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personalSCHWEIZ_September 2016_Cover und Interview Dagmar Richardson

  1. 1. Entsendevertrag Weltweit tätig: Welche vertraglichen Konstellationen können sich bei internationalen Arbeitseinsätzen ergeben? S. 10 Entsendungsvergütungen Schattenwurf von Expat Packages: Wie sich hohe Kosten von Vergütungs- paketen zusammensetzen und wie sie vermieden werden. S. 18 Entsendungstrend Kontinent der Chancen: Worauf Unternehmen bei Arbeits- einsätzen des Personals in Afrika achten müssen. S. 36 Sonderausgabe 2 / September 2016 / CHF 14.— «Arbeit muss gemeldet werden» Dagmar Richardson über Chancen und Risiken von internationalen Arbeitseinsätzen. S. 6 Sonderausgabe Internationales HRM
  2. 2. 6 personalSCHWEIZ September 2016 Experten-Interview personalSCHWEIZ: Frau Richardson, was sind Ihrer Erfahrung nach die grössten Risiken, wenn Schweizer Arbeitgebende ausländische Arbeits- kräfte einstellen? Dagmar Richardson: Da gibt es ver- schiedene Punkte. Aus meiner Sicht lie- gen die höchsten finanziellen Risiken bei den Quellensteuern. Hier sind ja die Ar- beitgebenden verantwortlich, die priva- te Situation eines Mitarbeitenden richtig zu erfassen. Wenn wir z.B. einen deut- schen Grenzgänger betrachten, haben Sie, je nachdem, ob er ein täglicher oder wöchentlicher Grenzgänger ist, unter- schiedliche Steuersätze. Einige Kantone befreien z.T. sogar die täglichen franzö- sischen Grenzgänger von den Quellen- steuern. Viele Arbeitgebende kümmern sich nicht richtig um die private Situation ihrer Grenzgänger. Haben Sie als Arbeit- gebender eine Wohnsitzbestätigung? Ist der Arbeitnehmende verheiratet? usw. Ich hatte z.B. einen Fall, da hat der französische Arbeitnehmende dem Arbeitgebenden gesagt, dass er täglich nach Hause gehe, weil er keine Quel- lensteuern zahlen wollte. Der Arbeitge- bende hat dann aber herausgefunden, dass sein Mitarbeitender sich unter der Woche auf einem Campingplatz in der Schweiz aufhält, dass er also ein wö- chentlicher Grenzgänger ist. Das bedingt dann aber eine ganz andere Einstufung bei der Quellensteuer. Arbeitgebende sollten sich hier mindestens einmal im Jahr absichern, indem sie von ihrem Mitarbeitenden ein Formular ausfüllen und unterschreiben lassen, in dem z.B. abgefragt wird, wo der Hauptwohnsitz ist. Falls ein Mitarbeitender hier bewusst falsche Angaben macht, ist das seine Ver- antwortung. Als Arbeitgebender sind Sie dann aber aus dem Schneider. Und welche Fehler machen Schwei- zer Arbeitgebende beim Einstellen von ausländischen Arbeitskräften? Einer der grössten Fehler Schweizer Ar- beitgebender ist, dass sie das ganze Thema «Ausländer in die Schweiz» oder «Schweizer ins Ausland» oft zu wenig ernst nehmen. Ich verstehe zwar, dass die ganze Sache schwierig und komplex ist, zumal ja auch in den Kantonen die Vorschriften unterschiedlich angewendet werden. Aber ich warne nachdrücklich davor, die Behörden nicht ernst nehmen zu wollen. Das ganze Verfahren sollte über einen unternehmensintern klar ge- regelten Prozess ablaufen, offene Fragen sollten mit den Behörden auch offen geklärt werden. In der Schweiz sind Sie als Arbeitgebende bei den Behörden will- kommen, Ihre Fälle zu besprechen, also in einen Dialog mit den Behörden zu treten. Ich sage zu meinen Klienten immer: «Se- hen Sie die Behörden immer auf gleicher Stufe.» Das Schlimmste ist ein arrogantes Auftreten oder das «Vorschieben» eines Anwalts. Das haben die Ämter gar nicht gern und da sind Sie als Unternehmen schnell abgeschrieben. Viele Unternehmen senden ihre Mit- arbeitenden heute oft auch nur noch für kurze Einsätze in das Ausland oder in die Schweiz. Was ist eigentlich der Unterschied zwischen einer Geschäfts- reise und einem Arbeitseinsatz? Es kommt hier weniger auf die Dauer des Einsatzes an, sondern mehr auf den Zweck des Einsatzes bzw. was der Mitar- beitende dort konkret macht. Wenn ein Mitarbeitender ein Meeting, eine Weiter- bildung oder ein Kundenevent im Ausland besucht, ist das ganz klar eine Geschäfts- reise. Anders ist das wiederum bei einem Arbeitseinsatz im Ausland, und sei es auch nur für zwei Wochen. Hier ist übrigens auch der steuerliche Aspekt nicht unbe- deutend. Daneben muss Arbeit gemeldet werden, in der Schweiz z.B. für Personen aus EU-27-Ländern ab acht Tagen Arbeits- einsatz. Laut den neuesten Erläuterungen Internationales HRM «Arbeit muss gemeldet werden» Masseneinwanderungsinitiative und ihre Folgen — für Schweizer Unternehmen wird es schwie- riger, an Fachkräfte zu kommen. Dagmar Richardson, IHRM-Expertin, zu aktuellen Fragen beim internationalen Personaleinsatz. Interview geführt von Wolf-Dietrich Zumach Dagmar Richardson rät Arbeitgebenden, die Behörden auf gleicher Stufe zu sehen.
