Gestion du temps efficacité personnelle version presentation
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Gestion du temps efficacité personnelle version presentation
- 1. Du temps Subi au temps Voulu! « Sérénité, constance, disponibilité aux autres, multiples intérêts, les vrais maîtres du temps, parce qu’ils savent prendre du recul, y ajoutent l’humour » JL Servan-Schreiber
- 3. Gérer son temps • Se connaitre • S’organiser • Prioriser • Se concentrer • Collaborer • Responsabiliser • Standardiser Les leviers
- 4. LES LOIS DU TEMPS Il est temps que nous fassions une application de cette belle doctrine Bossuet
- 5. LOIS DU TEMPS Loi de Pareto 20/80 : tu te focaliseras sur l’essentiel Loi de Parkinson Dilatation dans le temps : tu te fixeras des délais courts
- 6. LOIS DU TEMPS Loi de Douglas Dilatation dans l’espace : le 5S tu appliqueras Loi de Fraisse Perception du temps : tu regarderas ta montre… ou pas
- 7. LOIS DU TEMPS Loi de Laborit Priorité à l’effort: tu commenceras par le plus difficile Loi de Carlson Séquences homogènes: tu limiteras les interruptions
- 8. LOIS DU TEMPS Loi d’Illich Contre-productivité: tu feras des pauses Loi de Taylor Organiser: tu ordonnanceras tes tâches rationnellement
- 9. LOIS DU TEMPS Loi de Swoboda-Fliess-Teltscher Tu respecteras tes rythmes biologiques Loi de l’Ecclésiaste « Chaque chose en son temps et un temps pour chaque chose » tu respecteras http://www.beyondthecode.fr/les-grandes-lois-de-la-gestion-du-temps/
- 10. LOIS DU TEMPS Loi de Kotter Tu agiras avec célérité et célébreras chaque petite victoire Loi de Murphy De l’emmerdement maximum : tu évalueras les risques et prévoiras de la marge Loi de Hofstadter Glissement de planning en découle, chaque chose prend toujours plus de temps qu’on ne le prévoyait au départ. http://www.beyondthecode.fr/les-grandes-lois-de-la-gestion-du-temps/
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Hinweis der Redaktion
- Tic-tac, tic-tac... Il file, s'accélère, se ralentit, mais ne s'arrête jamais... Le temps est aujourd’hui une ressource pour l’entreprise et sa gestion est une compétence clé. Il régit la productivité, le retour sur investissements, le cycle commercial, les coûts ou encore la masse salariale. De quoi lui donner beaucoup de valeur. De valeur, justement, parlons-en : ces dernières années, la « ressource temps" est devenue de plus en plus précieuse et de plus en plus difficile à maîtriser. La culture du numérique, qui applique un rythme à la seconde près, est en passe d'imposer le temps comme l'étalon absolu. Ce culte de l'urgence, le monde professionnel le partage largement. Or les experts de la gestion du temps livrent tous la même analyse : l'urgence est bien souvent le cache-misère d'une organisation déficiente. On l'a compris, les recettes miracles n'existent pas en matière de gestion du temps. Chacun cultive son propre rapport au temps. Malgré tout, quelques principes permettent d'éviter les principaux écueils, comme la non-hiérarchisation des tâches, "l'e-mailo-dépendance" ou l'urgence permanente. Qu’attendre d’une meilleure gestion de son temps? D’une meilleure organisation personnelle? L’Efficacité, c’est-à-dire utiliser son temps disponible pour créer de la valeur. Cela suppose de donner la place nécessaire aux activités importantes tout en renonçant aux délices de l’urgence permanente. La Sérénité, ou la possibilité de contrôler son stress personnel afin d’en faire un stimulant positif. « Travailler dans un état d’esprit identique à celui de la surface de l’étang au petit matin « cf David Allen. La Convivialité, qui caractérise des relations de travail de qualité, ce qui suppose d’éviter les relations non productives, voire destructrices Le module de formation que vous vous apprêtez à parcourir à pour ambition de vous aider à passer progressivement d’un emploi du temps subi à un emploi du temps voulu, dans une perspective financière de votre temps ( ce que cela rapporte) et non plus comptable ( le temps que j’y passe) (nous n’avons rien contre les comptables…)
- S’il n’y a ni recette miracle ni outil magique pour développer son efficacité personnelle, les leviers du progrès existent et ils sont au nombre de 6. Chacun d’entre eux contribue à une meilleure organisation et ils sont bien entendu complémentaires à l’usage. Pour autant, il est utile de s’interroger sur les spécificités de sa situation pour choisir de privilégier l’un ou l’autre des leviers.
