Weitere ähnliche Inhalte
Ähnlich wie คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ (20)
Mehr von Sompop Petkleang (20)
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
- 2. คํานํา
การจัดการความรู เปนการดึงเอาความรูที่มีอยูในองคกรออกมาแลกเปลี่ยนเรียนรู
จัดเก็บขอมูลความรูที่เปนประโยชนใหเปนระเบียบ ครบถวน เพื่อใหบุคลากรสามารถเขาถึง และนํามา
พัฒนางานได สํานักงานมาตรฐานผลิตภัณฑอุตสาหกรรม (สมอ.) ไดดําเนินงานดานการมาตรฐาน
ครบรอบ 40 ป ในป พ.ศ.2552 การจัดการความรูดานการมาตรฐาน จึงเปนเครื่องมือสําคัญที่จะชวย
พัฒนาองคกรใหสามารถรองรับภารกิจตาง ๆ ที่นับวันจะมีเพิ่มขึ้นตามบทบาทของมาตรฐานตอเวที
การคาระหวางประเทศ
คูมือการจัดการประชุมระหวางประเทศนี้ ไดรวบรวมความรูที่เห็นวาเปนประโยชน
ซึ่งไดจากการแลกเปลียนความรูและประสบการณของบุคลากรใน สมอ. ที่ไดดําเนินการเกี่ยวกับ
่
การรับเปนเจาภาพจัดการประชุมระหวางประเทศ ทั้งในระดับภูมิภาคและสากล เพื่อนําไปใช
ประกอบการปฏิบัติงานการจัดประชุม โดยที่ผูสนใจก็สามารถใชเปนแนวทางเพือการดําเนินกิจกรรม
่
ในเรื่องดังกลาว
ในการจัดทําคูมือนี้ นอกจากอาศัยความรูและประสบการณของบุคลากรแลว ยังไดมี
การสืบคน คนควาขอมูลจากแหลงตาง ๆ ดังที่ปรากฏในบรรณานุกรม ทําใหไดเนื้อหาที่สมบูรณขึ้น
อีกทั้งภาคผนวกยังไดแสดงตัวอยางการจัดทําบันทึก เอกสาร และระเบียบราชการที่เกี่ยวของ เพื่อ
ความสะดวกในการใชงาน จึงหวังวาความรูที่อยูในคูมือนี้จะเปนประโยชนสําหรับผูสนใจและสามารถ
นําไปใชเพื่อพัฒนางานไดตามวัตถุประสงค และหากมีเนื้อหาที่ควรไดรับการปรับปรุงแกไข เพิ่มเติม
ประการใด ก็ยินดีจะรับฟงเพื่อนําไปพิจารณาปรับปรุงในโอกาสอันควรตอไป โดยขอความกรุณาสง
คําแนะนําหรือขอคิดเห็นไปยังคณะทํางานฯ ดังมีรายนามในภาคผนวก ก หรือสํานักบริหารมาตรฐาน
ระหวางประเทศ สมอ. และขอขอบคุณมา ณ โอกาสนี้ดวย
คณะทํางานเฉพาะกิจ
สําหรับการจัดทําคูมือการจัดการประชุมระหวางประเทศ
- 3. สารบัญ
หนา
บทที่ 1
บทที่ 2
บทที่ 3
บทที่ 4
บทที่ 5
บทที่ 6
การดําเนินการจัดการประชุม
1.1 การจัดทําแผนงานการจัดประชุมระหวางประเทศ
1.2 การขออนุมัติตามระเบียบราชการ
1.3 การประสานงาน
1.4 การเชิญประชุม
1.5 การลงทะเบียน
1
3
5
6
6
การเงินและงบประมาณ
2.1 ระเบียบกระทรวงการคลังฯ
2.2 การดําเนินการตามระเบียบ
8
10
สถานที่จัดประชุม
3.1 การพิจารณาสถานที่จัดประชุม
3.2 การเตรียมการจัดสถานที่จัดประชุม
14
16
การประชาสัมพันธ
4.1 การประชาสัมพันธกอนการประชุม
4.2 การประชาสัมพันธระหวางการประชุม
4.3 การประชาสัมพันธหลังการประชุม
18
19
19
งานดานพิธีการ
5.1 การเชิญผูเกี่ยวของ
5.2 การจัดสถานที่
5.3 คํากลาวและพิธีกร
5.4 การจัดอาหารและเครื่องดื่ม
5.5 การตอนรับและอําลากลับ
5.6 การถายภาพ
5.7 การแสดงดนตรีไทยและนาฏศิลป
5.8 การมอบของขวัญ
21
21
23
24
25
25
26
26
อุปกรณและสิ่งอํานวยความสะดวก
6.1 ประเภทของอุปกรณและสิ่งอํานวยความสะดวก
6.2 แนวทางในการดําเนินการดานอุปกรณและสิ่งอํานวยความสะดวก
27
29
(1)
- 4. หนา
บทที่ 7
บทที่ 8
งานดานเอกสารการประชุม
7.1 การจัดเตรียมเอกสาร
7.2 การจัดพิมพและถายเอกสาร
7.3 การจัดเรียงเอกสารเขาแฟม
7.4 การแจกเอกสารและเดินเอกสาร
7.5 การจัดทําเอกสารภายหลังการประชุม
33
33
33
34
34
การประเมินผลการประชุม
8.1 สิ่งที่ตองการประเมิน
8.2 วิธีการประเมินผล
8.3 การวัดผลการประเมิน
8.4 การใชประโยชนจากขอมูลการประเมินผล
35
35
35
36
บรรณานุกรม
(1)
ภาคผนวก
ภาคผนวก ก. คําสั่งแตงตั้งคณะทํางานจัดทําคูมือการประชุมระหวางประเทศ
ภาคผนวก ข. แผนภูมิขั้นตอนการจัดประชุมระหวางประเทศ
ภาคผนวก ค. ระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยการอนุมัติใหเดินทางไปราชการและ
การจัดการประชุมของทางราชการ พ.ศ. 2524
ภาคผนวก ง. ระเบียบกระทรวงการคลังวาดวยคาใชจายในการฝกอบรม การจัดงานและ
การประชุมระหวางประเทศ พ.ศ. 2549
ภาคผนวก จ. ระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยการพัสดุ พ.ศ. 2535
ภาคผนวก ฉ. ระเบียบกระทรวงการคลังวาดวยการเบิกคาใชจายในการเดินทางไป
ราชการ พ.ศ. 2550
ภาคผนวก ช. หนังสือกระทรวงการคลัง ที่ กค 0409.6/ว 86 ลงวันที่ 20 กรกฎาคม 2547
ภาคผนวก ซ. ตัวอยางเอกสาร
ซ.1
ตัวอยางหนังสือขออนุมัตเปนเจาภาพจัดการประชุมระหวางประเทศ
ิ
ซ.2
ตัวอยางหนังสือขออนุมัติคาใชจายการเปนเจาภาพจัดการ
ประชุมระหวางประเทศ
ซ.3
ตัวอยางหนังสือถึงผูอํานวยการสํานักงบประมาณ เพื่อขออนุมัติ
คาใชจายในการเปนเจาภาพจัดการประชุม
