2. INTRODUZIONE
L’azienda
Archiviazione digitale
La conservazione sostitutiva
Il modello ZEROcarta
I servizi di ZEROcarta
L’archivio digitale
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3. L’AZIENDA
ZEROcarta si propone come partner per la
realizzazione di soluzioni di gestione documentale.
ZEROcarta offre soluzioni e servizi di outsourcing di
archiviazione digitale, conservazione sostitutiva e
dematerializzazione degli archivi storici, offrendo
l’opportunità aumentare l’efficienza dello Studio,
fornendo nuovi servizi a valore aggiunto ai propri Clienti
ZEROcarta nasce dall’esperienza di Imprese attive da
anni nel settore e si avvale della collaborazione di primarie
Società di software e di servizi informatici.
ZEROcarta s.r.l. - Via di Porta Tenaglia 1/3 - 20121 Milano
Tel: 0238238765 – Fax: 0245550295 – info@zerocarta.com www.zerocarta.com
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4. ARCHIVIAZIONE DIGITALE
L’archiviazione digitale dei documenti è un processo effettuato con le
modalità previste dalla deliberazione CNIPA n. 11/2004 e consente
l’archiviazione dei documenti quali:
•Fatture attive e passive
•Ordini, Bolle di lavorazione, DDT ecc.
•Libro Giornale
•Registri IVA
•Partitari
•Cedolini paga
•Dichiarazioni fiscali
trasferendoli su supporto digitale così da trasformare gli archivi
cartacei in archivi digitali, composti da immagini elettroniche
organizzate e corredate da indici di ricerca.
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5. CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
La conservazione sostitutiva consente l’archiviazione digitale di
documenti fiscalmente e giuridicamente rilevanti grazie
all’impiego della firma digitale e della marcatura temporale,
eliminando la necessità di mantenere in essere le copie
cartacee dei documenti.
ZEROcarta può eseguire tutti gli adempimenti tecnici e
giuridici previsti dalle normative vigenti in merito ed in particolare
dal testo unico 445/2000, dalla delibera AIPA 42 del
13/12/2001, dal Decreto del Ministero dell’Economia e Finanze del
23/01/2004 ed infine dalla delibera CNIPA 11 del 19/02/2004.
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6. I VANTAGGI DELL’ARCHIVIAZIONE DIGITALE
Riduzione dei tempi di ricerca e consultazione dei documenti.
l’archivio di è sempre disponibile in linea per tutte le postazioni di
lavoro abilitate
Drastica riduzione dello spazio destinato ad archivio.
l’archivio cartaceo può essere delocalizzato o distrutto adottando la
Conservazione Sostitutiva
Riduzione del consumo di carta, fotocopie, fax
I documenti sono disponibili sul sistema informativo e possono essere
inoltrati via mail
Riduzione del rischio di perdita dei documenti
i documenti sono archiviati ed organizzati in formato elettronico, con la
garanzia di adeguate procedure di back-up
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7. I VANTAGGI DELL’ARCHIVIAZIONE DIGITALE
Indicatori di efficienza dei progetti di adozione di documenti digitali
-90% Percentuale dei documenti perduti
-80% Tempo di ricerca del documento
-73% Tempo medio di svolgimento del processo
-72% N^ documenti cartacei stampati e gestiti nell’anno
-43% N°persone dedicate al processo
-35% Difettosità del processo
Fonte:NetConsulting 2006
-30% Costo medio documento
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8. IL MODELLO ZEROcarta
Archivio Acquisizione Archivio
Indicizzazione
Cartaceo (Scansione) digitale
L’esclusivo modello web-based di ZEROcarta offre la massima
semplificazione del processo di acquisizione ed archiviazione dei
documenti cartacei, riducendo al minimo le attività operative richieste al
Cliente, garantendo un elevato livello di servizio.
