Хадгаламжийн нэгж бүрдүүлэх талаарх зөвлөмж

1. Хадгаламжийн
нэгж бүрдүүлэх
талаарх зөвлөмж

2. • Архивт нэг хавтас болгон үдсэн материалыг
хадгаламжийн нэгж /ХН/ гэнэ.
• ХН-ийг хадгалах хугацаагаар нь байнга, түр гэж
ангилна.
• Байнга хадгалах ХН гэдэг нь байгууллага дээрээ
хадгалагдаж байгаад улсын архивын газар
үргэлжлүүлэн байнга хадгалах материалыг хэлнэ.
• Түр хадгалах ХН гэдэг нь тодорхой хугацаагаар /1,
3, 5, 10 жил г.м/ байгууллага дээрээ хадгалагдаж
байгаад устгалд орох материалыг хэлнэ./Энэ нь
баримт бичиг хадгалах хугацааны үлгэрчилсэн
болон байгууллагын хадгалах хугацааны
жагсаалтаар зохицуулагдана./

3. Жишээ нь:
Байнга: Захирлын тушаал, Компанийн хэтийн
стратеги төлөвлөгөө, байгуул-лагын жилийн
батлагдсан төсөв, батлагдсан цалингийн сан лимит
г.м
Түр: Харилцсан бичиг, Харилцах данс нээсэн
хаасан төлбөр тооцоо хийсэн баримт, Санхүүгийн
анхан шатны баримт г.м

4. ХН-ийн баруун дээд өнцөгт харандаа буюу
дугаарлагчаар дугаарлана.


5. ХН-ийг он цагийн дарааллаар 250 хүртэл
хуудастайгаар 4 см-ээс илүүгүй зузаантай үднэ.


6. ХН-ийн эхэнд дотоод товьёог бичнэ. / Хавсралт 1-ийг
үзэх/


7. ХН-ийн төгсгөлд баталгааны хуудас үйлдэж хавсаргана.
/Хавсралт 2-ыг үзэх/


8. ХН-д баримтын бичвэр он сар өдөр, санал цохолт
тамга тэмдгийн дардас зэргийг чөлөөтэй уншиж,
хувилж болхоор зайд хуудасны зүүн захаас 10-15 мм
/3-4 цоолж/ зориулалтын кардон цаасаар хавтаслаж
үднэ.


9. ХН-ийн хавтсан дээр гараар бичих, хэвлэсэн гарчиг
бүхий цаас наахгүй. Хавтсан дээр баримтыг хүлээн
авах үед архивчаас зориулалтын дардас дарах тул
хоосон орхино.
X

10. ХН-ийн нуруун дээр гарчиг бичихгүй, скочдохгүй.
Хоосон байна.
X

11. Хавсралт 1
Äîòîîä òîâú¸îã
Ä¿í òîî: _______________________ áàðèìò áè÷èã á¿ðòãýâ.
/òîî, ¿ñãýýð/
Äîòîîä òîâú¸îãíû õóóäàñíû òîî_______________
/òîî, ¿ñãýýð/
Äîòîîä òîâú¸îã ¿éëäñýí
àæèëòíû àëáàí òóøààëûí íýð
îí . . . ñàð . . . ºäºð ãàðûí ¿ñýã ãàðûí ¿ñãèéí òàéëàë
Äýñ äóãààð Áàðèìòûí
èíäåêñ
Áàðèìòûí îí,
ñàð, ºäºð
Áàðèìòûí
òýðã¿¿
Áàðèìòûí
õóóäàñíû
äóãààð
Òàéëáàð
1. 2. 3. 4. 5. 6.

12. Хавсралт 2
Áàòàëãààíû õóóäàñ
Ýíý õàäãàëàìæèéí íýãæèä ____________________ õóóäàñ + äîòîîä òîâú¸îãíû
/òîî, ¿ñãýýð/
___________________________ õóóäàñ á¿ãä ____________________________
/òîî, ¿ñãýýð/ /òîî, ¿ñãýýð/
õóóäàñ äóãààðëàâ.
Àëãàññàí äóãààð____________________________________
Äàâõàðäñàí äóãààð _________________________________
À3, À2 õýìæýýòýé õóóäàñíû äóãààð ____________________
Äóãòóé íààñàí, ¿äñýí õóóäàñíû äóãààð__________________
Ãýìòýëòýé, ñýëáýí çàñàãäñàí õóóäàñíû äóãààð___________
Áàòàëãààíû õóóäàñ áè÷ñýí
àæèëòíû àëáàí òóøààëûí íýð
îí . . . ñàð . . . ºäºð ãàðûí ¿ñýã ãàðûí ¿ñãèéí òàéëàë

13. Архивын талаар нийт ажилтнуудад хамааралтай
зүйл, заалтаас:
• Ажилтнуудаас жил бүрийн 1-р улиралд багтаан
өмнөх оны баримтаа архивт үдэж цэгцэлж өгөх,
• Хадгаламжийн нэгжид баримт бичгийн ноорог буюу
олшруулсан хувийг оруулахгүй,
• Байнга, түр хадгалах баримтыг хольж үдэхгүй,
• Байнга хадгалах баримтыг цаасны нэг тал дээр
хэвлэх,
• Ажилтнууд шилжин ажиллах буюу ажлаас гарах
тохиолдолд архиваас авч ашиглаж байсан
материалаа архивчид хүлээлгэн өгч хэвшсэн байна.