1. CULTUUR&WERKSTIJL
BIG INTERNAL
DATA ANALYTICS
CULTUUR EN WERKSTIJL
VAN UW ORGANISATIE ANALYSEREN AAN DE HAND VAN
Met onze nieuwe tool‘Organisational Pulse’kunnen we op basis van
elementen uit het dagelijks werk conclusies trekken over de werkstijl,
cultuur, effectiviteit en aard van samenwerking binnen een organisatie.
1. DEZE TOOL MAAKT VERANDERTRAJECTEN
TASTBAAR EN INZICHTELIJK.
Organisational Pulse is in het bijzonder
ontwikkeld voor grotere organisaties, maar
we zijn toch ook heel erg benieuwd naar de
statistieken voor onze eigen organisatie
Met Organisational Pulse kunnen we het gedrag is van medewerkers meten op een manier die
eerder niet mogelijk was. Bijvoorbeeld: hoeveel men gemiddeld de manager inkopieert in een
email, hoeveel terugkerende meetings men heeft en tijdens hoeveel van die meetings wordt
gemaild, hoeveel mensen er gemiddeld in de‘To’,‘Cc’en‘Bcc’staan, en nog veel meer. Dit zijn
slechts enkele voorbeelden van data die iets kan zeggen over de werkstijl en cultuur van een
onderneming. Als je hier verandering in aan wilt brengen is deze tool de gids die de progressie
meetbaar maakt.
CULTUUR
HOW MANY EMAILS ARE COPIED TO THE MANAGER?
AVERAGE AMOUNT OF RECIPIENTS IN AN EMAIL
NUMBER OF MEETINGS THAT PEOPLE
HAVE IN A WEEK BASED ON 40 HOURS
In slechts 3% van de emails voegen
wij onze directe manager(s) toe
als ontvanger aan mails die we
versturen. Je zou hieruit voorzichtig
kunnen concluderen over onze
organisatiecultuur dat wij onszelf
niet proberen‘in te dekken’. Grotere
organisaties scoren hierop véél hoger
* De verschillende staven behoren bij onze 7‘afdelingen’. Dit zijn in feite competence groups
Gemiddeld gezien besteden wij bij Rapid Circle 2,76 (van
de 40) uur per week aan structurele (meestal wekelijkse)
overleggen. In totaal besteden we maar 4,23 uur per week
aan vergaderingen. Uit deze cijfers blijkt dat bij Rapid Circle
geen‘overleg cultuur’heerst. Goed om te weten.
Manager is recipient
Average amount of people in the‘To’
Manager sends an email to a person that he manages
Average amount of people in the‘Cc’
Colleagues who share the same manager sends email to each other
Average amount of people in the‘Bcc’
Creative and Adoption 1.10 0.44
0.31
0.37
0.2
1.08
0.55
1.39
1.43
1.25
1.58
1.50
Functional
Leadership Team
Sales
Support
Technical
SAMENWERKEN
CROSS SILO COLLABORATION
SKYPE CALLS PER PERSON PER MONTH
De afdeling overschrijdende samenwerking binnen Rapid Circle is zeer hoog. Bij ons is dat ook wel te verwachten, aangezien
we geen daadwerkelijke‘afdelingen’maar competentiegroepen hebben, zonder hiërarchie. Stel echter stel dat jouw
organisatie wel echte afdelingen heeft, wat zouden deze resultaten bij jullie dan zijn?
Amount of documents shared, emails sent and meetings held with people outside own department
In de tool zitten veel gebruiksstatistieken zoals deze. Bij Rapid Circle maken we erg veel gebruik van Skype for Business, want
we hebben wereldwijd drie vestigingen en werken locatie onafhankelijk, dus veel thuis, bij klanten of onderweg. We hebben
natuurlijk nog veel meer van dit soort statistieken beschikbaar.
Creative and Adoption Functional Operations Projects Sales Support Technical
Collaboration with colleagues outside department, inside own organisation Collaboration with colleagues inside department
28264622342246
ONZE METINGEN
Dit zijn enkele van de conclusies die wij hebben getrokken door de statistieken te bekijken die
gebaseerd zijn op het gedrag binnen onze eigen organisatie:
2. DEZE TOOL TOONT DE TOEGEVOEGDE WAARDE (ROI)
VAN ICT-INNOVATIES, ZOALS DE IMPLEMENTATIE
VAN EEN OFFICE 365 PLATFORM, AAN.
MAIL
Operations
Support
Technical9.82%
6.84%
3.7
Sales
Leadership Team
Functional
Creative and Adoption
Met 2,4 ontvangers gemiddeld in een
email‘scoren’we hierop laag. Gelukkig,
want onze aanname is dat wanneer
een klant van ons hier hoog op scoort,
de politieke druk hoog is. Het kost in
principe weinig tijd om veel mensen
toe te voegen, maar hoe relevant en
efficiënt is het als het elke ontvanger
vervolgens drie minuten kost dit te
lezen. Dit is wat ons betreft 1 van de
meest vervuilende gedragingen binnen
grotere ondernemingen.
