El Plan Operativo Institucional (POI) es un instrumento de gestión de corto plazo que define las actividades que se llevarán a cabo durante un año para lograr los resultados previstos en el Plan Estratégico Institucional. El POI organiza y coordina las actividades de las diferentes dependencias de una institución de acuerdo a sus prioridades, a fin de alcanzar sus objetivos de manera eficiente.

1. Plan operativo
institucional
POI
El Plan Operativo Institucional (POI) es un instrumento
de gestión de corto plazo que define las actividades que
se llevarán a cabo en períodos de un año, para el logro
de los resultados previstos en el Plan Estratégico
Institucional
Ruly Nelson
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3. PRESENTACIÓN
El presente trabajo específico tiene por finalidad que los alumnos de la
Universidad Nacional De San Agustín Arequipa, en especial los de la Facultad
De Administración, conozcan los fundamentos del plan operativo institucional,
así como las pautas metodológicas básicas para su elaboración, de modo que
este instrumento de gestión institucional se convierta en una verdadera y
efectiva herramienta que contribuya a fortalecer el desempeño municipal para
alcanzar el desarrollo local.

4. Plan operativo institucional
Contenido
PRESENTACIÓN ............................................................................................... 3
EL PLANEAMIENTO INSTITUCIONAL DE CORTO PLAZO ............................. 6
importancia ..................................................................................................... 6
objetivo ........................................................................................................... 6
Con un buen planeamiento institucional de corto plazo, podemos evitar ....... 6
Principales instrumentos de planeamiento de corto plazo .............................. 7
Veamos algunas dificultades que se presentan en el proceso de
planeamiento institucional de corto plazo: ...................................................... 8
EL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL .......................................................... 9
el plan operativo es necesario porque ............................................................ 9
los objetivos del plan operativo institucional ................................................... 9
importancia ..................................................................................................... 9
relación entre pei y el poi .............................................................................. 10
diferencias entre el pei y el poi ..................................................................... 10
EL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL .................................................... 10
PASOS PARA ELABORAR EL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL ............ 11
¿cómo se elabora un plan operativo institucional (poi)? ............................... 11
explicación: ................................................................................................... 12
ESTRUCTURA DEL PLAN............................................................................... 12
¿qué contiene el plan operativo institucional? .............................................. 13
prioridades institucionales............................................................................ 13
objetivos operativos de cada dependencia municipal ................................... 14
programación de metas operativas ............................................................ 14
responsables ................................................................................................ 14
cuadro de necesidades ............................................................................... 14
PASOS PARA ELABORAR EL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL ............ 14
1. ESTABLECER LAS PRIORIDADES INSTITUCIONALES .................. 14
2. PROPOSICIÓN DE LOS OBJETIVOS OPERATIVOS........................ 15
3. DETERMINACION DE LAS METAS OPERATIVAS ........................... 16
4. ESTABLECER EL CRONOGRAMA DE TRABAJO ........................... 18
5. SECUENCIAR LAS ACTIVIDADES EN FUNCIÓN DEL
CRONOGRAMA DE TRABAJO .................................................................... 19
6. PREVISIÓN DE GASTOS ................................................................... 19
4

5. Plan operativo institucional
PROCEDIMIENTO PARA FORMULAR EL PLAN OPERATIVO
INSTITUCIONAL .............................................................................................. 20
El plan operativo institucional debe elaborarse participativamente. ............. 21
Prioridades institucionales ............................................................................ 21
Pasos ............................................................................................................ 21
METODOLOGIA PARA LA ELABORACION DEL PLAN ................................. 23
Fase 1: El Alineamiento ................................................................................ 23
Fase2: LosRequerimientos............................................................................ 26
PuebloOrganizadoy/oCiudadanosdelaProvinciade ................................... 26
Huarmey.................................................................................................... 26
Áreas Funcionales de la Municipalidad Provincial de................................ 27
Huarmey.................................................................................................... 27
Base de Datos de la Oficina de Programación de Inversiones ......... 27
Fase 3:Las Fuentes de Recursos y su Dimensión ........................................ 28
Fase4: OportunidaddelosRecursos ............................................................... 28
Fase 5: Criterios para la Priorización de Acciones y Proyectos .................... 29
AlineamientoEstratégico ...................................................................... 29
Sostenibilidad ...................................................................................... 29
Impacto Económico ............................................................................. 29
Transversalidad con la Problemática Local ......................................... 29
Impacto Social ..................................................................................... 29
Fase 6: Alineamiento de Recursos con Requerimientos. .......................... 30
Fase7: FormulacióndelPlanOperativoInstitucional ............................................. 31
MetodologíaparaelSeguimientoyEvaluacióndelPlan ......................................... 33
Estructura de Gestión del Plan Operativo Institucional .................................... 34
fases e interfases del plan operativo institucional ......................................... 35
BIBLIOGRAFÍA ................................................................................................ 35
5

6. Plan operativo institucional
EL PLANEAMIENTO INSTITUCIONAL DE CORTO PLAZO
Es el proceso a través del cual una municipalidad organiza con la debida
anticipación su gestión institucional para un determinado año fiscal, teniendo en
cuenta las prioridades (políticas institucionales) que se definan para dicho
período. La gestión institucional es la capacidad que tiene una municipalidad
para lograr los resultados esperados a través de la organización municipal.
IMPORTANCIA
Permite a la municipalidad organizar los esfuerzos y recursos municipales para
lograr los objetivos y metas que se proponga anualmente.
OBJETIVO
Facilitar las condiciones para que el personal y las dependencias de la
municipalidad respondan adecuadamente a las exigencias propias de los
procesos clave municipales, de manera organizada, sincronizada y evitando
superposiciones, para elevar la calidad, eficiencia y efectividad de la gestión de
las dependencias municipales.
El planeamiento de corto plazo debe tener presente el rol específico1 que le
toca desempeñar al gobierno local en el desarrollo de su localidad, pues la
gestión institucional debe perseguir objetivos y metas que aporten al proceso
de desarrollo local, coadyuvando al fortaleciendo institucional de la
municipalidad en el mediano plazo. Es por ello que el planeamiento institucional
de corto plazo debe también tener en cuenta las orientaciones estratégicas
contempladas en el plan de desarrollo institucional.
Con un buen planeamiento institucional de corto plazo, podemos evitar
El "activismo" institucional
La "dispersión" de los escasos recursos disponibles
La "superposición" de actividades
La descoordinación" entre el personal o las dependencias municipales.
6

