2. -
Esiselvityksen tulosraportti
• Digimuutoksen Hankesalkku Johtoryhmä on käynnistänyt valittujen palvelualueiden esiselvitykset (7 palveluaihiota)
yhdessä maakuntien kanssa. Esiselvitykset toteutetaan maakuntien edustajista muodostetuissa työryhmissä.
• Esiselvityksen tarkoituksena on ymmärtää asiakasorganisaatioiden nykytila, tarpeet ja vaatimukset eri
palvelualueille, sekä kuvata mahdollisuuksien mukaan miten palveluiden käynnistäminen kannattaisi Vimanan
toimesta toteuttaa.
• Esiselvityksen tuloksien perusteella Vimana käynnistää palveluiden käynnistysprojektien valmistelun, jonka
tarkoituksena on oikean toimittajan löytäminen palvelun käynnistämiseksi ja palvelutuotannon aloittamiseksi
erikseen sovittavalla aikataululla.
• Palveluiden käynnistysprojektien jälkeen Vimana sopii asiakasorganisaatioiden käyttöönotoista
käyttöönottoprojektien kautta erikseen sovitussa aikataulussa varsinaiseen tuotantovaiheeseen.
• Tämä tulosraportti on yhteenveto nimetyn palveluaihion esiselvitysryhmän työn tuloksista. Työn aikana
tuotettu muu aineisto on tämän yhteenvedon liitteenä ja kuvaa työn tuloksia tarkemmin.
2
Esiselvityksen tavoitteet ja raportin tarkoitus
3. -
Esiselvitysryhmien palveluaihiot
Digimuutos Hankesalkku Jory
3
Siirtymävaiheessa keskitetään sovittuja perustietotekniikkapalveluita palvelukeskuksen puitejärjestelyjen kautta.
Muutoksessa tarvitaan kilpailutuksia, sopimusten hallintaa sekä toimittajanhallintaa sekä joukko teknisiä muutoksia
ja palvelujen rakentamista sekä sopimusten konsolidointia.
Yhteisen käyttäjähallinnan tavoitteena on tarjota maakunnille valmis ratkaisu yhteiseen käyttäjä- ja
identiteetinhallintaan. Palvelu rakentuisi vaiheittain ensin uusille yhteisille palveluille ja myöhemmin laajemmalle
järjestelmäjoukolle.
Yhteinen digitaalinen viestintä- ja työskentely-ympäristö tarjoaa maakuntien käyttöön yhteiset välineet
pilvipalveluna laiteriippumattomasti. Ympäristö sisältää työkalut toimistoon, kommunikointiin ja ryhmätyöhön.
Maakuntien sisällä ja yhteisten palvelujen osalta on tehtävä tietoliikennejärjestelyjä yhdistämällä verkkoja ja
mahdollisesti erilaisten keskittymien avulla esim. toteuttamalla kytkentäydin jonka kautta liikennöidään. Tämä voi
sisältää myös konesali- ja kapasiteettipalveluihin kohdistuvia järjestelyjä.
Talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmäkokonaisuus tulee rakennettavaksi yhteisenä kokonaisuutena seuraavien
vuosien aikana. Palvelukeskus joutuu kilpailuttamaan useita ratkaisuja pohjaksi. Käyttöönotot porrastetaan. Lisäksi
investoidaan yhtenäiseen tietoarkkitehtuuriin ja integraatiosuunnitteluun.
Maakunnat tarvitsevat asianhallintajärjestelmän, joka integroituu hallinnollisiin järjestelmiin.
Ratkaisu tarjoaa perustoiminnot maakunnan viranomaisasioiden käsittelyyn ja kirjaamiseen.
Lähtökohtana tulee olemaan jokin nykyisin laajasti käytössä olevan järjestelmä, jota kehitetään tai
uuden järjestelmän kilpailutus tai rakentaminen.
