Dokumen tersebut membahas penggunaan Google Apps untuk perkantoran, yang mencakup Google Mail, Google Drive, Google Docs, Sheets dan Slides. Aplikasi-aplikasi ini memungkinkan kerja sama tim secara online melalui konferensi video, media sosial, dan kolaborasi dokumen secara real-time."

1. MATERI PELATIHAN
GOOGLE APPS UNTUK PERKANTORAN
oleh
Mardino Santosa
www.zdienos.com
mail@zdienos.com
BAPPEDA KABUPATEN MAMUJU
2015

2. 1
PENDAHULUAN | 1
Mengenal Google Apps
Google Application (Google Apps) adalah sekumpulan aplikasi berbasis web atau cloud computing yang
dapat menyediakan cara baru untuk bekerja sama secara online bagi organisasi, perusahaan atau
sekolah, tidak hanya menggunakan email dan chatting, tetapi melalui konferensi video, media sosial,
kolaborasi dokumen secara real-time dan banyak lagi. Aplikasi ini hadir dalam beberapa versi, baik versi
gratis, berbayar (business) maupun untuk edukasi. Untuk versi gratis, ada yang disertakan untuk setiap
akun google dan ada yang hanya tersedia untuk kelompok/group akun dengan tipe business atau
education.
Google Apps sendiri adalah seperangkat aplikasi powerfull yang dikemas menjadi satu untuk memenuhi
kebutuhan bisnis, pendidikan, pemerintahan, dan berbagai organisasi lainnya. Beberapa aplikasi inti dari
Google Apps antara lain :
 Gmail : sebuah aplikasi email milik google yang dikenal dengan nama Gmail. Versi terbaru dari
aplikasi ini mengijinkan kita sebagai pengguna untuk memakai nama organisasi kita sebagai nama
domain email kita seperti contoh@domain.com
 Google drive: aplikasi berbagi folder. Hingga saat ini google sudah mampu menyediakan sekitar 15
GB alokasi ruang untuk penyimpanan file. Alokasi ini berlaku untuk semua file pada satu akun
google, termasuk gmail dan foto-foto pada google+
 Docs : Sebuah aplikasi sederhana yang dapat dipakai untuk melakukan pemrosesan kata,
spreadsheet, dan membuat presentasi, atau bisa juga disebut Office versi Google.
 Dan lainnya
Tidak hanya itu saja, Google Apps juga menyediakan berbagai aplikasi tambahan yang ada didalamnya
untuk memudahkan pekerjaan kita diantaranya adalah seperti Aplikasi pembuat website, pengaturan
domain, aplikasi berbasis mobile dan masih banyak lagi yang bisa diakses melalui Google Apps
Dashboard.
Cukup bermodalkan akses internet dan sebuah browser maka kita akan dapat mengakses Google Apps
dimanapun kita berada. Kita pun dapat berbagi data dengan rekan kerja atau teman sekolah dengan
mudah karena data tersebut berada di internet secara online. Kita cukup memberitahukan link terkait
data tersebut dan rekan kita pun dapat mengaksesnya juga pada saat yang bersamaan. Kemudahan-
kemudahan inilah yang ingin dibawa oleh Google Apss.
Ketika mendaftar Google Apps, Anda dapat memilih antara Google Apps for Work, yang menyertakan
rangkaian aplikasi perpesanan dan kolaboratif Google Apps. Atau, Anda dapat memilih Google Apps
Unlimited, yang memberikan kontrol dan penyimpanan dokumen tambahan. Beberapa organisasi juga
dapat memenuhi syarat untuk menggunakan Google Apps secara gratis

3. 2
 Google Apps for Work
Memberi Anda alamat email profesional di perusahaan, penyimpanan sebesar 30 GB per
orang, dan rangkaian aplikasi bisnis kolaboratif—termasuk Gmail, Kalender, Drive, editor
Dokumen, Hangouts, dan lainnya.
 Google Apps Unlimited
Menyertakan semua fitur Google Apps for Work, ditambah—penyimpanan tidak
terbatas per orang; Google Vault untuk penelusuran email dan dokumen, retensi, dan
eDiscovery; kontrol, audit, dan laporan Drive lanjutan. Pelanggan edisi Bisnis saat ini juga
dapat meningkatkan versi ke Google Apps Unlimited.
 Google Apps for Education, Nonprofit, atau Government
Sekolah, organisasi nonprofit, dan lembaga pemerintah dapat memenuhi syarat salah
satu edisi khusus Google Apps, yang memberikan fitur bisnis Google Apps secara gratis.