7. Plan operativo institucional
El activismo es aquella actitud de querer "hacer de todo" sin tener presente qué
es lo importante y urgente para la organización municipal, según las prioridades
establecidas para un determinado año fiscal.
La "dispersión" es la utilización de los escasos recursos municipales en
actividades no prioritarias. Todo puede ser importante y urgente, pero es
necesario concentrar y aplicar los recursos en aquellas acciones que han
sido priorizadas para el año.
A veces se observa que los órganos municipales duplican las mismas
actividades o metas, siendo necesario coordinar esfuerzos de modo que el
accionar municipal sea lo más eficiente posible.
Hay "descoordinación" cuando se programan metas o adquisiciones que no
cuentan con los recursos debidamente previstos, o que requieren de ciertos
bienes y servicios que aún no han sido contratados o adquiridos. También hay
"descoordinación" cuando los objetivos operativos de las dependencias
municipales no guardan relación con las prioridades institucionales.
Principales instrumentos de planeamiento de corto plazo
Los principales instrumentos de planeamiento institucional de corto plazo
(PICP) son:
Plan operativo institucional
Presupuesto institucional municipal
Plan anual de adquisiciones y contrataciones
7

8. Plan operativo institucional
Veamos algunas dificultades que se presentan en el proceso de
planeamiento institucional de corto plazo:
1. Estos tres instrumentos se ejecutan en el corto plazo, sin embargo su
formulación no siempre parte de la misma información, las
programaciones no están sincronizadas entre sí y, por último, se
elaboran en distintos momentos, lo que impide una mejor combinación
del potencial humano y los recursos materiales y financieros de la
municipalidad.
2. A pesar que todos ellos guardan íntima relación, usualmente se elabora
primero el presupuesto institucional municipal, luego el plan anual de
adquisiciones y contrataciones y, finalmente, el plan operativo
institucional.
3. Lo anteriormente citado nos indica que se prevén recursos sin tener
claro qué harán las dependencias de la municipalidad, y así se
programan adquisiciones y contrataciones sin saber cuándo se
requerirán ni a qué metas operativas contribuirán.
4. Existen normas muy precisas para la elaboración del presupuesto
institucional municipal y del plan anual de adquisiciones y
contrataciones. Sin embargo, el planeamiento operativo institucional
cuenta con disposiciones técnicas establecidas hace quince años por lo
menos- salvo algunas disposiciones puntuales contempladas en las
normas presupuestarias. Esta situación es muy grave dado que el hilo
conductor de la planificación de corto plazo es, precisamente, el plan
operativo institucional.
5. Los instrumentos de planificación constituyen una copia del documento
del año anterior. Persiguen objetivos que no se encuentran alineados a
las prioridades institucionales y del desarrollo local y, a falta de
información institucional, son elaborados en base a datos históricos o
determinados "al ojo" por el responsable de su elaboración, dado que no
se elaboran con la participación de todo el personal de la municipalidad.
6. La visión de "compartimiento estanco" que tienen los sistemas
administrativos nacionales, no permite a las municipalidades advertir la
relación entre tales instrumentos, ni mucho menos advertir que si bien
son tres instrumentos, forman parte de un único proceso, al que hemos
denominado planificación institucional de corto plazo.
8

9. Plan operativo institucional
EL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL
El Plan Operativo Institucional (POI) es un instrumento de gestión de corto
plazo que define las actividades que se llevarán a cabo en períodos de un año,
para el logro de los resultados previstos en el Plan Estratégico Institucional.
Su estructura contiene entre otros puntos: los objetivos institucionales anuales,
indicadores, metas, acciones operativas y proyectos.
EL PLAN OPERATIVO ES NECESARIO PORQUE
1. Permite que la municipalidad cuente con una "lógica de conjunto" para la
acción institucional en el corto plazo.
2. Contribuye a lograr la coherencia de la gestión institucional municipal
mediante la organización y coordinación de las actividades de las
diferentes dependencias municipales, en función de las prioridades
institucionales
3. Ayuda a lograr la mejor combinación posible entre el potencial humano
de la organización y sus recursos materiales y financieros.
LOS OBJETIVOS DEL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL
1. Evitar la superposición (duplicación) de actividades entre las diferentes
dependencias municipales.
2. Enfocar la gestión institucional en el logro de las prioridades
establecidas en el presupuesto participativo, el plan de desarrollo
institucional y el plan de desarrollo concertado.
3. Identificar el papel de cada dependencia municipal para el mejor
desempeño de la misión municipal.
IMPORTANCIA
El POI es una herramienta que traza el camino por el que se debe conducir la
institución en un año calendario, conteniendo las principales actividades y
proyectos que se desarrollarán en concordancia con los objetivos y líneas
estratégicas establecidas en el PEI. Esto lo hace un proceso integrador y de
trabajo colectivo que, a partir de consensos respecto de las acciones,
proyectos, metas e indicadores, permite alinear y ordenar el trabajo institucional
de un año.
9

10. Plan operativo institucional
RELACIÓN ENTRE PEI Y EL POI
Indudablemente, que los objetivos, metas y actividades del POI guardan
estrecha relación con los grandes lineamientos y con el objetivo estratégico
establecido en el PEI.
En otras palabras, el POI permite concretar o ”llevar a la práctica” lo
establecido en el PEI, estableciendo los recursos necesarios para su
implementación.
Asimismo, contiene las metas que se deben cumplir y los indicadores que
permiten evaluar su ejecución.
DIFERENCIAS ENTRE EL PEI Y EL POI
El Plan Estratégico Institucional es un plan de mediano plazo que establece los
objetivos generales de la institución y grandes líneas de acción, mientras que el
Plan Operativo Institucional es un plan de corto plazo en el que se establecen
las diversas actividades que debemos realizar para alcanzar los objetivos y
metas trazadas para un año calendario.
EL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL
¿Que es plan estratégico institucional (PEI)?
El documento donde se refleja cuales son las estrategias a seguir para el logro
de los objetivos trazados a mediano plazo, esta encaminado a la construcción
de una visión compartida de futuro y el establecimiento de objetivos
estratégicos institucionales, en el cual se identifican las orientaciones
fundamentales que guían en el mediano y largo plazo a la institución; en tal
sentido obedece a la revisión de las siguientes preguntas
¿Quienes somos?
¿Por que existimos?
¿Hacia donde vamos?
¿Que ofrecemos?
¿Como lo hacemos?
10

