эффективные почтовые коммуникации

Эффективные почтовые
коммуникации
V. BENEDICHUK
HTTP://WWW.LINKEDIN.COM/IN/VBENEDICHUK
VBENEDICHUK@GMAIL.COM

Вячеслав Бенедичук
Менеджер с большим техническим опытом и опытом управления продуктами.
Опыт в ИТ 15 лет.
Опыт управления проектами и продуктами 9+ лет.
Максимальная команда 25 человек.
Самый большой проект более 15 человеко-лет
https://ru.linkedin.com/in/vbenedichuk
©2011 Vyacheslav Benedichuk

Содержание
Проблема – люди не отвечают на письма. Почему?
Как добиться результата...
Цель письма. Зачем и кому мы пишем?
Написание письма
Тема
Общие рекомендации

Как часто возникает ситуация, что на
ваши письма не отвечают?
Проблема Цель Адресат Структура Стиль Рекомендации

Почему люди не отвечают на ваши
письма?
Потому, что они не прочитали это письмо.
Потому, что они не понимают, чего вы от них хотите и нужен ли ответ.
Потому, что они не знают ответ.
Потому, что они не знают когда вам нужен ответ и планируют ответить позже.
Потому, что они забыли о письме.
Миллион других причин

Как выглядит почтовый ящик вашего
адресата?
Добавить скриншот почтового ящика!

Прежде чем начать писать письмо
Какова цель этого письма?
Тому ли человеку адресовано это письмо?
Не стоит ли этот вопрос обсудить лично или по телефону?
Какова цель этого письма?
Тому ли человеку адресовано это письмо?
Не стоит ли этот вопрос обсудить лично или по телефону?

Зачем мы пишем письма?
Передать информацию
Получить информацию
Побудить к действию

Каков получатель вашего письма
Коллега
Он работает вместе с вами но у него может быть много других проектов
Он может быть не в контексте текущей ситуации по каким либо причинам

Каков получатель вашего письма
Представитель заказчика
Вы – предоставляете ему сервис
Он – платит деньги
В большинстве случаев он ждет от нас результат а не вопросы
Его цель – работающий бизнес. Система лишь инструмент

В процессе написания письма.
Информирование
Люди, которые должны получить информацию обязательно должны быть в To:
Если человеку желательно ознакомиться, но не обязательно, в CC:. Но не удивляйтесь если
эти люди пропустят ваше письмо.
Если вы хотите информировать человека, который не представлен остальным, либо по
каким-то причинам не должен быть им видеть – пользуйтесь BCC

мотивирование
Адресуйте письмо конкретному человеку, который должен выполнить задачу, либо
предоставить информацию.
Если людей несколько с близкими / пересекающимися задачами – распределите роли и
напишите несколько писем, но всех вовлеченных стоит поставить в CC, что бы каждый знал
что делает он и что другие
Формулируйте задачи по методологии S.M.A.R.T.

получение информации
Если вы хотите получить ответ – обязательно отметьте когда и в какой форме.
Если человек регулярно не отвечает на письма, а время не ждет, обязательно отметьте,
какой срок для ответа и какие последствия вызовет его просрочка либо укажите ответ
который вы считаете ответом по умолчанию.
НИКОГДА НЕ ИСПОЛЬЗУЙТЕ КОНСТРУКЦИЮ ВИДА: …. Or …. . Обычно на это отвечают Yes и
вам придется писать еще одно письмо. 

Тема письма
Ясная
Описательная
Содержит критическую информацию
Соответствует содержанию

Не эфективные темы писем
Subject:
Questions…
Задачи
Hi
Meeting

Эффективные темы писем
Subject:
Я переехал в дальнюю комнату девелоперов
ACTION REQUIRED: Please provide me with monthly “AP inc“ report
ANSWER REQUIRED: Please check how many licenses do we have for …

Префиксы в темах писем.
Не стесняйтесь использовать
ANSWER REQUIRED:
CONFIRMATION REQUIRED:
ACTION REQUIRED:

Фокус темы письма.
Тема: RE: Новый продукт
Содержание:
Кстати, я тут вспомнил, что на выходных мы собирались поехать на природу....
МЕНЯЙТЕ ЗАГОЛОВОК!
Пример:
Выходные. WAS: RE: Новый продукт

Содержание письма
Краткое и ясное
Используйте параграфы 3-5 предложений каждый
Старайтесь делать сообщения короткими
Будьте вежливы!
Не стесняйтесь просить подтверждения о получении важной информации.
Укажите, когда ожидаете ответ

Содержание письма
Содержание письма должно соответствовать заголовку
Одна тема на письмо
Обязательно укажите важные даты
Каждое действие должно идти отдельно строкой/параграфом.

Профессионализм
Старайтесь выдерживать нейтральный или дружественный тон. В переписке фразы могут
выглядеть грубее и жестче чем в личном общении.
Проверяйте письма спелл-чекером
Сохраняйте историю
Перечитывайте письма перед отправкой

Прежде чем отправлять письмо – спросите себя: Готов ли я что бы это письмо было
опубликовано в контакте?

Если переписка становится эмоциональной, остановитесь и обсудите вопрос по телефону
или лично. Потом сформулируйте meeting minutes и продолжите общение
Еще раз перечитайте письмо. 

Помните
Почтовые письма сохраняются
Обычно их можно найти

Прежде чем отправить письмо
Перечитайте его
Проверьте спелл-чекером
Спросите себя – как я себя буду чувствовать если это письмо прочитает не только адресат?

Рекомендации
Когда вы начинаете писать письмо, добавьте в поле “BCC:” получателя “не слать”. Это даст
вам возможность не отправить случайно письмо нажатием Ctrl+Enter.
И СНОВА ПЕРЕЧИТАЙТЕ ПИСЬМО ПЕРЕД ОТПРАВКОЙ! 

эффективные почтовые коммуникации

Empfohlen

Empfohlen

Weitere ähnliche Inhalte

Empfohlen

Empfohlen (20)

эффективные почтовые коммуникации