4. 3
GOOGLEMAIL | 2
Google Mail merupakan layanan utama dari Google yang berkaitan dengan
aktivitas kirim-mengirim email.
Akun google atau yang biasa orang menyebutkan dengan GMAIL atau Google Mail
sebenarnya bukan hanya untuk membuat Gmail saja, namun hal ini bisa
digunakan menjadi berbagai macam akun dari seluruh layanan Google maupun
aplikasi buatan Google (Google Apps), seperti Google Docs, Google Drive, Blogger,
Youtube, Google+,Google Play, dan lainnya.
Membuat Akun Google
Untuk dapat menggunakan Google Mail (Gmail) dan juga
layanan Google Apps lainnya, tentunya Anda perlu memiliki
akun Google. Cara memperoleh akun Google adalah dengan
mendaftarkan diri di Google atau Sign Up. Cara untuk
melakukan Sign Up adalah sebagai berikut:
1. Buka alamat http://mail.google.com pada browser
internet Anda, akan tampil halaman utama Google, karena
Anda baru akan membuat akun Google, klik Create
Account
2. Masukkan informasi tentang akun Google yang Anda
inginkan, nama, password, tanggal lahir, dan seterusnya
3. Pada kolom password, gunakan paling sedikit 8 karakter,
dan untuk password yang bagus, kombinasikan antara
angka, huruf besar dan kecil, contoh Pa55w0rD,
And1ka123, iw4n123TodinG

5. 4
4. Ini adalah langkah terakhir, untuk memverifikasi bahwa Anda
betul-betul ingin membuat akun, masukkan angka yang tertera,
centang kotak I Agree …., dan klik tombol Next Step
5. Selanjutnya konfirmasi bahwa Anda telah berhasil membuat akun Google (Gmail), klik tombol
Continue to Gmail
Bekerja dengan Gmail
Setelah membuat akun Google (Gmail), selanjutnya adalah bagaimana cara menggunakan Gmail itu
sendiri dalam mengirim, menerima dan mengelola email.
Berikut ini adalah tampilan utama dari Gmail

6. 5
Pada panel bagian atas, terdapat tiga tab kategori, Primary, Social dan Promotions. Ini adalah fitur baru
dari Google Mail, fitur tab ini berfungsi untuk membagi email yang masuk berdasarkan kategori
tersebut.
Sementara di atasnya lagi, terdapat tiga tombol aksi, pertama adalah tombol untuk
memilih/menyeleksi (cek) email berdasarkan beberapa pilihan antara lain:
 All: untuk memilih semua email
 None: untuk tidak memilih semua email
 Read: untuk menyeleksi semua email yang sudah dibaca
 Unread: untuk menyeleksi semua email yang belum dibaca
 Starred: menyeleksi semua email yang bertanda bintang
 Unstarred: menyeleksi semua email yang tidak bertanda bintang
Kemudian tombol Refresh/Reload , untuk meloading-ulang interface Gmail itu sendiri
Lalu tombol More, untuk menandai semua email menjadi sudah-terbaca
(read)
Dan beberapa menu yang akan aktif jika Anda sedang menyeleksi/memilih email, di antaranya :
 Archive: untuk menghapus email dari inbox dan menyimpannya pada All Mail,
 Report spam: untuk melaporkan suatu email yang terindikasi email spam (palsu, sampah)
 Delete: untuk menghapus email
 Move to: memindahkan email ke label tertentu yang telah dibuat, agar lebih mudah
mencarinya di kemudian hari
 Label: memberi tanda/label ke dalam kategori-kategori tertentu
Membuat dan Mengirim Email
1. Untuk membuat dan mengirim email, klik tombol Compose pada panel sebelah
kiri halaman Gmail

7. 6
2. Ketikkan alamat email penerima (jika sudah pernah mengirim ke
penerima tersebut, maka Gmail akan otomatis menampilkan
daftar email sesaat setelah Anda mengetikkan salah satu huruf
pada kolom To (recipient’s)
3. Setelah mengisi daftar penerima email,
selanjutnya melengkapi Subject dan isi dari
email itu sendiri
4. Terakhir, klik tombol untuk mengirim email Anda
5. Akan tampil notifikasi bahwa email Anda sudah terkirim
Catatan: Meskipun Anda membatalkan untuk mengirim email, Gmail akan tetap menyimpan rancangan email
Anda (draft) secara otomatis.
Opsi Tambahan pada Saat Mengirim Email
Di sebelah kanan tombol Send akan tampil beberapa menu/tombol yang berguna saat mengirim email,
di antaranya adalah:
 Format : untuk melakukan pengaturan (formatting) terhadap isi (teks) email yang Anda buat.
Seperti untuk mengganti ketebalan huruf, perataan paragraf dan sebagainya
 Lampiran (attachment) : untuk melampirkan berkas/file yang diambil dari komputer Anda

