ЛЕКЦІЯ 6. Можливості пакету програм Microsoft Office

1. ЛЕКЦІЯ 6.
Можливості пакету програм
Microsoft®
Office

2. План
1. Огляд: Новий погляд на звичні програми
2. Новий Office: зроблено для вас
3. Відповіді на важливі запитання

3. Огляд: Новий погляд на звичні програми
Відкриваючи програму системи Microsoft
Office 2007, ви бачите багато знайомого.
Але також ви помітите новий вигляд
верхньої частини вікна.
Замість меню та панелей інструментів
з'явилася стрічка із вкладками, які можна
відкрити для доступу до команд.
Ця презентація познайомить вас зі
стрічкою та іншими способами швидшого
створення кращих документів.

4. Цілі
• Знати, як і чому змінилася система Microsoft
Office 2007.
• Виконувати поставлені завдання за допомогою
стрічки.
• Знати особливості нових форматів файлів.

5. Тема 1
Новий Office: зроблено для вас

6. Новий Office: зроблено для вас
Так, старі звичні
програми Microsoft
Office дуже
змінилися.
Але це зміни на
краще.
Завдяки стрічці потрібні вам команди та інші засоби
тепер краще помітні та завжди напоготові.

7. Що на стрічці?
Три елементи
стрічки — це
вкладки, групи та
команди.
1
2
3
Вкладки розташовано низкою вздовж стрічки. Корінці вкладок видно над стрічкою.
На кожній вкладці подано основні завдання, які виконуються в певній програмі.
Групи — це сукупності команд схожого призначення. Вони постійно залишаються
на екрані та завжди доступні, забезпечуючи вам надійну візуальну підтримку.
Команди упорядковано у групи. Команда може бути кнопкою, меню або полем,
куди вводять інформацію.

8. Що на стрічці?
З чого ми почнемо
вивчення?
У Word 2007, наприклад, це вкладка Основне.
Тут зосереджено команди, які найчастіше використовуються
під час складання документів: команди форматування шрифту
(у групі Шрифт), параметри абзаців (у групі Абзац) і стилі
тексту (у групі Стилі ).
Із самого початку,
тобто з першої
вкладки.

9. Як організовано команди
Команди
організовано за
принципом їх
використання.
Недоцільно залишати базові, часто використовувані
команди в одному меню або на панелі інструментів
разом з іншими, не такими вживаними командами.
Ви користуєтеся ними найчастіше, тому доступ до
цих команд має бути найшвидшим.

10. Більше команд, але лише в разі потреби
Команди, якими ви
користуєтеся
найбільше, постійно
доступні на стрічці.
Інші команди
відображаються, лише
коли вони потрібні, у
відповідь на виконану
вами дію.
Наприклад, Знаряддя для зображень у Word з'являються на стрічці,
коли ви вставляєте зображення, і зникають, коли роботу із зображенням
завершено. Інакше кажучи, стрічка реагує на ваші дії.
Отже, не треба турбуватися, якщо ви не завжди бачите усі команди
одночасно. Зробіть перші кроки, і команди миттєво опиняться перед
вашими очима.

11. Більше параметрів, якщо ви цього бажаєте
Інколи в нижньому
правому кутку групи
відображається
стрілка, звана
запускачем
діалогового вікна.
Це означає, що група
містить більше
параметрів, ніж у ній
відображено.
1
2
На вкладці Основне клацніть стрілку у групі Шрифт .
Наприклад, щоб дістатися до рідко використовуваного параметра
шрифту в PowerPoint ® 2007, виконайте такі дії.
Відкриється діалогове вікно Шрифт із повним
набором команд для шрифтів .

12. Попередній перегляд перед вибором
Чи звикли ви до методу
спроб і помилок?
Ви вносите зміну, вона
вам не подобається, і
тому ви скасовуєте її та
вибираєте іншу зміну,
доки нарешті не
отримаєте бажаного
ефекту.
Але тепер ви можете в динаміці спостерігати за
наслідками майбутнього вибору, ще не роблячи
його — із заощадженням часу та отримання
кращих результатів.
Анімація: клацніть правою кнопкою миші та виберіть пункт Відтворення.

