Publicar dades de recerca amb el Repositori de Dades de Recerca
cadenadocumentalkny
1. Documentació aplicada (27687)
TEMA 1: LES UNITATS D’INFORMACIÓ I LA CADENA DOCUMENTAL
CADENA DOCUMENTAL
Una unitat d’informació no és un simple magatzem de documents, sinó que ha de
servir per a trobar la informació necessària per tal de respondre de manera ràpida i
precisa a les preguntes dels usuaris. Per fer els documents controlables i utilitzables,
cal realitzar una sèrie d’operacions conegudes com la cadena documental (conjunt
d’operacions aplicades als documents adreçades a facilitar la recuperació de la
informació, finalitat de la documentació). “Estas operaciones se relacionan entre sí de
modo que las últimas dependen de las que preceden, de acuerdo con la lógica misma
del proceso. En uno de los extremos de la cadena ingresan los documentos que hay
que tratar. En el otro, tiene lugar la salida de los resultados, de los productos
documentales” (Guinchat. 1992: 29).
Imatge 1. Organitzar els documents per recuperar la informació
Les etapes que segueix una unitat documental (qualsevol tipologia de document)
dins d’un sistema de documentació (ja sigui una biblioteca pública, un servei de
documentació especialitzat o una base de dades) són les següents:
Documentació Aplicada (27687) > Tema 1 > Cadena documental 1
2. 1. Entrada: formar i mantenir una col·lecció de documents, segons les necessitats i
objectius del sistema documental. Inclou selecció, adquisició i recepció de
documents.
2. Processament: aplicar a cada document un conjunt de tècniques d’anàlisi, que
donen com a fruit una representació del document. D’aquesta manera, l’usuari pot
identificar quins documents hi ha al centre i recuperar-los. Cal distingir dues
etapes: anàlisi documental (anàlisi descriptiu i de contingut) i processament tècnic
(ordenació, emmagatzematge i conservació).
3. Sortida: Un cop tractats els documents, l’usuari ha d’assabentar-se que hi són i
que arribi a la informació. Per tant, la recuperació i la difusió són el desenllaç de tot
el procés, l’objectiu fonamental.
1. Entrada de la informació
1.1. Selecció: per formar una col·lecció cal seguir una política de selecció, que
respongui a una planificació prèvia segons els objectius del servei, els recursos
econòmics i les necessitats dels usuaris (en aquest sentit, els estudis d’usuari
permeten conèixer els hàbits i les necessitats d’informació dels usuaris i són una tasca
fonamental). Respecte als documents seleccionats, cal un control de quantitat (no
saturar servei) i de qualitat (satisfer les necessitats dels usuaris).
Per exemple, un servei de documentació d’un mitjà de comunicació gestiona tres
grans blocs documentals:
— Producció pròpia (escrita, visual o sonora): és impossible guardar-ho tot, cal una
tria per guardar la màxima informació possible en mínim espai, evitant conservar
documents repetits o sense interès.
— Informació periodística en general: seleccionar informació actualitzada al màxim i
retrospectiva, de fiabilitat contrastada (evitar redundàncies, donar preferència a
notícies en profunditat i objectives).
— Obres de referència i consulta: fons més complet possible, amb obres exhaustives,
actuals i objectives. Cal considerar avantatges dels suports electrònics i en línia.
Documentació Aplicada (27687) > Tema 1 > Cadena documental 2
3. 1.2. Adquisició: tasca administrativa. La via més habitual és la compra (també
donatiu, intercanvi, Dipòsit Legal1, etc.)
1.3. Recepció: Amb el registre s’assigna un número individual a cada document. Es
tracta d’una eina de control que permet saber el número total de documents i el seu
ordre d’entrada (la finalitat és controlar les pèrdues i servir d’inventari econòmic). A
més, físicament s’hi posa el segell i el sistema de protecció.
2. Processament de la informació
2.1. Anàlisi documental
La finalitat és organitzar els documents, possibilitant la posterior recuperació de la
informació. Per tant, es tracta d’una operació bàsica que condiciona tot el sistema
documental i els seus resultats.
Mitjançant aquesta operació, es representa el document (nivell formal) i el seu
contingut (nivell intel·lectual) a partir d’un producte nou que rep el nom de referència
documental (representació condensada de una unitat documental original i que actua
com a substitut d’aquella, facilitant una identificació unívoca). Aquestes referències es
plasmen en registres electrònics o fitxes de paper, els quals s’ordenen seguint
múltiples criteris, donant com a fruit una sèrie de productes (catàlegs, bases de
dades...) que permeten la difusió de la informació i l’accés als documents.
S’han fixar criteris d’anàlisi clars, lògics i operatius, escollint les eines més oportuns i
concretar el nivell d’exhaustivitat (garantir la informació suficient per a identificar i
accedir als documents). Existeixen dos nivells:
a) Anàlisi descriptiu: analitza la unitat documental des del punt de vista físic i formal
per a la seva descripció i identificació unívoca. La descripció documental està
estandarditzada i les International Standard Bibliographic Description (ISBD) són
1
La Llei del Sistema Bibliotecari de Catalunya (4/1993) regula la gestió del Dipòsit Legal i la seva
estructuració dins la Biblioteca de Catalunya com a biblioteca nacional. El Dipòsit Legal és competència
de la Generalitat de Catalunya des del 1981, any en que rep el traspàs d’un organisme que, a Espanya, té
els seus orígens en el segle XVIII. El Dipòsit Legal de Catalunya és l’oficina receptora de la producció
editorial i audiovisual catalana. La seva funció principal és recollir i preservar el conjunt de la producció
editada a Catalunya en qualsevol suport i fer-ne possible el seu accés.
