Formation Google Drive

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BienvenueWillkommen

Découverte de Google Drive
Partie 1

A quoi cela sert ?
Créez à l’aide d’une suite bureautique gratuitement et en ligne
Importez facilement vos fichiers dans Google Drive (stockage)
Accédez aux fichiers dont vous avez besoin, où que vous soyez (synchro, cloud)
Sûr, sécurisé et optimisé pour le partage
En résumé, vous pouvez créer des documents en ligne gratuitement
De plus, vous pouvez les partager, travailler simultanément avec
d’autres personnes, stocker d’autres documents non Google et les
synchroniser, les visualiser sur tout appareil (PC, smartphone, tablettes,
etc.)
En savoir plus : http://www.google.com/intl/fr/drive/about.html

A quoi cela sert ?
Créez des documents
Une suite bureautique
gratuitement et en ligne
Créez à l’aide d’une suite bureautique gratuitement et en ligne
Vous pouvez travailler en même temps sur le même document.
Vous utilisez des applications par défaut mais vous pouvez en
ajouter d’autres compatibles via le chrome Web Store
Google Drive sur le Web est compatible avec les deux dernières
versions des navigateurs suivants : Google Chrome, Firefox,
Safari (sauf sous Windows), Internet Explorer
+ …+

A quoi cela sert ?
Importer des fichiers ou
des dossiers
Importez facilement vos fichiers
dans Google Drive (stockage).
15Go gratuits à partager avec Gmail
et Google+ Photos
Si vous préférez que cela soit automatique, vous pouvez
aussi choisir de synchroniser automatiquement
certains répertoires de votre PC.
Il faut installer Drive sur votre PC.

A quoi cela sert ?
Accédez aux fichiers dont vous
avez besoin, où que vous soyez
(synchro, cloud)
Téléchargez les applications pour Android et iOS (etc.)
sur votre téléphone mobile et votre tablette, puis
accédez où que vous soyez aux fichiers que vous
stockez dans Google Drive.

A quoi cela sert ?
Sûr, sécurisé et optimisé
pour le partage
Les fichiers que vous stockez sur
votre Google Drive sont préservés,
même lorsque votre ordinateur,
votre téléphone ou votre tablette
tombe en panne.

Installation
Accéder à Google Drive
nécessite d’avoir un compte Google
Il faut donc le créer
1. Aller sur google.fr et cliquer
en haut à droite sur Connexion
2. Puis sur créer un compte
Remplir le
formulaire
Choisissez de créer un compte Google en
créant en même temps une adresse
@gmail (ex : xavier.lair@gmail.com)
N’hésitez pas à donner votre numéro de
mobile pour sécuriser votre compte.
Ne pas oublier
de bien retenir
ses identifiant
Ex: xavier.lair
Et mot de passe

Installation
nécessite d’avoir un compte Google
Vous avez votre compte
1. Aller sur google.fr et cliquer
en haut à droite sur Connexion
2. Puis sur saisissez vos
identifiant et mot de passe
Cliquer sur
connexion
Cliquer sur l’icone des
applications Google
Puis cliquer sur l’icone
de Google Drive
Attention !
Drive fonctionnera ne parfaitement bien qu’avec le
navigateur Google Chrome (notamment si vous utilisez
le mode hors connexion)

Installation
Dernière étape. Vous pouvez connecter Drive à votre
ordinateur en installer un .exe et paramétrer les
dossiers qui devront être synchronisés

Installation
Google Drive sur ordinateur - menus
Tous les paramètres nécessaires au fonctionnement
Espace gratuit (en %) utilisé sur espace disponible
Compte Google connecté
Cliquer « Pause » pour faire une pause de la
synchronisation puis cliquer « Reprendre »
Cela ferme Drive sur l’ordinateur
(plus de synchronisation possible jusqu’à la réouverture)
Ouvrir le répertoire Google Drive présent sur l’ordinateur
Aller sur Google Drive en ligne (nécessite d’être connecté à son compte Google)
Aller directement en ligne dans les éléments partagés

Installation
Google Drive sur ordinateur - paramètres
Choisir les dossiers que vous voulez synchroniser !

