Verhalten und Technik in Besprechungen

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von Dr. Rainer W. Stroebe

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Kurzbeschreibung:

Besprechung vorbereiten, durchführen nachbereiten, Einladung erstellen, Kriterien für eine erfolgreiche Besprechung, Gestaltungsregeln, Typen von Gesprächspartner

In dem über 30 Seiten umfassenden Dokument werden u.a. folgende Themen und Fragestellungen behandelt:

- Welche Fragen (inhaltlich, organisatorisch, kulturell) sind vor einer
Besprechung zu klären?

- Welche Hilfsmittel sollten im Rahmen einer Besprechung eingesetzt werden?

- Welche Punkte sind Inhalte der Einladung und nach welchen Kriterien
sollten die Tagesordnungspunkte untergliedert werden?

- Was sind Bedingungen und Kriterien für eine erfolgreiche Besprechung?

- Wie kann die Besprechung gesteuert werden und welche
Formen von Sitzordnungen sind zu empfehlen?

- Welches sind die fünf Phasen einer Besprechung?

- Problemdefinition

- Zielformulierung

- Ursachenanalyse

- Sammeln und Bewerten von Lösungsvorschlägen

- Entschlussfassung und Aktionsplan

- Wie sollte innerhalb einer Besprechung in den einzelnen
fünf Phase herangegangen werden
(methodisch und welche Kernfragen sind zu beachten)?

- Welche Gestaltungsregeln sind für den Gesprächsverlauf zu beachten
(z.B. Aussprache, Ansprache, Dialog)?

- Welche Typen von Gesprächspartnern gibt es in der Gruppe?

- Was sind Kennzeichen negativer Interaktionen?

- Welche unterschiedlichen Funktion kann der Moderator haben
(auch in den unterschiedlichen Phasen der Besprechung)?

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Verhalten und Technik in Besprechungen