[kuvaus puuttuu tai ei ole saatavilla]
Tiimityöympäristö =
Digitaalinen työympäristö
Käyttäjä- ja käyttövaltuushallinta
Perustietotekniikan järjestelyt ja hankinnat
Tietoliikennejärjestelyt
Talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmät
Asianhallintajärjestelmät
KAPA/Suomi.fi
4. -
Ryhmän jäsenet
4
Asianhallintajärjestelmät (ryhmässä on mukana n. 30 henkilöä)
Nimi Organisaatio Sähköposti
Anneli Pekkanen Keha/ELY/TE anneli.pekkanen@ely-keskus.fi
Antti Laurikainen Essote antti.laurikainen@essote.fi
Anu Mutanen Siun sote anu.mutanen@siunsote.fi
Arto Lehtokari Medbit arto.lehtokari@medbit.fi
Arttu Salonen Rovaniemi arttu.salonen@rovaniemi.fi
Elmo Nuutinen POP maakunta elmo.nuutinen@popmaakunta.fi
Hanna Toivonen KHSHP hanna.toivonen@khshp.fi
Hannu Terävä Häme hannu.terava@hame.fi
Hannu Tolonen Keha/ELY/TE hannu.tolonen@ely-keskus.fi
Jenni Kyyriäinen Kainuu jenni.kyyriainen@kainuu.fi
Jukka Vesmanen Vimana jukka.vesmanen@vimana.fi
Jonna Lintala EPSHP jonna.lintala@epshp.fi
Kati Suojanen KHSHP kati.suojanen@khshp.fi
Katja Laakko Pohjois-Savo katja.laakko@pohjois-savo.fi
Kimmo Vuotila Vimana kimmo.vuotila@vimana.fi
Liisa Setälä Uudenmaan liitto liisa.setala@uudenmaanliitto.fi
Nimi Organisaatio Sähköposti
Marianne Höglund Pohjanmaa marianne.hoglund@obotnia.fi
Marjo Lyytikäinen HUS marjo.lyytikainen@hus.fi
Miikka Halonen Keha/ELY/TE miikka.halonen@ely-keskus.fi
Minna Pöyhtäri Keski-Pohjanmaa minna.poyhtari@soite.fi
Mikko Rautio Eksote mikko.rautio@eksote.fi
Paula Jokitalo Keski-Pohjanmaa paula.jokitalo@soite.fi
Riitta Huusko KSSHP riitta.huusko@ksshp.fi
Sari Haataja POP maakunta sari.haataja@popmaakunta.fi
Satu Kulonen Kouvola satu.kulonen@kouvola.fi
Suvi Kangas Keha/ELY/TE suvi.kangas@ely-keskus.fi
Tarja Nousiainen Kymenlaakso tarja.nousiainen@kymenlaakso.fi
Terhi Pohjavirta KHSHP terhi.pohjavirta@khshp.fi
Tero Oinonen Siun Sote tero.oinonen@siunsote.fi;
Ulla Silmäri Kymenlaakso ulla.silmari@kymenlaakso.fi
Vuokko Ylinen Pirkanmaa vuokko.ylinen@pirkanmaa.fi
5. -
Esiselvityksen aihealueet
5
Nykytilan kuvaus
Odotettava hyöty ja
tulosodotus
Tarvemäärittely
Vaatimusmäärittely
Tekninen ratkaisu ja teknologia
Tavoitetilat ja vaiheistus
Aikataulutus ja tiekartta
Hankintamalli ja -tapa
Kustannusarvio
Riippuvuudet
Riskimatriisi
Tarvittavat resurssit
VastuumatriisiPalvelukuvaus
Organisaatio ja johtaminen
Esitys käynnistysprojektiksi
Palvelun laadun seuranta
Palvelun kehittäminen
6. -
Palveluaihion alkuperäinen kuvaus
6
Maakunnat tarvitsevat asianhallintajärjestelmän, joka integroituu hallinnollisiin-
tai substanssijärjestelmiin. Ratkaisu tarjoaa perustoiminnot maakunnan
viranomaisasioiden käsittelyyn ja kirjaamiseen. Lähtökohtana tulee olemaan
jokin nykyisin laajasti käytössä oleva järjestelmä, jota kehitetään tai uuden
järjestelmän kilpailutus tai rakentaminen.
