PROJE HAZIRLAMA VE UYGULAMADA DİKKAT EDİLMESİ GEREKEN HUSUSLAR

1. PROJE HAZIRLAMA VE
UYGULAMADA DİKKAT EDİLMESİ
GEREKEN HUSUSLAR

2. SUNUM PLANI
I. Proje hazırlamadan önce ...
II. Proje hazırlarken ...
III. Proje uygularken…

3. Proje hazırlamadan önce ...
 PROJE FİKRİM VAR,
ANCAK FİNANSMAN
İMKANIM YOK !!!
AB HİBE İMKANLARI
NELER ??

4. AB Hibeleri
I. Türkiye – AB Mali İşbirliği ( YENİ ADIYLA IPA –
Instrument for Pre Accession Assistance/Katılım
Öncesi Mali Yardım Aracı) çerçevesinde verilen hibeler.
a. Özellikle kamu kurumlarına yönelik olanlar (Projeler
“programlama yılı” temelinde seçilir)
b. Özellikle sivil toplum kuruluşlarına ve yerel yönetimlere
yönelik olanlar
(Projeler “teklif çağrıları”nın öngördüğü esaslar
çerçevesinde seçilir)
II. Topluluk Programları çerçevesinde verilen hibeler.
III. Avrupa Komisyonu Türkiye Delegasyonu Tarafından
Yürütülen Hibe Programları çerçevesinde verilen
hibeler.

5. IPA BİLEŞENLERİIPA BİLEŞENLERİ
1. Geçiş Dönemi Desteği ve Kurumsal Yapılanma
Avrupa Birliği Genel Sekreterliği: www.abgs.gov.tr
2. Bölgesel ve Sınır Ötesi İşbirliği
DPT: www.dpt.gov.tr
3. Bölgesel Kalkınma
DPT:www.dpt.gov.tr
4. İnsan Kaynaklarını Geliştirme
Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı: www.csgb.gov.tr
5. Kırsal Kalkınma
Tarım ve Köyişleri Bakanlığı: www.tarım.gov.tr

6. IPA Çerçevesindeki Hibe Programları
 IPA çerçevesinde hazırlanmış bulunan
büyük ölçekli projelerin içinde yer alan
“hibe programları”nın teklif çağrıları
Merkezi Finans ve İhale Birimi (Central
Finance and Contracts Unit) tarafından
yayınlanır
 www.cfcu.gov.tr
 www.mfib.gov.tr

7. Topluluk Programları
 7. Çerçeve http://fp7.tubitak.gov.tr
 Eğitim ve Gençlik Programları (Youth in Action
ve Lifelong Learning) www.ua.gov.tr
 Halk Sağlığı Eylem Programı
www.saglik.gov.tr
 Türkiye toplam 20 topluluk programına üyedir.
Bunların bir kısmı yalnızca kamu kuruluşlarına
yönelik olup, bir kısmı hem kamu
kuruluşlarının hem de hükümet dışı
kuruluşların faydalanmasına açıktır.

8. Avrupa Komisyonu Türkiye
Delegasyonu Hibe Programları
 Hükümet dışı kuruluşların (STK’lar, odalar,
birlikler, vakıflar, dernekler, kar amacı
gütmeyen kuruluşlar …vb) desteklenmesine
yönelik küçük hibeler.
 www.deltur.cec.eu.int

9. Proje fikrim ne zaman hayata
geçecek ??

10. IPA için süreç

11. Teklif çağrıları CFCU ve AB Komisyonu Türkiye Delegasyonu
tarafından yayınlanan hibe programları için süreç
 Belirli bir konuda teklif çağrısı yayınlanır.
 Teklif çağrısının yayınlanmasından yaklaşık iki ay
sonra proje dokümanları (hibe başvuru formu ve
ekleri) Merkezi Finans ve İhale Birimi’ne/veya AB
Komisyonu Türkiye Delegasyonu’na teslim edilir.
 Sonuçlar bu tarihten yaklaşık iki ay sonra açıklanır.
 Seçilen projenin sahibi ile Merkezi Finans ve İhale
Birimi/veya AB Komisyonu Türkiye Delegasyonu
arasında “hibe sözleşmesi” imzalanır.

