Download luận văn đồ án tốt nghiệp ngành ngôn ngữ Nhật Bản với đề tài: Nghiên cứu về văn hóa doanh nghiệp Nhật Bản, cho các bạn có thể làm luận văn tham khảo

1. TRƢỜNG ĐẠI HỌC BÀ RỊA - VŨNG TÀU
VIỆN NGÔN NGỮ - VĂN HÓA - QUAN HỆ QUỐC TẾ
---------o0o---------
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
VĂN HÓA ỨNG XỬ TRONG
DOANH NGHIỆP NHẬT BẢN
Trình độ đào tạo: Đại học
Ngành: Đông Phƣơng Học
Chuyên ngành: Ngôn ngữ Nhật Bản
Giảng viên hƣớng dẫn: Ths. LÂM NGỌC NHƢ TRÚC
Sinh viên thực hiện: TRẦN THỊ HOÀI THƢƠNG
MSSV: 13030367 Lớp: DH13NB
Vũng Tàu, ngày 23 tháng 6 năm 2017

2. LỜI CAM ĐOAN
Tôi cam đoan rằng tất cả những dữ liệu nghiên cứu đƣợc nêu trong luận
văn này là do tôi thực hiện, các ý tƣởng tham khảo và những kết quả trích dẫn
từ các công trình khác đều đƣợc nêu rõ trong luận văn.
Vũng Tàu, ngày 23 tháng 6 năm 2017
Sinh viên thực hiện
Trần Thị Hoài Thƣơng

3. LỜI CẢM ƠN
Trên thực tế không có sự thành công nào mà không gắn liền với những sự
hỗ trợ, giúp đỡ dù ít hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp của ngƣời khác. Trong
suốt thời gian từ khi bắt đầu học tập tại trƣờng đến nay, tôi đã nhận đƣợc rất
nhiều sự quan tâm, giúp đỡ của quý thầy cô, gia đình và bạn bè. Tôi xin gửi lời
cảm ơn sâu sắc nhất đến quý thầy cô ở Viện Văn hóa - Ngôn ngữ - Quan hệ
quốc tế đã dùng tri thức và tâm huyết của mình để truyền đạt vốn kiến thức quý
báu cho chúng tôi trong suốt thời gian học tập tại trƣờng. Và đặc biệt, nếu
không có những lời hƣớng dẫn, dạy bảo của các thầy cô thì tôi nghĩ khóa luận
tốt nghiệp này của tôi rất khó có thể hoàn thiện đƣợc.
Thiết nghĩ, sau 4 năm học đại học, ngoài những kiến thức đƣợc học trên
giảng đƣờng từ thầy cô thì việc làm khóa luận tốt nghiệp là một trải nghiệm khá
thú vị và bổ ích để tôi có thể tìm hiểu, học hỏi và nghiên cứu về một đề tài nào
đó cũng nhƣ cách làm một bài luận tốt nghiệp, là cơ hội để tôi thử sức mình,
vận dụng những kiến thức đã học, tìm hiểu, tổng hợp, phân tích để làm thành
bài luận và điều đó cũng đã trở thành một ký ức đẹp trong cuộc đời sinh viên
của tôi.
Tôi phần nào hiểu đƣợc những điều thú vị, những kiến thức, kỹ năng hữu
ích cũng nhƣ những khó khăn trong suốt quá trình làm khóa luận. Những việc
mà nếu nhƣ không thử, tôi sẽ không biết đƣợc nó khó khăn đến đâu, thú vị ra
sao và ý nghĩa đến thế nào. Qua quá trình làm khóa luận, tôi đƣợc học hỏi, trau
dồi kiến thức cũng nhƣ kỹ năng mềm nhiều hơn. Tôi nhận ra những điều mình
còn thiếu, những yếu điểm cũng nhƣ những chỗ cần cải thiện. Tôi hiểu rằng
kiến thức mình đã học vẫn chƣa đủ, phải cố gắng học nhiều hơn, trau dồi và tích
lũy kinh nghiệm nhiều hơn nữa. Sau bài luận, tôi đã có đƣợc cách nhìn nhận vấn
đề toàn diện hơn, và sẽ có những quyết định đúng đắn hơn cho con đƣờng sự
nghiệp của mình trong tƣơng lai sắp tới.

4. Sau cùng, tôi xin gửi lời cảm ơn một cách chân thành nhất đến Trƣờng
Đại học Bà Rịa – Vũng Tàu và toàn thể quý thầy cô, cảm ơn thầy cô đã tận tình
giúp đỡ tôi trong suốt quá trình hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này. Và hơn
hết, tôi muốn cảm ơn một ngƣời đã cho tôi cơ hội để trải nghiệm, để hiểu hơn
về cách làm một bài khóa luận hoàn thiện nhất, dù có bận rộn đến thế nào vẫn
luôn dõi theo quá trình làm bài luận của tôi, luôn sát bên hỗ trợ, giúp đỡ tôi
những lúc khó khăn nhất, một nhà giáo luôn tận tâm vì công việc giảng dạy, hết
lòng vì sinh viên thân yêu của mình, ngƣời đó không ai khác chính là Cô, Ths.
Lâm Ngọc Nhƣ Trúc.
Một lần nữa, tôi xin chân thành cảm ơn.

5. MỤC LỤC
MỞ ĐẦU .......................................................................................................... ...1
1. Lí do chọn đề tài........................................................................................1
2. Mục đích nghiên cứu.................................................................................3
3. Nhiệm vụ nghiên cứu ................................................................................4
4. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ........................................................................5
5. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu.............................................................6
6. Phƣơng pháp nghiên cứu...........................................................................6
7. Dự kiến kết quả nghiên cứu ......................................................................7
8. Cấu trúc của ĐA/KLTN....................................................................... ...8
NỘI DUNG
CH ƠNG 1 GIỚI THIỆU SƠ L C VỀ VĂN HÓA DOANH NGHIỆP
NHẬT BẢN...................................................................................................... ...9
1.1. Văn hóa doanh nghiệp...............................................................................9
1.2. Nét độc đáo trong doanh nghiệp Nhật Bản.............................................15
1.3. Khái niệm tác phong làm việc trong doanh nghiệp ................................30
CH ƠNG 2 MỘT SỐ T C PHONG L M VIỆC CƠ BẢN TRONG
DOANH NGHIỆP NHẬT............................................................................... .32
2.1. Chào hỏi ..................................................................................................32
2.2. Trang phục...............................................................................................37

6. 2.3. Trao nhận danh thiếp...............................................................................42
2.4. Giờ giấc ...................................................................................................50
2.5. Cuộc hẹn..................................................................................................51
2.6. Điện thoại ................................................................................................51
2.7. Email........................................................................................................58
2.8. Bảo mật thông tin ....................................................................................64
2.9. Tiếp khách ...............................................................................................68
CH ƠNG 3 MỘT SỐ K NĂNG QUAN TR NG TRONG DOANH
NGHIỆP NHẬT .............................................................................................. .72
3.1. Kỹ năng HOU – REN – SOU..................................................................72
3.2. Quy tắc 5S ...............................................................................................77
3.3. Kaizen......................................................................................................79
3.4. Omotenashi..............................................................................................86
KẾT LUẬN .........................................................................................................90
TÀI LIỆU THAM KHẢO..................................................................................93

7. 1
MỞ ĐẦU
1. Lí do chọn đề tài
Nhật Bản đƣợc mệnh danh là “đất nƣớc mặt trời mọc”, không chỉ nổi
tiếng về phong cảnh thiên nhiên xinh đẹp, non nƣớc hữu tình, con ngƣời thân
thiện mà còn đƣợc biết đến với nền kinh tế lớn thứ ba trên thế giới sau Hoa Kỳ
và Trung Quốc. Với một quốc gia nghèo nàn về tài nguyên thiên, hàng năm phải
đối mặt với nhiều thảm họa từ thiên nhiên nhƣ động đất, núi lửa, sóng thần...
ngoài ra còn phải gánh chịu hệ quả nặng nề sau chiến tranh, thì ngày nay, với
những bƣớc phát triển vƣợt bậc về kinh tế, quả thật, Nhật Bản là một quốc gia
không thể xem thƣờng. Đúng hơn đây là đất nƣớc khiến cả thế giới phải nể
phục.
Cùng với sự đi lên của công nghiệp hóa hiện đại hóa toàn cầu, kinh tế
ngày càng phát triển, hàng loạt doanh nghiệp, công ty đƣợc dựng nên ngày càng
nhiều. Trong bối cảnh đó thì bất cứ một tổ chức, một doanh nghiệp (DN) muốn
tồn tại đều cần phải có sự phát triển. Từ xƣa, chúng ta luôn quan niệm rằng ba
yếu tố chủ yếu để tạo nên sự phát triển là vốn, nguồn lực con ngƣời và công
nghệ. Ba yếu tố đó vẫn đóng vai trò cốt lõi cho đến ngày nay. Tuy nhiên, trong
thời đại này, khi mà các yếu tố trên đã phát triển quá nhanh, quá mạnh thì các tổ
chức lại muốn tìm lại những cái cốt lõi, những bản sắc của riêng mình. Yếu tố
đóng vai trò quan trọng, thiết yếu trong quá trình xây dựng một doanh nghiệp
vững mạnh và phồn thịnh, đó chính là văn hóa doanh nghiệp VHDN . Chính vì
thế, VHDN ngày càng đƣợc quan tâm và chú trọng nhiều hơn hết vì đó chính là
yếu tố quyết định thành bại của cả một doanh nghiệp.
Chƣa khi nào khái niệm VHDN lại đƣợc nói đến nhiều nhƣ trong những
năm gần đây. VHDN đang nhận đƣợc mối quan tâm ngày càng tăng từ các
doanh nghiệp cũng nhƣ từ phía các nhà nghiên cứu về VHDN. Các doanh

8. 2
nghiệp đã ý thức đƣợc rằng VHDN chính là một yếu tố quan trọng hàng đầu
trong bƣớc đƣờng tiến tới xây dựng một nền tảng vững chắc cho sự phát triển
của doanh nghiệp, rằng để có thể đứng vững trong làn sóng hội nhập hiện nay,
các doanh nghiệp không còn cách nào khác là phải tạo dựng cho mình một nền
VHDN vững mạnh và riêng biệt.
Đặc biệt trong giai đoạn này, quá trình toàn cầu hóa hiện đại hóa di n ra
ngày càng mạnh mẽ thì vai trò của một nền VHDN vững mạnh lại càng trở nên
quan trọng. Có một nền VHDN lành mạnh, doanh nghiệp sẽ có nền tảng vững
chắc, tạo đƣợc niềm tin cho đối tác và tạo cơ sở cho những mối quan hệ lâu dài.
Nếu văn hoá là nền tảng tinh thần đảm bảo sự phát triển bền vững của xã
hội, thì VHDN lại chính là nền tảng tinh thần, là linh hồn cho hoạt động kinh
doanh của một tổ chức, một doanh nghiệp.
Một gia đình muốn trở thành một tế bào có ích cho xã hội, cũng cần phải
có những thói quen đƣợc quy định thành gia phong để mỗi nếp nhà luôn giữ
đƣợc sự đầm ấm, yên vui, đây chính là nền tảng cơ bản để mỗi cá nhân phát
triển. Doanh nghiệp cũng nhƣ vậy, muốn có một sự nghiệp bền vững lâu dài thì
doanh nghiệp cần có những giá trị văn hóa đặc thù, đƣợc chia sẻ rộng rãi giữa
các thành viên trong doanh nghiệp, là kim chỉ nam để mỗi thành viên phấn đấu
vƣơn lên, cùng nhau gặt hái nhiều thành công cho doanh nghiệp.
Hiện nay, văn hóa doanh nghiệp trở thành vấn đề quan trọng đối với
nhiều công ty, là yếu tố quyết định cho sự tồn tại lâu dài của mỗi doanh nghiệp.
Nói đến VHDN, không thể nào không nhắc tới nền VHDN vô cùng đặc sắc và
thú vị của doanh nghiệp Nhật Bản. Với các doanh nghiệp Nhật, yếu tố văn hóa
càng đƣợc quan tâm và đặt nặng hơn bởi ngƣời Nhật khá coi trọng vấn đề l
giáo, ứng xử trong giao tiếp. Nhiều công ty Nhật Bản hiện nay đã xây dựng
đƣợc văn hóa công ty thành công và đạt hiệu quả cao. Đó cũng là yếu tố góp
phần vào việc đƣa các công ty Nhật trở thành một trong những công ty hàng đầu
thế giới.

