Protocolo para la organización de eventos

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PROTOCOLO PARA LA ORGANIZACIÓN DE
EVENTOS
I. De la relevanciaacadémica del evento
• La relevanciaacadémicade loseventosde lascarreras,estándadaspor sus
implicacionesorelación académica.
• Los docentespuedenpresentarpropuestasde eventosde acuerdoaloslineamientos
que establezcalamáximaautoridadde laFacultad.
• Los eventosde trascendenciapodráncontarcon un presupuesto.
• Todoslos eventosdeberánseraprobadosporConsejode Facultad,quienevaluarála
idoneidadde dichoevento.
II. De los eventosacadémicoscon personal externo
II.I. Del Procedimientode aprobación:
Para que un eventoseatratadoenuna sesiónde Comité de Imagen(CI) debe habersido
aprobadoantespor Consejode la Facultad de Derechocomoun eventoacadémico.Poresto,
debe justificarse porsurelevanciade índole académico.
Una vez aprobado,el líderdel eventodebeenviaruncorreoa RRPP solicitandoque sutema
searevisadoenComité de Imagen.
III. Del Comité de Imagen
El Comité de Imageneslainstanciaencargadade aportar al desarrollodel eventode acuerdoa
criteriosdefinidosporlaUniversidad. Enla sesión, el líderdel eventodeberáproporcionarla
siguiente informaciónalosmiembrosde lamesa:

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• Objetivodel evento
• Fechadel evento
• Propuestade lugar
• Propuestade hora
• Invitados(llevarlalistapararevisiónde Comité)
• Expositores(encasode serconferencias,foros,seminarios) Hojade Vidade cada uno.
• Propuestade programa
• Demásinformaciónrelevante
La asistenciadel líderdel eventoalasesiónde Comité de Imagenesde carácterobligatorio.
Durante la sesióndeberárecogerlasrecomendacionesyresolucionesdel Comité de Imagen.
IV. Del líderdel evento:
IV.I. De la solicitudde requerimientos:
• El líderdel eventoesresponsable de solicitar, conal menosunasemanade
anticipación, atravésdel CAFI,el salónytodoslosrecursosfísicosy tecnológicosque
necesitaráparasu evento(audio,video,micrófono,mesas,mantel,agua,arreglo
floral,etc.) inmediatamentedespuésde que sueventohayasidorevisadoenComité
de Imagen.
IV.II. De las invitaciones
• En caso de necesitarenviarinvitacionesfísicas,deberáproporcionaraRRPPel listado
de sus invitadoscondireccionescompletas.RRPP imprimirálasesquelasyel líderdel
eventose encargaráde la impresiónde sobres.
IV.III.De las funcionesdel líderdel evento
• Debe asegurarse de que losdiscursosincluidosenel programa(el de unestudiante o
personade su equipo) esténacordesal lineamientoUEES. Para esto,el Decanoo su
delegadodeberárevisarel mismo.
• Su equipode trabajo(Directoresescuela,coordinadoresyasistentes) debenestar
presentesenel eventocomosoporte enlasáreasde protocolo.
• Los estudiantespuedencolaborarenloseventosperonoseránlosresponsablesde
áreas comoel registrode invitados;estaáreadebe serencargada a un miembrodel
equipo. Parala participaciónestudiantil,seránecesarioque previamentese registren
como protocolode laFacultady luegode estorecibiránunainducciónde sus
actividades.

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• La coberturafotográfica,asícomo losKitsUEES, debensersolicitadosvíacorreo
electrónicoporel líderdel eventoconunmínimode una semana de anticipación al
departamentode RRPP.
V. De los estudiantes
V.I. De la participación
Los estudiantesseránseleccionadosparaparticiparcomocomité organizador o protocolode
loseventos.Enel caso de la participacióncomorganizadores,deberánhaberdemostradoun
compromisoconla Facultady buendesempeñoacadémicoensusañosde estudio.
Para ser protocolo,el estudiante deberáinscribirseconlacoordinaciónde laFacultady
manifestarsuinterésde participarcomoprotocoloenloseventos.
VI. De la difusiónexternae interna
La difusiónse realizarápormedioselectrónicos,ysóloencasode ser aprobadopor Comité de
Imagense realizaráunapublicaciónenmedios.
VI.I. Del manejo de redessociales
Los decanatosdeberándifundirsuseventosinternosyexternosensusredessociales.Las
cuentasinstitucionales,manejadasporRRPP,haránRT y compartiránla informaciónque haya
sidopublicadaporlosdecanatos.