Het FAAD organiseerde een call for pitches om collega-archivarissen een podium te bieden om lesinhouden voor te stellen die zeker aan bod moeten komen binnen de archiefopleiding. Deze slides bevatten de pitches van: - Jeroen Vanderheyden (Colruyt Group): Projectmanagement - Petra Vanhoutte (VERA): Verandermanagement - Harald Nilens (Colruyt Group): Kosten- en baten: belangrijk argument voor de bedrijfsarchivaris - Remco Bruinje (piva eGov): Kwantificeren en archief - Willem Vanneste (Universiteit Antwerpen): Archivaris moet leren nummeren - Wim Lowet (Vlaams Architectuurinstituut): Archivist and commander: Archiveren via de terminal - Helmoed Van Cauwenberge (Parkwinds): De gereedschapskist van de archivaris in een bedrijf - Alina Saenko en Nastasia Vanderperren (PACKED): Linked Open Data en de archivaris van de toekomst De pitches werden voorgesteld op de FAAD Studiedag 'Future Proof: Vorm mee de archivaris van de toekomst' op 2018-05-07. Zie https://faad.be/2018/05/studiedag-future-proof-vorm-mee-de-archivaris-van-de-toekomst-herbekijk-de-presentaties

1. Future proof:
Vorm mee de
archivaris van
de toekomst
Elevator pitches

2. Projectmanagement
Jeroen Vanderheyden

3. Wat is project management?
• Definitie project:
“Een tijdelijke samenwerking tussen mensen om een doelgerichte verandering
tot stand te brengen, uit te voeren binnen een vooraf gedefinieerd kader”
• Volgens internationaal erkende methoden:
• PMBoK (Project Management Body of Knowledge)
• PMI (Project Management Institute)
• Beiden volgens ISO-21500
• In 5 projectfasen

4. 5 projectfasen
1. Initiëren: is het de moeite om de verandering teweeg te brengen?
Wegen de kosten op tegen de baten?
2. Definiëren: meer duidelijkheid krijgen over output en resources
3. Realiseren: uitwerken en opleveren van output + valideren
4. Invoeren: gevalideerde output invoeren bij gebruikers en
beheerders
5. Afsluiten: formeel overdragen van output naar opdrachtgever +
afsluitende administratie

5. Kerngedachten
• Scope, tijd en kost?
• Projecten hebben altijd een doel
• Projecten brengen altijd verandering teweeg
• Duidelijke beslissingsmandaten
• Samenwerking
• Redeneren vanuit problemen, niet vanuit (al dan niet bestaande)
oplossingen

6. Voordelen voor de archiefwetenschap
• Redeneren vanuit probleem
• Biedt archivarissen de ruimte om het probleem te benoemen
• Laat minder ruimte voor kant-en-klare, “complete” oplossingen
• Samenwerking
• Stimuleert kennisuitwisseling tussen archivarissen en IT’ers,
dossierbeheerders, administratie
• Biedt kernideeën rond duurzaam informatiebeheer ruimte om door te
dringen in de gehele organisatie
• Argumenten van archivarissen rond tijd- en kostenbesparing passen
naadloos
• Voordeel van bekendheid: algemene werkwijze binnen veel
organisaties

7. Verandermanagement
Petra Vanhoutte

8. Verander-
management
Make it work and keep it running

9. Wat is
verandermanagement?
• Psychologie
• Communicatie
• Projectmanagement
• Inzicht in intermenselijke processen

10. Waarom verander-
management?
• Als recept tegen demotivatie
• Cultuurwijzigingen introduceren
• Verhaal van papier/digitaal maar vooral van
mensen
• Inzicht en kennis = vaak bepalend voor
success van een project

11. Kosten en baten: belangrijk
argument voor de
(bedrijfs)archivaris
Harald Nilens

12. Kosten- en baten:
belangrijk argument voor
de (bedrijfs)archivaris
FAAD-studiedag
07/05/2018

13. EIGEN CONTEXT
• Colruyt Group (2015-...)
• Zeer groot kostenbewustzijn (mee ingegeven door laagste-
prijsgarantie)
• Kostenbewustzijn = van algemeen belang binnen privé-
ondernemingen (doel = winst maken)