Asianhallintajärjestelmät
7. -
Nykytilan kuvaus
• Maakunnissa on käytössä useita (n.10) erilaisia asianhallintajärjestelmiä. Asianhallintajärjestelmien käyttö on
erilaista maakuntien kesken ja maakuntien sisällä. Yleisimmät järjestelmät ovat Dynasty(t) eri versioina, TWEB ja
kuntatoimisto. ELY:jen, Te-toimistojen ja Kehan käytössä on Uspa-asianhallintajärjestelmä
• Asianhallintajärjestelmän käyttäjiä ovat lähes kaikki organisaatioiden työntekijät. Järjestelmillä on pääkäyttäjät sekä
peruskäyttäjiä. Työntekijät käyttävät asiahallintajärjestelmää eri tavoin, riippuen työtehtävistään
• Järjestelmäkohtaiset käyttäjämääräarviot vaihtelevat 12 - 6 000 välillä, keskiarvon ollessa noin 300 käyttäjää per
järjestelmä.
• Maakuntien organisaatioille asianhallintajärjestelmiä toimittavat sekä järjestelmien kehittäjät sekä
maakuntien/sairaanhoitopiirien it-palvelukeskukset.
• Maakuntien välillä on paljon vaihtelua tiedonohjaussuunnitelmien (TOS) ja tiedonohjausjärjestelmien (TOJ)
nykykäytössä. Useilla organisaatioilla on käytössä TOS tai ainakin sitä laaditaan parhaillaan.
• Kustannukset vaihtelevat asianhallintajärjestelmän ympäristön koon ja käyttäjämäärien mukaan (3 500€ – 200
000€).
• Peruskuntien osalta huomioitavaa on, että käytössä olevat asianhallintajärjestelmät jäävät edelleen kunnan
käyttöön.
7
Mikä on tilanne maakunnissa nyt tämän palvelun osalta?
8. -
Odotettava hyöty ja tulosodotus
Kuka palvelua tarvitsee:
• Koko maakuntakonserni. Asiankäsittely tapahtuu konsernissa joko yhdessä tai useassa eri osissa.
• Ulkoiset asiakkaat (sähköisen asioinnin kautta)
• Maakunnan sidosryhmät ja sopimuskumppanit.
• Maakunnan asukkaat
Palvelusta asiakkaalle odotettavissa olevat hyödyt:
• Kustannussäästöt: yhteiskäyttöisyydestä tulee kustannussäästöjä, etenkin kehityskustannusten osalta jotka jakautuvat
useammalle taholle. Järjestelmän yhteishankinta tehdään yhtenä hankintaprosessina, jolloin sopimus tuo
kustannustehokkuutta
• Yhteiskäyttöiset järjestelmät: integraatioiden määrän väheneminen, uusin versio aina käytössä, päivitykset ja kehittäminen
voidaan tehdä keskitetysti, suuremman käyttäjämäärän kautta voidaan paremmin vaikuttaa tietojärjestelmätoimittajaan ja
tuotteen kehitykseen, vaatimusmäärittelyt keskitetysti ja yhteisesti, yhteinen asiakasrekisteri, yhteinen TOS ja (TOJ), yhteinen
järjestelmäpäivitys, yhteinen sähköinen asiointialusta ja käytössä olevien järjestelmien integrointi asianhallintajärjestelmiin
• Yhtenäiset toimintatavat: kansalaisille helpompi käyttökokemus, yhdenmukaisuus (sähköinen asiointi) sekä yhtenäiset
käsittelyprosessit ja toimintamallit maakuntien kesken
• Asianhallinnan yhteistyöverkosto: maakuntien välinen yhteistyöverkosto, hyvien toimintatapojen jakaminen ja
hyödyntäminen
8
Maakunta-asiakkaan näkökulmasta
9. -
Tarvemäärittely
9
Mihin tarkoitukseen maakunnat tätä palvelua voivat käyttää?