8. 7
 Insert from Google Drive : untuk melampirkan berkas/file yang berada di Google Drive milik
Anda
 Insert Photo : untuk melampirkan file gambar/foto yang bisa diambil dari komputer Anda, dari
Internet maupun Album foto online
 Insert Link : untuk melampirkan link (alamat internet) yang merujuk ke suatu alamat website
ataupun file yang berada di internet

9. 8
 Insert Emoticon : untuk menyisipkan gambar-gambar emoticon ke
email Anda
 Discard Draft : untuk membatalkan Google menyimpan email
menjadi draft
Menerima dan Membalas Email
1. Untuk menerima email, Anda hanya perlu login kembali menggunakan akun Anda ke
http://mail.google.com
2. Kemudian klik tombol Inbox, yang biasanya ditandai dengan angka yang mewakili jumlah email baru
yang masuk ke Inbox Anda
3. Atau Anda dapat juga melakukan pengecekan secara “paksa” dengan mengklik tombol
(Refresh)
4. Klik pada nama penerima untuk melihat email yang masuk
5. Untuk membalas email, klik Reply atau Forward untuk meneruskan email
6. Pada contoh di atas, Anda sekaligus akan melampirkan file pada email. Untuk contoh tersebut, akan
menggunakan file yang ada pada Google Drive.

10. 9
7. Setelah Google Drive terbuka, pilih file yang akan
dilampirkan, akhiri dengan mengklik tombol Insert
8. Pada email balasan, akan tampil file
yang sudah dilampirkan
9. Jika sudah selesai, klik tombol Send
untuk mengirim email
10. Akan tampil konfirmasi terhadap file yang
akan dilampirkan, klik tombol Share & Send
11. Pada sisi penerima akan menampilkan Thumbnail
(gambar kecil) dari attachment yang dikirimkan
12. Ada dua pilihan yang dapat kita lakukan pada
attachment tersebut, mendownload ke
komputer/desktop ataupun langsung menyimpan ke
Google Drive milik Anda
13. Untuk kali akan dicoba menyimpan file attachment
langsung ke Google Drive, klik tombol Save to Drive.
Maka icon Google Drive akan berwarna, yang
menandakan file sudah tersimpan ke Google Drive.

11. 10
14. Di samping itu akan tampil konfirmasi bahwa file sudah tersimpan di Google Drive
15. Selanjutnya untuk mengecek keberadaan file apakah betul sudah tersimpan di Google Drive, klik
tombol Aplikasi  Google Drive
16. Dapat dilihat bahwa, file attachment sudah tersimpan pada Google Drive Anda.

12. 11
GOOGLE DOCS | 3
Google Docs atau Google Documents adalah aplikasi Google yang
berkaitan dengan pekerjaan perkantoran, mirip dengan Microsoft Office
di aplikasi lokal komputer. Google Docs terdiri dari tiga aplikasi utama
yakni :
 Google Docs itu sendiri, sebagai pengolah kata mirip Microsoft
Word,
 Google Sheets, sebagai pengolah tabel atau spreadsheet, seperti
Microsoft Excel,
 Google Slides, untuk membuat slide layaknya Microsoft Power Point
Google Docs, walaupun fiturnya tidak sekaya Microsoft Office, namun tetap bisa melakukan banyak hal,
bahkan mungkin lebih strategis dibandingkan dengan Office karena bisa diakses tanpa harus menginstal
program terlebih dahulu. Pada modul pelatihan ini tidak akan dibahas penggunaan aplikasi Google Docs,
Sheets, dan Slides lebih dalam, karena hampir semua fitur dan tampilan (interface) mirip dengan aplikasi
Microsoft Office.
Bekerja dengan Google Docs
Anda bisa memulai bekerja dengan Google Docs dengan mengetik http://docs.google.com pada alamat
browser.
Klik icon menu pada bagian kiri atas, maka terdapat menu
yang nantinya akan menampilkan jenis file Google Docs yang akan
dibuat. Warna dari menu ini juga menandakan Anda sedang aktif dalam
Google Docs jenis apa, Docs, Sheets atau slides.

13. 12
Demikian juga halnya pada desktop komputer, jika Anda telah menginstal Google Drive for Desktop,
maka secara otomatis, akan tampil 3 icon Google Docs (Docs, Sheets dan Slides).

