P D F E X C E L D E

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  1. 1. Beispiel zur automatisierten Erstellung von PDF-Formularen aus einer Excel-Datei
  2. 2. Willkommen............................................................................................................................... 3 Hinweise zur Schreibweise ........................................................................................................ 4 Einleitung ................................................................................................................................... 4 Voraussetzungen ........................................................................................................................ 4 Automatisierte Erstellung von PDF-Formularen mit Feldwerten aus einer Excel-Datei.......... 5 Weitere Produkte........................................................................................................................ 8 Beispiel pdf-FieldMerge Automatisches Erstellen von PDF-Formularen Seite 2
  3. 3. Willkommen zu pdf-FieldMerge, dem Werkzeug zur automatisierten Einspielung von Formulardaten in PDF-Formulare. Die vorliegenden Seiten sollen Ihnen bei den ersten Schritten und der tägli- chen Arbeit helfen. Trotz aller Mühe und Sorgfalt sind Fehler in der Doku- mentation und in der Software nie ganz auszuschließen. Für Hinweise und Anregungen haben wir daher stets ein offenes Ohr. Schadensersatzansprüche sind aufgrund der Verwendung der Software ausgeschlossen. Falls Sie Hilfe benötigen, Tipps wünschen oder uns etwas mitteilen wollen, senden Sie uns eine E-Mail: support@pdf-office.com pdf-FieldMerge ist vollständig in Java entwickelt und daher auf allen gängi- gen Plattformen lauffähig. Sie erhalten damit eines der modernsten Werk- zeuge, das derzeit am Markt verfügbar ist. Auf unserer Homepage können Sie zukünftige Updates für Ihre Version her- unterladen. Sollte beim Programmaufruf die Aufforderung zur Registrierung erscheinen, ist Ihre Software-Version noch nicht freigeschaltet. Wenn Sie das Programm nur Testen möchten, können Sie die Registrierung durch den Button „Spä- ter“ überspringen. Sie können dann allerdings nur zwei Felder speichern. Alle Markennamen und –bezeichnungen sind Eigentum der jeweiligen Her- steller. Copyright by Universe gmbh software gmbh Deutzer Str. 35 D-41468 Neuss fon (++49) +21 31 / 35 00 50 eMail info@oviz.biz www.ovis.biz Beispiel pdf-FieldMerge Automatisches Erstellen von PDF-Formularen Seite 3
  4. 4. Hinweise zur Schreibweise Folgende Schreibweise wird im Handbuch benutzt. Funktionen und Meldungen werden kursiv und fett geschrieben: Beispiel: Wählen Sie in der Menü-Leiste Datei Ende. Tastatureingaben werden fett geschrieben: Beispiel: Geben Sie setenv ein. Tipps zur einfachen Bedienung. Diesen Punkt sollten Sie beachten. Die in diesem Handbuch abgebildeten Illustrationen beziehen sich, soweit nicht anders vermerkt, auf pdf- FieldMerge unter Windows XP. Einleitung Mit dem Programm pdf-FieldMerge können Sie sehr einfach Daten in ein PDF-Formular einspielen und so Benutzereingaben vorbelegen. Beispiel: Sie haben ein Anmeldeformular (im PDF -Format) in dem u. a. die Ad- resse der Teilnehmer eingetragen werden muss. Diese Daten stehen in ei- ner Datenbank. Sie können die erforderlichen Daten aus der Datenbank auslesen und als Übergabeparameter an pdf-FieldMerge übergeben. Unter Angabe des Quellformulars (in diesem Fall Ihr Anmeldeformular) mischt pdf-FieldMerge die Informationen und erstellt ein neues PDF- Dokument. Für ein bequemes Arbeiten stellt pdf-FieldMerge Ihnen verschiedene Pro- grammausführungsmodi zur Verfügung. So können Sie beispielsweise das Programm im Silent-Mode aufrufen, dabei werden alle Programmschritte im Hintergrund durchgeführt. Oder Sie rufen das Programm ohne Parameter auf, dann können Sie alle