11. Plan operativo institucional
En la práctica, es el proceso que permite traducir la misión, visión, y estrategia
en resultados tangibles.
De acuerdo al articulo 7 de la LEY Nº 2841
7.2 El Titular de la Entidad es responsable de:
i. Efectuar la gestión presupuestaria, en las fases de programación,
formulación, aprobación, ejecución y evaluación, y el control del gasto, de
conformidad con la Ley General, las Leyes de
Presupuesto del Sector Público y las disposiciones que emita la Dirección
Nacional del
Presupuesto Público, en el marco de los principios de legalidad y presunción de
veracidad, así como otras normas.
ii. Lograr que los Objetivos y las Metas establecidas en el Plan Operativo
Institucional y
Presupuesto Institucional se reflejen en las Funciones, Programas,
Subprogramas, Actividades y Proyectos a su cargo.
iii. Concordar el Plan Operativo Institucional (POI) y su Presupuesto
Institucional con su Plan
Estratégico institucional
PASOS PARA ELABORAR EL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL
¿Cómo se elabora un Plan Operativo Institucional (POI)?
El POI se elabora siguiendo algunos pasos previos como:
1. constitución de una Comisión de planificación de la formulación del POI.
2. Se realice una movilización institucional para involucrar al alcalde,
funcionarios y servidores al proceso de formulación del POI.
3. Se conozca las actividades y proyectos a ejecutarse en el ejercicio
presupuestario para cumplir los objetivos institucionales y las prioridades
de gestión.
4. Se diagnostique la necesidad de la entidad municipal en términos de
recursos.
11

12. Plan operativo institucional
EXPLICACIÓN:
El Plan Operativo Institucional –POI, y es un instrumento de gestión de carácter
anual que se elabora tomando como base las Directiva Nº 002-94 del INAP y
de acuerdo a los lineamientos generales Ley Nº 28411, que en su artículo 71º,
inciso 71.1, señala que su elaboración deberá tener en cuenta el Presupuesto
Institucional (programación de ingresos y gastos), el Plan Estratégico
Institucional (PEI) que debe ser concordante a su vez, con el Plan de
Desarrollo Local Concertados (PDC).
Asimismo los Planes Operativos Institucionales- POI, reflejan las Metas
Presupuestarias que se espera alcanzar para cada año fiscal y constituyen
instrumentos administrativos que contienen los procesos a desarrollar en el
corto plazo, precisando las tareas necesarias para cumplir las Metas
Presupuestarias establecidas para dicho período, así como la oportunidad de
su ejecución, a nivel de cada dependencia orgánica.
Al respecto el artículo 8° de la Ley N° 28411, el Presupuesto constituye el
instrumento de gestión del Estado que permite a las entidades lograr sus
objetivos y metas contenidas en su Plan Operativo Institucional (POI).
Asimismo, es la expresión cuantificada, conjunta y sistemática de los gastos a
atender durante el año fiscal, por cada una de las Entidades que forman parte
del Sector Público y refleja los ingresos que financian dichos gastos.
Esta misma norma señala que el Titular de la Entidad es responsable de lograr
que los Objetivos y las Metas establecidas en el Plan Operativo Institucional y
Presupuesto Institucional se reflejen en las Funciones, Programas,
Subprogramas, Actividades y Proyectos a su cargo.
ESTRUCTURA DEL PLAN
El Plan Operativo Institucional (POI) de acuerdo a las normas respectiva,
puede tener la siguiente estructura:
1. Presentación
2. Visión y Misión Institucional
3. Diagnostico
4. Análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas)
5. Lineamientos de Política Institucional (Objetivos Generales, Líneas
prioritarias de Gestión)
12

13. Plan operativo institucional
6. Actividades (De acuerdo a Funcional Programatico/Unidades Orgánicas)
a. Objetivo Especifico
b. Centro de Costos/Unidad Orgánica
c. Actividad
d. Metas: Unidad de Medida/Cantidad
e. Resultados
f. Indicador (Desempeño) Monitoreo
7. Proyectos (Programas de Inversiones/Fichas de Proyectos)
8. Conclusiones y Recomendaciones
Base legal:
Resolución Jefatural Nº 003-94-INAP/DNR que aprueba la Directiva Nº 002-94-
INAP/DNR “Normas para la Orientación, Formulación, Aplicación, Evaluación y
Actualización del Plan de Trabajo Institucional”, publicado en El Peruano el
29/01/1994 de alcance para el Gobierno Nacional, Regional y Local
Ley general del Sistema Nacional de Presupuesto Nº 28411.
¿QUÉ CONTIENE EL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL?
El plan operativo institucional debe contener -como mínimo- la siguiente
información
Prioridades institucionales
Son los lineamientos generales, las políticas públicas locales, que todas las
dependencias municipales deberán observar en su gestión operativa durante
un determinado año. Estas prioridades se enmarcan dentro de los objetivos
estratégicos establecidos en el plan de desarrollo institucional, de modo que la
municipalidad pueda contribuir al desarrollo local
13

14. Plan operativo institucional
Objetivos operativos de cada dependencia municipal
Son los propósitos que perseguirá cada dependencia municipal en su gestión
operativa. Ellos deben contribuir necesariamente al logro de las prioridades
institucionales establecidas para el año.
Programación de metas operativas
Es el ordenamiento en el tiempo de lo que cada dependencia municipal va a
producir durante el año. Comprende también el proceso de sincronización entre
la programación operativa propuesta por las diferentes dependencias
municipales. Sincronizar es ubicar en el tiempo las metas programadas, de
modo que las tareas que deban realizarse para su cumplimiento se coloquen
en orden de prioridad.
Responsables
Son las personas y/o dependencias que se harán cargo del cumplimiento de
las metas operativas programadas
Cuadro de necesidades
Es el documento que contiene los requerimientos para las adquisiciones o
contrataciones que serán necesarias realizar para lograr las metas operativas
programadas.
PASOS PARA ELABORAR EL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL
1. ESTABLECER LAS PRIORIDADES INSTITUCIONALES
A continuación presentamos los pasos básicos para elaborar el plan
operativo institucional.
¿Quién lo hace?
Corresponde a las autoridades municipales (concejo municipal y alcalde)
establecer los lineamientos de política institucional que la municipalidad
perseguirá durante un determinado año fiscal.
14