14. 13
Atau jika masih di dalam wilayah kerja Google Drive, klik New kemudian pilih jenis dokumen baru yang
akan dibuat.
Memulai Google Docs
1. Untuk memulai menggunakan Google Docs, klik icon + bulat merah di sudut kanan bawah
2. Silahkan menunggu hingga aplikasi loading sempurna, berikut adalah tampilan (interface) dari
Google Docs, yang tidak jauh berbeda dengan Microsoft Word. Tentunya dengan tampilan yang
lebih simple dan fitur yang ringan.
3. Perlu diingat, Google Docs akan otomatis menyimpan semua perubahan yang terjadi pada dokumen
yang dibuat ataupun yang sementara dikerjakan (auto save). Pada contoh di atas, maka secara
otomatis Google Docs akan membuat suatu file Docs dengan nama file Untitled document. Untuk
mengubah nama file, klik judul Untitled Document, kemudian ketikkan nama file yang diinginkan,
akhiri dengan mengklik tombol OK

15. 14
Memulai Google Sheets
1. Untuk memulai Google Sheets, Anda harus beralih interface/aplikasi, dengan mengklik tombol Menu
Google Docs, lalu pilih Sheets
2. Maka, interface Google Docs akan berubah menjadi Google Sheets seperti di bawah
3. Sama seperti Google Docs, untuk membuat filebaru Google Sheets, klik icon + bulat merah di sudut
kanan bawah

16. 15
4. Silahkan menunggu hingga aplikasi loading sempurna, berikut adalah tampilan (interface) dari
Google Sheets, mirip dengan Microsoft Excel dengan tampilan yang lebih simple dan fitur yang
ringan.
Memulai Google Slides
1. Hampir sama seperti applikasi Google Docs lainnya, untuk memulai Google Slides, Anda harus
beralih interface/aplikasi, dengan mengklik tombol Menu Google Docs, lalu pilih Slides
2. Untuk membuat file Slide yang baru, klik icon + bulat merah di sudut kanan bawah
3. Pada awal aplikasi Anda akan disuguhkan pemilihan desain template yang sudah tersedia, pilih
template yang diinginkan

17. 16
4. Anda selanjutnya dapat bekerja seperti biasa, layaknya menggunakan aplikasi Microsoft PowerPoint

18. 17
Mendownload File dari Google Docs
Google Docs memiliki kompatibilitas tipe file
yang cukup memadai, sehingga Anda tidak perlu
khawatir file yang dibuat pada Google Docs
tidak dapat dibuka menggunakan aplikasi dari
komputer desktop Anda.
1. Untuk mendownload file dari Google Docs,
pilih menu File  Download as
2. Kemudian pilih format/tipe file yang
diinginkan
Google Docs memiliki beberapa format file
seperti :
 Microsoft Word (.docx), yang support
dengan aplikasi Microsoft Word
 Opend Document (.odt), biasanya
support dengan aplikasi Open Source
Office
 Rich Text Format (.rtf), Plain Text (.txt)
bisa dibuka menggunakan Notepad
biasa
 PDF Document (.pdf), dibuka
menggunakan aplikasi Acrobat Reader
dan semacamnya
3. Demikian halnya untuk tipe file dari Google Docs lainnya,
untuk Google Spreadsheet, maka format yang didukung
antara lain:
 Microsoft Excel (.xlsx), yang support dengan aplikasi
Microsoft Excel
 Opend Document (.ods), biasanya support dengan
aplikasi Open Source Office
 PDF Document (.pdf), dibuka menggunakan aplikasi
Acrobat Reader dan semacamnya
4. Untuk tipe file Google Slide, format yang didukung adalah:
 Microsoft PowerPoint (.pptx), yang support dengan aplikasi
Microsoft PowerPoint
 PDF Document (.pdf), dibuka menggunakan aplikasi Acrobat
Reader dan semacamnya
 Beberapa format gambar seperti SVG, PNG dan JPEG

19. 18
Menampilkan Revision History
Revision history merupakan fitur dari Google Docs yang berfungsi untuk menampilkan waktu-waktu
kapan sajakah dokumen tersebut diakses dan diedit, dan siapa yang melakukannya.
Aktif pada salah satu Google Docs (Docs, Sheets ataupun Slides), kemudian klik File  See revision
history
Berbagi File Google Docs dengan Email Collaborators
Untuk berbagi file Google Docs (dan semua tipe Google Docs), klik menu FileEmail Collaborators
Selanjutnya Anda harus memasukkan alamat email dari orang-orang yang akan bekerja dengan
dokumen tersebut. (Sharing Document akan dibahas pada bagian Google Drive, karena berhubungan
erat dengan berbagi file.)

