ska vi ha en verk-
samhet igång!
Vi har 10 MSEK
att lägga på detta.
Vi måste etablera
och utveckla ett
kvalitetslednings-
system, processer,
acceptans och
förbättrad kvalitet under
kommande år.
Börja jobba
Vi ska effektivisera
verksamheten med 20%
under 3 år!
Det får kosta
max 30% av
besparingen…

8. CASE: BOSÄTTNINGSPROJEKTET PÅ

9. BOSÄTTNINGSPROJEKTET –
Bosättning av nyanlända invandrare
Bakgrund och utgångsläge
 Etableringsreformen – Arbetsförmedlingen ska samordna nyanlända invandrares
etablering i samhället. Fokus på arbete.
 I uppdraget ingick även att erbjuda nyanlända bosättning.
 Pressat läge, stort ärendeinflöde och helt ny verksamhet.
 Behov av fungerande arbetsprocess och tillhörande IT-stöd.
 Vi valde ett agilt angreppssätt
– för att kunna leverera tidigt
– bejaka ändringar i planering utifrån erfarenheter och nya behov

10. BOSÄTTNINGSPROJEKTET –
Bosättning av nyanlända invandrare
Syfte och effektmål
 Erbjuda nyanlända bosättning där möjligheterna är
goda för arbete utifrån kompetens
 Förkorta ledtiderna:
– Uppehållstillstånd till anvisning (få förslag) < 4 veckor
– Uppehållstillstånd till bosättning (inflyttad) < 8 veckor

11. AdministratörArbetsförmedlare Bosättnings-
handläggare
Nationell
arbetsmarknad
Matcha ärende
till lämplig region/
kommun
Presentera
ärende
till kommun
Granska
Bosättnings-
ärende
Kartläggning och
upprätta
Bosättningsärende
Bosättningsprocessen
Af-intern handläggning bosättningsärenden
Bosättnings-
handläggare
Anvisa nyanländ
plats för
bosättning
Arbetsförmedlare
Bosättnings-
anvisning
Bosättnings-
underlag
Kontaktperson
kommun
Svar från
kommun
Region 0 - 7

12. HUR GJORDE VI?

13. Hur drog vi nytta av det agila arbetssättet i ett verksamhetsutvecklingsprojekt?
För att uppnå effektivare:
 Leveransplanering?
 Projektorganisation?
 Budgetering?
 Styrning och uppföljning av projektet?
 Erfarenhetsåtervinning under pågående projekt?
AGILT I VERKSAMHETSUTVECKLINGSPROJEKT

14. AGILA SPRINTAR
Etappindelat arbete i Bo-projektet
 En förutsättning i projektet var projektstyrnings-
modellen PPS
 Utmaning: Verksamheten behövde leveranser snabbt
14
Leverans
Förberedelsefas Genomförandefas
Sprint
14 dagar

15. AGILA SPRINTAR
Etappindelat arbete i Bo-projektet
 En förutsättning i projektet var projektstyrnings-
modellen PPS
 Utmaning: Verksamheten behövde leveranser snabbt
 Lösning:
– Genomförandefasen delades i etapper
– Etapper ca 3 månader långa
15
Förberedelsefas Etapp 1 Etapp 2 Etapp x
Sprint
14 dagar

16. AGILA SPRINTAR
Etappindelat arbete i Bo-projektet
 En förutsättning i projektet var projektstyrnings-
modellen PPS
 Utmaning: Verksamheten behövde leveranser snabbt
 Lösning:
– Genomförandefasen delades i etapper
– Etapper ca 3 månader långa
 Fördelar:
– Tidiga leveranser - möjliggör tidig nyttorealisering
– Tidig återkoppling från verksamheten
– Kvitto på fungerande projektteam
16
Sprint
14 dagar
Förberedelsefas Etapp 1 Etapp 2 Etapp x

17. AGIL BACKLOG
Prioritering av behov i Bo-projektet
 Utmaning: Vi behövde leverera det viktigaste först
 Lösning: Inför varje ny etapp:
1. Identifiera verksamhetens behov
2. Prioritera behov utifrån nytta och kostnad
3. Samla behoven i prioriterad behovslista
 Fördelar:
– Verksamheten fick det som de hade störts behov av först
– Dra nytta av erfarenheter från tidigare etapper
17
Jämför med backlog och
sprintplanering
Förberedelsefas Etapp 1 Etapp 2 Etapp x