Time in recurring meetings (in hours) Time in Non recurring (in hours)
5.11%
8.12%
5.01%
11.26%
32
per maand
per persoon
1.472.76
EFFECTIVITEIT EIGEN WERK
HOW MANY EMAILS ARE SENT TO A RECIPIENT
OUTSIDE THE ORGANISATION MEETING EFFECTIVENESS
Met gemiddeld 52% externe emails versturen we, vergeleken
met grote organisaties, veel emails naar klanten en andere
externe contacten. Mooi zo. Aan de andere kant, moet dit
niet nog hoger zijn? Doen we wel voldoende voor de klant?
Wij denken dat we goed zitten, maar het zou toch wel
interessant zijn om dit te benchmarken.
The total cost of reading emails if all emails are being read in
a whole month
Met in totaal 90 werknemers kost emailen Rapid Circle per
maand €50.860,-; indien alle e-mails ook daadwerkelijk
gelezen worden. We komen aan dit bedrag door een
uurtarief te hanteren en onder andere het aantal karakters
in de email boven de originele tekst te meten. Het komt er op
neer dat we bij Rapid Circle minder dan 45 minuten per dag
nodig zouden hebben voor het lezen van alle email. Onze
ervaring is dat dit getal bij grotere organisaties veel hoger
ligt. Zo hebben we daadwerkelijk gezien dat er groepen zijn
die meer dan 4 uur aan email binnenkrijgen.
Uit deze grafiek blijkt dat tijdens slechts 14% van al onze
meetings, door 1 of meer personen die in die meeting zitten
(of zouden zitten) tegelijkertijd ook 1 of meer mails worden
gestuurd. Dit laat zien dat we gefocust zijn tijdens meetings.
Dit lijkt een positief effect te hebben op de effectiviteit van
vergaderingen.
Amount of meetings where participants are sending emails
during the meeting
Internal Mails
Meetings where participants are sending emails
External Mails
Meetings without participants sending emails
14.39% 85.61%
COST OF EMAILS
March‘16 April‘16 May‘16
Functional Leadership team Operations Projects
5.51K €
4.52K €
15.13K €
6.30K €
3.04K €
14.10K €
5.70K €
2.90K €
10.46K €
12.08K €
15.17K €
10.59K €
19.16K € 16.02K €
11.90K €
Gemiddeld
€50.860
per maand
52%
Sales
WAT WE NOG MEER KUNNEN METEN
WILCO TURNHOUT
Chief Commercial Officer
NICOLE SMITS
Managing Consultant
FREERK TERPSTRA
Business Consultant
De statistieken die hier zijn weergegeven zijn slechts een zeer klein deel van de statistieken die we kunnen genereren. De
andere statistieken bieden nog meer inzicht in cultuur, gebruik, kosten en waarde. Bijvoorbeeld de waarde van kennis, van
documenten, van welke afdelingen het meeste bijdragen aan het (her)gebruik van kennis, tot aan het op tijd (te laat) starten
en eindigen van meetings.
Iedere organisatie zal de statistieken anders interpreteren en dus anders gebruiken. Ook zien we dat wat de ene organisatie
interessant vindt, de ander niet relevant acht of juist als het speerpunt van de progressie van een organisatieverandering ziet.
Het dashboard zal dus voor iedereen anders zijn. Gelukkig is onze applicatie is een soort Big Data Analytics tool, waardoor we
via Power BI heel snel nieuwe charts kunnen maken.
Bij Rapid Circle mailen we niet veel in het weekend. Slechts 1,4% van
alle verzonden mails wordt tijdens het weekend verstuurd. Dit zou
kunnen betekenen dat wij een gezonde work/life balance hebben.
Gemiddeld zijn er per persoon bij Rapid Circle 10 kwartieren
in de dag dat zij bezig zijn met email. Tijdens een 8 urige
werkdag kunnen dat er 32 zijn. Het lijkt er dus op dat wij ons
niet laten leiden door wat er in onze inbox binnenkomt.
The amount of quarters of an hour in a day that people are
sending at least one email Amount of attachments sent from OneDrive and SharePoint,
from Office applications via a link, or via a copied link, as
opposed to attaching a physical file
Kwartieren per dag
Bijlagen vanuit de Cloud Bijlagen‘old school’in Mail
Wij delen nog steeds maar 19% van de bestanden via
de cloud (vanuit OneDrive of SharePoint of met een link
naar het bestand). We sturen dus nog steeds erg veel
attachments via de mail. Wij zouden ons moeten schamen
als Microsoft cloud partner!
WERKSTIJL
9,57
414 2178
PERCENTAGE OF MAILS SENT DURING THE WEEKEND
ARE THE DAYS OF PEOPLE LED BY THEIR INBOX? ARE PEOPLE ATTACHING DOCUMENTS VIA THE
CLOUD
98.6 %
Weekdays Weekends
YEAH!
only
1.4%
Rapid Circle | Kraanspoor 40 | 1033 SE Amsterdam | t: +31 (0)20 3143400 | www.rapidcircle.com | Wilco.Turnhout@RapidCircle.com
http://www.rapidcircle.com/nl/solutions/organisational-pulse/
Creative and Adoption 72%
Functional 64%
Operations 70%
Projects 64%
Sales 64%
Support 51%
Technical 70%
49%
30%
36%
36%
36%
30%
28%
WAAROM
ORGANISATIONAL PULSE
A PRODUCT OF RAPID CIRCLE