Guía práctica de implantación de un sistema de gestión ambiental en el Sistema Educativo.

GUÍA PRÁCTICA
DE IMPLANTACIÓN
DE UN SISTEMA
DE GESTIÓN AMBIENTAL
EN EL SECTOR EDUCATIVO

ÍNDICE

1. PRESENTACIÓN............................................................................................................................................. 3
.
2. ¿QUÉ ES UN SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL?.............................................................................. 6
3. GUÍA PRÁCTICA DE INTERPRETACIÓN DE REQUISITOS APLICABLES AL SISTEMA DE GESTIÓN
AMBIENTAL........................................................................................................................................................10
A - RECURSOS, FUNCIONES, RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD ............................................. 11
B - POLÍTICA............................................................................................................................................... 13
.
C - PLANIFICACIÓN.................................................................................................................................. 14
.
D - ¿QUÉ ES UN PROCEDIMIENTO?.................................................................................................... 17
.
E - HERRAMIENTAS DE GESTIÓN......................................................................................................... 19
E.1 - CONTROL DE DOCUMENTACIÓN Y REGISTROS................................................................. 19
.
E.3 - COMUNICACIONES CON LAS PARTES INTERESADAS....................................................25
.
E.4 - GESTIÓN DE NO CONFORMIDADES, ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS... 27
E.5 - AUDITORÍA INTERNA .................................................................................................................29
E.6 - REVISIÓN POR DIRECCIÓN....................................................................................................... 31
F - EL CONTROL DE LOS ASPECTOS AMBIENTALES......................................................................32
.
G - VERIFICACIÓN.....................................................................................................................................36
4. DIFICULTADES DURANTE EL PROCESO DE IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN
AMBIENTAL Y BENEFICIOS QUE APORTA AL CENTRO..........................................................................38
.
5. PROCESO DE CERTIFICACIÓN.................................................................................................................40
6. EJEMPLOS PRÁCTICOS.............................................................................................................................. 42
7. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN OBTENIDA MEDIANTE CUESTIONARIOS A LOS INSTITUTOS
DE EDUCACIÓN SECUNDARIA PERTENECIENTES A LAS REDES DE GESTIÓN AMBIENTAL DE
LA CONSEJERÍA DE EDUCACIÓN DE LA JUNTA DE ANDALUCÍA ................................................... 103
8. ENLACES DE INTERÉS............................................................................................................................118
.
9. BIBLIOGRAFÍA............................................................................................................................................ 120
10. GLOSARIO DE TÉRMINOS.....................................................................................................................122

Este manual práctico para la implantación de sistemas de gestión ambiental en centros educativos se enmarca dentro del proyecto SUDOEFOP de creación de una red de conocimiento colaborativa trasnacional en el sudoeste europeo en formación profesional.
Este proyecto forma parte del Programa de Cooperación Territorial del Espacio Sudoeste Europeo
(SUDOE), cofinanciado por fondos FEDER y el programa INTERREG IV B SUDOE. Los beneficiarios
del proyecto son, por una parte, el Ministerio de Educación, la Junta de Andalucía y el Gobierno de
Aragón, de España, A.I.D.A de Portugal y la C.R. de Aquitania de Francia.
Los objetivos generales del proyecto son, por una parte, crear una red de colaboración apoyada
en la utilización de tecnologías de información (TIC) a través de una herramienta web y por otra,
compartir el conocimiento generado en materia de metodologías, formas de trabajo, gestión, innovación de los técnicos de formación profesional dentro del espacio SUDOE. Estos objetivos se
han concretado en cinco áreas de trabajo, cada una lideradas por un socio.
La elaboración de este Manual de apoyo para la implantación de sistemas de gestión ambiental en
centros educativos responde a una de las actividades previstas para el área de trabajo de calidad
y mejora continua liderada por la Junta de Andalucía.
La guía que presentamos se ha construido a partir de la experiencia práctica obtenida en la implantación del sistema de gestión ambiental en centros educativos públicos en Andalucía, y su certificación conforme a la norma ISO 14001.
Esta experiencia ha sido recopilada a partir de una serie de cuestionarios dirigidos a los once
Institutos de Educación Secundaria pertenecientes a la primera y segunda red de gestión ambiental de la Consejeria de Educación de la Junta de Andalucía, que en los últimos tres años han desarrollado e implantado de un sistema de gestión ambiental con el apoyo del Instituto Andaluz de
Cualificaciones Profesionales.
En el capítulo 7 de este manual se recoge un resumen de la información obtenida a través de dichos
cuestionarios en relación con la aplicación de la gestión ambiental en los centros educativos.
Con la publicación de este manual pretendemos los siguientes objetivos:

• Servir de guía práctica para la interpretación de los requisitos de la norma y su aplicación en
el sector educativo.

• Presentar ejemplos que sirvan como punto de partida para el diseño de la base documental
del sistema de gestión.

• Aclarar la aplicación de los requisitos legales ambientales aplicables a los aspectos generales
del centro y particulares de las familias profesionales.

• Dar pautas para facilitar el cumplimiento de los requisitos legales aplicables.
• Identificar las principales dificultades a las que se enfrentan los centros durante el diseño y
la implantación de su sistema de gestión y presentar propuestas para superarlas.

El manual está dirigido tanto a centros que no tengan implantado ningún sistema de gestión como
a aquellos que ya tienen implantado otros sistemas de gestión de calidad o de seguridad y salud
laboral y pretendan ampliar su alcance e integrar la gestión ambiental.

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El Manual está estructurado de la siguiente forma:
Capítulo I: Presentación
Capítulo II:¿Qué es un sistema de gestión ambiental?
Capítulo III: Guía práctica de interpretación de requisitos aplicables a un sistema de gestión ambiental ISO 14001
Capítulo IV: Dificultades y beneficios derivados del proceso de implantación del sistema de gestión ambiental
Capítulo V: Proceso de certificación
Capítulo VI: Ejemplos prácticos
Capítulo VII: Análisis de los cuestionarios realizados a los Institutos de Educación Secundaria de la
Junta de Andalucía con sistema de gestión ambiental certificado
Los capítulos finales recogen las referencias a bibliografía y enlaces a páginas de interés, así como
un glosario de los términos utilizados.
Esperamos que esta guía sirva de orientación y de estímulo a todos aquellos centros que decidan
comprometerse con la protección del medio ambiente y la conservación de los recursos.

5

2. ¿QUÉ ES UN SISTEMA DE GESTIÓN
AMBIENTAL?

Todas las organizaciones, a poco complejas que
sean, desarrollan los sistemas necesarios para
gestionar los procesos y actividades que les
llevarán a conseguir sus objetivos empresariales o los aplicables a un servicio público, en el
caso de la enseñanza.
Un sistema de gestión puede responder a diferentes objetivos, económicos, dirigidos a aumentar el beneficio u optimizar los recursos
utilizados para prestar un servicio, objetivos
enfocados a asegurar la calidad y el cumplimiento de requisitos legales aplicables al producto o servicio, objetivos orientados a prevenir o minimizar la contaminación y los impactos
ambientales o los riesgos para la seguridad y
salud de los trabajadores.
En este contexto surge la serie de normas internacionales ISO 9001 e ISO 14001, que proporcionan los requisitos para implantar un sistema de gestión de la calidad y de gestión
ambiental, respectivamente, o el referencial
OHSAS, para la gestión de la seguridad y salud
de los trabajadores. Estas normas establecen
un modelo de gestión certificable por una tercera parte (organismo certificador), y por ello
solo incluyen requisitos que pueden ser auditados objetivamente. Los requisitos son generales, aplicables a cualquier tipo de organización,
y en ningún caso se establecen requisitos de
desempeño específicos.
Todos estos modelos de gestión tienen en común que se basan en el ciclo PHVA (PlanificarHacer-Verificar-Actuar), que se trata de un
proceso constante e iterativo que permite que
una organización desarrolle e implante sus políticas sobre la base del liderazgo y el compromiso de la alta dirección con el sistema de
gestión.
En el caso del sistema de gestión ambiental,
según la norma ISO 14001, los pasos de este
proceso continuo serían los siguientes:
a) Planificar:
•
•

Identificar los aspectos e impactos ambientales de las actividades, o de los bienes o servicios que utiliza la organización
Identificar y hacer seguimiento de los requisitos legales y otros requisitos que la
organización suscriba voluntariamente

7

•
•

y que sean aplicables a dichos aspectos
ambientales
Establecer objetivos y metas ambientales y desarrollar los programas necesarios
para cumplirlos
Desarrollar y usar indicadores de
desempeño, para comprobar el logro de los
objetivos

b) Hacer, desarrollar e implantar el sistema de
gestión ambiental:
•
•
•
•
•
•
•
•

Crear estructuras de gestión, asignar funciones y responsabilidad con suficiente
autoridad
Suministrar los recursos adecuados
Formar al personal y asegurarse de su
toma de conciencia y competencia
Establecer procesos para comunicación
interna y externa
Desarrollar y mantener la documentación
Establecer e implantar controles a los
documentos
Establecer
y
mantener
controles
operacionales
Asegurarse de la preparación y capacidad
de respuesta ante emergencias

c) Verificar, o evaluar los procesos del sistema
de gestión ambiental
•
•
•
•
•

Realizar un seguimiento y/o medición de
los controles operacionales y de los indicadores del desempeño ambiental
Evaluar el estado de cumplimiento de requisitos legales y otros requisitos
Identificar las no conformidades y tomar
acciones correctivas y preventivas
Gestionar los registros o evidencias de
los resultados de la gestión ambiental
realizada
Realizar
periódicamente
auditorías
internas

c) Actuar, o revisar y emprender acciones para
mejorar el sistema de gestión ambiental
•
•

Realizar revisiones por la Dirección del SGA
a intervalos planificados
Identificar áreas de mejora

Este proceso hace posible que la organización
mejore continuamente su sistema de gestión y
su desempeño ambiental.

Todos estos conceptos se desarrollarán de
manera específica en los diferentes apartados
de este Manual. En el capítulo 10 se incluye un
glosario donde se aclaran algunos de los términos utilizados.
Un sistema de gestión ambiental, de acuerdo
a la definición que da la norma ISO 14001, es
la parte del sistema general de gestión de la
Organización empleada para desarrollar e implementar su política ambiental y gestionar los
aspectos ambientales derivados de sus actividades, productos y servicios.
Un sistema de gestión incluye la estructura
organizativa, las actividades de planificación,
las responsabilidades, las prácticas, los procedimientos, los procesos y los recursos para
desarrollar, aplicar, alcanzar, revisar y mantener dicha política y gestionar los aspectos
ambientales.
En el ámbito europeo, el Reglamento (CE)
1221/2009, relativo a la participación voluntaria de organizaciones en un sistema comunitario de gestión y auditoría medioambientales (EMAS) establece un modelo de sistema de
gestión ambiental idéntico al establecido por la
norma ISO 14001, si bien incluye algunos requisitos adicionales, entre los que se encuentran los siguientes:
•

•
•

La obligatoriedad de llevar a cabo un análisis ambiental preliminar, con carácter
previo a la implantación del Sistema de
Gestión Ambiental,
Desarrollar procedimientos para la participación de los trabajadores en el sistema de
gestión ambiental
Comunicar a las partes interesadas y público en general los resultados del desempeño ambiental en relación con los aspectos
ambientales significativos de la actividad,
a través de una Declaración Ambiental,
que deberá ser validada por un verificador
acreditado.

