1. Unidad 2
Preservación y Conservación de los Documentos Digitales
Yerly Carolina Londoño Guerrero
Marzo 2018
Universidad del Quindío
Facultad de Ciencias Humanas y Bellas Artes
Ciencias de la información y la documentación, bibliotecología y archivística CIDBA
Documentos Digitales - Grupo 6
2. TABLA DE CONTENIDO
Introducción
Como preservar y conservar los Documentos Digitales
Objetivos para la preservación y conservación digital
Estrategias para conservar y preservar los documentos digitales
Políticas para conservar la información electrónica
Políticas de seguridad de la información
Seguridad de la información según la ISO 27001:2013
Estrategias de preservación y conservación
Digitalización de los documentos
Plan de preservación a largo plazo
Problemas que se presentan en la conservación digital
Patrimonio Digital
Referencias Bibliográficas
3. Introducción
La existencia de los documentos electrónicos en la sociedad, son el reflejo de los
avances tecnológicos que se han logrado en el mundo entero. Por ello debemos
contar con habilidades, capacidades y competencias específicas que garanticen el
adecuado manejo y conservación de los mismos.
Como futuros profesionales CIDBA debemos tener conciencia de los múltiples
beneficios que ofrece la creación e implementación de documentos electrónicos en las
organizaciones; comprendiendo en su totalidad cual es la adecuada conservación y
preservación con el apoyo de las herramientas tecnológicas existentes.
4. Como preservar y conservar los Documentos Digitales
Deben conservarse los documentos que previamente han sido clasificados como
archivos de conservación permanente, luego de que a estos se les identifique por su
valor:
Administrativo
Informativo
Legal
Y cultural
Por otra parte conservar los documentos de forma digital facilita su difusión gracias al
uso de la Internet y a los planes de digitalización de los documentos.
En cuanto a la preservación de los documentos es imperativo cumplir con los siguientes
requisitos:
Captura: Facilita los servicios y las funciones necesarias para el ingreso al SGDEA.
Sistema de almacenamiento: Consiste en facilitar los servicios y funciones al momento de
almacenar, mantener y recuperar los documentos.
5. Gestión de bases de datos: proporcionan las herramientas para completar, actualizar y
acceder a la información descrita, así mismo permite gestionar y mantener la BD, las
búsquedas, la generación de informes y la información administrativa para gestionar los
archivos.
Administración: Gracias a esta entidad se opera y gestiona el sistema de archivo.
Plan de preservación: Es el cronograma que establece funciones y rutinas para estar al
pendiente del entorno del sistema y garantizar el acceso a los datos por parte de
internos y externos.
Acceso: es poner al alcance de los usuarios la información, facilitando la búsqueda,
identificación y localización de la misma cuando estos la requieran.
6. Objetivos:
Los objetivos para preservar conservar los documentos digitales son:
Garantizar que los archivos
digitales sean de fácil lectura
comprensión, así como la
integridad, autenticidad y
conservación de dichos
archivos digitales.
Los archivos digitales conservarán
su autenticad e integridad y la
información
preservada y conservada no será
alterada ni modificada después
digitalizada.
8. Políticas para conservar la información electrónica
Hace referencia a la importancia identificar y proteger la información de ser destruida, modificada o
utilizada de forma indebida y se caracteriza por garantizar:
confidencialidad
• Solo quienes estén autorizados podrán acceder a la información específica
integridad
• Asegurar que los procesos aplicados a la información no alterará ni modificará sus
datos y que estos serán exactos al original.
Disponibilidad
• Garantizar la consulta de forma ágil y rápida a la información, por parte de los usuarios
que cuenten con autorización previa
Es necesario
• Tener en cuenta aspectos como: Autenticidad, posibilidad de auditoría, protección a la
duplicación, legalidad, no repudio y confiabilidad de la información.
Políticas de seguridad de la información
Las organizaciones públicas y privadas tienen la responsabilidad de aplicar de forma adecuada los
medios tecnológicos e informáticos que garanticen la conservación de los documentos e información
digital. Teniendo en cuenta la constante evolución y por ende obsolescencia de los software y
sistemas operativo existe preocupación general en cuanto a la autenticidad y veracidad de la
información digital preservada.
9. Seguridad de la información según la ISO 27001:2013
Norma emitida por la organización Internacional de Normalización (ISO), con el objetivo
de establecer la gestión de seguridad de la información de una empresa.
Puede ser implementada en
cualquier institución de
carácter publica o privada y
que esta sea certificada y así
lo prefiere.
Su objetivo es garantizar la
protección la
confidencialidad, integridad
disponibilidad de la
información.Las medidas de
seguridad a
implementar están
sujetas a políticas,
procedimientos e
implementación
técnica que se
requiera.
Abarca la gestión de
procesos, recursos
protección jurídica y física de
la información entre otros.
Fue revisada en el año 2013
y su nombre completo es
ISO/IEC 27001:2013
ISO
27001:2013
10. Estrategias de Preservación y Conservación
A corto plazo Conservar el entorno
tecnológico:
Museos informáticos
y arqueología de la
información
Migración y
renovación del
soporte; refreshing.