9. 3
Trên phƣơng diện VHDN, Nhật Bản nổi bật là một quốc gia đã thực hiện
thành công việc xây dựng VHDN cho riêng mình, mang lại sự phát triển thần kỳ
cho nền kinh tế Nhật Bản trong thập kỷ 70 – 80 của thế kỷ XX. Các doanh
nghiệp Nhật Bản đã biết đặt vấn đề VHDN vào đúng trọng tâm của sự chú ý và
bằng các triết lý văn hóa mang tính dân tộc, sau đó là bằng các chính sách, biện
pháp cụ thể để tác động mạnh mẽ vào các đối tƣợng có thể làm thay đổi nền văn
hóa trong doanh nghiệp cũng nhƣ của dân tộc Nhật Bản.
Nhắc đến ngƣời Nhật là nhắc đến những con ngƣời cứng cỏi, kiên trì,
quật cƣờng với môi trƣờng sống cũng nhƣ môi trƣờng làm việc. Sự khắc nghiệt
của thiên nhiên đã giúp họ trở lên mạnh mẽ, ý chí. Tuy nhiên ẩn sâu trong
những con ngƣời ấy chính là ý thức trách nhiệm cao với công việc và gia đình.
Ngƣời Nhật, bằng tình yêu đất nƣớc con ngƣời đã làm nên những kì tích
đáng khâm phục, có đƣợc kết quả đó là nhờ ý thức tập thể, thái độ trong công
việc. Hơn nữa, những thành tố tƣởng chừng rất nhỏ lại có ý nghĩa đặc biệt trong
văn hóa doanh nghiệp, nhƣ cách chào hỏi, trao danh thiếp, tôn trọng thứ bậc,
trang phục công sở, cách tặng quà… Nhật Bản đƣợc biết đến là đất nƣớc của sự
giàu có và phồn thịnh, để có đƣợc thành công đó phải kể đến những yếu tố tích
cực trên.
Nhật Bản là quốc gia đƣợc coi có VHDN khá đặc trƣng, rất đáng để
chúng ta tìm hiểu và học tập. Vì lẽ đó mà tôi quyết định chọn đề tài: “Nghiên
cứu về văn hóa doanh nghiệp Nhật Bản” để nghiên cứu.
2. Mục đích nghiên cứu
Nhật Bản là một quốc gia mỗi năm phải hứng chịu đến hơn 1000 trận
động đất, tài nguyên thiên nhiên khan hiếm, nhìn vào vẻ bề ngoài sẽ tƣởng
chừng nhƣ Nhật Bản không có động lực để phát triển kinh tế, nhƣng trên thực tế,
quốc gia này đã vƣơn lên trở thành nền kinh tế lớn thứ hai thế giới chỉ sau Mỹ
trong nhiều năm liền trƣớc khi bị thay thế bởi Trung Quốc.

10. 4
Tại sao nƣớc Nhật nhỏ bé với rất ít tài nguyên thiên nhiên lại trở thành
một nền kinh tế hùng mạnh khiến mọi quốc gia khác phải kiêng nể Câu trả lời
nằm trong phong cách làm việc của họ: độc đáo, khác biệt và hiệu quả. Chính
tác phong cách làm việc của ngƣời Nhật đã tạo nên nguồn lực cực kì mạnh mẽ
cho họ.
Văn hóa doanh nghiệp của ngƣời Nhật còn rất nhiều chuẩn mực mà
chúng ta có thể tham khảo. Những nội dung nêu trên chỉ là một số nét văn hóa
cƣ xử, giao tiếp của ngƣời Nhật mà chúng ta cũng có thể ứng dụng trong công
việc thực tế khi làm tại công ty Nhật, hoặc có thể chọn lọc áp dụng trong cuộc
sống, trong môi trƣờng doanh nghiệp trong nƣớc. Xây dựng, thực thi VHDN sẽ
góp phần tạo nên một môi trƣờng tổ chức chuyên nghiệp, tạo nên bản sắc riêng
và phát huy đƣợc những thế mạnh đặc thù của mình để phát triển.
Việc nghiên cứu về VHDN Nhật giúp chúng ta học hỏi đƣợc những kinh
nghiệm, bài học quý giá, bổ ích để áp dụng vào văn hóa doanh nghiệp tại Việt
Nam. Qua đó, nhìn nhận từ những mặt còn hạn chế trong VHDN Nhật để hoàn
thiện hơn VHDN ở Việt Nam, thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh
nghiệp trong nƣớc, đồng thời học hỏi VHDN Nhật để tăng cƣờng hợp tác cùng
phát triển giữa các doanh nghiệp hai nƣớc.
3. Nhiệm vụ nghiên cứu
Bài khóa luận này thực hiện nhiệm vụ nêu ra một cách đầy đủ và chi tiết
về văn hóa doanh nghiệp Nhật Bản nhƣ:
─ Giới thiệu về Văn hóa doanh nghiệp Nhật
─ Những nét độc đáo trong văn hóa doanh nghiệp Nhật
─ Business Manners - Tác phong làm việc cơ bản
─ Những kĩ năng quan trọng trong doanh nghiệp Nhật

11. 5
Tổng hợp và phân tích từng yếu tố một cách khách quan nhất, để có thể
thấy hết đƣợc những nét độc đáo trong văn hóa doanh nghiệp Nhật. Qua đó đúc
kết những tinh hoa văn hóa Nhật, cũng nhƣ đƣa ra những mặt còn hạn chế, nhìn
nhận và đánh giá, xem xét từng khía cạnh của vấn đề một cách toàn diện, để có
cái nhìn khái quát nhất về văn hóa doanh nghiệp Nhật Bản.
4. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Nhật Bản, một đất nƣớc vốn nghèo nàn về tài nguyên, lại gặp nhiều thiên
tai khắc nghiệt, đã vƣơn lên trở thành một trong những quốc gia đi đầu về ứng
dụng công nghệ với các thành tựu khoa học nổi bật, một nền kinh tế phát triển
vào bậc nhất của thế giới. Nhƣng để có một đất nƣớc phát triển nhƣ bây giờ thì
không thể không nhắc đến văn hóa nói chung và văn hóa doanh nghiệp nói
riêng tại đất nƣớc này.
Chính vì thế, VHDN Nhật đã trở thành đề tài thú vị, đặc sắc, thu hút sự
quan tâm của rất nhiều nhà nghiên trên toàn thế giới. Từ những năm 90 của thế
kỷ XX, ngƣời ta bắt đầu chú ý và đi sâu nghiên cứu những nhân tố cấu thành
cũng nhƣ những tác động to lớn của văn hoá đối với sự phát triển của doanh
nghiệp. VHDN Nhật đã đƣợc thể hiện trong một số tác phẩm nhƣ: „„Yukichi
Fukuzawa - Tinh thần doanh nghiệp của nƣớc Nhật hiện đại‟‟ của tác giả Norio
Tamaki ,“Nghệ thuật Kaizen tuyệt vời của Toyota‟‟ của Yoshihito Wakamatsu
hay “Văn hóa làm việc với ngƣời ngƣời Nhật” do John C. Condon Tomoko
Masumoto chấp bút. Ngoài ra VHDN Nhật còn là một trong những đề tài khá
hay và thú vị đƣợc sinh viên lựa chọn làm khóa luận tốt nghiệp.
Qua những tác phẩm trên có thể nhận thấy một cách khái quát về VHDN
Nhật, hiểu sơ lƣợc về những nét độc đáo trong VHDN. Tuy nhiên, mỗi tác
phẩm lại di n tả mỗi khía cạnh khác nhau, hầu hết nội dung vẫn di n tả chung
chung, sơ lƣợc, vẫn chƣa đi vào thực ti n, chƣa đƣa đến cho ngƣời đọc cái nhìn

12. 6
toàn diện, từ tổng quan đến chi tiết từng vấn đề, từng điểm cần lƣu ý, từng hành
động cụ thể ứng với từng tình huống, bối cảnh trong doanh nghiệp. Do đó, đối
với những ngƣời có hứng thú, muốn nghiên cứu về VHDN Nhật thì lƣợng kiến
thức đó vẫn chƣa đủ để đáp ứng nhu cầu học hỏi, trau dồi kiến thức cũng nhƣ
giúp họ thấu hiểu hết về VHDN Nhật, một nền VHDN vô cùng độc đáo và thú
vị.
5. Đ i t ng và ph m vi nghiên cứu
Đối tƣợng nghiên cứu: Văn hóa ứng xử trong doanh nghiệp Nhật Bản
Phạm vi đề tài: Nghiên cứu về văn hóa ứng xử trong doanh nghiệp Nhật Bản
─ Một số điểm độc đáo trong văn hóa doanh nghiệp Nhật
─ Tác phong làm việc trong doanh nghiệp Nhật
─ Một số kỹ năng quan trọng trong doanh nghiệp Nhật
6. Ph ng pháp nghiên cứu
Để hoàn thành bài luận này, tôi đã tìm hiểu kỹ các loại tài liệu, địa chỉ
các trang web của Việt Nam cũng nhƣ nƣớc ngoài, kết hợp với các phƣơng tiện
thông tin đại chúng cũng nhƣ những kiến thức thu thập đƣợc trong quá trình học
tập trên giảng đƣờng, tích lũy, tổng hợp từ những trải nghiệm thực tế trong quá
trình thực tập tại công ty Nhật để có thể phác họa một cách chính xác, chân thực
và đầy đủ nhất về VHDN Nhật Bản.
Ngoài ra sử dụng tập trung các phƣơng pháp nghiên cứu quen thuộc nhƣ:
thống kê, so sánh, phân tích, tổng hợp kết hợp lý thuyết và thực ti n để làm sáng
tỏ vấn đề.
─ Phƣơng pháp phân tích là phƣơng pháp quan trọng khi tìm hiểu các đặc
trƣng trong văn hóa doanh nghiệp Nhật.
─ Phƣơng pháp tổng hợp các kiến thức từ sách vở và tƣ liệu thực tế để đƣa
ra những vấn đề tổng quan nhất về văn hóa doanh nghiệp Nhật Bản.

13. 7
7. Dự kiến kết quả nghiên cứu
─ Tạo cơ hội để học hỏi, bổ sung và nâng cao lƣợng kiến thức bổ ích cũng
nhƣ trau dồi các kỹ năng thiết yếu cần có khi làm việc trong doanh
nghiệp Nhật.
─ Tài liệu tham khảo cho những sinh viên đang theo học chuyên ngành
Ngôn ngữ Nhật hoặc ngƣời khác quan tâm muốn tìm hiểu sâu hơn về văn
hóa doanh nghiệp Nhật.
─ Tài liệu tham khảo dành cho những sinh viên ngành Nhật mới ra trƣờng
hoặc những ngƣời sắp vào làm việc trong công ty Nhật có thể tham khảo
qua để nắm đƣợc một cách khái quát nhất về những kỹ năng và những
kiến thức quan trọng nhất để có thể ứng dụng vào công việc thực tế một
cách chính xác hơn, hoàn thiện hơn. Để không phải bỡ ngỡ khi bƣớc chân
vào làm việc trong doanh nghiệp Nhật, nhanh chóng thích nghi môi
trƣờng làm việc cũng nhƣ cách làm việc trong doanh nghiệp.
─ Hiểu rõ hơn về văn hóa doanh nghiệp, học hỏi và ứng dụng trong doanh
nghiệp Nhật. Rút ra những điểm tích cực và những mặt còn hạn chế, đƣa
ra một số giải pháp, nhằm hoàn thiện hơn văn hóa trong doanh nghiệp.
─ Học hỏi, áp dụng những điểm tích cực vào văn hóa doanh nghiệp Việt
Nam, nhìn nhận một cách khách quan nhất về những mặt còn hạn chế
trong văn hóa doanh nghiệp Nhật, tự rút ra bài học.
─ Tích lũy cho mình thật nhiều những kiến thức bổ ích vô cùng cần thiết
cho công việc trong tƣơng lai và hiểu hơn về cách thức, phƣơng pháp làm
khóa luận tốt nghiệp.

14. 8
8. Cấu trúc của ĐA/KLTN
Ngoài phần mở đầu và tài liệu tham khảo, khóa luận đƣợc viết thành 3
chƣơng:
CH ƠNG 1 Giới thiệu sơ lƣợc về văn hóa doanh nghiệp Nhật Bản
CH ƠNG 2 Một số tác phong làm việc cơ bản trong doanh nghiệp Nhật
CH ƠNG 3 Một số kỹ năng quan trọng trong doanh nghiệp Nhật

15. 9
CH ƠNG 1 GIỚI THIỆU SƠ L C VỀ VĂN HÓA DOANH NGHIỆP
NHẬT BẢN
Hình 1. 1. Cúi chào trong doanh nghiệp Nhật [8]
1.1. Văn hóa doanh nghiệp
1.1.1. Khái niệm doanh nghiệp
Doanh nghiệp là một xã hội thu nhỏ hình thành bởi sự liên kết giữa các
thành viên hoạt động theo một tôn chỉ mục đích và lợi ích chung tƣơng đối độc
lập. Vì vậy, văn hóa doanh nghiệp tất yếu sẽ đƣợc hình thành và phát triển nhƣ
một yếu tố đặc trƣng của doanh nghiệp đó trong quá trình kinh doanh.

16. 10
1.1.2. Khái niệm văn hóa
Văn hóa ra đời từ khi xuất hiện xã hội loài ngƣời, thế nhƣng mãi đến nửa
sau thế kỷ XIX các nhà nghiên cứu mới bắt đầu quan tâm nghiên cứu đến văn
hóa và mới bắt đầu đƣa ra những định nghĩa ban đầu về văn hóa.
Theo Tây Phƣơng, văn hoá Culture có gốc từ chữ Latinh – Cultus: là
khai hoang, trồng trọt. Sự vun trồng, dùng trong lĩnh vực xã hội có nghĩa là sự
giáo dục, đào tạo, phát triển các khả năng của con ngƣời. Ở Phƣơng Đông, trong
tiếng Hán cổ, từ “văn hóa” bao hàm ý nghĩa „„văn” là vẻ đẹp của nhân tính, cái
đẹp của tri thức, trí tuệ con ngƣời có thể đạt đƣợc bằng sự tu dƣỡng của bản thân
và cách thức cai trị đúng đắn của nhà cầm quyền. Còn chữ ‚„„hóa” là đem cái
văn cái đẹp, cái tốt, cái đúng để cảm hóa, giáo dục và hiện thực hóa trong thực
ti n, đời sống.
Nhƣ vậy, văn hóa của cả phƣơng Đông và phƣơng Tây đều có một nghĩa
chung căn bản là sự giáo hóa, vun trồng nhân cách con ngƣời (bao gồm cá nhân,
cộng đồng và xã hội loài ngƣời , cũng có nghĩa là làm cho con ngƣời và cuộc
sống trở nên tốt đẹp hơn.
Chúng ta cũng có rất nhiều định nghĩa khác nhau về văn hoá:
“Văn hóa là sự tổng hợp của mọi phƣơng thức sinh hoạt cùng với biểu
hiện của nó mà loài ngƣời đã sản sinh ra nhằm thích ứng những nhu cầu đời
sống và đòi hỏi của sinh tồn.‟‟[7, 431]
Định nghĩa rộng nhất và cũng đặc biệt nhất về văn hóa cho đến bây giờ
có lẽ là định nghĩa của E.Heriot, theo ông “Cái gì còn lại khi tất cả những cái
khác bị quên lãng đi - đó là Văn hóa.‟‟ Định nghĩa này đã cho ta thấy văn hóa
có tính động, tính kế thừa, nó còn lại sau khi tất cả đã qua đi, nó đƣợc truyền từ
đời này sang đời khác, đƣợc tích lũy và đƣợc kế thừa.

