O documento discute o conceito de projetos, suas características e fases. Projetos são empreendimentos temporários para criar produtos ou serviços únicos, diferindo de campanhas por serem planejados de forma estruturada para gerar transformações. As fases de um projeto incluem iniciação, planejamento, execução, monitoramento e encerramento. O documento fornece também um roteiro simplificado para estruturar projetos.
2. O que são projetos?
um projeto é um empreendimento
temporário com o objetivo de criar um
produto ou serviço exclusivo
definição do PMI
3. O que são projetos?
algo único, um grupo de atividades coordenadas
e controladas com datas para início e término,
empreendido para alcance de um objetivo
conforme requisitos específicos, incluindo
limitações de tempo, custo e recursos.
Norma ISO 10.006
4. Características dos projetos
Temporário
Exclusivo
Progressivamente elaborados
Realizado por etapas, desenvolvido por completo
Propósito
Justificativa para a execução do projeto
Sequência de atividades
Projetos compreendem um número de atividades ou
tarefas conectadas que devem ser completadas em uma
certa ordem
6. Projetos x Campanhas
Campanhas
Ação Social e Pontual
Foco: Comunidade
Sem estratégia ou
atividades estruturadas
Não se preocupa com a
sustentabilidade da
ação
Projetos
Ação planejada/estruturada
Foco: Todos os públicos
envolvidos
Ao entregar um produto ou
serviço exclusivo, gera uma
transformação no público
envolvido
10. Fases de um projeto
Iniciação
Identificar necessidade, missão, objetivo do projeto.
Planejamento
Detalhar o projeto, atividades, cronograma, custos,
definição de tarefas, riscos envolvidos, comunicação.
Execução
Tirar o planejamento do papel, fazer acontecer.
Finalização/Encerramento
Avaliação da execução, relatórios finais, análise dos
resultados.
Monitoramento e Controle
Propor ações corretivas e preventivas para o
sucesso do projeto.
13. Fase 1: Iniciando o Projeto
1. Apresentando a ideia no clube/grupo
Defina um nome para o projeto. Sugira local e data.
2. Justifique a sua ideia
Por que realizar um projeto como esse?
Diga qual foi a motivação para pensar em algo assim.
3. Defina um objetivo e metas
O que você espera alcançar com o projeto?
O que você quer como resultado final do projeto?
Quantifique as suas expectativas.
4. Defina seu público alvo
Quem você espera atingir com o projeto?
15. Fase 2: Planejando o Projeto
5. Elencando as atividades
Que etapas são necessárias?
Mind Maps (Mapas mentais)
• Divide o projeto em pedaços cada vez menores
• Todas as ações que devem ser executadas e que são
necessárias para a execução do objetivo final devem surgir
• Gera a construção das etapas do projeto
EAP/WBS
• Divide o projeto em entregas menores (ou parciais)
• Todas as etapas que devem ser executadas e que são
necessárias para a realização do objetivo final devem surgir
• Gera a construção das etapas do projeto
16. Fase 2: Planejando o Projeto
6. Analisando os Recursos
Humanos: quantas pessoas são necessárias para fazer
todas as tarefas definidas?
Você tem essas pessoas?
O que fazer se não as tiver?
Financeiro: monte um orçamento baseado nas
atividades elencadas (necessidades).
Quais serão os gastos?
De onde virá a receita para suprir as saídas?
Materiais: defina que tipo de infraestrutura (móvel e
imóvel) você necessita.
Temos tudo? Com quem conseguir? Como pegar?
17. Fase 2: Planejando o Projeto
7. Parceiros no projeto
Além dos seus recursos humanos, quem mais pode
colaborar?
Como chegar até eles? O que eles tem a oferecer?
8. Como divulgar o projeto
Quais meios serão utilizados para a divulgação?
O que o orçamento lhe permite utilizar?
9. Matriz de Responsabilidades
Quem faz o que? Quais as comissões?
Quais as responsabilidades de cada um?
18. Fase 2: Planejando o Projeto
10. Cronograma
Defina uma duração para cada uma das etapas.
Todas começam juntas ou andam em paralelo?
Alguma atividade depende de uma outra?
Inclua os responsáveis em cada atividade
19. Fase 2: Planejando o Projeto
11. Analise os riscos
O que pode atrapalhar o seu projeto ser um sucesso?
Qual o nível de gravidade ou impacto desses riscos
para o projeto?
Que medidas tomar caso eles ocorram?
Você tem um plano B, C, D?
20. Fase 3: Executando o projeto
Fazer acontecer!!!!
Tirar do papel tudo aquilo que foi planejado
21. Fase 4: Controlando e Monitorando
1. Acompanhe o andamento do cronograma
Como estão as atividades? Atrasadas? Em dia?
A equipe continua motivada e empenhada no projeto?
Os recursos estão de acordo com a necessidade?
O orçamento previsto está de acordo com o realizado?
Algum risco é iminente? Aconteceu?
Crie seus indicadores de desempenho
2. Implemente as correções, caso necessárias
Plano de contingência de riscos
Adapte-se a realidade: novo cronograma e orçamento
Equipe: faça os ajustes; motive; realoque
22. Fase 5: Encerramento do Projeto
1. Avalie o projeto
Reúna sua equipe e faça um relatório final do projeto
Desde o início do projeto até o final da execução
Quais foram os resultados do projeto?
Os resultados finais foram os estimados?
Porque as diferenças? Os resultados foram satisfatórios?
Os objetivos e metas traçados foram alcançados?
2. Lições aprendidas
O que foi e não foi feito de maneira eficaz?
Quais os pontos positivos e negativos?
Que relevância essas ações tiveram sobre o projeto?
Quais as melhorias que devem ser implementadas num
próximo projeto?
Como essas melhorias poderão impactar o projeto?
26. "Quando nada parece dar certo, vou ver o
cortador de pedras martelando sua rocha
talvez 100 vezes, sem que uma única
rachadura apareça. Mas na centésima primeira
martelada a pedra se abre em duas, e eu sei
que não foi aquela que conseguiu isso, mas
todas as que vieram antes."
J. Riis
27. Referências
Gerenciamento de Projetos
Procurar no Google!!!
Guia para Desenvolvimento de Projetos
http://www.rotary.org/RIdocuments/pt_pdf/605a_po.pdf
Como identificar as necessidades da Comunidade
http://www.rotary.org/RIdocuments/pt_pdf/605c_po.pdf
Formulário de RI para Projetos do Interact
http://www.rotary.org/RIdocuments/pt_pdf/654_project_po.pdf