La norma ISO 14001 no establece como requisito la necesidad de llevar a cabo un análisis
ambiental preliminar, pero si lo incluye como
recomendación.

¿En que consiste un análisis ambiental preliminar o evaluación ambiental inicial?
El objetivo de este análisis sería conocer la situación del centro educativo respecto a la gestión ambiental, considerando como mínimo los
requisitos legales ambientales aplicables tanto a las actividades desarrolladas en el centro
como a las instalaciones del mismo, cuyo funcionamiento pueda tener repercusiones en el
medio ambiente.
No hay que olvidar que un sistema de gestión
establecido de acuerdo al modelo ISO 14001 o
EMAS, parte del compromiso de la Dirección,
que debe ser recogido en su Política, de cumplir
con los requisitos legales aplicables a los aspectos ambientales y otros compromisos que
la organización suscriba voluntariamente.
El resultado de la evaluación preliminar
comprendería:
•

•

Una identificación inicial de los aspectos
ambientales derivados de las actividades
del centro: generación de residuos, vertidos, emisiones a la atmósfera y ruido, consumo de materias primas, etc.
La situación del centro respecto al cumplimiento de los requisitos legales aplicables
a tales aspectos.

Con esta información, la Dirección del Centro
puede establecer el punto de partida para dirigir sus esfuerzos de mejora a través de objetivos, metas y programas de gestión específicos. También deberá llevar a cabo las
acciones necesarias para corregir aquellas posibles desviaciones respecto al cumplimiento de los requisitos legales aplicables a los aspectos ambientales identificados que se hayan
detectado.
¿Qué ventajas aporta un sistema de gestión
ambiental a un centro educativo?
La implantación de un sistema de gestión ambiental contribuye al conocimiento de la repercusión que las actividades del centro tienen en
el medio ambiente y de su situación respecto al cumplimiento de la legislación ambiental.
Además favorece:
•

La mejora ambiental del centro escolar y
su entorno,

8

•

•
•
•

La comunicación sobre la preocupación por
el respeto al medio ambiente a padres y
alumnos, profesores y empleados, proveedores, medios de comunicación, autoridades locales, legisladores y la comunidad en
general,
La aplicación de la educación ambiental en
la vida cotidiana del centro escolar, la familia y la localidad,
La motivación del alumnado para desarrollar un papel activo y participativo en el
centro,
La posibilidad de ahorro en relación a:
•

•
•

mejor control y seguimiento de los recursos utilizados: energía eléctrica,
combustible, agua, papel, material de
oficina, y otros,
aprovechamiento y reducción de los
residuos producidos

La sensibilización sobre la necesidad del desarrollo sostenible.

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3. GUÍA PRÁCTICA DE INTERPRETACIÓN
DE REQUISITOS APLICABLES AL SISTEMA
DE GESTIÓN AMBIENTAL

A - RECURSOS, FUNCIONES, RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
El equipo directivo del centro educativo debe
identificar y poner a disposición de la organización los recursos necesarios para implantar,
mantener, y mejorar el sistema de gestión ambiental, de acuerdo a los compromisos expresados en la Política Ambiental.
Entre estos recursos se deberían considerar
las necesidades de infraestructura, sistemas
de información, formación, tecnología, recursos financieros, humanos y otros.
Tal como se explica en capítulos posteriores,
las necesidades de recursos deben ser objeto
de revisión por la Dirección y en especial, ante
cambios planificados o nuevos proyectos que
se vayan a acometer en el centro.

•
•

necesarios para el seguimiento de parámetros ambientales (ligados a la calidad
de los vertidos, mediciones de emisiones
de calderas o cabinas de pintura, o mediciones de ruido, por ejemplo)
Desarrollar programas de formación
conjuntos,
Intercambiar equipos de auditores para la
realización de auditorías internas, etc.

La Dirección del centro es responsable de definir la estructura organizativa del centro, en relación a las funciones y responsabilidades asociados a la gestión ambiental.
La Dirección debe designar a un representante
con autoridad suficiente para:

Para suplir las posibles limitaciones de recursos que puedan existir en los centros educativos para la implantación de un sistema de
gestión ambiental, se podría considerar como
alternativa la constitución de redes de centros certificados ISO 14001, con las siguientes finalidades:

•

•

Además de este representante de la Dirección,
responsable o coordinador de gestión ambiental, la Dirección deberá definir y documentar el
resto de responsabilidades ambientales asociadas a cada una de las funciones existentes
en el centro.

•

Compartir conocimientos e información
relativas a los aspectos ambientales, para
la identificación y aplicación de los requisitos legales ambientales comunes, para
la definición de procedimientos de control
operacional y el seguimiento de los aspectos ambientales,
Negociar con proveedores comunes la
gestión de residuos peligrosos y no peligrosos, la prestación de servicios de control ambiental o laboratorios de ensayo

11

•

Asegurar que el sistema de gestión ambiental se establece, implanta y mantiene
de acuerdo con los requisitos,
Proporcionar información al equipo directivo del Centro sobre el desempeño del
sistema de gestión ambiental y sobre las
áreas de mejora detectadas.

En el siguiente ejemplo se exponen algunas de
las responsabilidades ambientales que debieran definirse:

Responsabilidad

Persona/función

Desarrollar la Política Ambiental

Director del Centro

Establecer los objetivos, metas y programa de
gestión ambiental

Equipo directivo

Hacer el seguimiento del desempeño ambiental

Coordinador de Medio Ambiente

Identificar y evaluar los requisitos legales ambientales de aplicación

Coordinador de Medio Ambiente

Asegurar el cumplimiento de los requisitos legales ambientales

Equipo Directivo

Identificar los requisitos ambientales aplicables a Secretario
los proveedores y comunicarlos
Desarrollar y comprobar el cumplimiento de los
procedimientos e instrucciones de control operacional de los aspectos ambientales

Jefe de estudios de cada ciclo formativo

Coordinador de medio ambiente
Definir el programa de mantenimiento e inspecciones reglamentarias aplicables a las instalaciones relacionadas con los aspectos ambientales (calderas, instalaciones de climatización,
cabinas de pintura, instalaciones eléctricas, red
de aguas residuales, almacén de residuos peligrosos, depósito de combustible, aljibes, instalaciones y red de agua de consumo humano con
riesgo de proliferación de Legionella, etc.)

Responsable de Mantenimiento del Centro

Definir y llevar a cabo actividades para la sensibilización de los usuarios (alumnos) del centro

Tutores y Personal Docente

Cumplir los requisitos del sistema de gestión
ambiental

Todas la personas que trabajan para el Centro o
en nombre de ella.

A la hora de definir responsabilidades, habrá que tener en cuenta que algunas de ellas, sobre todo
en los centros públicos, pueden no estar representadas en el propio Centro sino corresponder a
un ente público que presta servicio a todos ellos. Este sería el caso, por ejemplo, de los entes de
gestión de infraestructuras, responsables del diseño, construcción y puesta en marcha de los centros educativos y de gestionar las reformas de los mismos. En estos casos, habrá de designar a
un responsable dentro del Centro, que gestione la relación con éste y se encargue de realizar el seguimiento de posibles reformas y de recabar la documentación de carácter legal ligada a la puesta en servicio de nuevas instalaciones.

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B - POLÍTICA
Para asegurar el éxito del sistema de gestión
ambiental en un centro educativo y su mejora
es fundamental el compromiso y liderazgo continúo de la alta dirección.
Los beneficios que el sistema de gestión ambiental puede proporcionar y los problemas
que puede evitar, en especial en relación con el
cumplimiento legal, ayudan a asegurar el compromiso de la dirección.
La norma ISO 14001 establece como requisito
que el compromiso de la Dirección quede documentado en la Política Ambiental.
Dicha Política tendrá que estar alineada con la
Misión, Visión y Valores del Centro, que se hayan establecido en el Plan de Centro, ser coherente con otras políticas que hayan podido establecerse, de calidad o de seguridad y salud,
por ejemplo.
La Política Ambiental, puede integrarse en las
políticas existentes en el centro, sin tener porque constituir un documento independiente.
En todo caso, la Política Ambiental deber ser
apropiada a la naturaleza, magnitud e impactos ambientales de las actividades que se llevan
a cabo en el centro así como a los productos y
servicios que se utilizan.
Esto implica que la organización deberá conocer
previamente los impactos ambientales derivados de sus instalaciones y actividades, considerando tanto los derivados de la actividad administrativa y docente, incluidos los diferentes
ciclos formativos, como los derivados del funcionamiento de las instalaciones auxiliares (calderas, depósitos de combustible, instalaciones
de climatización, instalación eléctrica de baja y
alta tensión, por ejemplo) y de otros posibles
servicios, tales como cafetería, reprografía,
transporte escolar, actividades complementarias extraescolares, en su caso.
La Política deberá hacer referencia en sus compromisos a esos aspectos ambientales significativos de la actividad del Centro y proporcionar el marco de referencia para establecer y
revisar los objetivos y metas ambientales.

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Además, tiene que incluir de manera expresa los
siguientes compromisos:
•
•
•

Mejora continua,
Prevención de la contaminación,
Cumplimiento de los requisitos legales aplicables y otros requisitos que la organización suscriba relacionados con sus aspectos ambientales

En cuanto a los requisitos formales del documento que contiene la Política, éste deberá indicar la fecha de aprobación y la versión de la
misma y estará aprobada por la alta Dirección
del centro.
En el capítulo 6 se incluye un ejemplo de Política
Ambiental que recoge los compromisos exigidos
por la norma ISO 14001 para la gestión ambiental y en la que podrían integrarse los compromisos exigidos por la norma ISO 9001 para
la calidad o el referencial OHSAS para la seguridad y salud laboral.
La Política Ambiental debe comunicarse a todas las personas que trabajan para la organización o en nombre de ella, y estar a disposición
del público.
Cada vez es más frecuente que los Centros
educativos dispongan de una página Web como
medio para darse a conocer y presentar su oferta educativa. La Web puede ser una buena herramienta para poner la Política Ambiental del
Centro a disposición del público; lo que puede
apoyarse con la exposición de la misma en carteles en las propias instalaciones o bien utilizar
para ello los medios audiovisuales que se encuentran disponibles en los puntos de información de algunos centros.
Para comunicar la Política Ambiental a todas
las personas que trabajan para la organización
pueden utilizarse diversos medios, en función
de las características del centro y del acceso
del personal a medios informáticos.
Así por ejemplo, en aquellos centros que dispongan de una intranet para comunicación interna del personal docente y no docente, se
podrá utilizar ésta como soporte. También podrá remitirse por correo electrónico a todo el

personal, en el caso de que se disponga de un
correo corporativo.
Si no todo el personal tiene acceso a medios informáticos, la Política siempre se podrá exponer
en los puntos de reunión del personal (salas de
profesores, tablones de anuncios, etc.) o bien
puede entregarse una copia en papel a aquellas
personas que no utilicen de manera habitual los
sistemas informáticos.
Para trasladar la Política a aquellas personas
u organizaciones que prestan algún servicio al

centro, quizás lo más fácil sea entregar una copia de la misma a la firma del contrato o junto
con el documento de pedido de servicio o compra. Otra posibilidad es hacer referencia en dichos documentos a la Web del centro si es que
está ahí publicada.
Para asegurar la adecuación de la Política y que
ésta se mantiene al día, deberá ser revisada por
la Dirección del centro. Esta revisión se llevará
a cabo en las revisiones periódicas del Plan de
Centro y en la revisión de final de curso.