12. Topluluk Programlarında
Süreç Nasıl İşler?
 Her bir topluluk programının öncelikleri
doğrultusunda belirli dönemlerde teklif çağrıları
yayınlanır.
 Teklif çağrısında öngörülen öncelikler ve süreler
doğrultusunda hazırlanan proje önerileri, ya
programın AB’ye üye bir ülkedeki merkezine
(örneğin Halk Sağlığı Eylem Programı), ya aday
ülkedeki uygulama ajansına (örn: Life Long
learning programı için Ulusal Ajansa), ya da ilgili
programın aday ülkedeki koordinatör kurumuna
(örn: 7. çerçeve programı için TÜBİTAK)
sunulur.
 Kabul edilen projelerin faydalanıcısı ile
programın uygulama birimi arasında hibe
sözleşmesi imzalanır.

13. Uygun finansman kaynağını buldum, proje
yazarken nelere dikkat etmem gerekiyor?
Temel Format
İLK KURAL!!!
NE PROJE YAZIMI,
NE DE PROJENİN
UYGULANMASI
BİR KİŞİNİN TEK BAŞINA
ÜSTESİNDEN GELEBİLECEĞİ
BİR SÜREÇTİR.
ÇÖZÜM: EKİBİNİZİ KURUN!

14. Bu adımları dikkatle takip edin…
 1. Adım: Çözmek istediğiniz
sorunu net bir şekilde ortaya koyun.
 2. Adım: Çözmek istediğiniz sorunu
ortaya çıkaran nedenleri tespit edin.
Proje ekibinin yapacağı ön çalışma
Beyin fırtınası, projenin ilgili olduğu alanda yapılmış olan
akademik çalışmalar ve saha araştırmalarının incelenmesi

15. Bu adımları dikkatle takip edin…
 3. Adım: Paydaş Analizi ve Paydaş
Toplantıları
Paydaş analizi/paydaş katılımı neden önem
taşır?
 Önemli çıkar gruplarının belirlenmesine ve
katılımına imkan tanır
 Gerekli bilginin elde edilmesine imkan tanır
 İlgili tarafların gerçekleri hangi yönde farklı
algıladıklarını gösterir
 Farklı ihtiyaçları vurgular
 Muhtemel ihtilafları/riskleri tanımlamaya
yardımcı olur
 Uygun hedeflerin belirlenmesine, strateji
seçilmesine ve faydalara yönelmeye yardım
eder.

16. Bu adımları dikkatle takip edin …
 4. Adım: Projenizin hedeflerini net
bir şekilde ortaya koyun.
 5. Adım: Hedefe ulaşmak için size
en uygun,en gerçekçi stratejiyi
tespit edin.

17. Araçlar Maliyetler
1. Proje
Tanımı
2. Doğrulanabilir
göstergeler
4. Varsayımlar
Genel hedef
Proje Amacı
Sonuçlar
Faaliyetler
3.Doğrulama
kaynakları
Ön koşullar
6. Adım: Mantıksal Çerçeve Matrisi6. Adım: Mantıksal Çerçeve Matrisi

18. Bu adımları dikkatle takip edin
 6. Adım: Mantıksal Çerçeve
Matrisini Hazırlayın (Mantıksal
çerçeve matrisini hazırlamadan
proje fişi/hibe başvuru formu
yazmaya kesinlikle başlamayın)
 7. Adım: Faaliyet ve kaynak
planlamanızı yapın

19. Bu adımları dikkatle takip edin
 8. Adım: Proje Fişi / Hibe Başvuru
Formunu yazın.
- Başvurduğunuz programın
öngördüğü format üzerinde oynama
yapılmaması gerekir.
- Proje fişini/hibe başvuru formunu
doldurmadan önce “teklif çağrısı” ile
birlikte yayınlanan “başvuranlar için
rehber”i bir kez daha çok dikkatli
okuyun.