• Maakunnat voivat käyttää asianhallintajärjestelmää koko sähköisen asianhallintaan kuuluvan prosessin läpivientiin,
toimielinten kokoushallintaan, luottamushenkilöiden sähköiseen kokouspalveluun, tiedon etsintään, raportointiin ja
tiedolla johtamiseen.
• Maakunnista saadut arviot tulevan järjestelmän käyttäjämääristä liikkuvat 250 ja 6000 käyttäjän välillä per maakunta.
Ratkaisun lopputulos ja laajuus vaikuttavat käyttäjämääriin esim. jos dokumenttienhallinta on mukana, niin
käyttäjämäärät kasvavat.
• Suurin osa maakunnista on valmis järjestelmän tuotantokäyttöön heti maakuntien toiminnan alkaessa 1.1.2020.
Maakuntakohtaiset käyttöönottoprojektit tulee tehdä ennen tätä. Integraatiot ja muut laajennukset tehtäisiin myöhemmin
ja vanhat järjestelmät pidettäisiin käytettävissä riittävän pitkään. Osa haluaisi toimia jatkossakin täysin omalla ratkaisulla
(ei yhteistä palvelua).
• Vanhojen asioiden osalta nähdään, että vireillä olevat asiat siirretään uusina asioina uuteen asianhallintajärjestelmään
ja vanhat kannat jäävät historiakannoiksi, jotka arkistoidaan aikanaan osin sähköisesti (mm. diaarit ja toimielinten
päätökset).
• Asianhallinnan käyttöpalveluympäristö voi olla yhteinen, mutta maakunnat tarvitsevat omat asianhallinnan instanssit,
joissa aineistolla, käyttöoikeuksilla tai vastaavalla ratkaisulla on luotu eriytetty kullekin oma ympäristö.
• Esiselvitysryhmässä todettiin, että tiedonohjaussuunnitelman yhteisestä valmistelusta olisi suuri hyöty, jotta jokainen
maakunta saisi TOS-mallin sille siirtyvistä tehtävistä ja niihin liittyvistä asiakirjoista.
• Maakunnissa tapahtuvaan asianhallintajärjestelmän käyttöönottoon on varattava tarpeeksi aikaa ja resursseja, sillä
asianhallinnan toimintatapojen osaaminen vaihtelee paljon jo yhden maakunnan sisällä
• Järjestelmä mahdollistaa toimintatavat, mutta koulutukseen pitää panostaa vahvasti, jotta uudistuksen hyödyt saadaan
täysimääräisesti käyttöön.
10. -
Vaatimusmäärittely
10
Mitä palvelun on vähintään tuotettava ja millä periaatteilla?
# Tärkeimmät tarpeet Ratkaisu = palvelun toiminnallisuus pääpiirteissään
Peruspalvelun vaatimukset
1.1 Asianhallinta Tietojärjestelmän avulla organisaation käsittelemät asiat ja niihin liittyvät asiakirjatiedot hallitaan ennalta määriteltyjen käsittelysääntöjen (TOS) mukaisesti.
1,2 Asiakirjahallinta Asianhallintajärjestelmässä on asiakirjatoiminnallisuus, jonka avulla organisaation asiakirjat voidaan tuottaa yhtenevästi erilaisia asiakirjamalleja käyttäen.
1.3 Tiedonohjauspalvelu Järjestelmän tiedonohjausjärjestelmällä voidaan laatia Sähke2-määritysten mukainen tiedonohjaussuunnitelma, joka on integroitavissa
asianhallintajärjestelmän lisäksi operatiivisiin-/substanssijärjestelmiin.
1.4 Työnkulkujen hallinta Asianhallintajärjestelmä tukee henkilökohtaisten ja ryhmäkohtaisten työnkulkujen ja tehtävänantojen (työlistat/työjonot) hallintaa ja seuraamista, sisältäen
automatisoidut tai manuaaliset hälytykset käsittelyprosessien eri vaiheissa.
