proyecto formativo

1. ETAPAS DE UN PROYECTO
Desde un punto de vista muy general puede considerarse que todo
proyecto tiene tres grandes etapas:
 Fase de planificación. Se trata de establecer cómo el equipo de
trabajo deberá satisfacer las restricciones de prestaciones,
planificación temporal y costo. Una planificación detallada da
consistencia al proyecto y evita sorpresas que nunca son bien
recibidas.
 Fase de ejecución. Representa el conjunto de tareas y
actividades que suponen la realización propiamente dicha del
proyecto, la ejecución de la obra de que se trate. Responde, ante
todo, a las características técnicas específicas de cada tipo de
proyecto y supone poner en juego y gestionar los recursos en la
forma adecuada para desarrollar la obra en cuestión. Cada tipo de
proyecto responde en este punto a su tecnología propia, que es
generalmente bien conocida por los técnicos en la materia.
 Fase de entrega o puesta en marcha. Como ya se ha dicho,
todo proyecto está destinado a finalizarse en un plazo
predeterminado, culminando en la entrega de la obra al cliente o
la puesta en marcha del sistema desarrollado, comprobando que
funciona adecuadamente y responde a las especificaciones en su
momento aprobadas. Esta fase es también muy importante no
sólo por representar la culminación de la operación sino por las
dificultades que suele presentar en la práctica, alargándose
excesivamente y provocando retrasos y costos imprevistos.
A estas tres grandes etapas es conveniente añadir otras dos que, si bien
pueden incluirse en las ya mencionadas, es preferible nombrarlas de
forma independiente ya que definen un conjunto de actividades que
resultan básicas para el desarrollo del proyecto:
 Fase de iniciación. Definición de los objetivos del proyecto y de
los recursos necesarios para su ejecución. Las características del
proyecto implican la necesidad de una fase o etapa previa
destinada a la preparación del mismo, fase que tienen una gran
trascendencia para la buena marcha del proyecto y que deberá ser
especialmente cuidada. Una gran parte del éxito o el fracaso del
mismo se fragua principalmente en estas fases preparatorias que,
junto con una buena etapa de planificación, algunas personas

2. tienden a menospreciar, deseosas por querer ver resultados
excesivamente pronto.
 Fase de control. Monitorización del trabajo realizado analizando
cómo el progreso difiere de lo planificado e iniciando las acciones
correctivas que sean necesarias. Incluye también el liderazgo,
proporcionando directrices a los recursos humanos, subordinados
(incluso subcontratados) para que hagan su trabajo de forma
efectiva y a tiempo.
Los periodos generales de duración los podemos ver a continuación:
Estas etapas citadas presentan, sin embargo, características bastante
diferentes según se trate de proyectos internos o de proyectos
externos. Las principales diferencias aparecen en la etapa de
planificación. En el proyecto externo existen un conjunto de acciones
que se relacionan con la necesidad de presentar una oferta al cliente y
lograr la adjudicación del contrato en competencia con otras empresas o
personas. Si, por la razón que fuere, el contrato no se consigue el
proyecto queda abortado antes de haberse comenzado y carece de
sentido preocuparse de cómo debe ser gestionado. La exigencia
comercial tiene, pues, un carácter prioritario para las empresas, siendo
la consecución del contrato paso imprescindible para poder acometer un
proyecto concreto y, con una perspectiva más amplia, condición esencial
para la supervivencia de la empresa. Puedes ver más sobre la
importancia del perfil comercial en el capítulo de oferta.
Haciendo referencia a las tres grandes etapas nombradas al principio,
podemos ver la diferencia entre ambos tipos de proyectos:

3. Cuando se abordan proyectos grandes y complejos, la consecución del
resultado final depende de la realización armónica del conjunto de las
etapas pertinentes con ayuda de los medios materiales y humanos
requeridos en cada momento. La concepción de las fases que han de
ejecutarse, el orden de encadenamiento lógico de las mismas y la
estimación de la naturaleza y cantidad de recursos a emplear en cada
momento, precisan de un conocimiento profundo de las tecnologías que
concurren en el proyecto y de una experiencia que permita prever y
superar las dificultades que en la práctica suelen aparecer.
A continuación se presentan las distintas etapas en el desarrollo de
una aplicación informática:
ETAPA
1
Nacimiento de la idea del proyecto
El "cliente o promotor" expone sus necesidades y el
deseo de resolver el problema por medios
informáticos. Se crea un primer documento breve que
recoge el anteproyecto y es aprobado por la dirección
o el comité correspondiente.
ETAPA
2
Estudio de oportunidad