17. 11
Ngoài ra còn có một số quan điểm khác về văn hóa:
„„Văn hóa là một hệ thống hữu cơ các giá trị vật chất và tinh thần do con
ngƣời sáng tạo và tích lũy qua quá trình hoạt động thực ti n, trong sự tƣơng tác
giữa con ngƣời với môi trƣờng tự nhiên và xã hội.‟‟[1,10]
Qua những ví dụ điển hình trên chúng ta thấy đƣợc rằng có rất nhiều định
nghĩa về văn hóa nhìn từ các khía cạnh khác nhau, và cũng rất khó để có đƣợc
một định nghĩa hoàn toàn chính xác. Nhƣng qua các định nghĩa trên đây, chúng
ta cũng có thể rút ra những điểm chung, đó là: văn hóa là sản phẩm của xã hội.
Những nét đặc trƣng trong văn hóa kinh doanh của các doanh nghiệp Nhật Bản,
nó đƣợc hình thành trong cuộc sống xã hội, đƣợc đúc kết, đƣợc truyền từ đời
này sang đời khác, trong văn hóa có nhiều khía cạnh, lĩnh vực và giữa chúng có
những mối liên hệ chặt chẽ với nhau.
1.1.3. Khái niệm văn hóa doanh nghiệp
“Văn hóa kinh doanh, văn hóa doanh nghiệp hay văn hóa tổ chức đƣợc
hiểu là một hệ thống các giá trị, các chuẩn mực, các quan niệm và hành vi do
các thành viên trong doanh nghiệp đó sáng tạo và tích lũy trong quá trình tƣơng
tác với môi trƣờng bên ngoài và hội nhập bên trong tổ chức. Văn hóa này sẽ
đƣợc dùng để đánh giá các hành vi, do đó, đƣợc chia sẻ và phổ biến rộng rãi
giữa các thế hệ thành viên nhƣ một chuẩn mực để nhận thức, tƣ duy và cảm
nhận trong mối quan hệ với các vấn đề mà họ phải đối mặt.”[2]
Còn theo ý kiến của PGS.TS Phạm Ngọc Thanh: “Văn hóa doanh nghiệp
là toàn bộ các giá trị văn hóa đƣợc xây dựng nên trong suốt quá trình tồn tại và
phát triển của một doanh nghiệp, trở thành các giá trị, các quan niệm và tập
quán, truyền thống ăn sâu vào hoạt động của doanh nghiệp ấy và chi phối tình

18. 12
cảm, nếp suy nghĩ và hành vi của mọi thành viên trong doanh nghiệp trong việc
theo đuổi và thực hiện các mục đích.” [3]
Ngoài ra còn có một vài cách định nghĩa khác về văn hóa doanh nghiệp
nhƣ: George De Sainte Marie: “Văn hóa doanh nghiệp là tổng hợp các giá trị,
các biểu tƣợng, huyền thoại, các nghi thức, các điều cấm kỵ, các quan điểm triết
học, đạo đức tạo thành nền móng sâu xa của doanh nghiệp” hay “Văn hóa doanh
nghiệp là tổng hợp các quan niệm chung mà các thành viên trong công ty học
đƣợc trong quá trình giải quyết các vấn đề nội bộ và xử lý môi trƣờng xung
quanh” của Edgar Schein.[4]
Qua các định nghĩa trên ta có thể nói rằng bất kỳ một doanh nghiệp nào
nếu thiếu đi yếu tố văn hóa, tri thức thì khó có thể đứng vững đƣợc. Văn hóa
doanh nghiệp là văn hoá của một tổ chức vì vậy nó không đơn thuần là văn hoá
giao tiếp hay văn hoá kinh doanh nhƣ ta thƣờng nghĩ. Văn hóa doanh nghiệp
không phải là những khẩu hiệu của ban lãnh đạo đƣợc treo trƣớc cổng, trên hành
lang hay trong phòng họp.
Sau sự thành công rực rỡ của các doanh nghiệp Nhật Bản trên khắp thế
giới, các nhà nghiên cứu phƣơng Tây đã bắt đầu chú ý tìm hiểu nguyên nhân sâu
xa ẩn chứa trong đó. Và họ đã tìm thấy những dấu ấn văn hóa riêng có trong
kinh doanh của ngƣời Nhật Bản. Điều này khiến các nhà kinh tế học nghĩ đến
tầm quan trọng của các yếu tố văn hóa đối với các hoạt động sản xuất kinh
doanh. Và sự ra đời của các thuật ngữ "văn hóa kinh tế", "văn hóa kinh doanh",
“ văn hóa doanh nghiệp” đã bao hàm ý nghĩa này.
Văn hóa doanh nghiệp có cả biểu hiện hữu hình và vô hình. Một số biểu
hiện rất d quan sát, đó là lớp bề mặt của văn hóa, còn phần lõi có ảnh hƣởng
sâu và mạnh hơn rất nhiều thì vô hình.

19. 13
 Lớp bề mặt của văn hoá doanh nghiệp: Biểu hiện hữu hình
Trang phục; môi trƣờng làm việc; lợi ích; khen thƣởng; đối thoại; cân
bằng công việc - cuộc sống; mô tả công việc; cấu trúc tổ chức; các mối
quan hệ.
 Phần lõi: Biểu hiện vô hình
Các giá trị: đối thoại riêng; các quy tắc vô hình; thái độ; niềm tin; quan sát
thế giới; tâm trạng và cảm xúc; cách hiểu vô thức; tiêu chuẩn; giả định.
Bản chất của văn hoá doanh nghiệp là đối nội phải tăng cƣờng tiềm lực,
quy tụ đƣợc sức sáng tạo của công nhân viên chức, khích lệ họ sáng tạo ra nhiều
lợi nhuận cho doanh nghiệp; đối ngoại phải đƣợc xã hội bản địa chấp nhận.
Văn hóa doanh nghiệp đƣợc thể hiện ở nhiều cấp độ khác nhau. Cấp d
thấy nhất thể hiện ngay trong công việc hàng ngày nhƣ cách báo cáo công việc,
giữ gìn tài sản chung, ngôn ngữ khi giao tiếp với đồng nghiệp, đối tác, khách
hàng, các thủ tục hành chính… Cấp thứ hai là các giá trị tinh thần xác định việc
phải làm, hành động của mình đúng hay sai, có mang lại lợi ích hay thiệt hại
chung hay không. Đây là điều lãnh đạo doanh nghiệp mong muốn nhận đƣợc ở
nhân viên và phải xây dựng dần từng bƣớc. Cấp thứ ba là nền tảng cho các hành
động chính là niềm tin, nhận thức, suy nghĩ và xúc cảm đƣợc coi là đƣơng nhiên
ăn sâu trong tiềm thức mỗi cá nhân trong doanh nghiệp. Các ngầm định này là
nền tảng cho các giá trị và hành động của mỗi thành viên. Văn hóa doanh nghiệp
trong một tổ chức đã tiến đến mức độ cao nhất, trở thành một thứ Đạo, mà từ thế
hệ này tới thế hệ khác tôn sùng và làm theo.
Qua một số định nghĩa trên đã giúp chúng ta hiểu hơn về VHDN. Đó
chính là một hệ thống các giá trị, chuẩn mực, quan niệm, hành vi do các thành
viên trong doanh nghiệp sáng tạo ra, và chính nó lại đƣợc dùng để đánh giá các
hành vi khác trong môi trƣờng doanh nghiệp. Nhƣ vậy, có thể nói văn hóa

20. 14
doanh nghiệp là những giá trị đƣợc chiết xuất từ mọi hành vi của con ngƣời trên
tất cả các mặt hoạt động di n ra trong quá trình hoạt động kinh doanh, đƣợc kế
thừa, phát triển, quảng bá trong và ngoài tổ chức. Văn hóa doanh nghiệp không
chỉ dừng lại ở những biểu hiện bên ngoài có thể cảm nhận bằng trực giác. Giá
trị văn hóa doanh nghiệp thực sự nằm ở những giá trị, quan niệm chung đƣợc
tuyên bố hoặc không tuyên bố kết tinh trong triết lý, tƣ tƣởng, tầm nhìn... mới
thực sự hình thành bản sắc văn hoá đặc trƣng của doanh nghiệp và chính là cái
tạo nên sức mạnh tiềm ẩn đối với tƣơng lai phát triển của bản thân doanh nghiệp
đó.
1.1.4. Văn hóa doanh nghiệp ảnh hưởng tới sự phát triển doanh nghiệp
─ Xét về ảnh h ởng tích cực: Văn hoá doanh nghiệp tạo nên nét đặc trƣng
riêng của doanh nghiệp, quy tụ đƣợc sức mạnh của toàn doanh nghiệp và khích
lệ đƣợc sự đổi mới sáng tạo:
 Tạo nên nét đặc trƣng riêng của doanh nghiệp: Mỗi doanh nghiệp có một
đặc trƣng riêng và chính văn hoá doanh nghiệp tạo nên nét khác biệt đó. Các giá
trị cốt lõi, các tập tục, l nghi, thói quen hay cách họp hành, đào tạo, thậm chí
đến cả đồng phục, giao tiếp… đã tạo nên phong cách riêng biệt của doanh
nghiệp, phân biệt doanh nghiệp này với doanh nghiệp khác.
 Quy tụ đƣợc sức mạnh của toàn doanh nghiệp: Nền văn hoá tốt giúp
doanh nghiệp thu hút và giữ đƣợc nhân tài, củng cố lòng trung thành của nhân
viên với doanh nghiệp. Thật sai lầm khi cho rằng trả lƣơng cao sẽ giữ đƣợc nhân
tài. Nhân viên chỉ trung thành, gắn bó với doanh nghiệp khi doanh nghiệp có
môi trƣờng làm việc tốt, khuyến khích họ phát triển.
 Khích lệ sự đổi mới, sáng tạo: Trong những doanh nghiệp có môi trƣờng
văn hoá làm việc tốt, mọi nhân viên luôn luôn đƣợc khuyến khích đƣa ra sáng

21. 15
kiến, ý tƣởng…Nhân viên trở nên năng động, sáng tạo và ngày càng gắn bó với
doanh nghiệp hơn.
─ Xét về ảnh h ởng tiêu cực: Nền văn hoá yếu kém sẽ gây ra những thiệt
hại cho doanh nghiệp. Chẳng hạn trong một doanh nghiệp, cơ chế quản lý cứng
nhắc, độc tài, sẽ làm nhân viên sợ hãi, thụ động và thờ ơ hoặc chống đối lại lãnh
đạo. Doanh nghiệp ngày càng đi xuống, nhân viên chán nản, không còn tha thiết
với công việc, và dẫn đến việc nhân viên rời bỏ doanh nghiệp.
1.2. Nét độc đáo trong doanh nghiệp Nhật Bản
1.2.1. Những nguyên nhân chính làm nên sự đặc thù của VHDN Nhật Bản
VHDN Nhật Bản phát triển ngày càng mạnh và mang trong mình phong
thái riêng biệt, những nét đặc sắc chỉ thuộc về các doanh nghiệp “xứ sở mặt trời
mọc”. Vậy đâu là nguyên nhân hình thành nền VHDN phong phú và đa dạng
nhƣ vậy? Dƣới đây là một số nguyên nhân chính làm nên sự đặc thù của VHDN
Nhật Bản:
Sự phân thứ bậc mang tính "đẳng cấp": Đạo Khổng du nhập vào Nhật
Bản từ rất sớm, kết hợp với tinh thần tôn vinh giới Võ Sĩ Đạo nhƣ là một đẳng
cấp hàng đầu: Võ sĩ - Trí thức - Công Nông - Thƣơng nhân, đã làm nên một xã
hội đẳng cấp kiểu Nhật Bản với tƣ tƣởng đề cao L - Tín - Nghĩa - Trí - Nhân.
Cho đến nay có nhiều thay đổi, nhƣng tinh thần đó vẫn biểu hiện rất mạnh trong
các mối quan hệ xã hội và các tổ chức của Nhật Bản thể hiện: tôn ti trật tự "công
ty mẹ và con", hội sở và chi nhánh - quan hệ cấp trên cấp dƣới "lớp trƣớc và lớp
sau" , khách hàng và ngƣời bán hàng.
Một đất nƣớc vốn dĩ nghèo nàn về tài nguyên, có nhiều thiên tai, kinh tế
chủ yếu là nông - ngƣ nghiệp và sự ảnh hƣởng của Tam Giáo Đồng nguyên (sự
dung hợp tam giáo Phật-Nho-Đạo) du nhập nên ngƣời Nhật Bản coi trọng: tinh
thần tập thể - hài hòa thiên nhân địa - đề cao sự hợp lí - sự ứng xử theo thứ tự