- Loi de Pareto (ou du 20/80) : tu te focaliseras sur l’essentiel Savez-vous que, très souvent, 20% du travail produit déjà 80% des résultats ? Et qu’à l’inverse, 80% du temps est consommé par 20% des tâches les moins productives ? Cessez d’être perfectionniste pour toutes les tâches qui ne le justifient pas, et économisez immédiatement 80% de votre productivité. Travaillez sur les tâches qui apportent le plus de valeur ajoutée, et déléguez les autres. Loi de Parkinson (dilatation dans le temps) : tu te fixeras des délais courts Selon Cyril Northcote Parkinson, « tout travail tend à se dilater pour remplir tout le temps disponible« . Autrement dit, que vous vous fixiez 1 heure ou 2 heures pour accomplir telle tâche, vous finirez dans le temps imparti. Si le délai est court, votre cerveau fera tout pour accélérer le travail, raccourcir chaque opération, éliminer les temps morts, etc. A l’inverse, si la durée prévue est longue, il prendra ses aises, peaufinera les détails, fera des digressions, etc. Définissez toujours une échéance, idéalement plus serrée que prévu au départ, quitte à la « rallonger » si vous constatez au final qu’elle est trop proche. Vous pouvez aussi utiliser la Méthode Pomodoro pour gérer efficacement vos activités (nous en reparlerons).
- Loi de Douglas (dilatation dans l’espace) : le 5S tu appliqueras C’est l’équivalent pour l’espace de la Loi de Parkinson pour le temps : la nature ayant horreur du vide, dossiers et documents s’accumulent jusqu’à remplir la totalité des rangements disponibles. Par conséquent, triez vos documents, rangez votre bureau, classez vos e-mails, ne vous laissez pas déborder par les piles de papier (et les Post-it). Hiérarchisez l’information et n’hésitez pas à jeter tout ce qui ne sert pas immédiatement ! Loi de Fraisse (ou de perception du temps) : tu regarderas ta montre… ou pas Créateur de la chronopsychologie, Paul Fraisse a écrit : « La principale dimension psychologique du temps est liée à l’intérêt porté à l’activité en cours. » Autrement dit, plus une activité nous intéresse, plus elle paraît brève ; plus elle nous déplaît, plus le temps nous paraît long. Il est donc essentiel d’alterner les tâches plaisantes, neutres et déplaisantes, et de leur attribuer des durées fixes afin d’éviter débordements et déséquilibres en tous genres… Loi d’Illich (contre-productivité) : tu feras des pauses Le penseur autrichien Ivan Illich a énoncé la loi du rendement décroissant au travail : au-delà d’une certaine durée, on devient moins productif voire contre-productif. Sachez que la durée de concentration optimale se situe entre 30 et 45 minutes. A l’inverse de Carlson, il faut donc s’interrompre volontairement après ce temps, pour éviter que son efficacité diminue, voire devienne négative. Prendre une pause est souvent la meilleure solution, mais on peut aussi changer d’activité. La Méthode Pomodoro exploite pleinement ce principe, avec sa période d’activité fixe de 25 minutes suivie d’une pause de 5 minutes.