14. Privé-ondernemingen
•Beperkte wettelijke verplichtingen om archief te
bewaren
•Vaak geen affiniteit met archiefbeheer
– staat in de praktijk vaak gelijk aan stockage van papier
– is vnl. bijzaak, voor niemand een hoofdprioriteit
– geen boodschap aan theoretische argumenten
Vaststelling: kostenbesparende effecten van goed
archiefbeheer = krachtig argument binnen de
organisatie
bv. jaarlijkse kost voor het innemen van de oppervlakte van 1 werkpost in de
kantooromgeving: +- €300/jaar

15. Binnen de opleiding
• Meer aandacht voor het kwantificeren van opbrengsten
(= hard budget), naast theoretische voordelen (= zacht
budget) van goed archiefbeheer
 belang van kost- en tijdsregistratie
 rekenmethodes en -technieken (bv. hoe rekening houden met
indexering)
 methodes voor het meten van opbrengsten door goed
archiefbeheer (bv. plaatsbesparing)
 ook nuttig in context van project management

16. Kwantificeren en archief
Remco Bruijnje

18. Kwantificeren en
archief

19. Eerst een paar vragen…
• Zijn wij belangrijk voor onze organisatie?
– Uiteraard!!!!
• Waarom zijn wij belangrijk?
– Efficiëntiewinst
– Betere transparantie
– Etc.
• Kunnen we dat bewijzen?
– …

20. Hoort dit in de opleiding?
• Iedereen wordt wel eens met die vraag
geconfronteerd
• Al vrij vroeg in de carrière
• Jonge archivaris moet drie vragen kunnen
beantwoorden
– Wat gaan we kwantificeren?
– Hoe gaan we kwantificeren?
– Waarom gaan we kwantificeren?

21. Wat gaan we kwantificeren?
• Er is sowieso een financieel luik
• Het moet breder kunnen gaan
• Resultaat van werking archiefdienst
• Berekening moet ook mogelijk zijn!

22. Hoe gaan we kwantificeren?
• Onvoldoende tools in handen
– Berekeningswijzen
– Software
• Ook gebruik maken van kennisdeling
– Binnen organisatie
– Binnen de sector
• Waar vind je de bronnen?

23. Waarom gaan we kwantificeren?
• Wat doe je met de resultaten?
• Verdedigen voor belanghebbenden
• Ander publiek = andere argumenten
• Niet alles is altijd even interessant
– Hoeveel meter telt een archief

24. Vragen?
remco.bruijnje@oost-vlaanderen.be
eGov.oost-vlaanderen.be
@pivaeGov

25. Archivaris moet leren nummeren
Willem Vanneste

26. Archivaris moet leren nummeren
Pitch door Willem Vanneste op FAAD-studiedag
7 mei 2018, Brussel

27. 27

28. 28

29. 29

30. Nummering archiefeenheid
= sleutel voor efficiënt archiefbeheer
= link tussen archiefbeschrijving en beschreven archief
= link tussen inhoudelijk en logistiek beheer
= sleutel om archiefeenheid terug te vinden
= referentie naar archiefeenheid
Archiefeenheid = kleinste eenheid van beheer
= (meestal) archiefbestanddeel
30

31. (een goed) Archiefnummer
= IDentificatie archiefeenheid
= uniek
= eenvoudig
= flexibel
= duurzaam
≠ bepaald door inhoudelijke logica
≠ volgnummer in inventaris
31

32. Nummeren van archief
- Een basisvaardigheid
- Te vaak veronachtzaamd
- Te vaak verstoord door inhoudelijke logica’s
- Krijgt onvoldoende aandacht in opleiding
32

33. Master Archivist and
commander: Archiveren via de
terminal
Wim Lowet

34. Waarover gaat het niet?

35. Waarover
gaat het wel?

36. Waarover
gaat het wel?

37. En waarom is dat belangrijk?
• Tools meestal sneller en robuuster
• Trouble shooting is eenvoudiger
• Meer opties, bv. rapportage  Meer controle
• Opstap naar verdere automatisering
• Betere communicatie met IT’ers
• Handige archieftools vaak enkel command line