(2)
- 6. บทที่ 1
การดําเนินการจัดประชุม
การรับเปนเจาภาพจัดการประชุมระหวางประเทศ นอกจากจะเปนกระบวนการสนับสนุน
กิจกรรมเพิ่มขีดความสามารถในการแขงขันทางการคาระหวางประเทศ ยังกอประโยชนตอประเทศ
เจาภาพจัดการประชุมในหลายดาน ไมวาจะเปนการสงเสริมประชาสัมพันธชื่อเสียงของประเทศใหเปน
ที่รูจักแพรหลาย สรางภาพลักษณที่ดตอสายตาชาวโลก นํารายไดเขาสูประเทศ เพื่อใหการจัดประชุม
ี
นั้นๆ ประสบความสําเร็จลุลวงไปดวยดี และเปนที่นาประทับใจ การดําเนินการจัดประชุมจึงตองอาศัย
ความละเอียดรอบคอบในการเตรียมการตางๆ ตั้งแตเริ่มวางแผนการจัดประชุม การพิจารณาสิ่งอํานวย
ความสะดวก การประสานงานกับหนวยงานที่เกี่ยวของ ตลอดจนการปฏิบัติงานการประชุม โดยคํานึงถึง
ธรรมเนียมปฏิบัตทั้งของสากลและขององคการนั้นๆ รวมทั้งขอกําหนด กฎระเบียบที่เกี่ยวของ
ิ
1.1 การจัดทําแผนงานการจัดประชุมระหวางประเทศ
จุดมุงหมายของการวางแผนการจัดการประชุม คือ เพื่อใหสามารถบรรลุตามวัตถุประสงคของ
การเปนเจาภาพจัดการประชุมระหวางประเทศนั้นๆ การวางแผนการจัดประชุมถือเปน
องคประกอบสําคัญ ซึ่งแผนที่ดีดองมีการอธิบายและกําหนดแผนปฏิบัติการใหชัดเจนเพื่อให
เขาใจกันทุกฝาย ตองมีการกําหนดหนาที่ของบุคลากรที่เกี่ยวของเพื่อใหเขาใจบทบาทหนาที่
ความรับผิดชอบ สามารถปฏิบัติงานของตนเองได และใชแผนดังกลาวเปนแนวทางในการติดตอ
ประสานงานตามหนาที่ อันจะชวยปองกันปญหาที่อาจเกิดขึ้น นําไปสูการพัฒนาการปฏิบัติงาน
และสรางความสะดวกตอการควบคุมงานใหเปนไปตามวัตถุประสงค
ขอมูลที่จําเปนเพื่อการจัดทําแผนการจัดประชุม ไดแก
• วัตถุประสงคของการประชุม
• กําหนดการและระยะเวลา
• จํานวนผูเขารวมประชุม
• งบประมาณ
• ธรรมเนียมปฏิบัติ / ขอกําหนด/กฎระเบียบที่เกี่ยวของ
การวางแผนการจัดประชุมจะนําเอาหลักของการวางแผนทั่วไปมาประยุกตใช และสราง
แผนปฏิบัติการขึ้นซึ่งตองชัดเจน เชน ทําอะไร (สิ่งที่ตองทํา /สิ่งที่ควรทําเพิ่ม ) ทําเมื่อใด
(ควรทําเมื่อใด/ควรเสร็จเมือใด) ทําอยางไร ใครทํา (ใครรับผิดชอบ/ใครเกี่ยวของ) การ
่
ดําเนินงานบางอยางตองมีลําดับขั้นตอน บางอยางเกิดในชวงเวลาเดียวกันก็ได
ลักษณะของแผนการปฏิบัตงานอาจแตกตางกันสําหรับแตละการประชุมถึงแมวาจะเปนองคกร
ิ
เดียวกัน ในแผนควรระบุกจกรรมและขั้นตอนของกิจกรรม ใหอานเขาใจงายไมสับสน
ิ
ดังตัวอยางในตารางที่ 1
1/36
- 8. 1.2 การขออนุมัติตามระเบียบราชการ
ในการรับเปนเจาภาพจัดการประชุมระหวางประเทศ หนวยราชการทีเปนเจาภาพจัดการประชุม
่
จะตองศึกษาและปฏิบัตตามระเบียบราชการที่เกี่ยวของในขั้นตอนตางๆ ดังนี้
ิ
1.2.1 การขออนุมัติเปนเจาภาพจัดการประชุม
การรับเปนเจาภาพจัดการประชุม จะตองนําเสนอรัฐมนตรีเจาสังกัดพิจารณาอนุมัติตาม
ระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยการอนุมัติใหเดินทางไปราชการและการจัดประชุม
ของทางราชการ พ.ศ. 2524 หมวด 2 ขอ 19 (2) ดังในภาคผนวก ค. ในการเสนอขอ
อนุมัติการรับเปนเจาภาพจัดการประชุม จะตองจัดทําแผนการจัดประชุมเพื่อประกอบ
การพิจารณา ดังนี้
• หลักการและเหตุผล
• วัตถุประสงคในการจัดการประชุมระหวางประเทศ
• กําหนดการ วิธีดําเนินการ ระยะเวลา และสถานที่สําหรับการประชุมระหวางประเทศ
สวนใหญประเทศเจาภาพจัดการประชุมจะเปนผูกําหนดระยะเวลาและสถานที่ ทั้งนี้
การกําหนดระยะเวลาการจัดประชุมควรคํานึงถึงวันหยุดราชการ ชวงปงบประมาณ
ของหนวยงานราชการดวย สวนฝายเลขานุการตางประเทศจะเปนผูกําหนดโปรแกรม
การจัดประชุมและวิธีดําเนินการ โดยจะมีการประสานงานระหวางประเทศเจาภาพ
จัดการประชุมกับฝายเลขานุการตางประเทศ
• จํานวนผูเขารวมประชุมระหวางประเทศ โดยปกติจะเปนประเทศสมาชิกที่เขารวม
ประชุม และผูสังเกตการณ
• แผนงบประมาณรองรับการเปนเจาภาพจัดการประชุมตามระเบียบกระทรวงการคลัง
วาดวยคาใชจายและการเบิกจายของสวนราชการ
• ที่ปรึกษาโครงการ และผูรับผิดชอบการจัดประชุมระหวางประเทศ
• ประโยชนที่จะไดรับจากการเปนเจาภาพจัดการประชุม ซึ่งอาจเนนประโยชน
ดานวิชาการ การเพิ่มขีดความสามารถในการแขงขันในระบบการคาระหวางประเทศ
ความรวมมือระหวางประเทศ ทั้งนี้จะเปนการเพิ่มพูนความรูและพัฒนาองคความรู
ของผูเขารวมประชุม ฯลฯ
ตัวอยางหนังสือขออนุมัตเปนเจาภาพจัดการประชุมระหวางประเทศ ดังในภาคผนวก ซ. ขอ ซ.1
ิ
1.2.2 การขออนุมัติงบประมาณ
การขออนุมัติงบประมาณ จะดําเนินการหลังจากไดรับอนุมัติการเปนเจาภาพจัดการประชุม
แลว โดยปฏิบติตามระเบียบกระทรวงการคลังวาดวยคาใชจายในการฝกอบรม การจัดงาน
ั
และการประชุมระหวางประเทศ พ.ศ. 2549 ดังในภาคผนวก ง.