15. Plan operativo institucional
Es recomendable que dichas prioridades se establezcan teniendo en
cuenta los procesos clave que impulsa la organización municipal. Los
procesos clave son las líneas principales de acción municipal que
aglutinan un conjunto de actividades y que responden directamente a la
misión de la municipalidad.
Son procesos clave
1. La promoción del desarrollo
2. La prestación de servicios públicos locales
3. La administración municipal, entre otros.
Es importante que las autoridades municipales comprendan qué
implican los procesos clave, dado que cada uno de ellos responde a una
manera de hacer las cosas. En un sentido más amplio, el término
"proceso" se refiere a cómo se hacen las cosas y no a qué cosas se
hacen.
Entonces, al definir las prioridades institucionales, las autoridades
municipales deben tener en cuenta:
1. La manera cómo se están desenvolviendo los procesos clave de
la municipalidad.
2. La manera cómo quisieran que dichos procesos clave funcionen.
3. Los objetivos estratégicos del plan de desarrollo institucional y los
compromisos asumidos por la municipalidad con respecto al plan
de desarrollo local concertado.
2. PROPOSICIÓN DE LOS OBJETIVOS OPERATIVOS
Teniendo en cuenta las prioridades institucionales, cada dependencia
municipal propone sus objetivos operativos.
Son los propósitos fundamentales que persiguen un determinado órgano
estructural o dependencia. Responden di-rectamente al papel que juega
la dependencia en la organización municipal para cumplir con la misión
de la municipalidad.
Recuerda que:
1. Los objetivos operativos no deben confundirse con los resultados a
lograr (en este caso, se trataría de metas operativas).
15

16. Plan operativo institucional
2. Los objetivos operativos tampoco son los insumos con los que
deberá contar la municipalidad para lograr sus metas (comprar
equipos, contratar personal, adquirir equipos)
3. Los objetivos operativos no deben confundirse con las funciones
previstas en el reglamento de organización y funciones ROF para
una determinada de-pendencia, dado que éstas son
responsabilidades que se derivan de su ámbito de competencia
funcional.
3. DETERMINACION DE LAS METAS OPERATIVAS
Al igual que los objetivos operativos, las metas operativas son
propuestas por todas las dependencias de la entidad (incluidos sus
órganos de dirección).
Todo objetivo operativo debe ser expresado en una o varias metas
operativas para poder medir su logro. Al cumplir las metas operativas
constataremos el cumplimiento de los objetivos.
A partir de las metas operativas así determinadas, podrán proponerse
indicadores para medir la gestión operativa de la municipalidad, en
términos de eficacia, eficiencia, impacto, cobertura, calidad, rendimiento,
entre otros criterios.
16

17. Plan operativo institucional
17

18. Plan operativo institucional
No confundamos una meta operativa con las tareas o trabajos para
llevarla a cabo. Las tareas y los trabajos constituyen las acciones
operacionales necesarias para lograr un determinado producto
intermedio o final (meta operativa).
Las tareas son las acciones de carácter operacional inscritas en una
actividad (ca-tegoría presupuestaria). Los trabajos constituyen acciones
operacionales inscri-tas en un proyecto (categoría presupuestaria).
4. ESTABLECER EL CRONOGRAMA DE TRABAJO
Es muy importante dar la atención necesaria a la elaboración del
cronograma de trabajo porque constituye un insumo importante para la
programación presupuestaria de gastos, la cual debe estar articulada
con la planificación operativa de la municipalidad. Por tanto, debe
tenerse presente que el planeamiento operativo es anterior a la
programación presupuestaria.
Como resulta evidente, las metas operativas que no se programen,
estarán sujetas a la disponibilidad presupuestaria (saldos
presupuestarios que se obtengan por ahorros) y/o a la priorización
que determine el titular del pliego durante la fase de ejecución
presupuestal.
18

19. Plan operativo institucional
5. SECUENCIAR LAS ACTIVIDADES EN FUNCIÓN DEL CRONOGRAMA
DE TRABAJO
La secuencia de las tareas y trabajos señala en forma específica las
acciones o actividades que cada dependencia deberá desarrollar para
lograr una determinada meta operativa. Esta secuencia es el
desagregado del cronograma de trabajo descrito en el numeral
precedente.
1. Las fechas de inicio y fin de las tareas y/o trabajos para lograr una
determinada meta operativa.
2. Los periodos en que se producirá un mayor esfuerzo por parte de la
municipalidad debido a la realización de múltiples tareas (ruta crítica).
3. Conocimiento oportuno y con anticipación debida de las tareas que
implicarán la adquisición y/o contratación de determinados bienes y
servicios, necesarios para el logro de las metas operativas.
6. PREVISIÓN DE GASTOS
Las dependencias municipales deben detallar todos los bienes y
servicios así como el equipamiento necesario que necesitarán para el
cumplimiento de sus metas operativas, y para ello, deben llenar un
formato denominado cuadro de necesidades. El requerimiento no existe
si es que no se precisa a qué meta operativa contribuye. No se trata de
pedir por pedir. Se trata de señalar lo que realmente se necesita para
cumplir con las metas operativas.
19

20. Plan operativo institucional
PROCEDIMIENTO PARA FORMULAR EL PLAN OPERATIVO
INSTITUCIONAL
Existen muchas maneras para elaborar el plan operativo institucional, esto
depende principalmente de cómo está organizada la municipalidad.
Por ejemplo, en las municipalidades rurales que no cuentan con muchas
dependencias orgánicas-, la preparación del plan operativo institucional
significará más bien elaborar un plan de trabajo de todas las personas que
integran la organización municipal. Dicho plan operativo institucional precisará
entonces los objetivos y metas operativas de cada uno de los responsables,
según el cargo que se encuentre desempeñando.
No obstante, las diferencias que pudieran existir entre la realidad institucional
de las municipalidades, existen ciertas condiciones que deben observarse de
todas maneras para elaborar el plan operativo institucional, a saber:
20