1.5 Kokoushallinta Kokoushallinta mahdollistaa kokousasiakirjojen käsittelyn osana asian elinkaarta.
1.6 Viranhaltijapäätökset Asianhallintajärjestelmällä voidaan tehdä viranhaltijapäätökset.
1.7 Arkistointipalvelu Ratkaisun tulee sisältää SÄHKE2-määräykset täyttävän sähköisen lähiarkiston, joka toimii arkistointiratkaisuna määräajan säilytettäville aineistoille,
keskitettynä paikkana siirtää aineistoja sähköiseen pitkäaikaissäilytykseen sekä käyttöarkistona dokumenteille ja asiakirjoille.
1.8 Raportit ja haut Järjestelmä tuottaa julkisuuslain ja Arkistolaitoksen määräysten mukaiset asiarekisteriraportit (diaari).
1.9 Julkaisu Järjestelmä sisältää toiminnon, jolla voidaan julkaista julkiseksi määritelty ja julkaistavaksi tarkoitettu materiaali.
1.10 Liittymät muihin
järjestelmiin
Järjestelmä tarjoaa rajapinnat, joiden avulla voidaan toteuttaa integraatiota asianhallintajärjestelmästä ja tiedonohjausjärjestelmästä eri operatiivisiin- ja
substanssijärjestelmiin ja tietovarastoihin.
Vaihtoehtoiset palveluosat
2.1 Sopimushallinta Sopimushallinnassa on mahdollista laatia ja tallentaa sopimuksia sekä ylläpitää sopimusmallipohjia ja sopimuksiin liittyviä metatietoja.
2.2 Sähköinen kokouspalvelu Sähköinen kokouspalvelu on toteutettu portaalina ja sillä on mahdollista jakaa asiakirjoja kokouksen osallistujille ja julkaista ne kokouksen jälkeen.
2.3 Sähköinen asiointi Sähköisen asioinnin ja asianhallinnan avulla asiakas voi hakea ja saada palvelua, käynnistää asioinnin, seurata asiankäsittelyn edistymistä ja olla
vuorovaikutuksessa maakunnan kanssa.
2.4 Sidonnaisuusrekisteri Järjestelmässä on käytössä toiminnallisuus, joka mahdollistaa sidonnaisuusilmoitusten keräämisen, käsittelyn, julkaisun ja arkistoinnin.
11. -
Palvelukuvaus
Yleiskuvaus:
• Maakunnat tarvitsevat asianhallintajärjestelmän, jolla pysytään hallitsemaan koko asiakirjallisen tiedon elinkaari
sähköisesti, kirjaamisesta/rekisteröinnistä hävittämiseen ja pysyvään säilyttämiseen. Ratkaisu mahdollistaa
sähköisen asioinnin ja päätösten julkaisun. Asianhallintajärjestelmä / TOJ integroituu muihin hallinnollisiin- ja
substanssijärjestelmiin.
Peruspalvelu sisältää seuraavat toiminnot:
• Kirjaaminen/rekisteröinti, asioiden käsittelyn, päätösten teko ja niiden julkaisu, tiedonohjausjärjestelmä (TOJ) joka
sisältää Maku TOS:in perustiedot, kokoushallinta, viranhaltijapäätökset, raportointi (joka mahdollistaa tiedolla
johtamisen), sähköinen arkistointi, sähköinen allekirjoitus, asianhallintaan liittyvien dokumenttien hallinta,
integraatiot muihin järjestelmiin (standardi rajapinta), järjestelmän tuki (ohjeet/käytettävyys), palvelunhallintamalli,
tiketöintijärjestelmä ja asiakasneuvonta virka-aikana.
Vaihtoehtoiset palveluosat:
• Sopimushallinta, sähköinen asiointi, sähköinen kokous/luottamushenkilöiden extranet, ohjeet ja niiden julkaisu
dokumenttienhallinnasta, mobiili-/ etäkäyttömahdollisuus, sidonnaisuusrekisteri
Rajaukset:
• Toimialojen substanssiin liittyvät tietojärjestelmät, muilta kuin asianhallinta/TOJ integraatioiden osalta, integraatio
johdon raportointijärjestelmästä, päivittäisohjeistus ja koulutus, jotka kuuluvat maakunnalle,
asianhallintajärjestelmän käytönvalvonta.
