2. Program za izradu i upravljanje
dokumentima sistema kvaliteta
• Izrada, odobravanje, distribucija, izmene, arhiviranje
dokumenata
• Od jednog radnog mesta do poslovne mreže
• Od Poslovnika do ....
• Alati za brzu izradu tekstualnog i grafičkog dela
dokumenata
• Prilagođavanje potrebama konkretnog korisnika
3. Efikasno upravljanje dokumentacijom se postiže
kroz sledeće mere i aktivnosti:
Upravljanje dokumentima na osnovu pisanih postupaka.
Obezbeđenje da se važeća izdanja dokumenata nalaze
na svim potrebnim mestima u poslovnom sistemu.
Brzo povlačenje nevažećih (obnevaženih) dokumenata.
Preispitivanje i odobravanje izmena.
Uspostavljanje glavnog spiska-registra važećih
dokumenata (radi praćenja svih postupaka sa
dokumentima).
Ponovno izdavanje dokumenata nakon određenog broja
izmene.
Adekvatno čuvanje i arhiviranje dokumenata.
6. Nacrti/predlozi
dokumenta
● Izrada nacrta dokumenata je napredna primena
programa koja omogućava da osoblje samostalno
bez inicijative sektora za kvalitet i administratora
dokumentacionog centra daje svoje predloge
dokumenata
● Nacrti se baziraju na ideji da se što veći deo znanje
organizacije detektuje, kodifikuje i formalizuje na
samom mestu njegovog nastanka
● Iskustva pokazuju da se izrada nacrta praktično
primenjuje tek u kasnijim fazama eksploatacije
Qdoc-a
8. Važno za Autore
• Izrada nacrta se odvija bez uticaja administratora
• Autor sam:
• inicira nacrt i daje mu naziv koji se kasnije
reimenuje prema šifri dokumenta
• bira adekvatan šablon nacrta
• obavestava e-mailom odobrivača i administratora
9. Važno za Odobrivače
• Odobravanje nacrta se odvija bez uticaja administratora
• Odobrivač sam:
• bira autora i nacrt koji pregleda i odobrava
• proverava adekvatnost šablona nacrta i tehničku
ispravnost nacrta
• po odobravanju prebacuje nacrt u folder odobreni
• obavestava e-mailom administratora
• u e-mail daje listu korisnika za odobreni nacrt
• brise nacrte koji su postali važeći dokumenti QS
10. Važno za Administratora
• Evidencija nacrta i njegov prelazak u dokumentaciju QS
izvršava administrator
• Administrator sam:
• bira autora i nacrt koji evidentira u QS
• proverava adekvatnost šablona nacrta i tehničku
ispravnost nacrta
• po evidentiranju nacrta vrši njegovo formalno
kontrolisaje i odobravanje
• distribuira dokument QS korisnicima
• obavestava e-mailom korisnike dokumenta
11. Važno za sve učesnike
• Tok nacrta se samo inicira i radi kroz program QDoc
• QDoc ne kontroliše prava pristupa tokom izrade i
odobravanja nacrta
• Svi autori mogu pokrenuti neograničen broj nacrta
• Svi autori i odobrivači mogu pristupati svim nacrtima
• Tek po evidenciji nacrta od strane administratora QDoc
preuzima prava pristupa nad dokumentom koji je od
nacrta postao QS važeći dokument
12. Važno za sve učesnike
• Pažljivo birati šablon i naziv nacrta prema željenom tipu
dokumenta kako ne bi došlo do zabune
• Pažljivo odobravati kako suštinu tako i formalni izgled i
adekvatnost šablona prema odgovarajućem tipu
dokumenta
• Pažljivo evidentirati odobrene nacrte proverom
adekvatnosti šablona nacrta i šablona za evidenciju
dokumenta QS u koji nacrt prelazi
16. Zahtevi u pogledu dokumentacije
Dokument
na bilo kom medijumu
• Papir (trajna kopija)
• Magnetni zapis
• Elektronski ili optički
kompjuterski disk
• Fotografski zapis...