3/36
- 9. ที่สําคัญการขออนุมัติคาใชจายและการเบิกจายคาใชจายในการประชุมจากสํานัก
งบประมาณโดยรายการที่ไมเปนไปตามระเบียบกระทรวงการคลังฯ ตองใหหัวหนา
หนวยงานอนุมัติการเบิกจายตามระเบียบกระทรวงการคลัง พ.ศ. 2549 หมวด 1 บททัวไป
่
ขอ 7 การเบิกจายคาใชจายในการฝกอบรม การจัดงาน และการประชุมระหวางประเทศ
นอกเหนือจากที่กําหนดไวในระเบียบนี้ หรือกําหนดไวแลวแตไมสามารถปฏิบัตได
ิ
ตามระเบียบนีใหอยูในดุลยพินิจของหัวหนาสวนราชการเจาของงบประมาณ โดยคํานึงถึง
้
ความจําเปน ความเหมาะสม และประหยัดภายในวงเงินงบประมาณที่ไดรับโดยยึดถือ
ประโยชนของทางราชการเปนหลัก ซึ่งจะกลาวในหัวขอการเงินและงบประมาณตอไป
หมายเหตุ การจัดการประชุมระหวางประเทศของแตละองคกรระหวางประเทศจะมี
ธรรมเนียมปฏิบัติและเงื่อนไขขอกําหนดที่ประเทศเจาภาพจัดการประชุมตองดําเนินการ
แตกตางกัน ดังนั้น เจาภาพจัดการประชุมจะตองศึกษาเงื่อนไขขอกําหนดที่ประเทศเจาภาพ
จัดการประชุมตองดําเนินการอยางละเอียด เพื่อใหเกิดความถูกตอง และไมขัดตอระเบียบ
วิธีปฏิบัติของการรับเปนเจาภาพจัดการประชุม
ตัวอยางหนังสือขออนุมัติคาใชจายการเปนเจาภาพจัดการประชุมระหวางประเทศ
ดังในภาคผนวก ซ. ขอ ซ.2
ตัวอยางหนังสือถึงผูอํานวยการสํานักงบประมาณ เพือขออนุมัติคาใชจายในการเปน
่
เจาภาพจัดการประชุม ดังในภาคผนวก ซ. ขอ ซ.3
1.2.3 การขออนุมัติแตงตังคณะผูแทนไทย
้
การขออนุมัติแตงตั้งคณะผูแทนไทยเพื่อเขารวมประชุมระหวางประเทศมี 2 กรณี คือ
ผูเขารวมประชุมในฐานะคณะผูแทนไทย และผูสังเกตการณในการเขารวมประชุม
โดยจะดําเนินการหลังจากที่ไดรับอนุมัติในหลักการใหรบเปนเจาภาพจัดการประชุมแลว
ั
เจาภาพจัดการประชุมจะประสานงานขอรับรายชื่อของคณะผูแทนเพือนําเสนอรัฐมนตรี
่
เจาสังกัดพิจารณาใหความเห็นชอบการแตงตั้งองคประกอบคณะผูแทนไทย และ
ผูสังเกตการณ ตามระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยการอนุมัติใหเดินทางไปราชการ
และการจัดประชุมของทางราชการ พ.ศ. 2524 นอกจากนี้ เจาภาพจัดการประชุมตอง
แจงรายชื่อคณะผูแทนไทยทั้งหมดใหฝายเลขานุการตางประเทศทราบ รวมทั้งแจง
คณะผูแทนไทยทราบการอนุมัติดวย
ทั้งนี้ การขออนุมัติดังกลาวเพื่อประกอบการเบิกจายคาใชจายการจัดการประชุมระหวาง
ประเทศ กรณีจัดการประชุมในตางจังหวัดจะดําเนินการขออนุมัติคณะผูแทนไทยหลังจาก
ไดรับอนุมัติงบประมาณการจัดประชุมแลว เนื่องจากมีคาใชจายในการไปราชการ
ตางจังหวัดเกี่ยวของดวย
ตัวอยางหนังสือแตงตั้งองคประกอบคณะผูแทนไทยในการประชุมระหวางประเทศ
ดังในภาคผนวก ซ. ขอ ซ.4
4/36
- 10. 1.2.4 การขออนุมัติเจาหนาที่ปฏิบัติงาน
การจัดการประชุมระหวางประเทศ จําเปนจะตองมีเจาหนาที่ที่มีความสมารถมาชวย
การปฏิบัติงาน เนื่องจากตองมีการประสานงานและอํานวยความสะดวกใหแกผูเขารวม
ไมวาจะเปนหนวยงานตางประเทศ ผูแทนไทย และหนวยงานที่เกี่ยวของ เพื่อให
การประชุมเปนไปดวยความเรียบรอย เจาภาพจัดการประชุมจึงควรจัดหาและแบงหนาที่
ของเจาหนาที่เพื่อรับผิดชอบงานใหชัดเจน เชน การดูแลหองประชุม การดูแลการ
ลงทะเบียน การดูแลการพิมพ-ถายเอกสาร ฯลฯ โดยขออนุมัติหัวหนาสวนราชการ
เพื่อใหความเห็นชอบเจาหนาที่ปฏิบติงานการประชุมตามระเบียบกระทรวงการคลัง
ั
พ.ศ. 2549 ทั้งนี้ เงินรางวัลของเจาหนาที่ปฏิบัติงานการประชุมจะใหเฉพาะวันที่
ปฏิบัติงานเทานั้น
ในกรณีที่มีจํานวนบุคลากรจํากัด ไมเพียงพอที่จะปฏิบติงานการประชุม เจาภาพจัดการ
ั
ประชุมอาจจัดหาเจาหนาที่เพิ่มเติมโดยประสานงานกับหนวยงานทีเกี่ยวของ
่
แลวรวบรวมชือเสนอขออนุมติแตงตั้ง
่
ั
ตัวอยางหนังสือแตงตั้งเจาหนาที่ปฏิบติงาน ดังในภาคผนวก ซ. ขอ ซ.5
ั
1.3 การประสานงาน
เจาภาพจัดการประชุมจะตองติดตอประสานงานกับหนวยงานตางประเทศทีทําหนาที่เปน
่
ฝายเลขานุการ ผูเขารวมประชุมทั้งหนวยงานของตางประเทศและคณะผูแทนไทย รวมถึง
หนวยงานที่เกี่ยวของอื่นๆ ดังนี้
1.3.1 ประสานงานกับฝายเลขานุการตางประเทศ
เพื่อเตรียมการจัดประชุม เจาภาพจัดการประชุมจะตองประสานงานกับฝายเลขานุการ
ตางประเทศ เกี่ยวกับรายละเอียดการประชุม ขั้นตอนและพิธีการตางๆ เชน กําหนดการ
ประชุม จํานวนผูเขารวมประชุม อุปกรณ สิ่งอํานวยความสะดวก เอกสารการประชุม ฯลฯ
เมื่อใกลกําหนดการจัดประชุมควรสรุปการดําเนินการตางๆ กับฝายเลขานุการตางประเทศ
เพื่อใหมั่นใจวาทั้งสองฝายมีขอมูลที่ถูกตองตรงกัน ทั้งนี้ การประสานงานอยางใกลชิด
มีสวนชวยลดปญหาที่อาจเกิดขึ้นในระหวางการประชุม
้
1.3.2 ประสานงานกับผูเขารวมประชุมทังในและตางประเทศ
เจาภาพจัดการประชุมจะตองดําเนินการในเรื่องการเชิญประชุม แจงยืนยันการ
ลงทะเบียนการเขารวมประชุม รวมทั้งหนังสือเชิญเพือขอวีซา ซึ่งอาจประสานกับ
่
