Proceso administrativo organización

1. Proceso administrativo
Organización
Victoria Blanquised Rivera

2. ORGANIZACIÓN
La organización es la segunda fase del proceso administrativo. A través
de ella el sistema establece la división del trabajo y la estructura
necesaria para su funcionamiento. Con sus principios y herramientas,
se establecen los niveles de autoridad y responsabilidad, se definen las
funciones, los deberes y las dependencias de las personas o grupos de
personas

3. Fayol (1972), define la organización diciendo que consiste en dotar al organismo
de elementos necesarios para su funcionamiento a través de operaciones típicas a
saber, las funciones técnicas, financieras, contables, comerciales, de seguridad y
administrativa.
Melinkoff (1987), define la organización como el proceso administrativo a través
del cual
 se crea la estructura orgánica de la institución,
 se determinan los niveles de autoridad y de responsabilidad,
 se establecen las funciones, los deberes y las atribuciones que corresponden a
los objetivos trazados previamente en el proceso de planificación u elaboración
del nivel corporativo estratégico( misión, visión, objetivos corporativos, metas
y mecanismos de medida u actuación).
ORGANIZACIÓN

4. La organización se refiere al acto de organizar, integrar y estructurar los recursos y los órganos
involucrados en su organización; establecer relaciones entre ellos y asignar las atribuciones de
cada uno.
La organización puede visualizarse desde dos aspectos distintos:
 Organización formal: basada en una división del trabajo que especializada órganos y
funciones en determinadas actividades. Es la organización planeada o definida en el
organigrama, consagrada por la dirección y comunicada en todos los manuales de la empresa.
Es la organización formalizada de modo oficial.
 Organización informal: surge de modo natural y espontáneo, debido a las relaciones
humanas que establecen las personas que desempeñan cargos en la organización formal. Se
basa en relaciones de amistad (o de antagonismo) y el surgimiento de grupos que no aparecen
en el organigrama ni en ningún otro documento formal.
La Organización

5. 1. Organización lineal: es el tipo de organización más antiguo y más sencillo, se
basa en el principio de la unidad de mando. Sus características principales son la
autoridad única basada en la jerarquía, los canales formales de comunicación, la
centralización de las decisiones y su configuración claramente piramidal
Ventajas: su estructura simple y de fácil compresión, la gran delimitación de la
responsabilidad de cada órgano, la facilidad de implementación, su estabilidad y
adecuación a organizaciones de tamaño pequeño.
Desventajas: radican en el mando autocrático, la tendencia a la rigidez y la
inflexibilidad, la falta de especialización, el énfasis en los jefes que quieren hacerlo
todos (generalistas) y la congestión de los canales o líneas de comunicación a
medida que la empresa crece. En consecuencia, la organización lineal es la
adecuada para la organización pequeña, rutinaria, de vida corta o que todavía este
en su etapa inicial de formación
Tipos de organización:

6. 2. Organización funcional: se basa en el principio funcional, es decir, en el principio
especialización. Sus características principales son: autoridad funcional o dividida, líneas
directas de comunicación, descentralización de las decisiones y énfasis en la especialización.
Ventajas: descansan en la supervisión técnica, debido a la especialización de los órganos, y a
las comunicaciones directas y sin intermediario.
Desventajas: residen en la múltiple subordinación, que provoca dilución de la autoridad de
mando, tendencia a la competencia entre los diferentes especialistas, confusión en cuanto a los
objetivos, y surgimiento de tensión y conflicto en la organización.
La funcional es la más indicada cuando la organización es pequeña o cuando es necesario
delegar transitoriamente la actividad funcional en algún órgano para implementar un programa o
evaluar alguna actividad.
Tipos de organización:

7. 3. Organización línea – staff: es una combinación de la organización lineal y la
funcional que maximiza las ventajas de ambas y reduce sus desventajas, aunque en el
fondo predomine las características lineales. Existen órganos de línea (de ejecución o
de operación) y órganos de staff (de consultaría, asesoría o incluso, la presentación de
servicio especializado).
Se caracteriza especialmente por la función de la estructura lineal con la estructura
funcional lo cual permite la coexistencia de líneas o canales formales de
comunicación y la prestación de asesoría funcionales, y la separación de órganos
operacionales (de línea) y órganos de apoyo (staff o asesoría); también permite la
coexistencia de la jerarquía de mando y la especialización técnica. Presenta la
siguiente ventajas: oferta interna de asesoría
Tipos de organización:

8. Principios de Fayol para la administración eficiente
PRINCIPIO DEFINICION
UNIDAD DE MANDO:
Cada empleado debe recibir órdenes de un
sólo superior. De esta forma, se evitan cruces de indicaciones a modo de fuego
cruzado.
AUTORIDAD:
A pesar de que el cargo otorga la autoridad
formal, no siempre se tendrá obediencia si no existe la capacidad de liderazgo.
Por ello, es necesario tener la capacidad de dar órdenes y que ellas se
cumplan. La autoridad conlleva responsabilidad por las decisiones tomadas
UNIDAD DE DIRECCIÓN:
Se debe generar un programa para cada actividad. Todo objetivo de tener una secuencia de
procesos y plan determinado para ser logrado. Además, de contar con un administrador para cada
caso.
CENTRALIZACIÓN:
Toda actividad debe ser manejada por una sola persona. Aunque gerentes conservan la
responsabilidad final, se necesita .delegar a subalternos la capacidad de supervisión de cada
actividad.
SUBORDINACIÓN DEL
INTERÉS PARTICULAR AL
GENERAL:
Deben prevalecer los intereses de la empresa por sobre las individualidades. Siempre
se debe buscar el beneficio sobre la mayoría
DISCIPLINA
Cada miembro de la organización debe respetar
las reglas de la empresa, como también los acuerdo de convivencia de ella. Un
buen liderazgo es fundamental para lograr acuerdos justos en disputas y la
correcta aplicación de sanciones.

9. Principios de Fayol para la administración eficiente
PRINCIPIO DEFINICION
DIVISIÓN DEL
TRABAJO:
La correcta delimitación y división de funciones es primordial para el buen
funcionamiento de la empresa. Se debe explicar claramente el trabajo que
cada colaborador debe desempañar. Además, se debe aprovechar la
especialización del personal para aumentar la eficiencia
ORDEN:
Cada empleado debe ocupar el cargo más adecuado para él. Todo material
debe estar en el lugar adecuado en el momento que corresponde
JERARQUÍA:
El organigrama y jerarquía de cargos debe estar claramente definidos y
expuestos. Desde gerentes a jefes de sección, todos deben conocer a su
superior directo y se debe respetar la autoridad de cada nivel
JUSTA
REMUNERACIÓN:
Todo empleado debe tener clara noción de su remuneración y debe ser
asignada de acuerdo al trabajo realizado. Los beneficios de la empresa
deben ser compartidos por todos los trabajadores.

10. Principios de Fayol para la administración eficiente
PRINCIPIO DEFINICIÓN
Especialización
consiste en agrupar las actividaes de acuerdo a su naturaleza de
tal forma que se pueda crear la especialización en la ejecución
de las mismas
paridad de autoridad
y responsabilidad
La autoridad se delega y la responsabilidad se comparte y por
ello se debe mantener un equilibrio entre la autoridad y la
responsabilidad
equilibrio de
dirección -Control
Consiste en diseñar una estructura de tal forma que nos permita
coordinar las acciones y al mismo tiempo evaluar los resultados
de la misma

11. Principios de Fayol para la administración eficiente
PRINCIPIO DEFINICION
EQUIDAD:
Todo .líder debe contar con la capacidad de aplicar decisiones justas en el momento
adecuado. A su vez, deben tener un trato amistoso con
sus subalternos
ESTABILIDAD:
Una alta tasa de rotación de personal no es conveniente para un funcionamiento
eficiente de la empresa. Debe existir una razonable permanencia de una persona en su
cargo, así los empleados sentirán seguridad en su puesto
INICIATIVA:
Se debe permitir la iniciativa para crear y llevar a cabo planes, dando libertad a los
subalternos para que determinen cómo realizar ciertos procedimientos. Junto con esto, se
debe tener en cuenta que en ocasiones se cometerán errores.

12. LA ESTRUCTURA Y EL PROCESO DE ORGANIZAR
Organizar es un proceso que requiere se consideren varios elementos
fundamentales. Así, la estructura organizacional debe reflejar
1. Los objetivos y planes porque de ellos derivan las actividades.
2. La autoridad disponible para la administración de la empresa, dado que en
cualquier organización la autoridad es un derecho determinado socialmente
que se ejerce de manera discrecional y, como tal, está sujeta a cambios
3. El ambiente que la rodea, como cualquier plan se deben considerar premisas
económicas, tecnológicas, políticas, sociales, éticas. La estructura se debe
diseñar para funcionar, por lo que no puede ser estática.
4. Como la organización esta dotada de personas, la agrupación de las
actividades y relaciones de autoridad de su estructura debe considerar las
limitaciones y las costumbres de las personas. No significa que la estructura
deba diseñarse en torno a los individuos