20. 19
Melampirkan File Google Docs pada Email
Anda dapat langsung melampirkan (attach) file Google Docs ke
email yang akan dikirim.
1. Pilih menu FileEmail as attachment
2. Pada tombol Attach as, Anda
dapat menentukan tipe file
yang akan dikirimkan, ini
bersesuaian juga dengan
format file Google Docs yang
didukung (telah dibahas
sebelumnya)
3. Selanjutnya, lengkapi alamat penerima email, subject dan pesan dari email yang akan dibuat. Akhiri
dengan mengklik tombol Send

21. 20
GOOGLE DRIVE | 4
Google Drive adalah layanan penyimpanan internet (online cloud storage)
dari Google yang diluncurkan pada akhir April 2012, yaitu layanan untuk
menyimpan file di internet pada storage yang disediakan oleh Google.
Dengan menyimpan file di Google Drive maka pemilik file dapat mengakses
file tersebut kapanpun di manapun dengan menggunakan komputer
desktop, laptop, komputer tablet ataupun smartphone. File tersebut dapat
dishare dengan orang lain pakai dan juga edit se cara bersama-sama.
Kapasitas yang disediakan oleh Google drive untuk layanan gratis adalah
8GB, untuk menggunakan kapasitas lebih dari itu maka akan dikenakan biaya tambahan.
Dengan menggunakan Google Drive, berarti pemilik file telah memiliki back-up file nya di internet
sehingga jika terjadi sesuatu pada file yang disimpan di komputer atau laptop, misalnya file tersebut
rusak atau hilang atau terkena virus, atau komputer/laptopnya rusak yang menyebabkan tidak dapat
digunakan, maka file yang berada di Google Drive tetap aman dan tetap dapat diakses menggunakan
komputer lain yang terhubung ke internet.
Memulai Google Drive
1. Buka aplikasi Google Chrome, kemudian ketikkan alamat http://www.google.com
2. Klik tombol Masuk, lalu masukkan akun Google Anda
3. Masukkan informasi akun Google Anda (username dan password)

22. 21
4. Pilih icon aplikasi, lalu klik tombol Google Drive
5. Selanjutnya browser akan menampilkan file-file yang sudah tersimpan sebelumnya pada Google
Drives Anda
Pada bagian kiri terdapat menu Navigasi yang nantinya akan sering digunakan saat mengakses Google
Drive.
 My Drive: sama seperti My Computer, untuk menampilkan semua item (file maupun folder) yang
ada pada Google Drive
 Shared with Me: berisi Google Docs yang dibagikan ke Anda (shared Docs)
 Google Photos:
 Recent: akan menampilkan file-file yang baru saja diakses

23. 22
 Starred: dokumen yang sudah diberi tanda bintang, agar lebih mudah dalam pencarian nantinya
Trash: berisi file yang pernah dihapus, semacam Recycle Bin pada OS Windows
Pada pojok kiri bawah, akan terlihat status dari penggunaan
storage pada Google Apps
Di bagian atas, terdapat tombol My Drive, untuk
memudahkan dalam membuat Folder, mengupload
file, ataupun mengupload folder. Dari sini Anda juga
dapat langsung membuat file dokumen baru, baik
itu Google Docs, Sheets, Slides dan sebagainya.
Sama seperti tombol My Drive, tetapi untuk
membuat folder, upload file, ataupun membuat file
Google Docs secara cepat, Anda bisa mengakses
tombol New
Di bagian kanan terdapat menu
 : Mode tampilan item/file Google Drive (list view atau grid view)
 : Tipe penyortiran (sorting option), berdasarkan nama, dan modifikasi
 : Menampilkan informasi detail file seperti tanggal pembuatan, size, history changes (dibahas
kemudian) dan sebagainya.

24. 23
 : Untuk melakukan pengaturan lebih lanjut pada Google Drive
Jika Anda memilih satu atau beberapa file, maka menu akan terdapat menu tambahan menjadi
 Get Link : Untuk memperoleh alamat/link yang nantinya dapat
digunakan untuk dibagikan ke user untuk mengakses dokumen
tersebut
 Sharing : Untuk meng-share secara langsung ke
user yang diinginkan dengan pengaturan tertentu
(akan dibahas kemudian)
 Preview : Untuk menampilkan secara cepat suatu
dokumen
 Remove : Menghapus file/folder atau dokumen
Dan beberapa opsi tambahan jika mengklik tombol

25. 24
Menyimpan File ke Google Drive
Berikut ini akan dijelaskan cara menyimpan/mengupload file ke Google Drive.
1. Klik tombol NewFile upload , kemudian pilih file yang akan diupload ke
Google Drive
2. Selanjutnya, tunggu hingga file berhasil diupload (disimpan) ke Google Drive. Proses ini akan
bergantung kepada besar file dan kecepatan koneksi internet yang digunakan
3. Atau dengan cara yang lebih mudah.
Pastikan Anda masih aktif dalam Google
Drive, siapkan file yang akan diupload
4. Klik, tahan dan geser (drag) file
tersebut ke jendela Google
Chrome
5. Selanjutnya lihat kembali interface Google Drive, file
yang baru tersebut sudah terlihat di sana
Drag file ke sini