benötigen Informationen manuell einstellen bzw. eingeben. PDF-Formulare können mit Programmen wie Adobe Acrobat oder pdf- Office erstellt werden. In diesen Programmen werden der Typ der Formular- felder, evtl. Beschreibungen der Felder und Voreinstellung sowie ge- wünschte Exportwerte festgelegt. Diese Formulare können von pdf-FieldMerge eingelesen und in einer selbst für „EDV-Laien“ verständlichen Form zur Bearbeitung dargestellt werden. Voraussetzungen Sie müssen das Programm pdf-FieldMerge ab der Version 1.5 installiert ha- ben. Es reicht die Demo-Version. Die in der ZIP-Datei enthaltenen Beispiel- dateien müssen in das Installationsverzeichnis vom pdf-FieldMerge extra- hiert werden. Nicht einfach aus der geöffneten ZIP-Datei ziehen! Dann ge- hen die notwendigen Pfad-Einstellungen verloren. Sie müssen Makros akti- vieren und die verwendeten Pfadeinstellungen innerhalb der Excel-Datei prüfen. Beispiel pdf-FieldMerge Automatisches Erstellen von PDF-Formularen Seite 4
  5. 5. Automatisierte Erstellung von PDF-Formularen mit Feldwerten aus einer Excel-Datei pdf-FieldMerge kann Feldwerte auch aus einer Datei automatisch übernehmen und in eine PDF-Vorlage mergen. So ist es möglich Daten beispielsweise aus Excel, aus Datenbanken etc. automatisch in personalisierte PDF-Dokumente einzuspielen. Dieser Modus wird anhand einer Excel-Tabelle erklärt. In der Excel-Tabelle sind mehrere Datensätze beispielhaft angelegt. Zusätzlich stehen noch drei Vorlagen zur Verfügung um zu zeigen, wie mehrere Datensätze gleichzeitig in unterschiedliche PDF-Vorlagen eingespielt werden können. Die dazu gehörigen Beispieldateien werden bei Installation im Installationspfad mit angelegt. Die Beispiel-Exceldatei heißt pdf_de.xls. Die Quellformulare liegen im Ordner templates. Im Verzeichnis tmp werden Zwischenergebnisse gespeichert. Die gewünschten Zielformulare – also Quellformulare plus Daten – liegen im Ver- zeichnis forms. Öffnen Sie als erstes die pdf_de.xls Datei und aktivieren Sie Makros. Die Arbeitsmappe be- steht aus vier Arbeitsblättern. Das Arbeitsblatt Auswahl stellt eine Oberfläche zur Verfügung in der Sie ein oder mehrere Daten- sätze sowie die benötigten PDF- Vorlagen aus- wählen. In der ersten Spalte wird ein Eindeutiger Kenner aufgelis- tet. Die beiden Spalten Ergän- zende Beschrei- bung dienen nur zur besseren Orientierung. In der letzten Spalte sind die zur Verfügung stehenden Vorlagen aufgelistet. Mit dem Button Daten neu lesen, werden die Datensätze vom Arbeitsblatt Daten sowie die PDF-Vorlagen Namen vom Blatt T2 gelesen. Mit dem Button Merge starten wird der eigentliche Merge-Vorgang gestar- tet. Beispiel pdf-FieldMerge Automatisches Erstellen von PDF-Formularen Seite 5
  6. 6. Auf dem Arbeitsblatt Daten sind folgende Informationen hinterlegt: In der ersten Zeile stehen die Feldnamen aus dem PDF-Formular bzw. den PDF-Formularen, wenn Sie mehrere verwenden. Es ist also notwendig, dass Sie die verwendeten Feldnamen kennen und wenn Sie mehrere PDF- Formulare verwenden, in allen Formularen die gleichen Feldnamen verwen- det werden. Die Reihenfolge in der die Feldnamen in der ersten Zeile aufge- führt werden, spielt keine Rolle. In der zweiten Zeile geben Sie an welche Spalte als Eindeutiger Kenner (1) und welche Spalten als Ergänzende Beschreibung (2 und 3) benutzt werden soll. Im Beispiel wird die Projektnummer als eindeutiger Kenner benutzt. Aus dem eindeutigen Kenner sowie dem Formularnamen wird später der Da- teiname für das personalisierte PDF-Formular zusammengesetzt. Dadurch ist gewährleistet, dass keine Dateinamen doppelt vorkommen und sich ge- genseitig überschreiben. Ab Zeile 3 folgen die eigentlichen Informationen. Wichtig ist hier, dass die Reihenfolge der Werte übereinstimmt mit den Feldnamen in der ersten Zeile. So steht in Spalte A die Projektnummer usw.; denn beim späteren