22. 16
coi trọng L , Tín, Nghĩa, Trí, Nhân. Xã hội Nhật Bản tự biết mình thiếu rất
nhiều các điều kiện nhƣng cần phải khẳng định mình, nên có khuynh hƣớng du
nhập và cải hóa những gì du nhập vào để chúng biến thành kiểu Nhật Bản. Bởi
vậy văn hóa doanh nghiệp Nhật Bản có sự giao thoa đỉnh cao các yếu tố Tây /
Đông/ Nhật Bản. Tuy nhiên đến một lúc nào đó sự phát triển làm cho chiếc áo
đó bộc lộ nhiều bất cập và mâu thuẫn. Tất cả cái đó cũng phản ánh trong tính
cách phức tạp của ngƣời Nhật Bản.
Ngôn ngữ có nhiều mặt hạn chế (rất ít các nguyên âm, phụ âm luôn đặt
trƣớc nguyên âm, một tỉ trọng lớn từ ngữ gốc ngoại nhập đƣợc thể hiện dƣới
dạng chữ Kanji và chữ Katakana) góp phần khiến ngƣời Nhật Bản rất cẩn trọng
khi phát biểu, thể hiện chính kiến, và thƣờng thông qua thái độ ngầm định,
những yếu tố phi ngôn ngữ, sự nỗ lực thể hiện của bản thân để điền vào chỗ
trống của ngôn từ. Bởi vậy để hiểu họ thƣờng phải kết hợp nghe họ nói, quan
sát những gì họ thể hiện và thấu hiểu tính cách của họ.
Sự thua trận của Nhật Bản trong Đại chiến thế giới lần thứ II khiến Nhật
Bản chỉ còn lại đống tro tàn và nhục nhã, bên cạnh đó là bị ràng buộc bởi rất
nhiều cam kết bất lợi. Điều này khiến cả nƣớc Nhật gắn kết lại, làm hết sức
mình trong sự nghiệp phát triển kinh tế. Từ 1945 trở đi dấy lên trong xã hội
Nhật Bản sự tôn vinh lao động xả thân vì doanh nghiệp và vì xã hội. Ngƣời
Nhật Bản coi trọng lao động hơn tất cả, gắn bó với doanh nghiệp hơn với gia
đình của mình, đặt tất cả sự nghiệp của mình cho sự thành công của tổ chức.
Cạnh tranh và hợp tác đƣợc thúc đẩy song hành. Hàng chục năm qua đi, những
phẩm chất đó đã trở thành những nét mới, bền chắc và định hình thành VHDN
Nhật Bản. VHDN đã giúp nhiều doanh nghiệp Nhật Bản gặt hái đƣợc nhiều
thành công, trong giai đoạn 1955-1973, Nhật Bản trở thành cƣờng quốc thứ II
trong nền kinh tế thế giới.

23. 17
1.2.2. Nét độc đáo của VHDN Nhật Bản
Có nhiều lý do để nƣớc Nhật trở thành cƣờng quốc về kinh tế của thế giới.
Một trong các lý do đƣợc cho là đặc trƣng của đất nƣớc Nhật Bản là yếu tố con
ngƣời và VHDN. Điều này cũng đã đƣợc thể hiện rõ nét trong văn hóa của các
doanh nghiệp Nhật Bản. Nhật Bản đã cho chúng ta thấy một trong các doanh
nghiệp lớn phát triển hàng đầu thế giới nhƣ Toyota, Honda, Toshiba... chính là
các doanh nghiệp Nhật, mỗi doanh nghiệp mang một tiểm lực phát triển vô cùng
lớn, đó là điều chúng ta không thể phủ nhận.
Trong không gian kinh tế tri thức, yếu tố con ngƣời đóng vai trò quyết
định. Văn hóa làm cho yếu tố đó trở thành có chất lƣợng, liên kết và nhân lên
siêu cấp các giá trị riêng lẻ của mỗi ngƣời và trở thành nguồn lực vô tận của
mỗi quốc gia.
─ Triết lí kinh doanh
Một trong những yếu tố quan trọng không thể thiếu trong mỗi doanh
nghiệp Nhật. Có thể nói rất hiếm các doanh nghiệp Nhật Bản không có triết lí
kinh doanh. Điều đó đƣợc hiểu nhƣ sứ mệnh của doanh nghiệp trong sự nghiệp
kinh doanh. Triết lý kinh doanh đƣợc coi là tƣ tƣởng chủ đạo, dẫn dắt toàn bộ
hoạt động của công ty, mà tất cả những ngƣời làm việc tại công ty, từ nhà lãnh
đạo cao nhất đến những ngƣời lao động ở cấp thấp nhất, thấm nhuần và tuân thủ
nhằm làm cho công ty phát triển bền vững và trƣờng tồn. Là hình ảnh của doanh
nghiệp trong ngành và trong xã hội. Nó có ý nghĩa nhƣ mục tiêu phát biểu,
xuyên suốt, có ý nghĩa định hƣớng cho doanh nghiệp trong cả một thời kì phát
triển lâu dài.
Thông qua triết lí kinh doanh doanh nghiệp tôn vinh một hệ giá trị chủ
đạo xác định nền tảng cho sự phát triển, gắn kết mọi ngƣời và làm cho khách
hàng biết đến doanh nghiệp. Hơn nữa các doanh nghiệp Nhật Bản sớm ý thức
đƣợc tính xã hội hóa ngày càng tăng của hoạt động sản xuất kinh doanh, nên
triết lí kinh doanh còn có ý nghĩa nhƣ một thƣơng hiệu, cái bản sắc của doanh

24. 18
nghiệp. Ví dụ nhƣ Công ty Điện khí Matsushita: "Tinh thần xí nghiệp phục vụ
đất nƣớc" và "kinh doanh là đáp ứng nhƣ cầu của xã hội và ngƣời tiêu dùng".
Doanh nghiệp Honda: "Không mô phỏng, kiên trì sáng tạo, độc đáo" và "Dùng
con mắt của thế giới mà nhìn vào vấn đề"; hay công ty Sony: "Sáng tạo là lí do
tồn tại của chúng ta".
─ Lựa chọn những giải pháp t i u
Những mối quan hệ: doanh nghiệp - xã hội; doanh nghiệp - khách hàng;
doanh nghiệp - các doanh nghiệp đối tác; cấp trên - cấp dƣới thƣờng nảy sinh
rất nhiều mâu thuẫn về lợi ích, tiêu chí, đƣờng lối. Để giải quyết các doanh
nghiệp Nhật Bản thƣờng tìm cách mở rộng đƣờng tham khảo giữa các bên,
tránh gây ra những xung đột đối đầu. Các bên đều có thể đƣa ra các quyết định
trên tinh thần giữ "chữ Tình" trên cơ sở hợp lí đa phƣơng. Giữ "chữ Hòa" giữa
các doanh nghiệp đối tác. Các qui định pháp luật hay qui chế của DN đƣợc soạn
thảo khá "lỏng lẻo" rất d linh hoạt nhƣng rất ít trƣờng hợp lạm dụng bởi một
bên.
─ Đ i nhân xử thế khéo léo
Trong quan hệ, ngƣời Nhật Bản chấp nhận ngƣời khác có thể mắc sai lầm,
nhƣng luôn cho đối tác hiểu rằng điều đó không đƣợc phép lặp lại và tinh thần
sửa chữa luôn thể hiện ở kết quả cuối cùng. Mọi ngƣời đều có ý thức rất rõ rằng
không đƣợc xúc phạm ngƣời khác, cũng không cần buộc ai phải đƣa ra những
cam kết cụ thể. Nhƣng những chuẩn mực đạo đức xã hội, đạo đức doanh nghiệp
(trách nhiệm đặt trên tình cảm đã tạo một sức ép vô hình lên tất cả khiến mọi
ngƣời phải xác định đƣợc bổn phận của mình nếu muốn có chỗ đứng trong tổ
chức. Điều này rõ ràng đến mức khi tiếp xúc với các nhân viên ngƣời Nhật
nhiều ngƣời nƣớc ngoài cảm thấy họ tận tụy và kín kẽ, nếu có trục trặc gì thì lỗi
rất ít khi thuộc về ngƣời Nhật Bản. Ngƣời Nhật Bản có qui tắc bất thành văn
trong khiển trách và phê bình nhƣ sau: Ngƣời khiển trách là ngƣời có uy tín,
đƣợc mọi ngƣời kính trọng và chính danh "Không phê bình khiển trách tùy tiện,

25. 19
vụn vặt, chỉ áp dụng khi sai sót có tính hệ thống, gây lây lan, có hậu quả rõ
ràng". Phê bình khiển trách trong bầu không khí hòa hợp, không đối đầu, Win-
Win1
.
─ Phát huy tính tích cực của nhân viên
Ngƣời Nhật Bản quan niệm rằng: trong bất cứ ai cũng đồng thời tồn tại cả
mặt tốt lẫn mặt xấu, tài năng dù ít nhƣng đều ở đâu đó trong mỗi cái đầu, khả
năng dù nhỏ nhƣng đều nằm trong mỗi bàn tay, cái Tâm có thể còn hạn hẹp
nhƣng đều ẩn trong mỗi trái tim. Nhiều khi còn ở dạng tiềm ẩn, hoặc do những
cản trở khách quan hay chủ quan. Vấn đề là gọi thành tên, định vị nó bằng các
chuẩn mực của tổ chức, tạo điều kiện, môi trƣờng làm việc thuận lợi, thúc đẩy
bằng đào tạo, sẵn sàng cho mọi ngƣời tham gia vào việc ra quyết định theo
nhóm hoặc từ dƣới lên. Các DN Nhật Bản đều coi con ngƣời là tài nguyên quý
giá nhất, nguồn động lực quan trọng nhất làm nên giá trị gia tăng và phát triển
bền vững của DN.
Ngƣời Nhật Bản quen với việc: sáng kiến thuộc về mọi ngƣời, tích cực đề
xuất sáng kiến quan trọng không kém gì tính hiệu quả của nó, bởi vì đó là điều
cốt yếu khiến mọi ngƣời luôn suy nghĩ cải tiến công việc của mình và của ngƣời
khác. Một DN sẽ thất bại khi mọi ngƣời không có động lực và không tìm thấy
chỗ nào họ có thể đóng góp.
─ Tổ chức sản xuất kinh doanh năng động và độc đáo
Tinh thần kinh doanh hiện đại là lấy thị trƣờng làm trung tâm, xuất phát
từ khách hàng và hƣớng tới khách hàng. Điều này đã thể hiện rất sớm trong
phong cách và đƣờng lối kinh doanh (KD) Nhật Bản. Các DN lớn của Nhật Bản
chỉ chiếm không đến 2% trong tổng số các DN mà đại bộ phận là các DN vừa
1
Nguyên tắc thắng-thắng, là một trong những nguyên tắc cơ bản của nghệ thuật đàm phán,
kinh doanh hiện đại. Theo nguyên tắc này, những người tham gia đàm phán, kinh doanh, hợp
tác với nhau sẽ tôn trọng và chấp nhận nguyên tắc "đôi bên cùng có lợi" (win-win) hoặc "các
bên cùng có lợi" (win-win-win). Nguyên tắc này đảm bảo cho kết quả hợp tác bền vững hơn.

26. 20
và nhỏ. Nhƣng sự liên kết giữa chúng thì rất đa dạng và hiệu quả. Đó là sự liên
kết hàng ngang giữa các công ty mẹ nhằm phát huy lợi thế tuyệt đối của các
công ty thành viên, tăng khả năng cạnh tranh vào các thị trƣờng lớn, với các đối
thủ lớn của quốc tế. Nhƣng dƣới mỗi công ty mẹ là vô số các công ty con (loại
vừa và nhỏ) liên kết theo chiều dọc nhằm phát huy các lợi thế tƣơng đối của các
công ty thành viên, khai thác lợi thế tiềm năng của thị trƣờng tại chỗ, tăng lợi
thế tuyệt đối cho công ty mẹ, và uyển chuyển thích nghi khi có biến động kinh
tế. Sự liên kết đó thấy rất rõ qua hình thức cổ phần chéo, gắn kết về tài chính,
nghiên cứu phát triển, hệ thống kênh phân phối, cung ứng đầu vào, hỗ trợ nhân
sự.
Các doanh nghiệp Nhật Bản luôn đề cao chất lƣợng, thỏa mãn nhu cầu
khách hàng, các cam kết kinh doanh, đi trƣớc thị trƣờng và kết hợp hài hòa các
lợi ích. Cải tiến liên tục, ở từng ngƣời, từng bộ phận trong các doanh nghiệp
Nhật Bản để tăng tính cạnh tranh của doanh nghiệp và nâng cao sự thỏa mãn
khách hàng là điều rất nhiều ngƣời nƣớc ngoài đã từng biết.
─ Công ty nh một cộng đồng
Điều này thể hiện trên những phƣơng diện:
 Mọi thành viên gắn kết với nhau trên tinh thần chia sẻ trách nhiệm hơn là
bởi hệ thống quyền lực, tổ chức nhƣ một con thuyền vận mệnh, một mái
nhà chung, anh làm đƣợc gì cho tổ chức quan trọng hơn anh là ai.
 Sự nghiệp và lộ trình công danh của mỗi nhân viên gắn với các chặng
đƣờng thành công của doanh nghiệp.
 Mọi ngƣời sống vì doanh nghiệp, nghĩ về doanh nghiệp, vui buồn với
thăng trầm của doanh nghiệp, triết lí kinh doanh đƣợc hình thành luôn

27. 21
trên cơ sở đề cao ý nghĩa cộng đồng và phù hợp với các chuẩn mực xã
hội, hƣớng tới những giá trị mà xã hội tôn vinh.
 Đã có thời ngƣời ta hỏi nhau làm ở đâu hơn là hỏi gia đình nhƣ thế nào.
Sự dìu dắt của lớp trƣớc đối với lớp sau, sự gƣơng mẫu của những ngƣời
lãnh đạo làm cho tinh thần cộng đồng ấy càng bền chặt. Trong nhiều chục
năm chế độ tuyển dụng chung thân suốt đời và thăng tiến nội bộ đã làm
sâu sắc thêm điều này.
─ Công tác đào t o và sử dụng ng ời
Thực tế và hoàn cảnh của Nhật Bản khiến nguồn lực con ngƣời trở thành
yếu tố quyết định đến sự phát triển của các doanh nghiệp. Điều đó đƣợc xem là
đƣơng nhiên trong VHDN Nhật Bản.
Các doanh nghiệp Nhật khi hoạch định chiến lƣợc kinh doanh luôn coi
đào tạo nhân lực và sử dụng tốt con ngƣời là khâu trung tâm, họ quan tâm đến
điều này rất sớm và thƣờng xuyên. Những doanh nghiệp thƣờng có hiệp hội và
có quỹ học bổng dành cho sinh viên những ngành nghề mà họ quan tâm.
Họ không đẩy nhân viên vào tình trạng bị thách đố do không theo kịp sự
cải cách quản lý hay tiến bộ của khoa học công nghệ mà chủ động có kế hoạch
ngay từ đầu tuyển dụng và thƣờng kì nâng cấp trình độ chuyên môn nghiệp vụ
cho nhân viên. Các hình thức đào tạo rất đa dạng, nhƣng chú trọng các hình thức
đào tạo nội bộ mang tính thực ti n cao.