21. Plan operativo institucional
El plan operativo institucional debe elaborarse participativamente.
En su elaboración se debe propiciar la participación activa de todo el personal
de la municipalidad, de esta manera las ideas y propuestas para la
construcción del plan operativo se verán enriquecidas por las diferentes
maneras de ver la gestión municipal que tienen -en una misma municipalidad-
los funcionarios, los servidores, los obreros y el personal contratado.
Prioridades institucionales
No es posible contar con un buen plan operativo institucional si es que las
dependencias y el personal no saben cuáles serán las prioridades de la acción
municipal para dicho período. Es importante que las autoridades municipales
definan y comuniquen oportuna mente las políticas públicas locales, de modo
que se propongan los objetivos y metas operativas para el ejercicio anual en
función de las mismas.
Pasos
Paso 1: Elaborar una directiva sobre la formulación del POI. El responsable de
su elaboración debe ser el gerente de planeamiento y presupuesto o el que
haga sus veces.
El contenido de la directiva ser el siguiente:
Objetivos y alcances.
Base legal.
Definición de los objetivos generales, parciales y específicos. Los objetivos
generales son los objetivos de la municipalidad; los objetivos parciales vienen a
ser los objetivos de cada gerencia; por su parte los objetivos específicos son
aquellos que cada unidad orgánica define.
Ejemplo:
Objetivo General Nº 1: “Mejorar la prestación de los servicios municipales”
Objetivos parciales:
Mejorar el servicio de recolección de residuos sólidos.
Dar sostenibilidad a las áreas verdes del distrito.
Mejorar la calidad de atención a los usuarios.
21

22. Plan operativo institucional
Indicaciones para la formulación del POI por cada unidad orgánica.
Cada unidad orgánica debe formular su respectivo POI sobre el marco
de la directiva y los objetivos institucionales. Para ello se requiere que la
directiva defina una matriz de objetivos institucionales manera que exista
uniformidad en su presentación.
Matriz del POI. La matriz debe contener los siguientes aspectos:
Nombre de la unidad orgánica.
Objetivo general.
Estrategias.
Objetivos parciales.
Objetivo específico.
Indicador de resultado del objetivo específico.
Línea de base del objetivo específico.
Situación esperada.
Actividades/Proyectos
Indicador/meta.
Cronograma de actividades. El POI debe contener una matriz de
actividades y responsabilidades.
Paso 2: Elaboración del POI. Corresponde a cada unidad orgánica elaborar su
propio POI. La Oficina de Planeamiento y Presupuesto debería brindar
asistencia técnica para su elaboración.
Paso 3: Presentación preliminar del POI. Es importante para que la Oficina de
Planeamiento y Presupuesto revise su consistencia y formule las respectivas
recomendaciones.
Paso 4: Revisada su consistencia y levantadas las observaciones se pasa a su
aprobación mediante resolución de alcaldía.
Base legal:
Numeral 8.1 del artículo 8 de la Ley del Sistema Nacional de Presupuesto, Ley
N° 28411.
22

23. Plan operativo institucional
Súper plus….Plan de Trabajo Institucional- PTI
Actualmente el Plan de Trabajo Institucional- PTI, se ha convertido en el Plan
Operativo Institucional –POI, y es un instrumento de gestión de carácter anual
que se elabora tomando como base las Directiva Nº 002-94 del INAP y de
acuerdo a los lineamientos generales Ley Nº 28411, que en su artículo 71º,
inciso 71.1, señala que su elaboración deberá de tener en cuenta el
Presupuesto Institucional (programación de ingresos y gastos), deben tomar en
cuenta también el Plan Estratégico Institucional (PEI) que debe ser
concordante con el Plan de Desarrollo Local Concertados (PDC).
METODOLOGIA PARA LA ELABORACION DEL PLAN
Para poder entender cada una de lasfases de la elaboración del Plan Operativo
Institucional debemos entenderelsignificadodeloqueesel planeamientoyentonces
diremos que:
“El planeamiento es aquel proceso consistente en establecer los
mecanismosquepermitanevaluar,seleccionaryejecutardemanera ordenada,
programada y transparente todas aquellas acciones
constituidasporproyectos,actividadesy/otareasrequeridasparala
consecucióndelosobjetivos estratégicos”.
En línea con lo señalado, el plan operativo institucionalconstituye la
herramientaeinstrumentotécnicoque permiteconsolidarlasaccionesde
planeamiento de cada período anual, yaque se debe tener en cuenta tal como
especificaremos más adelante, que el planoperativoinstitucional constituye el
planeamiento decortoplazo(unaño).
Acontinuaciónsedesarrollanlassietefasesqueconstituyenlametodología para la
elaboración delPlan Operativo Institucional
Fase 1: El Alineamiento
ElprimerpasoeselalineamientoentreelPlanEstratégico (Plande
DesarrolloConcertado-PDCyPlandeDesarrolloInstitucional)
endondeseencuentranrepresentadoslosgrandesretosdelagestión territorial,conel
PlanOperativoInstitucional,estealineamiento
debedarlugarindefectiblementeaunagestióninstitucionalmoderna, eficiente,
eficaz y oportuna.
23

24. Plan operativo institucional
Demaneraobjetivaestafasedebepermitirnosidentificarlosgrandes
ejesestratégicos,amaneradeejemploutilizaremosalaMunicipalidad
ProvincialdeHuarmeyylosdocumentoselaboradosenelPDC,PDIy POI para este
gobierno local, enestecasotenemoslosejes estratégicos, los mismos que
han sido ya definidos en el Plan de DesarrolloConcertadoysonlossiguientes:
24