Merge- Vorgang werden die Daten in der Form Feldname=Feldwert zusammenge- setzt. Für die Projektnummer also Projektnummer=123456 usw. Sie müssen diese Informationen nicht unbedingt neu eingeben. Sie können über Daten importieren auch eine Verbindung zu anderen Datenquellen her- stellen. Dabei kann es vorkommen, dass Sie Werte importieren, die Sie nicht ins PDF-Formular übergeben wollen. Solch ein Feld kennzeichnen Sie mit XXX. Wenn Sie also im obigen Beispiel ins Feld 1B statt Projektbezeich- nung XXX eintragen, wird die Spalte B bei der Übergabe ins PDF-Formular immer übersprungen. In den einzelnen Zellen (ab der Zeile 3) müssen nicht unbedingt überall Werte stehen. Ist eine Zelle leer so wird ein „Null“-Wert übergeben. Bei Textfeldern können Formatvorgaben im Quellformular definiert werden, z. B. Datum, Zahlen etc. Der übergebene Feldinhalt muss dieser Vorgabe entsprechen! Beispiel pdf-FieldMerge Automatisches Erstellen von PDF-Formularen Seite 6
  7. 7. Im Arbeitsblatt T1 sind die Pfade für das eigentliche Programm pdf-Field- Merge und der Ausgabepfad für die fertigen, personalisierten PDF- Formulare festgelegt. Im Feld 1B steht der Pfad zum Programm (Standard: C:ProgrammeOvispdf-FieldMerge). Im Feld 1C steht der Ausgabepfad für die PDF-Formulare (Standard: C:ProgrammeOvispdf-FieldMergeforms). Sollten Sie das Programm in ein anderes Verzeichnis installiert haben oder einen anderen Ausgabepfad wünschen, so ändern Sie die Einstellungen ent- sprechend ab. Im Arbeitsblatt T2 sind Pfadangaben zu den PDF-Formular Vorlagen (Templates) und der Ausgabename hinterlegt. In der Spalte A stehen die Pfadangaben. In der Spalte B der Ausgabename. Dieser Ausgabename wird im ersten Blatt Auswahl im Bereich vorhandene Formulare angezeigt. Sie können hier beliebig viele Vorlagen hinterlegen. Durch die Auswahl im Blatt Auswahl können Sie jederzeit den Umfang des Mergevorganges festlegen. Den eigentlichen Mergevorgang starten Sie durch anklicken des Button Merge starten. Während des Mergevorganges wird ein Konsolenfenster ge- öffnet und der Arbeitsfortschritt angezeigt. Sollten Sie noch mit der Demo- version arbeiten so erscheint bei jedem neuen Formular das Regist- rierungsfenster. Klicken Sie dann einfach Später an um fortzufahren. Die fertigen, personalisierten PDF- Formulare werden in dem Ausga- bepfad abgelegt. Beispiel pdf-FieldMerge Automatisches Erstellen von PDF-Formularen Seite 7
  8. 8. Weitere Produkte pdf-Office Erstellen professioneller PDF-Formulare und PDF-Dokumente in wenigen Minuten. pdf-FormServer Speichern der Formulardaten beliebiger bereits bestehender PDF-Formulare Acrobat Reader. Falls das PDF-Formular keine eigene Speicherfunktion be- inhaltet, können Sie dem Formular Speicher- und Ladefunktion für Formu- lardaten hinzufügen. pdf-FieldMerge Fügen Sie vollautomatisch Daten einem Quellformular zu und erstellen Sie so neue personalisierte Formulare. Entweder im Hintergrund (auch aus ande- ren Programmen heraus) oder unter vollständiger optischer Kontrolle. fdf-Converter Konvertieren Sie aus bestehenden FDF-Dateien Feld Namen und Inhalte in csv-Dateien zur Übergabe an andere Programme, wie Excel, Datenbanken wie Access etc. pdf-DocPro Bestehenden PDF Dokumenten neue Eigenschaften zuweisen, z. B. ob Me- nüleisten oder Lesezeichen beim Öffnen ein- oder ausgeblendet oder welcher Zoomfaktor eingestellt werden soll. pdf-Recover PDF Hauptkennwort vergessen? Kein Problem, mit pdf-Recover öffnen Sie alle PDF Dokumente die mit einem Hauptkennwort (Masterpassword) ge- schützt sind und stellen es ohne Passwort zur weiteren Bearbeitung zur Ver- fügung. pdfMachine Erstellen und Versenden Plattformübergreifender PDF-Dateien aus jeder Windows Anwendung. Beispiel pdf-FieldMerge Automatisches Erstellen von PDF-Formularen Seite 8

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