Мониторинг устройств печати Учет расходов на печать Бизнес-правила для управления печатью Печать с оплатой Pull Printing Архив напечатанных материалов Идентификация распечаток Интегрированный документооборот Мобильная печать

1. Вводная презентация
Решения компании Тилби
по управлению печатью
1

2. Как улучшить офисную печать?
2
Экономия Управляемость Безопасность
Качество
услуги
Печать в нашей организации
работает. Что можно улучшить?
В большинстве организаций существует потенциал оптимизации по
нескольким направлениям:

3. Стоимость печати
3
2 руб./
стр.
Бумага
Тонер
Амортиз.
ТО
Поддержка
Эл.
энергия
Админ.
расх.
Злоупотр.
 30-50 листов/день
на сотрудника1
 20тыс.руб./год
на 1 сотрудника
 Неявные расходы
составляют >50% и
обычно не
учитываются
Неявные Явные
Расходы на печать и составляющие
(1) ВЦИОМ, 2013г.

4. 4
«Чернила для принтеров – самая дорогая из продаваемых на рынке
жидкостей»
San Francisco Chronicle, 2004

5. Возможности экономии
5
Экономия Управляемость Безопасность
Качество
услуги
В среднем в организациях:
 20% распечаток остаются лежать на принтере
 73% сотрудников печатают личные
документы
 20% времени у IT-поддержки уходит на
решение вопросов, связанных с печатью
 44% сотрудников: «мы могли бы печатать
меньше, чем сейчас»
 40% листов – односторонняя печать, хотя
могли использовать дуплекс
 Пользователи локальных принтеров печатают
в 3 раза больше, чем пользователи сетевых

6. Инструменты для ИТ-поддержки
6
Экономия Управляемость Безопасность
Качество
услуги
Нехватка информации для ИТ-подразделения:
 Сколько листов в день печатается?
 Когда закупать тонер?
 Когда заказывать ТО?
 …
Отсутствие объективных данных для контроля
MPS-провайдера
Инструменты управления, предоставляемые
производителями принтеров, поддерживают
другие марки с ограничениями
???
Злоупотребления?

7. Конфиденциальность документов
7
Экономия Управляемость Безопасность
Качество
услуги
 Печать на принтерах общей доступности – риск утечки
конфиденциальной информации («забрал/увидел чужой
документ»)
 Лежащие на принтерах распечатки доступны посетителям офиса
 Отсутствие контроля – кто печатал какие документы?

8. Недовольство пользователей
8
Экономия Управляемость Безопасность
Качество
услуги
 Регулярные сбои (кончился тонер,
поломка устройства) в отсутствие
проактивного мониторинга
 «Принтер занят другим заданием»
 Сложность настройки принтеров,
особенно в схеме BYOD («любимый
MacBook начальника»)
 Необходимость перенастройки при
замене устройства
 Недоступность печати в
командировках
 Недоступность для временных сотрудн.

9. Решения
9

10. Мониторинг устройств
 Отслеживание состояния устройств
 Уровень расходных материалов
 Наработка ресурсных узлов (печки, фотокондукторы, …)
 Отслеживание статистики использования
 Напечатано/скопировано листов (чб/цвет, одност./дуплекс, …)
 Отчеты и оповещения
 Поддержка гетерогенных парков устройств (в некоторых
решениях включая локальные принтеры)
10
Отчет PrintStat

11. Мониторинг устройств – выгоды
 Обслуживание:
 Удаленный автоматический сбор информации об устройствах
 Снижение необходимости физического обслуживания,
сокращение количества поездок
 Оповещения о неполадках
 Планирование:
 Закупка расходных материалов
 Обслуживание
 Закупка и размещение самих устройств
 Распределение нагрузки (максимальная нагрузка на
устройства с минимальной ценой страницы)
 Выявление злоупотреблений с расходными материалами
 Контроль за работой провайдера MPS
11

12. Учет расходов на печать
12
 Учет расходов пользователя в листах или в денежном эквиваленте
 Отнесение расходов к отделу, центру затрат
 Консалтинговые и юридические фирмы: привязка расходов к
проекту/клиенту для включения в счет
 Отчеты и оповещения
Отчет PrintManagerPlus

13. Учет расходов на печать – выгоды
13
 Повышение ответственности сотрудников и менеджеров за
экономное отношение к ресурсам печати
 Отказ от печати личных документов
 Возможность переложить расходы на клиентов
 Корректные данные для прогноза расходов в будущем

14. Бизнес-правила для печати
 Ограничения на печать,
зависящие от:
 Пользователя (отдел,
должность)
 Задания (объём,
количество копий,
цвет/чб)
 Ранее использованных
ресурсов (квоты)
 Жесткие ограничения –
запрет, перенаправление на
другое устройство
 Мягкие ограничения –
напоминания о квотах,
требование подтверждения
(«вы уверены»?)
14
Запрос подтверждения PCounter
Конфигурация бизнес-правил PCounter

