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Agenda
2
1
2
Business Case: Requisição de Viagens
3
Sequence Kinetics BPM
Demo
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Business Case: Requisição de Viagem
Descrição do Desafio
3
• Aumentar a eficiência no processo de
Requisição de Viagem, com melhorias na
capacidade de resposta
• Assegurar que os procedimentos são
seguidos
• Diminuir tempo por tarefa executada
• Estruturar a informação sobre pedidos de
viagem, tornando-a pesquisável
• Controlar custos de viagem e orçamentos
• Acompanhar o estado dos pedidos de viagem
O processo de Requisição de Viagem tem como objetivo oferecer aos colaboradores da
organização uma forma simples de solicitar viagens de trabalho, garantindo um fluxo de
aprovação e agendamento interligado e facilmente rastreável.
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Business Case: Requisição de Viagem
Descrição do Desafio
4
Definimos como desafio a implementação de um projeto simples de 4 dias, com uma
equipa de 2 consultores.
Considerando este desafio, optámos por utilizar uma abordagem / metodologia ágil.
Dia 1
Dia 2
Dia 3 Demo!!
Dia 0
Identificação do Desafio!!
Alinhamento inicial em
workshop para identificar
processo alvo e objetivos
em brainstorming
• Criação de formulário e campos
• Inicio da criação do workflow
usando o Sequence Kinetics
• Workshop com primeiro
playback do processo
• Funcionalidades adicionais e
ajustes
• Workshop com segundo
playback do processo
• Funcionalidades adicionais
e ajustes
Dia 4
• Afinação do processo
• Implementação de relatórios e
dashboards
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Business Case: Requisição de Viagem
Descrição do Desafio
5
Após a etapa inicial de implementação do processo, que culmina com uma demonstração,
haverá um período de utilização livre da solução para que a equipa possa explorar as
funcionalidades e compreender melhor o modo de funcionamento, mas também identificar
sugestões/questões a colocar numa posterior sessão de feedback.
FeedbackDemo!!
• Sessão de feedback da experiência, com
inputs para oportunidades de melhoria e
dúvidas sobre funcionalidades ou potencial de
evolução.
• Ponte para iniciativa de BPM
• Sessão de enquadramento do
Business Case, com
demonstração do processo e
disponibilização de credenciais
de acesso
Utilização Livre da Solução / Hands-On
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Intervenientes no Processo
6
Objetivo: Garantir que a reserva da viagem é efetuada dentro dos prazos
espetáveis, de acordo com a configuração solicitada.
Necessidades: Viajar para um determinado destino, no âmbito das suas
responsabilidades internas, nas datas definidas e com condições de
alojamento e transporte adequadas. Também a possibilidade de solicitar um
adiantamento para despesas de viagem.
Preocupações: Falhas de transporte ou alojamento, tempo de aprovação
ou marcação muito lentos, dificuldade a obter informação sobre o estado do
processo ou adiantamento para despesas recebido muito tarde.
Objetivos: Garantir que todas as viagens sob a sua alçada de aprovação
são validadas antes de prosseguirem, de forma a conseguir controlar custos
da unidade/área de negócio ou de projeto.
Necessidades: Aprovar de forma simples e rápida a viagem dos
colaboradores, sem perder rasto à sua situação, determinando o orçamento
que deverá ser tido em conta.
Preocupações: Custos de viagem acima do orçamento previsto ou
demasiado altos
Business Case: Requisição de Viagem
Requerente / Viajante
Gestor / Diretor
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Business Case: Requisição de Viagem
Intervenientes no Processo
Objetivo: Garantir um tratamento simplificado dos pedidos de viagens, que
inclui o registo dos dados das viagens de forma normalizada.
Necessidades: Receber os pedidos de viagens numa fila trabalho,
permitindo uma melhor organização das ações a realizar, em alternativa à
troca não estruturada de e-mails.
Registo de informação das reservas e custos associados, para que possam
ser validados de forma simples e reencaminhados posteriormente aos
principais interessados (i.e. viajante, gestor).
Preocupações: Perceção do orçamento aprovado para o agendamento da
viagem e minimizar o esforço necessário para aprovar/comunicar a viagem.
Administrativo / Booking da Viagem
Diretor Financeiro
Objetivo: Garantir que não são efetuadas viagens sem uma aprovação
prévia da despesa associada, de forma a controlar custos.
