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Checkliste vortrag
1. Checkliste Vortrag
1. Planung
• Jahresterminplanung
• Termine
• Raumbuchung
• Raumbestätigung einholen
2. Kommunikation mit Teilnehmer
• Einladungslink für Teilnehmer erstellen (Datenbank)
• Einladung verfassen
• Versenden der Einladung vom Account
• Auswertung der Datenbank nach Deadline
• Reminder an angemeldetet TN (ca. 5 Tage vor VA)
3. Kommunikation mit Referenten
• Vorabeinladung mündlich mit Sekretariat oder Assistenten
• Briefing mit offizieller Einladung i.d.R. 4 Wochen vor VA
• Klärung mit Assistenten,
• welche Technik verwendet wird (OHP oder Beamer, Handmikro oder Ansteckmikro),
• wann Ankunft und wann Abfahrt,
• welchen Titel
• kleiner Überblick über Inhalte
• Ablauf erklären (ca 45 min Vortrag, dann Diskussion)
• Wird ein Coreferent mitkommen
• Weitere Wünsche oder Anregungen
• Austausch der Handynummern für den Veranstaltungsabend
3. Organisation
• Raumbestuhlung, Anzahl der Stühle und Standort/Raum
• Technik
• Mikrofone: 1 für Referenten, 1 für Moderator, 1-2-Running Mikes
• Präsentationstechnik: OHP oder Beamer
• Leinwand wird organisiert
• Wasser für Referenten besorgen
• Treffpunkt mit allen vereinbaren, um Raum “abzunehmen”
• Falls Budget vorhanden Catering für Teilnehmer
4. Ambiente
• Wird weiteres Material benötigt?
• Was kann man noch “verschönern”? Evt. Pausenmusik....
5. Moderation
• Moderator bestimmen
• Moderationsnotizen machen (Ziel der Veranstaltung, Infos über Referenten, Danke an
Referenten)
• Technikprobe (klappt der OHP, der Beamer, das Mikro)
• Handynummern der Technik und des Assistenten griffbereit?
• 1-2 (je nach Größe des Plenums) Running Mikes für Fragen einteilen
6. Dokumentation
• Wer macht Fotos
• Wer bereitet die Fotos auf
• Kleiner Bericht
• Dankesbrief an Referenten