28. 22
Hình 1.2. Nguồn lực từ con người [9]
Việc sử dụng ngƣời luân chuyển và đề bạt từ dƣới lên cũng là một hình
thức giúp cho nhân viên hiểu rõ yêu cầu và đặc thù của từng vị trí để họ xác định
cách hiệp tác tốt với nhau, hiểu đƣợc quy trình chung và trách nhiệm về kết quả
cuối cùng, cũng nhƣ thuận lợi trong điều hành sau khi đƣợc đề bạt. Cách thức ấy
cũng làm cho các tầng lớp, thế hệ hiểu nhau, giúp đỡ nhau và cho mọi ngƣời cơ
hội gắn mình vào một lộ trình công danh rõ ràng trong doanh nghiệp. Nét
độc đáo của VHDN Nhật Bản đã kết tụ rất rõ nét trong phong cách quản lý kiểu
Nhật, là một trong những nguyên nhân chính làm nên sự thành công của các DN
Nhật Bản.
─ Tôn trọng danh thiếp
Một cuộc gặp tại Nhật Bản bắt đầu với việc trao cho nhau danh thiếp theo
một cách rất trang trọng - một nghi l đƣợc gọi là Meishi kokan. Khi nhận danh
thiếp, ngƣời ta sẽ cầm bằng cả hai tay, xem xét nội dung cẩn thận và sau đó đọc
các thông tin đƣợc in trong tấm thiếp. Tiếp đến, họ sẽ đặt vào trong một chiếc
hộp đựng danh thiếp hoặc đặt lên bàn trƣớc mặt họ để xem khi cần. Họ không
bao giờ bỏ danh thiếp vào túi áo vì hành động đó đƣợc coi là thiếu tôn trọng.

29. 23
─ Làm hài lòng các “cây cao bóng cả”
Văn hóa công sở của Nhật Bản luôn thể hiện sự tôn kính và coi trọng
những ngƣời có địa vị cao bởi sự thông thái và từng trải cùng với những đóng
góp quan trọng của họ cho công ty. Ở Nhật Bản, tuổi tác đi cùng với địa vị, nói
nôm na là “sống lâu lên lão làng”. Vì vậy, một ngƣời càng cao tuổi càng trở nên
quan trọng.
Theo phong tục, trong một cuộc họp ở Nhật Bản, ngƣời ta thƣờng đƣa ra
những lời bình luận hay nhận xét dựa vào quan điểm hoặc thái độ của ngƣời có
cấp cao nhất đang hiện diện ở đó, không ai bày tỏ sự bất đồng với ngƣời đó. Khi
cúi đầu - một hình thức chào hỏi truyền thống của ngƣời Nhật, ngƣời ta luôn
luôn cúi xuống thấp nhất trƣớc ngƣời có địa vị cao nhất.
─ Thấm nhuần động lực qua các khẩu hiệu
Nhiều công ty Nhật Bản bắt đầu ngày làm việc bằng một cuộc họp vào
buổi sáng. Tại đó, nhân viên sẽ xếp hàng và hô to các khẩu hiệu của công ty nhƣ
một cách để truyền cảm hứng và động lực làm việc cũng nhƣ sự trung thành. Và
đó cũng là một hình thức làm tƣơi mới các mục tiêu của công ty trong tâm trí
từng nhân viên. Những cuộc tập hợp vào buổi sáng hàng ngày nhƣ thế này là
nhằm nhắc nhở các nhân viên một cách thƣờng xuyên về những mục tiêu lâu dài
của công ty. Nếu không, chắc chắn rằng những công việc lặt vặt hàng ngày sẽ
xóa nhòa hoặc làm lu mờ những mục tiêu ấy.
─ Đề cao mục tiêu làm việc
Nhiều doanh nghiệp Nhật Bản tổ chức xếp hàng và hô vang những khẩu
hiệu của công ty nhƣ là một phƣơng thức truyền cảm hứng, động lực và lòng
quyết tâm. Bên cạnh đó, hoạt động này còn làm cho các mục tiêu của công ty

30. 24
luôn đƣợc thôi thúc hoàn thành trong tâm trí mọi ngƣời. Có thể những hành
động này khá hình thức nhƣng nó là hoạt động xây dựng lòng tự tôn và khắc sâu
những mục tiêu dài hạn của công ty cần đƣợc củng cố thƣờng xuyên. Không
nhất thiết phải bắt chƣớc ngƣời Nhật cách "tập thể dục tập thể" hay "hô khẩu
hiệu", hãy đơn giản xây dựng văn hoá doanh nghiệp thân thiện và luôn tự nhắc
nhở lẫn nhau mục tiêu của doanh nghiệp.
─ Nghiêm túc trong công việc
Tại Nhật Bản, trong các cuộc họp, mỗi ngƣời luôn phát biểu khá chậm rãi,
rành mạch, còn ngƣời nghe rất tập trung tinh thần. Đặc biệt là ngƣời Nhật
thƣờng "lim dim" mắt khi tập trung lắng nghe, nhƣng đó không phải là dấu hiệu
của sự chán chƣờng. Cốt lõi vấn đề là tạo ra không khí trang nghiêm tại nơi làm
việc. Sự hài hƣớc hiếm khi đƣợc sử dụng, ngoại trừ trong giờ giải lao và các
hoạt động ngoại khoá. Nhờ đó công việc sẽ sớm hoàn thành một cách hiệu quả
nhất. Tuy nhiên, cần tránh sự gò bó thái quá và căng thẳng trong môi trƣờng
làm việc. Quan trọng là đừng "tự nhiên nhƣ ở nhà" và giữ tác phong nghiêm túc
trong công việc, kéo theo đó là sự nâng cao hiệu quả lao động.
─ Hết mình trong các ho t động ngo i khoá
Sau một ngày làm việc hối hả, ngƣời lao động Nhật Bản lại sẵn sàng cho
các hoạt động giải trí, thƣ giãn. Các quán rƣợu và karaoke là sự lựa chọn phổ
biến. Nếu nhƣ tại nơi làm việc họ tỏ ra trang nghiêm thì quầy rƣợu lại là nơi để
họ bùng nổ, bộc lộ bản thân và thiết lập mối quan hệ, chia sẻ thông tin.
─ Xây dựng m i quan hệ chân thành
Các mối quan hệ rất đƣợc coi trọng ở Nhật Bản. Sự ủng hộ từ nhiều
ngƣời sẽ tạo cho họ lòng tự tin và sức mạnh. Thực tế, các doanh nghiệp Nhật

31. 25
thƣờng sắp xếp một cuộc gặp gỡ cá nhân với cấp quản trị cao hơn để tranh thủ
sự tán thành và ủng hộ của cấp trên bên cạnh sự khích lệ từ đồng nghiệp. Do đó
nếu có đƣợc sự tán thành của những ngƣời thành đạt, bạn sẽ trở nên đáng tin
cậy trong con mắt của nhiều ngƣời và tạo nền tảng vững chắc để đảm nhận
những vị trí cao hơn. Nhiều ngƣời cho rằng đây là kỹ năng "PR bản thân" và
không đánh giá cao nó. Điều quan trọng trong hoạt động ngày là sự chân thành
và chân thật.
─ Làm mặt l nh
Ngƣời Nhật luôn tôn trọng môi trƣờng làm việc. Khiếu hài hƣớc không
có nhiều đất dụng, ngoại trừ trong giờ nghỉ. Hầu nhƣ không có chuyện va chạm
cơ thể giữa các đồng nghiệp. Tuyệt đối không vỗ lƣng nhau tại nơi làm việc.
Một hình ảnh và tƣ cách chuyên nghiệp sẽ làm tăng sự tôn trọng đối với công
việc và nhờ đó sẽ làm tăng năng suất công việc.
─ Làm hăng say, ch i nhiệt tình
Sau một ngày thảo luận quyết liệt, các nhân viên Nhật Bản sẵn sàng tìm
cách giải tỏa căng thẳng, đi đến các quầy bar là một hoạt động phổ biến nếu
không muốn nói là truyền thống của ngƣời Nhật. Nếu công sở là nơi đầy những
l nghi hà khắc thì quầy bar lại là nơi để mọi ngƣời đƣợc trút hết bầu tâm sự.
Một điểm đến đƣợc ƣa thích khác là các quán karaoke. Tại đây mọi ngƣời đƣợc
thoải mái hát hò với tiêu chí “hát hay không bằng hay hát”. Các điểm đến về
đêm nhƣ thế này ngoài việc giúp họ cân bằng công việc với giải trí thì còn là
nơi để các đồng nghiệp chia sẻ thông tin, thắt chặt tình bạn hay củng cố tập thể.
Giải trí cũng là một phần quan trọng không kém trong một ngày. Nó giúp giải
tỏa căng thẳng và làm vơi bớt lo âu. Khi đi chơi hoặc làm bất kỳ việc gì với
đồng nghiệp, có một cam kết bất thành văn: luôn là một phần của nhóm.

32. 26
─ Quan niệm Uchi và Soto
Trong công ty Nhật Bản, ngƣời Nhật phân biệt khá rạch ròi về mối quan
hệ Uchi và Soto. Uchi là những mối quan hệ đồng nhóm, đồng team, những
ngƣời thƣờng xuyên gặp gỡ và làm việc trực tiếp với nhau trong công việc. Còn
Soto để chỉ các mối quan hệ bên ngoài, không thuộc về nhóm làm việc, nhƣ
việc các mối quan hệ khác phòng ban đƣợc xem là Soto.
Nhƣng trong một vài trƣờng hợp đặc biệt, nhƣ tiệc rƣợu vui vẻ của ngày
hôm trƣớc, thì mọi ngƣời cùng tham gia vào một hoạt động, không phân biệt
công việc, cấp bậc, nên tất cả đều đƣợc xem là Uchi của nhau. Vì vậy, mọi
ngƣời sẽ đối xử với nhau thân thiện và gần gũi hơn, dƣờng nhƣ không còn
khoảng cách. Nếu nhìn nhận một cách khách quan, chính nét văn hóa này đã
giúp ngƣời Nhật không ngừng làm việc hiệu quả bởi vì họ có thể tập trung hết
sức vào công việc của mình, không mảy may bị ảnh hƣởng bởi các mối quan
hệ khác. Vì thế sẽ không bao giờ bạn bắt gặp trƣờng hợp ngƣời Nhật dùng mối
quan hệ để lấy lòng một ai đó trong công việc, hay dùng mối quan hệ để tiến cử
ngƣời thân, hay bạn bè vào những vị trí quan trọng trong công ty Nhật. Chính
vì vậy, điều này sẽ giúp họ làm việc chăm chỉ và hăng say hơn, hơn nữa là tạo
đƣợc sự công bằng trong môi trƣờng làm việc tại công ty Nhật Bản.
Ngƣời Nhật vốn rất coi trọng l nghi khi giao tiếp với một ngƣời lạ, hay
một Soto trong công ty Nhật Bản. Họ có thể sẽ không cho bạn thấy sự gần gũi
và thân thiện, nhƣng họ sẽ cho bạn thấy sự lịch sự và trang nhã trong mọi cung
cách giao tiếp, thể hiện từ phong thái chào hỏi, lời nói và cử chỉ. Đó đƣợc xem
là Omotenashi, tức chỉ thái độ ân cần, chu đáo khi tiếp đãi với ngƣời lạ.

33. 27
─ Coi trọng hình thức
Sự coi trọng hình thức đƣợc xem là một đặc điểm thể hiện văn hóa Nhật
Bản. Chú ý đến hình thức bên ngoài là phép lịch sự thể hiện việc giữ gìn phẩm
chất con ngƣời, nhất là trong môi trƣờng kinh doanh. Trang phục phù hợp với
hoàn cảnh, gọn gàng, sạch sẽ, những yếu tố đó sẽ ảnh hƣởng quan trọng đến uy
tín của cá nhân và của công ty. Trong việc giáo dục, đào tạo nhân viên, công ty
Nhật còn chú ý đến việc hƣớng dẫn chi tiết từ trang phục đến đầu tóc, móng tay.
Phƣơng châm của ngƣời Nhật là xuất phát từ hình thức, có nghĩa là bắt đầu từ
việc hoàn thiện hình thức, sau đó tiếp tục cụ thể hóa dần nội dung.
Ngoài ra, để bày tỏ lòng biết ơn về sự giúp đỡ của ngƣời khác, vào mùa
hè và mùa đông trong năm, ngƣời Nhật có tập quán bày tỏ dƣới hình thức tặng
quà giữa năm chugen và quà tặng cuối năm seibo giữa các cá nhân và các
công ty với nhau. Cách ứng xử khôn khéo, mềm mỏng, lịch sự trong công việc
phối hợp với tập quán tốt đã giúp ngƣời Nhật có những thành công tuyệt vời
trong kinh doanh.
─ Công việc làm trọn đời
Các doanh nghiệp Nhật Bản áp dụng phƣơng pháp “công việc làm trọn
đời” để nâng cao hiệu quả công việc. Công việc làm trọn đời không chỉ giúp
làm tăng năng suất công việc, khả năng cống hiến mà còn giúp công tác nhân sự
của doanh nghiệp bình ổn. Doanh nghiệp sẽ đƣợc sở hữu những nhân viên giàu
kinh nghiệm, khi đó, hiệu suất và chất lƣợng công việc sẽ ngày càng tăng lên.
Bên cạnh đó, các công nhân Nhật Bản thƣờng thích làm một công việc suốt đời,
ít muốn thay đổi công ty hơn so với các nhân viên nƣớc khác.