C - PLANIFICACIÓN
C.1 - IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS AMBIENTALES
Para poder establecer las bases de mejora de la
gestión ambiental es necesario en primer lugar
identificar los aspectos ambientales derivados
de las actividades desarrollados en el centro
o bien de los productos o servicios utilizados
que pueden tener un impacto significativo en
el medio ambiente. En el capítulo 10 Glosario,
se puede encontrar una definición de aspecto
e impacto ambiental significativo, que puede
ayudar a comprender mejor este capítulo.
Una vez identificados estos aspectos ambientales significativos, la organización ya estará en
disposición de establecer objetivos y metas de
mejora concretos y desarrollar los programas
necesarios para cumplirlos.
La norma ISO 14001, establece como requisito, que se desarrolle un procedimiento que incluya la metodología para identificar los aspectos ambientales significativos.
Esto implica, por una parte identificar los aspectos (consumo de materias primas, generación
de residuos peligrosos y no peligrosos, generación de vertidos de aguas residuales, emisiones
a la atmósfera y ruidos, etc.) y por otra, establecer algún método de valoración que nos permita clasificar los aspectos en significativos y
no significativos.
En el primer caso, lo habitual es ir analizando
cada una de las actividades que se llevan a cabo
en el centro escolar y de las instalaciones para

identificar los aspectos ambientales asociados
a las mismas.
Así pues, habrá aspectos que serán generales de
toda actividad administrativa y docente, como
por ejemplo el consumo de energía eléctrica,
o de papel, el consumo de agua y vertido de
aguas sanitarias, la generación de residuos urbanos (residuos orgánicos y basura, papel, envases, vidrio), etc. , otros derivados de actividades de mantenimiento (residuos de aparatos
eléctricos y electrónicos, como tubos fluorescentes, envases vacíos de productos peligrosos
–pinturas-, o residuos de construcción y demolición, en el caso de pequeñas obras).
Habrá otros aspectos que serán exclusivos de
un determinado ciclo formativo o familia profesional, así por ejemplo, aceites minerales usados, lubricantes, líquido de frenos, filtros de gasoil o material contaminado con hidrocarburos,
en el caso del ciclo formativo de automoción.
A la hora de identificar los aspectos ambientales, debemos considerar tanto las condiciones de funcionamiento habitual o normal, como
aquellas anormales o derivadas de situaciones
de emergencia (incendios, inundaciones, fugas
de gases, vertidos accidentales, etc.).
Una vez determinados todos los aspectos ambientales aplicables, deberán establecerse los
criterios de valoración para poder discriminar
aquellos aspectos significativos de los que no
lo son.

14

La norma ISO 14001 no establece requisitos
concretos acerca de los criterios que deben
utilizarse para valorar los aspectos ambientales. No obstante, a la hora de definirlos podremos tener en cuenta lo siguiente:
•

Un método sencillo puede resultar de la combinación de varios criterios, por ejemplo:
•

Un criterio relacionado con la peligrosidad
(en el caso de residuos, vertido o emisiones), o con la renovabilidad o escasez del recurso (en el caso de consumos) y además,
Otros criterios relacionados con la magnitud
o cantidad del aspecto involucrado.

Utilizar criterios ambientales, y no criterios económicos, legales o sociales. La nor- •
ma ISO 14001 define un aspecto significativo como aquel
que produce un impacEn el caso de aspectos amto ambiental significabientales derivados de sitivo. Esto quiere detuaciones anormales de
cir que el criterio de
funcionamiento o situavaloración del asciones de emergencia,
pecto debiera estar
los criterios pueden
Es necesario definir un procedimiento
relacionado con el
estar relacionados con
para identificar los aspectos ambienimpacto ambiental
la peligrosidad de las
tales significativos del centro, que serían
que produce.
consecuencias o daños
aquellos que tienen o podrían producir
Que sean objetipotenciales y la probaimpactos significativos sobre el medio
vos en su aplicación;
bilidad de que ocurra,
ambiente
para ello deberemos
en base a un histórico
definirlos de manera
de ocurrencia en la orgaque no existe posibilidad
nización o en el sector, por
de diferentes interpretaejemplo.
ciones a la hora de aplicarlo.
Que sean sensibles a la mejora conEn el capítulo 6 se presenta un ejemtinua. Para ello, a cada criterio le podremos plo de un procedimiento para la identificación y
asignar una escala de puntuación. Cuanto valoración de aspectos ambientales, así como
más amplia sea la escala, más sensible será varios ejemplos de aspectos ambientales deel método, pero tendremos que llegar a un rivados tanto de las actividades generales de
compromiso entre la sensibilidad que que- cualquier centro docente como de los aspectos
remos lograr respecto a la complejidad de específicos de diversas familias profesionales.
aplicación del procedimiento.
Nos debe dar un resultado que sea coherente con la realidad de la organización.

RECUERDA

•

•

•

C.2 - IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS LEGALES
La norma ISO 14001 parte de un compromiso
de cumplir con la legislación y reglamentación
ambiental aplicable y otros compromisos voluntarios que la organización suscriba.
Para poder cumplir todos los requisitos aplicables, es necesario identificarlos, y determinar en qué afectan a los aspectos ambientales
del centro. Así mismo, para poder identificarlos deberemos disponer de los procedimientos
necesarios para acceder a la legislación y a sus
actualizaciones.

15

Además de los requisitos contenidos en la legislación y reglamentación ambiental general
(reglamentos europeos, leyes y reglamentos
estatales y autonómicos, ordenanzas municipales, etc.) y sectorial, si existiese, debemos
desarrollar procedimientos para determinar
aquellos requisitos derivados de autorizaciones particulares que pudieran estar relacionados con los aspectos ambientales de nuestras
actividades, tales como licencias de actividad,
autorizaciones de vertido, autorizaciones de
emisiones a la atmósfera o autorizaciones para
la producción de residuos peligrosos.

Se deben considerar también aquellos requisitos contenidos en la legislación de seguridad industrial y que pudiesen ser de aplicación
a aquellas instalaciones cuyo funcionamiento
esté relacionado con nuestros aspectos ambientales. Así por ejemplo, almacenamiento de
productos químicos, calderas, almacenamiento
de productos petrolíferos, instalaciones eléctricas, etc.
Así mismo, es necesario determinar aquellos
requisitos que pudieran haberse adoptado de
manera voluntaria, por ejemplo, compromisos
públicos adquiridos por la organización, adhesión a códigos de buenas prácticas, etc.
Para identificar, acceder y mantener actualizados los requisitos legales aplicables, se puede recurrir a una o varias fuentes de información, desde la lectura de diarios oficiales (Unión
Europea, estatal, comunidad autónoma, provincial) o bien la suscripción a bases de datos
comerciales y publicaciones, asesores y servicios profesionales.

Una vez analizada la legislación aplicable y determinados los requisitos que afectan a los aspectos ambientales, estos se pueden llevar a un
registro actualizado de requisitos, que facilite
su evaluación periódica.
En el capítulo 6 se incluye un ejemplo de procedimiento para
•
•
•
•
•

Identificar y conocer todos los requisitos
legales ambientales relevantes, en su versión más actualizada.
Mantener actualizados los mencionados
requisitos.
Acceder a dichos requisitos.
Evaluar y comprender las repercusiones que
estos requisitos tienen sobre el Centro.
Introducir las medidas pertinentes para
cumplir los requisitos ambientales vigentes
o nuevos.

Así mismo se incluye una pequeña guía de identificación de los requisitos ambientales aplicables
a la mayor parte de los centros educativos.

C.3 - OBJETIVOS, METAS Y PROGRAMA DE GESTIÓN AMBIENTAL
Una vez identificados los aspectos ambientales significativos aplicables a las actividades,
productos y servicios, la organización debe establecer objetivos y metas concretos para su
mejora, y de esta manera cumplir los compromisos establecidos en la Política Ambiental.
En el capítulo 10 Glosario, puede revisarse la
definición de objetivo y metas.
A la hora de establecer los objetivos debe de tenerse en cuenta que siempre estén relacionados con la mejora de un aspecto significativo.
Los objetivos y las metas deben de ser alcanzables y medibles, siempre que sea posible. Para
establecerlos se deberá considerar, además de
los aspectos ambientales significativos:
•
•
•
•

Los requisitos legales y otros requisitos
Las opiniones de las partes interesadas
Las opciones tecnológicas y viabilidad
Consideraciones
financieras
y
operacionales

Los objetivos deben establecerse al más alto
nivel de la organización y a otros niveles o funciones donde se llevan a cabo actividades importantes para cumplir con los compromisos establecidos en la Política. Es por ello, que
deberían incorporarse al Proyecto Educativo
del Centro, junto con el resto de objetivos de
prestación del servicio y de gestión global del
centro.
Siempre que sea posible se deben utilizar indicadores de desempeño asociados a los objetivos y metas ambientales, que nos permitan valorar su consecución.
Para lograr los objetivos y metas, es necesario
establecer los programas de gestión necesarios,
que deberán incluir, las funciones y responsabilidades, los recursos necesarios, los plazos y las
acciones necesarias para cumplirlos.
En el capítulo 6 se incluye un ejemplo de la definición de un objetivo ambiental, con sus metas y programa de gestión.

16

Es necesario aclarar que los objetivos no son
los medios para cumplirlos. Un objetivo ambiental debería estar siempre relacionado con
un indicador de desempeño ambiental.
Por ejemplo, “sustituir todos los fluorescentes
por otros de menor consumo” no sería un objetivo. Si lo sería “reducir el consumo de energía
eléctrica en un 5%”, mediante la sustitución de las luminarias por otras de
menor consumo.

objetivo el cumplimiento de tales requisitos legales ya aplicables. Si sería válido, por ejemplo,
incluir mayores compromisos respecto a un límite legal o bien para adelantarse al plazo legal
establecido.
Los objetivos deben ser revisados a intervalos coherentes con los plazos establecidos para
alcanzar las metas, de manera que en
caso de desviarse se puedan tomar acciones para asegurar su
cumplimiento.