Migración Emulación
A mediano y Largo
Plazo
Existen diversas estrategias a implementar y aplicar al momento de preservar y
conservar la documentación.
11. Plan de preservación a largo plazo
Teniendo en cuenta el Acuerdo 006 de 2014 en su artículo 18 el plan de preservación a largo plazo es “el conjunto de acciones a corto,
mediano y largo plazo que tienen como fin implementar los programas, estrategias, procesos y procedimientos, tendientes a asegurar la
preservación a largo plazo de los documentos electrónicos de archivo, manteniendo sus características de autenticidad, integridad,
confidencialidad, inalterabilidad, fiabilidad, interpretación, comprensión y disponibilidad a través del tiempo”. Para que este se ejecute debe
contar los siguientes elementos:
Políticas de preservación de la entidad: marco conceptual y conjunto de estándares para la gestión de la información electrónica;
metodología general para la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de la información; programa de gestión
documental; mecanismos de cooperación, articulación y coordinación permanente entre las áreas de tecnologías de la información,
gestión documental, auditorías internas y usuarios.
Obligaciones legales: aspectos jurídicos del sector, la entidad y de gestión documental.
Limitaciones de la entidad, en términos jurídicos, financieros y las limitaciones técnicas, respecto de la infraestructura tecnológica con que
cuenta la entidad.
Necesidades de los usuarios, en cuanto a medios tecnológicos y capacitación, con base en la evaluación de la capacidad técnica de la
entidad y el nivel de conocimiento de los usuarios.
Buenas prácticas establecidas al interior de la entidad, guías, normas técnicas y estándares vigentes.
12. Digitalización de los documentos
Facilitar
nuevas
formas de
acceso y uso
Difusión
Preservación:
anticipar,
prevenir, detener
y retardar un
documento.
Preserva y
difunde la
información
Digitalizar
Se selecciona el
formato a
digitalizar de
acuerdo a su
factor.
13. Plan de preservación a largo plazo
Teniendo en cuenta el Acuerdo 006 de 2014 en su artículo 18 el plan de preservación a largo plazo es “el conjunto de acciones a corto,
mediano y largo plazo que tienen como fin implementar los programas, estrategias, procesos y procedimientos, tendientes a asegurar la
preservación a largo plazo de los documentos electrónicos de archivo, manteniendo sus características de autenticidad, integridad,
confidencialidad, inalterabilidad, fiabilidad, interpretación, comprensión y disponibilidad a través del tiempo”. Para que este se ejecute debe
contar los siguientes elementos:
Políticas de preservación de la entidad: marco conceptual y conjunto de estándares para la gestión de la información electrónica;
metodología general para la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de la información; programa de gestión
documental; mecanismos de cooperación, articulación y coordinación permanente entre las áreas de tecnologías de la información,
gestión documental, auditorías internas y usuarios.
Obligaciones legales: aspectos jurídicos del sector, la entidad y de gestión documental.
Limitaciones de la entidad, en términos jurídicos, financieros y las limitaciones técnicas, respecto de la infraestructura tecnológica con que
cuenta la entidad.
Necesidades de los usuarios, en cuanto a medios tecnológicos y capacitación, con base en la evaluación de la capacidad técnica de la
entidad y el nivel de conocimiento de los usuarios.
Buenas prácticas establecidas al interior de la entidad, guías, normas técnicas y estándares vigentes.
14. Problemas que se presentan en la conservación digital
Los problemas de
conservación digital
se presentan por
las características
de los documentos:
Perdidas
espontáneas
o
catastróficas
de la
información
Degradación
de los
soportes
Obsolescencia
tecnológica
15. Patrimonio Digital
El patrimonio digital se conforma con los documentos informáticos cuyo valor de conservación es
permanente teniendo en cuenta que pueden preservarse generaciones futuras, y que su
procedencia es de comunidades, industrias, sectores o regiones diferentes de un país.
Es necesario aclarar que no todos los documentos tienen valor perdurable.
16. Referencias Bibliográficas
Acuerdo 006 de 2014. Recuperado de: http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=61770
Sastre Natividad, G. (s.f). Preservación y conservación de documentos digitales. Recuperado de
http://www.acal.es/index.php/archivpost-a-fondo/item/download/95_cb791e918e1298221b2e8cfb89af233b
Barrueco, J.M. (s.f.). 7.preservación y conservación de documentos digitales. Recuperado de
http://www.edaddeplata.org/docactos/pdf/educativa/manual/CAPITULO7.pdf
Retos de la preservación digital. Recuperado de: http://www.infotecarios.com/retos-de-la-preservacion-digital/
Uniquindio (2017). Guía Unidad 2. preservación y conservación de los documentos digitales. Documentos digitales
Lineamientos de preservación digital de la Biblioteca Nacional de Colombia. Recuperado de:
http://bibliotecanacional.gov.co/es-co/servicios/profesionales-del-
libro/Documents/Lineamientos%20de%20preservaci%C3%B3n%20digital.pdf