กระทรวงการตางประเทศและสํานักตรวจคนเขาเมือง เพื่อเตรียมความพรอม
ในการจัดเตรียมสิ่งอํานวยความสะดวกใหแกผูเขารวมประชุม
ตัวอยางหนังสือเชิญประชุมเพื่อนําไปประกอบขอวีซาของผูเขารวมประชุม
ดังในภาคผนวก ซ. ขอ ซ.6
5/36
- 11. 1.4 การเชิญประชุม
1.4.1 การจัดทําหนังสือเชิญประชุม
ในกรณีที่ประเทศเจาภาพจัดการประชุมไดรับมอบหมายใหเปนผูจัดทําหนังสือเชิญ
ประชุม และ/หรือจัดทําขอมูลทั่วไป (General Information) สําหรับผูเขารวมประชุม
ควรสงหนังสือเชิญ และ/หรือขอมูลทั่วไปลวงหนากอนการประชุมไมนอยกวา 3 เดือน
โดยในหนังสือเชิญควรระบุ Deadline สําหรับการลงทะเบียน และควรมีการแจงเตือน/
ทวงถามเมื่อพนกําหนดการตอบกลับดวย ทั้งนี้ รายชื่อสําหรับสงหนังสือเชิญ ใหประสาน
ฝายเลขานุการตางประเทศ และควรสงหนังสือเชิญทั้งในรูปแบบจดหมาย และ E-mail
1.4.2 การจัดทําขอมูลทั่วไป
รายละเอียดทีควรพิจารณาใสไวในขอมูลทั่วไป เชน ขอความตอนรับของเจาภาพ
่
จัดการประชุม ขอมูลเกี่ยวกับสถานที่จัดประชุม โรงแรมที่พัก (และทีพักสํารอง)
่
การเดินทางระหวางสนามบิน-ที่พัก แผนที่ กําหนดการประชุมและพิธีการ หองประชุม
หองทํางานฝายเลขานุการ (Secretariat Room) การติดตอกับเจาภาพจัดการประชุม
สภาพภูมิอากาศ ระบบไฟฟา เครดิตการด เงินตรา ธรรมเนียมปฏิบติ การขอวีซา
ั
เว็บไซตการจัดประชุมครั้งนั้นๆ เว็บไซตที่นาสนใจ ฯลฯ พรอมแนบแบบฟอรมที่
เกี่ยวของ เชน แบบฟอรมลงทะเบียน แบบฟอรมจองโรงแรม ซึ่งควรระบุ Deadline
สําหรับการลงทะเบียนดวย เปนตน
ตัวอยางหนังสือเชิญประชุมและเอกสารที่เกี่ยวของดังในภาคผนวก ซ. ขอ ซ.7
1.5 การลงทะเบียน
ในที่นี้ไดแบงการลงทะเบียนออกเปน 2 ขั้นตอน คือ การลงทะเบียนลวงหนา (Pre-registration)
และการลงทะเบียนหนางาน
1.5.1 การลงทะเบียนลวงหนา
การลงทะเบียนลวงหนาเปนประโยชนตอการเตรียมการของเจาภาพจัดการประชุม
เพราะจะทําใหสามารถทราบถึงจํานวนและความตองการของผูเขารวมประชุม ทําให
จัดเตรียมสถานที่จัดประชุมไดเหมาะสม สะดวกตอการจัดเตรียมงบประมาณ
การเลี้ยงรับรอง การจัดทําเอกสาร ฯลฯ รายละเอียดที่ไดรับจากการลงทะเบียนลวงหนา
ยังสามารถใชเปนขอมูลเพือติดตอประสานงานในโอกาสตอไปดวย ดังนั้น เจาภาพ
่
จัดการประชุมควรจัดทําแบบฟอรมลงทะเบียนใหมีหัวขอครอบคลุมในทุกประเด็น
ที่จําเปน ซึ่งจะชวยใหการเตรียมการจัดประชุมงายขึน แตไมควรมีรายละเอียดมาก
้
เกินไปจนกอใหเกิดความยากลําบากในการกรอกเอกสาร และควรจัดแบงหมวดหมู
ใหชัดเจน เชน ขอมูลสวนตัว การประชุมที่ประสงคจะเขารวม โรงแรมที่พัก เปนตน
6/36
- 12. ในสวนของวิธการลงทะเบียน ควรมีความยืดหยุนและคํานึงถึงความสะดวกของผูเขารวม
ี
ประชุมเปนหลัก จึงควรจัดใหมีทางเลือกในการลงทะเบียนไดหลายชองทาง เชน โทรสาร
เว็บไซต หรือ E-mail เปนตน
1.5.2 การลงทะเบียนหนางาน
ประกอบดวยสิ่งที่ตองคํานึงถึง ดังนี้
1) กําหนดการลงทะเบียน ขึ้นอยูกับดุลพินิจของเจาภาพจัดการประชุม เชน
หากเปนการประชุมที่มีผูเขารวมประชุมจากตางประเทศเปนจํานวนมาก เจาภาพ
จัดการประชุมอาจเปดใหลงทะเบียนกอนการประชุม 1 วัน เพื่อเปนการอํานวย
ความสะดวกและลดภาระในวันประชุม
2) สถานที่ลงทะเบียน เจาภาพจัดการประชุมควรพิจารณาบริเวณทีสะดวก ในทาง
่
ปฏิบัติหากตองการลงทะเบียนหนาหองประชุมควรใหแนใจวามีพื้นทีกวางขวาง
่
เพียงพอ หรือหากหองทํางานฝายเลขานุการอยูในบริเวณเดียวกับหองประชุม
ก็อาจใหลงทะเบียนที่หองทํางานฝายเลขานุการได แตไมวาจะจัด ณ จุดใด
เจาภาพจัดการประชุมจะตองใหขอมูลแกผูเขารวมประชุมเพื่อทราบทั่วกัน
ถึงสถานที่และกําหนดเวลาลงทะเบียน
3) อุปกรณลงทะเบียน
• เจาภาพจัดการประชุม ควรจัดเตรียมรายชื่อผูลงทะเบียนทั้งหมดอยางเปน
ระบบ เชน อาจแยกตามตัวอักษร แยกตามประเทศ การใสหมายเลขกํากับ
ที่ตรงกับปายชื่อจะชวยใหการลงทะเบียนงายขึ้น
• ปายชื่อผูเขารวมประชุมควรพิมพดวยตัวอักษรแบบหนาเพื่อความชัดเจน
อาจแบงปายชื่อออกเปนสีตางๆ เมื่อตองการแบงแยกประเภทของผูเขารวม
หรือการเขารวมประชุม เชน ผูแทน ผูสังเกตการณ หัวหนาคณะ ประธาน
การประชุมเต็มคณะ (Plenary) การประชุมกลุมยอย (Working group) เปนตน
และควรเตรียมปายชื่อสํารอง (ปายชื่อเปลา) สําหรับผูมาลงทะเบียนเพิ่มดวย
• ในกรณีที่จัดใหมีบัตรรับประทานอาหารวาง อาหารกลางวัน บัตรเชิญงาน
เลี้ยงรับรอง ของที่ระลึก ควรประสานเพื่อรับสิ่งของลวงหนากอนวันลงทะเบียน
และควรจัดเตรียมไวเปนชุดๆ พรอมเอกสารการประชุม (ถามี) เพื่อใหงาย
ตอการจายแจก
• หากมีเอกสารเผยแพร ควรจัดไวใกลเคียงกับจุดลงทะเบียน
4) เจาภาพจัดการประชุมตองจัดเตรียมเจาหนาที่รับลงทะเบียนจํานวนเพียงพอ
และสามารถใหรายละเอียดหรือตอบคําถามที่เกี่ยวของกับการประชุมได และควร
จัดใหมีเจาหนาที่อยูประจําโตะลงทะเบียนตลอดชวงการประชุมดวย เพื่อใหบริการ