También conviene aclarar que si bien se deIncluir los objetivos en
ben considerar los reel Proyecto Educativo
quisitos legales a la
de Centro aseguraría
Los objetivos siempre deben ir dirigidos a
hora de establesu revisión al igual
mejorar los aspectos ambientales
cer los objetivos,
que el resto de obsignificativos
esto no significa
jetivos de gestión.
establecer como
Debe definirse en un programa de gestión que
incluya las metas, responsables, plazos y
recursos necesarios

RECUERDA

Los objetivos y metas deben revisarse
para asegurar su consecución

D - ¿QUÉ ES UN PROCEDIMIENTO?
La norma ISO 14001 establece los criterios
para implantar un sistema de gestión ambiental de manera que pueda ser comprobado o auditado por terceras partes. Por esta razón, se
trata de un sistema de gestión documentado,
basado en la definición de procedimientos y en
la generación de registros que permitan demostrar su eficacia.
Los procedimientos recogen las responsabilidades, criterios y sistemáticas para llevar a
cabo una determinada actividad o proceso.
Pueden estar documentados o no.
Será necesario documentar los procedimientos en aquellos casos en los que su ausencia
pueda llevar a una desviación en los compromisos establecidos en la Política de Gestión
Ambiental.
A la hora de elaborar un procedimiento hay que
considerar que éste debe responder a todas la

17

preguntas posibles, ¿qué?, ¿para qué?, ¿quién?,
¿cómo?, ¿dónde?, ¿cuándo?. El objeto es definir y dejar claros todos los criterios necesarios
para llevar a cabo una actividad con la finalidad
de prevenir consecuencias indeseadas para el
medio ambiente o no previstas.
¿Qué
estructura
procedimiento?

debe

tener

un

El objeto y alcance del procedimiento pretenden responder a las preguntas ¿qué? y ¿para
qué?, esto es, qué actividades están descritas en el documento y con qué finalidad se
describe.
Así por ejemplo, supongamos un procedimiento para la gestión de residuos. En este caso, su
objeto y alcance pudiera ser “establecer los criterios para la recogida y almacenamiento temporal de los residuos peligrosos generados en
los talleres de automoción y laboratorios, para

prevenir su mezcla con residuos urbanos y asegurar su almacenamiento en condiciones de higiene y seguridad, antes de su cesión a gestores autorizados”.
El procedimiento deberá indicar siempre quién
es responsable de llevar a cabo cada una de las
actividades que en él se definen. Así pues, siguiendo con el ejemplo expuesto para la gestión
de los residuos, habría que definir, quién se encarga de asegurar que haya siempre contenedores en los diferentes emplazamientos dónde
se generan, quien los etiqueta para evitar mezclas indeseadas, quien los recoge cuando se llenan para almacenarlos de manera adecuada antes de entregarlos a un gestor, etc.
El procedimiento también deberá definir cómo
y donde se lleva a cabo una actividad y con qué
periodicidad. Siguiendo con el ejemplo anterior,
habría que describir:
•

•
•

La manera en que estos residuos deben
almacenarse: en contenedores estancos
identificados, cerrados, sobre suelo impermeable o sobre cubetos, por ejemplo.
En qué puntos se ubican los contenedores
de recogida.
Con qué frecuencia se revisa el llenado de
los contenedores y se reponen.

Todos los procedimientos, además de los apartados necesarios para responder a las preguntas anteriores, pueden requerir otros apartados, para concretar aquellos aspectos que sean
necesarios. Por ejemplo, puede incluir definiciones, registros asociados, anexos, etc.
No obstante, a la hora de elaborar procedimientos hay que tener en cuenta una serie de
criterios:
•
•

•

No deben ser demasiado extensos. Hay que
considerar siempre la información que va a
necesitar la persona a la que va dirigida.
Su redacción debe estar adaptada a las
personas a quienes va dirigida. Hay que tener en cuenta la formación que ya tiene la
persona que realiza las actividades objeto
del procedimiento.
Un procedimiento, en muchos casos, puede sustituirse por gráficos, imágenes o fotografías que describan cómo realizar la actividad de manera correcta.

Para aquellas actividades que sean muy complejas, o en las que intervengan muchas personas, puede ser recomendable elaborar un procedimiento manera general que lo describa y
desarrollar instrucciones más detalladas dirigidas específicamente a la persona que debe realizar cada tarea concreta.
El concepto de procedimiento e instrucción
es el mismo, únicamente se diferencian en el
grado de detalle. Las instrucciones son procedimientos más específicos y detallados, que
normalmente involucran a un solo nivel de
responsabilidad
¿Cuándo
es
necesario
procedimiento?

elaborar

un

De manera general la norma pide que se definan procedimientos siempre que la ausencia de los mismos puede llevar a desviaciones
respecto a los compromisos establecidos en la
Política de Gestión Ambiental y en los objetivos. No hay que olvidar que tales compromisos
están relacionados con la prevención de la contaminación y el cumplimiento de los requisitos
legales aplicables a los aspectos ambientales,
entre otros, por lo que habrá que definir procedimientos para controlar aquellas actividades
que sean fuente de contaminación o estén relacionadas con los aspectos ambientales significativos o bien sobre las que exista algún requisito legal de aplicación.
En el capítulo 6 se muestra un ejemplo con los
posibles procedimientos que puede ser necesario definir en un sistema de gestión ambiental
en un centro educativo. No obstante, el número de procedimientos y alcance de los mismos,
lo determina la propia organización en función
de sus necesidades.
Además de los procedimientos necesarios para
el control de los aspectos ambientales y su seguimiento, la norma ISO 14001, al igual que las
normas existentes para la gestión de la calidad, o de la seguridad y salud laboral, también
establece la necesidad de definir documentalmente procedimientos para gestionar la documentación y los registros, formar y asegurar la
competencia del personal, realizar las auditorías
internas, etc. A lo largo de los capítulos que desarrollan este Manual se irán describiendo.

18

La norma ISO 14001 no establece como requisito un enfoque de gestión por procesos,
tal como requiere la norma de gestión de calidad ISO 9001, si bien es perfectamente compatible con éste. No obstante, el diseño y gestión de los diferentes procesos dentro de una
organización siempre debiera considerar las
consecuencias que supone para la gestión
ambiental.
Proceso y procedimiento no son términos equivalentes. Un proceso es una secuencia de actividades que conducen a la consecución de un
resultado previamente planificado. Cada una
de las actividades que constituyen un proceso
puede requerir de un procedimiento que regule
como llevarlas a cabo para no producir impactos indeseados en el medio ambiente.
Así por ejemplo, el proceso de gestión de infraestructura, puede requerir de varios

procedimientos desde el punto de vista ambiental, tales como:
•

•

•
•

Planes de mantenimiento que definan que
instalaciones o dependencias relacionadas con aspectos ambientales requieren
de actividades de mantenimiento y con
que periodicidad, con el objeto de asegurar
su buen funcionamiento y rendimiento y el
cumplimiento de los requisitos legales que
puedan aplicar, si es el caso,
Procedimientos específicos que expliquen
como llevar a cabo las tareas de mantenimiento de instalaciones (red de agua, instalaciones térmicas, etc.), de una manera
práctica,
Procedimientos para llevar a cabo la limpieza de las diferentes áreas,
Procedimientos para la gestión de los residuos generados, etc.

E - HERRAMIENTAS DE GESTIÓN
Los modelos que establecen las normas internacionales ISO para desarrollar sistemas de
gestión de la calidad, la gestión ambiental o el
estándar OHSAS, para la gestión de la seguridad y salud laboral, parten de la utilización de
una serie de herramientas de gestión comunes que se integran en el ciclo PHVA de mejora continua.
Dichas herramientas, constituyen una serie de
instrumentos cuya finalidad es prestar el soporte necesario a la Organización para lograr
los compromisos establecidos en su Política de
Gestión Ambiental.
Así por ejemplo, hablamos de herramientas para la gestión de la documentación, para

asegurar la competencia y sensibilización del
personal, para la gestión de las comunicaciones con las partes interesadas, internas o externas a la Organización, o bien de herramientas para la mejora, a través de la gestión de las
no conformidades, acciones correctivas o preventivas y las auditorías internas.
Todas estas herramientas complementan a
aquellas específicas que deberán desarrollarse
para el control de los procesos o actividades y
para el seguimiento de los mismos. En capítulos posteriores explicaremos estas herramientas específicas de control operacional y seguimiento y medición, así como la diferencia entre
ambas.

E.1 - CONTROL DE DOCUMENTACIÓN Y REGISTROS
E.1.1 - DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL
De acuerdo al modelo ISO 14001, el sistema de
gestión ambiental debe documentar al menos:
•
•

La Política, los objetivos y las metas
ambientales
La descripción del alcance del sistema de
gestión. Esto significa describir, las actividades a las cuales es aplicable el sistema

19

•

•

de gestión y él o los emplazamientos donde
dichas actividades tienen lugar.
La descripción de los elementos principales
del sistema de gestión ambiental y su interacción, y las referencias a los documentos
relacionados.
Los procedimientos generales y registros
requeridos en los diferentes apartados de la
norma. En el capítulo 6 se incluye un listado

•

con ejemplos de los procedimientos, documentos y registros que requiere la norma
ISO 14001.
Los procedimientos de control operacional y de seguimiento y medición y los registros asociados que el propio centro educativo determine que son necesarios para
asegurar la eficacia de la planificación, operación y control de los procesos que están relacionados con los aspectos significativos. En el capítulo 6 se incluye una lista
con los posibles procedimientos que pueden ser necesarios en un centro educativo
para el control y seguimiento de los aspectos ambientales, y de los registros que requiere la norma ISO 14001.

Aunque la norma ISO 14001 no establece de
manera específica la necesidad de desarrollar
un Manual de Gestión Ambiental, tal como requiere la norma ISO 9001, es habitual elaborar
este documento general para describir el alcance del sistema de gestión, así como los elementos, documentos y procedimientos que forman
parte de del mismo. El objetivo sería contar con
una especie de “mapa” que aclare las actividades que se encuentran cubiertas por el sistema
de gestión y nos guíe acerca de la aplicación de
los procedimientos que lo constituyen.

•

Ciclo
Formativo
Grado
Superior:
(Administración y finanzas; Gestión comercial y marketing; Comercio internacional; Sistemas de comunicaciones informáticas; Desarrollo de productos electrónicos;
Dietética; Prótesis dentales; Higiene bucodental; Audioprótesis)

Así mismo, esta descripción deberá especificar
la ubicación o dirección del centro y/o emplazamientos donde tienen lugar estas actividades
que se desarrollan de acuerdo con los criterios
y procedimientos establecidos en el sistema de
gestión.
El Manual de Gestión Ambiental, tal como lo
hemos descrito, puede incluir una presentación
de la organización, la política ambiental y una
referencia a todos los procedimientos y documentos que constituyen el sistema de gestión
para dar respuesta a cada uno de los requisitos
de la norma ISO 14001.
El Sistema de Gestión Ambiental se apoya,
además de en un Manual y en una serie de procedimientos que describen los criterios aplicables a los diferentes proceso y actividades, en
un tipo especial de documentos, denominados
registros, que permiten demostrar que el cumplimiento de los requisitos especificados en los
procedimientos, requisitos legales u otra documentación de referencia aplicable al
sistema de gestión ambiental.

La descripción del alcance del sistema de gestión debería indicar las actividades de
impartición de formación que se
desarrollan en el centro educativo, para cada uno de los ciAsí por ejemplo, un regisclos formativos y cada una
tro de la correcta gestión
de las familias profesiode los residuos generanales que están repredos en un centro, puesentadas en el centro.
den ser los albaranes o
Es necesario definir en un documento el
documentos de conalcance del sistema de gestión ambiental
Por ejemplo, en el caso
trol correspondientes
(actividades y emplazamientos afectados)
concreto de un instia la entrega a gestoy orientar sobre la documentación de reftuto de enseñanza seres autorizados. En el
erencia aplicable. Este documento puede
cundaria, el alcance del
capitulo 6, se indican
ser un Manual de Gestión Ambiental
sistema de gestión amejemplos de los regisbiental podría ser la “imtros que pueden genepartición de la formación”
rarse en el contexto de la
en:
gestión ambiental.