18. 1. IDENTIFIERA VERKSAMHETENS BEHOV
Hur få fram verksamhetens behov på effektivaste sätt?
 Orsaksanalyser, tex fem varför
 Processgenomgångar
 Djupintervjuer handläggare, verksamhetsansvariga mfl
 ”Sitta med de som gör jobbet”
 Mm mm
18

19. 2. PRIORITERA UTIFRÅN NYTTA OCH KOSTNAD
19
Nytta
Arbetsinsats/kostnad
Bidrag till effektmålen
Definiera o bemanna ny roll
Tydliggöra kommunavtal
IT-stöd Ärendehantering
Förordningsändring
Dokumentera och kommunicera processen
Vilka gör prioriteringen?

20. 3. SAMLA BEHOV I PRIORITERAD BEHOVSLISTA
20
Behovslista
(Jämför med Sprint
Backlog)
Hög prio
Låg prio
Kan tas bort när
som helst
Ny
Omprioritering
Inför start av ny
etapp
Samla verksamhetens behov i prioriterad behovslista – backlog
Behov
(Jämför med
Product Backlog)

21. HANTERA PRIORITERADE BEHOV
21
Etapp 2
Prioriterad behovslista
De högst prioriterade verksamhets-
behoven tas om hand i etappen
1. Kontroll på ärenden
2. Dok o införd arbetsprocess
3. Definiera o bemanna ny roll
4. Bättre avtalshantering
5. verksamhetsbehov
6. verksamhetsbehov
7. verksamhetsbehov
8. verksamhetsbehov
Förberedelsefas Etapp 1 Etapp 2 Etapp x

22. HUR IDENTIFIERA VERKSAMHETSBEHOV?
22
Bikupa:
Skulle det gå att dela upp ditt/era
verksamhetsprojekt i etapper och arbeta
aktivt med prioritering?
Vad skulle det få för effekter?
Diskutera två och två

23. PAUS!
23

24. Hur drog vi nytta av det agila arbetssättet i ett verksamhetsutvecklingsprojekt?
För att uppnå effektivare:
 Leveransplanering?
 Projektorganisation?
 Budgetering?
 Styrning och uppföljning av projektet?
 Erfarenhetsåtervinning under pågående projekt?
AGILT I VERKSAMHETSUTVECKLINGSPROJEKT
24

25. AGIL ORGANISATION
Agilt team och aktiv beställare i Bo-projektet
 Utmaning:
– Behov av bred och djup kunskap för att lösa uppgiften
– Behov av snabba beslut
 Lösning:
– Tvärfunktionellt team, IT och verksamhets-
kompetens tillsammans.
– Kompetensansvariga istället för fasta roller
– Aktiv beställare med beslutsmandat
– Teamet satt tillsammans
 Fördelar:
– Samlad kompetens och korta
ledtider för att lösa komplexa uppgifter
– Kort tid till beslut
 Styrgrupp
– Traditionell, men med agilt ”budgettänk”
25
Agilt team och
rollen produktägare

26. Hur drog vi nytta av det agila arbetssättet i ett verksamhetsutvecklingsprojekt?
För att uppnå effektivare:
 Leveransplanering?
 Projektorganisation?
 Budgetering?
 Styrning och uppföljning av projektet?
 Erfarenhetsåtervinning under pågående projekt?
AGILT I VERKSAMHETSUTVECKLINGSPROJEKT
26

27. AGIL BUDGET
Agil budget i Bo-projektet
 Utmaning:
Hur kunna bestämma budget när vi inte vet lösningen?
 Lösning:
Budgetera utifrån värdet på nyttan. Håll Business Case levande!
 Fördelar:
Effektfokus istället för planfokus - styr projektet utifrån behov och nytta istället för tidigt beslutad
detaljplan.
27

28. BUDGET UTIFRÅN VÄRDET PÅ NYTTAN
28
Budget
Traditionellt perspektiv
Krav 1Krav 2
Krav 4Krav 3
Krav 6
Krav 5
Krav 7
Budget
Agilt perspektiv
Business
Case
Bryt ned i aktiviteter.
Tidsuppskatta varje
aktivitet och addera till
en budget
Utifrån budget ta fram grov plan med antal
etapper
Krav 1
Krav 2
Krav 7
Krav 3
Krav 4
Krav 5
Krav 6
Etapp 1
Etapp 2
Etapp 3
+ +
+++
+