11
Selvityksen tuloksena esitettävän palvelun kuvaus
12. -
Riippuvuudet
Käynnistysprojektin riippuvuudet:
• Kilpailutuksen ja hankintavaiheen aikataulu ja kesto. Huomioitava pakolliset määräajat.
• Maakuntien resurssit. Ydinresurssit ovat todennäköisesti kiinnitetty myös muihin projekteihin, joten näiden
käytettävyys voi olla ajoittain rajallista.
Palvelutuotannon riippuvuudet:
• Palvelutuotannon aikaiset riippuvuudet tarkentuvat tulevan toimittajasopimuksen sekä Vimanan ja maakunnan
sopimusten myötä. Mahdollisia riippuvuuksia ovat esimerkiksi yhteinen tiketöintijärjestelmä sekä
asiakaskehitysraadin toiminta.
Käyttöönottoprojektien riippuvuudet:
• Maakuntien omat asianhallintajärjestelmien käyttöönoton suunnitelmat
• Käynnistysprojektin valmistumisen ajankohta vaikuttaa käyttöönottoprojektin aloitusaikaan
Muut riippuvuudet:
• KVH-projekti ja sen käyttöönotto (käyttövaltuushallinta)
• Maakunnan yhteinen tehtäväluokitusprojektin tuotoksen (Maku TOS) hyödyntäminen TOJ:ssa
• Sopimus- ja kilpailutushallintajärjestelmien yhteydet muihin järjestelmiin.
• Yhteinen sähköinen arkisto ja käyttöönotto
• Vimanan sähköinen työtila -ratkaisu maakunnille
• Suomi.fi palvelut (tunnistautuminen, viestit)
• Käynnissä oleva tiedonhallintalain uudistus
12
Mihin palvelulla/ratkaisulla/projektilla on riippuvuuksia?
13. -
Tekninen ratkaisu ja teknologia
Esiselvittelyryhmän mukaan seuraavia teknologisia ratkaisuja ja teknologioita tulee huomioida
suunnitellussa palvelussa/ratkaisussa:
• Ratkaisu sisältää testi-, koulutus- ja tuotantoympäristöt
• Järjestelmässä on avoimesti dokumentoidut rajapinnat
• Järjestelmä on tietoturva-/suojakriteerit täyttävä SaaS-käyttöpalvelu
• Järjestelmässä on käytössä kuormanjako, joka tasaa suurten käyttäjämäärien aiheuttamia
kuormituspiikkejä sekä ottaa tarvittaessa lisää HW-kapasiteettia käyttöön.
Tarkemmat määrittelyt tehdään lopullisessa vaatimusmäärittelyssä.
13
Millaisella teknisellä ratkaisulla voidaan edetä?
14. -
Tavoitetilat ja vaiheistus
Palvelun toteutuminen jakaantuu seuraaviin vaiheisiin:
1) Esiselvitysvaiheessa kartoitetaan maakuntien asianhallinnan nykytila ja tulevan järjestelmän tarve. Esiselvityksen
lopputuotteena on Asianhallintajärjestelmät esiselvitys-loppuraportti.
2) Kilpailutus- ja hankintavaihe alkaa esiselvitysvaiheen jälkeen. Esiselvitysraportti tuottaa pohjatietoa tähän
vaiheeseen.
3) Hankinnan jälkeen aloitetaan käynnistysvaihe (-projekti), jossa toteutetaan tuotantokäyttöön soveltuva palvelu.
4) Käyttöpalveluvaiheessa palvelu on tuotantovaiheessa ja silloin voidaan aloittaa maakuntakohtaiset
käyttöönottovaiheet.
5) Käyttöönottovaiheissa maakunnat voivat ottaa palvelun käyttöön.
6) Käyttövaiheeseen siirrytään käyttöönottovaiheen päätyttyä silloin kun palvelu on maakunnassa käytössä.
14
Mistä osista palvelu rakennetaan ja missä järjestyksessä toteutetaan?
16. -
Riskimatriisi
Mitä keskeisiä riskejä on tunnistettu käynnistettävälle palvelulle?