RECUERDA

•

Ciclo formativo Grado Medio
(Comercio, Equipos electrónicos de
consumo, Montaje y mantenimiento de
instalaciones de frío, climatización y producción de calor)

Además de los procedimientos,
documentos y registros generados por la
propia organización, existen también documentación de origen externo que incluye requisitos
de aplicación que deben ser considerados en el
sistema de gestión ambiental. Tal es el caso, de

20

la legislación o normativa aplicable, o por ejemplo, manuales de buenas prácticas sectoriales,
convenios de colaboración con otras organizaciones, que incluyan requisitos que el centro
educativo suscriba voluntariamente.

E.1.2 - CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN Y DE LOS REGISTROS
De acuerdo a lo indicado en la norma de referencia ISO 14001, el centro educativo deberá
controlar toda la documentación y registros que
constituyan su sistema de gestión ambiental.
Para ello, deberá elaborar procedimientos que
determinen los criterios y responsabilidades
para:
•

•

•

•

•

•

•

Revisar los documentos respecto a su adecuación y aprobarlos formalmente antes de
su emisión.
Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario, y aprobarlos nuevamente
cuando sean modificados.
Asegurar la identificación de los cambios
en los documentos y el estado de revisión
de los mismos que está vigente en cada
momento.
Asegurar que las versiones vigentes de los
documentos aplicables están disponibles
en los puntos de uso.
Asegurar que los documentos aplicables permanecen legibles y fácilmente
identificables.
Asegurar que se identifican los documentos
de origen externo que el centro educativo
ha determinado que incluyen requisitos o
criterios aplicables al sistema de gestión, y
que se controla su distribución.
Prevenir el uso no intencionado de los documentos obsoletos e identificarlos como
tal en caso de que se desee conservarlos
por cualquier razón.

Según esto, el procedimiento de control de documentos y registros deberá indicar:
•

Quién es responsable dentro del centro
educativo de revisar y aprobar para su uso
cada tipo de documento (política, objetivos,
metas y programas, planes de mantenimiento, planes de formación o sensibilización, procedimientos de gestión y operativos, planes de emergencia, etc.)

21

•
•

La sistemática a seguir para identificar los
documentos y controlar su distribución a
las personas que deban aplicarlos,
La sistemática para asegurar la retirada de
documentos obsoletos que puedan llevar
a confusión y los criterios para asegurar la
conservación de los documentos de manera que puedan ser utilizados cuando sea necesario consultarlos.

El control de la documentación puede llevarse
a cabo de manera sencilla, identificando los que
son aplicables mediante Listas de Control de
Documentos, en la que figuren la fecha de aprobación y la edición vigente aplicable del mismo,
su ubicación o lugar de archivo y las personas
a las que debe distribuirse. La propia Lista de
Control de Documentos debe someterse a los
criterios de control de documentación antes
mencionados.
La distribución de la documentación puede hacerse mediante copias en papel, pero con el uso
cada vez más extendido de las tecnologías de
información y comunicación cada vez es más
frecuente gestionar los documentos por medios informáticos, y comunicar los cambios a
los afectados por correo electrónico. En este
caso, debe asegurarse que todos los afectados
por cada documento tienen acceso al sistema
informático.
Un sistema de gestión documental informático deberá considerar la realización periódica
de copias de seguridad, para evitar una posible
pérdida de información.
La documentación de origen externo que sea
aplicable a la gestión ambiental del centro educativo, debe ser sometida a los mismos controles ya expuestos. Tal es el caso de la legislación
ambiental aplicable. En este caso, la organización debe determinar cómo aplica a sus aspectos ambientales y en función de ello, aprobarla
para su uso y distribuirla a las personas responsables de llevar a cabo las revisiones oportunas

en los procesos y procedimientos para asegurar
su cumplimiento.
Para el caso de los registros, que son documentos que muestran el resultado de una actividad
en un momento concreto, también deben definirse mediante un procedimiento los criterios a
seguir para identificarlos, almacenarlos, protegerlos y garantizar su recuperación, de manera que siempre permanezcan legibles, identificables y trazables. Esto último significa que el
registro debe contener la información necesaria
que permita reconstruir la historia del
resultado que contiene.

formato o plantilla, una vez que contiene los
resultados o datos, es un registro y por tanto
ya no está sometido a revisiones, aprobaciones
y control de ediciones, sino a los criterios expuestos para el control de los registros.

En todo caso, se debe especificar el periodo de
retención o conservación de todos los registros del sistema de gestión ambiental. Hay que
considerar que algunos de estos registros derivan de la aplicación de la legislación en vigor y
ésta establece un periodo mínimo de conservación. Tal es el caso de los registros de
la gestión de residuos peligrosos o
de los resultados de inspeccioEs frecuente confundir los
nes periódicas de los focos de
conceptos de registro y el
emisión a la atmósfera, los
propio formato diseñado
cuales deben conservarse
para recopilar los resultaal menos 5 años.
dos, en aquellos casos en
Los documentos vigentes delos que no viene determiPara el resto de registros,
ben estar accesibles al personal
nado legalmente. Los forserá el centro educativo el
afectado y disponibles en los
matos, son documentos
que deberá determinar el
puntos de uso
tipo o plantillas que se diperiodo mínimo de conserseñan para la recogida de davación, que podrá estar contos o registros, y que como
dicionado por los criterios del
documentos que son, deben soorganismo certificador que puede
meterse a los criterios de control de
exigir que al menos se conserven dudocumentos anteriormente expuestos. El
rante el periodo de vigencia del certificado.

RECUERDA

E.2 - COMPETENCIA, FORMACIÓN Y TOMA DE CONCIENCIA
El centro educativo debe de asegurar que cualquier persona que trabaje para él y que realice
actividades o tareas que puedan causar impactos ambientales significativos sea competente
en términos de educación (formación reglada),
formación o experiencia adecuada.
El centro tendrá que identificar las necesidades de formación relacionadas con los aspectos ambientales y el sistema de gestión. Esta
identificación de necesidades de formación se
deberá realizar para cada puesto de trabajo cuyas funciones afecten a la gestión ambiental.
Dado que el desempeño ambiental del centro
va a depender del comportamiento de todos
los usuarios del mismo, tanto del personal directivo, docente, de administración y servicios,
como de los propios alumnos, siempre será necesaria una formación mínima de carácter ambiental general, dirigida a dar a conocer los aspectos ambientales derivados de cada actividad
y los procedimientos para controlarlos.

Ésta formación de carácter general dirigida a los
trabajadores del centro educativo puede impartirse internamente, por ejemplo aprovechando
las reuniones rutinarias (reuniones de departamento, reuniones de coordinación pedagógica,
claustros, etc.), a las que puede dedicarse un
cierto tiempo para la difusión de los procedimientos de gestión ambiental y aclarar los criterios de actuación para prevenir o controlar los
aspectos ambientales.
La manera de extender a los alumnos la formación necesaria para controlar los aspectos
ambientales derivados de las actividades en el
centro educativo tendrá lugar de manera transversal en todas las asignaturas que se impartan. En el caso concreto de la formación profesional, y dado que cada familia profesional lleva
aparejados unos aspectos ambientales específicos, la formación necesaria para controlarlos
estará asociada los propios procedimientos de
trabajo dentro del aula.

22

Así por ejemplo, supongamos la familia profesional “Automoción”, que se caracteriza por la
generación de una serie de residuos peligrosos específicos (aceite de motor usado, baterías, filtros de gasoil, trapos contaminados con
hidrocarburos, etc.). Los propios procedimientos de trabajo dentro del aula deberán proporcionar al alumno la formación necesaria acerca
de los requisitos de segregación de los residuos,
su manipulación adecuada para la prevención
de derrames y su almacenamiento en contenedores estancos e identificados, para la entrega
posterior a un gestor autorizado.
Además de esta formación ambiental de carácter general para todos los usuarios del centro,
encaminada a aclarar los procedimientos de actuación para controlar los aspectos ambientales significativos de las actividades en las que
están involucrados, debe determinarse, para las
funciones y puestos de trabajo que lo requieran,
la formación necesaria para la planificación, desarrollo, implantación y seguimiento del sistema de gestión ambiental.
Será necesario definir la formación específica
que requiere el coordinador de medio ambiente o representante de la dirección en el sistema
de gestión ambiental, los auditores internos, el
personal responsable de instalaciones e infraestructuras, etc.
La persona designada por la Dirección del
Centro para coordinar internamente el sistema
de gestión ambiental, es deseable que tenga no
sólo conocimientos sobre los requisitos de la
norma UNE EN ISO 14001, también formación
ambiental de carácter general, que le ayude a
dirigir la identificación de los aspectos ambientales comunes a la función docente y administrativa como los derivados de cada uno de los
ciclos y familias profesionales.
Igualmente es deseable que la persona que se
vaya a responsabilizar de la identificación y determinación de los requisitos legales aplicables
a los aspectos ambientales tenga conocimiento y formación, al menos general, sobre la legislación ambiental aplicable. Lógicamente, esta
formación genérica siempre podrá estar apoyada por los conocimientos más técnicos que
aporten los docentes de cada ciclo formativo
acerca de la legislación específica de seguridad
industrial que pueda ser de aplicación y esté

23

relacionada con los aspectos ambientales específicos de su familia profesional
Para los auditores internos la formación mínima necesaria tendrá que ir dirigida a adquirir conocimientos tanto de los requisitos de la
norma ISO 14001 como de técnicas de auditoría. Es recomendable no sólo formación teórica
sobre estos aspectos, también formación práctica, por ejemplo participando en auditorías primero como observador y luego como auditor
en prácticas acompañando a otro auditor con
experiencia.
Una vez identificadas las necesidades de formación para cada puesto de trabajo o funciones
que estén relacionadas con aspectos ambientales significativos o tenga responsabilidades
en el sistema de gestión, el centro educativo
deberá planificar y llevar a cabo las acciones necesarias para satisfacer estas necesidades de
formación.
Para satisfacer estas necesidades de formación
se puede recurrir tanto a formación de carácter
interno, como ya hemos comentado, como a la
formación que puedan proporcionar las propias
instituciones en el marco de los programas de
formación del personal de las Administraciones
Públicas.
Para asegurar que las necesidades de formación
detectadas se cubren de manera adecuada, se
deben planificar las acciones formativas necesarias, incorporándose al proyecto de gestión
del Plan de Centro.
Se deben mantener registros tanto de la competencia del personal que realiza actividades
que puedan causar impactos ambientales como
de la formación y acciones que se hayan emprendido para satisfacer las necesidades de formación detectadas. Estas evidencias las puede proporcionar, por ejemplo, los certificados de
asistencia a cursos, la lista de asistentes a una
formación de carácter interno, etc.
Es necesario aclarar que en aquellas ocasiones que deba recurrirse a personal o empresas externas para la realización de actividades
que puedan estar relacionadas con aspectos
ambientales, tales como mantenimiento, revisiones o inspecciones de instalaciones (climatización, depósitos de almacenamiento de
combustible o de productos químicos, red de

agua o depósitos con riesgo de proliferación
de Legionella, instalaciones eléctricas de baja o
alta tensión y centros de transformación, etc.),
deberán solicitarse los registros relativos a la
autorización o registro de la empresa para dichas actividades y de la cualificación del personal que interviene en las mismas, de acuerdo a lo que esté regulado legalmente para esa
actividad.
La norma ISO 14001 no establece como requisito la necesidad de evaluar la eficacia de las
acciones formativas que se han llevado a cabo
en el marco de la gestión ambiental, si bien esta
es una información que debiera considerarse y
sistematizarse para valorar la necesidad de reforzar la formación impartida en caso de que no
se consigan los objetivos previstos.
Los procedimientos para evaluar la eficacia de
las acciones formativas podrán ser los mismos que se hayan podido establecer para valorar aquellas que tengan que ver con la calidad
o la SSL, si es el caso de un centro que tenga implantados sistemas de gestión de acuerdo
al modelo ISO 9001 u OHSAS. En todo caso,
para valorar la eficacia de las acciones formativas habría que:
•
•