Necessidades: Receber pedidos de aprovação de custos de viagens que
permitam uma visão rápida e simples da informação relevante à tomada de
decisão, permitindo uma ação rápida de validação.
Preocupações: Visão dos custos totais associados à viagem e relação com
o orçamento previsto.
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Business Case: Requisição de Viagem
Ações e Funcionalidades
8
• Criar uma nova Requisição de Viagem
(transporte e alojamento)
• Submeter uma Requisição de Viagem para
aprovação
• Verificar os pedidos existentes, em detalhe
• Pedir uma viagem para si ou para outro
colaborador (e.g. gestor solicita viagem para
os membros do seu projeto)
• Controlar custos/despesas com aprovação
do departamento financeiro
• Enviar informação para o Viajante e Gestor
(com detalhes de transporte/alojamento)
As várias funcionalidades foram inventariadas em alinhamento com as necessidades dos
vários intervenientes identificados, procurando implementar medidas que acrescentassem
valor ao processo, mas também que demonstrassem as potencialidades da solução.
• Lista de projetos / áreas de negócio para
controlo
• Controle de datas de partida e chegada
• Campos interdependentes (e.g. opção para
seleção de condutor apenas se necessitar de
transporte durante a estadia)
• Campos calculados (e.g. adiantamento
calculado automaticamente pelos número de
dias entre a partida e a chegada)
• Controle de valores financeiros ao longo de
todo o workflow, com histórico
• Anexar documentos
• Integração com outras bases de dados
Ações Funcionalidades
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Business Case: Requisição de Viagem
Diagrama Ilustrativo do Processo
9
É
aprovado
?
1.
Requisição
de Viagem
Requerente/
Viajante
2.
Aprovação
de Viagem
É
aprovado
?
3. Marcação
da Viagem
6. Notificar
Viajante
Não
No
Sim
Gestor
Administrativo/
Booking
Diretor
Financeiro
4.
Aprovação
da Marcação
5. Notificar
Gestor
Yes
Requisição
Aprovação
Operacional
Reserva
Aprovação
Financeira Notificação
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Agenda
10
1
2
Business Case: Requisição de Viagem
3
Sequence Kinetics BPM
Demo
11. Leadership Business Consulting www.leadership-bc.com
Sequence Kinetics BPM
PNMSoft e a Leadership Business Technology
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A PNMSoft é um fornecedor global do software de iBPMS – o
Sequence Kinetics – com base no Reino Unido.
A PNMSoft, fundada em 1996, é Gold Partner da Microsoft e é
membro da Microsoft Business Process Alliance.
A Leadership Business Technology é um dos parceiros
preferenciais da PNMSoft para os Países de Língua
Portuguesa, tendo ao longo dos últimos anos desenvolvido um
estreita relação de confiança com o fabricante.
Por este motivo a Leadership tem vindo a realizar iniciativas
globais mais abrangentes com PNMSoft.
O Sequence da PNMsoft é
a única solução pure-play,
100% .NET e Microsoft-
based presente no
quadrante mágico da
Gartner para iBPMS
(Intelligent BPM Suite).
Em 2014, a PNMsoft foi
considerada pela
Gartner, a empresa
líder no software de
iBPM baseado em
tecnologia Microsoft.
12. Leadership Business Consulting www.leadership-bc.com
Sequence Kinetics BPM
Alguns Benefícios da Solução
12
SOCIAL BPM E MOBILIDADE
Os colaboradores podem interagir de forma natural durante a execução dos processos, permitindo
colaboração entre utilizadores.
Os utilizadores podem aceder ao sistema nos seus telemóveis, melhorando timings de resposta e
a produtividade.
IMPLEMENTAÇÃO RÁPIDA, SEM CÓDIGO
O utilizador pode desenhar um processo e implementá-lo em Sequence sem ter de
programar em código.
Para requisitos técnicos mais avançados, existem depois diferentes formas de
incorporar funcionalidades.
CONSULTA DOS ESTADOS DO PROCESSO
A qualquer momento é possível consultar os estados dos processos em execução.
É também possível criar dashboards com indicadores sobre a execução de processos.
GESTÃO DE FILAS, DELEGAÇÃO E AUSÊNCIAS
É possível delegar a execução de processos a outras pessoas, incluindo na gestão de períodos de ausências.