  1. 1. SEITE 1 / 32VERHALTEN UND TECHNIK IN BESPRECHUNGEN TRAININGS – WORKSHOPS – COACHING © DR. RAINER W. STROEBE - TEL.: 08153/ 7685 - www.manager-training.de Inhalt „Der Konsens steht am Ende - nicht am Beginn einer Diskussion.“ (A. Schavan) 1. Vor der Besprechung? 1.1 Kontrollfragen 1.2 Vorweg klären 1.3 Inhalt der Einladung 1.4 Bedingung für eine erfolgreiche Besprechung 2. Während der Besprechung? 2.1 Steuern der Prozedur (des Ablaufs) 2.1.1 Grundregeln 2.1.2 Aktivitätsverteilung in Besprechungen 2.1.3 Fünf Phasen einer Besprechung 2.1.4 Die Kartentechnik 2.2 Gestalten der Interaktion (des Klimas) 2.2.1 Grundregeln 2.2.2 Rollen in der Gruppe 2.2.3 Kennzeichen negativer Interaktion 2.2.4 Funktion des Moderators 3. Nach der Besprechung
  2. 2. SEITE 2 / 32VERHALTEN UND TECHNIK IN BESPRECHUNGEN TRAININGS – WORKSHOPS – COACHING © DR. RAINER W. STROEBE - TEL.: 08153/ 7685 - www.manager-training.de 1. Vor der Besprechung
  3. 3. SEITE 3 / 32VERHALTEN UND TECHNIK IN BESPRECHUNGEN TRAININGS – WORKSHOPS – COACHING © DR. RAINER W. STROEBE - TEL.: 08153/ 7685 - www.manager-training.de 1.1 Kontrollfragen Welchen Aufwand betreibe ich für Besprechungen? Besprechungen Art der Besprechung meine Funktion Anzahl Teiln. Teilnehmer- kosten in EUR Zeit- aufwand Wertschöpfung (Ertrag) - die ich veranlasse - an denen ich teilnehme Welche Besprechungen kann ich delegieren, obwohl ich die Führungsverantwortung trage? Ist das Problem für eine Besprechung geeignet? Wer ist der Kunde für diese Besprechung? Inwieweit mischen wir Meeting und social event?
  4. 4. SEITE 4 / 32VERHALTEN UND TECHNIK IN BESPRECHUNGEN TRAININGS – WORKSHOPS – COACHING © DR. RAINER W. STROEBE - TEL.: 08153/ 7685 - www.manager-training.de 1.1 Kontrollfragen drei tragenden Säulen Lohnt der Besprechungsaufwand? Als Teilnehmer: Kann ich wirklich etwas beitragen? Wenn ja, was genau? Bin ich Teil des Problems? Was tue ich in der Besprechung für die ? Kann ich ohne eine Besprechung allein entscheiden? Vorsicht vor “team without steam“. „Es gibt Rennen, die werden allein gewonnen“ Wenn ja: Ist die Qualität der Entscheidung dann gut genug? Was geschieht, wenn wir das Problem nicht diskutieren?
  5. 5. SEITE 5 / 32VERHALTEN UND TECHNIK IN BESPRECHUNGEN TRAININGS – WORKSHOPS – COACHING © DR. RAINER W. STROEBE - TEL.: 08153/ 7685 - www.manager-training.de Wer muss teilnehmen? Wozu will ich die Besprechung einberufen? Den Teilnehmern schicken lassen: Von den Teilnehmern Fragestellungen für die Besprechung anfordern! Moderator (evtl. wechselnd) und Protokollant (Sekundant des Moderators) vereinbaren (Moderator von Sache möglichst wenig betroffen) Raumbedarf 1.2 Vorweg klären Ideenfindung Problemlösung Entscheidung Koordination Motivation (?Information? Information vorab!) Wer kann was beitragen? Wer will etwas beitragen? Wer muss motiviert werden? 1. 2. Vorläufige Zielformulierung Vorläufige Problemdefinition - als Frage formuliert. Ich habe diese Sitzung einberufen, weil ich mich in meinem Büro so einsam fühlte
  6. 6. SEITE 6 / 32VERHALTEN UND TECHNIK IN BESPRECHUNGEN TRAININGS – WORKSHOPS – COACHING © DR. RAINER W. STROEBE - TEL.: 08153/ 7685 - www.manager-training.de Flip-Chart, für Kundenbesuche: Easy Flip 7000 von Leitz Karten ca. 21x10 cm dicke Filzschreiber Klebestifte Tesakrepp Pin-Wände Stecknadeln Faltblatt für jeden Teilnehmer Plakat im Besprechungsraum? 1.2 Vorweg klären Hilfsmittel
  7. 7. SEITE 7 / 32VERHALTEN UND TECHNIK IN BESPRECHUNGEN TRAININGS – WORKSHOPS – COACHING © DR. RAINER W. STROEBE - TEL.: 08153/ 7685 - www.manager-training.de Formulierung der vorläufigen Problemdefinition als Frage Besprechungsziel/Projektziel (als Vorschlag) Besprechungsziel: „Am Ende der Besprechung ist ... erreicht!“ Projektziel: „Bei Projektabschluss ist der Output für das Unternehmen ...!“ Tagesordnungspunkte unterteilen nach: Teilnehmer: .......................................................................... Moderator: ........................ Protokollant: .............................. Ideenfindung Problemlösung Entscheidung Koordination Motivation 1.3 Inhalt der Einladung (?Information?)
  8. 8. SEITE 8 / 32VERHALTEN UND TECHNIK IN BESPRECHUNGEN TRAININGS – WORKSHOPS – COACHING © DR. RAINER W. STROEBE - TEL.: 08153/ 7685 - www.manager-training.de zur kompletten Präsentation „Verhalten und Technik in Besprechungen“ Link: http://www.vortragsfolien.de/Verhalten-und-Technik-in-Besprechungen?sh

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