1. Sentarse: Cuando nos
encontremos
sentados, no
debemos cruzar las
piernas, si podemos
cruzar los pies
2. Ceda el paso: En la
entrada a una sala
o despacho, el
primero en entrar
siempre será el de
rango superior.
Situación: El sitio de
cabecera en una
reunión, ponencia,
etc. debe ser
reservado para el jefe,
o persona que
exponga el tema
principal.
Gesticulación:
Debemos tener
especial cuidado con
gestos como: Jugar con
un bolígrafo (puede
resultar molesto), mover
papeles
constantemente,
rascarse la cabeza, etc.
Respeto: No debemos
hablar varias personas
a la vez, debemos
respetar los turnos. No
debemos levantar la
voz. Mostrar respeto
ante los demás y ante
sus ideas.
3. Objetivo de la reunión. Resulta imprescindible conocer qué objetivo
perseguimos con la reunión.
Identificar si es una reunión preestablecida, por ejemplo las que se
programan periódicamente en el tiempo, o bien se trata de una reunión
extraordinaria. Son reuniones ocasionales y requerirán normalmente un
mayor grado de control por no estar previamente previstas.
4. Determinar los asistentes. En función del
objetivo y de los temas a tratar en la
reunión, se determinará la lista definitiva
de asistentes,
Convocatoria. Una vez determinados
los asistentes, debe realizarse la
convocatoria de la reunión
Orden del día. Deben fijarse de
antemano los temas a tratar, con una
estimación del tiempo dedicado a
cada uno de ellos. Se enviará a cada
asistente una copia del orden del día
con antelación a la reunión
5.
6. Preparación de la sala. El mismo día de la reunión es
imprescindible inspeccionar la sala donde va a celebrarse y
elaborar un check list de los conceptos y materiales que deben
tenerse
Gestión de interrupciones. La persona que organiza la reunión,
normalmente la Secretaria, debe establecer con su superior la
forma en que se gestionarán imprevistos y posibles interrupciones
en la reunión, teniendo en cuenta que debe minimizarse el
impacto de aquéllos sobre ésta y que en la medida de lo posible
nunca deberá interrumpirse una reunión salvo por circunstancias
excepcionales, y en todo caso, siguiendo un protocolo concreto
de interrupción.