4. El estudio de oportunidad concreta los objetivos y
resultado a aportar por el proyecto, los plazos y costos
previstos y los medios a emplear.
ETAPA
3
Estudio detallado
El jefe de proyecto define, ya en detalle, con el apoyo
de los técnicos de su equipo, el contenido del
proyecto, su análisis funcional,, las cargas de trabajo
previstas y la metodología a desarrollar.
ETAPA
4
Cuaderno de cargas para informática
A partir del análisis funcional se determinan en forma
definitiva los volúmenes, cargas de trabajo, calendario
y medios a utilizar, dando lugar al contrato formal
entre cliente, usuarios e informáticos, frecuentemente
conocido con el nombre de cuaderno de cargas o, más
concretamente, "pliego de especificaciones".
ETAPA
5
Análisis orgánico
Los técnicos realizan el análisis orgánico y las
especificaciones para programación.
ETAPA
6
Programación y pruebas
Se realiza la programación de la aplicación y las
pruebas para programación.
ETAPA
7
Recepción provisional
Al resultar satisfactorias las pruebas se realiza la
recepción provisional, dando lugar a los manuales de
usuario y de explotación.
ETAPA
8
Puesta en marcha
La puesta en marcha de la aplicación es una fase
delicada que requiere una estricta vigilancia hasta
comprobar su correcto funcionamiento. A continuación
se realiza un balance de los resultados del proyecto.

5. ETAPA
9
Balance de funcionamiento
Después de varios meses de funcionamiento de la
aplicación se debe realizar un balance que permita
apreciar los beneficios que realmente ha producido a
la empresa.
ETAPA
10
Auditoría
Transcurridos uno o dos años, debe efectuarse una
auditoría de la aplicación que permita comprobar si
sigue siendo adecuada o si es necesario introducir
modificaciones.
Desde el punto de vista de la metodología de gestión de proyectos,
también pueden identificarse varias fases que generalmente deberán
darse en todo tipo de proyectos:
1. Decisión de acometer el proyecto.
2. Nombramiento del jefe de proyecto.
3. Negociación de objetivos.
4. Preparación.
5. Ejecución.
6. Información.
7. Control.
Dentro de la preparación, se integrarían actividades como la descripción
de actividades, identificación de recursos, valoración de los mismos -
presupuesto-, planificación y eventual reconsideración de los objetivos.
¿De qué partes tiene que constar un proyecto?
Las partes de que tendría que constar un proyecto son:
 Nombre: concreto, breve e imaginativo. Tiene que comunicar la idea
y hacerla atractiva.
 Presentación de la entitat: tipo, misión, actuaciones habituales,
etc. No dejemos que se alargue demasiado este apartado para no

6. confundir al lector. En todo caso, siempre podremos añadir
documentación adjunta al proyecto.
 Justificación y Marco de referencia: la justificación son los
motivos que justifican la necesidad del proyecto (dar respuesta a una
demanda concreta, a una necesidad social no satisfecha, etc). Por
marco de referencia entendemos el contexto en el que se inscribe el
proyecto tanto externo (entorno en el que se desarrollará) como
interno si se inserta dentro de un programa más global.
 Descripción general: idea general del proyecto -de qué queremos
hacer- en pocas palabras. El lector tiene que hacerse una idea
general. Aquí podríamos destacar nuestros puntos fuertes o la
principal innovación que proponemos.
 Objetivos: establecer los objetivos distinguiendo específicos.
Redactaremos los objetivos de forma clara y sencilla, expresando una
sola acción por cada objetivo e indicando retos tangibles que tienen
que ser fácilmente cuantificables y evaluables.
 Beneficiarios: a quién nos dirigimos. Tenemos que describir el perfil
(sexo, edades o tipos de personas o entidades beneficiarias,
problemática específica, etc.) y el número de destinatarios. Podemos
indicar el público potencial y nuestra previsión de beneficiarios de
nuestra acción.
 Localización: cobertura geográfica del proyecto. Beneficiarios y
localización nos permitirán poner los pies en el suelo y evitar
proyectos demasiado abstractos o utópicos.
 Actividades y plan de trabajo: descripción de las actividades en
que se concretan los objetivos, las fases del proyecto y la
metodología que usaremos. Puede ir junto con el calendario, si se
presta.
 Calendario: calendario cronograma del plan de trabajo, indicando
fechas de principio y final, y, si puede ser, señalando la
temporalización de cada una de las actividades .
 Equipo: recursos humanos con los que contamos para llevar a cabo
el proyecto.