15. Бизнес-правила – выгоды
 Снижение расходов:
 Соблюдение установленных ограничений (квот)
 Соблюдение ограничений на цветную и одностороннюю
печать
 Снижение количества ошибочно отправленных на печать
заданий
 Оптимизация, перенаправление на более дешевые
устройства
 Повышение качества услуги:
 Возможность приоритетизации (например: задания на печать
от руководителей всегда печатаются раньше)
 Возможность закупить устройства цветной печати и строго
ограничить использование (альтернатива – полный отказ от
цветной печати, которая может быть необходима в некоторых
случаях)
15

16. Печать с оплатой
 Для гостиниц, кафе, конференц-центров, ВУЗов и.т.д.
 Оплата:
 наличными через устройства приема купюр
 карточками через Web
 включение в счет
 Интеграция с системами бухгалтерского и финансового учета
16

17. Печать с подтверждением
(«Pull Printing»)
 Задание отправляется в общую очередь печати
 Принтер печатает материал только после того, как пользователь
подошел к нему и физически идентифицировал себя.
17
Печать
Общая
очередь
печати
Пользователь
подтверждает
задание
Пользователь
отправляет
задание1
2
3
4

18. Печать с подтв. – возможности
 Разнообразные механизмы аутентификации
 Карта доступа (пропуск)
 Логин/пароль (AD или специальный)
 Биометрия
 ПИН-коды
 Мобильное приложение
 Использование любого принтера в
организации
 Нет необходимости выбирать принтер
заранее
 Использование в командировках в
других офисах
 Делегирование: руководитель отправляет
задание, ассистент получает распечатку
18

19. Печать с подтв. – выгоды
 Конфиденциальность: пользователи получают только свои
распечатки
 Экономия: задания, отправленные в очередь печати по ошибке,
не печатаются
 Удобство:
 если один принтер занят, можно воспользоваться другим
 можно пользоваться принтерами в поездках в другом офисе
 пример: принтеры в переговорных
 Возможность отказаться от локальных принтеров (у которых выше
стоимость страницы), существование которых оправдывается
конфиденциальностью
19

20. Архив отпечатанных материалов
 Вариант 1: архив наименований
 Название файла, кто и когда напечатал
 Вариант 2: архив материалов
 Дополнительно хранятся копии напечатанных материалов
 Выгода: безопасность!
20
AutoStore Server
DM-System
АРХИВ ЗАДАНИЙ

21. Идентификация распечаток
 Добавление идентификационной информации к распечатке
 Независимо от желания пользователя
 Текст или штрих-код (1D или 2D)
 Решаемые задачи:
 Использование в бизнес-процессах (розничная торговля,
логистика,
 Идентификация возможных утечек конфиденциальной
информации
21
Имя пользователя
Название файла
Дата и время распечатки
Название принтера
Номер страницы
…

22. Интегрированный документооборот
 Сканирование в приложения
 Системы документооборота
 SAP
 …
 Добавление мета-данных в
карточку документа через
интерфейс МФУ
 Загрузка справочников из
внешних источников
 Аутентификация пользователя
(карта доступа и.т.д.) для
сокращения объёма ручного
ввода через интерфейс МФУ
22

23. Мобильная печать
 Возможность печати с мобильных
устройств
 Возможность печати с личных ноутбуков
и с ноутбуков посетителей
 «любимый MacBook руководителя»
 Несколько способов отправить задание
на печать
 Мобильное приложение
 Web
 Драйвер печати в ОС
 Использование стандартных бизнес-
правил
 Квоты, ограничения
 Печать с подтверждением
23

24. Подбор оптимального решения
Наши специалисты помогут вам подобрать и спроектировать
оптимальное решение из многообразия представленных на рынке
продуктов:
24
Мониторинг
устройств
Учет расходов Бизнес-правила
Печать с оплатой Pull Printing Архив
Идентификация
распечаток
Интегриров.
документооб.
Мобильная
печать
.. .. ..
.. .. ..
.. .. ..
Наши решения Наши партнеры
Свяжитесь с нами для демонстрации интересующих вас
программных продуктов и аппаратных решений.

25. Сокращение расходов
Практика: целенаправленные программы по сокращению расходов
позволяют достичь экономии минимум в 30%
25
Экономия
30% х 20тыс.руб./сотр. в год
=
6.6 тыс.руб/сотр. в год
или выше

26. Поэтапное внедрение
26
Процессы
Оптимизация
Контроль
Мониторинг
Мониторинг устройств
Аудит, сбор статистики
Планирование
Финансовое обоснование
Учет расходов
Квоты
Регламенты, внутр. коммуникации
Оптимизация парка
Pull printing
Мобильная печать
Интегрированный документооборот
Оптимизация бизнес-процессов
Сокращение использования бумаги
Движение «от простого к сложному» для достижения
максимальной экономии
1
2
3
4

27. Спасибо за внимание!
27
www.tilbi.ru
+7 (499) 322-29-26
contact@tilbi.ru