25. Plan operativo institucional
Eje Estratégico de
Desarrollo Social
Eje Estratégico de
Eje Estratégico de
Desarrollo
Desarrollo
Institucional y de
Económico
Capacidades
Eje Estratégico de
Desarrollo
Ambiental
Elpresentemanualdel PlanOperativoInstitucionalnotienepor
finalidadentrareneldetalledelaformulacióndel PDC,sinembargo
consideramosimportantequelosfuncionariosousuariosdelpresente documento
cuenten con información respecto a los detalles de su
elaboración,todavezqueestesirvedebaseparalaformulacióndel
PlanOperativoInstitucional
Enresumen,laFasedeAlineamientotienecomoobjetivoprincipal,
definirelmarcodereferenciadentrodelcualseformularánlasacciones
decortoplazo(Plan Operativo Institucional), esdecir,unavez
formuladoslosejesestratégicosdedesarrolloenelPDCyenelPDI,no
sepodráformularningúnlineamientooreferenciaquenoestéalineado
aestosejesestratégicosdefinidosenelPlanEstratégico (Plan de Desarrollo
Concertado-PDC y Plan de Desarrollo Institucional).
EnPrimerlugarelPDCrepresenta laestrategiadedesarrollodeuna
región,talcomosemencionaenla
GuíaRápida,seformulanlosgrandesobjetivosestratégicosapartirdeundiagnóstico
delaregióny deunanálisisdesuspotencialidades,estosObjetivosoEjesEstratégicos
vanaserabordadosdesdelaperspectivadelroldelgobiernolocalenel
PDI,utilizandounaestrategiayunanálisisdeindicadoressocialesyde
pobrezaporcentrospoblados(conceptodedesarrolloterritorial)sevan a priorizar los
programas y proyectos buscando tener un plan
cohesionadodedesarrolloimpulsadoporelgobiernolocal.Parallevara
caboestaetapasedebencomprenderclaramentelosrolesdelgobierno local.
25