34. 28
─ Đúng giờ: Sự sai lệch giờ giấc của Nhật Bản là nhỏ nhất thế giới. Dù với
các phƣơng tiện công cộng nhƣ tàu điện ngầm hay xe bus cũng chỉ bị tr 7 giây
trong 1 năm.
─ Cúi đầu chào: Đây là nét văn hóa đặc biệt nhất của Nhật Bản trên thế
giới. Việc cúi đầu chào của họ cũng phải học mất khá nhiều thời gian. Việc dạy
tác phong này bắt đầu ngay từ khi trẻ em bắt đầu đi học.
─ Tôn trọng sự yên lặng: Đã có điều lệ cấm nghe điện thoại ở nơi công
cộng ở Nhật vì họ đặc biệt tôn trọng sự yên lặng. Ngồi trên xe điện hay xe bus
bạn sẽ thấy yên lặng nhƣ ở thƣ viện. Mọi ngƣời đọc sách, nghe nhạc… nếu có
trò chuyện thì cũng rất khẽ và nhẹ nhàng.
─ Thận trọng: Không giống với ngƣời phƣơng Tây, ngƣời Nhật tỏ ra khá
thận trọng khi gặp ngƣời lạ trong lần đầu tiên. Họ luôn tâm niệm rằng họ đại
diện cho cả tập thể nên việc giữ hình tƣợng là rất quan trọng.
─ Nói giảm nói tránh Với ngƣời Nhật, họ rất ít nói KHÔNG dù là không
thích. Tâm lý không muốn đối đầu với ngƣời khác nên họ thƣờng nói giảm, nói
tránh. Khi nói chuyện họ thƣờng mở đầu rất ý tứ. Cũng có lúc họ nói thẳng thắn
hơn nhƣng cũng rất cẩn trọng trƣớc khi đƣa ra lời nói. Tính tự chủ cao giúp họ
luôn bình tĩnh và không áp đặt ý chí của mình lên ngƣời khác.
─ Có trách nhiệm với công việc và gia đình: Với đàn ông thì họ luôn hết
mình trong công việc và có trách nhiệm với các việc đƣợc giao. Ngoài mục tiêu
kiếm tiền để nuôi gia đình họ còn ý thức là làm việc để đóng góp cho quốc gia.
Còn phụ nữ thì luôn đặt gia đình lên hàng đầu.
─ Tôn trọng nhau khi làm việc theo nhóm: Đây là điều đặc biệt trong
phong cách làm việc của ngƣời Nhật. Họ thƣờng nói CHÚNG TÔI thay vì nói

35. 29
TÔI để đề cao vai trò của nhóm trong xã hội. Mỗi một vấn đề trƣớc khi công
khai đều đƣợc cân nhắc và bàn bạc kĩ lƣỡng của cả một tập thể.
─ Văn hóa tặng quà
Hình 1.3. Văn hóa tặng quà [10], [27]
Tặng quà là một yếu tố quan trọng trong kinh doanh ở Nhật Bản. Vào rất
nhiều dịp trong năm hoặc thỉnh thoảng, ngƣời ta cũng hay tặng quà cho nhau,
nhất là tại các doanh nghiệp Nhật Bản. Nhiều ngƣời từ phƣơng Tây tới Nhật
Bản đều gặp phải khó khăn trong việc tặng quà cho ngƣời khác, vì nó rất khác
so với việc tặng quà nhƣ của ngƣời phƣơng Tây. Ở Nhật Bản, tặng quà là một
nghệ thuật, thể hiện tình bạn, sự kính trọng và thái độ ngƣỡng mộ. Nghi thức
tặng quà, món quà, số đếm của chúng, cách trang trí… đều đƣợc ngƣời Nhật hết
sức lƣu ý khi tặng quà cho nhau.

36. 30
1.3. Khái niệm tác phong làm việc trong doanh nghiệp
─ Tác phong đƣợc hiểu là sản phẩm từ nhận thức và tƣ duy khoa học của
con ngƣời, phản ánh hành vi ứng xử của con ngƣời với công việc và trong giao
tiếp xã hội. Hay nói cách khác, tác phong là lề lối, cách thức, phong thái đã trở
thành nề nếp ổn định của con ngƣời. Nó đƣợc thể hiện rất rõ trong tất cả các
hoạt động nhƣ lao động, học tập, sinh hoạt, tạo nên những nét riêng biệt của một
chủ thể. Tác phong không phải là tự sinh ra, mà nó đƣợc hình thành và phải trải
qua một quá trình nhận thức, đƣợc rèn luyện lâu dài trong môi trƣờng xã hội.
─ Tác phong làm việc có thể hiểu nôm na là cách ứng xử, cách làm việc,
cách giao tiếp của bạn trong công việc. Là các hành vi giao tiếp, ứng xử đƣợc
“chuẩn mực hóa” và trở thành thƣớc đo đánh giá phẩm chất, mức độ chuyên
nghiệp của từng cá nhân, tổ chức. Những tiêu chuẩn giao tiếp ứng xử này đƣợc
gọi chung là tác phong làm việc hay trong doanh nghiệp Nhật còn có tên khác là
Business manners.
─ Bussiness manner (tác phong kinh doanh) chính là những giao tiếp cơ bản
cần phải có đối với một businessman ngƣời kinh doanh). Bussiness manner ở
đây có thể đƣợc hiểu là cách làm việc, chào hỏi, trao danh thiếp, trang phục,
ngôn từ, cử chỉ, thái độ, cách ứng xử với mọi ngƣời xung quanh...
Trong môi trƣờng làm việc năng động và chuyên nghiệp nhƣ hiện nay,
bên cạnh việc sáng tạo để tìm ra những cách riêng giúp làm việc nhanh hơn và
đạt hiệu quả cao hơn thì có một cách khá tốt để xây dựng giá trị bản thân đó là
hình thành những thói quen, lề lối làm việc, phƣơng cách ứng xử cùng hành vi
văn minh, lịch sự chốn công sở.

37. 31
─ Một số yếu tố cần lưu ý kết hợp trong tác phong làm việc:
Hình 1.4. Các yếu tố cần lưu ý khi kết hợp với tác phong làm việc
─ Tầm quan trọng
Tác phong tốt:
 Môi trƣờng chuyên nghiệp
 Công việc hiệu quả hơn
 Đƣợc công ty, doanh nghiệp coi
trọng
 Khách hàng hài lòng,tin tƣởng, duy
trì mối quan hệ bền vững, hợp tác lâu
dài
Hình 1.5. Sự tương tác giữa các bên
Xây dựng tác phong làm việc tốt chính là xây dựng một môi trƣờng làm
việc hiện đại, thân thiện và chuyên nghiệp. Từ đó tạo bầu không khí cởi mở tạo
hứng khởi khi làm việc, chất lƣợng và năng suất công việc sẽ đạt hiệu quả cao
hơn. Tác phong làm việc chuyên nghiệp chính là chìa khóa của sự thành công.

38. 32
CH ƠNG 2 MỘT SỐ T C PHONG L M VIỆC CƠ BẢN TRONG
DOANH NGHIỆP NHẬT
2.1. Chào hỏi
Nhật Bản là một quốc gia có nền văn hóa đặc thù, với nhiều nét đặc trƣng
riêng biệt. Đặc biệt trong giao tiếp và ứng xử, ngƣời Nhật rất coi trọng nghi
thức và l nghĩa, ngƣời Nhật không chỉ đánh giá ngƣời đối diện qua vẻ bề ngoài
mà còn qua từng cử chỉ, thái độ, cách ứng xử. Hoàn toàn khác biệt với các nƣớc
khác, văn hóa nƣớc Nhật có cách chào hỏi rất nghiêm túc, thể hiện sự tôn trọng
ngƣời đối diện, đặc biệt với những ngƣời lớn tuổi, cha mẹ, cấp trên.
Ngƣời phƣơng Tây có xu hƣớng chào hỏi bằng một cái bắt tay, nhƣng đối
với ngƣời Nhật, thƣờng họ kiêng không chạm vào cơ thể đối phƣơng và cúi
chào gập ngƣời là cách thể hiện sự tôn trọng cũng nhƣ thay cho lời chào đối với
ngƣời khác. Cúi chào là một nghi thức khá phức tạp nhƣng rất quan trọng trong
giao tiếp. Nghi thức cúi chào đƣợc gọi là Ojigi.
Ojigi có nghĩa là đổ ngƣời từ phần eo về phía trƣớc. Không chỉ dùng
trong chào hỏi, văn hóa ojigi còn đƣợc sử dụng khi muốn bày tỏ sự hối lỗi hay
lòng biết ơn của mình. Trong văn hóa cổ của Nhật, cách hành l ngồi xuống và
cúi ngƣời đƣợc xem là cách hành l cơ bản nhƣng ngày nay ngƣời ta thƣờng
đơn giản hóa bằng hành động đứng và cúi ngƣời nhiều hơn. Ojigi ở mỗi góc độ
khác nhau có ý nghĩa khác nhau. Tuy nhiên, cách hành l ojigi đẹp nhất là đổ
ngƣời về phía trƣớc nhƣng lƣng và đầu gối không đƣợc cong lại, sau đó từ từ,
lịch sự thẳng ngƣời lên. Đối với cấp trên hay những ngƣời lớn tuổi hơn, càng
cúi thấp càng thể hiện sự kính trọng đối với ngƣời đó, nghĩa là ngƣời có cấp bậc
hay tuổi tác hơn nhiều thì càng phải cúi sâu và giữ ở tƣ thế đó lâu hơn bình
thƣờng. Qua đó ta thấy, chào hỏi thể hiện l nghĩa, phép lịch sự và sự tôn trọng
đối với ngƣời khác, với đối tác và khách hàng.

39. 33
Hình 2.1. Hình ảnh chào hỏi trong doanh nghiệp [11], [51]
Hình 2.2. Các kiểu chào hỏi [12]
Trong cuộc sống hằng ngày, Nhật Bản có 3 kiểu chào hỏi cơ bản sau:
─ Chào xã giao hằng ngày: Cúi ngƣời khoảng 15 độ
─ Chào hỏi có phần trang trọng: Cúi ngƣời khoảng 30 độ
─ Khi cảm ơn hay cảm tạ ai đó: Cúi ngƣời khoảng 45 độ

40. 34
Cách chào hỏi của người Nhật được chia thành 3 kiểu chính và được sử
dụng tùy theo từng trường hợp:
─ Kiểu Eshaku (khẽ cúi chào):
Đây là kiểu chào cơ bản đƣợc ngƣời Nhật sử dụng nhiều trong ngày khi
gặp ngƣời thân quen, chào cha mẹ, đồng nghiệp. Đây cũng là kiểu chào thƣờng
đƣợc áp dụng khi gặp đồng nghiệp, ngƣời cùng cấp bậc ở nơi công sở. Khi chào
nhau, ngƣời Nhật sẽ cúi một góc từ 10-15 độ và chào nhau cùng lúc, cùng
những câu chào hỏi nhƣ “Ohaiyo gozaimasu – chào buổi sáng”, “Konichiwa –
chào buổi trƣa” hoặc “Konbanwa – chào buổi tối”.
─ Kiểu Keirei cúi chào thông thƣờng):
Với kiểu cúi chào này, ngƣời chào cần đứng thẳng, đầu ngẩng cao sau đó
cúi lƣng hƣớng về phía trƣớc theo một góc khoảng 20-30 độ và giữ tƣ thế này 2-
3 giây. Đối với nam, hai bên tay duỗi thẳng, chạm nhẹ mép quần. Trong khi nữ
để tay trái lên tay phải, đặt trƣớc phần bụng hoặc hông tạo thành hình chữ V.
Hoặc nếu ngồi chào thì sẽ đặt 2 tay xuống sàn, đầu ngón tay hƣớng vào
nhau, lòng bàn tay úp sấp cách nhau 10-20 cm, đầu cúi thấp cách sàn nhà trong
khoảng từ 15-20 cm. Kiểu Keirei thƣờng áp dụng để chào cấp trên, ngƣời lớn
tuổi nhằm thể hiện sự kính trọng, khiêm nhƣờng.
─ Kiểu Saikeirei:
Đây là kiểu chào trang trọng nhất trong văn hóa chào hỏi của ngƣời Nhật,
thƣờng dùng để cảm ơn hoặc xin lỗi, nhờ vả ngƣời đối diện, thể hiện thành ý
của ngƣời chào. Để thể hiện sự trang trọng và cảm kích của ngƣời chào, khi
thực hiện: cúi đầu nhƣng lƣng vẫn giữ thẳng một góc từ 45-60 độ, chân thẳng
không chùng gối đồng thời hai tay áp dụng tƣ thế giống với kiểu Keirei. Kiểu
chào này cũng đƣợc áp dụng khi ngƣời Nhật thực hiện các l cúng bái Thần đạo,
trƣớc Quốc kỳ, trƣớc Thiên Hoàng, khấn vái ở Chùa.