Definir cuál es el objetivo de la acción
formativa
Establecer quién, como y cuando se va a
valorar el cumplimiento del objetivo que se
haya propuesto para dicha formación

Supongamos una acción formativa dirigida a
todo el personal docente y de administración y
servicios del centro acerca de los procedimientos establecidos para minimizar el consumo de
recursos y para asegurar la correcta segregación de los residuos. El objetivo de la acción iría
encaminado, en primer lugar, a que se cumplan
los criterios que se hayan establecido en los
procedimientos (apagado de luces, limitación
del uso de fotocopias, separación de los residuos en sus correspondientes contenedores
para asegurar su reciclado posterior) y en consecuencia asegurar una mejora en los resultados de la gestión ambiental (menor consumo de
recursos, mayor proporción de residuos segregados y destinados a reciclado o valorización).
De esta manera, el cumplimiento del objetivo
de la acción formativa se podrá valorar de dos
maneras:

•

•

A partir de los resultados de chequeos periódicos de las diferentes zonas de trabajo para comprobar que estos procedimientos se cumplen
Mediante indicadores de resultados de la
gestión ambiental (consumo de energía
eléctrica, consumo de papel, cantidades
de residuos gestionados por cada categoría, por ejemplo)

En caso de detectar a través de los chequeos
periódicos que los procedimientos no se siguen
de manera adecuada o bien los resultados no
son los esperados, podríamos concluir que la
acción formativa no ha sido eficaz y que será
necesario llevar a cabo nuevas acciones.
Para lograr los compromisos establecidos en la
Política y Objetivos ambientales, además de la
formación adecuada del personal involucrado
en las actividades relacionadas con los aspectos ambientales significativos o con responsabilidades en el sistema de gestión ambiental, es
necesario desarrollar procedimientos para concienciar a todo el personal que trabaja en o para
el centro educativo (empresas concesionarias
de los diferentes servicios de cafetería, reprografía, transporte escolar, etc.) de la importancia de actuar conforme a la política y procedimientos de gestión ambiental.
Los procedimientos que se desarrollen para la
sensibilización del personal deberán ir dirigidos
a conseguir cambios de actitud respecto a la
gestión ambiental y a la toma de conciencia
sobre:
•

•
•

Los aspectos derivados de las actividades
que pueden tener consecuencias o producir un impacto significativo en el medio
ambiente y los beneficios que tiene para el
medio ambiente el propio comportamiento personal
Las funciones y responsabilidades dentro
del sistema de gestión ambiental
Las consecuencias que puede tener, tanto
para el medio ambiente como para el centro, desviarse de los procedimientos establecidos (generación de impactos no deseados, riesgo de sanciones, etc.)

En un centro educativo es también importante considerar la sensibilización y concienciación
de los alumnos acerca de la influencia que tiene

24

su comportamiento personal en la gestión ambiental del centro.
Los procedimientos para conseguir la concienciación y sensibilización de todo personal pueden ser muy variados, así por ejemplo:
•

•
•

•

Notas informativas, al inicio y durante el
curso, dirigidas al profesorado como al personal de administración y servicios que resuman las pautas ambientales a seguir en
cada una de las actividades.
Tratar en los Claustros información acerca
del sistema de gestión ambiental que pueda afectar al personal docente
Elaboración de trípticos informativos y
cartelería para recordar los procedimientos
aplicables para la gestión ambiental para
el ahorro de recursos y minimización de la
producción de residuos.
Incluir información sobre la gestión ambiental en la intranet, en pantallas informativas si se dispone de ellas, o bien en tablones de anuncios ubicados en salas de
profesores, secretaría y en otras zonas comunes del centro.

Para la sensibilización y concienciación de los
alumnos acerca de la importancia de su comportamiento para la gestión ambiental del centro se podrán aprovechar las actividades que de
manera transversal se hayan planificado para
trabajar los objetivos de educación ambiental
que puedan existir para cada ciclo y desarrollar
otras que de manera sinérgica apoyen a éstas.
A modo de ejemplo se indican algunas acciones
que pueden resultar útiles:
•

•

•

Designar a un “Delegado Ambiental del
Aula”, definiendo sus funciones y responsabilidades específicas en el sistema de gestión ambiental para contribuir al logro de
los objetivos ambientales que el centro se
haya marcado.
Realización de conferencias y charlas para
acercar al alumno al entorno que le rodea
y a las consecuencias ambientales que tienen las actividades humanas.
Realización de concursos, cartelería, murales, etc. sobre diversas temáticas relacionadas con la gestión ambiental (reciclado,
ahorro de recursos, etc.)

E.3 - COMUNICACIONES CON LAS PARTES INTERESADAS
El centro educativo debe desarrollar uno o varios procedimientos para la comunicación con
las partes interesadas internas y externas a la
Organización, en relación con los aspectos ambientales y el sistema de gestión ambiental
implantado.
En este contexto, el centro tendrá que identificar quiénes son las partes interesadas en su
gestión ambiental. Entre otras, estarán los propios trabajadores del centro (docentes, personal de administración y servicios), alumnos,
padres y madres, proveedores, otras administraciones o instituciones públicas o privadas,
vecinos y sociedad en general.

Por comunicaciones pertinentes podría entenderse cualquier solicitud de información que
esté relacionada con los aspectos ambientales significativos del Centro, sea cual sea la forma en que ésta tenga lugar (por escrito, verbal, etc.) y tenga el origen que tenga (madres y
padres, otras administraciones, otros centros,
sociedad en general).
Los procedimientos que se desarrollen para la
comunicación interna y externa deberán responder a las siguientes cuestiones:
•

La sistemática de comunicación que se establezca deberá asegurar:

•

•

•

•

La comunicación interna entre los diferentes niveles y funciones del Centro en relación con la gestión ambiental
Los canales para recibir, documentar y responder a las comunicaciones pertinentes
que vengan del exterior.

25

•

Cómo se va a comunicar la política y los
objetivos a todos los niveles involucrados
en su consecución
Cómo se va a informar sobre los resultados del desempeño del Sistema de Gestión
Ambiental
Cómo se van a comunicar los resultados de
las auditorías y revisiones del sistema de
gestión a las personas implicadas
Cómo se va a comunicar por parte de la
Dirección cualquier información que se entienda necesaria o conveniente acerca de
la gestión ambiental del Centro al resto de

•

trabajadores o partes interesadas externas (otros órganos de la Administración,
Asociación de Madres y Padres, etc.).
Qué canales se van a establecer para recibir
y responder a las preocupaciones, sugerencias o solicitud de información de las partes interesadas internas o externas, relativas a la gestión ambiental

Algunos medios que se pueden considerar para
las comunicaciones internas o externas con las
partes interesadas son los siguientes:
A) CONSEJO ESCOLAR
Es el órgano en el que se encuentran representadas todas las partes interesadas del centro educativo, esto es, equipo directivo, profesorado, Asociación de Madres y Padres,
Personal de Administración y Servicios, alumnos, Ayuntamiento, asociaciones empresariales, etc. Este foro es idóneo para la difusión de
los compromisos ambientales y del sistema de
gestión, en tanto que éste debiera formar parte del Plan de Centro que debe ser aprobado
por este órgano. Es aquí donde puede podría recogerse de manera sistemática cualquier sugerencia, preocupación o necesidad de información acerca de la gestión ambiental del centro.
B) REUNIONES Y CIRCULARES INFORMATIVAS
Mediante reuniones periódicas, notas o circulares internas, según corresponda, se puede dar a conocer la política, los objetivos, las
metas y toda aquella información relacionada con la evolución del sistema de gestión ambiental a todas las partes interesadas internas. Estas comunicaciones podrían tener lugar
siempre que la Dirección del Centro lo considerase oportuno y en cualquier caso, tras las revisiones del sistema por la Dirección y las auditorías, con el fin de comunicar los resultados y
decisiones de carácter general derivadas de dichas actividades.
Con el fin de facilitar la difusión de la Política de
Gestión Ambiental a todo el personal que trabaje en o para el centro, a los usuarios del mismo y en general a todas las partes interesadas,
ésta puede exponerse de forma permanente
en carteles distribuidos por las instalaciones, o
bien a través de puntos de información audiovisuales en el propio centro. También a través de

la intranet corporativa o de la página Web, si se
dispone de dichas herramientas.
Para asegurar que aquellas informaciones que
surjan en el día a día y que puedan ser necesarias para aclarar criterios y comunicar cambios
de operativas o de requisitos relacionados con
la gestión ambiental, la Dirección podrá decidir, por ejemplo, convocar reuniones específicas
con el personal afectado o bien enviar circulares
internas explicando dichos cambios.
C) BUZÓN DE SUGERENCIAS
Para recoger las inquietudes del personal en
lo referente a la Gestión Ambiental, se puede
instalar un “buzón de sugerencias” accesible a
todo el personal para que pueda dejar por escrito sus sugerencias, opiniones o preguntas al
respecto. Esta información deberá ser analizada por el equipo directivo del centro, y decidir si
contestar de forma particular al interesado, o
bien darla a conocer al personal oportuno a través de circulares, tablón de anuncios, etc. según proceda. Esta información deberá ser tenida en cuenta por la Dirección para la gestión
del sistema.
La organización también puede plantearse como
medio para favorecer el diálogo con las partes
interesadas establecer un “buzón de sugerencias electrónico” a través de la página Web, que
esté accesible a cualquier interesado en la gestión ambiental del centro.
En cualquier caso, y sean cuales sean las herramientas que se utilicen para la comunicación
interna y externa, deben registrarse dichas comunicaciones y establecer los procedimientos
para responder.
La norma ISO 14001 no establece la obligación
de comunicar externamente información sobre los aspectos ambientales significativos del
Centro, si bien debe quedar registrada la decisión de hacerlo o no. En caso de que se decida difundir información relativa a los aspectos
ambientales significativos y su gestión, se deben definir los procedimientos que se van a utilizar para ello.
Estos procedimientos deberían indicar, al menos, el contenido de la información a divulgar, el medio o medios a través de los cuales
se va a difundir la información, quiénes son los

26

destinatarios de la misma, y con qué periodicidad se va a publicar.
Una manera de difundir información acerca de
los aspectos ambientales significativos y los resultados del desempeño ambiental es mediante la publicación de Declaraciones, Informes
Ambientales o Memorias de Sostenibilidad.