20. Bu adımları dikkatle takip edin
 9. Adım: Proje fişi/hibe başvuru formunun
eklerini doldurun.
İlgili makama sunulacak ekler,
başvurduğunuz programın içeriği ve
özelliğine göre değişiklik gösterebilir.
 10. Adım: Projenizin içeriğine göre, gerekli
iş tanım belgelerini ve teknik şartnameleri
hazırlayın.

21. Bu adımları dikkatle takip edin
 11. Adım: Proje yazımı ile ilgili
hazırlıklarınızın, teklifinizi ilgili
makama sunmadan en az 20 gün
önce bitmiş olmasına özen gösterin.
Bu hem proje teklifinizi tekrar
gözden geçirmenize, hem de teklif
sunma sürecinde tamamlanması
gereken birtakım bürokratik
işlemlerin ve kırtasiye işlerinin son
ana kalmamasına imkan sağlar.

22. Gerekli süreler …
 Proje yazma: en az 2 hafta
 Tercümelerin yapılması: 3 gün
 Kopyaların hazırlanması: 1 gün
 Gerekli belgelerin hazırlanması: 12 gün
 Proje başvurusunun gönderilmesi: 2 gün

23. Projeyi Uygularken
 İyi bir proje ekibi:
- Proje lideri
- Proje asistanı
- Muhasebeci
- Projenin konusunun gerektirdiği
kadar tam zamanlı, yarı-zamanlı
uzmanlar, eğitmenler … vb

24. İzleme ve değerlendirme süreci …
 İZLEME NEDİR?
 Projelerin takip sürecinin ilk safhasıdır ve sürekli bir
aktivitedir.
 Proje ile eş zamanlı bir süreçtir.
 Projenin uygulanması aşamasında sistematik şekilde
bilgi toplanması ve bu bilgilerin analizidir.
 Bu bilgiler yöneticiler tarafından:
-mevcut durum analizi,
-problemleri tanımlama,
-yön tayini ve karar alma,
-proje aktivitelerini belirlenen takvim dahilinde tutma,
-hedefler doğrultusunda gelişimi ölçme,
-ileriki amaçları revize etmek için kullanılır.

25. İzlemeye kimler ihtiyaç duyar?
• AB Katılım Öncesi Mali Yardımından
faydalananlar (faydalanıcılar-beneficiaries)
• Avrupa Komisyonu Türkiye Delegasyonu
• Avrupa Birliği Genel Sekreterliği
• Avrupa Komisyonu - İlgili Genel Müdürlükler
• Merkezi Finans ve İhale Birimi
• Ulusal Fon
• Ara Değerlendirme Ekibi

26. Ara değerlendirme
 Projelerin takip sürecinin ikinci safhasıdır.
 Bu süreç sonunda Bağımsız Ara Değerlendirme
Ekibi tarafından ara değerlendirme raporları
hazırlanır.
 5 Kritere göre yapılır: ilgililik (relevance),
etkililik (effectiveness), verimlilik (efficiency),
etki (impact), sürdürülebilirlik (sustainability).
 Sonuçlar: Çok başarısız, başarısız, yeterli,
başarılı, çok başarılı (-2, +2)
 Raporlar hem sektörlere hem de Ortak İzleme
Komitesine yönelik tavsiyelerde bulunur.

27. İzleme ve Değerlendirme (Farklar)
 İzleme proje faydalanıcısı tarafından yapılır.
 Ara değerlendirme bağımsız Ara
Değerlendirme Ekibi tarafından yürütülür.
 İzleme bilgi temini ve aktarımına dayanır.
 Ara değerlendirme izleme sürecinde elde
edilen bilgiden faydalanır.
 İzleme ne olduğu, nasıl ve niçin olduğu
sorularını cevaplarken, değerlendirme nasıl bir
farkın ortaya konduğu sorusuna cevap arar.
 İzleme sürekli bir aktivite olmakla beraber,
değerlendirme uygulamadan önce, uygulama
sırasında ve uygulama sonrasında yani, belirli
sıklıklarla yapılır.

28. Dikkat edilecek hususlar
 Belgelendirme ve raporlama
konularına azami dikkat
gösterilmeli
 İzleme raporları (haftalık ve
aylık bazda)
 Final raporu (proje sonunda)