(Odredbe 4.2 standarda
SRPS ISO 9001:2008
I
Poslovnik, izjava
o kvalitetu,
procesni model
II
Procedure, procesne
liste, planovi kvaliteta,
HACCP
III
Uputstva, planovi kontrolisanja,
specifikacije, recepture
IV
Obrasci > Zapisi
18. PROCEDURA UPRAVLJANJA DOKUMENTIMA
SISTEMA MENADŽMENTA
LISTA KORISNIKA KOPIJA POD KONTROLOM
Kop. Korisnik Kop. Korisnik
01 07
02 08
03 09
04 10
05 11
06 12
Izradio: Kontrolisao: Odobrio: Datum primene: Kopija broj:
Ime : Bogdanovic Milutin Nikolić Nenad Nikolić Nenad
Potpis:
Datum: 11/24/2016
Ovaj dokument je vlasništvo EWG d.o.o. Dokument se ne može kopirati i preštampavati bez odobrenja direktora.
Fajl: PR002B.doc
Oznaka: PR.002
Izdanje: 2
Bottom – Up analiza / Upravljanje dokumentacijom
19. Bottom – Up analiza / Procesni model
S e kreta r a dm in istra tor P re dsta vnik ruko vod stva
za kva litet
O D B O R
D IR E K TO R A
/ko le giju m /
Fin a n sije
K n jigo vod stvo
L Ju d ski re su rsi
B e zb e dn o st
i za štita
A D M IN IS TR A C IJA
D ire kto r a dm in istra cije
A d m in istrativno
te h n ički p oslo vi
S kla dište n je
p rije m i o tpre m a
p ro izvo da
O p e ra tivna p ripre m a
i p la nira nje p ro izvo d n je
S e rvisira n je p ro izvo da
Te st
in že nje ring
O d ržava n je
o p rem e , in stala cija
i o b jeka ta
P ro izvo d n ja
m e rn e o p re m e
P ro izvo d n ja
d e lo va
P R O IZV O D N JA I P R IP R E M A
D ire ktor p ro izvo d n je
P ro jekto van je i ra zvoj
n o vih p ro izvo d a i so ftv.
i te hn o lo g ije
P o d rška ko risn icim a
P R O JE K TO V AN JE I R A ZV O J
D ire kto r ra zvo ja
Istra živa n je
re kla m a , pro pa g an da
o d n o si sa ko risn icim a
P rod a ja
M e na d že r pla sm a na
N a ba vka d e lo va,
m a te rija la i uslu ga
M A R K E TIN G
D ire ktor m a rke tin ga
Te h n icki ru kovo d ilac
la b o ra torije i KT
L ice o dg o vo rno
za siste m kva lite ta
u la b o rato riji i KT
M e tro log
ko n tro lor
P re g le d i ko n trolisa n je
G la vni m etro log
M e re nje i ispitiva n je
L a bo ra nt
L A B O R A TO R IJA I KT
M e n a dze r la bo ra torije i KT
K o ntro la kvalite ta
Q C
V o d eći ko ntro lor
U p ra vlja n je kvalite tom
Q M
S a m ost. inč Q M S
IIS -Iteg ra lni
In fo rm a cio ni sistem
A d m inistra tor
K V A L ITET
Q M S
D ire kto r kva lite ta
E W G d oo
D ire kto r d oo
O sn iva ci
E W G d oo
N iš
24. Zahtevi u pogledu dokumentacije
Dokument
na bilo kom medijumu
• Papir (trajna kopija)
• Magnetni zapis
• Elektronski ili optički
kompjuterski disk
• Fotografski zapis...