26. Plan operativo institucional
Fase2:LosRequerimientos
Con losejes estratégicos, lineamientos y marco de referencia ya definidos en la
Fase de Alineamiento, se procede aidentificarlas
potencialesaccionesy/proyectos requeridos porla provincia de
Huarmey,estaidentificaciónseefectúaatravésdelpuebloorganizadoo
ciudadanosdelaprovinciayporintermediodelasdiferentesáreas
funcionalesdelaorganizaciónmunicipal.Acontinuaciónsedetallalas
característicasdelaobtenciónde ideasoproyectosdeacuerdoala fuente de las
mismas:
PuebloOrganizadoy/oCiudadanosdelaProvinciade
Huarmey.
Elmarcolegalexistenteaprevistoeimplantadolademocracia
participativaenlaelaboracióndelosproyectosdeinversiónde
desarrollosocial,económico,ambientaleinstitucional,paralo
cualsedesarrollaentrelosmesesdemarzoyjuliodecada año el denominado
presupuesto participativo, el que por razones técnicas y
administrativassiempreseencuentra
desfasadoenunañodesufuentedefinanciamiento,quepara
elcasodelaProvinciadeHuarmeyeselCanonySobreCanon Minero.
Este mecanismo de participación organizada,se viene
perfeccionandoañoaañoenloreferentealaparticipaciónde la población
organizada, sinembargo resulta fundamental
establecerunapolíticaqueestablezcayasigneunporcentaje
(%)deltotaldelosrecursos,paraelfinanciamientodelos proyectos priorizados enel
proceso de presupuesto
participativo,todavezquedeesamanerasetransmitequela participación ciudadana
tiene un correlato efectivo en la cristalización de los requerimientos planteados
en el proceso.
EnelcasodelaProvinciadeHuarmeysehaestablecidoa
travésdelComitédeGestióneInversionesunporcentajede
50%,elquepodráincrementarsedeacuerdoalapertinencia sobreeltema.
Nosiendoelpropósitodeestemanualoperativo,desarrollarel tema del presupuesto
participativo, solo nos limitaremos a
destacarquelosproyectosdedichoprocesosonseleccionados
atravésdeunmecanismodepriorizaciónqueespuestoen
conocimientodelosagentesparticipantes,detalmaneraque
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27. Plan operativo institucional
alfinalizarelprocesoquedemeridianamenteclaroque proyectos
fueronseleccionados y cuales no alcanzaron un puntaje suficiente para su
incorporación en la agenda de inversióndelañosiguiente.
En resumen el presupuesto participativo es una fuente
importanteparaestablecerlos requerimientosdelagestión territorial y la
articulación delosmismosconlosejes estratégicos.
Áreas Funcionales de la Municipalidad Provincial de
Huarmey.
Otraimportantefuenteparaobtenerinformaciónsobrelas
necesidadesnocubiertascomopartedelagestiónterritorial
sonlaspropiasáreasfuncionales relacionadas con la
formulaciónyevaluacióndeproyectosdedistintanaturaleza relacionados con su
responsabilidad funcional, los cuales puedentenerlassiguientescaracterísticas:
1. Proyectos relacionados con losofrecimientosdela
campañapolíticaquedebenserpromovidosporelAlcalde Provincial electo.
2. ProyectosrelacionadosconeláreafuncionaldeDesarrollo
Urbanoytécnicamenteorientadosalfortalecimientode aspectos de
cobertura de necesidades básicas, tales como: luz, agua, desagüe,
saneamiento catastral y otros.
3. Proyectosorientadosaldesarrollosocialyquedebenser
promovidosporeláreafuncionalcompetente.
4. Proyectos relacionados al fortalecimiento institucional, que
debenserpromovidosporlasáreasfuncionalesrectoras en materias desu
incumbencia,talescomo: Planeamiento, Presupuesto, Racionalización y
Sistemas
(DesarrolloTecnológico,MejoraContinua),Personal(DesarrollodeCapacida
des),ÓrganosdeLínea(Servicio al Ciudadano) y otros.
Base de Datos de la Oficina de Programación deInversiones
Estaoficinatendráenestafaselaresponsabilidaddealcanzar un listado de
proyectos viabilizados o no que hayan sido
incorporadosenejerciciosdeañosanterioresyquenofueran
priorizadosporrazonesdefinanciamientoy/oporestaren
desarrollolosestudiospreliminares,esdecir,enesteúltimo
caso,proyectosquefueranpriorizadosenejercicioanteriores que no hayan sido
ejecutados en su totalidad.
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28. Plan operativo institucional
Todoslosrequerimientosobtenidosa travésdelasdiferentesfuentes
antesdescritas,deberánconformarelListadodeRequerimientosque
servirándebaseparaeldebatetécnicoenelComitédeGestióne Inversiones.
Fase 3:Las Fuentes de Recursos y su Dimensión
Esta fase es el complemento fundamentalparapoderestablecer
exactamenteconcuantosrecursoseconómico-financieroscontamosyde
quefuentesprovienen,paraelcasodelaProvinciadeHuarmeylasfuentesdefinanciam
ientoactualmentevigentessonlassiguientes:
 Fondo Minero de Antamina
 Fondo de Sostenibilidad
 GobiernoCentral a través de sus diferentes Ministerios.
 Gobierno RegionaldeAncash
 Foniprel
 Agua para Todos
 Saldos de Balance
Talcomoyalomencionáramosestafaseesimportanteparapodertener
clarolacantidadderecursosconlosquecuentaelmunicipioycontarde
estamaneraconlasdosvariablesrequeridasparaeldesarrollodela Fase Nº 6: el
Alineamiento
Fase4: OportunidaddelosRecursos
Talcomosunombreloindica,enestafaseseestablecerádemanera
puntualenquefechasdelperíodo anualsecontaráconlosrecursos
derivadosdecadafuentedefinanciamiento,detalmaneradepoder
establecerlassiguientespautas:
 Determinarconlamayoraproximaciónposiblelasfechasenquese contarán
conlos montos correspondientesacadafuentede financiamiento, conla
finalidad de asegurar y garantizar que la
programacióndelaejecucióndelasinversionesseefectúedentrode
lasfechasyplazosprevistos.
 Elcontarconinformaciónfidedignasobrelaoportunidadenlaquese
contaránconlosmontosdelasdiferentesfuentesdefinanciamiento,
evitaráquesegenereundéficiten elPlanOperativoInstitucional,
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29. Plan operativo institucional
conelconsecuenteimpactoenelaspectosocialyeconómico,así
comodeimageninstitucional.
 Evitarparalizaciones deobrasenejecución.
 Evitar problemas de índole socialyconsecuentementeacciones cruentas y
hostilesdela población hacia sus autoridades.
 Evitarafectarcredibilidad de la gestión.
 Garantizar oportunidad de entrega de obras.
 Facilitar el control y monitoreo delComité de Gestión e Inversiones.
Fase 5: Criterios para la Priorización de Acciones y Proyectos
Loscriterioscualitativosycuantitativosatenerencuentaporpartede
losmiembrosdelComitédeGestióneInversionesparalapriorizaciónde inversiones
serán los siguientes:
AlineamientoEstratégico
Esfundamentalqueelproceso depriorizaciónyselecciónde
inversiones,respetelarelacióndelasmismasconlosejes
estratégicosylosobjetivosestratégicosinstitucionalescontenidosen ellos.
Sostenibilidad
Gradoenquelosefectostransformadores derivados de la
intervenciónsepodríansostener eneltiempounavezagotadala
ayudaexternaoelfinanciamientoconrecursospropios.
Impacto Económico
Efectosdemedianoplazo,directoseindirectos,quepuedenser
derivadosdeunaintervención(tieneunalcance,portanto,superior
aldeeficacia).
Transversalidad con la Problemática Local
Prioridadotorgadaenelobjetivoa aquellosaspectostransversales
quedebenestarpresentesentodaintervención,relacionadosconla
luchacontralapobreza,laequidaddegénero,lasostenibilidad
ambientalyladefensadelosderechos humanosentodassus dimensiones.
Impacto Social
Adecuacióndelosobjetivosdelproyectoalcontextoparaelquese realiza,
tomando en cuenta los problemas, necesidades y
posibilidadesdelapoblaciónbeneficiariaylosobjetivosquedebiera
perseguirlaayuda.
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30. Plan operativo institucional
Fase 6: Alineamiento de Recursos con Requerimientos.
Esta fase constituye el preámbulo a la formulación y elaboración
definitivadelPlanOperativoInstitucionalyconstituyeaquellaacciónpor
lacualseestablecedemaneradefinitivacualessonlosproyectosy/o
requerimientosqueseránfinanciados porlosrecursosobtenidosatravés de las
diferentes fuentes de financiamiento.
Apesardequeelconceptovertidoesbastantesencilloynodependede modelos