41. 35
Văn hóa chào hỏi là một trong những l nghĩa từ khi lọt lòng ngƣời Nhật
đã đƣợc dạy. Bên cạnh đó, áp dụng các kiểu chào Keirei hoặc Saikeirei là
những yêu cầu ứng xử tối thiểu mà ngƣời Nhật cần biết để tạo mối quan hệ với
đồng nghiệp và cấp trên.
Tƣ thế khi chào của ngƣời Nhật: Khi chào đầu tiên là đứng thẳng lƣng,
đồng thời ngẩng cao đầu, nửa thân trên chuyển động cúi hƣớng về phía trƣớc,
phần thân dƣới còn lại vẫn giữ trên một đƣờng thẳng. Đối với nam giới: hai bàn
tay duỗi thẳng, khép ngón, khép hai cánh tay sát bên sƣờn và cúi xuống. Còn
đối với nữ giới: hai tay đặt trƣớc ngƣời tạo thành hình chữ V, bàn tay trái đặt
trên bàn tay phải, ngón tay duỗi thẳng và khép lại, rồi từ từ cúi chào. Theo cách
của ngƣời Nhật ai thấy trƣớc sẽ chào trƣớc, ngƣời nhỏ tuổi, ngƣời cấp dƣới sẽ
chào trƣớc. Khi cúi chào ngƣời Nhật luôn giữ cho lƣng thật thẳng, luôn trong tƣ
thế ngẩng cao đầu, nửa thân trên nhẹ nhàng hƣớng về phía trƣớc nhƣng nửa
thân dƣới vẫn theo một đƣờng thẳng, không cong về phía sau.
Hình 2.3. Kiểu chào của nam giới [14]

42. 36
Hình 2.4. Kiểu chào của nữ giới [14]
Hình 2.5. Chào hỏi giữa hai bên đối tác [15]
Ngày nay, nghi thức cúi chào cũng đƣợc tiết giảm nhiều, thƣờng chú
trọng trong lần gặp đầu tiên, hoặc với đối tác quan trọng. Khi đã quen dần với
việc hành l này cũng đƣợc đơn giản hơn, đôi khi chỉ là một cử chỉ gật đầu nhẹ,
hay một cái vẫy tay hoặc một lời chào xã giao. Việc này cho thấy văn hóa Nhật
cũng đang dần có sự thay đổi để hòa nhập với văn hóa thế giới.

43. 37
2.2. Trang phục
Trong văn hóa Nhật Bản, vẻ bề ngoài của bạn thể hiện sự tôn trọng với
ngƣời đối diện. Chính vì vậy, trong khi nhân viên các công ty Việt Nam hay Âu
Mỹ có thể ăn mặc khá thoải mái thì công ty Nhật thƣờng có những quy định chặt
chẽ về trang phục. Với ngƣời Nhật, sự chỉn chu ngay từ vẻ bề ngoài sẽ thể hiện
tác phong đúng mực và thái độ nghiêm túc của bạn trong công việc.
Vì nhân viên là bộ mặt của công ty nên việc ăn mặc của bạn phần nào
đánh giá đƣợc mức độ và phong thái làm việc của nơi đó. Trang phục đóng một
vai trò không nhỏ đối với doanh nghiệp nơi bạn làm việc bởi nó thể
hiện đƣợc bộ mặt chuyên nghiệp và đẳng cấp trƣớc khách hàng.
Hình 2.6. Trang phục công sở [16]

44. 38
2.2.1. Trang phục nam giới
Hình 2.7. Trang phục nam giới [17]
Trang phục: vest công sở, tối màu, sơ mi, quần tây, quần áo phải đƣợc ủi
thẳng, quần xếp li, lƣng áo vest không để bị nhăn.
─ Cà vạt: màu tối, hoa văn phù hợp, thẳng, kèm theo đồ kẹp để giữ cho cà
vạt không bị rớt xuống khi cúi chào.
─ Đầu tóc: tóc đƣợc cắt ngắn, gọn gàng, tóc không dài quá vành tai, màu
tóc nhuộm không quá nổi bật.
─ Giày dép: mang giày công sở tối màu, mang dớ phù hợp, giày không bị
mòn, sờn, rách, đƣợc đánh bóng sạch sẽ.
─ Cặp: mang theo cặp công sở tối màu, sổ, bút viết.

45. 39
─ Trang phục nữ giới
Hình 2.8. Trang phục nữ giới [17]
─ Trang phục: áo vest, áo sơ mi, đầm công sở, váy không quá ngắn, màu
sắc nhã nhặn, màu sắc không quá nổi bật, quần áo thẳng, chỉn chu.
─ Đầu tóc: gọn gàng, tóc dài đƣợc cột lại, màu tóc nhuộm không quá nổi
bật.
─ Cặp, túi sách: đơn giản, tối màu, phù hợp với môi trƣờng doanh nghiệp,
sổ, bút viết.
─ Giày dép: mang giày công sở bít đầu, màu sắc không quá nổi bật, giày
cao khoảng 3-5cm, giày không quá cao, sạch sẽ, không sờn, không rách, mang
kèm với vớ chân.

46. 40
─ Trang điểm nhẹ nhàng, nhã nhặn, sơn móng tay, móng chân màu không
quá nổi bật.
─ Phụ nữ Nhật tại nơi công sở không sử dụng mùi nƣớc hoa quá nồng, vì sẽ
gây khó chịu cho mọi ngƣời xung quanh.
2.2.2. Thái độ, ngôn từ, cử chỉ
Hình 2.9. Cuộc nói chuyện giữa các đồng nghiệp [19]
Tư Thế:
─ Nói: to, rõ ràng.
─ Đi: sải chân đều, nhìn thẳng.
─ Đứng: thẳng lƣng, chân và hai tay để thẳng.
─ Ngồi: lƣng thẳng, tựa sát ghế, chân khép ngay ngắn.
Ý Thức:
─ Thái độ: tích cực, khoẻ mạnh, nhanh nhẹn. Thể hiện sự khiêm nhƣờng.
─ Bình tĩnh, biết làm chủ cảm xúc.
─ Tinh thần: mạnh mẽ, quyết tâm.

47. 41
Nhận lỗi: Ngƣời Nhật một khi phạm lỗi thì họ sẽ thừa nhận lỗi của mình, quyết
tâm khắc phục và không để tái di n nữa.
Giờ giấc: Ngƣời Nhật luôn có mặt ở công ty trƣớc giờ làm 30 phút. Luôn đến
trƣớc mọi cuộc hẹn 15 phút. Họ sử dụng đồng hồ đeo tay để quản lý thời gian
tốt hơn.
Khuôn Mặt:
─ Gƣơng mặt: luôn tƣơi tắn, tràn đầy năng lƣợng.
─ Ánh mắt: nhìn thẳng.
─ Tóc: nam cắt ngắn, nữ cột gọn gàng.
Hình 2.10. Hình ảnh tác phong công sở [20]
Trong cách ứng xử với sếp, có thể ở Nhật, sự phân cấp giữa nhân viên và
sếp là một trong những điều nổi tiếng điển hình cho văn hoá công sở Nhật Bản,
nhân viên phải chú ý từ cách thức nói chuyện, cúi chào, đến ăn uống.
Tác phong chuyên nghiệp tạo nên ngƣời chuyên nghiệp. Tác phong
nghiêm túc tạo nên ngƣời nghiêm túc.

48. 42
2.3. Trao nhận danh thiếp
Hình 2.11. Trao danh thiếp[21]
Một trong những vấn đề “tồn tại mãi với thời gian” trong văn hóa doanh
nghiệp Nhật Bản đó là cách trao danh thiếp, hay còn gọi là meishi koukan (名刺
交換 – trao đổi danh thiếp).
Các doanh nghiệp Nhật Bản luôn đƣợc mệnh danh là rất tiết kiệm và tính
toán trong chi tiêu, tuy nhiên họ lại rất hào phóng khi sử dụng danh thiếp, bởi
họ đặc biệt coi trọng những tấm danh thiếp này. Hiện nay, rất nhiều công ty,
nhiều doanh nghiệp muốn hợp tác kinh doanh với ngƣời Nhật, nhƣng đa phần
trong số họ không hiếu hết văn hóa về danh thiếp của ngƣời Nhật, dẫn đến tình
trạng làm mất lòng các đối tác này.
Hình 2.12. Danh thiếp Nhật Bản [22]

49. 43
 Cần chú ý đến “chế độ đẳng cấp” khi trao đổi danh thiếp
Văn hóa Nhật rất trọng về vị trí cấp bậc. Khi trao đổi danh thiếp, ngƣời
Nhật phải xác định đƣợc chức vụ từ cao của đối tác để áp dụng l nghi, thể hiện
thái độ tôn kính. Các cuộc giao dịch, đàm phán sẽ cởi mở và d nói chuyện hơn
nếu hai ngƣời ở địa vị ngang hàng nhau.
 Ng ời Nhật th ờng biểu hiện rõ nét mặt khi trao đổi danh thiếp
Đây là cơ sở để chúng ta nắm bắt đƣợc chức vụ của ngƣời đang trao danh
thiếp. Chúng ta có thể đoán đƣợc chức vị cao hay thấp qua cử chỉ và nét mặt của
đối tác. Thông thƣờng, nếu khom lƣng nhiều, nét mặt khiêm tốn, chân thành thì
chức vụ của ngƣời trao danh thiếp sẽ thấp. Ngƣợc lại, khom lƣng càng ít, vẻ mặt
tự tin hơn thì chức vụ sẽ càng cao.
 Không nên tùy tiện sử dụng danh thiếp khi làm ăn với ng ời Nhật
Ngƣời Nhật không có thói quen tùy tiện trao đổi danh thiếp, vì họ khá tôn
trọng nó. Trong các tình huống giao dịch kinh doanh, đàm phán hợp đồng, nếu
một ngƣời có địa vị thấp mà không đƣợc cấp trên dẫn dắt hoặc không có lý do
gì đặc biệt thì không đủ tƣ cách để trao đổi danh thiếp với ngƣời có địa vị cao
hơn. Việc này là do văn hóa “đẳng cấp” của ngƣời Nhật. Vì vậy, khi bạn muốn
hẹn đàm phán kinh doanh với một công ty Nhật thì hãy dựa vào chức vụ của
mình để hẹn với ngƣời tƣơng xứng. Nếu bạn muốn hẹn với ngƣời có chức vụ
cao hơn thì nên có sự ủy quyền hoặc dẫn lối từ cấp trên tƣơng xứng của bạn.
 Gọi tên chính xác của ng ời Nhật đ c ghi trong danh thiếp
Điều này thể hiện sự tôn trọng của mình với đối tác. Tên ngƣời Nhật khá
khó gọi, vì vậy hãy cẩn thận nhớ tên họ và gọi cho chính xác khi giao dịch kinh
doanh

50. 44
Hình 2.13. Túi đựng danh thiếp [23] [24]
Hình 2.14. Omotenashi trong cách trao danh thiếp [25]

51. 45
Trao nhận danh thiếp nghe có vẻ rất đơn giản nhƣng thực ra nó đòi hỏi
ngƣời thực hiện phải thông qua rất nhiều bƣớc để có thể trao nhận danh thiếp
đúng cách và chuyên nghiệp nhất. Sau đây tôi sẽ giới thiệu các bƣớc trao và
nhận danh thiếp theo chuẩn trong doanh nghiệp Nhật.
 Các b ớc trao danh thiếp
─ Theo những nguyên tắc cơ bản về “đạo lý” ở Nhật thì “hậu bối” (những
ngƣời nhỏ tuổi hơn sẽ là ngƣời trao danh thiếp cho “tiền bối”.
─ Trong những trƣờng hợp cùng sếp đi công tác, sau khi đƣợc sếp giới thiệu
thì cấp dƣới sẽ tự động đứng lên đƣa danh thiếp để không tỏ ra bất kính.
─ Hình thức của tấm danh thiếp sẽ quyết định hình ảnh của ngƣời trao. Nếu
danh thiếp bị bẩn, có nếp nhăn,… ấn tƣợng ban đầu về ngƣời trao danh thiếp sẽ
bị ảnh hƣởng rất nhiều.
Do đó, trƣớc khi trao đổi danh thiếp, cần chú ý:
─ Kiểm tra xem danh thiếp có bị bẩn, bị cong, nhàu, rách hay có nếp gấp
hay không.
─ Ngƣời Nhật sẽ không trao danh thiếp bẩn hay bị gấp cho đối phƣơng.
─ Kiểm tra số lƣợng danh thiếp có đủ dùng hay không.
─ Họ sẽ mang danh thiếp nhiều hơn số ngƣời dự kiến, phòng trƣờng hợp
gặp những ngƣời ngoài dự định.
─ Trƣớc khi trao, bỏ sẵn số danh thiếp cần trao ra ngoài đặt trên hoặc kẹp
phía dƣới phần nắp của ví nhỏ chuyên dùng để đựng danh thiếp để d dàng lấy
ra.
─ Không trực tiếp rút danh thiếp ra từ túi quần, áo, sổ tay, ví.
─ Chuẩn bị số lƣợng danh thiếp sẽ trao.
─ Lấy ra sẵn số danh thiếp cần sử dụng khỏi ví đựng danh. Việc lúi húi tìm
cách lấy danh thiếp ra khỏi túi và để đối phƣơng phải chờ đợi sẽ để lại ấn tƣợng
xấu về ngƣời trao danh thiếp.
─ Đặt danh thiếp lên trên túi đựng danh thiếp