  3. 3. 7personalSCHWEIZ September 2016 Experten-Interview desBundesgiltdies–unddasistnichtganz unumstritten – aber pro Entsendebetrieb und Jahr. Wenn also eine österreichische Firma einen Mitarbeitenden für acht Tage in die Schweiz entsendet und danach im gleichen Jahr eine weitere Person für ei- nen Arbeitseinsatz in die Schweiz entsen- det, so wäre dies meldepflichtig. Können Sie uns ein Beispiel zur Ab- grenzung Geschäftsreise/Arbeitsein- satz geben? Heute arbeiten ja viele Mitarbeitende re- mote in virtuellen Teams, deren Mitglie- der in verschiedenen Ländern lokalisiert sind. Wenn nun ein solches Teammitglied das Zürcher Headquarter regelmässig je- den Monat fünf Tage für das Teamprojekt inkl. Meeting besucht, ist das ganz klar Arbeit und nicht mehr eine Geschäftsrei- se. Ich würde für diesen Fall eine für ein Jahr gültige 120-Tage-Bewilligung emp- fehlen, die nicht kontingentiert und auch relativ einfach zu bekommen ist. Bis zu max. 90 Tagen pro Jahr und Entsendebe- trieb kann die Person auch nur gemeldet werden, jedoch reichen bei mehreren Per- sonen aus dem gleichen Entsendebetrieb die 90 Tage nicht weit. Eine 120-Tage Bewilligung für zwölf Monate ist mit we- niger administrativem Aufwand verbun- den, und das umständliche Überwachen der Einsätze für eine Meldung fällt weg. Stichwort Steuern – es gibt die sog. 183-Tage-Regel der OECD, die be- sagt, dass 183 Tage im Einsatzland steuerfrei sind. Gilt das eigentlich immer? Viele Vorgesetzte sind der Meinung, dass das tatsächlich so sei. Dem ist aber nicht so. Hierzu ein Beispiel: Ein Schwei- zer Unternehmen entsendet einen Mit- arbeitenden für drei Monate zu einem Tochterunternehmen in das Ausland. Der Arbeitsvertrag bleibt in der Schweiz, dem Tochterunternehmen wird dieser Einsatz mit einem Intercompany-Zuschlag ver- rechnet. Hier stellt sich nicht die Frage, in welchem Land der Arbeitsvertrag liegt, sondern die Frage nach der faktischen Arbeitgeberschaft. Wer zahlt und beauf- tragt diesen Mitarbeitenden letztendlich wirklich? In diesem Fall das ausländische Unternehmen, in das der Mitarbeitende entsendet wurde. Bei faktischer Arbeit- geberschaft gilt die 183-Tage-Regel aber nicht. In der Schweiz gibt es hier bezüg- lich Steuern eine interessante Besonder- heit, nämlich die 90-Tage-Regel, was auf den ersten Blick wie eine Verschärfung der OECD-Regel aussieht. Aber bei einem Arbeitseinsatz unter 90 Tagen/Jahr inte- ressiert die Frage der faktischen Arbeit- geberschaft die hiesigen Steuerbehörden nicht. Durch die Annahme der Massenein- wanderungsinitiative (MEI) herrscht bei Schweizer Arbeitgebenden eine gewisse Verunsicherung. Welche Fol- gen sind bei der Umsetzung der MEI für die Unternehmen zu erwarten? Die Sachlage ist klar – im Initiativtext steht, dass die Bewilligungen für Aus- länder kontingentiert werden sollen. Für Drittstaaten gilt das ja heute schon, es geht bei der MEI also vor allem um EU- Bürger, die heute ja die volle Personenfrei- zügigkeit haben. Wer heute Arbeit hat, kann bleiben. Der Bundesrat tut sich sehr schwer, diese Initiative umzusetzen. Im Februar 2017 muss dies aber geschehen sein, da dann die Dreijahresfrist abgelau- fen sein wird. Wenn der Bundesrat sich nicht einigen wird, wird die Initiative ge- nau gemäss dem Initiativtext umgesetzt. Die Problematik bei der MEI ist, dass zwar von Kontingenten gesprochen wird, aber nirgendwo steht, wie hoch diese Kontin- gente sein sollen. Man spricht hier auch von einer Schutzklausel, um ein Dach für diese Kontingente festzulegen. Wenn wir in die Vergangenheit blicken: Man hatte ja schon einmal bei den EU-8-Ländern für zwei Jahre eine sogenannte Ventilklau- sel für B-Bewilligungen eingesetzt, was nach dem damaligen Abkommen auch