7.  Recursos: recursos materiales que necesitamos, recursos que
tenemos, recursos que nos faltan y la forma en qué pensamos
obtenerlos. Nos referimos tanto a recursos materiales como técnicos
o de equipos.
 Presupuesto: detalle de gastos e ingresos, con especificación de
partidas y de la fuente de financiación. Es uno de los puntos más
importantes del proyecto y habrá que dedicarle tiempo y precisión.
 Como gastos tendremos que tener en cuenta sueldos y seguridad
social, profesionales externos, materiales, actividades, seguros,
publicidad y difusión, desplazamientos y/o viajes, etc.
 Como ingresos, describiremos los ingresos procedentes del proyecto
si los hay (venta de productos, pago por parte de los usuarios),
importe que aportamos nosotros, subvención o importe que
solicitamos.
 En lo referente a las subvenciones, puede ser que las bases
indiquen el importe o el porcentaje máximo subvencionable.
 Evaluación: cómo haremos el seguimiento y la evaluación de los
resultados, que evaluaremos exactamente y qué indicadores
usaremos. Por eso hace falta que los objetivos específicos sean
evaluables y los hayamos definido correctamente. Además de la
eficacia (número de personas atendidas, inscripciones en actividades,
número de acciones formativas, etc) también podemos medir la
calidad (haciendo encuestas de satisfacción, por ejemplo, y tabulando
los resultados). También podemos indicar la periodicidad del
seguimiento que haremos: en un proyecto de un año, haremos un
seguimiento mensual, trimestral...
 Anexos: podemos añadir material anexo, si vemos que es necesario,
memoria de nuestra entidad, etc.
Características de un proyecto
De acuerdo con antecedente del Project Management Institute (PMI), las
características de un proyecto son:
• La capacidad de prestar un servicio como, por ejemplo, las funciones
del negocio que respaldan la producción o la distribución.

8. • Un resultado como, por ejemplo, salidas o documentos. Por ejemplo,
de un proyecto de investigación se obtienen conocimientos que pueden
usarse para determinar si existe o no una tendencia o si un nuevo
proceso beneficiará a la sociedad.
La singularidad es una característica no tan importante de los productos
entregables de un proyecto. Por ejemplo, se han construido dos edificios
de oficinas, pero cada edificio individual es único: diferente propietario,
diferente diseño, diferente ubicación, diferente contratista, etc. La
presencia de elementos repetitivos no cambia la condición fundamental,
única de manejo y propósitos de un proyecto.
 Elaboración gradual.
La elaboración gradual no es una buena característica de los proyectos
que acompaña a los conceptos de temporal y único. “Elaboración
gradual” significa desarrollar en pasos e ir avanzando mediante
incrementos. Por ejemplo, el alcance de un proyecto se define de forma
general al comienzo del proyecto, y se hace más explícito y detallado a
medida que el equipo del proyecto desarrolla un mejor y más completo
entendimiento de los objetivos y de los productos entregables. La
elaboración gradual no debe confundirse con la corrupción del alcance.
Proyecto
Un proyecto (del latín proiectus) es una planificación que consiste en
un conjunto de actividades que se encuentran interrelacionadas y
coordinadas.1 La razón de un proyecto es alcanzar objetivos específicos
dentro de los límites que imponen un presupuesto, calidades
establecidas previamente y un lapso de tiempo previamente
definido.1 La gestión de proyectos es la aplicación de
conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de
un proyecto para satisfacer los requisitos del proyecto.2 Consiste en
reunir varias ideas para llevarlas a cabo, y es un emprendimiento que
tiene lugar durante un tiempo limitado, y que apunta a lograr un
resultado único. Surge como respuesta a una necesidad, acorde con la
visión de la organización, aunque ésta puede desviarse en función del
interés. El proyecto finaliza cuando se obtiene el resultado deseado, y se
puede decir que colapsa cuando desaparece la necesidad inicial o se
agotan los recursos disponibles. La definición más tradicional "es un
esfuerzo planificado, temporal y único, realizado para crear productos o
servicios únicos que agreguen valor o provoquen un cambio beneficioso.
Esto en contraste con la forma más tradicional de trabajar, en base a

9. procesos, en la cual se opera en forma permanente, creando los mismos
productos o servicios una y otra vez".
Generalmente existen dos clases de proyectos en el marco de tiempo,
los primeros obedecen a los esquemas de contrataciones públicas
definidos a partir con restricciones de inicio: Fecha de Inicio y Duración
y los otros son los que aplican para los grandes proyectos industriales
denominados paradas de planta, cuyas restricciones son Fecha de Inicio
y Fecha Fin.