26. 25
Mendownload File dari Google Drive
1. Untuk mendownload file yang ada pada Google Drive, klik untuk
memilih file yang ingin didownload
2. Kemudian pada menu options, pilih Download
3. Atau untuk lebih cepat, klik kanan pada file yang
diinginkan, pilih Download
Perlu diketahui bahwa file Google Docs memiliki kompatibilitas untuk
aplikasi yang umum atau sering digunakan. Olehnya itu, pada saat Anda
mendownload salah satu type file Google Docs, maka akan Google Docs
akan otomatis mengkonversi ke tipe file yang berseuaian. Misalnya, untuk
Google Docs, maka akan otomatis dikonversi menjadi file document word (dengan ekstensi .docx)

27. 26
Manajemen File
Google Drive sebenarnya sudah terintegrasi dengan Google Docs, ini terlihat dengan tersedianya
berbagai jenis file dokumen ketika akan membuat file baru, dan bisa lebih banyak jenis file lagi dengan
mengklik Connect more apps
Olehnya itu, di dalam Google Drive, layaknya media penyimpanan biasa, kita bisa melakukan
manajemen file seperti membuat file baru, menghapus, mengubah nama file hingga membuat folder
atau direktori.
Membuat File Baru
1. Untuk membuat file baru, klik kanan
pada daerah kosong
2. Pilih jenis file baru yang akan dibuat, maka jendela baru akan terbuka dengan antar muka pengolah
dokumen sesuai jenis file yang dibuat (dalam contoh ini adalah dokumen/word)
3. Jangan lupa untuk menyimpan/mengganti nama file (seperti pada langkah yang dijelaskan
sebelumnya pada pembahasan Google Docs)

28. 27
4. Buka kembali tab utama Google Drive, untuk
mengecek keberadaan file yang dibuat tadi
(Latihan-01)
Menduplikasi dan Merubah Nama File
1. Klik kanan nama file yang akan
diduplikasi (copy), pilih Make a copy
2. Maka secara otomatis Google Drive akan
membuat duplikasi file dengan format nama
tertentu (Copy of…), lanjutkan dengan
mengklik kanan file tersebut, dan pilih
Rename
3. Ketikkan nama file yang diinginkan pada kolom yang tersedia, akhiridengan menekan tombol OK
4. Maka akan tampil file baru dengan nama file yang sudah ditentukan tadi

29. 28
Membuat Folder dan Memindahkan File
Seperti diketahui, folder merupakan suatu sub lokasi dari file, dengan membuat folder maka lokasi file
dapat lebih teratur dan memudahkan dalam pencarian nantinya. Selanjutnya akan dijelaskan cara
membuat folder atau direktori, serta memindahkan file ke dalam direktori tersebut
1. Kembali ke antarmuka Google Drive, klik kanan pada daerah kosong
2. Ketikkan nama folder yang diinginkan, akhiri dengan klik tombol Create
3. Folder sudah jadi, selanjutnya memindahkan file ke
dalam folder.
4. Klik file yang akan dipindahkan, jika lebih dari satu
file, tekan tombol [Control] pada keyboard,
kemudian pilih file berikutnya.
5. Drag file yang sudah terpilih ke folder yang diinginkan.
6. Notifikasi/konfirmasi file yang sudah dipindahkan
7. Untuk melihat file yang sudah dipindahkan tadi, klik 2 kali folder latihan, atau klik pada My Drive,
kemudian pilih folder Latihan

30. 29
Menghapus File atau Folder
1. Untuk menghapus file atau folder cukup mudah
2. Klik kanan file atau folder yang akan dihapus, kemudian
pilih Remove
3. Atau dengan mengklik icon Remove
4. Konfirmasi file/folder telah dihapus, Anda bisa membatalkan dengan mengklik tombol UNDO
Catatan:
Semua file yang sudah dihapus (remove), sebenarnya masih tersimpan sementara, dan akan betul-betul
terhapus dalam kurun waktu 30 hari.
Jika Anda masih membutuhkan file/folder
tersebut, Anda bisa mengembalikannya dengan
memilih Restore, atau mengklik Delete
foreverjika sudah tidak membutuhkan
file/folder tersebut lagi.