52. 46
─ Đảm bảo danh thiếp của ngƣời trao xoay cùng chiều đọc với ngƣời nhận
để họ có thể d dàng đọc đƣợc chữ trên đó. Nếu nhƣ trên danh thiếp có 2
thứ tiếng, trao cho ngƣời Nhật thì lật mặt tiếng Nhật lên.
Hình 2.15. Cách cầm danh thiếp [26]
─ Dùng tay phải, cầm ở góc trên của danh thiếp khi trao danh thiếp.
─ Đảm bảo là không có cái tên hay logo nào bị tay che mất khi trao danh
thiếp. Do vậy, ngƣời trao sẽ cầm túi đựng danh thiếp trên tay trái.
─ Tƣ thế đƣa danh thiếp: đứng trƣớc mặt đối phƣơng, vừa nhìn vào mắt đối
phƣơng, mỉm cƣời, hai tay đặt cao ngang ngực và trao danh thiếp. Đặt danh
thiếp thấp hơn so với danh thiếp của đối phƣơng để thể hiện sự khiêm nhƣờng
─ Xƣng tên công ty, phòng ban, tên bản thân khi trao danh thiếp. Khi xƣng
tên, cần phát âm rõ ràng.
─ Nếu đang ở tƣ thế ngồi, ngƣời trao sẽ đứng lên để trao danh thiếp cho đối
phƣơng chứ không trao danh thiếp qua bàn.
─ Giới thiệu ngắn về bản thân:

53. 47
(はじめまして。「ソニー」の「田中」と申します
Hajimemashite. [Sony] no [Tanaka] to moshimasu.
Xin chào. Tôi là Tanaka, từ tập đoàn Sony.
Nhận danh thiếp của ng ời khác
─ Khi nhận danh thiếp của đối phƣơng, ngƣời Nhật thƣờng nói 「ちょうだ
いいたします」。(Choudai itashimasu - Tôi xin nhận)
─ Vừa nhìn vào mắt đối phƣơng, vừa đƣa hai tay ra phía trƣớc.
─ Đặt tay cao ngang ngực và nhận danh thiếp của đối phƣơng bằng hai
tay. Không nhậndanh thiếp bằng một tay. (Trừ trƣờng hợp cả hai cùng trao danh
thiếp một lúc).
─ Xác nhận tên của đối phƣơng: Khi đã nhận danh thiếp, đọc lại đầy đủ tên
của đối phƣơng để xác nhận lại. Trƣờng hợp không biết cách đọc tên đối
phƣơng, hãy hỏi đối phƣơng ngay lúc đó 「どうのようにお読みすればよ
ろしいでしょうか」. (Xin hỏi gọi tên nhƣ vậy liệu đã đƣợc chƣa
Hình 2.16. Trao nhận danh thiếp [28]

54. 48
─ Khi nhận danh thiếp từ ngƣời khác, bạn phải xác nhận lại tên của họ và
cám ơn vì tấm danh thiếp, nhƣ ví dụ sau đây:
─ 頂戴いたします。(Choudai itashimasu - Tôi xin nhận)
田中さんですね。(Tanaka-san desu ne - Tên bạn là Tanaka à)
よろしくお願いします。(Yoroshiku onegaishimasu – rất vui đƣợc gặp anh,
mong đƣợc anh giúp đỡ)
─ Thƣờng thì ngƣời khách sẽ là ngƣời nói và trao danh thiếp trƣớc, tuy nhiên
trong thực tế, quy tắc này có thể thay đổi, nên nếu nhƣ ngƣời chủ nói trƣớc,
khách sẽ thuận thế mà làm theo. Hoặc cả 2 sẽ cùng trao danh thiếp cùng 1 lúc
bằng tay phải và nhận lại danh thiếp của đối phƣơng bằng tay trái.
─ Một ngƣời sẽ giới thiệu ngắn về bản thân, trao danh thiếp, và sau đó đến lƣợt
ngƣời kia sẽ tự giới thiệu và trao danh thiếp của họ.
─ Sau khi nhận danh thiếp sẽ thật thất l nếu nhét ngay vào túi quần hay vo
viên danh thiếp lại, đó đều là những hành vi xấu trong lĩnh vực giao tiếp.
─ Xếp danh thiếp lên trên túi đựng danh thiếp hoặc đặt trên bàn.
─ Khi làm việc với ngƣời khác, danh thiếp không bao giờ đƣợc cất đi ngay lập
tức. Tiêu chuẩn là phải giữ danh thiếp trên tay trong suốt buổi họp (hoặc đến
một thời điểm thích hợp , thƣờng là để trên túi đựng danh thiếp đặt trên bàn.
─ Trong trƣờng hợp nhận đƣợc nhiều danh thiếp cùng một lúc, ngƣời nhận sẽ
sắp xếp nó theo thứ tự từ trái sang phải theo thứ tự nhận danh thiếp. Mục đích
của hành động này là để nhớ tên của những ngƣời họ đang nói chuyện và bày tỏ
sự tôn trọng. Vì danh thiếp chính là bộ mặt của một con ngƣời.
─ Trong trƣờng hợp cùng lúc trao và nhận danh thiếp của nhiều ngƣời, sau khi
nhận danh thiếp thì ngƣời nhận sẽ để danh thiếp vừa nhận xuống dƣới ví đựng
danh thiếp, sau đó lại trao và nhận của ngƣời tiếp theo. Việc này sẽ giúp không
bị lẫn danh thiếp của mình và của khách.

55. 49
─ Trƣờng hợp hết danh thiếp:
 Lịch sự xin lỗi đối phƣơng, rồi giới thiệu bản thân bằng miệng.
「申し訳ございません、名刺を切らせておりまして、
わたくし本田株式〇〇会社の営業部の鈴木と申します」
(Thành thực xin lỗi, tôi hết danh thiếp rồi. Tôi là Suzuki thuộc bộ phận kinh
doanh của công ty cổ phần Honda.)
 Gửi danh thiếp cho đối phƣơng càng sớm càng tốt.
 Nếu có dự định gặp lại đối phƣơng sớm, hãy mang theo danh thiếp đƣa cho
đối phƣơng kèm theo lời xin lỗi 「遅くなりましたが、。。。」
(Xin lỗi vì sự chậm tr …
─ Trƣờng hợp bản thân chƣa có danh thiếp: Khi là nhân viên mới và chƣa có
danh thiếp, lịch sự xin lỗi đối phƣơng và nói chƣa kịp chuẩn bị danh thiếp, sau
đó xử lý nhƣ tình huống hết danh thiếp ở trên.
Hình 2. 17. Thứ tự trao danh thiếp [23]

56. 50
2.4. Giờ giấc
Đúng giờ là thể hiện sự tôn trọng.
─ Sự đúng giờ là một nét độc đáo trong văn hóa ứng xử của ngƣời Nhật.
Chính xác hơn phải dùng cụm từ “tuyệt đối đúng giờ” cho ngƣời Nhật.
Hình 2.18. Coi trọng sự đúng giờ [29]
─ Trong văn hóa ứng xử của ngƣời Nhật trong công việc, khái niệm đúng giờ
nghĩa là bên hẹn sẽ có mặt trƣớc giờ hẹn 5 đến 15 phút. Đây là cách ngƣời Nhật
xây dựng niềm tin ở đối phƣơng.
Hình 2.19. Tuân thủ giờ giấc [30] [50]
─ Lên kế hoạch kỹ lƣỡng về thời gian là việc tối cần thiết trong các cuộc hẹn
với ngƣời Nhật. Nếu không may bị tr hẹn, thì thông báo trƣớc cho bên kia để
họ chủ động công việc, không lãng phí thời gian.

57. 51
2.5. Cuộc hẹn
Nhân viên luôn phải giữ đúng hẹn, tuyệt đối không để khách chờ. Bởi vậy
nhiều ngƣời Nhật có thói quen đặt đồng hồ đeo tay chạy nhanh vài phút. Việc
giữ đúng hẹn còn thể hiện qua cách hẹn điện thoại trƣớc, đến cơ quan đúng giờ,
giao hàng cho khách đúng thời gian quy định.
Khi muốn có cuộc hẹn với đối tác hoặc khách hàng thì trƣớc tiên ngƣời
Nhật sẽ đặt lịch trƣớc cho một cuộc hẹn. Họ sẽ trao đổi thông tin với nhau qua
điện thoại vì hẹn qua điện thoại trƣớc khi đến một công ty đƣợc coi nhƣ là phép
lịch sự. Hai bên sẽ chọn ra thời điểm phù hợp cho cả hai, sau đó sẽ gọi điện xác
nhận lại trƣớc ngày hẹn. Ngƣời Nhật nổi tiếng với việc luôn đúng giờ và tuyệt
đối tuân thủ nghiêm túc về thời gian. Do đó, khi đã đặt cuộc hẹn với đối tác thì
tuyệt đối họ sẽ tuân thủ nghiêm túc về giờ giấc.
Nếu vì lý do nào đó mà không thể đến đúng giờ thì họ sẽ gọi điện thoại
thông báo trƣớc. Khi có sự thay đổi liên quan đến cuộc hẹn, ngƣời Nhật sẽ liên
lạc lại và trao đổi với đối phƣơng để dời lịch hẹn, và họ cũng không quên xin lỗi
vì sự bất tiện đó. Việc lẳng lặng hủy hoặc dời giờ hẹn, đến tr mà không liên lạc
là điều không thể chấp nhận đƣợc đối với ngƣời Nhật.
2.6. Điện thoại
Trong kinh doanh, kỹ năng nghe gọi điện thoại là yếu tố quan trọng góp
phần tạo nên thành công của công việc. Do đó, cách ứng xử qua điện thoại của
nhân viên là tiêu chuẩn để ngƣời ngoài đánh giá công ty đó. Đặc biệt là đối với
ngƣời lần đầu gọi điện đến, cách trả lời điện thoại sẽ để lại ấn tƣợng sâu sắc
nhất đến họ và ảnh hƣởng lớn đến ấn tƣợng của họ với công ty.
Các công ty Nhật Bản thƣờng có quan điểm cho rằng cách ứng xử qua
điện thoại của nhân viên là một tiêu chuẩn để ngƣời ngoài đánh giá công ty, có
khi còn ảnh hƣởng đến sự thành bại trong công việc.

58. 52
Từ việc nghiên cứu về cách nghe điện thoại trong doanh nghiệp Nhật, tôi
muốn đưa ra một số điều cần lưu ý như sau:
Khi có điện tho i:
─ Chuẩn bị nhấc máy: luôn đặt bút và giấy ghi nhớ bên cạnh.
─ Nhanh chóng nhấc máy trong vòng 3 hồi chuông.
─ Nghe máy và chào hỏi: câu đầu tiên khi nhấc máy bên nhận cuộc gọi sẽ
nêu rõ tên công ty, tên bộ phận, tên phòng ban hoặc có thể thêm tên riêng để
giúp ngƣời gọi tới có thể xác nhận đƣợc ngay là họ đã gọi tới địa chỉ chính xác
hay chƣa, tránh gây bối rối cho ngƣời gọi tới.
Ví dụ: お電話ありがとうございます。○○会社の人事部でございます。」
(Cảm ơn vì đã gọi điện thoại đến. Đây là bộ phận nhân sự của công ty...)
─ Tiếp theo đó bên gọi điện sẽ xƣng tên và tên công ty kèm theo câu chào hỏi
cơ bản.
○○商事の▢▢と申します。お世話になっております。
(Tôi là... của công ty... Cảm ơn vì đã chiếu cố)
─ Bên nhận cuộc gọi sẽ xác nhận lại tên riêng và tên công ty một cách trang
trọng, lịch sự kèm theo câu chào hỏi đáp l , đó là một trong những quy tắc giao
tiếp qua điện thoại cần có, thể hiện sự tôn trọng của mình với đối phƣơng.
▢▢商事の▢▢様ですね。こちらこそいつもお世話になっております。
(Ngài... của công ty...ạ. Bên tôi cũng vậy, cảm ơn vì đã chiếu cố)
─ Xác nhận đối tƣợng nghe máy
Trƣờng hợp 1: Nếu đối tƣợng nghe máy là bản thân mình.
 Sau khi xong phần chào hỏi đối phƣơng sẽ nói tên ngƣời cần gặp. Nếu
ngƣời cần gặp là bản thân mình, thì sẽ tiếp nhận cuộc gọi và trao đổi nhƣ thông
thƣờng.

59. 53
 Trong quá trình trao đổi, ghi chú lại thông tin cần thiết để xác nhận lại khi
kết thúc cuộc hội thoại.
Trƣờng hợp 2: Nếu đối tƣợng nghe máy không phải bản thân mình
 Nếu ngƣời đối phƣơng cần gặp là ngƣời khác, trƣớc khi chuyển máy
ngƣời đang nhận cuộc gọi sẽ xác nhận xem ngƣời đối phƣơng cần gặp có
thể nghe điện thoại đƣợc hay không.
 Nếu ngƣời cần nghe máy không có mặt hoặc không thể nghe máy:
• Thông báo tình trạng của đối tƣợng nghe máy (ra ngoài, đang họp,…).
• Thông báo luôn giờ quay lại nếu biết .
• Hỏi xem đối phƣơng có cần gọi lại không, nếu có, hỏi và ghi lại tên và số
điện thoại.
• Xác nhận lại thông tin cần thiết: tên riêng, công ty, số điện thoại, mục
đích cuộc gọi nếu biết .
• Xác nhận thời gian đối phƣơng có thể nghe máy.
• Xƣng tên và phòng ban của mình.
• Trƣờng hợp đối phƣơng không cần gọi lại, ghi chú lại thông tin nhƣ trên
để truyền đạt lại cho ngƣời đảm nhiệm.
 Nếu ngƣời cần nghe máy có mặt
• Trƣớc khi chuyển máy, thông báo cho đối phƣơng rồi nhấn nút giữ cuộc
gọi (保留ボタン）, và khi chuyển máy, nói rõ tên riêng, tên công ty, mục đích
cuộc gọi nếu có) cho ngƣời đảm nhiệm.
• Khi không nói chuyện trực tiếp với ngƣời đang nghe máy, ấn nút 保留
(ほりゅう – hoãn lại).
• Khi nói chuyện với ngƣời ngoài công ty, không thêm danh xƣng vào sau
tên ngƣời trong công ty, kể cả cấp trên và tiền bối (sempai).
Ví dụ: 田中さん→ 田中
Anh Tanaka → Tanaka