รับลงทะเบียนระหวางการประชุม เปนจุดประชาสัมพันธขอมูล รวมถึงการแจก
เอกสารเพิ่มเติมตางๆ
7/36
- 13. บทที่ 2
การเงินและงบประมาณ
ระเบียบกระทรวงการคลังวาดวยคาใชจายในการฝกอบรม การจัดงาน และการประชุม
ระหวางประเทศ พ.ศ. 2549 และระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยการพัสดุ พ.ศ. 2535 ดังใน
ภาคผนวก จ. ระบุรายละเอียดเกี่ยวกับหลักเกณฑและเงื่อนไขการเบิกจายคาใชจายตางๆ ซึ่งเจาภาพ
จัดการประชุมจะตองจัดทําประมาณการคาใชจายโดยอางอิงระเบียบดังกลาวเพื่อขออนุมัติคาใชจาย
และดําเนินการการจัดซื้อจัดจางตอไป
2.1 ระเบียบกระทรวงการคลังฯ
2.1.1 บุคคลที่มีสทธิ์และสามารถจะเบิกคาใชจายในการประชุมระหวางประเทศ ไดแก
ิ
1) ประธานในพิธเปดหรือพิธีปดการประชุม
ี
2) แขกผูมีเกียรติและผูติดตาม
3) เจาหนาที่
4) วิทยากร
5) ผูเขารวมประชุม
2.1.2 ประเภทของคาใชจายในการประชุมระหวางประเทศ ไดแก คาใชจายดังตอไปนี้
1) คาอาหารและเครื่องดื่ม
2) คาเชาสถานทีประชุม
่
3) คาเชาที่พัก
4) คายานพาหนะ
5) เงินรางวัลของเจาหนาที่
6) คาวัสดุเครื่องเขียน
7) คาเชาอุปกรณตางๆ
8) คาจางถายเอกสาร
9) คาใชจายในการติดตอสื่อสาร
10) คาใชจายอื่นที่จําเปนในการจัดประชุม
2.1.3 หลักเกณฑและเงื่อนไขการเบิกจายเงิน
2.1.3.1 การเบิกจายตามอัตราทีกําหนด
่
คาใชจาย
คาอาหารและเครื่องดื่ม
เกณฑการเบิกจาย
- ครบทุกมื้อ ไมเกิน 1,200 บาท/วัน/คน
- ไมครบทุกมือ ไมเกิน 800 บาท/วัน/คน
้
8/36
- 14. คาใชจาย
เกณฑการเบิกจาย
คาที่พัก
ไมเกิน 2,000 บาท/วัน/คน
เงินรางวัลตอบแทน
เจาหนาที่
ไมเกิน 200 บาท/วัน/คน
*คายานพาหนะ
เบิกไดตามสิทธิ
เครื่องบิน/รถทัวร/รถไฟ
**คาของขวัญ/ที่ระลึก
กรณีที่เปนชาวตางประเทศที่เคยใหความชวยเหลือ
ประเทศไทย คนละไมเกิน 3,500 บาท
หมายเหตุ
1)* ตามหลักเกณฑการเบิกจายคายานพาหนะ ระเบียบกระทรวงการคลังวาดวย
การเบิกคาใชจายในการเดินทางไปราชการ พ.ศ. 2550 ดังในภาคผนวก ฉ.
2)** ตามหลักเกณฑการจายเงินคาของขวัญมอบใหชาวตางประเทศ
หนังสือกระทรวงการคลัง ที่ กค 0409.6/ว 86 ลงวันที่ 20 กรกฎาคม 2547
ดังในภาคผนวก ช.
2.1.3.2 การเบิกจายเทาที่จายจริง
1) คาใชจายเกี่ยวกับสถานที่ประชุม เชน คาเชาหองประชุมใหญ
หองประชุมยอย หองทํางานฝายเลขานุการ
2) คาใชจายอื่นๆ เชน
- คาวัสดุเครื่องเขียน เชน กระดาษ ปากกา
- คาเชาอุปกรณตางๆ เชน เครื่องคอมพิวเตอร เครื่องพิมพ
เครื่องถายเอกสาร เครื่องฉาย LCD
- คาเชาระบบเครือขายอินเทอรเน็ต
- คาเชายานพาหนะและคาน้ามันเชื้อเพลิง
ํ
- คาประชาสัมพันธกอนและหลังการประชุม เชน การจัดทําแผนพับ
การประชาสัมพันธผานสื่อวิทยุโทรทัศน
- คากระปาเอกสาร
- คาการแสดงดนตรีไทยและนาฏศิลป
- คาใชจายเบ็ดเตล็ด เชน คาธรรมเนียมออกของ คาผานทางพิเศษ
- คาใชจายอื่นที่จําเปนในการจัดประชุม เชน คาไปรษณีย
คาโทรศัพท/โทรสาร
9/36
- 15. 2.1.3.3 การเบิกจายนอกเหนือจากที่กําหนดไวในระเบียบ
ในกรณีที่ตองเบิกจายคาใชจายในการจัดประชุมระหวางประเทศ นอกเหนือจาก
ที่กําหนดไวในระเบียบ หรือที่ระเบียบกําหนดไวแลวแตไมสามารถปฏิบัติได
เชน การจัดเลียงรับรองอาหารค่ํา เปนตน ใหเจาภาพจัดการประชุมเสนอหัวหนา
้
สวนราชการพิจารณา พรอมชี้แจงเหตุผลความจําเปนตามระเบียบ
กระทรวงการคลังวาดวยคาใชจายในการฝกอบรม การจัดงาน และการประชุม
ระหวางประเทศ พ.ศ. 2549 หมวด 1 บททั่วไป ขอ 7
ตัวอยาง การขออนุมัติ กรณีเบิกจายนอกเหนือที่กําหนดไวในระเบียบ
ดังในภาคผนวก ซ ขอ ซ.8
2.2 การดําเนินการตามระเบียบ
2.2.1 การจัดทําประมาณการ
กอนที่จะจัดทําประมาณการคาใชจาย เจาภาพจัดการประชุมจําเปนตองทราบ
จํานวนวันที่มการประชุมและจํานวนผูเขารวมประชุม เพื่อจะไดประมาณการคาใชจาย
ี
ใหครอบคลุมจํานวนวันและคน โดยอาจจะประสานกับฝายเลขานุการตางประเทศ หรือ
ประมาณการจากขอมูลการจัดประชุมที่ผานมา นอกจากนั้น เจาภาพจัดการประชุม
ยังตองระบุคาใชจายที่จําเปนตองใชใหครบถวนและชัดเจนในการประมาณการดวย
โดยการประสานกับบริษท/หางรานเพื่อขอรับใบเสนอราคาวัสดุ/อุปกรณที่จะเชาหรือซื้อ
ั
เพื่อเปนขอมูลพื้นฐานประกอบการจัดทําประมาณการคาใชจายตางๆ เชน
• คาอาหารและเครื่องดื่ม ประมาณการตรงตามราคาที่โรงแรมเสนอมา
• คาเชาสถานที่ ประมาณการตรงตามราคาที่โรงแรมเสนอมา
• คาเชาที่พัก ประมาณการตามจํานวนวันและจํานวนผูเขารวมประชุม
• คายานพาหนะและน้ํามันเชื้อเพลิง ขึนอยูกับประเภทของยานพาหนะที่ใช
้
โดยประมาณการคาน้ํามันเชื้อเพลิงตามระยะทางที่จะใช ประเภทของรถ และราคา
น้ํามันเชื้อเพลิงในขณะนั้น
• เงินรางวัลของเจาหนาที่ ประมาณการตามจํานวนเจาหนาที่ที่จะแตงตั้งให
ปฏิบัติงานจัดประชุม
• คาวัสดุเครื่องเขียน ควรขอใบเสนอราคาวัสดุที่จําเปนตองใชจากบริษัท/หางราน
