La carta comercial, definición, tipos, características

1. Prof. Janett Méndez

3. Comenzaremos definiendo lo que es una Carta Comercial……
• Es un medio de comunicación entre dos
empresas comerciales o bien una empresa con
un particular, o viceversa.
• Su contenido suele ser formal, oficial y/o
confidencial.
La actividad comercial es muy variada, por ello
existen varios tipos de cartas comerciales. Los
más importantes son:
• de compraventa, de reclamación, de ofertas,
de solicitud de información y de publicidad.
Se debe cuidar su estilo
para tener una perfecta
comunicación y una buena
impresión.

4. Es Es un medio rápido, económico y
directo.
Es un mensaje eminentemente
personal.
Es una respuesta concreta a una
situación.
Es un sustituto del diálogo.

5. Establecer comunicación con las
personas o entidades que interesen a
una empresa o agencia.
Fortalecer las relaciones
administrativas y las actividades
profesionales.
Lograr en el destinatario una reacción
favorable dentro del ámbito mercantil.

8. COTIZACIÓN Su principal objetivo comercial es consultar,
cotizar, hacer pedidos y remesa.
Mantiene la relación comprador- vendedor: Cartas de crédit
cobro, reclamación y diversas solicitudes.

9. Son mensajes diseñados para comunicarse interna y externamente;
Memorandos, constancias, informes, cartas de invitación y
presentación
entre otras.
Entre estos tipos de carta podemos mencionar:
Cartas de solicitud: Esta carta se asemeja mucho a la carta de
pedido su planteamiento debe ser directo o indirecto tiene como
objetivo solicitar algún servicio, instrucciones, información,
referencia, reservaciones, entrevistas.
Ejemplo: Enfoque Directo:
Sírvase reservar……
……………………………..
Enfoque Indirecto:J.A. Viajará a
Colombia por lo tanto
sírvase reservar………..

10. Cartas de remisión o envió (remesa): Es aquella que
acompaña un envío de dinero. Esta comunicación debe ser; breve, ex
y específica de uno o dos párrafos, explicando la forma de de aplica
envío.
Este envío puede hacerse mediante:
Cheque
Factura Cambiaria Cuenta Corriente
Carta de cobranza: Está constituida por una serie de comunicaciones de
diferente tono, conducentes a obtener la cancelación de una cuenta vencid
Sus principales objetivos son; Preservar la simpatía y amistad y Cobrar un
vencida.

11. Carta de reclamación y conciliación: Se origina por los
siguientes hechos:
Por reclamación:
Se considera como un instrumento útil para mejorar el prestigio de la
empresa.
Un mal servicio
 Un mal producto (defectuoso)
Un error (equivocación)

12. Por conciliación:
Debe tener como propósito satisfacer al cliente y recuperar su
buena voluntad
teniendo en cuenta los siguientes principios.
 Respuesta inmediata
Dar al cliente el beneficio de la duda aceptando que él tiene la razón.
Aceptar la culpa con altura.
Ser diplomático.

13. Carta de relaciones públicas o mensaje social: Es la comunicación que busca
integrar a la empresa con su público y promueve su amistad y armonía.
Ejemplos: Carta de
presentación.
Carta de invitación.
Carta de felicitación.

15. Claridad: Permite leer y entender fácilmente el mensaje y darle
una sola interpretación.
Integridad: Se logra el incluir todas las ideas y datos importantes
vinculados con el tema del mensaje.
Brevedad: Es un mensaje que usa el menor n{umero de palabras, pero
es claro y completo.
Cordialidad: Viene relacionado con el tono de lenguaje dejando
traslucir nuestras cualidades humanas; cortesía, amistad, positivismo,
espontaneidad.
Coherencia: Es el conjunto de relaciones sintácticas que se establecen
entre
oraciones de un párrafo y entre diferentes párrafos.