problemlos möglich war. Ein Pole konn- te damals aber ohne Weiteres mit einer L-Bewilligung in der Schweiz arbeiten. Diese konnte dann bei Vorliegen eines un- befristeten Arbeitsvertrages bis maximal zwei Jahre verlängert werden und wurde danach automatisch in eine B-Bewilligung umgewandelt. Das Ganze war meiner Meinung nach also eher eine Alibiübung. Welche Kontingentierung wird die MEI zur Folge haben? Bezüglich der MEI erwarte ich eine Kon- tingentierung, aber diese wird dann relativ hochsein.DazukämedannnocheinInlän- dervorrang, d.h., Arbeitgebende müssen Suchbemühungen nachweisen. Dieser In- ländervorrang wird vermutlich aber nicht für EU-27-Bürger gelten, da die Behörden für eine solche Vielzahl an zu erwartenden Anträgen gar nicht das Personal haben werden, um diese innert nützlicher Frist bearbeiten zu können. Falls der Inländer- vorrang für EU-27-Bürger gelten würde, hätte dies bis zu einer Verdreifachung des zuständigen behördlichen Personals zur Folge. Bei den Drittstaatenbewilligungen haben wir in manchen Kantonen heute schon einen Bearbeitungszeitraum von zwei Monaten – die Behörden sind also heute schon am Limit. Im Initiativtext steht ja Schweizervor- rang – heute sprechen alle nur noch vom Inländervorrang. Was ist eigent- lich ein Inländer? Das ist eine gute Frage. Wenn wir von der heutigen Drittstaatenpraxis ausgehen, bedeutet Inländervorrang, dass Unter- nehmen neben Schweizern auch die aus- ländischen Arbeitskräfte berücksichtigen müssen, die heute bereits in der Schweiz sind,alsoEU-BürgermiteinerL-,B-oderC- Bewilligung, denn diese dürfen normaler- weise die Stelle wechseln. Dazu gehören auch im Allgemeinen Drittstaatenbürger «Arrogantes Auftreten haben die Ämter nicht gern und da sind Sie als Unternehmen schnell abgeschrieben.» «Bezüglich der MEI erwarte ich eine Kontingen- tierung, aber diese wird dann relativ hoch sein.»
  4. 4. 9personalSCHWEIZ September 2016 Experten-Interview mit einer B- und C-Bewilligung, Drittstaa- tenbürger mit einer L-Bewilligung dürfen die Stelle nicht wechseln. Welche Punkte sollten Arbeitge- bende beim sogenannten Inländer- vorrang unbedingt beachten, um Schwierigkeiten mit den Behörden zu vermeiden? Beim Inländervorrang müssen Arbeitge- bende den Behörden nachweisen, dass man die Stelle ausgeschrieben, aber nie- manden gefunden hat. Ich will dazu an- merken, dass es in der Praxis aber häufig so ist, dass Unternehmen schon eine Per- son gefunden haben, und der Inländer- vorrang muss dann noch durch HR oder externe HR-Dienstleister ausgewiesen werden. Doch nun zu Ihrer konkreten Fra- ge: Um den Inländervorrang den Behör- den nachweisen zu können, müssen Sie als Erstes diese Stelle mindestens auf der RAV-Internetseite «Treffpunkt Arbeit» und auf der europäischen EURES-Seite ausgeschrieben haben. Weitere zusätz- liche Ausschreibungen dieser Stelle z.B. auf der Firmen-Website, in Jobportalen oder Tageszeitungen sind von Vorteil. Den Nachweis erbringt man am besten über ein PDF des Stelleninserats sowie einer Bestätigung des jeweiligen Medi- enpartners, die auch Angaben zum Zeit- raum der Veröffentlichung enthält. Zu welchem Zeitpunkt sollte dies geschehen? Idealerweise tut man dies ca. einen Mo- nat vorher, bevor man den Antrag an die Behörden stellt. In Notfällen reichen da- für auch einmal zwei Wochen. Ein zwei- ter Punkt: Zusätzlich zu diesem Nachweis müssen Sie den Behörden neben dem Anforderungsprofil der Stelle auch eine Zusammenfassung abgeben, wer sich alles beworben hat, am besten in tabella- rischer und auf jeden Fall in anonymisier- ter Form. Für die Person, die Sie gewählt haben, müssen dann drittens auch noch eine Begründung für ihre Wahl sowie der Arbeitsvertrag und alle persönlichen Unterlagen zu dieser Person eingereicht werden, entweder in einer der drei Lan- dessprachen oder in Englisch. Chancen auf Genehmigung haben Sie eigentlich nur bei Spezialisten und Führungskräften mit ca. CHF 120000.