29. AGILT I VERKSAMHETSUTVECKLINGSPROJEKT
Hur drog vi nytta av det agila arbetssättet i ett verksamhetsutvecklingsprojekt?
För att uppnå effektivare:
 Leveransplanering?
 Projektorganisation?
 Budgetering?
 Styrning och uppföljning av projektet?
 Erfarenhetsåtervinning under pågående projekt?
29

30. AGIL STYRNING OCH UPPFÖLJNING
Uppföljning i Bo-projektet
 Utmaning: Hur kommunicerar vi pågående arbete, styr och följer upp på bästa sätt?
 Lösning:
– Stå-upp-möten
– Visualisera pågående arbete – Kanbantavla
– Visa det som ska levereras vid varje etapp – inte bara IT!
 Fördelar:
– Tight kommunikation inom teamet
– Eventuella problem snabbt synliga
– Tidig återkoppling från användare
30
Stå-upp-möten
Kanbantavla Demo

31. VISUALISERA PÅGÅENDE ARBETE - KANBANTAVLA
31
User Story To Do Doing Done
Behov To Do Doing DoneMål
IT-utveckling
Verksamhets-
utveckling
Behov -> Lösning -> Mål

32. AGILT I VERKSAMHETSUTVECKLINGSPROJEKT
Hur drog vi nytta av det agila arbetssättet i ett verksamhetsutvecklingsprojekt?
För att uppnå effektivare:
 Leveransplanering?
 Projektorganisation?
 Budgetering?
 Styrning och uppföljning av projektet?
 Erfarenhetsåtervinning under pågående projekt?
32

33. AGIL ERFARENHETSÅTERVINNING
Förbättringsarbete i Bo-projektet
 Utmaning: Hur kan vi förbättra projekt-arbetssätt och metodik under pågående projekt?
 Lösning:
– Återblick efter varje etapp (eller oftare), dvs reflektion av vad som fungerat bra och vad som kan
förbättras.
 Fördelar:
– Bli effektivare redan under pågående projekt, inte som traditionell projektutvärdering i slutet av
projektet.
33
Jämför med
retrospektiv/återblick
efter varje sprint

34. SUMMERING ARBETSSÄTT
Förberedelser:
 Nytta och avgränsning
 Ta fram Business Case
 Bestäm budget utifrån BC
 Sätt samman
tvärfunktionellt team
 Utbilda omgivning
 Kommunicera
34
Inför varje etapp:
• Identifiera verksamhetens
behov
• Prioritera behov utifrån
nytta och kostnad
• Samla behoven i en
backlog
• Ta fram och tidsuppskatta
lösningar för högst
prioriterade behov
• Formulera mål för etapp
Under varje etapp:
• Uppdatera kanban med
mål och aktiviteter
• Stå-upp-möten
• Genomför aktiviteter
• Genomgång för användare och
uppdragsgivare
• Leverera lösningar
• Rapportera resultat mot BC
• Utvärdera arbetssättet
Förberedelsefas Etapp 1 Etapp 2 Etapp x

35. NÄR PASSAR ARBETSSÄTTET OCH FÖRUTSÄTTNINGAR?
När passar arbetssättet?
 När det finns behov som inte har en given lösning
 Tidskritiskt
 Med tydliga visioner och effektmål men oklar väg dit
 Vi lever i en föränderlig värld och måste vara snabbrörliga
Förutsättningar för att det ska fungera?
 Tillgänglig och beslutsmässig beställare
 Hög prioritet för att få resurser
 Teammedlemmar som vill gå utanför sina normala roller
 Mottagare som aktivt deltar vid genomgångar, prioriteringar etc
35

36. FRÅGOR
36
? ??

37. VAD HÄNDER NU?
 Utvärdering + presentationen till dig efter seminariet!
 Vill du ha Frontits nyhetsbrev och information om kommande seminarier?
– Anmäl dig på hemsidan – www.frontit.se
– Följ oss på sociala medier!
www.frontit.se

38. www.frontit.se
TACK!