(Odredbe 4.2 standarda
SRPS ISO 9001:2008
I
Poslovnik, izjava
o kvalitetu,
procesni model
II
Procedure, procesne
liste, planovi kvaliteta,
HACCP
III
Uputstva, planovi kontrolisanja,
specifikacije, recepture
IV
Obrasci > Zapisi
45. QDoc – program za kreiranje i upravljanje dokumentima sistema kvaliteta
Startovanje programa QDoc:
•Adm1 - Dokumentacioni centar
•Kor1 - Autori/Korisnici
46. QDoc – program za kreiranje i upravljanje dokumentima sistema kvaliteta
Admin
*****
Unos Korisničkog imena i
Lozinke za pristup
programu
47. QDoc – program za kreiranje i upravljanje dokumentima sistema kvaliteta
Glavni meni
programa za
Autore/Korisnike
dokumentacije
sa koga se
biraju sve
funkcije
programa
48. QDoc – program za kreiranje i upravljanje dokumentima sistema kvaliteta
Glavni meni programa
za Dokumentacioni
centar sa koga se biraju
sve funkcije programa
49. QDoc – program za kreiranje i upravljanje dokumentima sistema kvaliteta
Meni za upravljanje
dokumentacijjom
50. QDoc – program za kreiranje i upravljanje dokumentima sistema kvaliteta
Izbor izveštaja o
dokumentima
51. QDoc – program za kreiranje i upravljanje dokumentima sistema kvaliteta
Telefonski imenik sa
automatskim pozivom
broja preko modema
52. QDoc – program za kreiranje i upravljanje dokumentima sistema kvaliteta
53. QDoc – program za kreiranje i upravljanje dokumentima sistema kvaliteta
54. QDoc – program za kreiranje i upravljanje dokumentima sistema kvaliteta
Podešavanje
parametara programa
55. QDoc – program za kreiranje i upravljanje dokumentima sistema kvaliteta
Uputstvo o
dokumentaciji u obliku
HELP-a na lak i brz
način omogućuje pristup
osnovnim informacijama
56. QDoc – program za kreiranje i upravljanje dokumentima sistema kvaliteta
HELP (pomoć) programa
se aktivira F1 tasterom i
prikazuje pomoć o onom
delu programa u kome
trenutno radimo
57. QDoc – program za kreiranje i upravljanje dokumentima sistema kvaliteta
Unos podataka o
organizacionim jedinicama u
sastavu kompanije uključujući i
osobu odgovornu za kvalitet
58. QDoc – program za kreiranje i upravljanje dokumentima sistema kvaliteta
Unos podataka o osobama koje
su vezane za proces izrade i
upravljanje dokumentacijom
sistema kvaliteta
59. QDoc – program za kreiranje i upravljanje dokumentima sistema kvaliteta
Izbor
izveštaja
Pregled
pre
štampanja
Štampanje
izabranog
izveštaja
60. QDoc – program za kreiranje i upravljanje dokumentima sistema kvaliteta
Matrica odgovornosti -
odgovorna osoba i nivo
odgovornosti za
pojedine tačke
standarda
Izbor Org. celine
Izbor tačke standarda i
unos podataka
61. QDoc – program za kreiranje i upravljanje dokumentima sistema kvaliteta
Šifra dokumenta se može
zadavati automatski na osnovu
ostalih podataka
Poziv šablona za
izradu dokumenta
Bazična procedura
evidentiranog
dokumenta
Dugmad za
selekciju
dokumenata po :
tački standarda
statusu
nivou
62. QDoc – program za kreiranje i upravljanje dokumentima sistema kvaliteta
Promena statusa u
životnom ciklusu
dokumenta:
U rukopisu
Nacrt u računaru
Odobren
Distribuiran
Nova verzija u radu
Povučen
63. QDoc – program za kreiranje i upravljanje dokumentima sistema kvaliteta
Evidentiranje
nove verzije
Evidentiranje i
pregled podataka o
izmenama
64. QDoc – program za kreiranje i upravljanje dokumentima sistema kvaliteta
Evidentiranje i pregled podataka
o distribuiranim kopijama
Štampanje
kontrolisanih
kopija
dokumenata
Ažuriranje tabele
distribucije u
dokumentu
65. QDoc – program za kreiranje i upravljanje dokumentima sistema kvaliteta
66. QDoc – program za kreiranje i upravljanje dokumentima sistema kvaliteta
Registar dokumenata SQ
i prikaz detaljnih
podataka za izabrani
dokument
67. QDoc – program za kreiranje i upravljanje dokumentima sistema kvaliteta
Hijerarhijski prikaz
autorstva i distribucije
dokumenata SQ
(stablo distribucije)
68. QDoc – program za kreiranje i upravljanje dokumentima sistema kvaliteta
Matrica distribucije
dokumenata SQ u obliku
pivot tabele
69. QDoc – program za kreiranje i upravljanje dokumentima sistema kvaliteta
Upravljanje eksternim
dokumentima u
elektronskom i
hardcopy obliku
70. QDoc – program za kreiranje i upravljanje dokumentima sistema kvaliteta
Izgled jednog od
šablona za izradu
dokumenata sistema
kvaliteta (procedure)
Alati za oblikovanje
tekstualnog dela
dokumenta
Alati za izradu
dijagrama toka u
okviru dokumenta
71. QDoc – program za kreiranje i upravljanje dokumentima sistema kvaliteta
Registar zapisa SQ i
prikaz detaljnih podataka
za izabrani zapis
72. QDoc – program za kreiranje i upravljanje dokumentima sistema kvaliteta
Pitanja i primedbe!
73. QDoc – program za kreiranje i upravljanje dokumentima sistema kvaliteta
https://forms.gle/niUNPJ9Ew6ELQB7f6