Installation
Google Drive sur ordinateur – dossiers locaux
Tous les fichiers déposés
dans le répertoire
Google Drive
(peu importe le format)
seront synchronisés et
accessibles en ligne
La coche verte indique que ce dossier est à jour
de sa synchronisation

Panorama rapideCa y est tout est configuré.
Allons en ligne sur Google Drive
Régler ici la densité d’affichage
Deux modes d’affichages (grille, liste)
Moteur de recherche contextuel puissant
Dossiers dans Mon Drive

Panorama rapide
Dossiers dans Mon Drive
Documents partagés par d’autres
avec moi
Documents suivis (mes favoris)
Documents récents
Tout n’est pas perdu quand c’est
encore dans la corbeille
Pour activer le mode « hors
connexion » (ne fonctionne que sous chrome)
et voir tous les éléments

Panorama rapide
Moteur de recherche contextuel puissant
Cliquer sur la petite flèche pour faire des filtres
Taper ce que vous cherchez
Chercher un document par son propriétaire

Panorama rapide
Détails et activité – cela permet de suivre les modifications faites (par vous-même, vos
amis, personnes qui travaillent ensemble sur un document, …)

Panorama rapide
Créer un document – On peut choisir de créer un dossier ou un document avec l’outil
en ligne de Google ou importer des dossiers ou fichiers existants sur un PC
Créez des documents
Google ou des dossiers
+ …+
Importer des fichiers
(documents ou autres)
ou des dossiers
Le mode d’importation est très souple
Sur un PC .
- Via -> parcourir … ajouter des fichier
- Ou en plaçant le fichier dans votre
répertoire Drive de votre PC (cela se
synchronisera automatiquement)
- Ou encore en faisant un simple
glisser et déposer du fichier dans le
Drive en ligne

Panorama rapide
Ici par exemple, on glisse un fichier image dans Google Drive et c’est importé…

Panorama rapide
Créer un document – On peut choisir de créer un document à partir de modèles en
ligne. Cette fonction est un peu cachée (va-t-elle disparaitre ?)
https://drive.google.com/templates?hl=fr

Panorama rapide
Choisissez les invités ( qui peut consulter, voire
modifier le contenu) en saisissant l’adresse email
de la personne à inviter. Elle doit avoir un compte
Google Drive. L’invitation peut également se faire
via email ou des réseaux sociaux (Google+,
Facebook, Twitter, etc.).
Partager un dossier – Une fois le dossier créé, on peut le partager. Tout ce qui sera mis
dans ce dossier sera accessible par les autres utilisateurs dans leur Google Drive

Panorama rapide
Partager un dossier ou un fichier – Attention, seuls les fichiers qui sont dans Mon Drive
sont synchronisés avec votre PC. Pour synchroniser avec votre ordinateur les fichiers
partagés avec vous, vous devez les déplacer dans Mon Drive.
Pour ajouter un élément à Mon Drive ou l'en retirer, procédez comme suit :
Sélectionnez l'élément souhaité dans Partagés avec moi en cochant la case à côté de son nom.
Cliquez sur l'icône Dossier au-dessus de la liste des éléments.
Cochez la case correspondant à Mon Drive.
Cliquez sur Appliquer les modifications.
Ces fichiers se synchroniseront automatiquement avec le dossier "Google Drive" de votre ordinateur.

Déplacer un fichier – De façon générale, vous pouvez déplacer un fichier vers un autre
dossier (soit en le glissant avec la souris ou encore en utilisant l’icone associé à cette
action
Panorama rapide

Panorama rapide
Envoyer un email aux collaborateurs – Vous pouvez facilement envoyer des emails à
ceux qui travaillent sur le même dossier.

Panorama rapide
Changer la couleur du dossier – Il peut être utile de personnaliser la couleur des dossiers

Panorama rapide
Récupérer les documents sur l’ordinateur – Il toujours possible de récupérer ses
documents en les téléchargeant. On peut mettre les convertir en format MS Office…

Panorama rapideEn savoir plus avec l’aide
L’aide permet de proposer des articles du contexte. Si les articles proposés ne sont pas
satisfaisants, il est possible de consulter le centre d’aide qui est très riche.
https://support.google.com/drive

Les différents logiciels de Google documents
Partie 2

Les différents logiciels
Le traitement de texte
Le traitement de texte est puissant. La sauvegarde est automatique. L’historique de
toutes les modifications est conservé. Il est possible de collaborer en ligne en temps réel
et chatter avec vos collaborateurs, sans quitter le document. Attention, les documents
importés qui sont convertis au format Google ne peuvent pas excéder 10 Mo.
Ne pas oublier de donner un nom !

Il est possible de faire marche arrière et de revenir sur une
ancienne version.
Le traitement de texte conserve l’historique de toutes vos versions !

Le traitement de texte permet de publier le texte sur le web !
De nombreux outils pour insérer le document
sur un site web ou le faire lire par un lien

Le tableur
Le tableur permet de travailler à plusieurs ensemble sur la même cellule !
Pour l’ajouter aux documents suivis (favoris), il suffit de cliquer sur l’étoile.
Elle devient jaune.