Documentació Aplicada (27687) > Tema 1 > Cadena documental 3
4. normes de descripció documental més universals. Aquesta descripció (autor, títol,
edició, peu d’impremta, extensió, col·lecció i notes) es plasma en una fitxa o
registre. Els punts d’accés (autor, matèria, títol, classificació) permeten ordenar-les
i que l’usuari accedeixi a la informació, recuperant els documents que hi estiguin
associats. Cal tenir els punts d’accés d’autor i títols normalitzats (Les Anglo-
American Cataloging Rules –AACR– normes més conegudes, també s’ocupen de
la descripció), per evitar duplicitats o ambigüitats a l’hora de buscar els termes.
b) Anàlisi temàtic: anàlisi del contingut per establir quin és el tema d’estudi i el seu
punt de vista. Les fases de tot anàlisi temàtic són:
1) Analitzar la unitat documental per determinar el contingut.
2) Escollir els conceptes a representar.
3) Traduir els conceptes al llenguatge documental utilitzat, formulant-los de tal
manera que sigui acceptable pel sistema.
Els llenguatges documentals són llenguatges convencionals (llistats de termes o una
classificació) usats per representar el contingut dels documents en la indexació i
classificació. Es tracta de llenguatges controlats terminològicament, on cada concepte
està representat per un únic terme per evitar problemes en la recuperació (típics en els
llenguatges naturals o lliures: ambigüitats, redundàncies, homonímies, sinonímies,
etc.). A més, són llenguatges fixats per una norma i això proporciona estabilitat, no
evolució contínua com el llenguatge natural.
Les principals operacions per representar el contingut temàtic dels documents són:
— Indexació: operació per determinar els temes dels documents i representar-los
segons uns termes o matèries, utilitzant un llenguatge documental. Els tipus de
llenguatges documentals d’indexació més usats són els tesaurus (llistats de
termes estructurats sistemàticament on s’indiquen les relacions jeràrquiques i
d’afinitat entre els termes autoritzats –descriptors– i no autoritzats d’un o
diversos àmbits temàtics) i els llistats alfabètics d’encapçalaments de matèries
(a vegades poden donar les relacions entre termes però d’una forma més
incompleta, estan en creixement).
— Classificació: operació que permet representar sistemàticament mitjançant
codis numèrics o alfanumèrics el contingut temàtic dels documents, establint
una altra forma d’accés (matèries, títols i autors). A més permet ordenar els
Documentació Aplicada (27687) > Tema 1 > Cadena documental 4
5. documents als prestatges, agrupant-los per afinitat de contingut (signatura
topogràfica). Hi ha dues grans categories bàsiques de llenguatges de
classificació: jeràrquics (cada concepte, representat per un codi, es va
desglossant en altres de més específics, com, per exemple, Classificació
Decimal Universal, CDU2) o facetats (Colon Classification). També poden ser
enciclopèdics (s’ocupen de tots els camps del saber) o especialitzats.
— Registre de control d’autoritats: quan s’entra per primer cop un punt d’accés
al catàleg, convé controlar i anotar les formes no acceptades del terme, les
relacionades, generals i específiques, a més de notes d’ús.
— Resum i/o paraules clau: impliquen l’ús del llenguatge lliure o natural (molt
usat a les bases de dades), amb termes extrets del mateix document (sense
controlar). Resulta menys costós a nivell d’anàlisi documental, però més per a
la recuperació degut a l’ambigüitat i la riquesa del llenguatge natural.
2.2. Processament tècnic
Inclou l’ordenació, emmagatzematge i conservació de les unitats documentals en
prestatges, carpetes, armaris, etc. S’ha de facilitar la localització dels documents de
forma ràpida i fàcil. Cada document es col·loca en un lloc únic, on sigui visible una
etiqueta amb la seva signatura topogràfica, resultant de la classificació.
3. Sortida de la informació
3.1. Recuperació
Els instruments de recuperació (catàlegs, bases de dades) són el resultat directe de
l’anàlisi documental, permetent l’accés als documents. És important entendre que els
catàlegs i les bases de dades actuen com a intermediaris entre la informació dels
documents i les necessitats dels usuaris, a través de recerques de diversos conceptes.
Han de contenir informació de qualitat i han d’estar confeccionats de forma eficaç, de
manera que puguin donar respostes ràpides. Cal evitar soroll (documents no adequats
per manca de precisió) i silenci (deixar de facilitar documents adequats per manca
d’exhaustivitat).
2
Per a més informació, podeu consultar un tutorial elaborat per la Universitat de Barcelona i disponible a
la següent adreça web: http://bd.ub.es/pub/fburg/cdu/index.htm
Documentació Aplicada (27687) > Tema 1 > Cadena documental 5