13. Попередній перегляд перед вибором
Чи звикли ви до методу
спроб і помилок?
Ви вносите зміну, вона
вам не подобається, і
тому ви скасовуєте її та
вибираєте іншу зміну,
доки нарешті не
отримаєте бажаного
ефекту.
Але тепер ви можете в динаміці спостерігати за
наслідками майбутнього вибору, ще не роблячи
його — із заощадженням часу та отримання
кращих результатів.

14. Помістіть команди на власну панель інструментів
Можливо, ви часто
користуєтеся
командами, які не так
швидко викликати, як
вам би хотілося?
Ви можете легко
помістити їх на
панель швидкого
доступу.
Після першого запуску програми Microsoft Office
панель швидкого доступу міститься над стрічкою.
Команди на цій панелі завжди у вас перед очима
та під рукою.
Анімація: клацніть правою кнопкою миші та виберіть пункт Відтворення.

15. Помістіть команди на власну панель інструментів
Можливо, ви часто
користуєтеся
командами, які не так
швидко викликати, як
вам би хотілося?
Ви можете легко
помістити їх на
панель швидкого
доступу.
Після першого запуску програми Microsoft Office
панель швидкого доступу міститься над стрічкою.
Команди на цій панелі завжди у вас перед очима
та під рукою.

16. Робота з різними настройками роздільної здатності екрана
Усе, про що ми
розповіли досі,
відбувається, якщо
екран монітора має
високу роздільну
здатність, а вікно
програми розгорнуто.
Якщо ні, програма
виглядає інакше.
• Низька роздільна здатність: Якщо встановити для
екрана низьку роздільну здатність, скажімо, у деяких
групах на стрічці відображатиметься лише назва групи,
а не команди в ній. Щоб відобразити команди, потрібно
клацнути стрілку на кнопці групи.
Як це робиться? Приблизно ось так:

17. Робота з різними настройками роздільної здатності екрана
Усе, про що ми
розповіли досі,
відбувається, якщо
екран монітора має
високу роздільну
здатність, а вікно
програми розгорнуто.
Якщо ні, програма
виглядає інакше.
• Вікно не розгорнуто: У деяких групах відображатимуться
лише назви груп.
Як це робиться? Приблизно ось так:
• Планшетні ПК: На планшетних ПК з екранами малого
розміру стрічка показує зменшені версії вкладок і груп.

18. Тема 2
Відповіді на важливі запитання

19. Відповіді на важливі запитання
Настав час зазирнути
за межі стрічки та
пошукати у програмі
інші новинки.
Кнопка «Microsoft Office» , клавіші доступу та формати
файлів для Word, Excel, PowerPoint і Access 2007 — ось
додаткові нововведення в системі 2007.
На цьому уроку ви дізнаєтеся, як працювати з деякими з цих
нових особливостей.

20. Що сталося з меню Файл?
Кнопку «Microsoft
Office» можна
знайти у верхньому
лівому кутку вікна
деяких програм
Microsoft Office, таких
як Word і Excel.
Проте за допомогою кнопки можна отримати значно
більше команд, ніж було в меню Файл.

21. Що сталося з меню Файл?
Крім того, кнопка
Microsoft Office дає
змогу дістатися до
параметрів
програми, які
керують, наприклад,
вашими
вподобаннями для
перевірки правопису.
У попередніх версіях Office параметри програми
містилися в діалоговому вікні Параметри, яке
відкривалося з меню Сервіс .
Тепер більшу частину параметрів переміщено
до меню кнопки Microsoft Office.

22. З чого почати створення пустого документа?
Коли ви вирішите
створити новий
документ, книгу,
презентацію або базу
даних, вам буде
запропоновано
найширші
можливості для
початку роботи.
Можна почати з пустого файлу або взяти наявний файл за
основу, залежно від ваших звичок.
Або, щоб перейти одразу до творчого етапу роботи,
погляньте ліворуч. У розділі Microsoft Office On-line
виберіть пункт Використані та скористайтеся каталогом
посилань на шаблони та навчальні курси в Інтернеті.