31. 30
Berbagi file dengan Google Drive
Salah satu fitur andalan Google Drive adalah Sharing folder ataupun file dokumen. Dokumen
yang sudah kitaunggah atau dibuat di Google Drive dapat diakses, dibaca, diunduh, bahkan diedit oleh
oranglain, sesuai keperluan. Disamping itu, Google Drive menyediakan fitur komentar bagi user siapa
saja yang diberi hak untuk mengakses dokumen tersebut serta melakukan pengeditan (editing) file
secara bersama-sama (colaboration).
Mensharing Dokumen
1. Untuk melakukan sharing dokumen, klik kanan
dokumen dan pilih menu Share
2. Pada menu ini, selanjutnya Anda hanya perlu memasukkan nama contact ataupun nama email yang
akan “berurusan” dengan file tersebut. Ada beberapa pilihan sharing di antaranya
a. Can edit: artinya dokumen ini nantinya bisa diedit oleh email yang didaftarkan
b. Can comment: artinya dokumen ini nantinya hanya bisa dikomentari oleh email yang
didaftarkan
c. Can view: ini adalah level paling bawah, yakni dokumen ini nantinya hanya bisa dilihat oleh
email yang didaftarkan
3. Pada contoh kali ini, coba masukkan
email (mis: mardinosantosa@gmail.com)
dan pilih Can Edit, agar orang yang
dimaksud bisa mengedit file yang
disharing, klik tombol Send jika telah
selesai
4. Sebagai tambahan, klik kembali file yang
akan disharing, kali ini untuk pilihan
sharing Can view

32. 31
5. Pada sisi penerima undangan sharing, akan ada email notifikasi invitation to edit
6. Jika email dibuka,
maka akan tampil
detail dari email
permintaan edit
dokumen, selanjut-
nya klik tombol Open
in Docs untuk
melanjutkan peng-
editan dokumen yang
diinginkan
7. Lakukan pengeditan seperlunya pada dokumen
8. Anda bisa memberikan komentar terhadap dokumen yang telah diedit tersebut (ataupun juga
sebagai bahan diskusi)

33. 32
9. Buka kembali dokumen yang Anda sharing, maka akan tampil perubahan yang telah dilakukan oleh
mardinosantosa@gmail.com beserta dengan komentar
10. Pemilik dokumen asli dapat melakukan perubahan kembali, dan
juga memberi komentar sebagai tanggapan atas perubahan
tersebut dan seterusnya.
11. Sedangkan user lainnya, yang hanya mendapat hak Can view, maka tampilan pada saat membuka
dokumennya adalah seperti berikut, hanya bisa “melihat” saja
12. Jika Anda ingin membagi dokumen ke publik/umum, maka yang perlu dilakukan hanya memperoleh
link sharing dan membagikannya ke orang lain (publik)

34. 33
13. Selanjutnya meng-copy link yang dihasilkan, dan membagikannya ke publik, misalnya melalui email,
facebook, twitter dan sebagainya.
Detail dan Activity
Google Drive memiliki informasi dokumen yang detail. Untuk mengetahui lebih jauh informasi tentang
suatu dokumen, lakukan langkah berikut:
1. Klik suatu dokumen untuk mengaktifkan seleksi atau pemilihan (selected)
2. Pada menu Top Bar , pilih icon Detail
3. Maka akan tampil window baru untuk menampilkan informasi tentang file tersebut
4. Pada contoh ini akan ditampilkan informasi detail dari file Latihan-03, pindah ke Tab Activity, maka
akan ditampilkan semua aktifitas yang pernah dilakukan terhadap file tersebut, sejak dibuat hingga
proses pengeditan file.

35. 34
Google Drive for Desktop
Google Drive for Desktop merupakan perkembangan dari Google Drive itu sendiri, di mana Google Drive
dapat diakses dan disinkronkan ke Komputer Desktop pengguna, tanpa perlu lagi menggunakan
browser. Google Drive for Desktop bekerja layaknya pengelolaan file seperti di Sistem Operasi
(Windows, MacOSX dan LINUX), yakni akan terbentuk suatu folder atau khusus yang isi folder tersebut
akan disinkronisasikan dengan file yang ada di akun Google Drive, dengan begitu maka pengguna Google
Drive tidak perlu melakukan upload file melalui browser seperti cara diatas, tapi cukup dengan
mengcopy atau drag-and-drop file yang diinginkan ke dalam folder Google Drive yang ada di komputer
lalu Google Drive akan melakukan sinkronisasi sehingga file tersebut juga tersimpan di akun Google
Drive di internet.
1. Untuk menggunakan Google Drive for Desktop, Anda harus
mengunduh aplikasi terlebih dahulu,
ketikkanhttps://www.google.com/drive/download pada browser,
atau jika Anda sudah login di Google Drive, klik tombol Get Drive
for PC yang terletak di pojok kiri bawah.
2. Selanjutnya akan terbuka tab baru, klik tombol Download Drive
for Mac or PC
3. Klik Accept and Install
4. Browser kemudian akan mendownload file, jika telah selesai, klik dua kali pada file hasil download
tersebut, klik Run