13. LA LÓGICA DE ORGANIZAR
Existe una lógica fundamental para organizar, proceso que consiste en los siguientes 6
pasos (los pasos 1 y 2 son a la vez, parte de la planeación)
1. Establecer objetivos de la empresa
2. Formular objetivos, políticas y planes de apoyo
3. Identificar, analizar y clasificar las actividades necesarias para alcanzar esos
objetivos
4. Agrupar las actividades a la luz de los recursos humanos y materiales disponibles, y
de la mejor manera de utilizarlos según las circunstancias.
5. Delegar a la cabeza de cada grupo la autoridad necesaria para desempeñar las
actividades
6. Unir los grupos de manera horizontal y vertical mediante relaciones de autoridad y
flujo de información

14. Estudios de factibilidad y realimentación
1. Objetivos
de la empresa
2. Objetivos
políticas y
planes de
apoyo
3.
Identificación
y clasificación
de las
actividades
requeridas
4.
Agrupación
de las
actividades
según los
recursos y
las
situaciones
5. Delegación de
autoridad
6. Coordinación
horizontal y
vertical de la
información y
las relaciones de
autoridad
7. Integración
de personal
8. Dirección
9. Control

15. Representación gráfica de la estructura de una empresa o una
institución, en la cual se muestran las relaciones entre sus
diferentes partes y la función de cada una de ellas, así como
de las personas que trabajan en las mismas.
organigrama
Según Henry Fayol: ORGANIGRAMA “Una carta de organización es
un cuadro sintético que indica los aspectos importantes de una
estructura de organización, incluyendo las principales funciones y sus
relaciones, los canales de supervisión y la autoridad relativa de cada
empleado encargado de su función respectiva.”

16. organigrama

17. CONCEPTO DE DISEÑO DEL CARGO _ IMPORTANTE
Diseñar un cargo implica establecer cuatro condiciones fundamentales.
1. Conjunto de tareas y atribuciones (contenido del cargo)
2. Como deberá cumplir esas atribuciones y tareas (métodos y procesos
de trabajo)
3. A quien deberá reportar el ocupante del cargo (responsabilidad),
relación con su jefe
4. A quien deberá supervisar o dirigir (autoridad), relación con
subordinados
Diseño del Cargo

18. DEFINICIONES DE CONCEPTOS
CONCEPTOS DEFINICIÓN
Las personas trabajan en las organizaciones a través de cargos que ocupan. El cargo se
fundamenta en las nociones de tarea, atribuciones y funciones
CARGO
conjunto de funciones (tareas o atribuciones) con posición definida en
la estructura organizacional (organigrama)
TAREAS Actividades que ejecuta el ocupante del cargo
ATRIBUCIONES
Es una tarea un poco mas sofisticada que va acompañada de aspecto
particulares
FUNCIONES Conjunto de tareas o atribuciones
DESCRIPCION DE
CARGOS
Un documento escrito que identifica, describe y define un puesto de
trabajo en función de sus obligaciones, responsabilidades, condiciones
laborales y especificas.
ANALISIS DE
CARGO
Requisitos implícitos de cada cargo y las condiciones para su
desempeño

19. CONCEPTOS DEFINICION
DIVISIÓN DEL
TRABAJO
“Cuanto más se especialicen las personas, tanto mayor será la eficiencia para realizar
su trabajo”.
La división del trabajo es la separación y delimitación de las actividades: con el fin de
realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo de esfuerzo, dando
lugar a la especialización y el perfeccionamiento en el trabajo
EL TRABAJO SE DIVIDE, ENTRE OTRAS, POR LAS SIGUIENTES RAZONES:
A. Porque los hombres difieren en capacidad, habilidad y características personales.
B. Porque la misma persona no puede estar en dos sitios, ni puede hacer dos cosas al
mismo tiempo.
C. Porque la amplitud de conocimientos y técnicas es tan grande que ningún hombre
puede dominar más que una parte de ellos.
Existen también dos límites precisos más allá de los cuales la división del trabajo no
produce ventaja.
 La cantidad de trabajo que es posible llevar a cabo un determinado tiempo.
 Los hábitos y técnicas que se han arraigado por mucho tiempo en ciertos lugares.
Principios de la organización

20. DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DE CARGOS
Es dar respuesta entre otros a los siguientes
interrogantes
 ¿Que hace?
 ¿Cómo lo hace?
 ¿Cuándo lo hace?
 ¿Por qué lo hace?
 ¿A quien reporta?
 ¿Quien le reporta?