Aunque el centro educativo no pretenda adherirse al EMAS, puede adoptar como modelo de
referencia lo establecido en este Reglamento
para elaborar una Declaración Ambiental, aunque en este caso no será un requisito que deba
estar verificada y validada.
De cualquier manera, si el Centro decide difundir información acerca de sus aspectos ambientales, éste deberá identificar cual es la información relevante para las partes interesadas
y definir de qué manera va a poner a su disposición dicha información. Es conveniente
expresarla de manera que sea comparable, por ejemplo a través de
indicadores, y que permita ver
la evolución del desempeño
ambiental del Centro en el
tiempo.

El Reglamento (CE) Nº 1221/2009, relativo a
la participación voluntaria de organizaciones
en un sistema comunitario de gestión y auditoría medioambientales (EMAS) establece
como requisito la necesidad de poner a disposición de las partes
interesadas una Declaración
Ambiental validada por un
verificador acreditado, que
recoja los resultados del
desempeño
ambienEl centro tiene que decidir si cotal y permita conocer
Otro medio que puede
munica o no información sobre sus
a las partes interesautilizarse para difundir inaspectos ambientales a las partes
das la evolución de diformación sobre la gesinteresadas externas, y registrar
chos resultados. Dicho
tión ambiental del centro
esa decisión.
Reglamento establece el
es la elaboración de boleticontenido y los indicadones informativos, que pueres ambientales que como
de publicarse periódicamenmínimo se deben reflejar en
te bien en papel o en soporte
dicha Declaración.
electrónico a través de la WEB.

RECUERDA

E.4 - GESTIÓN DE NO CONFORMIDADES, ACCIONES
CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS
En el contexto de un sistema de gestión ambiental se produce una no conformidad cuando tiene lugar el incumplimiento de un requisito, que puede estar establecido en la propia
norma ISO 14001, en los procedimientos que
el centro haya desarrollado para cumplir con
los compromisos recogidos en su política o en
cualquier otra documentación de referencia que
sea aplicable (legislación, compromisos voluntarios, etc.).
Una no conformidad podrá, además, dar lugar a
un impacto ambiental no deseado.
Una vez detectada una situación de este tipo, la
organización debe en primer lugar corregirla, si
es esto posible, y mitigar los posibles impactos
ambientales que puedan producirse.
Así por ejemplo, supongamos un derrame accidental de un producto peligroso en el taller de

27

automoción, que llega a la red de evacuación de
aguas. En un primer momento habrá que contener el derrame con material absorbente para
su posterior gestión por gestor autorizado y si
es posible, tapar el desagüe para impedir el vertido a la red de saneamiento.
Una vez hecho esto, la organización debe investigar las causas del suceso, intentando llegar a las causas últimas. En este sentido cabría
preguntarse:
¿El producto se encontraba contenido en un
recipiente adecuado y conforme a la reglamentación aplicable?, ¿en qué condiciones se
ha producido el derrame?, ¿la persona conocía
los procedimientos de manipulación?, ¿la zona
donde ha tenido lugar la manipulación era la
prevista para ello?, en caso afirmativo, ¿se había detectado que había una zona cercana para
la evacuación de aguas a la red?

A partir de ahí podríamos establecer la causa y
por tanto tomar acciones correctivas, que serían aquellas encaminadas a eliminar la causa
para impedir que pueda volver a suceder.
Imaginemos que las respuestas a las preguntas
anteriores son, por una parte, que el producto se encontraba en un recipiente inadecuado
y por otra, que la manipulación se había producido en un lugar no previsto para ello, como
consecuencia del desconocimiento de la persona involucrada en el incidente. Así pues, cabría seguir investigando si se había transmitido
y formado al personal afectado sobre los procedimientos aplicables a cada actividad o bien
se trata de un caso puntual de falta de concienciación sobre la importancia de seguir los
procedimientos.
En el primer supuesto la acción correctiva deberá ir enfocada a suplir la falta de formación
sobre los procedimientos aplicables y en el otro,
enfocada hacía el logro de una mayor sensibilización y compromiso del personal.
En el caso de que la causa estuviese en no haber detectado un desagüe en la zona prevista para la manipulación de productos peligrosos, la acción correctiva tendría que ir dirigida
a una revisión exhaustiva de las instalaciones,
para detectar estos riesgos y o bien establecer medidas para el cierre controlado de estos
desagües o bien modificar las zonas previstas para la manipulación de estos
productos.

Las no conformidades podrán generarse como
consecuencia de:
•
•
•

•

Incidentes o accidentes ambientales
Incumplimientos de la legislación, reglamentación y otros compromisos ambientales adquiridos por la organización
Desviaciones de los procedimientos, de los
procesos y demás requisitos establecidos
en el sistema de gestión de la calidad y medio ambiente.
Auditorías del Sistema de Gestión

Si bien puede ser importante la labor del
Coordinador o del responsable ambiental del
centro para impulsar la detección de no conformidades, no es una labor exclusiva de éste. Hay
que potenciar la participación de todo el personal, en especial de aquel que tiene responsabilidad sobre las diferentes actividades que
están relacionadas con aspectos ambientales
significativos.
De la misma manera, aunque las auditorías son
una herramienta que persigue detectar posibles situaciones no conformes, éste no debería ser el único contexto en el que se detecten.
Se debe potenciar la participación del personal
en la identificación de estas situaciones a partir
del seguimiento rutinario del control de los aspectos ambientales, según los procedimientos
que se hayan establecido.

De acuerdo al planteamiento expuesto, el centro educativo
Si esta situación se hubiedebe establecer, implantar
ra detectado sin que huy mantener un procedibiera tenido lugar a ninmiento para tratar las no
gún derrame accidental
conformidades reales o
Una acción correctiva debe ir siempre
ni vertido a la red de
potenciales y para toorientada a eliminar la causa de la no
evacuación de aguas,
mar acciones correcticonformidad, para evitar que ésta se
hablaríamos
entonvas y acciones prevenrepita.
ces de no conformitivas. El procedimiento
dad potencial y las acdebe definir requisitos
Las acciones preventivas se toman
ciones adoptadas se
para:
para identificar y prevenir podenominarían acciones
sibles problemas antes de
preventivas.
a) Identificar y corregir las
que ocurran.
no conformidades, tomando
Como puede verse en el ejemacciones para mitigar los implo expuesto, el espíritu de esta
pactos ambientales
herramienta es en todo caso prevenb) investigar las no conformidades, detivo, y el objeto es evitar que dichas situacio- terminar sus causas y tomar las acciones opornes y sus consecuencias ambientales vuelvan tunas para prevenir que vuelvan a ocurrir
a suceder.

RECUERDA

28

c) evaluar la necesidad de acciones para prevenir las no conformidades y llevar a cabo las
acciones apropiadas definidas para prevenir que
vuelva a ocurrir
d) registrar y comunicar los resultados de las
acciones preventivas y acciones correctivas
tomadas
e) revisar la eficacia de las acciones correctivas
y de las acciones preventivas tomadas

Si como consecuencia de una no conformidad
se identifican nuevos aspectos o impactos ambientales o se requieren cambios en los procedimientos o en la documentación de referencia,
el Centro debe asegurase que estos cambios se
incorporan al sistema d e gestión.
En el capitulo 6 se presenta un ejemplo del formato que podría utilizarse para registrarlas.

Las acciones que se realicen deben ser apropiadas a la magnitud de posibles los impactos ambientales a que puedan dar lugar.

E.5 - AUDITORÍA INTERNA
Una auditoría es un proceso sistemático, independiente y documentado cuya finalidad es
obtener evidencias y evaluarlas objetivamente
para determinar en qué grado se cumplen la política, los procedimientos y requisitos del sistema de gestión ambiental implantados en el
centro.
La política, los procedimientos y los requisitos
del sistema de gestión ambiental constituyen
los criterios de la auditoría.
Las evidencias de la auditoría son todos los registros, declaraciones de hechos o cualquier
otra información verificable adecuada a los criterios de auditorías.
El centro educativo deberá realizar periódicamente auditorías internas del sistema de gestión ambiental para determinar:
a) Si el sistema es conforme con los requisitos de la normas de referencia y con los criterios de auditoría
b) Se ha implantado adecuadamente y se
mantiene
c) Es eficaz para cumplir con la política y los
objetivos
Las auditorías internas también proporcionan información para identificar oportunidades
de mejora en el sistema de gestión ambiental
implantado.
El centro debe establecer un procedimiento
que recoja los criterios y responsabilidades
asociados:

29

•
•
•
•

La planificación y realización de las
auditorías,
La determinación de los criterios de auditoría, el alcance, la frecuencia y los métodos de auditoría,
La sistemática para informar de los resultados a la Dirección,
Los registros que se van a generar en el
proceso.

El equipo directivo del centro deberá establecer un plan de auditorías internas para dirigir
la programación de las mismas de manera que
se obtenga una visión completa del sistema de
gestión ambiental para un periodo de tiempo
determinado. En este sentido se deberán identificar el número de auditorías necesarias para
cumplir con los objetivos que se hayan establecido en el plan de auditorías.
Es habitual llevar a cabo al menos una auditoría anual completa del sistema de gestión ambiental. Normalmente con carácter previo al
proceso de certificación por una tercera parte
externa, con la finalidad de asegurar que cualquier desviación es detectada, corregida y se
establecen las acciones correctoras que sean
oportunas.
No obstante, no todas las actividades, departamentos e instalaciones tienen porque ser auditadas simultáneamente ni con la misma periodicidad. La programación la debe establecer
el propio centro educativo, en función de la naturaleza e importancia de cada una de las actividades sometidas a auditoría, considerando los aspectos ambientales significativos de
cada una de ellas y los resultados de auditorías
previas. Lo que si debe asegurar el programa de

auditoría es que se audite periódicamente el alcance completo del sistema de gestión (actividades e instalaciones).
Los auditores que constituyan el equipo auditor
que vaya a participar en cada auditoría deben
ser objetivos e imparciales y además cumplir
con los requisitos de cualificación que el centro
educativo haya establecido para esta función,
según lo ya comentado en capítulos anteriores.
El objetivo es proporcionar fiabilidad de los resultados obtenidos en el proceso.
Para asegurar la objetividad e imparcialidad en la
auditoría puede ser suficiente con que el equipo
auditor no audite su propio trabajo y no tenga
responsabilidad directa sobre la actividad que
se está auditando.
Además de contar en el equipo auditor con personas que tengan conocimientos en los requisitos de la norma ISO 14001 y experiencia en
auditoría, puede ser interesante contar en el
equipo auditor con personas que tenga conocimiento sobre los procesos, actividades y funcionamiento del centro.
Las auditorías internas podrán ser realizadas por personal propio o externo, ya sea personal de otro centro perteneciente a la propia
organización o bien de empresas especializadas, siempre y cuando el equipo auditor cumpla los criterios de independencia y cualificación
establecidos.
Cada una de estas opciones aporta una serie
de ventajas. Así por ejemplo, un equipo auditor formado por personal interno o de la propia
Organización puede aportar una mayor experiencia y conocimiento específico de las instalaciones, actividades y procesos, mientras que un
equipo auditor externo de una empresa especializada aportaría, a priori, mayor conocimiento de los requisitos aplicables, mayor objetividad en el proceso, y la posibilidad de identificar
áreas de mejora en función de su experiencia en
otras organizaciones.
Estas consideraciones pueden ser tenidas en
cuenta por la Dirección del Centro a la hora de
planificar las auditorías, en función de los objetivos que se persigan en cada momento.
En el caso de que el centro tenga otros sistemas implantados, por ejemplo, para la gestión