หรือประมาณการจากขอมูลที่ผานมา
• คาเชาอุปกรณตางๆ ควรติดตอบริษัทที่ใหเชาอุปกรณเพื่อขอรับใบเสนอราคา
หรือประมาณการจากขอมูลที่ผานมา
• คาจางถายเอกสาร ควรขอใบเสนอราคาคาจางถายเอกสารจากบริษัท/หางราน
หรือประมาณการจากขอมูลที่ผานมา
10/36
- 16. • คาใชจายในการติดตอสือสาร เพื่อใชเปนคาโทรศัพท โทรสาร กรณีมีเหตุจําเปน
่
ตองติดตอประสานงานระหวางจัดประชุม
• คาใชจายอื่นที่จําเปนในการจัดประชุม ใหประมาณการคาใชจายสํารองไว
จํานวนหนึ่ง เชน คาใชจายเบ็ดเตล็ด คาพวงมาลัย คาผานทางพิเศษ คาที่จอดรถ
คาขนสง เปนตน
ตัวอยางการจัดทําประมาณการคาใชจาย ดังในภาคผนวก ซ. ขอ ซ.2
2.2.2 การขออนุมัติคาใชจาย
เจาภาพจัดการประชุมตองขออนุมัติคาใชจายในการเปนเจาภาพจัดการประชุม
โดยตองระบุดวยวาจะขอเบิกจายจากงบประมาณใด เพื่อนําเสนอหัวหนาสวนราชการ
ตนสังกัดพิจารณา
1) อนุมัติคาใชจายที่จะขอเบิกจายเพิ่มเติมนอกเหนือจากที่ระเบียบกําหนด (ถามี)
2) อนุมัติประมาณการคาใชจายในการเปนเจาภาพจัดการประชุม และ
3) ลงนามหนังสือถึงผูอํานวยการสํานักงบประมาณ เพื่อขออนุมัติคาใชจายในการ
เปนเจาภาพจัดการประชุมตามที่เจาภาพจัดการประชุมไดประมาณการไว
ตัวอยางหนังสือขออนุมัติคาใชจาย ดังในภาคผนวก ซ. ขอ ซ.2
ในการจัดทําหนังสือถึงสํานักงบประมาณจะตองแนบเอกสารตอไปนี้ไปพรอมกัน
ไดแก สําเนาหนังสืออนุมัติเปนเจาภาพจัดการประชุม สําเนาหนังสืออนุมัติแตงตั้ง
คณะผูแทนไทย และประมาณการคาใชจายในการจัดประชุม
ตัวอยางหนังสือถึงสํานักงบประมาณ ดังในภาคผนวก ซ. ขอ ซ.3
สํานักงบประมาณจะสงหนังสือแจงอนุมัติคาใชจายในวงเงินตามที่เจาภาพจัดการประชุม
ไดประมาณการไว อยางไรก็ตาม ในระหวางที่สํานักงบประมาณพิจารณา เจาหนาที่จาก
สํานักงบประมาณอาจจะติดตอประสานขอขอมูลประกอบการพิจารณาอนุมัติคาใชจาย
ในบางรายการเพิ่มเติม ซึ่งเจาภาพจัดการประชุมจําเปนจะตองชี้แจงและใหขอมูล/เหตุผล
ความจําเปนสําหรับการตั้งประมาณการคาใชจายสําหรับรายการนั้นๆ ในวงเงินดังกลาว
หรืออาจจะตองสงใบเสนอราคาใหสํานักงบประมาณพิจารณา เพื่อยืนยันวาประมาณการ
คาใชจายทีขอตั้งไปไมไดสูงเกินความเปนจริง หรืออาจจะอางอิงจากขอมูลประมาณการ
่
ที่ผานมา ทั้งนี้ ขึ้นอยูกับดุลยพินิจของเจาหนาที่ของสํานักงบประมาณที่จะพิจารณา
อนุมัติตามวงเงินที่ขอ หรืออาจจะปรับลดตามที่เห็นสมควรก็ได
หลังจากไดรับหนังสืออนุมัติคาใชจายในการจัดประชุมจากสํานักงบประมาณแลว
เจาภาพจัดการประชุมจะตองดําเนินการขออนุมัติการยืมเงินเพื่อเปนคาใชจายในการ
เปนเจาภาพจัดการประชุม โดยเลือกรายการคาใชจายที่ตองซื้อเพื่อการใชงานหรือ
เตรียมการกอนการประชุม รวมถึงรายการที่จําเปนตองหรือประสงคจะจายเปนเงินสด
11/36
- 17. (ไมสามารถวางบิลเรียกเก็บเงินในภายหลัง) หลังจากเสร็จสิ้นการประชุมทันที โดยจัดทํา
หนังสือขออนุมัติการยืมเงินเพื่อเปนคาใชจายในการจัดประชุมพรอมสัญญายืมเงิน
เสนอใหหัวหนาสวนราชการตนสังกัดพิจารณาอนุมัติ
ตัวอยางหนังสือขออนุมัติการยืมเงิน ดังในภาคผนวก ซ. ขอ ซ.8
2.2.3 การจัดซื้อจัดจาง
เมื่อเจาภาพจัดการประชุมขอรับใบเสนอราคา วัสดุ/อุปกรณ ที่จะเชาหรือซื้อจากโรงแรม
หรือ บริษัท/หางรานแลว ตองดําเนินการขออนุมัติการจัดซื้อจัดจางตามระเบียบสํานัก
นายกรัฐมนตรีวาดวยการพัสดุ พ.ศ. 2535 โดยใหฝายพัสดุเสนอหัวหนาสวนราชการ
เพื่ออนุมัติการจางทําหรือเชาวัสดุ/อุปกรณนั้น ยกเวนคาอาหารและเครื่องดื่ม ทั้งนี้
ตองใหโรงแรม หรือ บริษัท/หางรานรับทราบพรอมประทับตราลงในใบจัดซื้อจัดจางดวย
เพื่อเปนเอกสารสําคัญในการเบิกจายตอไป
ในกรณีที่มีการซื้อหรือเชาวัสดุ/อุปกรณที่มีราคาเกิน 100,000 บาท เชน การเชาหอง
ประชุมของโรงแรม เจาภาพจัดการประชุมจะตองเสนอหัวหนาสวนราชการอนุมัติการเชา
โดยวิธีพิเศษราคาเกิน 100,000 บาท ตามระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยการพัสดุ
พ.ศ. 2535 แกไขเพิ่มเติม (ฉบับที่ 3) พ.ศ. 2539 โดยมีเหตุผลความจําเปน พรอมทั้ง
รายชื่อกรรมการจางโดยวิธีพิเศษ และกรรมการตรวจรับ เพื่อใหฝายพัสดุจัดทําการจัดซื้อ
จัดจางโดยวิธีพิเศษตอไป
ตัวอยางบันทึกขออนุมัติเชาหองประชุมและอุปกรณ ดังในภาคผนวก ซ. ขอ ซ.9
2.2.4 หลักฐานประกอบการเบิกจาย
• หนังสือขออนุมัติเปนเจาภาพจัดการประชุมระหวางประเทศ
• หนังสือขออนุมัติแตงตั้งองคประกอบคณะผูแทนไทย
• หนังสือขออนุมัติคาใชจายและการยืมเงินเพื่อเปนคาใชจายในการเปนเจาภาพ
จัดการประชุม
• หนังสือตอบรับจากสํานักงบประมาณ
• หนังสืออนุมัติเจาหนาที่ปฏิบัติงาน
• รายชื่อพรอมลายมือชื่อของผูมีสิทธิเบิกคาใชจายเปนรายวัน ซึ่งไดแก ประธาน
แขกผูมีเกียรติ (ในพิธีเปด/ปดการประชุม และงานเลียงรับรอง) ผูเขารวมประชุม
้
และผูติดตาม เจาหนาที่ปฏิบัติงานแลวแตกรณี