- Loi de Laborit (priorité à l’effort) : tu commenceras par le plus difficile Selon le célèbre chirurgien et biologiste Henri Laborit, chaque individu a un programme inné de survie qui le pousse à fuir le stress et à chercher en priorité le plaisir. Egalement appelé « loi du moindre effort », il présente de nombreux inconvénients dans notre société moderne, accro aux plaisirs rapides. C’est pourquoi il faut se contraindre à commencer par les tâches les plus ardues et/ou douloureuses et/ou importantes, pour terminer sur les plus faciles et agréables. Par exemple, quand vous arrivez au travail le matin, ne vous jetez pas sur votre messagerie ! Démarrez par un projet urgent ou difficile, et reportez la lecture des e-mails à l’après-midi. (Avantage : vous respectez mieux votre rythme chronobiologique.) Loi de Carlson (ou des séquences homogènes) : tu limiteras les interruptions Sune Carlson théorisa dans les années 1950 la loi des séquences homogènes, selon laquelle « une tâche effectuée en continu demande moins de temps et d’énergie qu’une tâche réalisée en plusieurs fois« . Le cerveau fonctionne un peu comme la mémoire vive (RAM) d’un ordinateur : quand on démarre une nouvelle tâche, on y charge les données nécessaires à son exécution. Si on est interrompu au beau milieu, c’est comme un reboot : la RAM est effacée ! Nous devons donc recharger en partie ou en totalité les données oubliées, entraînant une perte de temps (3 minutes en moyenne) et de concentration. Or, les interruptions peuvent être extérieures (coup de téléphone, collègue faisant irruption dans le bureau, notification de nouvel e-mail, etc.) ou intérieures (aller sur Facebook, aller lire ses e-mails, prendre une pause au moment inadéquat, se mettre à penser à autre chose ou à faire du multitâche, etc.). Coupez consciemment toutes ces sources de distraction !
- Loi d’Illich (contre-productivité) : tu feras des pauses Le penseur autrichien Ivan Illich a énoncé la loi du rendement décroissant au travail : au-delà d’une certaine durée, on devient moins productif voire contre-productif. Sachez que la durée de concentration optimale se situe entre 30 et 45 minutes. A l’inverse de Carlson, il faut donc s’interrompre volontairement après ce temps, pour éviter que son efficacité diminue, voire devienne négative. Prendre une pause est souvent la meilleure solution, mais on peut aussi changer d’activité. La Méthode Pomodoro exploite pleinement ce principe, avec sa période d’activité fixe de 25 minutes suivie d’une pause de 5 minutes. Loi de Taylor tu ordonnanceras tes tâches rationnellement « L’ordre dans lequel nous effectuons une série de tâches influe directement sur le temps qu’elles nous prennent. » C’est ainsi que le célèbre Frederick Winslow Taylor a prôné la décomposition et l’ordonnancement rationnel des tâches, en vue de l’optimisation du temps de travail. Perverties par l’ère industrielle (avant l’arrivée des principes Lean), ses idées restent pertinentes, surtout si on les combine avec les autres lois !
- Loi de Swoboda-Fliess-Teltscher tu respecteras tes rythmes biologiques Hermann Swoboda, Wilhem Fliess et Alfred Teltscher sont les 3 découvreurs des rythmes biologiques et de leurs implications dans notre vie de tous les jours. Car nous vivons tous en rythme. Ou plutôt aux rythmes de notre environnement, de la planète, de notre corps, de notre cerveau. Loi de l’Ecclésiaste « chaque chose en son temps et un temps pour chaque chose » tu respecteras Dans l’un des livres de l’Ancien testament, L’Ecclésiaste, il est dit : « Il y a temps pour tout, et chaque chose sous le ciel a son heure« . Ainsi, certaines activités ne peuvent pas être effectuées à certaines périodes (ou au contraire, ne peuvent l’être qu’à des périodes spécifiques — ce qui rejoint les rythmes biologiques), le temps qu’on leur accorde est forcément limité, et il n’est pas souhaitable de faire plusieurs choses à la fois (non au multitâche inefficace !).
- Loi de Kotter tu agiras avec célérité et célébreras chaque petite victoire Pour le spécialiste du leadership et du changement John Kotter, « les meilleurs changements commencent par des résultats immédiats« . Il faut donc agir vite, quitte à créer un sentiment d’urgence, et célébrer les petites victoires, pas à pas, jusqu’à la victoire finale ! Loi de Murphy (ou de l’emmerdement maximum) : tu évalueras les risques et prévoiras de la marge L’américain Edward Murphy déclarait que tout ce qui est susceptible de mal tourner a de fortes chances de mal tourner : la tartine tombe toujours du mauvais côté. 😉 Loi de Hofstadter (ou de glissement de planning) en découle, en spécifiant que chaque chose prend toujours plus de temps qu’on ne le prévoyait au départ. Il est donc indispensable de planifier, de toujours prévoir de la marge pour les imprévus, et d’avoir un plan B (voire C) en cas de risque !