36. 35
5. Klik tombol Get Started,
6. Lanjutkan dengan mengisi informasi Akun Google Anda pada kolom tersedia, diikuti dengan Next,
dan seterusnya. Proses instalasi akan berlangsung dan waktu yang diperlukan bergantung pada
kecepatan internet yang Anda miliki.
7. Jika proses download telah selesai, klik tombol Done
Sampai di sini proses instalasi telah selesai, secara otomatis pada komputer Anda akan terbentuk
folder baru Google Drive, dan akan langsung melakukan proses sinkronisasi, sehingga menampilkan
semua file-file yang ada pada akun Google Drive di Internet.
Demikian langkah-langkah instalasi Google Drive di komputer, selanjutnya untuk menambahkan file
yang akan disimpan di Google Drive, cukup dengan meng-copy atau drag-and-drop file yang
diinginkan ke dalam folder Google Drive yang ada di komputer, maka Google Drive akan melakukan
sinkronisasi secara otomatis, sehingga file tersebut juga tersimpan di akun Google Drive di internet.
.

37. 36
GOOGLE FORM | 5
Google Form merupakan salah satu aplikasi dari Google Apps, yang
memungkinkan pengguna untuk membuat suatu formulir isian online, seperti
formulir pendaftaran, pemesanan, kuesio ner dan form isian lainnya. Karena
Google Form merupakan satu kesatuan dari Google Apps, maka Google Form
sudah tentu terhubung dengan Google Drive, sehingga dapat dihubungkan ke
Google Sheet untuk menyimpan semua hasil atau respon dari formulir.
Membuat Google Form
Pada contoh ini, akan dibuat suatu Formulir Pendaftaran Pelatihan Google Apps.
1. Buka alamat Google drive di browser anda,
http://drive.google.com
2. Kemudian pilih NewGoogle Forms
3. Akan tampil Google Form baru, lanjutkan dengan
menentukan beberapa pengaturan form terlebih
dahulu.
 Menampilkan progress bar di bagian bawah form, ini kalau form sudah melebihi satu halaman
 Hanya mengizinkan satu user setiap formulir
 Acak urutan pertanyaan (biasanya untuk soal pilihan ganda)
4. Kemudian lanjutkan dengan mengedit judul form
5. Untuk pertanyaan pertama, Nama Lengkap dengan format Teks, akhiri dengan mengklik tombol
Done (Catatan: Anda tidak bisa membuat item baru, jika tombol Done belum diklik)

38. 37
6. Untuk menambahkan secara cepat, klik panah bawah
tombol Add item, kemudian pilih tipe pertanyaan yang
diinginkan. Pertanyaan kedua adalah jenis kelamin, dengan
Menu Daftar Pilihan
7. Selanjutnya adalah Tanggal Lahir dengan format Date/Tanggal
8. Kemudian Pendidikan Terakhir, dengan format Multiple Choice
9. Hasil akhir, juga sebagai konfirmasi ataupun informasi kepada responden. Pada bagian ini, ada
beberapa pengaturan yakni :
 Show link to submit another response: akan menampilkan link untuk memasukkan
data/responden berikutnya
 Publish and show a public link to form result: menampilkan hasil dari keseluruhan form
 Allow responders to edit responses after submitting: mengizinkan responden untuk mengedit
ulang setelah meng-submit/menyelesaikan pengisian form

39. 38
Akhiri dengan mengklik tombol Send form
10. Akan tampil window berikut, copy link Google Form yang
ada untuk disharing ke website dan social media, atau Anda
bisa sharing langsung dengan memasukkan alamat email.
Contoh sharing form pada twitter,
11. Selanjutnya, untuk mengetahui hasil form, maka dibutuhkan file untuk menampung hasil tersebut
(response). Masih pada Google Form, klik tombol View Responses pada menu di panel atas Google
Form
12. Memilih target respon, klik tombol Create, maka
Google Form akan membuat file Google Sheet secara
otomatis, untuk menampung data hasil dari form
tadi.

40. 39
13. Lakukan percobaan untuk melihat hasil dari form, akhiri dengan klik tombol Submit
14. Selesai, Anda akan dihadapkan pada pilihan untuk melihat respon yang sudah ada, ataupun kembali
melakukan penginputan form

41. 40
Tampilan dari respon Form, yang berisi dua responden
Jika file Google Sheet dibuka, maka akan berisi data dari responden tadi.

42. 41
DAFTAR PUSTAKA
EdyWinarto ST, M. Eng, 2013. Step by Step Aplikasi Google Apps. Jakarta: PT Elex Media Komputindo
Falaha, 2014. Google Apps. Universitas Widyatama
Website Google. Available from http://support.google.com. Diakses pada Juni 2015