I VANTAGGI DEL MODELLO ZEROcarta
•Nessun investimento in strumentazione
•Nessun investimento in software
•Nessun problema di installazione, manutenzione, aggiornamento
Hardware e Software
•Indipendenza dal sistema informativo dello Studio
•Accessibilità remota multi-utente all’archivio digitale
•Semplicità operativa
•Avvio immediato dell’attività
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9. SERVIZI OFFERTI DA ZEROcarta
DEMATERIALIZZAZIONE DELL’ARCHIVIO STORICO
ZEROcarta organizza il prelievo, la scansione, l’indicizzazione dei documenti
cartacei del Cliente, producendo un archivio digitale, reso su supporto fisico (CD-DVD-
HD) o in rete.
DIGITALIZZAZIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI CORRENTI
Al Cliente è richiesta esclusivamente la scansione dei documenti cartacei prodotti
periodicamente.
ZEROcarta completa tutte le fasi successive del processo, aggiornando l’archivio
digitale che sarà sempre disponibile via Web a tutte le postazioni di lavoro dell’Azienda
abilitate all’accesso
CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
Tutte le soluzioni e le procedure di ZEROcarta consentono l’applicazione degli
adempimenti tecnici e giuridici previsti dalle normative vigenti in merito alla
conservazione sostitutiva degli archivi digitali in sostituzione degli archivi cartacei
TRATTAMENTO ARCHIVI CARTACEI
sulla base delle esigenze dello Studio, ZEROcarta procede allo smaltimento
dell'archivio cartaceo oppure al deposito presso un magazzino esterno, ovvero alla
restituzione al Cliente
SOLUZIONI “IN HOUSE”
Con la fornitura della soluzione completa installata presso l’Azienda che gestirà in
proprio l’intero processo di archiviazione digitale dell’archivio corrente.
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14. NOTE TECNICHE
• Accesso protetto da login e password per ogni utente
• Profili differenziati per utente in base ai diversi livelli di responsabilità
• Hardware e Software specifico per l’archiviazione digitale, tutelato da
brevetto
• Livelli di sicurezza multipli
• Criptazione dei dati per evitarne un utilizzo fraudolento derivante da
attacchi dall’esterno
• Backup e disaster recovery in outsourcing su base giornaliera
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15. SOLUZIONE “IN HOUSE”
•ZEROcarta propone un sistema autonomo indipendente pronto
all’uso per l’archiviazione elettronica dei documenti comprensivo di :
Hardware, server da noi fornito in comodato d’uso dedicato a
contenere gli archivi,
Software di archiviazione
Componenti e moduli di integrazione, e l’archiviazione automatica
dagli applicativi aziendali.
Servizi: Consulenze, assistenza, Back up.
Soluzione offerta con canone mensile omnicomprensivo
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16. VANTAGGI DELLA SOLUZIONE ZEROcarta
VANTAGGI OPERATIVI
• Nessun problema di installazione, sistema pre-testato e pre-collaudato,
• Nessun problema di manutenzione ordinaria e straordinaria.( aggiornamenti on-line)
• Nessun limite di utenza e/o di funzionalità (postazioni e/o n. documenti “no limit”),
• Livelli di sicurezza multipli e criptazione dei dati,
• Assistenza rapida e risolutiva (teleassistenza, mail),
• Back up in locale presso il cliente e presso nostri data center (opzionale),
• Utilizzo immediato del sistema e della soluzione,
• Accesso remoto ai Documenti sia intranet che internet (opzionale)
VANTAGGI ECONOMICI
• Nessun acquisto di licenze, e/o moduli software, hardware,data base, sistemi
operativi
• Canoni mensili omnicomprensivi
• Nessun vincolo temporale in entrata e nessuna penale in uscita - in qualsiasi
momento può essere sospeso e disdettato il contratto di utilizzo del servizio,
• Certezza del costo aziendale per l’archiviazione, rispetto dei budget aziendali.
• Detraibilità fiscale totale del canone.
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