21. DESCRIPCIÓN DEL CARGO
DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DE CARGOS
Descripción
del cargo
Aspectos
Intrínsecos
1. Nombre del cargo
2. Posición del cargo
en el organigrama
3. Contenido del cargo
a. Nivel del cargo
b. Subordinación
c. Supervisión
d. Comunicaciones
colaterales
Tarea o
funciones
1. Diarias
2. Semanales
3. Mensuales
4. Anuales
5. exposiciones

22. ANÁLISIS DE CARGO
Una vez identificado el contenido del cargo (aspectos intrínsecos) se
analiza el cargo, en relación con los aspectos extrínsecos, es decir los
requisitos que el cargo exige al ocupante
La idea es estudiar y determinar los requisitos de cualificación, las
responsabilidades implícitas y las condiciones que el cargo exige para ser
desempeño de manera adecuada

23. ANÁLISIS DE CARGO
El análisis de cargos tiene una estructura que se refiere a cuatro áreas de
requisitos:
 Intelectuales
 Físicos
 Responsabilidades implícitas
 Condiciones de trabajo

24. ANÁLISIS DE CARGO
DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DE CARGOS
Análisis
de
cargo
Aspectos
Extrínsecos Factores de
especificaciones
1. Requisitos
Intelectuales
2. Requisitos
Físicos
3.Responsabilidade
s implícitas
4.Condiciones de
trabajo
a. Instrucciones básicas
b. Experiencia necesaria
c. Iniciativas necesarias
d. Aptitudes necesarias
a. Esfuerzo físico
b. Concentración necesaria
c. Constitución física necesaria
a. Por supervisión
b. Por materiales y equipos
c. Por métodos y procesos
d. Por dinero títulos valores o
documentos
e. Por información confidencial
f. Por seguridad de terceros
a. Ambiente de trabajo
b. Riesgos inherentes

25. A partir de una situación hipotética, crea un cargo en una
organización y sigue el paso a paso establecido el Análisis y
Descripción de cargos, es importante que el proceso quede
consignado en una ficha o en formato
Tarea

26. Estructura de la organización:
Departamentalización
 DEPARTAMENTALIZACIÓN: Es la división y el agrupamiento de las
funciones y actividades en unidades especificas, con base en su similitud.
 DEPARTAMENTALIZACIÓN: Es el término que define el agrupamiento de
las diferentes actividades que se desarrollan en una empresa. Constituyen
áreas distintivas de una Empresa, en las que un Administrador (Supervisor)
tiene autoridad sobre la ejecución de actividades específicas

27.  Departamentalización por funciones de la empresa
 Departamentalización por territorio o geografía
 Departamentalización por grupos o clientes
 Departamentalización por productos
 Organización matricial
Departamentalización por funciones de las
empresas
La departamentalización es un proceso por el cual se agrupan, entre los órganos de una determinada
organización, actividades o funciones similares y, lógicamente, relacionadas.

28. Departamentalización por funciones de
la empresa
Agrupa las actividades según las funciones de una empresa, refleja lo que esta hace
típicamente, las funciones básicas de una empresa son:
 Producir – crear utilidad o agregar utilidad a un producto o servicio
 Vender – encontrar usuarios, pacientes, clientes, estudiantes
 Financiar – reunir dinero, cobrar, ahorrar, invertir eficazmente los recursos
financieros
 Gerenciar recursos humanos – reclutar, seleccionar personal, capacitar, asignar
funciones
Por lo tanto resulta lógico agrupar sus actividades en departamentos como:
Producción (ingeniería), marketing (ventas), Gestión humana (personal) y
Financiera

29. 1. Listar todas las funciones de la empresa
2. Clasificarlas
3. Agruparlas según un orden jerárquico
4. Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas
5. Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad, y obligación entre las
funciones y los puestos.
6. Establecer líneas de comunicación e interrelación entre los departamentos
7. El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un departamento deberán
relacionarse con el tamaño y las necesidades específicas de la empresa y las funciones
involucradas
Al departamentalizar, es conveniente
observar la siguiente secuencia
Pasos para la departamentalización:

31. En este caso la departamentalización se realiza en base a las zonas geográficas
en las que se encuentra presente la empresa
Departamentalización por territorio geográfico

32. Departamentalización por grupos o clientes
Se aplica en empresas comerciales, principalmente almacenes, y su función
consiste en crear unidades cuyo interés primordial es servir a los distintos
compradores o clientes

33. Es característica de las empresas fabricantes de diversas líneas
de productos, la departamentalización se hace en base a un
producto o grupo de productos relacionados entre sí
Departamentalización por productos

34. Estructura matricial
Otro tipo de departamentalización es la Organización
matricial, o de administración de proyectos. La esencia de
la organización matricial casi siempre es la combinación de
modelos de combinación de modelos de
departamentalización funcionales y de proyectos y
productos en la misma estructura organizacional

35. Estructuramatricial

36. Gracias