38. Ter vergelijking
GUI Command line

39. Een vrijblijvende greep archieftools met
command line-interactie
• Robocopy / RSync
• Sleuthkit
• Exiftool
• ImageMagick
• Ddrescue
• Siegfried
• Jhove
• 7-zip
• Bagit
• Droid
• Ffmpeg

40. Moeten we dit de
studenten Archivistiek
aandoen?

41. Kan dit in de opleiding?
• Ja
• Want,
• De basics zijn heel gemakkelijk (op één dag leerbaar)
• Iedereen die een computer heeft, heeft een command line interface
• Ideaal voor “peer learning”-werkvormen
• Massa’s info op fora en – uiteraard – Youtube

42. De gereedschapskist van een
archivaris in een bedrijf
Helmoed Van Cauwenberge

43. De gereedschapskist van een
archivaris in een bedrijf
De vertaling van archivistiek in de bedrijfswereld
Helmoed Van Cauwenberge

44. Stellingen:
• Een archivaris is bijzonder nuttig voor een bedrijf, maar bijna geen
enkel bedrijf in België kent deze functie/rol
• Een archivaris weet vaak zelf niet hoe hij zich nuttig kan maken in een
bedrijf
• Welke extra tools heeft een archivaris nodig?

45. Natuurlijke bondgenoten
Informatie is een hot topic in bedrijven en dit komt terug in vele rollen
en functies:
QA/QC: Quality Assurance/Quality Control
IT departement
Risk officer
Juridische dienst
Process analyst

46. • Informatiebeheer wordt vertaald in diverse policies & procedures:

47. Voorbeeld informatiebeheer:

48. ISO
• ISAD(G) en andere normen zijn onbekend
• Alternatieven zijn er: ISO-normen
• 9001: kwaliteitsmanagementsystemen
• 27001: informatiebeveiliging
• “The information security management system preserves the confidentiality, integrity
and availability of information by applying a risk management process and gives
confidence to interested parties that risks are adequately managed.”
• 15489: Records management

49. BPMN - CMMN
• = Business Process Model and Notation en Case Management Model and Notation
• Weergave van processen, inclusief informatie & documentstromen

50. DMS – CMS
= Document en Content Management Systemen
Groeiende markt: Capterra lijst 857 systemen op.
Definitie (Wikipedia):
A document management system (DMS) is a system (based on computer
programs in the case of the management of digital documents) used to track,
manage and store documents and reduce paper. Most are capable of
keeping a record of the various versions created and modified by different
users (history tracking). The term has some overlap with the concepts of
content management systems. It is often viewed as a component of
enterprise content management (ECM) systems and related to digital asset
management, document imaging, workflow systems and records
management systems.

51. Voorbeeld: SharePoint
- Gebruikt:
- metadata,
- records life cycle,
- IRM (information Rights Management)

52. GDPR - DPO
• Nieuwe Europese richtlijn – General Data Protection Regulation
• Gericht op bescherming persoonsgegevens
• De richtlijn eist de implementatie van een informatiebeheerssysteem
(art, 24, eerste lid)
• Is dit een taak van juristen en IT’ers, of is dit op het lijf geschreven van
archivarissen als informatiespecialisten?

53. Linked Open Data en de
archivaris van de toekomst
Alina Saenko & Nastasia Vanderperren

54. Linked Open Data
en de archivaris van de toekomst
Alina Saenko
alina@packed.be
Nastasia Vanderperren
nastasia@packed.be
@PACKEDvzw

55. Wat is Linked Open Data (LOD)?
> het structureren en beschikbaar maken van data voor betere toegankelijkheid en hergebruik
Welke technologieën komen er bij kijken?
● Structureren van data: Triples (in formaten zoals in RDF, Turtle, N3)
● Bewaren in een databank: NoSQL-databanken (geen relationele databanken)
● Uniek identificeren in een netwerk: Persistente URI’s
● Bevragen van de databank: SPARQL-endpoints
● ...

56. Waarom moet een archivaris rekening houden met LOD?
● Archief in een zeer rijk context:
> meer vrijheid in het structureren van kennis
> beter de relaties in kaart brengen (ook met externe kennisbanken)
> beter bruikbaar door betere queries
● Toekomst
> meer semantische vragen vanuit het publiek
> Visienota ‘Een Vlaams cultuurbeleid in het digitale
tijdperk’ geldt ook voor archieven