• ใบเสร็จรับเงิน และใบรับรองการเขาพักโรงแรมของประธาน แขกผูมเกียรติ
ี
ผูเขารวมประชุม และเจาหนาที่ปฏิบติงาน (ในกรณีจัดประชุมตางจังหวัด)
ั
12/36
- 19. บทที่ 3
สถานที่จดประชุม
ั
สถานที่สําหรับจัดการประชุมเปนเรื่องหนึ่งที่สงผลตอความสําเร็จของการประชุม
บรรยากาศของสถานที่และหองประชุมมีอิทธิพลอยางยิ่งตอความรูสกของผูเขาประชุม ดังนั้น
ึ
กอนกําหนดสถานที่จัดประชุมจึงควรมีการสํารวจสถานที่ และเปรียบเทียบขอมูลแลวจัดเตรียมสถานที่
ประชุมอยางรอบคอบ เพื่อใหการประชุมเปนไปดวยความเรียบรอยและสมบูรณ
3.1 การพิจารณาสถานที่จัดประชุม
3.1.1 การสํารวจสถานที่จัดประชุม
สถานที่จัดประชุมควรมีทั้งหองประชุมและหองพัก ตลอดจนสิ่งอํานวยความสะดวก
อยางครบครัน เจาภาพจัดการประชุมจึงมักเลือกใชโรงแรมเปนสถานที่จัดประชุม
โดยติดตอขอสํารวจโรงแรมเพื่อหาขอมูล ดังตอไปนี้
- ทําเลทีตั้ง เสนทางการจราจร พาหนะในการเดินทาง สถานที่ตางๆ ในบริเวณ
่
ใกลเคียง เชน รานอาหาร หางสรรพสินคา ฯลฯ
- การบริการ อุปกรณและสิ่งอํานวยความสะดวก ที่จอดรถ ระบบการรักษาความ
ปลอดภัย
- หองประชุม หองทํางานฝายเลขานุการ หองจัดเลี้ยง หองพัก (กรณีโรงแรมมีหองพัก
ไมเพียงพอกับผูเขารวมประชุม ควรสํารวจหองพัก ณ โรงแรม ที่เหมาะสมและอยู
บริเวณใกลเคียงเพิ่มเติมอีกดวย)
ทั้งนี้ ในการสํารวจสถานทีควรขอรับขอมูลเกี่ยวกับโรงแรม อัตราคาที่พัก วิธีการสํารอง
่
หองพัก นโยบายการยกเลิกหองพักและเงื่อนไขการชําระคาใชจายดวย
3.1.2 การสรุปเปรียบเทียบสถานที่จัด
เมื่อสํารวจสถานที่และไดขอมูลในเบื้องตนแลว ใหนําขอมูลตางๆ เชน หองพัก ขนาด/
รูปแบบการจัดหองประชุม หองทํางานของฝายเลขานุการ รูปแบบการจัดเลี้ยงรับรอง
อาหารวางและอาหารกลางวัน (Meeting package) มาเปรียบเทียบกันเพื่อประกอบ
การพิจารณาตามเงื่อนไขความตองการ ซึ่งอาจทําในรูปแบบตารางเปรียบเทียบก็ได
ทั้งนี้ ควรคํานึงถึงสถานที่ทคาดวาสามารถรองรับไดกับจํานวนผูเขารวมประชุม
ี่
สิ่งอํานวยความสะดวกพรอมการเดินทาง และบริการพิเศษตางๆ รวมทั้งคาใชจายที่
จะตองเปนไปตามระเบียบกระทรวงการคลังวาดวยคาใชจายในการฝกอบรม การจัดงาน
และการประชุมระหวางประเทศ พ.ศ. 2549
ตัวอยางตารางเปรียบเทียบขอมูลโรงแรม ดังในภาคผนวก ซ. ขอ ซ.10
14/36
- 20. 3.1.3 การพิจารณาเลือกสถานที่จัดประชุม
การเลือกสถานที่จัดประชุม ควรเลือกสถานที่ที่เดินทางไป-มาสะดวกโดยผูเขารวมประชุม
จะตองไดรับความสะดวกในการเดินทางระหวางที่พักกับสถานที่จัดประชุมและสถานที่
ตางๆ มีที่จอดรถรับ-สงเพียงพอ และสิ่งอํานวยความสะดวกที่ครบครัน
ถามีงบประมาณจํากัดก็อาจตองตอรองกับโรงแรม เชน อัตราคาเชาหองพักและ
หองประชุม การจัดหาอุปกรณ เปนตน และก็อาจจะจัดการประชุมในชวงที่ไมใชฤดูกาล
ทองเที่ยว (Peak season) และไมเลือกโรงแรมที่อยูในแหลงทองเที่ยว (Vacation
destination)
หองประชุม ควรคํานึงถึงขนาดของหองประชุมที่เหมาะสมกับการใชงานและจํานวน
ผูเขารวมประชุม ไมใหญหรือเล็กไป ตองสะอาด มีแสงสวางเพียงพอ และเหมาะสม ดังนี้
- หองประชุมใหญควรจะมีขนาดเพียงพอสําหรับพิธีเปด-ปดการประชุม ระบบเสียง
ภายในหองประชุมตองเปนระบบลําโพงคุณภาพสูง
- หองประชุมยอยควรอยูในบริเวณเดียวกันกับหองประชุมใหญ เพื่อความสะดวกของ
ผูเขารวมประชุม
- หองทํางานฝายเลขานุการควรอยูใกลหองประชุม
- หองสื่อมวลชน (Press center) อาจแยกออกจากหองประชุมเล็กนอยเพื่อความ
เปนสวนตัวและมีบริเวณทีกวางขวางพอสําหรับการถายภาพ
่
- มีอุปกรณและสิ่งอํานวยความสะดวก เชน ไมโครโฟนสําหรับการประชุม
(Conference microphone) น้ําดื่ม กระดาษ ดินสอ เครื่องฉาย LCD ระบบเครือขาย
อินเตอรเน็ต
- สามารถจัดหองประชุมไดเหมาะสมกับรูปแบบตางๆ (Set up) ที่ตองการ เชน
ไมมีเสาบัง ตังโตะของเลขานุการหรือผูดําเนินการประชุมใหอยูในทีที่สามารถมองเห็น
้
่
ผูเขาประชุมทังหมด
้
ตัวยางรูปแบบการจัดหองประชุม ดังในภาคผนวก ซ. ขอ ซ.11
หองพัก ควรอยูที่เดียวกันกับสถานที่ประชุมเพื่อความสะดวกในการเดินทาง อีกทั้ง ควรมี
สิ่งอํานวยความสะดวกครบครันตามราคาที่เหมาะสม และอัตราคาทีพักที่สามารถเบิกจายได
่
หองรับประทานอาหารกลางวัน ควรเหมาะสมกับจํานวนผูเขารวมประชุม ในกรณีที่มี
การประชุมหลายวันควรเลือกโรงแรมที่มีหองอาหารหลากหลาย เชน หองอาหารจีน
อาหารญี่ปุน อาหารอิตาเลี่ยน อาหารไทย เปนตน เพือเปนการผอนคลายหรือเปลี่ยน
่
บรรยากาศ ทังนี้หากมีผูเขารวมประชุมไมมากนักอาจใชบริการอาหารกลางวันแบบ
้
บุฟเฟตรวมกับแขกอื่นของโรงแรม
15/36
- 21. หองเลี้ยงรับรองอาหารค่ํา ควรมีขนาดที่เหมาะกับจํานวนผูเขารวม รูปแบบของการ
เลี้ยงรับรอง เชน แบบบุฟเฟต ค็อกเทล โตะจีน เปนตน และมีบริเวณสําหรับการจัดตั้ง