– Jahreseinkommen und mehr. Zum ganzen Prozedere noch ein Hinweis: Ich weiss von einigen Firmen, die ihre spezialisierten Mitarbeiter eigent- lich nur noch über Social-Media-Plattfor- men wie XING, LinkedIn oder Facebook finden und die die vorhin genannten, eher traditionellen Rekrutierungskanäle veraltet finden. Im Moment ist es bei den Behörden aber leider noch so, dass man den Inländervorrang nur über Ausschrei- bungen in diesen eher traditionellen Ka- nälen nachweisen muss. Mit einer L-Bewilligung für in die Schweiz entsendete Dienstleiter, z.B. aus dem IT-Bereich, lässt sich der In- ländervorrang auch umgehen. Wäre das für Arbeitgebende eine Lösung? Hier liegt der Fall so: Der Arbeitsvertrag bleibt im Ausland, die L-Bewilligung für Dienstleister fällt unter das Schweizer Entsendegesetz, und dieses wiederum fällt nicht unter das Personenfreizügig- keitsabkommen (PFZ). Man muss hier zwar den Inländervorrang tatsächlich nicht nachweisen, dafür haben wir hier relativ niedrige Kontingente. Zudem muss beim Bewilligungsantrag ein adäquater Schweizer Lohn nachgewiesen werden. Eine Differenz vom Schweizer Lohn zu einem im Heimat-Arbeitsvertrag festge- legten Lohn muss über eine Auslands- pauschale vom Arbeitgebenden bezahlt werden, dazu kommen noch zwingend laut Entsendegesetz Kost und Logis. Hier sollte auch noch ein weiterer Punkt be- dacht werden: Eine Dienstleister-Bewilli- gung können Sie im Kanton Zürich auf maximal vier Jahre verlängern – wenn Sie danach den Mitarbeiter mit einem Schweizer Arbeitsvertrag anstellen wol- len, muss der Inländervorrang mittels Stellenausschreibung usw. wiederum nachgewiesen werden. Das Ganze ist also für Arbeitgebende eine recht aufwendige Sache, kann teuer werden und ist damit keine wirkliche Alternative. Dagmar Richardson, Master in HRM, ist seit 2008 Inhaberin und Geschäftsführe- rin der International HR Services AG (vor- mals MyPlacement AG), die grosse Unter- nehmen und KMU bei kurzen oder länge- ren internationalen Arbeitseinsätzen im In- und Ausland unterstützt. Die Schwer- punkte ihrer Beratungstätigkeit liegen da- bei auf den Themen Bewilligungen, So- zialversicherungen/Krankenversicherung, Steuern, Entsendungsreglement sowie IHRM Administration. Dagmar Richard- son hat einen multikulturellen Hinter- grund und spricht fliessend Deutsch, Englisch, Französisch und Tschechisch. Sie kann auf eine grosse Erfahrung im IHRM zurückblicken, arbeitete sie vor ih- rer Selbständigkeit doch selbst acht Jahre im Expat-Status und war während dieser Zeit für verschiedene Länder zuständig. So war sie u.a. bei Bestfoods Human Re- sources Direktor für die CEE-Region sowie Human Resources Direktor Schweiz bei Johnson & Johnson. Zudem führt sie die IHRM-Kolloquien der Zürcher Gesellschaft für Personal-Management (ZGP) und ist als Dozentin und Studiengangleiterin für den CAS Internationaler Personaleinsatz an der Fachhochschule Nordwestschweiz (FHNW) tätig. Zur Person «Falls der Inländervorrang für EU-27-Bürger gelten würde, hätte dies bis zu einer Verdreifachung des zuständigen behördlichen Personals zur Folge.» International HR Services AG International HR Services AG berät Un- ternehmen in allen administrativen und rechtlichen Fragen rund um internatio- nale Arbeitseinsätze. Sie erläutert die Be- willigungspraxis in Zielländern und bietet optimale Lösungen zu Sozialversicherung und Steuern bei kurz- oder langfristigen grenzüberschreitenden Einsätzen. www.internationalhrs.com

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