23. Як знайти загублену команду?
Якщо ви не можете
знайти певну
команду, програма
допоможе вам.
Для Word 2007, Excel 2007 і PowerPoint 2007
пропонується візуальний інтерактивний довідник,
який допоможе вам швидко опанувати ситуацію.
Анімація: клацніть правою кнопкою миші та виберіть пунктВідтворення.
[Author: .swf gets inserted here; delete this
placeholder before inserting .swf file.]

24. Як знайти загублену команду?
Якщо ви не можете
знайти певну
команду, програма
допоможе вам.
Для Word 2007, Excel 2007 і PowerPoint 2007
пропонується візуальний інтерактивний довідник,
який допоможе вам швидко опанувати ситуацію.

25. Що чути про нові формати файлів?
У Word 2007,
Excel 2007 і
PowerPoint 2007
використовуються
нові формати
файлів.
• Підвищена безпека файлів і зниження
небезпеки пошкодження файлу.
• Зменшення розміру файлів.
• Нові можливості.
Існує багато важливих причин цієї зміни:

26. • Документи, книги та презентації в новому форматі за
замовчанням тепер мають розширення імені файлу, яке
закінчується на «x», що означає формат XML. Наприклад,
у Word документи за промовчанням зберігаються з
розширенням .docx, а не .doc.
• Якщо файл зберігають як шаблон, діє таке саме правило:
до старого розширення файлу додається «x», наприклад
.dotx у Word.
• Якщо файл містить програмний код або макроси, ви маєте
зберегти його в новому форматі з підтримкою макросів. Для
документів Word це формат .docm; для шаблонів Word —
.dotm.
Що чути про нові формати файлів?
Дещо докладніше про новий формат у Word, Excel і PowerPoint:

27. Робота з файлами з попередніх версій
Можливо, ви перший
працівник у своїй групі,
який отримав систему
Office 2007.
Або, можливо, ви
працюєте
з підрозділами, які
мають використовувати
документи Office
у старому форматі.
Не турбуйтеся, ви все одно можете працювати
з одними й тими самими документами в системі
Office 2007 і в попередніх версіях програм Office.

28. • Ви можете відкривати файли, створені в попередніх версіях програм
Office (95 - 2003). Просто відкрийте файл, як завжди.
– Після роботи у версії 2007 буде необхідно зберегти файл. За
промовчанням у діалоговому вікні Зберегти як файл,
створений у попередній версії, зберігається в тій самій версії.
– У процесі збереження засіб контролю сумісності повідомляє
про наявність нових функцій, доданих до файлу, які може бути
вимкнуто або якомога точніше зімітовано.
Робота з файлами з попередніх версій
Ось як це робиться:

29. • Ваші колеги, які мають Word, Excel або PowerPoint версій 2000 - 2003
(і останні виправлення та пакети оновлень), також можуть відкривати
файли версії 2007.
Робота з файлами з попередніх версій
Ось як це робиться:
– Після спроби відкрити такий файл стара версія програми
запропонує завантажити конвертор, який дає змогу відкрити
цей документ.

30. Що чути про новий формат файлів в Access?
Новий формат
файлів Access 2007,
.accdb, підтримує
нові можливості
продукту.
Зокрема, Access тип даних «вкладення», що дає
змогу зберігати документи й файли як стиснені
вкладення в базі даних, і багатозначні поля.

31. • За промовчанням нова база даних в Access 2007 створюється у новому
форматі .accdb.
– У попередніх версіях Access використовувався формат файлів
.mdb. В Access 2007 можна відкривати файли .mdb і працювати
з ними, якщо ці файли було збережено в Access 2003, Access 2002
або Access 2000.
– Проте нові можливості Access 2007 недоступні у файлах .mdb. Для
використання нових можливостей слід командою Зберегти як
перетворити базу даних на формат .accdb.
Що чути про новий формат файлів в Access?
Сумісність версій

32. • Якщо в Access 2007 відкривають базу даних, збережену в Access 95
або Access 97, програма пропонує поновити її до формату .accdb.
Що чути про новий формат файлів в Access?
Сумісність версій
– Якщо ви не плануєте використовувати цю базу даних зі старими
версіями Access (і не користуєтеся реплікацією або безпекою на
рівні користувача), базу даних слід поновити.
– Увага! Базу даних у форматі файлу .accdb можна відкрити лише
в Access 2007, але не в жодній іншій версії Access.

33. Дякую за увагу!