Créer des questionnaires
Le formulaire est une des grande stars de Google Drive !
De nombreux choix de questions possibles ! Un formulaire que l’on peut mettre
en ligne, envoyer un lien par email, intégrer dans une page web, …

Créer des questionnaires
Le formulaire est une des grande stars de Google Drive !
Un enregistrement automatique des réponses dans une feuille de calcul
(téléchargeables après en excel…) et un affichage des résultats sous forme de
graphiques

Les présentations (diaporamas)
Les présentations sont moins sophistiquées que Powerpoint mais sont simples
à faire et efficaces.
Elles sont en ligne. On peut facilement intégrer
des vidéos de Youtube (convergence des produits
de Google).

Les présentations (diaporamas)
On peut envoyer un lien pour visionner les présentations en ligne !
Elles peuvent être diffusées automatiquement, diapositive par diapositive au
rythme choisi.

D’autres produits…
On peut faire également des dessins qui peuvent être réincorporés dans
d’autres documents, des tables de fusion qui permettent de créer des bases de
données (un peu comme Microsoft Access) .
Les tables de fusion (convergence Google) permettent par exemple de générer
un carnet d’adresses, d’afficher des données sur Google Maps)

Drive et la suite Microsoft
Partie 3

Importer des documents …
Document Word
Document Excel
Document Powerpoint
En dehors du fait d’être stockés dans les nuages (sécurité et
téléchargement possible en déplacement) et d’être synchronisables
(dernière version), les fichiers Microsoft Office peuvent être consultés,
partagés, commentés, imprimés en pdf et publiés sur un site web mais
ils ne peuvent être modifiés…
Cependant, ils peuvent être convertis en documents Google qui eux
seront modifiables.

Importer des documents …
Les fichiers Word importés se
présentent avec une icone
différente que les documents
créés avec le traitement de
texte de Google
≠ Document texteDocument Word
≠ Feuille de calculDocument Excel
≠ PrésentationDocument Powerpoint
+ …+ + …+
+ …+

Convertir des documents …
Exemple d’un diaporama Powerpoint qui va être ouvert avec l’outil
« Présentations Google ». Une fois ouvert, il pourra être enregistré pour
créer une copie et donc enregistré dans ce nouveau format

Convertir des documents …
Il est possible de publier le diaporama sur Internet (diffuser l’adresse par
email), de l’avancer à son rythme ou de le faire défiler automatiquement,
voire de l’incruster sur un site.

Modifier les documents Microsoft Office …
Il n’est pas possible de modifier les documents Microsoft Office en ligne.
Comment fait-on ?
1. Le document Microsoft est modifié sur l’ordinateur (ou tablette avec w8)
qui a Microsoft Office installé, puis il est synchronisé (par Google Drive
via PC) ou réimporté via Google Drive Web (si on est sur tablette).
ou
2. Le document Microsoft est converti en document Google, modifié et
téléchargé sur l’ordinateur en Microsoft Office, puis réimporté dans
Google Drive en ligne.
ou
3. Sur une tablette ou un smartphone, vous pouvez installer l’application
Quick Office qui permet de modifier en ligne les documents office en
conservant leur nature de documents office.
Document Word
Document Word
Modification en ligne avec Quick Office

Modifier les documents Microsoft Office …
https://play.google.com/store/apps/details?id=com.quickoffice.android&hl=fr

Remarques sur le stockage
Tout ce qui est stocké dans Google Drive est synchronisé et peut être visible
en même temps sur l’ordinateur , la tablette, le smartphone si l’application
Drive est installée sur chacun de ces supports et que l’utilisateur est
connecté avec le même compte Google
Google Drive = Ordinateur = Web = Tablette = Smartphone = TV, etc.
Cela permet de transformer une photo d’un document (scan) en PDF et de le mettre sur le drive

Le stockage Google Drive est de
15 Go gratuits à partager avec Gmail et Google+ Photos
Seuls ne sont comptabilisés dans le quota du stockage que
les documents qui ne sont pas des documents Google.
Pour vérifier le quota utilisé par chaque document
Seul le document
Microsoft Word est
comptabilisé

Le stockage Google Drive est de
15 Go gratuits à partager avec Gmail et Google+ Photos
Pour connaître votre niveau d’utilisation du stockage Google Drive.
Si vous souhaitez acheter du stockage, vous devez cliquer sur Gérer.
https://www.google.com/settings/storage

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