Gerenciamento de Projetos - Como utilizar um Task Board com Equipes Multi-Projetos

1. UTILIZAÇÃO DE TASK BOARD EM EQUIPES MULTI-PROJETOS

3. A utilização de Task Boards em gerenciamento de projetos é amplamente difundido, estruturas conforme as necessidades de acompanhamento de cada projeto:

4. Porém, como adaptar a utilização de Task Boards em equipes multi-projetos? Imaginem ter que preparar um quadro para cada um dos projetos da equipe, o resultado seriam enormes e múltiplas reuniões que demandariam um tempo precioso da equipe, sem mencionar a necessidade de espaço físico. Então, o que fazer?

5. Pesquisei e tentei aplicar diversos modelos em equipes multi-projetos, porém sem alcançar resultados expressivos, até que encontrei um artigo sobre Task Boards, mostrando sua aplicação diretamente no Microsoft Outlook. De uma forma muito simples, e utilizando o recurso de anotações do Outlook é possível montar um task boar e compartilhar a pasta com sua equipe de projetos, conforme mostrado a seguir:

6. Crie um novo campo de anotações com as principais tarefas do projeto que devem ser acompanhadas. Após elaborado, compartilhe com as pessoas de sua equipe que devem reportar o status das atividades destacadas no Task Board.

7. Instrua sua equipe a categorizar as tarefas conforme o andamento do projeto. Ao lado está um exemplo de “Tarefa Concluída”, na qual o responsável pela tarefa altera a categoria para verde.

8. Outra forma de categoria indicada é a “Tarefa Crítica”, indicando quais itens apresentam risco de atraso para o projeto. Os responsáveis sempre deverão adicionar o máximo de informações possíveis.