16
*Riskinumerot viittaavat seuraavan sivun riskien arviointi taulukkoon
# Riskin kuvaus Vaikutus
(1-3)
Toden-
näköisyys (1-3)
Riski-pisteet (vaikutus x
todennäköisyys)
1 Aikataulut eivät pidä suunnitellusti 3 3 9
2 Puutteellisten vaatimusmäärittelyiden vuoksi ei saada hankittua sopivaa tuotetta, jolloin
järjestelmää joudutaan kehittämään käyttöönoton yhteydessä.
3 2 6
3 Integraatiot ovat vaativia ja yhteensopivuudessa tulee haasteita 3 2 6
4 Henkilöstön vaihtuvuus tai muu henkilöstöresurssit ovat rajallisia 2 2 4
5 Kustannukset nousevat arvioitua suuremmaksi 2 2 4
6 Järjestelmä ei vastaa käyttäjien kaikkia tarpeita 2 2 4
7 Uuden järjestelmän käytön opettelu vie suunniteltua enemmän aikaa 2 2 4
8 Käyttäjäorganisaation työntekijöiden osaaminen ei ole sujuvan käytön vaatimalla tasolla 2 2 4
9 Vikatilanteiden korjauksen aikataulu ja/tai laatu ei vastaa sovittua tasoa 3 1 3
10 Käyttöoikeudet ovat hankalia toteuttaa ja ylläpitää käytännössä 3 1 3
11 Järjestelmän ylläpidossa on poikkeamia tai katkoja 3 1 3
17. -
Riskien arviointi
17
Todennäköisyys
1 2 3
Matala Matala Keski1
Vaikutus
Matala Keski Korkea2
Keski Korkea Korkea3
1
2
3
97
6
54
8
# Riskin kuvaus Vaiku
tus
(1-3)
Toden-
näköisyys
(1-3)
1 Aikataulut eivät pidä suunnitellusti 3 3
2 Puutteellisten vaatimusmäärittelyiden vuoksi ei
saada hankittua sopivaa tuotetta, jolloin
järjestelmää joudutaan kehittämään
käyttöönoton yhteydessä.
3 2
3 Integraatiot ovat vaativia ja yhteensopivuudessa
tulee haasteita
3 2
4 Henkilöstön vaihtuvuus tai muu
henkilöstöresurssit ovat rajallisia
2 2
5 Kustannukset nousevat arvioitua suuremmaksi 2 2
6 Järjestelmä ei vastaa käyttäjien kaikkia tarpeita: 2 2
7 Uuden järjestelmän käytön opettelu vie
suunniteltua enemmän aikaa
2 2
8 Käyttäjäorganisaation työntekijöiden osaaminen
ei ole sujuvan käytön vaatimalla tasolla
2 2
9 Uuden järjestelmän käytön opettelu vie
suunniteltua enemmän aikaa
2 2
18. -
Hankintatapa
• Vimanan kilpailuttaa ja hankkii asianhallintajärjestelmän puitteissa järjestelmän jonka
maakunnat voivat ottaa käyttöön tarpeen ja maakuntakohtaisten suunnitelmien
mukaisesti.
• Asianhallintajärjestelmän sopimukset ovat toistaiseksi voimassaolevia.
18
Miten palvelu tulisi käynnistää ja miten maakunnat ottavat sen käyttöön?
19. -
Esitys projektiksi
• Projektin nimi: Maakuntien asianhallintajärjestelmä-
palvelun käynnistäminen
• Yleiskuvaus: Projektin tavoitteena on esiselvityksen
mukaisen maakuntien käyttötarpeita vastaavan
asianhallintajärjestelmä-palvelun käynnistäminen.
• Tavoitteet ja tulokset: Järjestelmän ja palvelun
käynnistys käyttöpalveluvaiheeseen
• Rajaukset: Asianhallintajärjestelmä-palvelun
käynnistysprojektiin ei kuulu maakuntakohtaiset
käyttöönottoprojektit.