เวทีการแสดงดวย
3.1.4 การทําสัญญากับโรงแรม
โดยปกติโรงแรมจะตองใหเจาภาพจัดการประชุมลงนามในสัญญาซึ่งเปนขอตกลงของ
ทั้งสองฝาย คือ ฝายเจาภาพจัดการประชุม และฝายโรงแรม สัญญานี้เปนการทบทวน
รายละเอียดตางๆ และยืนยันในขอตกลงที่ไดมีการเจรจาไวกับฝายขายของโรงแรม
ซึ่งในสัญญาตองระบุใหชัดเจนวาสิ่งใดที่โรงแรมเปนผูดําเนินการ และสิ่งใดที่เจาภาพ
จัดการประชุมตองรับผิดชอบคาใชจายโดยตองเนนในสวนที่ไมตองรับผิดชอบไวดวย
เชน คาที่พักของผูเขารวมประชุมตางชาติ คาใชจายในการเดินทางระหวางที่พักสนามบิน คาโทรศัพท โทรสาร เปนตน ทั้งนี้ เพื่อมิใหเกิดปญหาในภายหลังจึงควร
มีการสรุปแผนการดําเนินงานและตรวจสอบรายละเอียดกับโรงแรมกอนลงนามในสัญญา
ในกรณีที่เจาภาพจัดการประชุมไมสะดวกลงนามในสัญญา อาจทําหนังสืออยางเปน
ทางการ เพื่อยืนยันการใชโรงแรมนั้นๆ เปนสถานที่จัดประชุมแทน
3.2 การเตรียมการจัดสถานที่จัดประชุม
3.2.1 การประสานงานกับโรงแรม
ควรประสานงานกับโรงแรมที่เลือกในรายละเอียดเกี่ยวกับกําหนดการประชุม รูปแบบ
การจัดหองประชุมและหองจัดเลี้ยงในแตละวัน การสํารองหองพัก การเตรียมอาหารวาง
อาหารกลางวัน และอาหารค่ํา (ถามี) การจัดตั้งอุปกรณ ธงประจําชาติ ปายประเทศ
เครื่องฉายตางๆ รวมทั้งขอความที่จะติดฝาผนัง เปนตน
ตัวอยางรายการตรวจสอบการเตรียมจัดสถานที่ ดังในภาคผนวก ซ. ขอ ซ.12
3.2.2 การตกแตงสถานที่
การตกแตงเวทีขึ้นอยูกับลักษณะการจัดงาน เชน เวทีสาหรับหองประชุมใหญเจาภาพ
ํ
จัดการประชุมอาจจัดวีดิทัศนเปดการประชุมเพื่อนําสูพิธีเปด-ปดงาน มีการติดสัญลักษณ
หนวยงาน (Logo) ของเจาภาพจัดการประชุม ชื่อหนวยงานเจาภาพจัดการประชุม
ชื่อการประชุม วันประชุม สถานที่บนเวที การตกแตงสถานที่ควรมีปายบอกทาง
(Signboard) การจัดวางโตะเกาอี้สําหรับผูเขารวมประชุม โตะวางเอกสาร และควรจัดทํา
ปายชื่อประเทศ ประธาน เลขานุการหรือหัวหนาคณะผูแทนดวย ทั้งนี้ เจาภาพจัดการ
ประชุมควรประสานงานกับโรงแรมและตรวจสอบความเรียบรอยกอนวันงาน
16/36
- 22. ในการเตรียมและตกแตงสถานที่ของงานนั้นๆ มีสิ่งที่ควรคํานึงถึง ไดแก
•
ควรจัดใหมีบรรยากาศที่ปลอดโปรง ไมมืดทึบนาอึดอัด
•
จัดโตะและเกาอี้นั่งใหเพียงพอและเปนสัดสวน มีชองทางเดินที่สะดวก
และไมวางสิ่งของกีดขวางทางเดิน
•
หองประชุมสะอาด ระบบไฟฟาและระบบทําความเย็นทํางานปกติ
•
อุปกรณอํานวยความสะดวกตางๆ อยูในสภาพพรอมใชงาน เชน ไมโครโฟน
สําหรับการประชุม เครื่องฉายแผนใส เครื่องขยายเสียง ไวทบอรดพรอม
เครื่องเขียน เครื่องบันทึกเทป เครื่องเย็บกระดาษ เครื่องฉายสไลด เครื่องเลนวีดโอ
ิ
เครื่องรับโทรทัศน กลองถายรูป
3.2.3 การเตรียมอาหารและเครื่องดื่ม
การวางแผนเตรียมอาหารและเครื่องดื่มระหวางการประชุม ควรคํานึงถึงปริมาณอาหาร
ใหเพียงพอกับจํานวนผูเขารวมประชุม โดยอาจเผื่อเพิ่มเติมไวเล็กนอย สวนใหญจะนิยม
จัดในรูปแบบบุฟเฟต ทั้งนี้ กรณีจัดการประชุมหลายวันอาจเลือกรายการอาหารที่มีความ
หลากหลาย เชน รายการอาหารไทย จีน บุฟเฟตนานาชาติ
17/36
- 23. บทที่ 4
การประชาสัมพันธการประชุมระหวางประเทศ
การประชาสัมพันธเปนปจจัยหนึ่งที่ชวยสงเสริมความสําเร็จของการประชุมระหวาง
ประเทศ วัตถุประสงคโดยทัวไปของการประชาสัมพันธการประชุมระหวางประเทศเพื่อแจงขาวสาร
่
หรือขอมูลเกี่ยวกับการประชุมใหแกผูเกียวของและประชาชนทัวไปไดทราบโดยผานสื่อตางๆ ตามที่
่
่
เจาภาพจัดการประชุมพิจารณาเห็นวาเหมาะสมและคุมคากับงบประมาณ
การประชาสัมพันธการประชุมระหวางประเทศจําเปนตองมีการใชสื่อประชาสัมพันธ
อยางตอเนื่องตลอดระยะเวลาของการจัดประชุม การวางแผนงานการประชาสัมพันธจะแบงเปน
3 ชวงเวลา ซึงในแตละชวงเวลามีวัตถุประสงคและมีความเหมาะสมในการใชสื่อประชาสัมพันธ
่
ที่แตกตางกัน ดังนี้
4.1 การประชาสัมพันธกอนการประชุม มีวัตถุประสงคเพื่อแจงขอมูลเกี่ยวกับการประชุมแก
ผูเกี่ยวของและประชาชนทัวไป จึงควรใหขอมูลที่เปนสาระสําคัญเกียวกับการประชุม เชน
่
่
หัวขอเรื่องและวัตถุประสงคของการประชุมซึ่งอาจสอดแทรกขอมูลเกี่ยวกับประโยชนที่ผูเกี่ยวของ
หรือประชาชนทั่วไปจะไดรบจากการประชุม สถานที่และกําหนดการประชุม จํานวนผูเขารวม
ั
ประชุมโดยประมาณ ชื่อหนวยงานที่เปนเจาภาพจัดการประชุม สถานที่ติดตอ หมายเลขโทรศัพท
โทรสาร และ E-mail โดยเลือกใชวิธการประชาสัมพันธในลักษณะตางๆ เชน การใหสัมภาษณ
ี
การเขียนขาวลงหนังสือพิมพหรือวิทยุโทรทัศน การเขียนบทความลงในวารสารตางๆ
การนําขอมูลหรือภาพขาวเผยแพรบนอินเตอรเน็ต การจัดนิทรรศการ เปนตน ทั้งนี้ขึ้นอยูกับ
งบประมาณทีไดรับ
่
ตัวอยางขอมูลประชาสัมพันธสําหรับสื่อประเภทสิ่งพิมพ ดังในภาคผนวก ซ ขอ ซ.13
ตัวอยางขอมูลประชาสัมพันธสําหรับสื่อโสตทัศน ดังในภาคผนวก ซ ขอ ซ.14
18/36