16. Veracidad: Es la máxima cualidad que debe tener la comunicación comerc
Corrección: Se debe redactar evitando errores que puedan destruir esa
impresión favorable que es ubicar en la mente del lector.
Motivación: La fuerza motivadora de un mensaje lo hace realmente efica
Una carta breve, clara, completa, coherente y cordial puede no motivar
a la acción, porque no atrae su interés hacia la satisfacción de una neces
Positivismo: Es la actitud y el lenguaje lo que asegura una reacción favor
en el receptor.
Naturalidad y sencillez: El mensaje debe ser vivo y natural siempre
directo evitando la ambigüedad, la oscuridad, el uso de la voz pasiva, las
de significado poco conocido.

18. Membrete
Número
 LUGARY Fecha
Datosdel destinatario
Saludoo vocativo
Asuntoo referencia
Cuerpoo texto de la carta
Despedida
Identificación mecanográfica
Nombremecanográfico
Cargodel remitente
Copia
Anexo

19. Membrete: No tiene normas de elaboración, los datos fundamentales son:
Razón Social: Es el nombre legal que identifica a la empresa.
Domicilio y Dirección: Se establece en la escritura de Constitución
o en el registro de la Cámara de comercio.
Publicidad o Lema: Es la anotación breve que lleva un mensaje
para destacar metas, objetivos, sucesos o actividades.
Logo: Es el símbolo de la empresa, diseñado en forma artística y
con fines publicitarios.
Lugar y fecha: El lugar y fecha se escribe siempre, sin que importe si aparece
o no en el membrete.
Ejemplo: Santa Fe de Bogotá, D.C, 12 de Marzo, 2016
México, D.F, 12 de Marzo, 2016
Managua, 12 de Marzo, 2016
Datos de destinatario: Comprende las siguientes partes:

20. Tratamiento: Este puede ser natural o académico.
Natural: Señor, Señora, Señorita.
Académico: Doctor, Licenciado, Ingeniero, Capitán, Mayor.
Nombre: Se integra con el nombre y apellido, escritos en mayúscula inicial
o fija.
Cargo: Es necesario incluir el cargo del destinatario.
Nombre de la empresa: Va con mayúscula inicial.
Dirección: Se debe escribir la dirección completa tal como aparece en el r
Lugar de destino: Se acostumbra Ciudad y País.
Ejemplos.
Señor Doctor
Carlos Pérez Rogelio Cuevas Hernández
Gerente, Club el Nogal Jefe de Relaciones Industriales
Calle 81 No. 30-27 Hilandería Nueva
Ciudad. Calle 18 No 14-10
Puerto López, Meta

21. Saludo o vocativo: Se recomienda el saludo como norma elemental de cortesía.
Ejemplos: Apreciado Doctor Hernández.
Distinguida señora de Granados.
Señor Presidente.
Señor Embajador.
Señor Ministro.
Señor Cardenal.
Señor Alcalde.
Referencia o asunto: Nos facilita el manejo de los archivos y organizar la labor
administrativa de los ejecutivos.
Ejemplos: Ref: Su oficio No 2305 del 5 de Agosto.
Asunto: Solicitud de Cotización.
Cuerpo o texto de la carta.
Despedida: Igual y consecuente con el saludo se recomienda su uso, los
términos más
usados son:
Atentamente Cordialmente

22. MEMBRETE MECANOGRÁFICO: Se emplea el mismo tipo de letra que se u
para escribir el destinatario.
CARGO: A renglón seguido y sin sangría, se escribe el cargo del remitente.
COPIA: Después de la palabra copia o cc se colocan dos puntos (:) y despué
espacios se comienza a escribir en orden jerárquico.

23. Bloque Extremo:
Es el estilo mas fácil y cómodo por
cuanto todas las líneas se escriben
comenzando en el margen izquierdo del
papel. Con este estilo siempre se escribe
a espacio sencillo; entre cada párrafo se
dejan dos espacios verticales.
Bloque:
Este estilo es muy parecido al bloque
extremo. La diferencia consiste en que la
línea de la fecha, la de despedida, la de
antefirma y las de firma se escriben
comenzando desde el centro hacia la
derecha del papel.
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