• Liittyy hankkeeseen: Integraatioiden suunnittelu
niin, että ne on mahdollista toteuttaa
maakuntakohtaisten käyttöönottoprojektien
yhteydessä
• Kustannusarvio: -
• Aikataulu: 1/2019-6/2019
19
Millaista projektia (käynnistys/käyttöönotto) ehdotetaan käynnistettäväksi?
• Valmis käyttöön: Palvelun käynnistysvaihe
valmistuu kevään/kesän 2019 aikana.
Järjestelmä tulisi olla tuotantokäytössä
maakunnissa 1.1.2020 mennessä.
• Organisaatio
• Projektin asettaja: Vimana
• Johtoryhmä: Vimanan hallituksen edustaja,
Käynnistysprojektin projektipäällikkö,
Maakuntien edustaja(t)
• Projektipäällikkö: Vimana pp
• Projektiryhmä:
• Käynnistysprojektin projektipäällikkö,
Tekniset asiantuntijat Vimanan alihankkijoilta
ja maakuntien ICT-toimijoilta (esim. InHouse-
yhtiöiltä), Maakuntien toiminnan ja
organisaation asiantuntijoita, Vimanan
palvelutuotannon asiantuntijoita
20. -
Palvelun laadun seuranta
• Palvelua tarjoava osapuoli vastaa tuottamansa palvelun laadusta asiakkailleen
(maakunnille) palvelun laadun seuraamisesta yhdessä sovitulla tavalla.
• Palvelun laatua seurataan seuraavien mittareiden kautta:
• Palveluaika (tavoitettavuus)
• Käytettävyys (järjestelmän toiminta-aika)
• Palveluvaste (palvelupyynnöt vs. reagointi, ratkaisu)
• Kuormitus (vasteajat, toimintakyky)
• Muut mahdolliset mittarit tarkentuvat palvelun käyttöönoton suunnittelun
yhteydessä
20
Miten palvelun laatua tulee seurata? Kenen vastuulla ja intressissä on palvelun
laadun seuranta?
21. -
Palvelun kehittäminen
• Asianhallintajärjestelmä-palvelua ja -ratkaisua kehitetään yhteistyössä asiakaskunnan
ja palvelua tarjoavan toimijan kanssa.
• Asianhallintajärjestelmä-ratkaisua varten tarvitaan asiakaskehitysryhmä, joka edustaa
maakuntia palvelun käytössä, seurannassa ja kehittämisessä.
• Asiakaskehitysryhmän jäsenet vastaavat maakuntien asianhallintajärjestelmä-
ratkaisuista ja esittävät tarvittavat muutospyynnöt palvelua tarjoavan osapuolen
eteenpäin viemiseksi.
21
Miten palvelua tulee kehittää yhdessä asiakkaan kanssa?
22. -
Tarvittavat päätökset
• Vaatimusmäärittely tulee käydä tarkemmin ja järjestelmällisesti läpi pienemmällä
ydinjoukolla ennen kilpailutusta. Varmistetaan, että kilpailutettava järjestelmä kattaa
kaikki maakuntien asianhallintajärjestelmän toiminnot ja tarpeet.
22
Mistä teknisistä tai käytännön järjestelyistä on tehtävä päätökset ennen kuin voidaan jatkaa
23. -
Tarvittavat toimenpiteet
• Esiselvittelyryhmän työskentelyn jälkeen esiselvittelyn loppuraportin tulokset esitellään
Maakuntadigiverkoston kokouksessa.
• Tämän jälkeen projektin aloittamiseen haetaan lupaa Digimuutos Hankesalkku -
johtoryhmältä. Hyväksynnän jälkeen projekti voidaan aloittaa vaatimusmäärittelyiden
tarkemmalla suunnittelulla.
23
Ryhmän ehdotus etenemiseksi tarvittavista välittömistä toimenpiteistä
24. -
Tarvittavat jatkotyöstöryhmät
• Vaatimusmäärittelyn jatkotyöstöä varten tarvitaan vaatimusmäärittely-ryhmä, joka
koostuu maakunnilta tulevista asiantuntijoista.
24
Ehdotus tarvittavista pienryhmistä, joita tarvitaan tarkentamaan esiselvitysryhmien tuloksia