de la calidad o la seguridad y salud laboral, la
Dirección del centro también tendrá que considerar la posibilidad de llevar a cabo auditorías
integradas, revisando durante la auditoría todos
los aspectos de gestión implantados de acuerdo
a las normas de referencia. Para ello es conveniente que el sistema de gestión esté integrado,
es decir, haya un único manual y procedimientos de gestión comunes, aunque lógicamente
puedan existir procedimientos o instrucciones
específicas asociados a cada uno de los aspectos de gestión.
Las ventajas que supone el hacerlo de manera
integrada es que los recursos que son necesarios dedicar al proceso, tiempo o personas, se
puede reducir significativamente y que la visión
que obtiene la Dirección del Centro sobre la situación de su gestión en un momento determinado, es mucho más amplia.
Hacerlo de esta manera requiere, no obstante,
que el equipo auditor cumpla los requisitos de
cualificación establecidos para todo el alcance
del sistema de gestión (medio ambiente, calidad, seguridad y salud laboral).
Una vez planificadas las auditorías, el equipo auditor designado elaborará el Programa de
Auditoría con antelación suficiente al desarrollo
de la misma, en el que detallará el alcance de
la misma, la fecha de realización, el equipo auditor, la metodología y las áreas, departamentos,
actividades y responsables que van a ser auditados. Dicho Programa será revisado y aprobado por Dirección y distribuido a las funciones afectadas.
En el capítulo 6 se presenta un ejemplo de un
Plan y un Programa de Auditoría.
Para facilitar la realización de la auditoría se podrán utilizar listas de comprobación. En el capítulo 6 también se incluye un ejemplo de ellas.
Como resultado de la auditoría, el equipo auditor elaborará un informe para registrar los resultados de la misma. El informe será comunicado por el equipo auditor al equipo directivo y
a los responsables involucrados.
El Informe de Auditoría debe aportar información
a la Dirección sobre la eficacia del sistema de
gestión implantado. Normalmente los informes
de auditoría recogen no sólo las desviaciones

30

respecto a los requisitos de la norma y los criterios de la auditoría, también observaciones,
que pueden ser o bien desviaciones puntuales o
bien sugerencias del equipo auditor.

De esta manera se facilita el análisis de las causas y la identificación de las acciones inmediatas y correctivas que sean adecuadas por parte
de los responsables afectados.

No hay que olvidar que el Informe de la Auditoría
recoge las desviaciones detectadas por el equipo auditor que van a requerir de una acción correctiva por parte de la organización. Por ello, la
redacción de las no conformidades tendrá que
ser lo más clara posible y adaptada a los responsables de su corrección. Para ello se recomienda seguir los siguientes criterios:

En el capitulo 6 se incluye como ejemplo aquellas no conformidades detectadas con mayor frecuencia en las auditorias de sistemas de
gestión ambiental de centros educativos en las
que se puede observar la manera en la que están redactadas.

•

•

Describir clara y brevemente la desviación
y especificar el requisito que se incumple,
que podrá ser un criterio recogido en un
procedimiento, compromisos establecidos
en la Política, requisitos establecidos en
la legislación, normativa o permisos particulares del centro, desviaciones respecto a
los objetivos, etc.
Indicar los ejemplos concretos donde se ha
detectado la desviación.

Además de lo expuesto, es deseable que el informe de auditoría recoja una valoración general del equipo auditor, con la identificación de
los puntos fuertes y las posibles debilidades u
oportunidades de mejora que se han detectado
en el sistema de gestión.
Los responsables de las áreas afectadas en las
cuales se haya identificado alguna desviación
durante la auditoría deberán llevar a cabo las
acciones correctivas que sean necesarias, siguiendo los criterios definidos en el capítulo
anterior.

E.6 - REVISIÓN POR DIRECCIÓN
La Dirección del centro debe realizar revisiones periódicas de su sistema de gestión para
asegurar su consistencia, adecuación y eficacia continua.
La periodicidad para llevar
cabo la revisión por dirección
la establece el propio centro, si bien, por coherencia
con el resto de ciclos de
actividad se puede considerar adecuada una revisión anual, coincidiendo con la finalización del
curso escolar y como vía
para obtener la información de entrada para planificar el siguiente.

a

sistema de manera coherente con el compromiso de mejora continua.
La información que como mínimo
debe considerar la Dirección en la
Revisión es la siguiente:

a) Los resultados de las
auditorías internas del
Sistema de Gestión y
evaluaciones de cumpliLa revisión por Dirección siempre
miento con los requisidebe incluir las acciones y decisiones
tos legales y otros rede mejora en relación con posibles
quisitos que de manera
cambios en la política, objetivos,
voluntaria pueda suscribir
metas y otros elementos del
el Centro,
sistema de gestión.
b) Las comunicaciones de
las partes interesadas externas, incluidas las quejas,
El objetivo de la revisión por
c) Los resultados del desempeño
Dirección es identificar las oportunidades
ambiental del Centro,
de mejora en el sistema de gestión, a partir del d) El grado de cumplimiento de los objetivos y
análisis de la información que este genera, y en metas,
función de esto, adoptar aquellas decisiones y e) El estado de las acciones correctivas y
acciones en relación con posibles cambios en la preventivas,
política, objetivos, metas y otros elementos del

31

RECUERDA

f ) El seguimiento de las acciones derivadas de
revisiones por la Dirección anteriores,
g) Los cambios en las circunstancias, esto es,
cambios en las actividades, procesos o instalaciones, cambios en los productos o servicios
utilizados, cambios en la legislación y normativa aplicable a los aspectos ambientales, la opinión de las partes interesadas, posibles avances
científicos o tecnológicos, información derivada
incidentes ambientales o situaciones de emergencia que hayan podido tener lugar
h) Aquellas áreas de mejora que se hayan identificado a partir del análisis de la información
anterior.

Deben mantenerse registros de las revisiones
por la Dirección. Por ejemplo:
•
•
•

Convocatoria y agenda de la reunión de la
Dirección,
Lista de asistentes y de informes o datos
entregados a los mismos
Actas, resúmenes o informes que recojan
las acciones y decisiones del equipo directivo en relación con necesidad de cambios
del sistema de gestión, política, objetivos,
procedimientos en relación con las áreas de
mejora identificadas, necesidades de recursos físicos, humanos o financieros, informes de seguimiento, etc.

F - EL CONTROL DE LOS ASPECTOS AMBIENTALES
Una vez identificados y valorados los aspectos ambientales, tanto en condiciones normales de
funcionamiento como en situaciones anormales o de emergencia, habría que definir el control que
hay que aplicar a las actividades y procesos relacionados para evitar impactos no deseados.
El conjunto de medidas adoptadas para prevenir o minimizar los impactos ambientales asociados
a las actividades que tienen lugar en el centro educativo es lo que la norma ISO 14001 denomina “Control Operacional”.
Así, el centro educativo tendrá que identificar qué controles operacionales son necesarios para:
•
•
•
•

gestionar los aspectos ambientales significativos identificados,
cumplir los requisitos legales ambientales,
cumplir con los objetivos y metas establecidos,
prevenir cualquier posible riesgo ambiental que se haya podido identificar.

32

F.1 - CONTROL DE ASPECTOS AMBIENTALES EN CONDICIONES
NORMALES DE FUNCIONAMIENTO
Para determinar sobre qué actividades es necesario establecer controles operacionales,
el centro educativo deberá considerar todas
aquellas que están relacionadas con los aspectos ambientales identificados:
•
•

•

•
•

Actividad administrativa y general en zonas
comunes.
Actividad docente, considerando las peculiaridades que requiere el control de los aspectos ambientales específicos de cada familia profesional.
Servicios auxiliares: suministro de agua,
energía, gestión de aguas residuales, almacenamiento de combustibles, instalaciones
de climatización, cabinas de pintura, calderas, etc.
Actividades de mantenimiento de equipos e
instalaciones.
Compra de bienes y productos o contratación de servicios, como cafetería o comedor, transporte escolar, copistería o reprografía, actividades de mantenimiento, etc.

Según esto, los controles operacionales podríamos clasificarlos de la siguiente forma:
a) Controles relacionados con el desarrollo de
las actividades en condiciones normales de
funcionamiento recogidos en procedimientos
documentados,

b) Controles relacionados con el mantenimiento de equipos e instalaciones,
c) Controles aplicables a los aspectos ambientales derivados de los productos, bienes y servicios utilizados por el centro y comunicación
de los requisitos aplicables a proveedores y
contratistas.
a) Procedimientos de control operacional
para el desarrollo de las actividades administrativas y docentes
A la hora de establecer los controles operacionales aplicables a las diferentes actividades y
determinar la necesidad de desarrollar los procedimientos e instrucciones que los contengan,
conviene tener en cuenta lo siguiente:
•

•

•

Los procedimientos de control operacional pueden adoptar muchas maneras, tales
como instrucciones, carteles o señales, fotografías, vídeos, planes de mantenimiento, etc.
El alcance, extensión y el formato de los
procedimientos de control operacional puede depender en gran medida de la formación y competencia del personal responsable de llevar a cabo dichos controles,
Los procedimientos de control operacional
debieran abarcar actividades homogéneas
desde el punto de vista de los aspectos
ambientales que llevan asociados y desde
el punto de vista de los usuarios a los que
van dirigidos.

Por ejemplo, las pautas de control operacional aplicables al uso de la iluminación y equipos informáticos, uso de papel, agua o segregación de los residuos derivados de la
Debe definirse el control operacional para
actividad normal en el aula, zonas comutodas las actividades relacionadas con los asnes y actividad administrativa, serán sipectos ambientales significativos y para cumplir
milares y podrán recogerse en un mismo
los requisitos legales ambientales aplicables.
procedimiento o instrucción, e incluso adoptar un formato de cartel dirigiPara aquellas instalaciones o equipos relacionado todo el personal del centro.
dos con aspectos ambientales significativos
debe definirse un Plan de Mantenimiento,
Las diferentes familias profesionales tieque complemente las revisiones o innen aspectos ambientales que son especíspecciones que establezca la legisficos, y que requerirán de un control dentro
lación vigente.
del aula. En estos casos, puede ser conveniente desarrollar procedimientos o instrucciones
específicos para cada familia profesional. Por

RECUERDA

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Guía práctica de implantación de un sistema de gestión ambiental en el Sistema Educativo.

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