matemáticos y formulas complejas,siempresepresentan
dificultadesqueoriginandesbalancesyfaltadeproporcionalidadenla asignación de
recursos a los diferentes proyectos que se requieren ejecutar y han sido
priorizados. A continuación planteamos algunos
ejemplosquenospermitiránestableceralgunoslineamientosquenos
ayudaránaentendercualdebeser ladirecciónconlacualsedebe orientar el proceso
de alineamientoderecursos con los requerimientos.
EjemploNº 1: Elegirunproyectoalcualporsuenvergadurasele debe
asignar el 80% de latotalidadde los recursos.
Ejemplo Nº 2: Concentrarlaeleccióndelosproyectosenunoodos
ejesestratégicos,endesmedrodelosdosrestantes.
Ejemplo Nº 3: Elegir proyectos para el inicio de estudios (perfil
básico)teniendoenelbancodeproyectosdelaOPI proyectos similares.
Ejemplo Nº 4: Desarrollaryelegirproyectosdecaracterísticas similares
y darles tratamiento individual con la consecuentegeneraciónde
sobrecostostantoenlo referentealosestudiospreliminarescomoenla
ejecución.
A partir de estos ejemplos podemos entonces establecer los lineamientos
básicos para el alineamiento de los recursos disponibles, con los proyectos
priorizados, los cualesenumeramosacontinuación:
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31. Plan operativo institucional
Elvalorindividualdelosproyectosdeinversiónelegidosyasignados a
losdiferentesejesestratégicos,nodebeexcedercomomáximoal
5%deltotaldelosrecursosdisponiblesatravésdelasdiferentes
fuentesdefinanciamiento.
Elalineamientodelosproyectoselegidos,conlosrecursos
disponibles,debereflejarunaadecuadadispersióndelosmismosen
losejesestratégicos,paralocualserecomiendalasiguiente distribución:
1. Eje Estratégico de Desarrollo Social 40%
2. Eje Estratégico de Desarrollo Económico 30%
3. Eje Estratégico de Desarrollo Ambiental 15%
4. Eje Estratégico de Desarrollo Institucional 15%
Utilizarconcarácterdeobligatoriedadelbancodeproyectosdela
OPIparalaseleccióndeproyectos,tantoaniveldepresupuesto participativo, como
paralaseleccióndecarácterinstitucional.
Alinear y ejecutar con carácter de obligatoriedadlos proyectos
priorizadosdelpresupuestoparticipativo,conlafinalidadnosolode
respetarladecisiónciudadana plasmada en un instrumento
democrático,sinotambiénparafortalecerlaimageninstitucionalen
materiadecredibilidadsocial.
Establecerunapolíticadeempaquetamientodeproyectossimilares, para lograr
unalineamiento con ahorro de recursos y consecuentemente con la
posibilidad de reclutar a la zona contratistas de mayores potencialidades
de equipamiento y económicas.
Evitarelalineamientodeproyectosconaltocontenidopolíticoy
alejadodelasnecesidadesestablecidasencadaejeestratégico.
Fase7: FormulacióndelPlanOperativoInstitucional
Estafaseconstituyelaetapafinaldelproceso,enlacualseconstruyeel instrumento
definitivo en donde estarán representados todos los proyectos que han sido
alineadosalosrecursosexistentes.
Apesardetodoloactuadoenlasfasesanteriores,esfundamentalque
lainformacióndelosproyectos seleccionados,seaplasmadaenun
instrumentoquereflejenosololos proyectosensi, sinotambiénla programación de
las diferentes etapasdeejecucióndelosmismos.
Lareferenciaparaestaprogramaciónlaconstituiránlasfechasenlas
quesetendráqueefectuarpagoscomoproductode laejecuciónde cadaunadelas
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32. Plan operativo institucional
etapas pagos en cada una de las etapasdeejecución,dependiendodela
modalidaddecontrataciónyduracióndela obra.
A continuación se enumeran los aspectos más importantes de la formulación
del Plan Operativo Institucional:
a) Seenumeralatotalidaddelosproyectosseleccionados
b) Los proyectos dela lista son clasificados deacuerdo a sus
característicasencadaunodelosejesestratégicosydentrodeellos en cada
uno de los objetivos establecidos en la formulación del PDC.
c) Cadaejeestratégicoylosobjetivoscontenidosenlosmismos, tienen
asignados un código de acuerdo al detalle siguiente:
d) Loscódigosparalaformulación delPlanOperativoInstitucional
tienencinco(5)niveles,loscualesparamayorcomprensiónse detallan a
continuación:
Eje Estratégico Desarrollo Social 1
Objetivo estratégico Nº 1 de Desarrollo Social 1.1
Proyecto de Objetivo estratégicoNº 1 1.1.1
Etapasdeproyectodeobjetivo estratégico 1.1.1.1
Accionesdeetapadeproyectode objetivo estratégico1.1.1.1.1
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33. Plan operativo institucional
e) TeniendoencuentalacodificaciónestablecidaenelCuadro,
asícomoloscinco(5)nivelesespecificadosenelincisod.,todoslos
proyectosseleccionadosencadaejeyobjetivoestratégicotendrán
quetenerasignadosuncódigo.Ejemplo:sielobjetivoestratégico
1.1delejeestratégico1tieneasignadostres(3)proyectos,estos
tendránlossiguientescódigos:1.1.1,1.1.2,y1.1.3.
f) Loexpuestoenel incisoe.seefectuaráparacadaunodelos proyectos
seleccionados y asignados a cada eje y objetivo
estratégico,detalmaneraqueningúnproyectopodráserpartedel
PlanOperativoInstitucionalsintenerasignadouncódigo,todavez
queapartirdeesteseestablece elcódigodenivel4,elcual
permiteasignarlosrecursosacadaunadelasetapasyelcódigode
nivel5quepermitealimentarelsistemadeseguimientoy evaluación.
g) Talcomoseestableceenel incisof,sedefinecadaunadelas
etapasyaccionesdelaejecucióndelosproyectosyseasignaun
plazodetiempodeejecución.
h) Establecidosloscódigosylosplazossegeneraenelformatolaprogramaciónd
epagosylosmontosasignadosa
cadaetapadelosproyectosaejecutar,talcomosemuestraenel
formatoejemplodelanexoantesseñalado.
MetodologíaparaelSeguimientoyEvaluacióndelPlanOperativo
Institucional
ElPlanOperativoInstitucionalconstituye,talcomosehaseñaladoatravésde
todoeldocumento,uninstrumentoesencialenlabuenamarchadelagestión
institucional,porlotantoresultafundamental, establecermecanismosque
permitanasegurarsucorrectofuncionamientoyejecución.
Paraelloesimportanteestablecer los hitos que de una u otra manera
constituyenpuntosdereferenciaparaelseguimientoyevaluacióndelPlan Operativo
Institucional, para ello estableceremos dosdimensiones:una
integralyunaquepermitaelseguimientoyevaluaciónindividual,detalforma
dequeambasesténarticuladasyque unasirvaparatomardecisionesen función de
la otra.
Loanteriormenteexpuesto,significaquelasbrechasqueseencuentrenenla
evaluaciónintegraldelPOI,deberánanalizarseatravésdelaevaluación
individualdecadaproyectoasignadoencadaejeestratégicoysobrelabase de dicho
análisistomar las decisionesquepermitanefectuarlosajustes requeridos.
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34. Plan operativo institucional
Para el desarrollo e implantación de esta metodología se utilizarán dos
formatos,loscualessepuedenobservarenlosCuadro,losque
pretendendeunamaneramuysimpleysencillaproveerdeinformación consolidada
integral y de detalle sobrelamarchayejecucióndelPlan Operativo Institucional. A
continuación semuestraeldetalledelosformatos:
Estructura de Gestión del Plan Operativo Institucional
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35. Plan operativo institucional
Tratadeunamaneramuydirectadelaestructuradegestióndel
PlanOperativoInstitucional,sinembargoestonodebeconfundirseconloque
representaunaorganizaciónfuncional.Enel siguiente Diagrama
sedetallanlasfaseseinterfacesdeesta estructura de gestión Como complemento
de la estructura de gestión presentada.
FASES E INTERFASES DEL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL
BIBLIOGRAFÍA
http://www.municipioaldia.com
http://www.minsa.gob.pe/publicaciones/pdf/poi1_ta_an.pdf
http://www.peru.gob.pe/.../plan_13735_plan%20operativo%20institucional.pdf
http://ogpp.pcm.gob.pe/equipo/planeamiento.html
http://www.ongei.gob.pe/bancos/banco_normas/archivos/p01-pcm-poi_2011.pdf
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36. Plan operativo institucional
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