La combinación de correspondencia en Word permite crear un conjunto de documentos similares que contengan elementos exclusivos para cada destinatario, como la dirección y el saludo. Se puede usar para crear cartas personalizadas, etiquetas, sobres u otros documentos relacionados con una lista de destinatarios. El proceso implica conectar un documento base con una lista de datos, seleccionar los campos a combinar e insertarlos, y luego generar un documento individual para cada registro de la lista.
3. Para que sirve la combinación de
correspondencia?
• Puede usar la combinación de correspondencia
para crear un conjunto de documentos que sean
prácticamente iguales pero contengan elementos
exclusivos. Por ejemplo, en el caso de una carta
que anuncie un nuevo producto, el logotipo de la
organización y el texto sobre el producto
aparecerán en todas las cartas, pero la dirección
y la línea de saludo serán distintas en cada una
de ellas.
4. Cuando podemos usar combinación de
correspondencia?
• Un conjunto de etiquetas o sobres
El remite será el
mismo en todas las etiquetas o sobres, pero la dirección de
destino es única en cada uno de ellos.
• Un conjunto de cartas de formulario, mensajes de
correo electrónico o faxes.
El contenido básico es el
mismo en todas las cartas, mensajes o faxes, pero cada uno de
ellos contiene información específica de cada destinatario,
como el nombre, la dirección o cualquier otro datos personal.
• Un conjunto de cupones numerados Los cupones son
idénticos en todo excepto en que cada uno de ellos contiene
un número exclusivo.
5.
6. 1.- Vamos a la pestaña Correspondencia,
luego damos clic a la opción Iniciar
combinación de correspondencia y por
ultimo seleccionamos
11. 6. Cuando hayamos editado las
columnas
que
requerimos,
empezamos a crear nuestra lista
de direcciones.
12. 7. Luego de haber creado la lista,
esta se guardara automáticamente
como un archivo de Access.
13. 8. Luego de haber creado la lista y
haberla guardado, seleccionamos
la
opción
insertar
campo
combinado.
14. 9. Dentro de la opción campo
combinado seleccionamos Nombre
y le damos clic a insertar.
15. 10. Repetimos la operación con los
siguientes campos de combinación
16. 11. Una vez que la carta elaborada
esta conectada con la base de
datos, nos dirijimos a la pestaña
vista previa de resultados
17. 12. Observamos los datos del primer
registro elaborado, para tener
informacion sobre el resultado final.
18. 13. Para terminar la combinación, nos
dirijimos y hacemos clic en la ficha
Finalizar y combinar, posteriormente
seleccionamos Editar documentos
individuales.
19. 14. Dentro de combinar registros
seleccionamos Todos y pulsamos
aceptar.
20. 15. El resultado final son 3 cartas
combinadas, una por cada
destinatario dentro de un nuevo
archivo de word