HOT CHANGE
Adaptação e alteração rápida dos processos de negócio, sendo possível ter diferentes
versões do mesmo processo a executar ao mesmo tempo.
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Sequence Kinetics BPM
Administração da Solução
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Oferece funcionalidades para a gestão e monitorização de
múltiplos processos de negócio.
Para além disso funciona como um centro de administração
das configurações do sistema.
• Gestão e configuração das
aplicações (workflows)
• Controlo e monitorização
das instâncias de processos
ativas
• Gestão da organização (i.e.
integração com Active
Directory, gestão de
calendários, etc.)
• Configurações de serviços /
ligações externas
• Gestão de gráficos / KPIs
• Gestão de tabelas
auxiliares de suporte aos
processos
• Acesso a materiais de
suporte / ajuda
14. Leadership Business Consulting www.leadership-bc.com
Sequence Kinetics BPM
Ambiente de Desenvolvimento: AppStudio
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• Acesso 100% baseado em
browser
• Modelação gráfica de
workflows
• Permite implementação de
workflows sem código
• Atividades são organizadas e
dispostas em caixas de
contexto
• Validação da integridade do
workflow antes da sua
execução
• Controlo de versões para
múltiplos programadores
• Criação de atividades
customizadas
Permite uma melhor colaboração entre os analistas de negócio
e os programadores, promovendo a implementação de
processos de forma mais eficaz, com menos ciclos de iteração
15. Leadership Business Consulting www.leadership-bc.com
Oferece aos implementadores uma ferramenta para
criação de formulários de forma rápida, mas com um
controlo total dos dados, vistas e funcionalidades.
Sequence Kinetics BPM
Ambiente de Desenvolvimento: UX Studio
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UX Studio é um interface de desenvolvimento de formulários WYSIWYG 100% web
• Criação de formulários por
utilizadores não técnicos
• Múltiplas vistas para o mesmo
formulário, permitindo a criação
de visões diferentes da mesma
atividade do fluxo de trabalho
• Todos os controlos são ASP.NET /
Suporta Ajax
• Suporte para modelos de dados
complexos / opções avançadas
de binding de dados
• Permite edição do código da
página e execução de código no
lado do servidor
16. Leadership Business Consulting www.leadership-bc.com
Sequence Kinetics BPM
Suporte à Mobilidade
16
As funcionalidades Process ToGo incluem:
• Portal Mobile – permite aos utilizadores visualizar
as suas tarefas, iniciar processos e preencher /
submeter formulários simples orientados para
dispositivos móveis
• 1-Click Action – permite aos utilizadores
responder a tarefas através de apenas um clique,
a partir do seu e-mail, sem ter de entrar na
solução de BPM
Agora os utilizadores podem completar as suas
tarefas fora do escritório, melhorando a performance
do processo.
17. Leadership Business Consulting www.leadership-bc.com
Sequence Kinetics BPM
Referências de Implementação
17
Algumas Referências da Leadership Outros Clientes Sequence
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Agenda
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1
2
Business Case: Requisição de Viagem
3
Sequence Kinetics BPM
Demo
20. Leadership Business Consulting www.leadership-bc.com
Demo: Ecrãs
Formulário: Aprovação do Gestor
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Requisição
Aprovação
Operacional
Reserva
Aprovação
Financeira
Notificação
21. Leadership Business Consulting www.leadership-bc.com
Demo: Ecrãs
Formulário: Marcação de Viajem
22
Requisição
Aprovação
Operacional
Reserva
Aprovação
Financeira
Notificação
22. Leadership Business Consulting www.leadership-bc.com
Demo: Ecrãs
Formulário: Aprovação do Diretor Financeiro
23
Requisição
Aprovação
Operacional
Reserva
Aprovação
Financeira
Notificação
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Demo: Ecrãs
Notificação por E-mail para o Viajante e Gestor
24
Requisição
Aprovação
Operacional
Reserva
Aprovação
Financeira
Notificação
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Demo: Ecrãs
Dashboard de Viagens – KPIs Ilustrativos
25
Monitorização
25. Leadership Business Consulting www.leadership-bc.com
Demo: Ecrãs
Dashboard de Viagens – KPIs Ilustrativos
26
Monitorização
26. Leadership Business Consulting www.leadership-bc.com
Demo: Ecrãs
Dashboard de Viagens – KPIs Ilustrativos
27
Monitorização